13b VISIE OP VERBINDING - GEMEENTE RUCPHEN

Rucphen; midden in de samenleving

'Samen zijn wij verantwoordelijk voor verbinding met elkaar en met onze omgeving'

Een Visie op Verbinding met Communicatie, Representatie, PR Kabinetszaken en Participatie

INHOUD 3 INLEIDING 4 INTERNE ONTWIKKELINGEN 10 E X T E R N E O N T W I K K E L I N G E N 17 V I S I E O P V E R B I N D I N G 18 V A N V I S I E N A A R U I T V O E R I N G

Inleiding In 2022 eindigt de looptijd van de communicatievisie 2017-2022. Het aflopen van de visie en de vele ontwikkelingen die we op ons af zien komen hebben de aanleiding gegeven om de visie van 2017-2022 te evalueren en een start te maken met een nieuwe visie voor de aankomende jaren. Het medialandschap en de communicatie tussen overheid en betrokkenen is in de afgelopen jaren flink veranderd. Denk aan de invloed van vergaande digitalisering, opinievorming via social media en participatievraagstukken. Bovendien zien wij als college een steeds grotere ondersteuningsvraag op het gebied van communicatie, profilering en representatie. . Dit alles samen vraagt om een nieuwe brede en integrale visie op verbinding. De visie start met een evaluatie van de voorgaande visie en belicht de huidige situatie in de organisatie. Dit vindt u in het hoofdstuk Interne Ontwikkelingen. Daarna kijken we naar relevante ontwikkelingen op het gebied van verbinding tussen de overheid en haar omgeving. Die staan in het hoofdstuk Externe Ontwikkelingen. Het hoofdstuk Visie gaat in op de wensen en ambities over hoe wij ons (willen) verbinden met onze omgeving. Ook leggen we een link met het collegewerkprogramma. Vervolgens gaan we in op hoe we deze wensen en ambities willen realiseren en geven we antwoord op de vraag hoe we van visie naar uitvoering gaan.

-3-

1. Interne Ontwikkelingen De gemeentelijke organisatie staat niet stil. Kleine en grote ontwikkelingen beïnvloeden het krachtenveld waarbinnen communicatie, participatie, representatie en kabinetszaken afspelen. In dit hoofdstuk starten we met een terugblik op de actiepunten zoals beschreven in de visie 2017-2022. Vervolgens beschrijven we de huidige interne situatie met de ontwikkelingen die momenteel spelen of die we op ons af zien komen.

1.1 Resultaten communicatievisie 2017-2022 De gemeenteraad heeft de kaders van de lopende communicatievisie vastgesteld op 28 september 2016. Het college heeft daarna het bijbehorende programmaplan communicatie vastgesteld. Hieronder blikken we terug op de resultaten van de actiepunten uit het programmaplan. Geïmplementeerde actiepunten Gebruik van Factor C Factor C helpt belanghebbenden in beeld te brengen en communicatie al in een vroeg stadium in projecten een plaats te geven. We zetten Factor C in bij grotere projecten om zo goed te communiceren met de diverse betrokkenen. We bepalen met deze methodiek ook de diverse belangen van de belanghebbenden. Op basis van een communicatiekalender geven we invulling aan de communicatie van het project. Uitbreiding team communicatie met één communicatieadviseur Na vaststelling van de communicatievisie in september 2016 is direct gestart met de werving van een extra communicatieadviseur. Na deze uitbreiding zijn twee communicatieadviseurs gekoppeld aan de bestuurders en hun portefeuilles. Zij adviseren bestuurders over de manier waarop zij naar buiten treden en op welke wijze de communicatie naar onze doelgroepen het beste vorm kan krijgen. Ook hebben zij een coachende functie voor communicatie naar het management en medewerkers. Webcare We beantwoorden vragen die onze klanten via de online kanalen stellen.

De Gemeentewinkel zorgt voor de eerste lijnsbeantwoording. Elke vraag die bij de gemeente binnenkomt (ongeacht via welk kanaal we deze ontvangen) beantwoorden we op maat. En als het niet tot het taakveld van de gemeente hoort, verwijzen we door naar de juiste instantie. -4-

Organisatie-schrijfstijl In samenwerking met een extern adviesbureau is een Rucphense schrijfstijl opgesteld voor brieven en e-mails. De ontvanger van het bericht staat centraal in deze schrijfstijl. Hij moet eenvoudig kunnen zien waarom het bericht belangrijk voor hem is, wat hij ermee moet doen en bij wie hij vragen kan stellen. Team communicatie adviseert en helpt collega’s met de schrijfstijl, samen met een aantal schrijfcoaches in de afdelingen. De adviseurs en schrijfcoaches kunnen echter niet alle brieven vooraf inzien. De borging van de schrijfstijl bij nieuwkomers en controle bij ondertekening heeft continue onze aandacht. Opstellen proactief mediabeleid De contacten met de pers voeren we proactief uit. We communiceren proactief en beantwoorden vragen van de pers, bovendien proberen we extra slagen te slaan in het wederzijds investeren in persrelaties. Als de media daar om vraagt of als we zelf een onderwerp nader willen toelichten organiseren we een persgesprek. Ook houden we de lokale en regionale media proactief op de hoogte van activiteiten en evenementen. Kaders voor een effectieve inzet van social media zijn vastgelegd in een content strategie voor social media. Naast de huidige social media kanalen die we gebruiken, willen we ook andere social media platformen gaan inzetten voor interactief contact met onze inwoners, ondernemers en organisaties.

