11b Voorstel implementatie gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen WBA 2023 1

Agendapunt 4.1 vergadering Algemeen Bestuur WBA d.d. 10 juli 2023

Aanleiding Op 1 juli 2022 is de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden. Met de wetswijziging wordt de betrokkenheid van volksvertegenwoordigers bij het bestuur van de gemeenschappelijke regelingen verbeterd. De wet introduceert namelijk nieuwe instrumenten waarmee gemeenteraden en Provinciale Staten hun controlerende en kaderstellende taken richting het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling beter kunnen uitvoeren. De wetswijziging moet voor 1 juli 2024 in de eigen GR geïmplementeerd zijn. Verschillende GR’en in onze regio hebben het afgelopen jaar binnen een werkgroep aan de “Kader wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen” (hierna: De Kader) gewerkt om tot uniformiteit in de aanpassingen in de GR’en te komen. De conclusie van deze werkgroep luidde echter dat totale uniformiteit niet mogelijk is door de verscheidenheid aan GR’en. Wel stelt de Kader een aantal uitgangspunten en richtlijnen voor de implementatie vast die het WBA volgt. Voorstellen concrete implementatie van de wetswijziging Rekening houdend met de uitgangspunten uit de Kader zullen de volgende bepalingen binnen het West-Brabants Archief worden geïmplementeerd (waarbij de teksten in het rood de daadwerkelijke wijzigingen in de GR WBA zijn): 1. Het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie (art.

24a Wgr) De raden en PS van alle deelnemers kunnen gezamenlijk aan het AB van de GR vragen een adviescommissie in te stellen. Deze commissie kan het bestuur van de GR adviseren omtrent voorgenomen besluiten, zelf aandacht voor een onderwerp vragen en standpunten van de raden op het punt van de regeling voorbereiden en daaromtrent adviseren. Een adviescommissie vraagt echter veel tijd van de raadsleden en brengt extra bestuurlijke drukte met zich mee. Er moet dan ook worden gekeken naar de aard en de taken van de GR om te bepalen of een adviescommissie een passend instrument en een zinvolle aanvulling is.

Voorgesteld wordt om geen adviescommissie voor het WBA in te stellen. De GR is namelijk vooral uitvoerend van aard, niet politiek gevoelig en er vindt weinig beleidsontwikkeling plaats. Desgewenst kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over een extra informatievoorziening om de raden meer te betrekken.

2. Verplichte zienswijzeprocedure bij het treffen van een collegeregeling (art. 1 Wgr) Onder het treffen van een regeling wordt mede verstaan het wijzigen van, het toetreden tot en het uittreden uit een regeling. Dit betekent dat in al deze gevallen het ontwerpbesluit aan de raden gestuurd moet worden. De raden kunnen hun zienswijzen over het ontwerpbesluit binnen acht weken na ontvangst naar voren brengen. Wensen zij dit niet te doen, dan brengen zij B&W hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte. De regeling kan pas worden getroffen (lees: wijzigen, toe- of uittreden) na verkregen toestemming van de raden. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Voorgesteld wordt om de toelichting bij de artikelen 39, 40 en 41 als volgt te wijzigen: Artikel 39, 40 en 41 De omschrijving in artikel 39 lid 1 is bewust globaal gehouden omdat naast gemeenten ook andere organisaties kunnen toetreden. Niet valt te voorzien welke organisaties in de toekomst zullen toetreden. In artikel 39 lid 2 is aangegeven dat wanneer een bestuursorgaan van een gemeente of andere organisatie wil toetreden, het algemeen bestuur hierover niet eerder een besluit neemt, dan nadat de deelnemers in de gelegenheid zijn gesteld hierover een zienswijze in te dienen bij het algemeen bestuur.

