14 WBA Kaderbrief 2023

7 januari 2022

Het gaat goed met het West-Brabants Archief (WBA). We leveren dagelijks een bijdrage aan de borging van de informatie voor de bedrijfsvoering en verantwoording van onze deelnemers. De kwaliteit van deze informatie is belangrijker dan ooit te voren. We weten inmiddels door de kindertoeslagaffaire dat de informatiehuishouding op orde moet zijn. En dat geldt uiteraard ook voor de organisaties in West-Brabant. Een belangrijke ontwikkeling is de vastgestelde Wet Open Overheid (Woo). Deze wet heeft invloed op het werk binnen de gemeenten, maar ook voor ons als WBA. Deze wet heeft tot doel om de overheid transparanter te laten worden. Als overheidsorganisaties gaan we een aantal processen actief openbaar maken. Via een landelijk platform. Maar dat niet alleen. We zijn verplicht om de informatiehuishouding op orde te brengen. Dit is niet nieuw, aangezien de Archiefwet al voorschrijft dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat gehouden en bewaard moeten worden. Duurzaamheid speelt hierin een hoofdrol. Dit wil zeggen dat de documenten die bewaard moeten worden na 100 jaar nog zonder kwaliteitsverlies raadpleegbaar zijn. En dat is nu precies waar het WBA goed in is. In ons werkende E-depot preserveren we deze informatie. We zorgen ervoor dat de bestandsformaten toegankelijk en leesbaar blijven. De informatie die het WBA heeft, is authentiek en integer.

Wij ondersteunen onze deelnemers actief met de implementatie van de Woo. Hierbij faciliteren we ze met een monitor, om inzicht te krijgen waar de belangrijke informatie staat opgeslagen, hoeveel dit is en wanneer dit overgedragen wordt naar het E-depot. Alle deelnemers zijn aangesloten of dichtbij een aansluiting. Hiervoor heeft het WBA op verzoek van de deelnemers protocollen opgesteld.

De processen rondom het E-depot werken. Er is goed overleg tussen de gemeenten en het WBA. Er zijn duidelijke richtlijnen en modellen om tot een aansluiting te komen. Ook wordt er vanuit een duidelijke opdracht gewerkt. Dit is te zien aan de beleidsinhoudelijke richtlijnen. Er is vertrouwen en dat is fijn! Eind 2021 heeft de evaluatie van de gemeenschappelijke regeling plaatsgevonden. Extra aandacht vraagt de cultuurhistorie van de regio West-Brabant. Het WBA is digitaal toegankelijk. Het maakt niet uit vanuit welke gemeente of regio je informatie zoekt. Via het web en social media profileren we ons als regio en gaan we actief aan de slag om de informatie die we bezitten te delen met belangstellenden. Maar om het centrale punt te worden voor de lokale en regionale geschiedenis van West-Brabant heeft het WBA meer kennis nodig. En een samenwerking met belangrijke cultuurhistorische partners. In de nieuwe beleidsvisie die in 2022 vorm krijgt, zal dit een onderdeel zijn. Voor je ligt de kaderbrief waarin we de hoofdlijnen van de beleidsmatige ontwikkelingen aangeven en de financiële uitgangspunten onderschrijven. Er gebeurt veel in het vakgebied, maar we zorgen ervoor dat de informatie toegankelijk en betrouwbaar is! Met vriendelijke groet, Marcel Korving

1971 Avondvierdaagse Bergen op Zoom, B. Steffen

In dit hoofdstuk schetsen we de belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen voor het WBA. In de ontwerpbegroting 2023 worden deze beleidsmatige ontwikkelingen vertaald in financiële consequenties voor het WBA en zijn deelnemers. De ontwerpbegroting 2023 zal voor 1 april 2022 aan de deelnemers worden aangeboden. De focus van het WBA ligt in 2023 op een aantal onderwerpen. In de volgende paragrafen zijn deze te lezen. De nieuwe beleidsvisie die in 2022 wordt ontwikkeld en vastgesteld zal in 2023 in uitvoering worden gebracht. Daarnaast zal de digitale dienstverlening extra aandacht vragen. Het E-depot werkt naar behoren en ook het team wat aan de digitale duurzaamheid werkt moet op orde zijn. De gemeenten vragen in de beleidskaders om een efficiënte en effectieve kpi inspectie. Daarbij ondersteunt het WBA zijn deelnemers om verbeteringen in hun informatiehuishouding door te voeren. Dezelfde ondersteuning levert het WBA bij wettelijke ontwikkelingen die al zijn deelnemers raken.