Raadscommunicatie In het de vastgestelde communicatievisie 2017 stond als actiepunt actieve communicatie-ondersteuning van de griffie. Echter is in overleg besloten dat er geen wensen zijn tot structurele extra ondersteuning. De griffie verzorgd zelf zoveel mogelijk de communicatie naar de raad. Team communicatie redigeert in de communicatie over aanstaande vergaderingen en is beschikbaar voor advies wanneer dit gewenst is.

-5-

Openstaande actiepunten Naast alle voltooide actiepunten uit het programmaplan, zijn er ook een aantal punten onvoldoende gerealiseerd:

Uitgangspunten bepalen voor bestuurscommunicatie Het hoofdlijnenakkoord vormt de basis voor bestuurscommunicatie. In de vorige coalitieperiode is bestuurscommunicatie niet nader uitgewerkt in uitgangspunten. Op basis van het collegewerkprogramma gaan we de uitgangspunten en randvoorwaarden voor bestuurscommunicatie nu wel nader uitwerken. Persoonlijke profielen ontwikkelen per bestuurder De collegeleden hebben ieder een eigen portefeuille. Persoonlijke profielen beschrijven hoe zij daaraan invulling willen geven en welke accenten zij willen leggen. De ondersteuning hierin is nu maatwerk. Op basis van de uitgangspunten voor bestuurscommunicatie was het plan om ook per bestuurder een profielbeschrijving uitwerken. Dit bestond onder meer uit kernboodschappen per thema, terugkerende kernwoorden voor een uniforme boodschap, profileringsprojecten per portefeuille, aandachtspunten voor communicatie en/of quotes. Echter is dit onvoldoende gerealiseerd.

-6-

1.2 Ontwikkelingen huidige situatie Toenemende behoefte aan representatieve ondersteuning Burgemeester en wethouders hebben als bestuurders een belangrijke representatieve taak. Zij krijgen veel uitnodigingen voor bijeenkomsten. Het college wil graag meer ondersteuning bij de representatieve activiteiten. Dit gaat enerzijds om overzicht en advies over profilering, reputatie en de uit te dragen boodschap en anderzijds om aanwezigheid, fotografie en representatieve ondersteuning ter plaatse. Organisatieontwikkeling en behoefte aan verbinding In 2019 hebben we een start gemaakt met de organisatieontwikkeling. Tijdens een meedenkdag eind 2019 hebben we met de hele organisatie gesproken over wat we als organisatie willen behouden en wat (nog) beter kan. Op basis van de uitkomsten zijn we aan de slag gegaan met de organisatieagenda. Er is gekozen voor een zestal thema's (Bedrijfscultuur, Toekomst van ons Personeel, Talentontwikkeling, Werkwijzen, Managementstijl en Organisatiestructuur). Op basis van "Samenwerken aan resultaat en mens" geven we invulling aan de organisatieagenda. We zijn er voor de samenleving. We bedenken vooraf wat nodig is en wie nodig zijn en werken daar vervolgens samen aan. Samenwerken doen we met collega‘s, bestuur, inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties, regiogemeenten etc.

Onze mensen binnen de organisatie hebben ook behoefte aan verbinding met elkaar. Door de uitbraak van het coronavirus verviel een groot deel van het persoonlijk contact en daarmee de mogelijkheid om grote groepen medewerkers fysiek bij ontwikkelingen te betrekken. Sinds het coronavirus weer meer onder controle is, is dit gelukkig weer goed op gang gekomen. In juni van 2022 organiseerden we met veel succes een week waarin medewerkers elkaar en elkaars werk weer konden leren kennen. Het verbinding leggen en houden met elkaar, vraagt doorlopende aandacht. Zo bouwen we samen verder aan de organisatieontwikkeling en daarmee aan een organisatie die in staat is verbinding te maken en te behouden met de maatschappij.

-7-

Flexibel werken vraagt om andere manier van samenwerken en verbinding houden Online communicatie is door thuiswerken snel meer de norm geworden. We gebruiken Microsoft Teams voor videobellen, online vergaderen en samenwerken, terwijl we dat voor de coronapandemie nog nauwelijks deden. Dat vraagt om een andere manier van samenwerking en verbinding zoeken. Daarbij biedt flexibel werken niet alleen voordelen zoals minder reistijd en meer autonomie. Het vervaagt ook de grens tussen werk en privéleven en beïnvloedt de innovatiekracht van groepen. Bij online vergaderingen zijn mensen vaak sneller afgeleid door andere werkzaamheden op hun computer, mails en onderbrekingen in hun fysieke omgeving. De behoefte aan (online) binding en borging van communicatie is groot en de traditionele middelen (locatie gebonden uitingen, fysieke overlegstructuren en intranet) bieden hier niet voldoende mogelijkheden voor. Met de toename van nieuwe collega’s neemt de behoefte om elkaar te leren kennen, alleen maar toe. Samenwerken betekent immers ook elkaar kennen. Doordat er vaker flexibel wordt gewerkt, is het ook belangrijk te weten hoe en wanneer iemand bereikbaar is. Omdat het werk per collega verschilt, is er ook behoefte aan een meer flexibel en persoonlijk in te richten startpagina van intranet. Ook is er de wens tot interactie met elkaar.