Gemeenteraden moeten de mogelijkheid krijgen een zienswijze naar voren te brengen bij toetreding, uittreding en wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat in al deze gevallen het ontwerpbesluit aan de raden gestuurd moet worden. De raden kunnen hun zienswijzen over het ontwerpbesluit binnen acht weken na ontvangst naar voren brengen. Wensen zij dit niet te doen, dan brengen zij B&W hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte. De regeling kan pas worden getroffen (lees: wijzigen, toe- of uittreden) na verkregen toestemming van de raden. De toestemming kan echter slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 3. Aanwijzen van besluiten waarvoor een zienswijzeprocedure geldt (art. 10 lid 5 Wgr) Een zienswijzeprocedure is nodig wanneer het gaat om zwaarwegende besluiten, zoals besluiten met een aanzienlijk financieel belang, politiek gevoelige besluiten of beleidsmatige keuzes. Voorgesteld wordt om een zienswijzeprocedure in te stellen bij het meerjarenbeleid. Overige besluiten zijn, gezien de aard van deze besluiten, niet vatbaar voor een zienswijze. Een zienswijzeprocedure voor de kadernota wordt niet zinvol geacht. De begroting is een uitwerking van de kadernota en er is al een wettelijke zienswijzeprocedure op de begroting. Daarnaast zit er te weinig tijd tussen het vaststellen van der kadernota en het indienen van

de begroting. Onder Hoofdstuk 4 inlichtingen en verantwoording wordt in dat geval het volgende nieuwe artikel toegevoegd: Zienswijzeprocedure Artikel 25 1.

Voorafgaand aan het vaststellen van het meerjarenbeleid kunnen de raden van de deelnemende gemeenten een zienswijze als bedoeld in artikel 10, lid 7 van de wet naar voren brengen. Wensen zij geen zienwijze naar voren te brengen, dan wordt het bestuur hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

2.

Voorafgaand aan het nemen van het besluit waarover de zienswijze is gegeven stelt het dagelijks bestuur de raden schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijze en de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt.

4. Invulling geven aan de actieve informatieplicht (art. 17 lid 2 Wgr) In aanvulling op de al bestaande passieve informatieplicht voegt de Wgr een actieve informatieplicht toe. Hiermee wordt bepaald dat het bestuur van de GR aan de raden alle inlichtingen geeft die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Het gaat hierbij niet om informatie over formele besluiten van de GR, maar om aanvullende informatie (op organisatieniveau) over inhoudelijke onderwerpen, zoals bijvoorbeeld werkprogramma’s of jaarplannen. Voorgesteld wordt om de toelichting bij artikel 19-24 als volgt te wijzigen: Artikel 19-24 Voor het goed functioneren van de regeling is het van belang dat op een adequate wijze inlichtingen verstrekt worden en verantwoording afgelegd wordt aan de deelnemers. In de artikelen 16 en volgende van de Wet gemeenschappelijke regelingen is aangegeven dat de regeling bepalingen dient te bevatten over het verstrekken van inlichtingen en afleggen van verantwoording. Er zou voor gekozen kunnen worden om in de regeling ook nog bepalingen op te nemen met betrekking tot de inlichtingen- en verantwoordingsplicht van de voorzitter jegens zijn eigen college en raad en jegens het algemeen bestuur.

Omdat dit niet wettelijk noodzakelijk is en de voorzitter daarnaast ook deel uitmaakt van het dagelijks en algemeen bestuur waarvoor deze verplichtingen wel zijn opgenomen in de regeling, is besloten hier vanaf te zien. De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen benadrukt de actieve informatieplicht van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Dit houdt in dat zowel het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur als de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling alle inlichtingen aan de raden verstrekken die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Dit geldt tevens voor het lid van het algemeen bestuur dat het college heeft aangewezen. De informatieverstrekking dient bij voorkeur via de digitale weg plaats te vinden.

