08d bijlage 1 Verbeterplan Archiefbeheer RBL West-Brabant

Verbeterplan archieftoezicht Gemeenschappelijke Regeling schoolverzuim en VSV regio West-Brabant Datum opgesteld: 14-03-2022 Meest recente datum bijgewerkt: 04-06-2024 NR. KPI

Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico

Prioriteit Omschrijving eindresultaat (oplossing)

0. 17 0.3

Algemeen Acties vanuit toezicht oordeel Informatie- en Archiefbeheer IBT

Middel

2

1. 3 1.1

KPI 1 Lokale regelingen Onduidelijkheid over inrichting, taken en verantwoordelijkheiden Informatie- en Archiefbeheer binnen de gemeenschappelijke regeling

Middel

19 1.2

Geen vastgelegde afspraken over archiefbeheer Hoog tussen DCM en RBL

Aanpak op hoofdlijnen

Actiehouder

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in %

Realisatie Eventueel korte toelichting of status voortgang activiteit

Tijdig voldoen aan de gevraagde acties van IBT Uiterlijk 15 juli 2024 ontvangt het IBT graag Ketenmanager een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2023 dat is toegestuurd aan de colleges en de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. De stukken bevatten in elk geval: •een volledig verslag informa)e- en archiefbeheer over 2023; •een apart, actueel en concreet (SMART) verbeterplan; •de begeleidende brief van uw dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur; •een begeleidende brief uw dagelijks bestuur aan ons college van Gedeputeerde Staten.

Toezichtsverslag 2022

Q1 2023

2

In geactualiseerde Gemeenschappelijke Regeling is een archiefparagraaf, gebaseerd op de handreiking Inrichting Informatie- en Archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgenomen.

• Neem bij de herziening en actualisering van de GR ook de archiefparagraaf mee en doe dit op basis van de handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden • Stel als tussentijdse oplossing DVO op

Ketenmanager en DCM

Toezichtsverslag 2021

Q1 2022

1

Vastgestelde en getekende DVO

Stel de concept dienstverleningsovereenkomst (DVO) vast en laat deze ondertekenen door de GR en team DCM van gemeente Breda.

Ketenmanager en DCM

Toezichtsverslag 2022 Toezichtsverslag 2023

Q1 2023

1-10-2024

Concept DVO ligt bij ketenmanager ter goedkeuring om verder proces in te brengen.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

1-9-2024

Afstemmen met archivaris wie als secretaris van het dagelijks bestuur gezien moet worden. Op dit moment is deze rol niet bekend binnen het RBL.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

31-12-2024

Wordt meegenomen in periodiek overleg tussen kwaliteitsmedewerker en DCM

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

31-12-2024

Wordt meegenomen in periodiek overleg tussen kwaliteitsmedewerker en DCM

Toezichtsverslag 2024

Q2 2024

1-3-2025

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

31-12-2024

25 50 75 100 15-7-2024

Q4 2024

In het verslag leest het IBT graag op welke punten het informatieen archiefbeheer voldoet aan de gestelde eisen uit de Archiefwet en bijbehorende regelgeving en op welke punten er verbeteringen doorgevoerd gaan worden. In het verbeterplan zijn tenminste alle aanbevelingen van uw archivaris 1-op-1 overgenomen. De verbeteracties zijn concreet (SMART)beschreven waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden.

4/5/23: nav gesprek met juridisch medewerker gemeente Breda, zie artikel 18a van huidige GR. Er is dus wel een archiefparagraaf. Volstaat deze? 6/12/22: Concept DVO ligt bij RBL ter ondertekening en goedkeuring 28/7/22: Juridisch medewerker gem. Breda gemaild met vraag wie DVO - RBL zou mogen tekenen als tussentijdse oplossing. 10/6/22: programma manager aangestekd voor herziening en actualisering GR. Resultaat hiervan pas op langere termijn.

Rond de uitwerkingsafspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer bij de dienstverleningsovereenkomst af met het team Documentmanagement en laat deze vaststellen. 26 1.3

Er is geen strategisch informatieoverleg ingesteld

Middel

2

27 1.1 1.2

Archivering vindt plaats op basis van archiefverordening van gemeente Breda. Er is geen eigen archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer opgesteld Er is geen eigen beheerregeling informatiebeheer opgesteld

Middel

2

Middel

2

28 1.2

29 1.2

Er zijn geen stappen genomen met betrekking tot implementatie van de Woo

Middel

2

30 1.2

De website van de GR wordt op niet gearchiveerd KPI 2 Mensen & Middelen

Middel

2

2.

