10 SCAN RV Evaluatie Nota Verbonden Partijen

RUCPHEN Commissie C) d.d.

-

\

Raadsvergadering

RAADSVOORSTEL

d.d. Beslissing:

Griffier

Raadsvergadering 21 april 2021

Agendanummer 10

Commissievergadering ABM 8 april 2021

Agendanumnner 07

Evaluatie Nota Verbonden Partijen (Dit betreft een regionaal raadsvoorstel.) Voorstel: De doelstellingen voor het opstellen van een voor de gemeenten gelijkluidende 'nota Verbonden Partijen zes kaderstellende spelregels'te bevestigen; De werkingsduur van de 'nota Verbonden Partijen zes kaderstellende spelregels'te verlengen tot een jaar nadat de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in de Staatscourant is gepubliceerd en voor de actualisering van deze nota de kaders te hanteren zoals vastgelegd in dit voorstel; Op basis van de in dit voorstel opgenomen uitgangspunten het gesprek te voeren over de stappen die in afwachting van een te actualiseren Nota Verbonden Partijen nu al gezet kunnen worden om de politiek-bestuurlijke betrokkenheid op de verbonden partijen te vergroten door te bezien in hoeverre de raden meer zicht en invloed kunnen hebben op de doelstelling en prestaties van de verbonden partijen.

1. 2.

3.

Samenvatting: In de raadsvergadering van 23 september 2015 is de huidige kadernota 'Nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels'in uw raad aan de orde geweest. Deze nota werd in 2015/2016 in vrijwel alle gemeenteraden in West-Brabant gelijkluidend vastgesteld. In de nota zijn de wijzigingen verwerkt van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), die 1 januari 2015 van kracht werden. Bij de behandeling van de nota is destijds afgesproken om de werking van de nota na vier jaar te evalueren. Bij brief van 16 december 2019 informeerde de griffierskring WestBrabant/Tholen de raad over de voortgang van de evaluatie. De evaluatie is afgerond (en reeds aan uw raad gezonden) en ook nu is er een wijziging aanstaande van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Beide elementen (evaluatie en wetswijziging) alsmede het regionale "gesprek" over grip en sturing zullen input gaan leveren over een nieuw op te stellen kadernota verbonden partijen. Motivering: Met dit voorstel beogen we: 1. 2.

De werkingsduur van de 'nota Verbonden Partijen zes kaderstellende spelregels'te verlengen tot een jaar na het publiceren van de wijziging van de Wgr in de Staatscourant; Het vaststellen van uitgangspunten voor het voeren van de dialoog met de raad over het op korte termijn verbeteren van de politiek-bestuurlijke betrokkenheid op de verbonden partijen te vergroten door te bezien in hoeverre de raden meer zicht en invloed kunnen hebben op de doelstelling en prestaties van de verbonden partijen;

2

3.

Afspraken te maken over het daadwerkelijk actualiseren van de 'Nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels'op basis van: a. De uitgevoerde evaluatie van de nota verbonden partijen b. De wijziging van de Wgr, die op dit moment bij de Tweede Kamer in behandeling is c. Het rapport 'Grip en sturing op Regio West-Brabant, Hoe houden raden grip en sturing op gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant?'(Kohlmann R. en S. Dreef Berenschot, 28 januari 2019)). Zie voor het rapport: https://openarchivaris.nliblob/ce/e0/f19b3d173553fbc647c2lfec9bfb.pdf d. Het in dit voorstel opgenomen handelingsperspectief

Argumenten 1.1. De doelstellingen zoals opgenomen in de Nota Verbonden Partijen zijn onverkort actueel Het (regiobreed) hanteren van de 'nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels' heeft als doel het bewerkstelligen van een betere beheersbaarheid van verbonden partijen en vergroting van de betrokkenheid en de invloed van de raden. Dit om te zorgen dat de verbonden partijen op een doelmatige en doeltreffende manier hun bijdrage leveren aan het realiseren van de strategische doelen die de gemeenteraden nastreven. Het evaluatieverslag laat zien dat deze doelstelling onverkort actueel is. Uit het evaluatieverslag blijkt dat de nota een goede structuur biedt voor de stroomlijning van de planning &control cyclus (P&C-cyclus). Echter de nota biedt onvoldoende handvatten om met elkaar het gesprek aan te gaan over de mate waarin een verbonden partij bijdraagt aan het realiseren van de strategische doelen van de gemeente en (daar waar dit van toepassing is) het te voeren en gevoerde beleid van de verbonden partij. Bij eventuele aanpassing van de nota klinkt de roep het vooral praktisch en niet al te formeel te houden en meer de dialoog aan te gaan over de inhoud en de uitvoering van de werkzaamheden. Voor wat betreft de toepasbaarheid van de nota, is tijdens de evaluatie bovendien gebleken dat 'de verbonden partij'niet bestaat.

Op basis hiervan concluderen wij dat we, in afwachting van de aanpassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), de structuur die de raden hebben vastgesteld in de zes spelregels dient te worden gehandhaafd maar dat we al wel moeten gaan investeren in de cultuuraspecten. Dit om de dialoog over de bijdragen van de verbonden partijen aan de strategische doelen van de gemeente te verbeteren. Hieronder gaan we op dit handelingsperspectief nader in. Ook gaan we met de raad het gesprek aan over de betrokkenheid die de raad wil hebben bij de verschillende verbonden partijen. Het is namelijk een groot verschil of een verbonden partij een organisatie is die zich enkel bezighoudt met de bedrijfsvoering op een bepaald terrein of dat sprake is van een verbonden partij met ook (meer) beleidsmatige taken. Daar waar het puur gaat om bedrijfsvoering zal de sturing gericht zijn op doelmatigheid, doeltreffendheid en de kwaliteit van de dienstverlening. Daar waar beleidsvorming aan de orde is, zal naast doelmatigheid, doeltreffendheid en de kwaliteit van de dienstverlening vooral ook gekeken worden naar de mate waarin de verbonden partij bijdraagt aan de door de raad gestelde strategische doelen.

2.1.Binnen een jaar na publicatie van de wijziging van de Wgr leggen we een voorstel tot vaststelling van en implementatiestrategie voor een regionaal eensluidende geactualiseerde nota verbonden partijen ter vaststelling aan de gemeenteraad voor Het is noodzakelijk om als gemeente te beschikken over een actuele nota Verbonden Partijen. We stellen voor om, in afwachting van de wijziging van de Wgr, de werkingsduur van de huidige nota

3

te verlengen. Dit om te voldoen aan de voorwaarde zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) om een visie op en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen te hebben. Op 1 juli 2020 bood minister 011ongren van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het voorstel tot wijziging van de Wgr aan de Tweede Kamer aan. De voorgestelde wijzigingen zijn grofweg in te delen in drie categorieën: Versterken van de positie van gemeenteraden bij besluitvorming in gemeenschappelijke 1. regelingen; 2. Aanvullende controle-instrumenten voor gemeenteraden; Verbeteren van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de 3. regeling In de bijlage lichten we deze voorstellen nader toe. Op dit moment is het nog niet duidelijk wanneer de wijziging van de Wgr in de Staatscourant wordt gepubliceerd. Het is echter wel van belang dat de actualisering van de nota verbonden partijen zo snel als mogelijk na publicatie wordt doorgevoerd en geïmplementeerd. Daarom stellen we voor om een voorstel tot actualisering en implementatie van de nota verbonden partijen binnen een jaar na publicatie van de wijziging van de Wgr aan de raad ter vaststelling aan te bieden. Er is een aantal verbonden partijen dat een groter werkgebied heeft dan de regio West-Brabant. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Veiligheidsregio en de Omgevingsdienst.

We gaan in overleg met de regio Midden-Brabant bezien of we een geactualiseerde nota verbonden partijen voor heel Westen Midden-Brabant gelijkluidend kunnen opstellen. 3.1 Het verbeteren van de politiek-bestuurlijke betrokkenheid op de verbonden partijen (door te bezien in hoeverre de raden meer zicht en invloed kunnen hebben op de doelstelling en prestaties van de verbonden partijen) vraagt niet om ingrepen in de structuur maar in de cultuur Wij stellen u voor de conclusies en aanbevelingen zoals weergegeven in het evaluatieverslag (zie pagina's 10 tot en met 16) te onderschrijven. Hieruit blijkt dat de structuur op dit moment voldoet maar dat in afwachting van de aanpassing van de Wgr het sterk gewenst is om nu al te werken aan de cultuuraspecten zoals die zijn benoemd in de evaluatie. Ter nadere concretisering stellen we, mede op basis van het voorstel tot wijziging van de Wgr, aanvullend de volgende kaders voor deze cultuuraanpassing voor: 1. Bepaal als raad voor elke verbonden partij waaraan we als gemeente deelnemen op basis van het risicoprofiel (zie pagina 6 van de nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels) of het basispakket, het pluspakket of het risicopakket van toepassing is en spreek voor de verbonden partijen waarvoor het risicopakket op van toepassing is af hoe monitoring vanuit de raad plaatsvindt.

Dit kan door het aanwijzen van raadsrapporteurs maar ook door tijdens de raadsvergaderingen op een nader te bepalen aantal keren met de verantwoordelijk portefeuillehouder de dialoog te voeren over doelmatigheid, doeltreffendheid, kwaliteit van dienstverlening en bijdrage aan de strategische doelen van de gemeente; 2. Voorkom dat de nota Verbonden Partijen vatbaar is voor interpretatie. Daarom maken we, in aanvulling op de nota Verbonden Partijen, met iedere verbonden partij op regionaal niveau aparte werkafspraken en houden daarbij rekening met:

4

Het al dan niet wettelijk verplicht zijn van de samenwerking; Het type verbonden partij (beleidsmatig, beleidsmatig en uitvoerend of enkel uitvoerend); De taken van de verbonden partij; -

Het al dan niet regio overschrijdende karakter van de verbonden partij;

3. In de te maken werkafspraken leggen we in ieder geval afspraken vast over: Het type informatie (niet alleen op het gebied van planning & control maar ook inhoudelijk) dat door de gemeente gewenst wordt en de frequentie waarin en de wijze waarop deze verstrekt wordt; De manier en het moment waarop informatie wordt aangeboden; De inhoudelijke (lokale) duiding die van het college verwacht mag worden bij de informatie die van een verbonden partij wordt ontvangen; De informatie die het meerjaren(beleids)plan in ieder geval moet bevatten en de periode die dit plan beslaat. Het nneerjaren(beleids)plan en de op basis van dit plan behaalde resultaten vormen de basis voor de evaluatie van de samenwerking en de te maken afspraken voor de toekomst. Onderdeel van deze evaluatie is het geven van een antwoord op de vraag of de gekozen vorm van samenwerking nog steeds de meest geëigende is om tot de resultaten te komen die door de samenwerkende partners gewenst worden. Hiermee zorgen we ervoor dat tussen gemeenten en verbonden partij duidelijk wordt wat we van elkaar mogen verwachten. Ook liggen hiermee duidelijke afspraken tussen raad en college vast, ieder vanuit hun eigen rol; 4.

Bespreek met elkaar (als raden onderling en als raad met het college) de manieren waarop de raden meer aan de voorkant betrokken kunnen en willen worden bij verbonden partijen;

5. We onderzoek per verbonden partij hoe de gemeenteraden geïnformeerd willen worden en hoe de verbonden partijen dit uit kunnen voeren. We leggen de resultaten van dit onderzoek vast in de hiervoor onder 3 genoemde werkafspraken per verbonden partij. 6. Onderzoek samen (dus zowel met het college als met de colleges en de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten) per verbonden partij of de raadsparticipatie zoals opgenomen in het wetsvoorstel voor de wijziging van de Wgr draagvlak heeft. De resultaten van dit onderzoek verwerken we in de te actualiseren gemeenschappelijke regelingen. Aanvullend op deze cultuuraspecten, waaraan we nu al gaan werken, stellen we het volgende kader voor de actualisering van de nota verbonden partijen voor: Concretiseer in de nota de passages over 'mogelijke invulling'(zie pagina's 4, 5, 7, 8, 9 en 10). Is deze invulling flexibel, leg die dan vast in de te maken werkafspraken per verbonden partij (zie hierboven). Is deze invulling niet flexibel, leg deze dan vast in de nota en wanneer deze op basis van de in voorbereiding zijnde aanpassing van de Wgr in de gemeenschappelijke regeling thuishoren, in de te actualiseren gemeenschappelijke regeling zelf.

Met bovenstaande kaderstelling op basis van de evaluatie, alsmede de nadere concretisering hiervan, geven we invulling aan het verbeteren van de politiek-bestuurlijke betrokkenheid op de verbonden partijen, door te bezien in hoeverre de raden meer zicht en invloed kunnen hebben op de doelstelling en prestaties van de verbonden partijen, met respect voor ieders rol.

5

Bij brief van 7 februari 2019 ontving de raad het rapport 'Grip en sturing op Regio West-Brabant, Hoe houden raden grip en sturing op gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant?' (Kohlmann R. en S. Dreef Berenschot, 28 januari 2019). Dit rapport, opgesteld in opdracht van de raden in West-Brabant, geeft een beeld van de gemeenteraden binnen de RWB en doet aanbevelingen om de politiek-bestuurlijke betrokkenheid op de RWB te verbeteren. De bovenstaande kaderstelling op basis van de evaluatie, alsmede de nadere concretisering hiervan gebruiken we ook om invulling te geven aan het (nader) uitwerken van de aanbevelingen zoals die zijn opgenomen in het rapport 'Grip en sturing op Regio West-Brabant'. De aanbevelingen in dit rapport zijn specifiek gericht op de RWB en verwerken we daarom uiteraard in de werkafspraken met de RWB. Overigens zijn in het rapport ook aanbevelingen opgenomen die breed toepasbaar zijn voor verbonden partijen. Deze breed toepasbare aanbevelingen verwerken we in de werkafspraken met de diverse verbonden partijen. Alternatieven/varianten Alleen kennis te nemen van het 'evaluatieverslag kaderstellende spelregels verbonden partijen' Uiteraard is het mogelijk om alleen kennis te nemen van het evaluatieverslag. Nadeel van deze optie is dat er dan (mogelijk) niets gebeurt met de conclusies en aanbevelingen.

Juist het uitwerken van de conclusies en aanbevelingen biedt de gemeenteraden in West-Brabant de mogelijkheid om zowel de bevindingen van de evaluatie als de wijzigingen van de Wgr te verwerken in een te actualiseren nota verbonden partijen en hiermee hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol ten opzichte van verbonden partijen te versterken. Actualisering van de nota verbonden partijen kan ook plaatsvinden op basis van alleen de resultaten van de uitgevoerde evaluatie De actualisering van de nota verbonden partijen kan plaatsvinden op basis van de resultaten van deze evaluatie. Nadeel hiervan is dat wederom een actualisering van de nota aan de orde is nadat de aanpassing van de Wgr van kracht wordt. Het tweemaal relatief kort na elkaar actualiseren van de nota verbonden partijen achten wij niet wenselijk. Dit is namelijk niet efficiënt en effectief en leidt (mogelijk) tot onduidelijkheid bij alle betrokkenen. Actualisering van de nota verbonden partijen kan ook later plaatsvinden Er kan ook gekozen worden om de huidige nota nogmaals een werkingsduur van vier jaar te geven.

Dit vinden wij niet wenselijk omdat: • Dit geen recht doet aan de uitgevoerde evaluatie en de daarin opgenomen conclusies en aanbevelingen; • Zo snel als mogelijk ingespeeld moet worden op de verruimde mogelijkheden voor kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging die het wetvoorstel voor de aanpassing van de Wgr biedt. Kanttekeningen en risico's Het actualiseren van de nota verbonden partijen kun je niet alleen als raad van Rucphen. Om effectief en efficiënt te zijn in het stellen van kaders voor en het controleren van verbonden partijen is het noodzakelijk dat de gemeenteraden in West-Brabant en bij voorkeur ook MiddenBrabant een gelijkluidende nota verbonden partijen vaststellen. Bovendien leidt dit voor de verbonden partijen tot eenduidigheid in de kaderstelling en de controle wat onnodige bureaucratie voorkomt en efficiënt werken mogelijk maakt.

6

Toelichting Het functioneren van verbonden partijen is slechts voor een deel aan wettelijke regels gebonden, namelijk voor zover verbonden partijen zijn aan te merken als Gemeenschappelijke Regelingen (GR). Voor die deelverzameling samenwerkingsverbanden geeft de Wgr kaders aan voor o.m. de status van samenwerking, inrichting van samenwerkingsverbanden, financiële huishouding en verantwoording daarover en de wijze van evaluatie. In dit voorstel leggen we ook afspraken vast om de aanbevelingen uit het evaluatieverslag, die niet geborgd zijn in de (gewijzigde) Wgr, te vertalen naar concrete actualisering van de nota verbonden partijen. Hiermee worden deze aanbevelingen ook echt ingebed in de werkwijze van de gemeente (en de samenwerkingspartners binnen de verbonden partijen). Middelen Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan voorliggend voorstel. De kosten voor het de evaluatie zijn conform afspraak naar rato van het aantal inwoners omgeslagen over de samenwerkende gemeenten in West-Brabant. In de begroting 2020 zijn de hiervoor benodigde middelen opgenomen. Personeel Het opstellen van een geactualiseerde nota verbonden partijen vindt in regionaal verband plaats waarbij zowel ambtenaren als griffies vanuit de regio betrokken zijn. De betrokken ambtelijke organisaties en griffies hebben hiervoor ruimte in hun werkplan beschikbaar.

Duurzaamheid Het voorstel heeft geen relatie met duurzaamheid. Planning Na besluitvorming door de raad vindt op basis van de resultaten van de evaluatie en het wetsvoorstel voor de wijziging van de Wgr de actualisering van de nota verbonden partijen plaats. De exacte planning van de actualisering stemmen we af op de planning van de behandeling van het wetsvoorstel voor de aanpassing van de Wgr. Ook bieden we de verbonden partijen de mogelijkheid om hun zienswijze te geven op het concept van de geactualiseerde nota verbonden partijen. De ontvangen zienswijzen worden uiteraard voorzien van een onderbouwde reactie. We streven ernaar om binnen een jaar nadat de wijziging van de Wgr in de Staatscourant is gepubliceerd, het voorstel voor de actualisering van de nota verbonden partijen ter behandeling aan de raad aan te bieden. Communicatie en participatie Over het plan van aanpak voor de evaluatie en de voortgang van de uitvoering hiervan informeerden wij de raad schriftelijk. Zoals aangegeven in het plan van aanpak is het voorstel regionaal voorbereid. De evaluatie is uitgevoerd door mevrouw A. van Alphen.

Begeleiding vond op ambtelijk niveau plaats door de gemeentesecretarissen van Bergen op Zoom en Steenbergen (namens de kring van gemeentesecretarissen West-Brabant) en de griffiers van de gemeenten Bergen op Zoom, Breda, Etten-Leur en Woensdrecht (namens de griffierskring West-Brabant). Bestuurlijke begeleiding vond plaatst door de burgemeesters van Breda, Woensdrecht en Zundert. Voor het actualiseren van de nota Verbonden Partijen blijven voornoemde ambtelijke en bestuurlijke begeleidingscommissie actief. De daadwerkelijke actualisering van de nota Verbonden Partijen wordt uitgevoerd door een groep vakambtenaren uit de diverse gemeenten in WestBrabant.

7

Het besluit van de raad over dit voorstel wordt via de daarvoor geëigende kanalen kenbaar gemaakt.

Rucphen, 23 maart 2021 Burgemeester en wethouders van Rucphen, de secretaris,

de burgemeester,

drs. S. Michielse.

mr. M. van der Meer Mohr.

Bijlage(n): a. Conceptbesluit Ter inzage voor raadsleden: b. Complete evaluatie van de huidige Nota verbonden partijen die reeds regionaal is toegezonden.