14e OMWB advies PC panel ontwerpbegroting 2022 v2 1 1.docx

Het P&C-panel van de OMWB geeft een onafhankelijk advies over P&C-gerelateerde voorstellen die door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur worden aangeboden. Het panel deelt deze voorstellen met vertegenwoordigers van de OMWB (zoals directeur bedrijfsvoering) voordat een advies wordt verspreid. De adviezen van het P&C-panel worden uitgebracht aan het Ambtelijk Overleg (de VTH-managers van de deelnemers) en aan de P&C-adviseurs van de deelnemers. De adviezen van het P&C-panel maken, via het Ambtelijk Overleg (als ambtelijk voorportaal voor het Algemeen Bestuur), onderdeel uit van de “brede” ambtelijke advisering aan het Algemeen Bestuur. Het staat deelnemers vrij om de uitgebrachte adviezen al dan niet op te volgen. De adviezen worden tevens verstrekt aan de genoemde ambtelijke functionarissen van de OMWB. Het P&C-panel bestaat uit financieel specialisten van de gemeenten Tilburg, Moerdijk, Breda, Halderberge en de provincie Noord-Brabant. Vergaderdatum Algemeen Bestuur:

14-4-2021 / 14-7-2021

Datum uitgebracht advies:

8-4-2021

Het P&C-panel heeft zich gebogen over de ontwerpbegroting 2022 en de conceptjaarrekening 2020.  Adviezen zijn voorzien van een pijltje. Ontwerpbegroting 2022 Opmerking vooraf: Het bedrag dat deelnemers betalen aan de omgevingsdienst bestaat uit: - Een prijscomponent. Hoeveel kost een ingekocht uur?  Daar gaat deze begroting over, vanuit de eigenaarsrol van gemeenten en provincie: de prijscomponent dus. - De hoeveelheidscomponent, vanuit de opdrachtgeversrol van gemeenten en provincie. Daarop heeft de opdrachtgever directe invloed, op basis van wettelijke taken, beleid en behoefte. Dit geldt voor werkprogramma 2 (advies & projecten) Het beïnvloeden van wat deelnemers uiteindelijk betalen, wordt dus via deze twee knoppen bepaald. Diverse technische en financiële opmerkingen zijn ambtelijk afgestemd en zijn voor dit advies niet relevant. Dit advies richt zich op de hoofdlijnen. Algemeen De kaderbrief 2022 toont beknopt op welke beleidsmatige en financiële ontwikkelingen de OMWB zich voorbereidt in aanloop naar de begroting 2022. In de ontwerpbegroting zijn deze verder uitgewerkt. De ontwerpbegroting is solide en in lijn met de kadernota. Er is sprake van een gezond financieel beeld, dat in lijn ligt met de voorafgaande jaren. Wel zijn er bijzonderheden. De ontwerpbegroting is steeds overzichtelijker, informatiever en beter leesbaar.

Het panel wil daarover haar complimenten overbrengen aan de OMWB.

1

Goed om te weten:  Er is een gezond en beheersbaar financieel beeld, dat in lijn ligt met de voorafgaande jaren;  Het uurtarief stijgt van € 94,70 naar € 95,00 (+ 0,3%)  De productieve uren worden geraamd op 335.500 (begroting 2021: 335.000).  De begrote omzet stijgt van € 34,9 miljoen (2021) naar € 35,0 miljoen.  De vaste formatie voor het primaire proces groeit van 228 fte naar 240 fte. Daarentegen wordt de inhuur verminderd; de totale verwachte capaciteit blijft gelijk op 250 fte. Bijzonderheden: We hebben eerder geconstateerd dat diverse deelnemers aandringen op bezuinigingen. De OMWB heeft een kosteneffectiviteitsonderzoek laten doorvoeren (‘De dienst beter maken’) en de 1e tranche is in deze begroting 2022 doorgevoerd. Dit bestaat uit een besparing van ruim € 650.000. Daartegenover staan ook extra uitgaven van € 450.000. Verdere besparingen zijn voorzien voor de begrotingsjaren daarna. Dit is een deel van 2 bewegingen die waarneembaar zijn in de ontwerpbegroting 2022. Een beweging van kostenbesparing en een beweging van extra uitgaven. Per saldo is de stijging van het uurtarief met 0,3% in plaats van de een indexatie van 1,5%. De kostenbesparingen van circa € 0,9 miljoen betreffen: 1. € 500.000 informatievoorziening (automatisering, blz. 23/24). Dat is een prijseffect. En structureel. 2. € 391.000 minder kosten salaris en inhuur ten opzichte van vorig jaar is (blz.

