10e Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING GEMEENTE RUCPHEN 2022

Hoofdstuk 1 Ambtelijke bijstand Artikel 1 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn; c. technische bijstand bij het formuleren van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties; d. ondersteuning bij initiatieven vanuit de raad. 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven. 3. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c en d, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 2 1. Ambtelijke bijstand op verzoek van de griffier wordt verstrekt, tenzij: a. niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad als zodanig; b. dit het belang van de gemeente kan schaden; c. dit het werkbaar evenwicht als genoemd in artikel 6 verstoort. 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk met redenen omkleed over het verzoek. Artikel 4 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. De burgemeester kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium. Artikel 5 1. De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. Zij voeren daartoe zo vaak als nodig is overleg. Artikel 6 De secretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep gedaan wordt op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, en de beschikbare capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 7 De secretaris verstrekt het college c.q. de portefeuillehouder inlichtingen omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c en d.

2

Hoofdstuk 2 Fractieondersteuning Artikel 8 1. Elke fractie heeft het recht om ten behoeve van fractieactiviteiten om niet gebruik te maken van het vergadercentrum in het gemeentehuis. De fracties geven vooraf door wanneer zij gebruik maken van een vergaderruimte. 2. Uitsluitend ten behoeve van fractieactiviteiten kan elke fractie om niet gebruik maken van een kopieermachine en koffieautomaat. Artikel 9 1. Dit reglement treedt in werking de dag nadat het door de raad is vastgesteld. 2. Op dat tijdstip vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Rucphen 2014, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 maart 2014. 3. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Rucphen 2022’. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Rucphen in zijn openbare vergadering van 9 maart 2022, de griffier,

de voorzitter,

J.J.H. Lahaije, plv.

mr. M. van der Meer Mohr.

Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om een verzoek om feitelijke informatie van geringe omvang, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, neemt een raadslid contact op met de griffier. De griffier neemt vervolgens contact op met de gemeentesecretaris die beoordeelt wie het beste de betreffende informatie kan geven of de gevraagde inzage kan verzorgen. Bij feitelijke informatie van geringe omvang kan gedacht worden aan routinematig te verstrekken informatie. Een verzoek kan ook betrekking hebben op inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het heeft in de Wet openbaarheid van bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van diezelfde wet. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in de diverse reglementen van orde. Technische bijstand bij het formuleren van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties betreft een zwaardere categorie. Zo nodig schakelt de griffier daarbij de gemeentesecretaris in. De griffier onderhoudt contact met de gemeentesecretaris over de verzoeken.

Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent aanwijzen. Onnodige, d.w.z. disproportionele, formalisering is vermeden. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In het derde lid is sprake van een aanwijzingsbevoegdheid voor de secretaris. Artikelen 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 2, eerste lid, onderdeel c wordt de relatie gelegd met het bepaalde in artikel 6. Aldus wordt voorkomen dat er als het ware een 'open eind' regeling ontstaat. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg pleegt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). De raad kan met gebruikmaking van artikel 180 Gemeentewet aan de burgemeester verzoeken verantwoording over zijn besluit af te leggen.

Artikel 4 Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor gegeven wordt, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. Artikel 5 In deze bepaling is voorzien in een eigen en een gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg. Artikel 6 Gekozen is voor een flexibele en vooral praktijkgerichte oplossing met een zekere minimum-waarborg. Om de gemeentesecretaris enig houvast te geven is het criterium 'werkbaar evenwicht' in de verordening opgenomen. Artikel 7 In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat het college c.q. de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is, respectievelijk kan zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen de secretaris melding maakt van ontvangen verzoeken om bijstand. Als een fractie verzoekt om vertrouwelijk om te gaan met een verzoek tot ondersteuning, meldt de griffier dit aan de gemeentesecretaris.

De griffier kan, gezien de vertrouwensrelatie tussen griffier en raadsleden en gelet op de specifieke aard van de functie van de griffier, zonder meer om geheimhouding worden verzocht. Artikel 8 Hiermee wordt vastgelegd dat de fracties over faciliteiten in het gemeentehuis kunnen beschikken.

Artikel 9 De verordening treedt de dag na vaststelling in werking. De verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014 komt daarmee te vervallen.