Ketenmanager Stel jaarlijks een strategisch informatieoverleg Inplannen jaarlijks overleg voordat archivaris start met opstellen in waarin afstemming plaatsvindt tussen de secretaris van het dagelijks bestuur, de toezichtsoordeel ketenmanager, de kwaliteitsmedewerker en de archivaris. Toepasselijke archiefverordening en Evalueer of de archiefverordening van de Kwaliteitsmedewerker GR / beheerregeling informatiebeheer voor RBL Gemeente Breda geschikt is voor de DCM (Recordmanager en gemeenschappelijke regeling en stel indien informatiecoach) nodig een eigen verordening op. Toepasselijke archiefverordening en Stel een eigen beheerregeling op waarin de Kwaliteitsmedewerker GR / beheerregeling informatiebeheer voor RBL taken en bevoegdheden van het beheer van DCM (Recordmanager en informatie, het strategisch informatiecoach) informatieoverleg en de Implementatieplan Woo Stel een plan op voor het implementeren Ketenmanager van de Woo. Maak met de deelnemende organisatie afspraken op het gebied van de uitvoering van de Woo. Voor de gemandateerde taken blijft de deelnemende organisaties zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de openbaarmaking in het kader van de Woo. Gearchiveerde website

Onderneem actie om de huidige website te Kwaleitsmedewerker GR duurzaam te archiveren.

Formatie kwaliteit binnen het RBL is beperkt. Er is overleg opgestart met projectleiders Woo binnen gemeente Breda met de vraag of zij kunnen ondersteunen bij implementatie binnen RBL.

31 2.3

32 2.3

Geen vastgelegde afspraken over archiefbeheer Hoog tussen DCM en RBL

3. 20 3.1

KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Inzicht in opslagomgevingen is niet actueel Middel 2 Actueel overzicht opslagomgevingen en DSP

33 3.1

Actualiseren overzicht opslagomgevingen

Middel

2

Actueel overzicht opslagomgevingen en DSP

34 3.1

Implementatie documentmanagementsysteem Middel voor beleidstaken vertraagd

2

35 3.1

Achterstand in gecontroleerde vernietiging van Hoog informatie

1

36 3.1

Blijvend te bewaren informatie (incl. metadata) Laag nog niet over te zetten naar het e-depot

3

Werkend documentmanagementsysteem voor Rond de invoering van DCM beleidstaken documentmanagementsysteem in 2024 af, zodat het informatiebeheer voor de informatie uit de beleidstaken kan worden uitgevoerd. Implementatie archiveringsmodule in JVS Rond de implementatie van de Kwaliteitsmedewerker GR functionaliteiten op het gebied van informatiebeheer in de applicatie Jeugdvolgsysteem in 2024 af. Archiefbewaarplaats voor beleidstaken (eZorg ervoor dat de blijvend te bewaren DCM depot voorziening gemeente Breda) informatie, inclusief de metadata, op geïmplementeerd termijn over te zetten is naar het e-depot.

4. KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 6 4.1.1 Geen kwaliteitssysteem voor Informatie- en archiefbeheer ingericht

Hoog

1

1

Vastgestelde en getekende DVO

In het bijwerken van de richtlijnen moet ook worden opgenomen welke stappen medewerkers van de verschillende gemeenten moeten volgen met betrekking tot informatiebeheer. Controleer of de taken op het gebied van Ketenmanager en DCM informatiebeheer voor de beleids-, bedrijfsvoerings- en uitvoeringstaken goed zijn beschreven in de conceptuitwerkingsafspraken van de dienstverleningsovereenkomst. Zorg ervoor dat de afspraken zo SMART mogelijk zijn.

Werkafspraken tussen RBL en Team Documentmanagement zijn geformaliseerd

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

1-10-2024

• Actualiseer (indien nodig) het overzicht Ketenmanager en DCM van digitale en fysieke opslagomgevingen (Recordmanager) (informatie-systemen) van de GR. • Actualiseer (indien nodig) de vastgelegde afspraken met betrekking tot de archivering in het Documentair Structuurplan (DSP). • Neem bovenstaande punten mee in het periodiek overleg tussen GR en team DCM.