2.1 Beleidsvisie Zoals afgesproken stellen we in 2022 een nieuw beleid op. Dit doet het WBA samen met zijn stakeholders. Waarbij we van buiten naar binnen kijken. Het beleid herzien is ook noodzakelijk. Er is nieuwe wetgeving en daarnaast een digitale wereld die snel verandert. Hierop zal het WBA anticiperen en blijven ontwikkelen. De evaluatie is geweest en geeft aan dat het WBA goed bezig is met de wettelijke taken. Extra aandacht vraagt het zijn van het informatiecentrum voor de historie van de regio. Deze verandering vraagt iets van het WBA wat terug zal komen in de beleidsvisie. Iedereen wordt uitgenodigd om mee te denken met de beleidsvisie voor de toekomst. De verdeelsleutel is een belangrijk onderwerp dat in 2022 ter sprake komt. In 2023 zal de vastgestelde verdeelsleutel in de begroting 2024 worden doorgevoerd. De evaluatie geeft een advies mee over de uitgangspunten voor een nieuwe verdeelsleutel.

2.2 E-depot De afgelopen periode heeft het WBA samen met zijn deelnemers gewerkt aan duidelijke protocollen om aansluittrajecten te realiseren. Daarnaast werken we projectmatig, waarbij aan de start van een aansluiting helder is wat van iedereen verwacht wordt, zowel voor het WBA als de gemeente. Het WBA is nog niet volledig uitgerust voor het beheer namens de deelnemers van dit e-depot. Het digitaal archiefbeheer vanuit het E-depot is nog niet op orde. Ook zal het WBA meer ondersteuning leveren aan de gemeenten om de aansluittrajecten te realiseren. Dit vraagt een investering in capaciteit om aan de vraag van de deelnemers te kunnen voldoen.

1982 Rucphen; Afscheid van gemeentebode Herman Crul, T. van Amsterdam

2.3 Kwaliteit informatiehuishouding Vanuit de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet (Aw) zijn wij en

In overleg met de gemeenten ligt bij dit beleidskader de focus op de

onze deelnemers verplicht om hun informatiehuishouding op orde te

nieuwe Archiefwet. Hiervoor zal het WBA de nieuwe regelingen

brengen. Om de kwaliteit van de informatiehuishouding bij elke

voorbereiden.

gemeente te verbeteren, doen we een periodiek KPI-onderzoek en monitoren we de voortgang. Jaarlijks rapporteert elke organisatie

2.5 Digitale dienstverlening

hierover naar de provincie vanuit het interbestuurlijk toezicht. Vanuit

Belangrijk onderwerp bij het WBA is de digitale dienstverlening. We

de beleidsmatige richtlijnen zijn er de volgende twee vragen:

stellen de informatie zoveel als mogelijk binnen wet- en regelgeving open aan publiek. Dit betekent dat de informatie uit de diverse

01 We verwachten van het WBA een efficiënte en effectieve

bronnen op een geavanceerde manier beschikbaar gesteld wordt. Dit

archiefinspectie (KPI) die zoveel mogelijk is beperkt op hoofdlijnen.

vraagt een goede architectuur en dat de informatiebronnen op orde zijn. Het WBA heeft in 2023 een nieuwe website/portaal. Hierin kun je

02 Actieve ondersteuning van het WBA op het moment dat er bij

zoeken over alle bronnen heen en kunnen we in de toekomst ook

meerdere deelnemers op de hoofdpunten van de KPI dezelfde

informatie tonen uit bronnen die niet in beheer zijn bij het WBA.

gebreken worden geconstateerd.

