12 IS 7 b&w Raadsbrief Uitvoeringsplan Visie op Verbinding

Gemeenteraad Rucphen Postbus 9 4715 ZG RUCPHEN

Rucphen,

Onze referentie:

Z20/049129-D23/1201696

Uw referentie: Behandelaar:

A.C.F. Bogers

Telefoonnummer:

0165-349657

2 8 AUG 21123

Onderwerp:

Uitvoeringsplan Visie op Verbinding

Geachte raad,

In uw vergadering van 14 december 2022 heeft u de nieuwe Visie op Verbinding voor de periode 2022-2026 vastgesteld. Bij deze visie hoort ook een uitvoeringsplan. Bij deze brief ontvangt u het uitvoeringsplan ter kennisname. Verbinding staat centraal De visie gaat in op de taakvelden Communicatie, Representatie, PR, Kabinetszaken en Participatie. Zoals de naam al aangeeft, staat verbinding in deze visie centraal. Als lokale overheid zijn we er voor onze inwoners, ondernemers en organisaties. We gaan met hen het gesprek aan, leggen uit wat we doen, waarom we dat doen en ook waarom zaken eventueel niet kunnen. We zijn zichtbaar in de samenleving. We gebruiken daarvoor allerlei communicatiekanalen, vooral interactief. We communiceren online, maar ook offline. Zo zorgen we ervoor dat we contact hebben met alle doelgroepen, ook met hen die minder taalvaardig of digitaal vaardig zijn. We helpen en begeleiden hen naar organisaties die hen op een veilige manier helpen en ondersteunen. Visie en uitvoeringsplan werken we uit aan de hand van thema's Onze visie is de leidraad waarmee we de komende jaren de verbinding met onze samenleving en binnen onze organisatie gaan inrichten. Het uitvoeringsplan geeft concreet richting aan de visie.

Dat doen we aan de hand van de thema's: • Zichtbaar tussen en midden in de samenleving • Successen delen • Gemeentelijke dienstverlening • Afstemming per doelgroep • Representatieve activiteiten • Interne processen

Binnentuin 1 Postbus 9 4715 ZG Rucphen T: 0165 34 95 00 F: 0165 34 13 75 Banknummer: 2850 07 319 IBAN: NL37BNGH0285007319 KvK-nr. 20164997 Gemeente Rucphen

Rucphen

Schijf

Sprundel

St. Willebrord

Zegge

gemeente@rucphen.nl www.rucphen.nl

2

We zijn en blijven zichtbaar in de samenleving In het uitvoeringsplan geven we aan wat de planning is voor de diverse activiteiten en acties, wie daarvoor verantwoordelijk zijn en op welke wijze we er uitvoering aan gaan geven. Een aantal activiteiten behoort tot onze structurele werkzaamheden. Hierdoor willen we zichtbaar zijn en blijven in de samenleving en in verbinding staan met onze diverse doelgroepen. Dat doen we als bestuur en gemeentelijke organisatie samen. We blijven inspelen op nieuwe ontwikkelingen Het uitvoeringsplan is een dynamisch document. We zullen het dus continu blijven actualiseren en aanvullen als de situatie daarom vraagt. Door de komende jaren uitvoering te geven aan het uitvoeringsplan, dragen we bij aan het realiseren van de ambities uit het Collegewerkprogramma en maken we werk van de doelstellingen in de Visie op Verbinding.

Met vriendelijke groet, Bur•emeester en wethouders van Ruc• de ecretaris, de

n, semeester,

n der Meer Mohr

Uitvoeringsprogramma Visie op Verbinding Activiteit

Wie ?

Met wie?

Judith

Organisatie

Hoe?

Geplande einddatum

Start

Status

Toelichting

ZICHTBAAR TUSSEN EN MIDDEN IN DE SAMENLEVING Uitvoering geven aan participatie

Actieplannen worden opgenomen in

01-02-23 doorlopend

Continue proces

Opstellen plan van aanpak met opdrachtformulering visie op

de organisatieagenda

participatie. Participatie verder operationaliseren voor het bestuur/organisatie. Heldere formulering over uitwerking participatie en borging in onze processen. Stappenplan en leidraad participatie actief aanjagen in organisatie

Judith

Organisatie

Actieplannen worden opgenomen in

01-02-23 doorlopend

Continue proces

Nota opstellen met uitwerking van de 3 "particpatiepijlers" uit 'huis van

de organisatieagenda

Rucphen': mens, proces en inhoud. Acties beschrijven per pijler.