5. Participatie van burgers en belanghebbenden (art. 10 lid 7 Wgr) Bij het WBA zijn geen taken en bevoegdheden met grote maatschappelijke relevantie belegd en de GR is vooral uitvoerend van aard. Er is op dit moment geen procedure voor inspraak door inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Gebruikers en belanghebbenden van het WBA worden wel betrokken bij diverse projecten waarbij de uitvoerende taken van het WBA centraal staan. Voorgesteld wordt om een nieuw Hoofdstuk 5 “Burgerparticipatie” aan de GR WBA toe te voegen, met een nieuw artikel 26 dat als volgt komt te luiden: Burgerparticipatie Artikel 26 Ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden worden betrokken bij projecten die betrekking hebben op de uitvoerende taken van het West-Brabants Archief. Voorgesteld wordt om in de toelichting bij het artikel het volgende op te nemen: Burgerparticipatie vindt over het algemeen plaats via online enquêtes.

6. Veranderende termijnen in de P&C-cyclus (art. 34, 34b, 35 Wgr) Door de wetswijziging veranderen de termijnen van de P&C-cyclus. De gemeenteraden wordt namelijk meer tijd geboden voor het indienen van zienswijzen en daarnaast dient ook het DB de gelegenheid te krijgen om een reactie te geven op de zienswijze en eventueel de begroting aan te passen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 7 december 2022 zijn de volgende wijzigingen reeds vastgesteld: •

Vaststellen voorlopige jaarrekening en ontwerpbegroting:

•

Verwerken ingediende zienswijzen en aanbieden definitieve Jaarrekening en begroting aan AB van begin juli:

uiterlijk 1 april uiterlijk 30 juni

Deze termijnen zijn in lijn met de wettelijke termijnen en de termijnen die in de Kader Implementatie gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen zijn voorgesteld. Een wijziging in de GR WBA is daarom niet nodig.

7. Evaluatie van de regeling (art. 11a Wgr) De wetswijziging ziet zowel op een evaluatie van de juridische regeling, als op een evaluatie van het functioneren en de instelling van de GR als orgaan. In de GR WBA is alleen datgene opgenomen wat er wettelijk gezien geregeld moet zijn. Voor al het overige wordt de wettekst gevolgd. Hiervoor is gekozen om tijdrovende wijzigingsprocedures te voorkomen.

Voorgesteld wordt om aan artikel 43 GR WBA ‘Duur en evaluatie’ (oud artikel 37) het volgende tweede lid toe te voegen: 2. Op verzoek van één van de deelnemers kan deze regeling eenmaal per raadsperiode worden geëvalueerd. 8. Opstellen uittredingsvoorwaarden (art. 9 Wgr) De Wgr heeft altijd bepaald dat in de GR bepalingen moeten worden opgenomen omtrent uittreding. Met de wetswijziging is artikel 9 echter aangescherpt. Zo moeten afspraken gemaakt worden over de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen van de uittreding, waaronder bepalingen omtrent de gevolgen voor het vermogen van de GR, waarbij moet worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen. Hoewel in het eerder genoemde Kader de wens door de werkgroep is geuit om uniformiteit in de regio’s te bewerkstellingen met betrekking tot de uittredingsvoorwaarden, is men niet tot één uniforme bepaling gekomen.

Voorgesteld wordt om artikel 40 GR WBA ‘Uittreding’ (oud artikel 34) als volgt te wijzigen: Uittreding Artikel 40 1.

Indien een deelnemer wenst uit te treden, geschiedt dit bij besluit van het daartoe bevoegde orgaan van de betreffende deelnemer. Het besluit wordt ter kennis gebracht aan het algemeen bestuur.

2.

Aan de uittreding worden door het algemeen bestuur de volgende voorwaarden en gevolgen verbonden: a. De uittreding vindt plaats op 1 januari van het tweede jaar, volgend op dat waarin het besluit tot uittreding in de is bekend gemaakt. b. De uittredende deelnemer is gehouden na uittreding bij te dragen in het begrote nadelig saldo van het laatste volledige jaar van deelname. De afbouw gebeurt als volgt: •

In jaar 1 na uittreding: 100% van het aandeel

•

In jaar 2 na uittreding: 80% van het aandeel

•

In jaar 3 na uittreding: 60% van het aandeel

•

In jaar 4 na uittreding 40% van het aandeel

•

In jaar 5 na uittreding: 20% van het aandeel

c. De uittredende deelnemer is gehouden om personeel van het West-Brabants Archief, dat boventallig is geworden door de uittreding, over te nemen. d. Tot aan de datum van de uittreding behoudt de uittredende deelnemer alle rechten en verplichtingen die verbonden zijn aan de gemeenschappelijke regeling. e. De uittredende deelnemer kan geen aanspraak maken op gevormde bestemmingsreserves.

f.