Het WBA heeft deze lijn reeds geadopteerd en is in overleg met de gemeenten aan het onderzoeken hoe de KPI-inspectie op hoofdlijnen mogelijk te maken is. Daarnaast neemt het WBA de regie als het gaat om de ondersteuning bij het samen oppakken van verbeteringen. Een voorbeeld hierbij is het kwaliteitssysteem wat is opgepakt en de monitor digitale informatie. 2.4 Wet- en Regelgeving Op het gebied van archief- en informatiebeheer komt er nieuwe weten regelgeving op de gemeenten af. Beleidskader drie stelt; 03 We verwachten dat het WBA ons meeneemt bij de consequenties van nieuwe wetgeving en de hieruit voortvloeiende beleidsdocumenten.

In voorgaande tekst is op thema’s een kwalitatieve doorkijk geschetst van verwachte en beoogde ontwikkelingen en trends voor de aanstaande planperiode. In deze paragraaf worden de financiële uitgangspunten benoemd voor de Begroting 2023 en de Meerjarenraming 2024 - 2026. De gegeven richtlijnen zijn duidelijk en zullen door het WBA worden meegenomen in de begroting 2023. Daarbij laten wij ons bij het opstellen van die begroting nog eenmaal ondersteunen door de gemeente Bergen op Zoom. Daardoor kan er maximaal tegemoet worden gekomen aan de aansluiting op de BBV, aan de verwerking van de loonontwikkeling conform de geldende CAO en het gewenste prijsindexcijfer worden gehanteerd. Maar vanaf de begroting 2024 (en ook de jaarrekening over 2022) zal een administratiekantoor de begeleiding van het opstellen van de Planning & Control-documenten van het WBA verzorgen. Al in dit jaar, 2022, voert dit kantoor de boekhouding voor het WBA. De dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Bergen op Zoom is hiervoor eind 2021 aangepast. De ondersteuning van de P&O functie blijft vanaf 2022 wel uitgevoerd worden door Bergen op Zoom.

3.1 Algemene uitgangspunten

gelijk te laten blijven. Dat zou alleen maar kunnen als het WBA

De WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten

mogelijkheden heeft om fors op de overige bedrijfskosten te

bij het opstellen van de begrotingsdocumenten:

bezuinigen. Voor de begroting 2022 is dat gelukt en kon de bijdrage van de deelnemers zelfs worden verlaagd vanwege de verkoop van

• De begroting 2023, inclusief de meerjarenraming 2024 – 2026, is

het pand in Oudenbosch. Maar daarmee is dat verkoopvoordeel er

structureel financieel sluitend;

vanaf 2023 niet meer. Andere bezuinigingen zijn lastig, omdat de

• De begroting 2023 gaat uit van het bestaande beleid zoals

bedrijfskosten vrijwel geheel bestaan uit vaste lasten. Niettemin

vastgelegd in eerdere begrotingen en in het beleidsplan 2018-2022

zeggen wij toe een inspanning te doen om waar mogelijk die

van het WBA, maar houdt ook rekening met de financiële effecten die

bedrijfskosten te verlagen, zodat de verhoging van de

betrekking hebben op de in deze kaderbrief genoemde

deelnemersbijdrage zoveel als mogelijk beperkt kan blijven tot enkel

beleidsontwikkelingen die in de nieuwe beleidsvisie vanaf 2022 zullen

het bedrag van de hogere personeelskosten.

worden opgenomen en uitgewerkt; • De begroting 2023 wordt opgesteld met inachtneming van het

Het takenpakket van het WBA is een puur wettelijke opgave, waarbij

Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten

het WBA zo efficiënt mogelijk werkt binnen de beschikbare middelen

(BBV).

en conform de met bestuur en deelnemers gemaakte afspraken. Maar er komen ontwikkelingen op de organisatie af zoals een nieuwe

3.2 Indexering

Archiefwet, de Wet Open Overheid, versnelde overbrenging van

Voor de indexering van de bedrijfskosten wordt gebruikgemaakt van

digitaal gevormde informatiebestanden en een sterk toenemende

de index “prijs bruto binnenlands product 1,4%” uit de Macro

digitale vraag. Zij stellen de organisatie voor een behoorlijke opgave

Economische Verkenningen 2021, die zijn gepubliceerd in de

en uitdaging om de taken te realiseren binnen de beschikbare

september circulaire 2021. Wat betreft de lonen heeft het WBA te

budgetten. Deze ontwikkelingen zullen in de “Beleidsvisie 2022 en

maken met de realiteit van de loonstijging in de binnenkort af te

verder” worden bevestigd. Omdat die beleidsvisie pas zal worden

sluiten nieuwe CAO SGO voor de periode 2021-2022. De lonen stijgen

vastgesteld ná de ontwerpbegroting, zal het lastig - zo niet onmogelijk

dit jaar in totaal 3,9 % ten opzichte van november 2021. Deze toename

- zijn om in de begroting 2023 al rekening te houden met eventuele

zal via een begrotingswijziging worden verwerkt in de begroting 2022,

budgetmutaties die uit de beleidsvisie voortvloeien.