Aan inwoners en organisaties, maar vooral betrokken stakeholders uitleggen wat beleid Team Communicatie

Organisatie

betekent voor de samenleving

Onze communicatiekanalen benutten doorlopend

doorlopend

Extra toelichting op besluitenlijst in de vorm van persbericht en/of social

we doen en waarom

media/kabelkrant.

Uitgangspunten randvoorwaarden bestuurscommunicatie uitwerken

Agnes / Vera

College

Met behulp van CWP

01-07-23 01-10-23

Wekelijks aantal besluiten van college toelichten en publiceren in Bode, website en

Team Communicatie

College en organisatie

Op basis van de kernboodschappen

01-06-23 geen einddatum

social media: Besluitenlijst Uitgelicht

Continue proces

om meer en helder uit te leggen wat

Wordt continue proces

en adviesnota's kijken we of er besluiten interessant zijn om kort extra toe te lichten of uit te leggen. Indien dat het geval is, zetten we de informatie voor de pers en onze inwoners met een korte begrijpelijke aanvulling op een rijtje. Dit bericht sturen we naar de pers en plaatsen we op onze socials. De aanvulling komt daarnaast onder een apart tabje bij de reguliere besluitenlijst op onze website te staan. Niet op iedere besluitenlijst staan besluiten die zich lenen voor een aanvulling. Om die reden wordt het geen wekeljks terugkerend onderdeel.

Aandacht vragen voor goed invullen kernboodschap en impactparagraaf in adviesnota's

Agnes / Vera

Organisatie

Intranet

01-04-23 doorlopend

Wordt continue

Belangrijk om richting en gevoel te

proces. In april 2023 geven bij de adviezen. hebben we een Intranetbericht geplaats om hier extra aandacht voor te vragen. Dit berichten zullen we regelmatig herhalen.

Wekelijks activiteiten en evenementen delen via social media

SUCCESSEN DELEN

Contentspecialist

College en organisatie

Op basis van representatielijst

doorlopend

doorlopend

Continue proces

Bij nieuws uitleggen wat beleid betekent, niet alleen foto van bestuurder

Team Communicatie

Organisatie

Op basis van overleg en adviesnota's

doorlopend

doorlopend

Continue proces

Dit moet een vanzelfsprekendheid worden in het kader van integrale

en contact zoeken met elkaar

samenwerking Laten zien wat we doen

Team Communicatie

Organisatie

Op basis van overleg en adviesnota's

doorlopend

doorlopend

Continue proces

Dit moet een vanzelfsprekendheid worden in het kader van integrale

en contact zoeken met elkaar

samenwerking Persoonlijke profielen per bestuurder uitwerken

Agnes / Vera

College

Op basis van overleg met college en

01-06-23 01-09-23

Afgerond

de uitgewerkte randvoorwaarden voor bestuurscommunicatie

GEMEENTELIJKE DIENSTVERLENING Vooraf duidelijk communiceren wat klant kan verwachten, procesinformatie

MT

Organisatie

In contacten met klant dient bij

doorlopend

doorlopend

Continue proces

Dit is dienstverlening die iedere afdeling moet verlenen

eerste contact aangegeven te worden wat de te verwachten levertijd is van product/dienst Integrale aanpak / samenwerking specialisten /beleidsmedewerker en bestuur

MT

Organisatie

Integrale samenwerking door meer

doorlopend

doorlopend

Continue proces

doorlopend

doorlopend

Continue proces

01-09-23

1-11-23

01-06-23

01-10-23

doorlopend

doorlopend

Continue proces

doorlopend

doorlopend

Continue proces

doorlopend

doorlopend

Ook aansluiten bij IkbenR

verbinding met elkaar te zoeken, overleg etc. COMMUNICATIE AFSTEMMEN OP DOELGROEP Communicatie en dienstverlening zowel offline als online inzetten

Team Communicatie

Organisatie

Afstemmen met JZ en Vergunningen voor duidelijke uitleg bij bekendmakingen wat

Contentspecialist

JZ / Vergunningen

Nieuw en duidelijk ontwerp voor Bekendmakingen in Bode

Samen met JZ de tekst over vergunningen ingekort en geBpdatet

vergunning betekent en wat er gaat veranderen

Vera

College

Wachten op eerste voorstel lay-out (gemeentepagina Halderberge als vertrekpunt)