Toezichtsverslag 2022

Q1 2023

Ketenmanager en DCM Actualiseer het overzicht van digitale en fysieke opslagomgevingen (Recordmanager) (informatiesystemen) van de gemeenschappelijke regeling en lever deze voor 15 juli 2024 aan bij de interbestuurlijk toezichthouder. Neem zowel de digitale als de fysieke informatieobjecten op in het overzicht. Denk ook aan applicaties die voor specifieke processen worden gebruikt en aan e-mailboxen, Microsoft 365, netwerkschijven en het gebruik van WhatsApp.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

15-7-2024

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

31-12-2024

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

1-8-2024

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

1-8-2025

• Stel een DVO op tussen RBL en Team Ketenmanager en Toezichtsverslag Documentmanagement om werkafspraken Kwaliteitsmedewerkers DCM 2021 te formaliseren Toezichtsverslag Leg de werkafspraken die met het team 2023 Documentmanagement zijn gemaakt vast op papier. Toets samen met team Documentmanagement structureel of het informatiebeheer voor de beleids- en bedrijfsvoeringstaken volgens de afspraken wordt uitgevoerd. Evalueer periodiek of gemaakte afspraken actueel zijn en pas ze waar nodig aan.

Q3 2022

Zie ook nr. 19

Q4 2024

Q3 2024

6/12/2022: DVO is in concept opgesteld. Ter ondertekening aangeboden aan ketenmanager Termijn aangepast naar Q4 2022

7 4.1.2

Middel

2

Kwaliteitssysteem met betrekking tot leerlingdossiers in JVS is opgesteld en geborgd

• Inrichten JVS volgens geldende normen Kwaliteitsmedewerkers GR informatie- en archiefbeheer. en DCM • Inrichten periodieke steekproeven en bijsturingsacties om te checken of inrichting JVS voldoet

Toezichtsverslag 2021

Q2 2022

Q4 2024

3/5/2023: bestuurlijk akkoord voor aanschaf archiveringsmodule in JVS. Naar verwachting komt deze na de zomer beschikbaar. Inrichting van de module en daaropvolgend de steekproeven vinden daarna plaats. Naar aanleiding hiervan deadline aangepast naar Q4 2023 6/12/2022: Er wordt een memo opgesteld voor het bestuur van RBL om de ar-chiefmodule van JVS aan te schaffen. Het kwaliteitssysteem wordt nader uitgewerkt in de op te stellen DVO tussen RBL en team DCM Afspraak met leverancier van het Jeugd Volg Systeem (JVS) staat gepland op donderdag 29 september 2022. Hierbij wordt gekeken naar de RM-functionaliteiten JVS. Indien deze niet voldoen worden concrete afspraken gemaakt met leverancier JVS om de RM functionaliteiten te laten voldoen aan geldende normen informatie- en archiefbeheer

8 4.1.3

21 4.2

Middel

Mogelijk geen geborgd kwaliteitssysteem

2

Middel

Kwaliteitssysteem met betrekking tot archivering van beleidsstukken is opgesteld en geborgd

Toezichtsverslag • Systeem Corsa implementeren binnen RBL Ketenmanager en Kwaliteitsmedewerkers DCM 2021 • Binnen RBL werkafspraken / instructie maken over archivering van deze stukken • Inrichten periodieke steekproeven en bijsturingsacties om te checken of inrichting Corsa voldoet

Q2 2022

Q3 2024

2 Kwaliteitssysteem met betrekking tot archivering van beleidsstukken is opgesteld en geborgd

Borg het kwaliteitssysteem voor het Ketenmanager en Toezichtsverslag informatiebeheer en archivering: Kwaliteitsmedewerkers DCM 2022 • Doe dit voor de processen met betrekking tot de archivering en vernietiging van de leerling dossiers in het JVS. Plan hiervoor jaarlijks een overleg en afstemmingsmoment. • Doe dit ook voor de afspraken die gemaakt zijn met team DCM voor wat betreft de archivering van de beleidsstukken. Plan hiervoor jaarlijks een overleg en afstemmingsmoment. Stel normen vast waaraan het Toezichtsverslag

Q1 2023

Q3 2024

37

informatiebeheer dat uitgevoerd wordt voor de uitvoeringstaken van de gemeenschappelijke regeling moet voldoen en neem daarmee de eisen van de verschillende deelnemers mee. Evalueer periodiek of gemaakte afspraken actueel zijn en pas ze waar nodig aan.

