14 b&w Kaderbrief WBA

Gemeenteraad Rucphen Postbus 9 4715 ZG Rucphen

Onze referentie:

Z20/049132-D21/1137230

Uw referentie: Behandelaar:

P. van Dongen

Telefoonnummer:

0165-349580

Rucphen, Onderwerp:

Kaderbrief WBA

Geachte raad, Volgens afspraak brengen wij u op de hoogte van ons standpunt ten aanzien van de kaderbrief 2022 van het West-Brabants Archief (vanaf nu WBA). Er wordt voldaan aan de financiële richtlijnen De door uw raad gegeven financiële richtlijnen worden in de WBA begroting van 2022 geïmplementeerd. Daarnaast verwacht het WBA een sluitende meerjarenbegroting 2023-2025. Het WBA realiseert in 2022, ondanks investeringen die voortvloeien uit nieuwe landelijke wetgeving zoals de nieuwe Archiefwet, Wet Open Overheid en een verhoogde digitale dienstverlening, een gelijkblijvende deelnemersbijdrage ten opzichte van 2021. Dit wordt gerealiseerd door een sterke daling van de huisvestingskosten als gevolg van de verkoop van het pand in Oudenbosch. Het WBA zal eventuele positieve resultaten niet laten terugvloeien naar haar deelnemers, omdat de fiscus het WBA heeft aangemerkt als ondernemer in de zin van de Wet op de Omzetbelasting, waardoor het WBA betaalde BTW kan terugvorderen. Daaraan is de verplichting gekoppeld dat een positief resultaat niet mag worden gerestitueerd aan de deelnemers. Het WBA wil echter geen ongelimiteerde reserve laten ontstaan en heeft hiervoor een plafond op het maximale weerstandsvermogen vastgesteld. Deze mag maximaal 5% van de totale kosten bedragen.

In 2018 is dit plafond al bereikt en het WBA zal daarom in 2022 een besluit nemen of een eventueel positief saldo in mindering gebracht wordt op onze deelnemersbijdrage of dat het saldo gereserveerd wordt voor een bijzondere bestemming. Dit mag fiscaal wel. Er wordt voldaan aan de beleidsmatige richtlijnen De door uw raad gegeven beleidsmatige richtlijnen met betrekking tot het beheer van (digitale) archiefbescheiden en actieve dienstverlening worden overgenomen. De kaderbrief 2022 gaat uit van een ongewijzigd beleid t.o.v. het huidige beleidsplan 2018-2022. In 2022 vindt een evaluatie plaats van de gemeenschappelijke regeling WBA. De uitkomst van deze evaluatie wordt meegenomen in het nieuwe beleidsplan dat opgesteld wordt in 2022. Een Binnentuin 1 Postbus 9 4715 ZG Rucphen T: 0165 34 95 00 F: 0165 34 13 75 Banknummer: 2850 07 319 IBAN: NL37BNGH0285007319 KvK-nr. 20164997 Gemeente Rucphen

Rucphen

Schijf

Sprundel

St. Willebrord

Zegge

gemeente@rucphen.ni www.rucphen.ni

2

onderdeel van het nieuwe beleidsplan is de verdeelsleutel van de deelnemersbijdrage met name met het oog op de digitale overdracht en opslag die steeds prominenter wordt. Nieuwe landelijke wetgeving, zoals de nieuwe Archiefwet en de Wet Open Overheid, zorgen er namelijk voor dat overheden transparanter worden. Het WBA anticipeert hier, namens haar deelnemers, op door de overbrengingstermijnen van digitale archiefbescheiden op termijn drastisch te verkorten. Hierdoor wordt informatie eerder beschikbaar voor de burger. Aangezien de kosten voor bijvoorbeeld digitale opslag zullen stijgen, zullen de effecten de komende jaren verder onderzocht moeten worden. Het WBA beschikt over een nieuw e-depot en zijn deze aan het inrichten. Het functioneel beheer van dit e-depot (denk hierbij aan de privacywet en de informatiebeveiliging) is nog niet georganiseerd. Er worden door het WBA stappen gezet om dit te verbeteren, waarna we heldere richtlijnen van het WBA verwachten over de inrichting van ons zaaksysteem, zodat wij een soepele overdracht van onze digitale archiefbescheiden kunnen regelen naar het e-depot. De website van het WBA wordt in 2021 vernieuwd, waarna deze in 2022 kan uitgroeien tot een knooppunt van historisch erfgoed voor onze burgers.

Hierbij gaat het WBA ook een onderzoek starten naar de financiële en organisatorische consequenties van het uitbreiden van scanning on demand voor de deelnemende gemeenten en burgers. Bij scanning on demand worden archiefbescheiden op aanvraag gescand en digitaal beschikbaar gesteld aan een belangstellende. De kaderbrief voldoet aan de verwachtingen We kunnen stellen dat de kaderbrief 2022 van het WBA voldoet aan de verwachtingen.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rucphen, de secretaris, de burgeme ster, .... _

E

Sandor Michielse

Marjolein van der Meer Mohr