2. b&w Kaderbrief WBA 2025
Tekst van het document
Gemeenteraad Rucphen Postbus 9 4715 ZG RUCPHEN
Onze referentie:
Z23/069579-D24/1211340
Uw referentie:
Rucphen,
Behandelaar:
P. van Dongen
Telefoonnummer:
0165-349580
0 6 MRT 2024
Onderwerp:
Kaderbrief WBA 2025
Geachte raad,
Volgens afspraak brengen wij u op de hoogte van ons standpunt ten aanzien van de kaderbrief 2025 van het West-Brabants Archief (vanaf nu WBA). Financiële richtlijnen De door uw raad gegeven financiële richtlijnen op grond van de Nota Verbonden Partijen (vanaf nu NVP) worden in de WBA begroting van 2025 geïmplementeerd. Op grond van de "oude" NVP heeft het WBA in 2022 de algemene reserve overgeheveld naar een bestemmingsreserve voor de uitvoering van de beleidsvisie. In de voorliggende herijkte NVP wordt echter aanbevolen om een algemene reserve in te stellen voor het opvangen van onvoorziene (loon)kosten en indexeringen. Daarom zal het Algemeen Bestuur voorgesteld worden een besluit te nemen om weer een algemene reserve in te stellen. Een eventueel positief jaarrekeningresultaat zal worden uitgekeerd aan de deelnemers, maar gelet op het instellen van een algemene reserve, is het voorstel aan het Algemeen Bestuur om dit eventueel positief resultaat te gebruiken voor de algemene reserve. Beleidsmatige richtlijnen De door uw raad gegeven beleidsmatige richtlijnen worden verwerkt in de WBA begroting van 2025.
De belangrijkste richtlijnen zijn dat het WBA dienstverleningsnormen (producten- en dienstencatalogus) in samenwerking met de deelnemers zal opstellen, het nieuwe webportaal (voor het opvragen van dossiers door burgers en bedrijven) in gebruik genomen is en dat het WBA kritisch kijkt of projecten, voortkomend uit de beleidsvisie, daadwerkelijk uitgevoerd moeten worden. In 2021 heeft het WBA, in nauwe samenwerking met de deelnemende gemeenten, zelf een evaluatie uitgevoerd van de eigen gemeenschappelijke regeling. De deelnemers vragen het WBA Binnentuin 1 Postbus 9 4715 ZG Rucphen T: 0165 34 95 00 F: 0165 34 13 75 Banknummer: 2850 07 319 IBAN: NL37BNGH0285007319 KvK-nr. 20164997 Gemeente Rucphen
Rucphen
Schijf
Sprundel
St. Willebrord
Zegge
gemeente@rucphen.nl www.rucphen.nl
2
om, vanaf nu, eenmaal per raadsperiode een evaluatie uit te laten voeren door een externe, objectieve partij. De kaderbrief voldoet aan de gestelde richtlijnen We kunnen stellen dat de kaderbrief 2025 van het WBA voldoet aan de door uw raad gestelde financiële en beleidsmatige richtlijnen.
Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rucphen, de se retar's, cie burgemeeste
Edwin Kolen
Marjolein va der Meeiv-1-11 Moh
. • •• • WBA
Kaderbrief
24 januari 2024
2
• • • • • •
•
•
•
WBA Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom
Aan de Gemeenteraad
contactpersoon:
Marcel Korving
datum:
24 januari 2024
onderwerp:
Kaderbrief 2025
bijlage:
Financiële en beleidsmatige richtlijnen
Beste gemeenteraad, Hierbij ontvangt u de Kaderbrief 2025 van het West-Brabants Archief. Zoals in het concept van de herijkte nota verbonden partijen staat onder 'afspraak 2.3 Kaderstelling vanuit de gemeenten'is deze korter dan u van ons gewend bent. De kaderstelling door uw gemeente aan het West-Brabants Archief vindt plaats door het meegeven van richtlijnen voor deze kaderbrief. Die richtlijnen zijn bijgevoegd in de bijlage. We gaan in op: •
de verwerking van de opgestelde richtlijnen;
•
een gemotiveerd voorstel voor afwijking van de gegeven richtlijnen voor zover dit aan de orde is;
•
de beleidsmatige en financiële ontwikkelingen die consequenties hebben voor de op te stellen begroting.