Een sociaal intranet kan een belangrijk middel worden in de interactiviteit tussen collega's en (online) binding met elkaar en de organisatie. Meer behoefte aan verbinding specialismen en omgevingsbewustzijn De traditionele vak ambtenaar komt voor nieuwe uitdagingen te staan. Collega’s moeten in hun werk met steeds meer zaken rekening houden en meer integraal kunnen denken en samenwerken. Rekening houden met de invloed van de eigen werkzaamheden op andere vakgebieden, verantwoordelijkheden en verplichtingen op het gebied van participatie, privacy, interne veiligheid, informatiebeveiliging, integriteit en digitale toegankelijkheid spelen een steeds grotere rol. Vaak zijn er wel aanspreekpunten per vakgebied, maar de organisatie is soms zoekende in hoe specialismen met elkaar verbonden kunnen worden en hoe omgevingsbewustzijn in de organisatie verankerd kan worden. Communicatie en relatiebeheer kunnen bij deze verbinding een grote rol spelen. Anderzijds worden competenties als communicatieve vaardigheden en verbinding met de maatschappij voor elke vak ambtenaar steeds belangrijker.

-8-

Toenemende behoefte aan ondersteuning bij participatie Wij willen burgers, ondernemers en organisaties zo goed mogelijk bij onze projecten en beleid betrekken. Het betrekken van inwoners, bedrijven, verenigingen en professionele partners ontwikkelde zich van inspraak, tot meespraak naar inwoner- en overheidsparticipatie. Daarom hebben wij een leidraad en stappenplan Participatie opgesteld. Aan de hand van de leidraad Participatie kunnen medewerkers en bestuurders volgens een vaste aanpak een participatieproces vormgeven. Participatie moet nog wel beter geborgd worden in de organisatie. Daarom staat participatie ook centraal in het Hoofdlijnenakkoord en Collegewerkprogramma. Bij elk project gaan we na of er een vorm van participatie nodig is en zo ja in welke vorm. Daarvoor gebruiken we de leidraad. Belangrijk is daarbij vooraf de kaders en de ruimte aan te geven die betrokken partijen hebben in het traject. Participatie is het begin van een andere manier van het betrekken van onze omgeving. Dit vraagt soms om ander gedrag van medewerkers, die daarbij hulp en ondersteuning willen. Communicatie kan hierbij een coachende rol hebben, maar dit vraagt meer capaciteit dan dat we nu kunnen bieden. Daarnaast heeft participatie gevolgen voor de manier waarop we als gemeente ons werk doen.

-9-

2. Externe Ontwikkelingen De wereld om ons heen verandert. Dat heeft invloed op de manier waarop we verbinding zoeken. In dit hoofdstuk gaan we in op de belangrijkste trends in overheidscommunicatie [1] en representatie. Als laatste gaan we in op de ontwikkelingen binnen de gemeentelijke dienstverlening. Het werk van de gemeente verandert en daarmee de behoefte aan verbinding naar binnen en naar buiten. In het Hoofdlijnenakkoord staat ook een aantal ontwikkelingen die samenhangen met de behoefte aan verbinding in de samenleving en de organisatie.

2.1 Trends in overheidscommunicatie Afnemend vertrouwen in de overheid Burgers volgen niet meer vanzelfsprekend het advies vanuit de overheid en eisen steeds meer een mate van zelfstandigheid in beslissingen die het gemeenschappelijk belang raken. Ontevreden inwoners zijn bovendien beter geïnformeerd dan we voorheen dachten[2]. Aanvankelijk informeren zij zich op allerlei manieren. Zodra zij daarbij wantrouwen voelen, halen zij hun informatie vaker uit bronnen die dat wantrouwen bevestigen. Het is dus belangrijk om inwoners in een vroeg stadium te betrekken, wanneer zij zich nog breed informeren en oriënteren. Daarbij moet duidelijk zijn wat hun rol is, of en hoeveel inbreng zij hebben en wat zij van de gemeente mogen verwachten. Daarvoor hebben we de leidraad Participatie opgesteld.

Betrouwbare informatie onder druk Het nieuwslandschap verandert. Steeds minder mensen willen betalen voor nieuws, terwijl steeds meer online nieuws achter een betaalmuur belandt. Dit kan ervoor zorgen dat in de toekomst niet iedereen meer toegang heeft tot kwaliteitsnieuws. Daarnaast worden andere vormen van journalistiek zoals ‘slow news’ en podcasts populair. Nieuwe technieken zorgen ervoor dat het steeds moeilijker is echt en nepnieuws van elkaar te onderscheiden. Tegelijkertijd zorgt social media ervoor dat die berichten snel binnen groepen circuleren. Het wordt dus steeds belangrijker om niet alleen bereikbaar, maar ook herkenbaar en controleerbaar te zijn als gemeentelijke afzender.

-10-

Verdeelde samenleving, gedeelde toekomst Tegenstellingen tussen groeperingen verscherpen. Social media vormen grote onzichtbare netwerken die de opinie over een bepaald onderwerp mede bepalen. Ieder kan daarin zijn eigen nieuws maken en verspreiden. Gelijkgestemde opvattingen roesten steeds vaker vast in filter bubbles: social media platforms, websites en zoekmachines stemmen hun resultaten af op (eerdere) online zoek- en kijkgedrag. Daardoor word je steeds meer bevestigd in je eigen ideeën en zie je minder afwijkende meningen of andere informatiebronnen. Het is steeds lastiger om deze groeperingen samen te brengen in projecten waar de gemeente met hen werkt aan een gedeelde toekomst en gedeelde waarden. Dat maakt het belang van goede communicatie in die projecten steeds groter. Technologie als bondgenoot en uitdaging Technologie zorgt voor steeds meer real-timecontact en online communicatie. Dat helpt ons een betrouwbare afzender van informatie te zijn die inspeelt en aansluit bij de wensen en behoeften van onze inwoners, bedrijven, verenigingen en professionele partners. Diezelfde technologie wordt steeds slimmer en intuïtiever en minder zichtbaar. Gegevens van gebruikers kunnen worden verzameld en gekoppeld om met algoritmes specifieke (groepen) mensen te selecteren. Via gezichtsherkenning kunnen mensen realtime worden gevolgd in de openbare ruimte.