waarin nog is uitgegaan van 1,3%. Het budget voor de salarissen in 2023 is vervolgens verhoogd met de

3.4 Investeringen

index uit de genoemde september circulaire, van 2,0%.

Het WBA kent een zeer beperkt aantal investeringen. De lasten in de begroting zijn daarom laag. Eind 2022 worden de IT-voorzieningen

3.3 Gemeentelijke bijdrage

(hard- en software) volledig vervangen, waardoor de kapitaallasten

Gezien met name de forse toename van de personeelslasten (zie

hiervoor in 2023 naar verwachting met circa € 10.000 zullen

onder 3.2) is het voor 2023 niet realistisch om de deelnemersbijdrage

toenemen. Eveneens in 2022 zal het WBA overgaan tot scanning on

demand in eigen beheer. Daarvoor is een softwarepakket nodig, wat

sprake zal zijn van nog maar één (algemene) reserve. Naast deze

in een periode van zes jaar wordt afgeschreven. De grondslag voor de

reserve heeft het WBA een beperkte voorziening voor

activering van de investeringen met een langdurig economisch nut, is

vervangingsinvesteringen aan de klimaatinstallatie in het vanaf 2021

vastgelegd in de Nota Investeren en Afschrijven die in 2019 door het

gehuurde pand in Oudenbosch. De hoogte van deze voorziening is

bestuur is vastgesteld.

bepaald door een meerjarig onderhoudsplan en bevestigd door de accountant. In 2023 wordt er minimaal opgenomen uit die

3.5 Weerstandsvermogen, reserves en Vennootschapsbelasting

voorziening.

De richtlijnen onder sub 6 stellen dat een positief resultaat dient terug te vloeien naar de deelnemers. Het WBA (evenals de voorganger

In de begrotingen tot nu toe besteedde het WBA onvoldoende

RAWB) wijkt hiervan af omdat de fiscus het RAWB al in 2006

aandacht aan de reserves en voorzieningen. Deze werden slechts

(bevestigd voor de rechtsopvolger WBA in 2015) heeft aangemerkt als

benoemd in naam en bedrag. Vanaf 2022 geeft het WBA volledig

ondernemer in de zin van de Wet op de Omzetbelasting, waardoor het

inzicht in het doel en verloop ervan.

WBA betaalde BTW kan terugvorderen. Daaraan is door de fiscus de

Ten slotte gaat het WBA in de begroting 2023 expliciet in op

verplichting gekoppeld dat een positief resultaat niet zonder meer

risicobeheersing. Elk reëel risico zal worden gekwantificeerd,

mag worden gerestitueerd aan de deelnemers. Teruggave mag wél in

geprioriteerd en de noodzakelijke maatregelen om de risico’s

de vorm van een korting op de bijdrage van het lopende jaar.

afdoende te beheersen zullen worden benoemd. Als daar kosten aan verbonden zijn, dan zijn die opgenomen in de begroting.

Wij zullen deze fiscale richtlijn bij de besluitvorming in ons AB over de jaarrekening 2021 opnieuw expliciet laten bevestigen en vastleggen. Dit neemt niet weg dat wij van mening zijn dat er geen ongelimiteerde reserve mag ontstaan. Wij houden daarom vast aan het advies van onze accountant van maximaal 5% van de totale kosten van het WBA. ln 2018 is dit plafond reeds bereikt, hetgeen inhoudt dat een eventueel positief saldo vanaf dat jaar niet kan worden toegevoegd aan de algemene reserve. Het algemeen bestuur neemt daarom elk jaar een besluit over het saldo: of teruggeven aan de deelnemers in de vorm van een korting op de bijdrage in het lopende jaar of reserveren voor een bijzondere bestemming. Dit is fiscaal toegestaan. In 2021 heeft het bestuur besloten om een deel van het saldo over 2020 op te nemen in een bestemmingsreserve voor de nieuwe website van het WBA. Zoals het er nu naar uitziet zal die reserve in zijn geheel in 2022 worden benut, zodat er in het begrotingsjaar 2023

Het WBA kent geen vennootschapsplicht.