22/23). Dit komt door meer vast personeel / minder inhuur, en € 150.000 minder kosten vergunningverlening (volume effect). Beiden zijn structureel. Ook het effect van een lagere indexering 2021 dan oorspronkelijk begroot zit hierin (zie blz. 17; daar wordt gesteld dat de indexering over 2021 neerwaarts is bijgesteld van 2,9% naar 1,8% en dat hiermee rekening is gehouden in het bepalen van de personele kosten). Tegelijkertijd zijn er ook posten waar hogere kosten voor worden begroot die de omvang van de besparingen overtreffen: 3. € 100.000 ‘vitaliteit medewerkers & toekomstbestendige leeftijdsopbouw’ (blz. 24) -> structureel. 4. € 100.000 ‘cultuur en leiderschapstraject’ (blz. 24) -> incidenteel 5. € 150.000 databeheer (blz. 24) -> structureel 6. € 250.000 ‘investering’ tbv. Kosteneffectiviteitsonderzoek (blz. 24) -> ’22 en ’23. 7. € 200.000 kosten kwaliteitsmanagementsysteem (nav. kosteneffectiviteitsonderzoek) -> structureel (blz. 24) - Een deel van deze kostenverhogingen komen in deze begroting voor het eerst op de tafel van het algemeen bestuur.  We adviseren om extra uitgaven op te nemen die zijn aangekondigd in de kadernota of waarover bestuurlijke besluitvorming is geweest. In dat opzicht vallen ‘vitaliteit medewerkers en toekomstige leeftijdsopbouw ’ (€ 100.000) en ‘cultuur en leiderschapstraject’ (€ 100.000) op.

 We adviseren een onderbouwing waarom juist deze bedragen in de begroting 2022 nodig zijn, en wat de voorgestelde duur is in de begroting & meerjarenraming (inclusief onderbouwing).

2

 Ten aanzien van de toekomstige kostenbesparingen én de toekomstige investeringen die met deze besparingen gepaard gaan geeft het panel de overweging mee om het AB in het vervolgtraject goed te betrekken voordat deze taak- / kaderstellend worden doorgevoerd. Hier geldt een inspanningsverplichting. Achterliggende gedachte is een goede bestuurlijke betrokkenheid én oog voor realistische, haalbare en verdedigbare keuzes waarvan de gevolgen ook helder zijn voor de betrokkenen. -

Financiële gevolgen van beleidsontwikkelingen zijn in de ontwerpbegroting geduid. Cijfermatig is hiervan meestal nog geen goede inschatting te maken. De uitwerking hiervan zal plaatsvinden via de werkprogramma’s van de deelnemers.

-

De algemene reserve eind 2022 wordt (voor resultaatbestemming 2020) begroot op € 1.546.000. De financiële waarde van de gewogen risico’s komt uit op € 2.180.000. Hiermee is de weerstandsratio 0,7. Dit wordt gekwalificeerd als onvoldoende. De OMWB geeft aan scherp aan de wind te moeten zeilen om de risico’s beheersbaar te houden.  Het panel vraagt inderdaad om in te zetten op het beperken en beheersen van d financiële risico’s  Het panel merkt op dat de algemene reserve versterkt wordt met de beoogde bestemming van het jaarrekeningresultaat 2020.

Concept-Jaarrekening 2020 De jaarrekening kijkt terug en de accountant voert de controle uit op de volledigheid, juistheid en rechtmatigheid van de stukken. Kernboodschap: Op een omzet van € 33,4 miljoen bedraagt het positieve resultaat 2020 € 0,35 miljoen (1%). Met de 2e burap werd een positief resultaat verwacht van € 0,1 miljoen. Een specificatie van de verschillen is opgenomen in de bijlage. Het panel adviseert om:  De verschillen met incidentele oorzaken en die met structurele oorzaken goed gescheiden te houden met het oog op een mogelijke doorwerking na de jaarrekeningperiode.  Na de afronding van het project speer hiervan ook een financiële verantwoording op te stellen. Dit naar aanleiding van de overschrijding van € 345.000 rondom Squit en een schadeclaim van € 135.000 die bij de leverancier is neergelegd. Dit jaar is nog sprake van een aanbestedingstraject waarin o.a. transitiekosten zijn opgenomen. Het beoogde bestemming van het resultaat is als volgt: - € 0,1 miljoen bestemmingreserve meetstations; - € 0,25 miljoen toevoeging aan algemene reserve. Opmerkingen / bijzonderheden over de concept-jaarrekening: - Het weerstandsvermogen is van niet van voldoende niveau om de onderkende afgewogen risico’s af te dekken. Zie de opmerkingen hierover bij de ontwerpbegroting op deze pagina.