Dit roept veel vragen op. De discussie verbreedt zich van experts naar de overheid, maatschappelijke organisaties, de wetenschap en inwoners. Ook Rucphen wil maatschappelijke vraagstukken oplossen door het koppelen van beschikbare informatie en het slim toepassen van inzichten uit deze beschikbare data. Dit online gegevensgebruik stelt eisen aan de manier waarop de gemeente communiceert. We moeten rekening houden met digitale toegankelijkheid, privacy, afhankelijkheid van systemen en bedreigingen als hacking, ransomware, datadiefstal en nepnieuws.

Toenemende druk op communicatie uitingen bij gemeenten Uit benchmarktonderzoek naar de organisatie van communicatie bij gemeenten [3] blijkt dat het aantal taken is toegenomen, maar de capaciteit niet evenredig is meegegroeid. Er spelen grote dossiers, zoals de energietransitie, Omgevingswet, opvang vluchtelingen en asielzoekers. Ook vraagt wens om vragen en signalen uit de samenleving op te vangen en intern door te vertalen om structurele inzet van communicatie. [1] Bron: Trendoverzicht overheidscommunicatie 2019 en update trends najaar 2020 op https://www.communicatierijk.nl/vakkennis/trends-voor-overheidscommunicatie [2] Bron: het Verwey-Jonker Instituut ,‘Van persoonlijke krenking tot vertrouwensbreuk’ https://www.verwey-jonker.nl/publicatie/van-persoonlijke-krenking-tot-vertrouwensbreuk/

-11-

2.2 Ontwikkelingen gemeentelijke dienstverlening Online als norm, offline als meerwaarde Dienstverlening, communicatie en mediagebruik vinden steeds meer online plaats of zijn tenminste voor een deel afhankelijk van het internet. De gevolgen daarvan zijn vaak positief en de voordelen en het gemak van online willen mensen niet missen. Ook in Rucphen neemt het gebruik van online mogelijkheden toe met de uitbreiding van de e-diensten. Dit sluit ook mooi aan bij onze visie op dienstverlening ‘Gewoon goed!’ met nadruk op onze kernwaarden persoonlijk, toegankelijk en betrouwbaar. Inwoners kunnen zelf afspraken inplannen en de meest gebruikte dienstverlening is digitaal beschikbaar. Het gebruik van deze aanvragen blijft toenemen (van 2918 in 2019 tot 3520 in 2021). In deze digitale storm stijgt de waarde van echt persoonlijk contact. Het altijd maar online zijn zorgt steeds vaker voor problemen, met name bij jongeren. Zij vinden zelf ook dat ze te veel online zijn. Ook blijven er groepen bestaan die online niet goed mee kunnen komen. Landelijk speelt dit probleem vooral bij ouderen. Hoe groot deze groep in Rucphen is, is niet bekend. Naast de ouderen, zijn er ook andere inwoners die niet digitaal vaardig zijn en/of een laag taalniveau hebben.

Naast online communicatie en dienstverlening, zullen we dus altijd gebruik blijven maken van de traditionele (offline) kanalen om ook deze groep van dienst te zijn. Gedrag gemeente belangrijk bij klimaat en energietransitie Gemeenten hebben een belangrijke rol in de landelijke klimaatambities. De grootste opgave in de energietransitie is de aansluiting en versterking van het energienet. De klimaatdoelstellingen vragen om een aanpak van het verharde oppervlak. Omdat minder dan de helft van het verharde oppervlak op gemeentegrond ligt, moeten we inwoners vragen om met ons mee te doen. Een goed voorbeeld hiervan is het NK Tegelwippen (tegel eruit, plant erin). Voor het stimuleren van energiebesparende of energieopwekkende maatregelen voor inwoners, bedrijven, verenigingen, en professionele partners en kunnen we stimuleringsmaatregelen inzetten. Het succes van deze maatregelen hangt af van hoe we onze inwoners op een zo goed mogelijke manier hierbij betrekken. De huidige hoge energieprijzen hebben wel een stimulerende werking in het nemen van energiebeperkende maatregelen door onze inwoners. Anderzijds is er ook een groep die niet de middelen heeft om maatregelen te nemen of de hoge energierekening nog te betalen.

[3]Bron: https://www.renataverloop.nl/organisatie-van-communicatie-bij-gemeenten-benchmark-2021

-12-

Prioritering van werkzaamheden in openbare ruimte We hebben hoge ambities voor het onderhoud van de openbare ruimte. De laatste jaren zijn grote projecten zoals de centrumplannen en de omleiding afgerond. Wel staan er nog veel beheersmatige projecten op de planning. Ook is er groei in het aantal woningbouwplannen en pakken we projecten steeds meer op in samenspraak met omwonenden. Dit alles drukt op de werkzaamheden in de openbare ruimte. Hierdoor moeten we keuzes maken in ambitie, prioritering, budget en beschikbare formatie. Het resultaat hiervan is direct merkbaar voor inwoners. Daarom vraagt deze ontwikkeling om duidelijke communicatie en verwachtingsmanagement naar alle betrokkenen.