Alle deelnemers van het WBA hebben gemeentelijk beleid vastgesteld voor Verbonden Partijen. In het onderstaande overzicht zijn de betreffende richtlijnen opgenomen welke zijn ontvangen en is aangegeven of bij het opstellen van de begroting 2023 de betreffende richtlijn wordt overgenomen. Eventuele afwijkingen zijn toegelicht.

Richtlijn

Deelnemer(s)

Begroting

01. We verwachten van het

Bergen op Zoom

V

WBA een efficiënte en

Etten-Leur

effectieve archiefinspectie

Halderberge

(KPI) die zoveel mogelijk is

Moerdijk

beperkt op hoofdlijnen

Roosendaal Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert

02. Actieve ondersteuning van

Bergen op Zoom

het WBA op het moment

Etten-Leur

dat er bij meerdere

Halderberge

deelnemers op de

Moerdijk

hoofdpunten van de KPI

Roosendaal

dezelfde gebreken worden

Rucphen

geconstateerd.

Steenbergen

V

Woensdrecht Zundert 03. We verwachten dat het

Bergen op Zoom

WBA ons meeneemt bij de

Etten-Leur

consequenties van nieuwe

Halderberge

wetgeving en de hieruit

Moerdijk

voortvloeiende

Roosendaal

beleidsdocumenten.

Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert

V

Richtlijn

Deelnemer(s)

Begroting

01. We verwachten van het

Bergen op Zoom

V

(Dagelijks) Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) dat het een structureel sluitende meerjarenbegroting 20232026 aanbiedt aan de

Halderberge Roosendaal

Zundert

planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. 04. De bijdrage van de

bijdrage (2023 t/m 2026) per deelnemer

ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de

gemeente/deelnemers in de begroting 2023 stijgt Bergen op Zoom

Moerdijk

Woensdrecht

reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt

een actuelere circulaire).

Roosendaal

eerder door het (Algemeen) Bestuur is besloten.

maximaal met de loonindexering en de prijsontwikkeling uit de septembercirculaire 2021 (of

Halderberge

Rucphen

overzicht met het verloop van de (bestemmings-)

V

Etten-Leur

primitieve begroting opgenomen, behalve als dit

03. De begroting bevat een

Zundert

de GR in de ontwerpbegroting de

Woensdrecht

begroting 2023 neemt de GR ook een overzicht op met de

02. De begroting wordt opgesteld op basis van

wordt ingezet, dan legt de GR deze reserve in de

vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft

Rucphen

die gebruikt zijn voor de begroting 2023. In de

Woensdrecht

uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment

Moerdijk

Steenbergen

Steenbergen

omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet

besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het

Etten-Leur

deelnemers. De GR vermeldt duidelijk de uitgangspunten

ook het doel van de reserve

Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen

Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Steenbergen Zundert

05. De GR beschrijft in de

Zundert Etten-Leur

V

Woensdrecht

Steenbergen

Bergen op Zoom

Bergen op Zoom

V

begroting 2023 in hoeverre de bijdrage van de gemeente/deelnemers gelijk kan blijven aan de bijdrage voor 2022. Dit kan door besparingen voor te stellen of beleidsinhoudelijke keuzes aan te geven.

Bergen op Zoom Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Steenbergen

V

Woensdrecht Zundert 06. Een positief resultaat wordt uitgekeerd aan de

Bergen op Zoom

V

Etten-Leur

deelnemers. De GR kan hier alleen van afwijken door een

Halderberge

duidelijk en gemotiveerd voorstel voor

Roosendaal

Moerdijk

resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen

Rucphen

Bestuur.

Woensdrecht

Steenbergen Zundert

07. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de GR de risico’s, de kwantificering hiervan en de beheersingsmaatregelen daarbij.

Bergen op Zoom Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert

V

Westbrabantsarchief.nl