3

Bijlage: Toelichting op het resultaat 2020 (bron: OMWB)

Het jaarrekeningresultaat 2020 laat een positief saldo zien van € 352.000. Hieronder een overzicht met toelichting op de voornaamste ontwikkelingen van het jaarrekeningresultaat 2020 ten opzichte van de begroting 2020 na wijzigingen.

Lagere omzet (totaal) dan begroot Hogere kosten "milieumetingen" dan begroot Lagere kosten "personeel niet in loondienst" dan begroot Hogere kosten "personeel in loondienst" dan begroot Lagere kosten "overige personeelskosten" dan begroot Hogere kosten "algemene kosten" dan begroot Lagere kosten "gebouwgebonden kosten" dan begroot Aanspraak op de post "Onvoorzien" "Incidentele opbrengsten" niet begroot Resultaat

Bedrag in eur -320.000 -875.000 1.227.000 -200.000 325.000 -345.000 220.000 140.000 180.000 352.000

Opbrengsten en gerelateerde kosten De totale opbrengsten bedragen € 33,4 mln. en zijn daarmee € 320.000 lager dan begroot (dit is incl. € 99.000 resultaat op de meetstations welke bij vaststelling van het jaarrekening resultaat wordt voorgesteld toe te voegen aan de Reserve meetstations). Met name binnen de programma’s P1 en P2 is er een onderschrijding (totaal € 1,9 mln.), welke gedeeltelijk wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten op P4 Buiten werkprogramma (€ 1,6 mln.). De onderuitputting van de werkprogramma’s is voornamelijk het gevolg van de COVID-19-crisis (vuurwerk, evenementen, horeca etc.). In de opbrengst op P4 Buiten werkprogramma zit onder andere een hogere opbrengst dan begroot van de milieumetingen. De hiermee gemoeide kosten bedragen 875.000 hoger dan begroot. Kosten Inhuur personeel Tijdens de eerste golf van COVID-19 is een aantal inhuurcontracten tijdelijk opgeschort. Daarnaast is gedurende 2020 een aantal vaste medewerkers in dienst getreden (zie ook hieronder). Dit samen heeft geleid tot een substantiële besparing op het inhuurbudget (in totaal € 1,2 mln. t.o.v. begroting). Personeel in loondienst Door een actief wervingsbeleid en daaruit voortvloeiende indiensttredingen, zijn de salarislasten € 200.000 hoger uitgevallen.

Overige personeelskosten De verminderde reisbewegingen van medewerkers en dito aanwezigheid op kantoor als gevolg van het thuiswerken hebben geleid tot een onderbesteding op reis- en kantoorkosten; tezamen van ongeveer € 325.000 ten opzichte van de begroting. 4

Algemene kosten De overschrijding van de algemene kosten van ongeveer € 345.000 betreft voornamelijk automatiseringskosten volgend uit de implementatie van Squit 20/20. Gebouwgebonden kosten De gebouwgebonden kosten zijn lager als het gevolg van minder onderhoudskosten dan begroot en doordat de verhuuropbrengst van de 6e verdieping van het kantoorpand Tilburg niet in de begroting is opgenomen. Onvoorzien Het bedrag dat is gereserveerd voor onvoorziene kosten is in 2020 voor € 142.000 aangesproken. Dit betreft de kosten voor BOA-inzet tijdens diverse weekenden in verband met COVID-19. Het Dagelijks Bestuur heeft toestemming gegeven deze kosten ten laste van de post Onvoorzien te verantwoorden. Incidentele opbrengsten De incidentele opbrengsten betreft voor € 139.000 de (contractueel) aan leverancier Roxit in rekening gebrachte boeteclaim. De leverancier heeft toegezegd deze claim te gaan betalen. Het restant betreft voor € 30.000 terugontvangen fee-vergoeding (FlexWestBrabant) over voorgaande jaren 2016 t/m 2018. -

5