Groeiend beroep op Wmo, Jeugd en Participatie De gemeente geeft steeds meer uit aan Wmo, Jeugd en Participatiewet zonder dat daar voldoende compensatie vanuit het Rijk tegenover staat. Dat vraagt de komende jaren de nodige beleids- en inrichtingskeuzes. Als er onvoldoende grip is op financiën kan dat leiden tot toenemende tekorten. Hierdoor kan de dienstverlening aan onze inwoners onder druk komen te staan. Dat vraagt om proactieve communicatie vooraf en issuemanagement om mogelijke klachten en media-aandacht te beperken of verwerken. Publicatiedruk door actieve openbaarmaking De afgelopen jaren is de wetgeving rondom het actiever (digitaal) betrekken van de burger bij overheidsinformatie steeds verder toegenomen. Het motto omtrent deze ontwikkeling is ‘overheidsinformatie is van de burger’. Hierbij speelt de gemeente een grote rol. Zij moet steeds meer informatie ontsluiten via landelijke platforms als DROP, ruimtelijkeplannen.nl en straks ook de Samenhangende Objectregistratie (SOR) en het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Het voldoen aan publicatie- en archiefeisen en ambities is daarbij één ding. Een heel andere vraag is hoe burgers deze informatie kunnen terugvinden, doorzoeken en begrijpen. Daarnaast kent de Wet open overheid ook een inspanningsverplichting op het gebied van actieve openbaarmaking.

Deze inspanningsverplichting vraagt om helder advies over de juiste vorm en kanalen waarlangs de gemeente actief openbaar maakt.

-13-

3.Visie In grote lijnen is alle interactie met de gemeente een vorm van verbinding zoeken. Wat we doen, organiseren, zeggen en schrijven. Maar óók wat we laten, wanneer we stil blijven en niet naar buiten treden. Interactie met inwoners, bedrijven, verenigingen, professionele partners en bestuur(ders) is bovendien vaak een samenspel van communicatie, PR, kabinetszaken en/of representatie. In dit hoofdstuk bepalen we onze visie voor de komende jaren. We kijken naar waar we als gemeente de nadruk op leggen en vooral waarom we deze keuze maken. Dit doen wij binnen de bestaande kaders, zoals ons hoofdlijnenakkoord, onze organisatiestrategie en vanuit professioneel oogpunt. Dit te samen vormt uiteindelijk onze visie op verbinding.

3.1 Hoofdlijnenakkoord en Collegewerkprogramma In maart 2022 waren de verkiezingen voor de gemeenteraad. In juni is op basis van het Hoofdlijnenakkoord "Samen verder Bouwen" het college gestart voor de collegeperiode 2022 - 2026. In dit hoofdlijnenakkoord benadrukken we dat we samen met de inwoners, bedrijven, verenigingen en professionele partners de komende jaren letterlijk en figuurlijk gaan bouwen aan onze mooie gemeente. Dit hebben we verder uitgewerkt in ons Collegewerkprogramma. We gaan hun kennis en ideeën nog meer benutten. We willen inwoners, bedrijven en verenigingen meer, eerder en beter meenemen in onze plannen. We bedenken aan de voorkant goed wie we op welke manier betrekken. Initiatieven uit de samenleving ondersteunen we met raad en daad. We sluiten dus aan bij de wensen in de maatschappij. Ook onze communicatie en de wijze waarop we verbinding zoeken passen we hierop aan. Onze visie op verbinding raakt in het geheel ons Collegewerkprogramma, specifieke punten waar we op in spelen zijn: · Participatie speelt bij veel onderwerpen een rol. Aan de hand van de leidraad Participatie bepalen we welke vorm het best geschikt is. We ontwikkelen bijbehorende vaardigheden en het zelf organiserend vermogen. We maken initiatiefnemers duidelijk hoe en wanneer zij ondersteuning kunnen krijgen.

· We benutten de systemen voor E-dienstverlening optimaal waarbij we oog houden voor de (niet-digitale) mens. · We ontwikkelen de organisatie op basis van de 7 pijlers van de organisatieagenda (‘ons huis’) waarbij we samenwerken aan resultaat én mens. · We stellen een breed promotiebeleid op om onze gemeente samen met onze inwoners en organisaties op de kaart te zetten. -14-

3.2 Samen verbinding zoeken – ‘Samenwerken aan Resultaat en Mens’ Organisatievisie - Samenwerken aan Resultaat en mens In 2020 is een organisatiestrategie opgesteld die aangeeft hoe we als organisatie in een veranderende omgeving willen groeien naar de organisatie die we willen zijn. De kern van die strategie is ‘Samenwerken aan Resultaat en Mens’. De organisatievisie geeft handvatten hoe we samenwerken aan resultaat en mens. In essentie houdt dit in dat we er zijn voor de samenleving. Dit brengen we tot uiting in het volgende: ·We bedenken vooraf wat nodig is, wie nodig zijn en werken daar samen aan. Met collega‘s, bestuur, inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties, regiogemeenten etc. We organiseren samenwerking op een schaal die past bij de opgave. We werken vanuit een positieve, flexibele grondhouding en denken in kansen en mogelijkheden. We stellen het gezamenlijke belang boven het eigen belang en dragen het standpunt van de gemeente eenduidig en duidelijk uit. ·Wat we doen heeft direct of indirect waarde voor onze samenleving; inwoners, bedrijven, verenigingen en professionele partners. We dragen allemaal op onze eigen manier bij aan het resultaat. ·De toegevoegde waarde die wij leveren, wordt gerealiseerd door onze mensen. Die mens stellen we dan ook nadrukkelijk centraal. We willen dat onze mensen zich goed en gewaardeerd voelen.