Financiële richtlijnen
De financiële richtlijnen zijn duidelijk en het WBA zal hieraan voldoen. Wij zien geen redenen om ervan af te wijken. Daarom hieronder slechts een enkele korte toelichting: 1. Sinds 2023 is er sprake van ongewijzigd beleid, waarop de begroting zal worden opgesteld (richtlijn 02). 2. De bestaande bestemmingsreserves zijn, voor zover nu goed in te schatten, toereikend om de projecten die in de beleidsvisie staan, uit te voeren (richtlijn 03). Het gaat om het webportaal en een collectiebeheersysteem; www.westbrabantsarchief.n1 infoOwestbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.6.01
3 3. Op grond van de "oude" Nota Verbonden Partijen heeft het WBA in 2022 de algemene reserve overgeheveld naar een bestemmingsreserve voor uitvoering van de beleidsvisie. In de voorliggende herijkte versie van de NVP wordt evenwel aanbevolen een algemene reserve in te stellen voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAOindexering, overige CAO-afspraken en de werkelijke prijsontwikkeling. Dat staat eveneens in richtlijn 05. Daarom zal naar aanleiding van deze aanbeveling aan het bestuur voorgesteld worden een besluit te nemen om weer een algemene reserve in te stellen. 4.
Een positief jaarrekeningresultaat zal worden uitgekeerd aan de deelnemers conform richtlijn 08. Maar gelet op het instellen van een algemene reserve (zie hiervoor) alsmede een evaluatie bestemmingsreserve (zie hierna onder "Bekostiging evaluatie") is het voorstel aan het Algemeen Bestuur om een eventueel positief resultaat daarvoor in te zetten.
Beleidsmatige richtlijnen Het West-Brabants Archief gaat de opgestelde beleidsrichtlijnen uitvoeren. Hieronder een korte toelichting op de richtlijnen. Dienstverlening De dienstverlening richting de deelnemers gebeurt op basis van goodwill en mondelinge afspraken. Een voorbeeld is de digitale dienstverlening die we aanbieden aan de deelnemers vanuit scanning on demand. We hebben afgesproken dat de gemeente binnen vijf werkdagen de gevraagde stukken digitaal ontvangt, met uitzondering van dossiers die uit meerdere archiefdozen bestaan. Het West-Brabants Archief zal de dienstverleningsnormen in samenwerking met de deelnemers opstellen en vast laten stellen door het dagelijks bestuur (richtlijn 01). Deze normen kunnen impact hebben op de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen (financiële richtlijn 06); E-depot Het E-depot en het beheer ervan zijn op orde. Het E-depotteam is bij alle deelnemers betrokken bij digitale overbrengingstrajecten. Om gemeenten helderheid te geven over de overbrenging is in 2022 een e-depotprotocol vastgesteld. Hierin wordt uitgegaan van standaarden als het gaat over metadata die nodig zijn om de archieven op een goede manier te ontsluiten voor uw inwoners en bedrijven. De huidige standaard is het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO).
We bereiden het E-depot voor op de vervanger van het TMLO, namelijk Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). We gaan in overleg met uw gemeente over 'nice to have' aanvullingen als dit de toegankelijkheid voor de inwoners en bedrijven verbetert (richtlijn 02). In de loop van 2024 worden de dossiers uit het E-depot beschikbaar gesteld vanuit het nieuwe webportaal (richtlijn 03).
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
4 Bekostiging evaluatie In 2021 heeft het WBA in nauwe samenwerking met de deelnemende gemeenten zelf een evaluatie uitgevoerd en waren er daarom nauwelijks kosten. De in richtlijn 04 gevraagde evaluatie door een externe partij zal wél tot kosten leiden. In de ontwerp GR van het WBA wordt bepaald dat de GR eenmaal per raadsperiode wordt geëvalueerd. Zodoende stellen we voor om voor de bekostiging van de evaluatie een bestemmingsreserve in te stellen. Een bedrag van € 30.000 wordt hiervoor gereserveerd. Uitvoering Projecten Jaarlijks kijken we tijdens de P&C cyclus naar de projecten die voorliggen. Ook dit jaar kijken we kritisch naar deze projecten. Bijvoorbeeld de implementatie van een CRM pakket, waarbij we heroverwegen of dit nu noodzakelijk is voor het WBA. Maar ook het terugkerende project waarbij we onderzoeken bij uw gemeente waar de te bewaren digitale informatie zich bevindt welke digitaal overgebracht gaat worden naar het WBA. Dit kunnen we wellicht anders inzichtelijk krijgen dan met externe ondersteuning. Deze mogelijke wijzigingen zullen in de begroting worden verwerkt (richtlijn 05). Het verleden snel gevonden, daar gaan we voor! Met vriendelijke groet,
Marcel Korving Directeur West-Brabants Archief
www.westbrabontsarchief.nI jnfo@westbrabantsarchief.n1
IBAN: N168RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.8.01
Woensdrecht 19851 kleuters nemen afschéid van de Sint Franciscusschool aan de Rijzendeweg, Ben Steffen
Bijlage - Richtlijnen uit Nota verbonden partijen Alle deelnemers van het WBA hebben gemeentelijk beleid vastgesteld voor Verbonden Partijen. In het onderstaande overzicht zijn de betreffende richtlijnen opgenomen welke zijn ontvangen en is aangegeven of bij het opstellen van de begroting 2024 de betreffende richtlijn wordt overgenomen. Eventuele afwijkingen zijn toegelicht.