25/4/23: systeem Corsa wordt ingezet voor meerdere GR'en waar gemeente Breda aan deelneemt. RBL heeft eerste uitleg over het systeem gehad. Er wordt nog gewerkt om een koppeling te maken tussen binnenkomende post en JVS (lukt dit niet, dan mogelijk Corsa hiervoor gebruiken?). Naar verwachting is systeem eind mei gereed voor gebruik. Hierdoor deadline aangepast naar Q3 2023.

Q2 2024

2023

5. 9 5.1

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Digitale archivering niet ingeregeld Middel 2 Toegankelijk digitaal archief per onderwerp

• Inregelen digitale archivering

Recordmanager DCM

Toezichtsverslag 2021

Q2 2022

Q4 2024

6/12/2022: Digitale archivering wordt verder vorm geegeven bij aanschaf en in gebruik name va narchiveringsmodule van JVS. Daarom deadline aangepast naar Q4 2022.

11 5.3

Onduidelijkheid of gemaakte afspraken met betrekking tot archivering in DSP nog actueel zijn (zie ook KPI 3)

Middel

2

DSP op orde als basis voor de digitale archivering

• Actueel houden van vastgelegde Ketenmanager en afspraken met betrekking tot de archivering Recordmanager DCM in het Documentair Structuurplan (DSP)

Toezichtsverslag 2021

Q2 2022

Q4 2024

6/12/2022: Periodiek overleg (minimaal 4x per jaar) ingepland tussen Kwaliteitsmedewerker RBL en Recordmanager DCM. De opslagomgevingen zijn vast onderdeel van het op te stellen informatiebeheerplan.

22 5.5

Digitale archivering bestuurlijke stukken niet ingeregeld

MIddel

2

Toegankelijk digitaal archief per onderwerp

• Zorg dat in 2023 de digitale archivering van de bestuurlijke stukken is gerealiseerd in het Corsa DMS met ondersteuning van team DCM van gemeente Breda.

Recordmanager DCM

Toezichtsverslag 2022

Q1 2023

Q4 2024

38 5.7

Digitale archivering bestuurlijke stukken niet ingeregeld

Middel

2

Toegankelijk digitaal archief per onderwerp

Rond de implementatie van het Recordmanager DCM documentmanagementsysteem in 2024 af, zodat het informatiebeheer voor informatie uit de beleidstaken opgepakt kan worden.

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

31-12-2024

39 5.7

Niet voldoen aan Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Middel

2

Metadata voldoet aan het MDTO

Zorg dat de metadata die worden Recordmanager DCM vastgelegd in het documentmanagementsysteem en het jeugdvolgsysteem voldoen aan het Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO).

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

1-3-2025

40 5.9

Nog niet vastgelegd dat gebruik gemaakt wordt Middel van voorkeursformaten van het Nationaal Archief

2

In DVO is vastgelegd dat gebruik gemaakt wordt van voorkeursformaten van het Nationaal Archief

Leg in de uitwerkingsafspraken van de dienstverleningsovereenkomst met de Gemeente Breda vast dat er gebruikgemaakt wordt van de handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Controleer periodiek of er hier in de dagelijkse praktijk ook naar gehandeld wordt en leg vast wanneer er van de handreiking wordt afgeweken en andere voorkeursformaten worden gebruikt.

Ketenmanager en Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerkers DCM 2023

Q2 2024

41 5.9

Voorkeursformaten nog niet afgestemd voor uitvoeringstaken

2

Vastgelegde afspraken over gebruik voorkeursformaten voor uitvoeringstaken

Stem voor de uitvoeringstaken met de verschillende deelnemers af welke voorkeursformaten er gebruikt worden in het Jeugdvolgsysteem en leg dit vast.