We hebben de talenten van al onze mensen in beeld en zetten hen daar zo veel als mogelijk op in. We geven iedereen, binnen de beschikbare middelen, de ruimte om te ontwikkelen en helpen onze mensen mee te bewegen met de veranderingen in maatschappij, omgeving en organisatie. Wat we binnen de organisatie als belangrijk beschouwen in onze verbinding met onze samenleving, maar ook binnen onze organisatie is het volgende: Externe verbinding In het zoeken naar externe verbinding staan empathie, omgevingsbewustzijn, begrijpelijkheid en doelgerichtheid met de omgeving centraal.Een duidelijke boodschap met helder taalgebruik die past bij de betrokken mensen en situatie is nodig om goed de verbinding te zoeken. Dat geldt niet alleen voor communicatie en representatie van bestaand beleid, maar zeker ook voor participatie in het beleidsproces. -15-

Interne verbinding Zoals eerder genoemd willen we ook als organisatie verbinding zoeken met elkaar. We willen elkaar kennen, weten wat er speelt binnen de organisatie, en ook sociaal nieuws (lief & leed) delen. Intranet is een belangrijk communicatiekanaal hierin. Daarnaast zijn reguliere overleggen en de periodieke mails van de gemeentesecretaris gewenst in de interne communicatiestructuur. Voor de toekomst is er in de organisatie vooral behoefte aan persoonlijk contact (langslopen, bellen, videobellen) én meer interactie en personalisatie op intranet (nieuws/informatie volgen, je eigen profiel bijhouden).

3.3 Professionele kijk op verbinding De communicatiespecialisten verbinden mensen en groepen en overbruggen kloven, binnen én met de gemeente. Communicatiespecialisten halen de buitenwereld naar binnen en helpen bestuur en collega’s kijken door de ogen van betrokkenen. Zij voeren regie op professionele communicatie naar buiten en maken collega’s communicatiever en omgevingsbewust. Dit doen zij in nauwe samenwerking met de collega’s van representatie. Op het gebied van communicatie streven we ernaar dat communicatie een basisvaardigheid is of wordt van alle Rucphense ambtenaren en vanzelfsprekend vooraan in elk proces staat. Communicatieadviseurs zijn daarbij primair een kritische gesprekspartner, die meedenken over wat nodig is om de drie factoren van de organisatievisie in balans te houden (samenwerking-mens-resultaat). Zij stimuleren de vak ambtenaren communicatie en participatie mee te nemen in al hun processen en beslissingen. Hierdoor voelen inwoners zich gehoord, serieus genomen en betrokken. Ook als zij niet blij zijn met de gemeente. Dit vertaalt zich in een ruime voldoende voor communicatie in het burgertevredenheidsonderzoek. De representatiespecialisten helpen het college en de organisatie voeling houden met de samenleving en ondersteunen het onderhouden van externe relaties.

Dat doen zij onder andere met professionele en waardige voorbereiding en organisatie van ontvangsten, bijeenkomsten, felicitaties, huldigingen en onderscheidingen. De specialisten streven ernaar dat relatiebeheer een basisvaardigheid is van alle Rucphense ambtenaren. Zij staan met de gemeente tussen en midden in de samenleving. De adviseurs zorgen daarbij dat de organisatie naar tevredenheid tegemoet komt aan wensen en verlangens van het bestuur in de communicatie naar buiten. Bovendien bevorderen zij de samenwerking en afstemming tussen de samenleving en de gemeente. Dat doen zij ideaal gezien als éénheid met fysiek en organisatorisch korte lijnen naar elkaar, naar het bestuur, de organisatie en de samenleving. -16-

Visie op Verbinding gemeente Rucphen: Al deze elementen samen geven een goed beeld van onze visie op verbinding binnen onze gemeente en onze organisatie, dit brengen we samen in onderstaande visie: We vinden het als gemeente belangrijk om zichtbaar midden in de samenleving te staan. In elk vorm van het zoeken naar verbinding vinden we het belangrijk dat we bewust zijn van onze omgeving en het belang van onze inwoners en belanghebbenden. We spelen integraal in op signalen en wensen van onze inwoners en brengen waar nodig partijen bij elkaar of nemen zelf initiatief. Indien we hier een mooie bijdrage aan hebben geleverd, dragen we dit vol trots uit. Bij beslissingen die hen aangaan vinden we het belangrijk dat we hen zo vroeg mogelijk in het proces en de besluitvorming meenemen en het resultaat zo duidelijk en helder mogelijk, met oog voor de mens, overbrengen. Voor de inwoner moet het ten allen tijde duidelijk zijn wat ze van de gemeente kunnen verwachten en afstemming per doelgroep is hierbij zeer belangrijk. Dit kan alleen als we elkaar zowel intern als extern kennen en hierin de samenwerking opzoeken. Daarvoor zetten we iedereen van de gemeente in, van bestuur tot baliemedewerker en beleidsadviseur en van gebiedsregisseur tot jeugdprofessional of Wmo-consulent. Dit doen we op een efficiënte en eenduidige manier en we houden hierbij oog voor details.

Samen zijn wij verantwoordelijk voor verbinding met elkaar en met onze omgeving. We laten ons daarin stimuleren en coachen door specialisten in communicatie en relatiebeheer en vervullen daarmee onze sleutelrol.’

