10 SCAN RV Gunning en aanwijzing accountantsdiensten 2024-2027

GEMEENTE RUdPHg.ii

a sverg- wing

RAADSVOORSTEL

d.d. irseing:

Raadsvergadering 18 september 2024

Griffier Agendanummer 10

Gunning en aanwijzing accountantsdiensten 2024-2027 Voorstel: 1. De opdracht voor de accountantscontrole 2024-2027 te gunnen aan RA12 Registeraccountants B.V. 2. RA12 Registeraccountants B.V. conform artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet aan te wijzen als accountant van de raad Samenvatting: Na de goedkeuring van het Programma van Eisen door uw raad op 7 februari 2024 en het daaropvolgende staken van de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure, zoals medegedeeld in de raadsinformatiebrief van 8 mei 2024, is een nieuwe aanbestedingsprocedure gestart samen met gemeente Halderberge. In deze aanbestedingsprocedure is RA12 Registeraccountants B.V., hierna RA12, als geschikte kandidaat naar voren gekomen op basis van de "beste prijskwaliteitverhouding". Uw raad wordt voorgesteld om de opdracht voor de accountantscontrole te gunnen aan RA12 en deze partij aan te wijzen als accountant voor de controlejaren 2024-2027. Motivering: Eerdere besluiten en voortgang Op 7 februari 2024 heeft uw raad het Programma van Eisen (PvE) vastgesteld. Dit PvE vormde de basis voor de regionale aanbesteding van de accountantsdiensten voor de controlejaren 20242027. Het PvE werd opgesteld in samenwerking met de gemeenten Halderberge, Tholen en Geertruidenberg.

De eerste aanbestedingsronde leverde voor onze gemeente slechts één inschrijving op, waarbij de aangeboden audit fee als buitenproportioneel hoog werd beschouwd. Naar aanleiding hiervan werd de procedure gestaakt, zoals gemeld in de raadsinformatiebrief van 8 mei 2024. Nieuwe aanbestedingsprocedure Na het staken van de oorspronkelijke procedure werd een nieuwe aanbestedingsprocedure gestart. Echter, net als bij de eerste procedure, heeft wederom slechts één partij ingeschreven. Ditmaal past de geoffreerde audit fee binnen de gestelde bandbreedte, zoals eerder geschat en vastgesteld in het Programma van Eisen (PvE). De inschrijvende partij, RA12 Registeraccountants B.V., voldoet aan alle kwaliteitsvereisten en criteria zoals opgenomen in het PvE. Dit omvat onder andere de vereiste ervaring met gemeentelijke audits, de kwaliteit van het voorgestelde team en de prijsstelling. De beoordelingscommissie, bestaande uit de concerncontroller en de voorzitter van de auditcommissie, heeft de offerte van RA12 zorgvuldig beoordeeld en geconcludeerd dat deze partij een geschikte kandidaat is voor de controlejaren 2024-2027. Voldoen aan wettelijke verplichtingen De Gemeentewet schrijft in artikel 213 voor dat elke gemeente haar jaarrekening moet laten controleren door een onafhankelijke accountant.

Door RA12 aan te wijzen als accountant voor de jaren 2024-2027, voldoet de gemeente Rucphen aan deze wettelijke verplichting. De continuïteit van de jaarrekeningcontrole is hierdoor gewaarborgd, en RA12 zal verantwoordelijk zijn voor het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekeningen van de gemeente Rucphen.

2

; Middelen: Met de opdracht is een, bedrag gempeievan € 70.800,00 per jaar. Dit geldt voor het eerste controlejaar (2024)fVanaf het tweede jaar mag op grond van het PvE (Programma van Eisen) een indexering worden toegepast. In de huidige begroting is een budget van € 73.000,00 beschikbaar. Aangezien de nieuwe opdrachtwaarde dicht bij dit bedrag ligt, verwachten wij geen directe knelpunten in de begroting. We stellen voor om het budget voor 2024 in stand te laten en eventuele aanpassingen pas te overwegen bij de financiële slotwijziging aan het einde van 2024. Dit biedt de mogelijkheid om eventuele overschrijdingen door indexering tijdig te signaleren en indien nodig, bij te sturen. Voor de daaropvolgende jaren zal het budget worden aangepast in de Programmabegroting 2025, rekening houdend met de verwachte indexering en eventuele andere kostenontwikkelingen. Vervolg: Om het financieel en economisch belang van de gemeente te beschermen, heeft het college besloten om op de stukken geheimhouding op te leggen conform artikel 5.1 lid 2f van de Wet open overheid (Woo). Deze geheimhouding is ingesteld om te voorkomen dat de positie van de gemeente en de inschrijvende partijen negatief wordt beïnvloed voorafgaand aan de formele ondertekening van de overeenkomst. De geheimhouding komt te vervallen zodra de overeenkomst officieel is ondertekend.

Tot dat moment zijn de stukken vertrouwelijk en kunnen vragen die betrekking hebben op de inhoud, voorafgaand aan de vergadering worden gesteld. Indien u hiervan gebruik wenst te maken, verzoeken wij u dit kenbaar te maken aan de griffier. Na uw besluit tot aanwijzing van de accountant wordt de overeenkomst getekend door de voorzitter van uw raad. In het PvE is geregeld dat een contract wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar met de mogelijkheid om twee keer met één jaar te verlengen.

Rucphen, 3 september 2024 Burgemeester en wethouders van Rucphen, de secretaris,

de burgemeester,

drs. E.A.C.M. Kolen.

mr. M. van der Meer Mohr.

Bijlage(n): a. Conceptbesluit Ter inzage voor de raadsleden: b. Inschrijfbiljet Gemeente Rucphen c. Beoordelingsformulier aanbestedingscriteria d. Motivering score selectiecommissie