07c Evaluatie Rekenkamer gemeente Rucphen

Memo Aan:

Gemeenteraad

Van:

Raad van Advies Rekenkamer

Datum:

14 januari 2026

Betreft:

Evaluatie gezamenlijke Rekenkamer Rucphen en Zundert

De Rekenkamer verricht onderzoek naar en adviseert aan de raad over de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. De raden van Rucphen en Zundert hebben in 2024 besloten een gezamenlijke Rekenkamer te starten. Daartoe is een aanbestedingsprocedure gestart en is een directeur geworven. Op 1 juni 2024 zijn de gemeenten Rucphen en Zundert gezamenlijk een overeenkomst aangegaan met Partners en Pröpper te Noordwijk. Daarnaast is een gemeenschappelijke regeling in het leven geroepen. De overeenkomst met Partners en Pröpper eindigt van rechtswege op 30 juni 2026. In de overeenkomst is een bepaling opgenomen dat ten minste vier maanden voor afloop van de overeenkomst de contractpartijen aangeven de overeenkomst al dan niet te willen verlengen. Dat betekent dat de gemeenteraad een besluit dient te nemen over het al dan niet verlengen van de overeenkomst met de Rekenkamer. Voordat de raad dat doet vindt er een evaluatie plaats. Raad van Advies Er is een raad van advies voor de Rekenkamer waarin twee leden van de gemeenteraad van Zundert en twee leden van de gemeenteraad van Rucphen zitting nemen. De gemeenteraden kiezen deze twee leden uit hun midden. De raad van Advies heeft zodoende vier leden. De raad van advies benoemt de voorzitter uit zijn midden.

De leden van de raad van advies vertegenwoordigen de gemeenteraden van de eigen gemeente richting de Rekenkamer, zonder last. Namens Rucphen zijn de raadsleden Van den Beemd en Vissenberg lid. De raad van advies onderhoudt de contacten tussen de raad en de Rekenkamer. Zij overlegt met de Rekenkamer en maakt afspraken over het onderzoeksprogramma, de onderzoeksopzet, de urenraming, inclusief verdeling van onderzoeksuren naar rato van de jaarlijkse bijdrage, verdeeld over de deelnemende gemeenten, het beheer van budgetten en het doen van extra onderzoek. De raad van advies brengt indien nodig verslag uit aan de raden. De raad evalueert het functioneren van de Rekenkamer tenminste eenmaal per vier jaar, uiterlijk in de maand voor de gemeenteraadsverkiezingen. De raad van advies bereidt de evaluatie voor. Deze evaluatie en de daarbij horende bevindingen van de Raad van Advies ligt nu voor. De raad van advies heeft in de evaluatie zes hoofdcriteria benoemd en die met subcriteria en bijbehorende indicatoren gepoogd te beoordelen:

2

1. Onafhankelijkheid & Governance Subcriterium Formele onafhankelijkheid Functionele onafhankelijkheid Samenstelling & deskundigheid

Indicatoren Gemeenschappelijke regeling is actueel en sluit aan op Reglement van Orde van de raad en de Gemeentewet; Budget is toereikend. Rekenkamer bepaalt zelf onderzoeksonderwerpen; geen ongewenste beïnvloeding door raad, college of ambtelijke organisatie. De rekenkamer beschikt over relevante expertise; er is voldoende diversiteit in vaardigheden.

2. Strategie & Onderwerpselectie Subcriterium Relevantie van onderwerpen Transparantie van selectieproces

Indicatoren Onderwerpen sluiten aan op maatschappelijke opgaven en risico’s; raad ervaart onderwerpen als waardevol. Criteria voor onderwerpselectie zijn openbaar en helder en worden toegepast. Er is sprake van een adequate mix van diepgaande onderzoeken, quick Balans in onderzoekstypen scans en opvolgingsonderzoeken. 3. Onderzoeksproces & Methodiek Subcriterium Kwaliteit van onderzoeksopzet Uitvoering & dataverzameling Kwaliteitsborging

Indicatoren Heldere probleemstelling; passende methoden; onderzoek sluit aan op het doel van een rekenkamer; planning realistisch. Zorgvuldige omgang met bronnen; hoor en wederhoor; transparante verantwoording van keuzes. Interne review; externe toetsing waar nodig; naleving van kwaliteitscriteria (Nederlandse vereniging van rekenkamers).

4. Productkwaliteit (Rapporten & Communicatie) Subcriterium Helderheid & toegankelijkheid Bruikbaarheid van aanbevelingen Communicatie & presentatie

Indicatoren Rapporten zijn begrijpelijk voor raadsleden; conclusies logisch onderbouwd; visuele ondersteuning waar passend. Aanbevelingen zijn concreet, uitvoerbaar en gericht op verbetering. Heldere presentatie aan de raad; goede timing; actieve toelichting op bevindingen.

5. Impact & Opvolging Subcriterium Opvolging van aanbevelingen Waardering door stakeholders Bijdrage aan besluitvorming

Indicatoren College en organisatie nemen aanbevelingen aantoonbaar over; rekenkamer monitort opvolging. Raad, college en ambtelijke organisatie ervaren de rekenkamer als waardevol en professioneel. Onderzoeken leiden tot debat, beleidsaanpassingen of verbeteracties.