'Samen zijn wij verantwoordelijk voor verbinding met elkaar en met onze omgeving'

-17-

4. Van Visie naar Uitvoering Onze visie is de leidraad waarmee we de komende jaren de verbinding met onze samenleving en binnen onze organisatie gaan inrichten. Hoe we de komende jaren handen en voeten geven aan deze visie zal in dit hoofdstuk worden uitgelicht. Onze actiepunten worden bepaald uit de elementen in de visie en de behoeften die in gesprekken en interviews met raad, college en medewerkers zijn aangegeven.

4.1. Zichtbaar tussen en midden in de samenleving -Actief onze vastgestelde participatieleidraad aanjagen We betrekken onze inwoners, bedrijven, verenigingen en professionele partners bij de ontwikkeling van ons beleid en onze projecten. Bijvoorbeeld tijdens een inspraak- of informatieavond. Toch voelt onze omgeving zich niet altijd even goed gehoord. Dat horen we terug via het college en de raad en zien we vaak ook terug in vragen, klachten en opmerkingen via telefoon, e-mail of onder Facebookberichten. Onze omgeving wil niet alleen geïnformeerd worden. Ze wil meedenken, kennis en ervaring met ons delen en misschien zelfs wel meebeslissen. En dat is niet meer dan logisch. Onze beleidskeuzes en projecten hebben gevolgen voor de woon-, leef-en werkomgeving van onze omgeving. Als we willen dat mensen zich daar prettig voelen en zich daar verantwoordelijk voor voelen, moeten we hen daar ook nadrukkelijk bij betrekken. Dit willen we projectmatig aanpakken. Daarbij gaan wij niet meer uit van vaste samenwerkingspartners, maar bepalen we per project met wie en hoe wij verbinding zoeken met de direct betrokkenen. Daarvoor is de Leidraad Participatie. Bij elk project of beleid dat we doen voor onze inwoners, ondernemers of organisaties, bepalen we vooraf of we dit via participatie doen.

Elke medewerker die betrokken is bij een project dat participatief vormgegeven wordt, dient de leidraad Participatie te kennen en te kunnen toepassen. Team communicatie adviseert, begeleidt en jaagt hierbij aan. Indien hier een extra proactieve aanjaagrol vervult in moet gaan worden is hier uitbreiding voor nodig. Dit past namelijk niet binnen de huidige formatie.

-18-

-Vertalen beleid naar wat het betekent voor onze samenleving Een verbetering om beleid beter uit te dragen en te vertalen vraagt inspanning van de hele organisatie. Dit betekent een andere manier van werken door de hele organisatie. Het is belangrijk dat vakambtenaren tijdens hun dagelijkse werkzaamheden nog meer hun voelsprieten uitzetten en representatieve en communicatieve mogelijkheden in het oog houden en deze delen met bestuur en specialisten. Immers, beleidsmakers kunnen beter in een vroeg stadium tijd maken voor communicatie- en participatieadvies dan achteraf veel tijd kwijt zijn aan vragen en knelpunten. Representatie- en communicatiespecialisten kunnen om dit te stimuleren vaker aansluiten bij team overleggen en/of overleg hebben met afdelingsmanagers en betrokken beleidsambtenaren. -Actieve bestuurscommunicatie Het hoofdlijnenakkoord vormt de basis voor bestuurscommunicatie. In de vorige coalitieperiode is bestuurscommunicatie niet nader uitgewerkt in uitgangspunten. Op basis van het collegewerkprogramma gaan we de uitgangspunten en randvoorwaarden voor bestuurscommunicatie nu wel nader uitwerken.

4.2. Successen delen - Betekenisvolle zichtbaarheid uitdragen Als gemeente doen we heel veel. We hebben heel veel taken en producten. Lang niet alles is merkbaar. Onze inwoners, bedrijven, verenigingen en professionele partners mogen er ook op vertrouwen dat wij ons werk goed uitvoeren. Daar zijn we voor. Maar vaak valt het niet op wat we doen. Goed nieuws willen we beter en vaker uitdragen. Daarbij gaat het om het belang van de inwoners, organisaties, ondernemers en verenigingen. Het gaat niet om de foto van een wethouder die een lintje doorknipt of een eerste steen legt. De focus moet liggen op wat het beleid voor de inwoner betekent en wat hij hiervan merkt (of ondernemer, vereniging of organisatie). Hoe hij door het werk van de gemeente een fijne woonomgeving heeft, makkelijker aan een baan komt, of de juiste hulp krijgt. Een betekenisvolle zichtbaarheid moet centraal staan. - Persoonlijke profielen bestuurders Daarnaast gaan we het actiepunt uit de vorige visie herpakken door persoonlijke profielen te ontwikkelen per bestuurder. De collegeleden hebben ieder een eigen portefeuille. Persoonlijke profielen beschrijven hoe zij daaraan invulling willen geven en welke accenten zij willen leggen. De ondersteuning hierin is nu maatwerk.

Op basis van de uitgangspunten voor bestuurscommunicatie en de accenten in het collegewerkprogramma gaan we ook per bestuurder een profielbeschrijving uitwerken. Dit bestaat onder meer uit kernboodschappen per thema, terugkerende kernwoorden voor een uniforme boodschap, profileringsprojecten per portefeuille, aandachtspunten voor communicatie en/of quotes.