Kwaliteitsmedewerker GR

Toezichtsverslag 2023

Q2 2024

• Ga samen met team DCM in 2023 na of het supplement van het generieke handboek vervanging nog aangepast moet worden. 2 Ingeregeld vernietigingsproces en voldoen aan • Bepalen van bewaartermijn op basis van wetgeving Archiefwet en AVG de selectielijst: inrichten vernietigingsproces voor leerling dossiers JVS

DCM en Kwaliteitsmedewerker GR

Toezichtsverslag 2022

Q1 2023

Q4 2024

Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerker GR / 2021 Recordmanager DCM

Q3 2021

Q3 2024

Middel

6. KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 23 6.3.1 Laag 4 Voldoen aan archiefwet

14 6.4.1 Vernietigingsproces is nog niet ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

Middel

Q3 2024

1-8-2024

6/12/2022: Met in gebruik name archiveringsmodule is vernietiging conform Archiefwet geregeld. Afspraak met leverancier JVS staat gepland op 29 september 2022.

15 6.4.2

Middel

2 Systeem is up to date en voldoet aan wetgeving • Inregelen van bewaartermijn en proces vernietiging JVS. Systeem up daten en verwerken.

Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerker GR / 2021 Recordmanager DCM

Q3 2021

Q3 2024

6/12/2022: Met in gebruik name archiveringsmodule is vernietiging conform Archiefwet geregeld. Afspraak met leverancier JVS staat gepland op 29 september 2022.

24 6.4.3

16 6.5

Middel

2 Ingeregeld vernietigingsproces en voldoen aan • Regel in 2023 de archivering en wetgeving Archiefwet en AVG vernietiging verder in voor het JVS als de archiefmodule wordt geïmplementeerd.

Vernietigingsproces voor beleidsstukken is nog Middel niet ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

2 Voldoen aan Archiefwet en borgen van een toegankelijk archief

Middel

2 Voldoen aan Archiefwet en borgen van een toegankelijk archief

25 6.5.1

Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerker GR / 2022 Recordmanager DCM

Q3 2023

Q4 2024

• Vernietigingsprocedure inregelen voor de Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag Recordmanager DCM 2021 beleidsstukken die niet blijvend te bewaren zijn

Q3 2021

Q4 2024

• Vernietigingsprocedure inregelen voor de Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag beleidsstukken die niet blijvend te bewaren Recordmanager DCM 2022 zijn Toets of de generieke beschrijving van de DCM en Toezichstverslag Gemeente Breda voor het Kwaliteitsmedewerker GR 2023 vervangingsproces bij de gemeenschappelijke regeling afdoende is.

Q1 2023

42 6.1

Vervangingsproces behoeft mogelijk specifiekere beschrijving

Laag

4 Voldoen aan archiefwet

43 6.3

Vernietigingsproces is nog niet ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

Middel

2 Ingeregeld vernietigingsproces en voldoen aan Zorg dat bewaartermijnen en wetgeving Archiefwet en AVG selectiegrondslagen uit de van toepassing zijnde selectielijsten zijn opgenomen in de systemen en gekoppeld zijn aan de werkprocessen en resultaten.

44 6.4

Vernietigingsproces voor beleidsstukken is nog Middel niet ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving Vernietigingsproces is nog niet ingericht Middel waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

2 Voldoen aan Archiefwet en borgen van een toegankelijk archief

Vernietigingsproces is nog niet ingericht waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving

45 6.4

46 6.4

Middel

Beleidsstukken worden opgeslagen in het DMS van de gemeente Breda Corsa. Vernietigingsprocedure Is ingeregeld conform weten regelgeving, inclusief duurzame toegankelijkheid. Corsa komt vermoedelijk eind mei 2023 beschikbaar voor RBL Q4 2024

Q2 2024

1-8-2025

Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerker GR / 2023 Recordmanager DCM

Q2 2024

1-8-2025

Regel de vernietigingsprocedure in voor de informatie uit de beleidstaken die niet blijvend te bewaren is. 2 Ingeregeld vernietigingsproces en voldoen aan Regel de vernietigingsprocedure in voor de wetgeving Archiefwet en AVG informatie uit de uitvoeringstaken die niet blijvend te bewaren is.

Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag Recordmanager DCM 2023

Q2 2024

31-12-2024

Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerker GR / 2023 Recordmanager DCM

Q2 2024

1-8-2025

2 Ingeregeld vernietigingsproces en voldoen aan Werk in 2024 eventuele achterstanden in wetgeving Archiefwet en AVG de vernietiging volgens de gestelde procedure weg.

Secretariële ondersteuning / Toezichtsverslag Kwaliteitsmedewerker GR / 2023 Recordmanager DCM

Q2 2024

1-8-2025