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchietn1
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
6
Financiële richtlijnen Richtlijn
Deelnemer(s)
1. We verwachten van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling dat zij uiterlijk 15 april 2024, maar bij voorkeur vóór 1 april 2024, een structureel sluitende meerjarenbegroting voor komende vier jaar aanbiedt aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling vermeldt duidelijk de inhoudelijke en financiële uitgangspunten die gebruikt zijn voor de begroting voor het komende jaar. In de begroting neemt de gemeenschappelijke regeling ook een overzicht op met de bijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
2. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken opgenomen, behalve als dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten.
Begroting
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
3. De begroting bevat een overzicht met het verloop Bergen op Zoom, Etten-Leur van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien Halderberge, Moerdijk wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk Roosendaal, Rucphen bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de Steenbergen, Woensdrecht reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of Zundert langer niet wordt ingezet, dan legt de gemeenschappelijke regeling de instandhouding of vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de gemeenschappelijke regeling in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. Via de ontwerpbegroting worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld hierop een zienswijze in te dienen.
V
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
4.
De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting voor het komende jaar stijgt maximaal met de geldende CAO-indexering, overige CAO afspraken en de prijsontwikkeling uit de meest recente circulaire. Voor het opstellen van zowel de kaderbrief als de begroting gebruikt de gemeenschappelijke regeling de dan meest recente Rijkscirculaire voor zowel de loon- als de prijsindex.
05. Voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, overige CAOafspraken en de werkelijke prijsontwikkeling houdt de verbonden partij een beperkte algemene reserve
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
Bergen op Zoom, Etten-Leur Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht
V
gile04
41,03%9r;
Mikii~m 7
aan om de bedrijfsvoering in het lopende boekjaar te kunnen continueren zonder dat hiervoor een beroep moet worden gedaan op de deelnemers en een zienswijzenprocedure moet worden gevolgd. 6. Uiteraard wijzigt de deelnemersbijdrage ook wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen.
Zundert
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
7. Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur. Over een dergelijk voorstel besluit het Algemeen Bestuur. 8. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de gemeenschappelijke regeling de risico's met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen. Ook geeft de gemeenschappelijke regeling inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert Bergen op Zoom, Etten-Leur Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
V
8
Beleidsmatige richtlijnen Richtlijn
Deelnemer(s)
1. Het WBA hanteert vastgestelde normen met betrekking tot de service en dienstverlening richting
Halderberge, Moerdijk
de deelnemende gemeenten. Indien deze normen niet aanwezig zijn dienen deze te worden opgesteld en nageleefd. Belangrijk aandachtspunt daarbij is dat het WBA tijdige ondersteuning levert bij vragen over de uitvoering van aanbevelingen genoemd in
Bergen op Zoom, Etten-Leur
Begroting V
Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
het rapport Archiefinspectie, overbrenging van fysieke en digitale archieven en bij de invoering van nieuwe wetgeving die ons vakgebied raakt. 2. Het WBA hanteert de vereisten uit de Archiefwet wat betreft de koppeling naar het edepot, zonder (niceto-have) aanvullingen.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
3.
De dienstverlening rondom het e-depot dient te worden verbeterd zodat inwoners hier toegang tot
Bergen op Zoom, Etten-Leur
krijgen.
Roosendaal, Rucphen
V
Halderberge, Moerdijk Steenbergen, Woensdrecht Zundert
4.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
Evaluaties met betrekking tot financiën en het functioneren van het WBA dient.door een externe, onafhankelijke partij te worden uitgevoerd. Om dit te
Halderberge, Moerdijk
kunnen bekostigen dient het WBA geld te reserveren op de begroting.
Steenbergen, Woensdrecht
05. Om de kwaliteit te verbeteren van uit te voeren projecten dient het WBA de kosten en de uitvoeringstermijn over een langere periode uit te spreiden.
V
Roosendaal, Rucphen Zundert Bergen op Zoom, Etten-Leur Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
V
• • • • • WBA
Het verleden snel gevonden.
www.westbrabantsarchief.nl