-19-

4.3. Gemeentelijke dienstverlening -Maak duidelijk wat klanten kunnen verwachten Het is belangrijk voor inwoners om te weten wat zij van de gemeente kunnen verwachten en binnen hoeveel tijd zij een reactie krijgen. De gemeente moet hen op de hoogte houden van de voortgang van aanvragen en van werkzaamheden. Daarom gaan we aan de slag met het verbeteren van het geven van procesinformatie. Dit is essentieel voor een goede binding met onze klanten. -Integrale aanpak specialisten, vak ambtenaar en bestuur Het streven is dat representatie en communicatie meer integraal opgepakt gaat worden tussen vak ambtenaar, representatie/communicatie en bestuur. We willen ook contacten leggen met relaties die er nog niet zijn of we minder goed kennen. De vak ambtenaar is hierbij de ogen en oren voor bestuur en de representatie- en communicatiespecialisten en vice versa. Op deze manier participeren we met oprechte interesse in onze samenleving en aansluiten bij de behoeften van onze inwoners, ondernemers, verenigingen en bedrijven.

4.4. Afstemming per doelgroep - Goede balans tussen online en offline communicatie en dienstverlening In de brede communicatie en het contact leggen naar buiten is een goede balans tussen online en offline nodig. Zo breiden we onze e-dienstverlening uit om onze inwoners makkelijk te kunnen laten schakelen met onze gemeente. Maar: niet iedereen is digitaal vaardig. We moeten ons afstemmen op de doelgroep en van daaruit verbinding zoeken die bij de ontvanger past. Zo kunnen we de gemeentelijke pagina’s in het huis-aan-huisblad méér richten op informatie die voor inwoners interessant is. Naast alle informatie die we via de online kanalen delen, behouden we aandacht voor offline communicatie. De gemeentepagina en de TV Krant zijn hierbij belangrijk, zeker om de oudere generatie te bereiken. -Oog voor digitale vaardigheid inwoners Tegelijkertijd moeten we mensen ook helpen digitaal vaardiger te worden. Het Digi-Taalhuis dat in september 2022 van start ging, kan hierbij helpen. Daarnaast moeten we voor inwoners die (nog) niet digitaal vaardig zijn, ook offline diensten aanbieden. Daarom bieden we onze producten niet alleen online aan, maar blijft de uitvraag van fysieke producten ook altijd mogelijk. -Gebruik van begrijpelijk taalgebruik Naast een goede balans tussen online en offline communicatie is ook aansluiten bij het taalniveau van onze inwoners belangrijk.

Niet iedereen heeft hetzelfde taalniveau. Daarom kiezen we ervoor dat we - net als andere overheden - communiceren op B1-niveau. Brieven, emails etc. schrijven we helder en begrijpelijk, zonder vakjargon. We blijven in de organisatie ook aandacht vragen voor onze schrijfstijl Puur Rucphens Schrijven. -20-

4.5. Representatieve activiteiten -Integrale aanpak representatie We maken nieuwe afspraken hoe we representatie in onze gemeente in kunnen bedden. We staan voor een verzorgde gemeente en stralen graag eenheid uit. Dit nemen we in alle communicatieve en representatieve uitingen mee. Hierbij zijn oog voor detail en een representatieve uitstraling belangrijke punten. Om dit tot een hoger niveau te tillen nemen we de huidige processen onder de loep en brengen daar verbeteringen in aan. -Representatie is van ons allemaal Representatie is niet alleen van de specialist. Als organisatie en bestuurders kunnen we elkaar voeden in de kansen en mogelijkheden om beter aan te sluiten op onze omgeving. Zo is het belangrijk dat wethouder en ambtenaar nader tot elkaar komen om dit beter op elkaar aan te laten sluiten.

4.6. Interne processen -Verbinding interne organisatie versterken Om zo goed mogelijk verbinding te kunnen leggen met onze samenleving is een sterke interne verbinding essentieel. Daarom vraagt het verbinding leggen en houden met elkaar om doorlopende aandacht zowel inhoudelijk als sociaal. Binnen onze organisatieagenda houden we dit constant in het oog. Om verdere verbinding te leggen willen we een sociaal intranet gaan introduceren. Dit kan bijdragen aan gemakkelijker inhoudelijke informatie en lief- en leed met elkaar te delen. -Professionele ondersteuning Om bestuur en organisatie professioneel en goed te kunnen ondersteunen wordt onderscheid gemaakt in drie typen dienstverlening vanuit communicatie: 1. Strategisch advies: aanschuiven in projecten en participatietrajecten, als sparringpartner meedenken aan de voorkant en laten zien hoe communicatie en relatiebeheer het werk vooruit helpt. Collega’s geven aan dat ze hierbij waarde hechten aan een proactieve ondersteuning. Het is fijn als de adviseurs op de hoogte zijn van wat er speelt en van daaruit adviseren nog voor collega’s hiernaar vragen. 2. Tactisch advies: a. Extern: actualiteit, uniformiteit en huisstijl bewaken, schrijftraining en tips geven, omgevingsbeeld vormen, toonzetting bepalen, mediacontacten, regie voeren, coaching redactie, consulentschap bij vragen. b.

Intern: versterking en ondersteuning van interne communicatie en relatiebeheer. Organisatie brede ontwikkelingen signaleren en helpen uitdragen, een moderner intranet ondersteunen, interne communicatiestructuur uniformeren (wijze van overleggen en terugkoppelen). 3. Uitvoerend ontzorgen: teksten schrijven, redigeren, sjablonen/standaarden maken, fotobibliotheek ontsluiten, uitingen maken (infographics, flyers, video’s), bijeenkomsten/webinars organiseren. -21-