Het algemeen bestuur stelt, indien noodzakelijk, aanvullende voorwaarden voor de uittreding vast en zendt deze binnen 3 maanden na ontvangst van het besluit tot uittreding aan de deelnemers. Alle deelnemers besluiten over de eventuele aanvullende voorwaarden binnen een termijn van drie maanden na de toezending door het algemeen bestuur.

9. Overige wijzigingen Bij het toetsen van de GR WBA aan de nieuwe wetgeving is men tot de conclusie gekomen dat de GR ook op enkele andere onderdelen geactualiseerd dient te worden. Het gaat hierbij om de volgende artikelen: Toevoegen hoofdstuk eigen archief Het LOPAI1 heeft op 30 november 2021 de geactualiseerde Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden gepubliceerd. De handreiking geeft onder andere weer welke afspraken er over de archiefzorg en het archiefbeheer gemaakt moeten worden. Met het oog op uniformiteit is het wenselijk wanneer de bij de deelnemers aangesloten GR’en een vergelijkbare archiefparagraaf in hun GR opnemen. Voorgesteld wordt om een nieuw Hoofdstuk 9 “Archief van het West-Brabants Archief” met de onderstaande bijbehorende artikelen toe te voegen: Archiefbeheer Artikel 35

1. De directeur is belast met de feitelijke bewaring en het beheer van deze archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Archiefbewaarplaats Artikel 36 Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van het West-Brabants Archief wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het West-Brabants Archief. Toezicht Artikel 37 Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast een door de directeur ingehuurde onafhankelijke archiefinspecteur.

De vereniging van provinciale toezichthouders op informatie- en archiefbeheer bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. 1

Verantwoording Artikel 38 1.

Een door de directeur ingehuurde onafhankelijke archiefinspecteur brengt tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2.

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van het West-Brabants Archief.

Voorstel wijziging artikel 39 Toetreding Omdat het wenselijk is dat niet het algemeen bestuur over toetreding beslist, maar de deelnemers zeggenschap hebben over wie toetreedt, wordt voorgesteld Artikel 39 als volgt te wijzigen:

1. Toetreding kan plaatsvinden op verzoek daartoe bij besluit van het daartoe bevoegde orgaan van de organisatie die wenst toe te treden. Het besluit wordt ter kennis gebracht aan het algemeen bestuur.

2. Aan de toetreding kunnen nadere voorwaarden worden verbonden. 3. Toetreding geschiedt na advies van het algemeen bestuur, bij unaniem besluit van de deelnemers, onverminderd artikel 1 van de wet.

Voorstel wijziging artikel 41 Wijziging Met het oog op het wijzigingsvoorstel van artikel 39 wordt voorgesteld om artikel 41 als volgt te wijzigen: De regeling kan worden gewijzigd, niet zijnde toetreding, bij besluiten van een meerderheid van de deelnemers aan deze regeling, onverminderd artikel 1 van de wet.

Voorstel wijziging Hoofdstuk 10 Slotbepalingen Voorgesteld wordt om artikel 44 GR WBA (oud artikel 38) als volgt te wijzigen: Citeertitel en inwerkingtreding Artikel 44 1.

Deze regeling kan worden aangehaald als 'Gemeenschappelijke Regeling WestBrabants Archief'.

2.

De wijzigingen in deze regeling treden in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking als bedoeld in artikel 26, derde lid, van de wet.

3.

Het college van de gemeente Bergen op Zoom draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26, eerste lid van de wet.