3

6. Organisatie & Bedrijfsvoering Subcriterium

Indicatoren Middelen worden doelmatig ingezet; planning wordt gehaald; overhead is Efficiëntie beperkt. Griffie-ondersteuning is adequaat; toegang tot data en systemen is Ondersteuning & faciliteiten geregeld. Continuïteit & Duidelijke afspraken over vervanging, archivering, beveiliging en risicobeheersing kennisborging. Zie volgende pagina voor de beoordelingsmatrix. Eindoordeel De raad van advies komt bij het evalueren van bovenstaande criteria tot een eindoordeel. Dat eindoordeel luidt als volgt: De gemeenteraad wordt geadviseerd om: de overeenkomst met de organisatie die voorziet in de huidige directeur Rekenkamer, namelijk Partners en Pröpper te Noordwijk, voor een periode van 2 jaar te verlengen.

4

Hoofdcriterium

Sub criterium

Indicatoren

Beoordeling Helemaal niet van toepassing

Onafhankelijkheid & Governance

Formele onafhankelijkheid Functionele onafhankelijkheid Samenstelling & deskundigheid

Strategie & onderwerpselectie

Relevantie van onderwerpen Transparantie van selectieproces Balans in onderzoekstypen

Onderzoeksproces & Methodiek

Kwaliteit van onderzoeksopzet Uitvoering & dataverzameling Kwaliteitsborging

Productkwaliteit (Rapporten & communicatie)

Helderheid & toegankelijkheid

Gemeenschappelijke regeling is actueel en sluit aan op Reglement van Orde van de raad en de Gemeentewet; Budget is toereikend. Rekenkamer bepaalt zelf onderzoeksonderwerpen; geen ongewenste beïnvloeding door raad, college of ambtelijke organisatie. De rekenkamer beschikt over relevante expertise; er is voldoende diversiteit in vaardigheden. Onderwerpen sluiten aan op maatschappelijke opgaven en risico’s; raad ervaart onderwerpen als waardevol. Criteria voor onderwerpselectie zijn openbaar en helder en worden toegepast. Er is sprake van een adequate mix van diepgaande onderzoeken, quick scans en opvolgingsonderzoeken. Heldere probleemstelling; passende methoden; onderzoek sluit aan op het doel van een rekenkamer; planning realistisch. Zorgvuldige omgang met bronnen; hoor en wederhoor; transparante verantwoording van keuzes. Interne review; externe toetsing waar nodig; naleving van kwaliteitscriteria (Nederlandse vereniging van rekenkamers). Rapporten zijn begrijpelijk voor raadsleden; conclusies logisch onderbouwd; visuele ondersteuning waar passend.

Niet van toepassing

Van toepassing

Helemaal van toepassing X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5 Bruikbaarheid van aanbevelingen Communicatie & presentatie Impact & Opvolging

Opvolging van aanbevelingen Waardering door stakeholders Bijdrage aan besluitvorming

Organisatie & bedrijfsvoering

Efficiëntie Ondersteuning & faciliteiten Continuïteit & risicobeheersing

X

Aanbevelingen zijn concreet, uitvoerbaar en gericht op verbetering. Heldere presentatie aan de raad; goede timing; actieve toelichting op bevindingen. College en organisatie nemen aanbevelingen aantoonbaar over; rekenkamer monitort opvolging. Raad, college en ambtelijke organisatie ervaren de rekenkamer als waardevol en professioneel.

X X

X

X Onderzoeken leiden tot debat, beleidsaanpassingen of verbeteracties. Middelen worden doelmatig ingezet; planning wordt gehaald; overhead is beperkt. Griffie-ondersteuning is adequaat; toegang tot data en systemen is geregeld. Duidelijke afspraken over vervanging, archivering, beveiliging en kennisborging.

X X X

Onafhankelijkheid & Governance: Algemeen: De onafhankelijkheid en governance was gewaarborgd doordat vooraf werd gekozen voor een bepaalde insteek: Raad van Advies uit de twee gemeenten en een onafhankelijke Rekenkamer, in die zin dat de keuze voor de onderwerpen in samenspraak met Raad van Advies (die input ophaalde uit de respectievelijke gemeenteraden) werden gemaakt maar dat de Rekenkamer onafhankelijk is in de wijze van onderzoek en rapportage van bevindingen. Er vindt geen sturing of beïnvloeding plaats vanuit de gemeenten. Strategie & onderwerpselectie: Doordat Raad van Advies en Rekenkamer samen bepalen waarnaar onderzoek wordt gedaan, waarbij de relevantie van het onderwerp voor de gemeente prioriteit is, zijn de onderzoeken voor de gemeenten altijd waardevol. Onderzoeksproces & Methodiek. Naar oordeel van de Raad van Advies is de wijze van onderzoek goed geweest, met gebruikmaking van bronnen en door het doen van interviews. Er is ook een onderzoeksmethodiek gehanteerd die vertrouwen gaf. Productkwaliteit (Rapporten & communicatie): Kwaliteit van de rapportage was goed, de presentatie in de Gemeenteraad had beter gekund, met wat meer toelichting op de presentatie. Aanbevelingen waren wel duidelijk. Impact & Opvolging: Er is één rapport opgeleverd met conclusies & aanbevelingen: deze zijn meegenomen in het nieuwe beleid op gebied van particpatie.

6 Organisatie & bedrijfsvoering: Geen bijzondere opmerkingen: met het beperkte budget worden in de onderzoeksperiode 2 onderzoeken gedaan (het tweede onderzoek is in voorbereiding). Communicatie met Rekenkamer en griffie ondersteuning loopt goed. Opmerkingen: Bij Organisatie & Bedrijfsvoering zijn enkele zaken vermeld die nog niet te beoordelen zijn, vandaar de duiding “niet van toepassing”. Verder vragen we aandacht voor de planning in algemene zin bij toekomstige onderzoeken.