Communiceren via TV Krant

Team Communicatie

Organisatie

Specifieke boodschappen communiceren we via vast format op TV Krant

Contentkalender voor social media kanalen (inspelen op themamomenten)

Contentspecialist

Team Communicatie

Vast agendapunt in wekelijks teamoverleg

Digitale vaardigheid stimuleren

Team Communicatie

Organisatie en bibliotheek

Via Digitaalhuis en Punt Digitale Overheid

Regelmatig extern aandacht aan besteden

Impuls aan schrijfstijl

Agnes / Vera /

Organisatie

schrijfcoaches

Nieuwe medewerkers training laten

22-02-23 01-12-23

volgen en 2 x per jaar opfrisworkshop organiseren. Rol van schrijfcoaches nieuw leven inblazen. Samen met Sandor is gekozen is voor de coachende rol: medewerkers bewustmaken van hun schrijfkwaliteit, teksten redigeren en medewerkers feedback geven om teksten te verbeteren. Tevens oproep voor extra schrijfcoaches op lntranet geplaatst. Hierop kwamen drie reacties waarmee het totaal aantal schrijfcoaches op acht komt. Het succes van de schrijfcoaches valt of staat echter bij de capaciteit die vrijgenaakt wordt om deze rol te vervullen naast de reguliere functie. Eind augustus hebben we gesprek met Angelo om hiernaar te kijken. Afhankelijk daarvan bekijken we de vervolgstappen.

Begrijpelijke taal gebruiken / benutten schrijfstijl

Team Communicatie

Organisatie en schrijfcoaches

Nieuwe medewerkers schrijftraing

doorlopend

doorlopend

Continue proces

laten volgen en aandacht blijven leggen op schrijfstijl

REPRESENTATIE Checklist maken voor activiteiten

Team Representatie

Organiseren bijeenkomsten: Sleuteluitreiking, Koningsdag, Veteranendag,

Team Representatie

01-10-23 31-12-23 Organisatie

Naturalisatiedag

Hier zijn draaiboeken voor.

doorlopend

doorlopend

Continue proces

doorlopend

doorlopend

Continue proces

Koningsdag wordt om toerbeurt gehouden in de kerkdorpen. Dus lx in de vijf jaar vindt Koningsdag plaats in het gemeentehuis. Ook de Veteranendag kan elders in de gemeente Rucphen worden georganiseerd.

60-, 65-, 70- en 75-jarige bruidsparen

Corintha

Burgemeester/Bestuur

Contact leggen met van de burgemeester, interview Bode, fotomoment en bericht plaatsen op social media. Bestuurssecretariaat plant het bezoek in.

100-jarige

Corintha

Burgemeester/Bestuur/Organisatie

Contact leggen met kinderen/familie voor een bezoek van de burgemeester, interview Bode, fotomoment en bericht plaatsen op social media. Regelen van bank met leverancier en afdeling BRO voor het plaatsen van de bank. Bestuurssecretariaat plant het bezoek in.

Aanschaf cadeaus in beheer bij Representatie

bruidspaar/kinderen voor een bezoek

doorlopend

doorlopend

Continue proces

Koninklijke onderscheidingen

Team Representatie

Extern: Kabinet CdK en Kanselarij der

Aanvragen van burgers in

Nederlandse Orden

behandeling nemen en met advies

doorlopend

doorlopend

Continue proces

doorlopend

doorlopend

Continue proces

voorleggen aan burgemeester. Daarna doorsturen naar kabinet CdK.

Felicitaties bij kampioenschappen en bijzondere gebeurtenissen

Team Representatie

Bestuur

Inwoners of organisaties van de gemeente Rucphen die een eerste, tweede of derde plaats behalen op een Nationaal-, Europees- of Wereldkampioenschap krijgen van het gemeentebestuur een felicitatiebrief/kaart. In bepaalde gevallen zal de kampioen persoonlijk door de portefeuillehouder Sport worden gefeliciteerd.

INTERNE COMMUNICATIE Inventarisatie kosten en pve sociaal intranet

Contentspecialist

Team Communicatie

Navraag bij regiogemeenten en

01-02-23 01-04-23

prijsindicatie opvragen Opzetten sociaal intranet

Contentspecialist

Team Communicatie

Projectgroep opstellen

Aandacht voor organisatieagenda

MT / Gerda

Organisatie

Via IkbenR

01-01-24 01-07-24 doorlopend

doorlopend

Continue proces