Doorvoeren wijzigingen op grond van de Wnra Door de inwerkingtreding van de Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) per 1 januari 2020 en de wijziging van artikel 32 Archiefwet moest artikel 25 (nieuw artikel 27) en de toelichting daarbij worden gewijzigd. Op 23 april 2020 heeft het algemeen bestuur hierover een besluit genomen, waarbij is besloten dat het wijzigingsvoorstel aan de deelnemers zou worden voorgelegd op het moment dat de GR op meerdere punten gewijzigd diende te worden. Het algemeen bestuur heeft als volgt besloten: “Conform de wijziging in artikel 32 Archiefwet 1995 dienen artikel 25 en de toelichting bij dit artikel in de GR aangepast te worden door daar waar ‘benoemd’ of ‘benoeming’ staat te vervangen door ‘aangewezen’ of ‘aanwijzing’. Deze wijziging in de GR houdt tevens in dat de nieuwe directeur kan worden aangewezen, in plaats van worden benoemd.” Voorgesteld wordt de leden 1 en 2 van artikel 27 GR als volgt te wijzigen: Archivaris Artikel 27 1.

Het algemeen bestuur beslist omtrent aanwijzing, schorsing en ontslag van de archivaris.

2. Van de aanwijzing, schorsing en ontslag van de archivaris wordt mededeling gedaan aan de deelnemers. Daarnaast wordt voorgesteld om de Toelichting bij artikel 27 als volgt te wijzigen: Artikel 27-28 Omdat de uitvoering van collegetaken op grond van de Archiefwet zijn overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling, is het noodzakelijk dat er een archivaris wordt aangewezen. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan het algemeen bestuur, overeenkomstig het bepaalde in artikel 32 van de Archiefwet. Ten behoeve van de organisatie kan daarnaast een directeur worden aangewezen die zich bezighoudt met de bedrijfsvoeringsaspecten. Deze functie heeft echter geen andere wettelijke grondslag dan boek 7 van het Burgerlijk Wetboek zoals dat voor alle ambtelijke medewerkers geldt van het West-Brabants Archief. In artikel 33b van de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat het dagelijks bestuur bevoegd is besluiten te nemen ten aanzien van aanwijzing, schorsing en ontslag van ambtenaren. Hoewel voor beide functies een uiteenlopend regime geldt, kan er voor gekozen worden om deze door dezelfde persoon te laten uitvoeren.

Voorstel wijziging artikel 9 Artikelsgewijze toelichting In artikel 9 van de GR WBA staat dat het algemeen bestuur de overgedragen bevoegdheden uitoefent die bij of krachtens de Archiefwet en de Gemeentewet zijn of worden toegekend aan de colleges en die nodig zijn ter behartiging van de in artikel 3 omschreven doelstelling van het West-Brabantse Archief. Om te verduidelijken dat het hierbij gaat om delegatie wordt voorgesteld om de eerste zin van de Toelichting op artikel 9 als volgt te wijzigen: Met betrekking tot de overgedragen (lees: gedelegeerde) bevoegdheden zoals in dit artikel genoemd en de in artikel 4 genoemde taken bestaat de mogelijkheid om tussen het dagelijks bestuur en elk van de deelnemers afzonderlijk, schriftelijke werkafspraken te maken in de vorm van overeenkomsten.

Tot slot Bovengenoemde voorgestelde wijzigingen houden de derde wijziging van de Gemeenschappelijke regeling van het West-Brabants Archief in: -

3 november 2011: Nieuwe regeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant.

-

1 juli 2016: eerste wijziging en start Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief

-

1 januari 2020: tweede wijziging in het kader van de Wnra

-

2023: derde wijziging in het kader van de gewijzigde wet gemeenschappelijke regelingen.

Besluit Het Algemeen Bestuur stemt in met bovengenoemde wijzigingsvoorstellen van de artikelen 25, 26, 35 t/m 41, 43, 44 en de Algemene toelichting.

Aldus besloten op 10 juli 2023 te Bergen op Zoom, De voorzitter,

De secretaris,

A.J. Moerkerke

M.H.M. Korving

Bijlagen 1.

Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (inclusief voorstelwijzigingen in rood).

2.

Wijzigingsbesluit derde Wijziging Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief