09.0. Beleidsnota rechtmatigheidsverantwoording

Beleidsnota rechtmatigheidsverantwoording De raad van de gemeente Rucphen; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 22 augustus 2023; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, artikel 10 van de Financiële verordening Rucphen, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV; BESLUIT vast te stellen de: Beleidsnota rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 1. Begripsbepalingen Rechtmatigheidsverantwoording: verantwoording door het college dat aan de baten, lasten en balansmutaties ten grondslag liggende financiële beheershandelingen in lijn met wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Begrotingscriterium: criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de baten en lasten, de mutaties van de reserves en de investeringskredieten, zoals die door de raad zijn geautoriseerd via de (bijgestelde) begroting of op een andere wijze, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten komen. Normenkader: de inventarisatie van de voor de financiële rechtmatigheid en getrouwheid relevante wet- en regelgeving, verordeningen en besluiten van hogere overheden en van de gemeente zelf. Fouten: fouten bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet correct en of onvolledig is nageleefd. Onduidelijkheden: onduidelijkheden die tijdens de controle en de vaststelling van de rechtmatigheid ontstaan door het ontbreken van controle-informatie of door mogelijke tegenstrijdige interpretaties van feiten en juridische normen. Het college kan hierdoor in het kader van de verantwoording niet aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet.

Verantwoordingsgrens: een door de gemeenteraad vastgesteld percentage van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Rapportagegrens: een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven in een werkproces geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opgenomen en toegelicht moeten worden in de paragraaf bedrijfsvoering.

2

Artikel 2. Doelstellingen De beleidsnota rechtmatigheid van de gemeente dient tot: 1.

het benoemen van de uitgangspunten voor de begrotingsrechtmatigheid;

2.

het vaststellen van de verantwoordingsgrens bij de rechtmatigheidstoetsing;

3.

het vaststellen van de rapportagegrens bij de rechtmatigheidstoetsing;

4.

het benoemen van de verantwoordelijkheden binnen de rechtmatigheidstoetsing.

Artikel 3 Uitgangspunten begrotingsrechtmatigheid Met betrekking tot de toetsing van de begrotingsrechtmatigheid en toepassing van het begrotingscriterium worden de volgende uitgangspunten bepaald: 1.

De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting (het gaat hierbij om de baten en lasten op programmaniveau, de investeringskredieten en de mutaties van reserves) door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5 van de financiële verordening.

2.

Bij investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag (€10.000). Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

3.

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a.

er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

b.

er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;

c.

de overschrijding gecompenseerd wordt door een onttrekking uit een bestemmingsreserve of voorziening, mits de bestemmingsreserve of voorziening ook betrekking heeft op het desbetreffende programma en de bestemmingsreserve of voorziening toereikend is.

4.

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

5.

Begrotingsonrechtmatigheden op geactiveerde uitgaven (investeringen), waarvan de gevolgen zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in het jaar zelf of in volgende jaren, zijn onrechtmatig en tellen in het jaar van investeren mee in het rechtmatigheidsoordeel.

6.

Begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd na afloop van het verantwoordingsjaar betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing), tellen niet mee in het rechtmatigheidsoordeel. Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na afloop van het verantwoordingsjaar aan het licht komen.

7.

Mutaties in reserves die niet zijn gedekt door een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit worden als onrechtmatig beoordeeld.

Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren De overheveling van budgetten tussen begrotingsjaren maakt ook onderdeel uit van de begrotingsrechtmatigheid en wordt bij geconstateerde afwijkingen op de hiervoor vastgestelde voorwaarden meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel. De overheveling van budgetten naar het volgende dienstjaar vindt plaats door middel van de vorming van een reserve restantbudgetten.

3

Daarbij gelden de volgende richtlijnen die in acht moeten worden genomen. Afwijkingen van deze richtlijnen c.q. bepalingen worden beoordeeld als rechtmatigheidsfouten (begrotingscriterium). Overheveling in het jaar volgend op het verantwoordingsjaar (jaarrekening) De over te hevelen budgetten kunnen door het college ook meegenomen worden in het bestemmingsvoorstel bij de jaarrekening, onder de bovengenoemde voorwaarden, met dien verstande dat pas na instemming van de raad het college de over te hevelen budgetten mag besteden. Bovendien zal het college als toelichting op het voorstel gemotiveerd moeten aangeven waarom de overheveling niet in het verantwoordingsjaar zelf nog kon worden meegenomen.

Artikel 4 Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens voor afwijkingen (zowel fouten als onduidelijkheden) is 1 % van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij niet bij elkaar opgeteld.

Artikel 5 Rapportagegrens In de jaarrekening worden afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) gerapporteerd en nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering voor zover deze in het betreffende werkproces de rapportagegrens van € 100.000 te boven gaan. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij niet bij elkaar opgeteld.

4

Artikel 6 Verantwoordelijkheden rechtmatigheidstoetsing De verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheidstoetsing van de gemeente staan in de volgende tabel gedefinieerd. Functie Gemeenteraad

Verantwoordelijkheid •

stelt jaarlijks het normenkader vast

•

stelt de te hanteren uitgangspunten begrotingscriteria vast

Auditcommissie

•

stelt de verantwoordingsgrens vast

•

stelt de rapportering grenst vast

•

adviseert de gemeenteraad over de uitgangspunten, de kaders en vastlegging in de beleidsnota rechtmatigheidsverantwoording

Accountant

•

Beoordeelt bij de jaarrekeningcontrole een juiste totstandkoming en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording

College B&W

•

zorgt voor een systeem van (verbijzonderde) interne controles waarin rechtmatigheidstoetsing plaats vindt

•

rapporteert aan de gemeenteraad over de uitkomsten van de rechtmatigheidstoetsing

•

neemt een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening

Concern Control

•

voert in opdracht van het college de (verbijzonderde) interne controles uit waar de rechtmatigheidstoetsing onderdeel van uitmaakt

•

stemt met de accountant de uitkomsten en bevindingen van de in de (verbijzonderde) interne controles opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording af

•

adviseert het managementteam en het college over de uitkomsten en bevindingen van de werkzaamheden, waarbij de afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor het adequaat opvolging geven aan de bevindingen uit de controle werkzaamheden.

5

Artikel 7 Intrekken van het controleprotocol Het ‘Controleprotocol gemeente Rucphen, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 3 juni 2010, wordt ingetrokken.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel 1.

Deze Beleidsnota rechtmatigheid treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2.

Deze nota wordt aangehaald als ‘Beleidsnota rechtmatigheidsverantwoording gemeente Rucphen’.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Rucphen in zijn openbare vergadering van 27 september 2023, de griffier,

de voorzitter,

J.J.H. Lahaije.

mr. M. van der Meer Mohr.