07b Overeenkomst Gezamenlijke Rekenkamer

Overeenkomst tussen Gemeente Rucphen Gemeente Zundert en Partners+Pröpper Noordwijk B.V. ten behoeve van de opdracht ‘Gezamenlijke Rekenkamer’

Kenmerk: K010411

2

De ondergetekenden: Gemeente Rucphen, gevestigd en kantoorhoudende te (4715RW) Rucphen aan Binnentuin 1, te dezen ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw Mr. M. van der Meer Mohr in de hoedanigheid van burgemeester, Gemeente Zundert, gevestigd en kantoorhoudende te (4881CN) Zundert aan Markt 1, te dezen ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw J.G.P. Vermue in de hoedanigheid van burgemeester, hierna te noemen: “Opdrachtgevers”. en Partners+Pröpper Noordwijk B.V., gevestigd te (2201CZ) Noordwijk aan de 's-Gravendijckseweg 60, rechtsgeldigvertegenwoordigd door de heer Ing. P. Struik MBA in de hoedanigheid van directeur, hierna te noemen: “Opdrachtnemer”. Tezamen aan te duiden als: “Partijen”. Overwegende: a. dat de Opdrachtgevers deze overeenkomst hebben aanbesteed door middel van een Europese openbare aanbestedingsprocedure ‘Gezamenlijke Rekenkamer’ met kenmerk K010411, welke gepubliceerd is op www.tenderned.nl d.d. 4 maart 2024; b. dat de eisen voor het indienen van de inschrijving en de uitvoering van de opdracht zijn vastgelegd in het Beschrijvend document inclusief bijlagen, programma van eisen en nota van inlichtingen inzake de aanbesteding ‘Gezamenlijke rekenkamer’ met kenmerk K010411 d.d. 4 maart 2024, hierna te noemen: Beschrijvend document; c.

dat de inschrijving van de Opdrachtnemer naar aanleiding van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure als inschrijving de gegunde inschrijver is op basis van de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding; d. dat de Opdrachtgevers aan de Opdrachtnemer de opdracht hebben verstrekt voor de volledige dienstverlening zoals omschreven in het Beschrijvend document, inclusief de bijlagen, de bijbehorende Nota’s van Inlichtingen en eventuele toekomstige werkafspraken; e. dat Partijen de nadere voorwaarden voor deze opdrachtverstrekking, in deze Overeenkomst wensen vast te leggen. Artikel 1 Algemene bepalingen 1.1 Deze Overeenkomst is het resultaat van een gezamenlijk aanbestedingstraject van de gemeente Rucphen en de gemeente Zundert. 1.2 Deze Overeenkomst heeft ten doel de te leveren dienstverlening conform alle voorwaarden en eisen zoals gesteld in de documenten genoemd om de rechtsverhouding vast te stellen. 1.3 Kennisgevingen die Partijen op grond van deze Overeenkomst aan elkaar doen, dienen schriftelijk plaats te vinden. 1.4 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. Artikel 2 Opdracht 2.1 De opdracht betreft de allesomvattende dienstverlening ten aanzien van de gezamenlijke Rekenkamerfunctie.

2.2 De opdrachtverlening zal plaatsvinden conform de in het Beschrijvend document en deze Overeenkomst genoemde voorwaarden en tegen de betaling van de in deze Overeenkomst beschreven tarieven. Onderdeel van de Overeenkomst zijn de volgende documenten: a. De bepalingen in deze Overeenkomst; b. De Nota van Inlichtingen d.d. 20 maart 2024 inclusief alle bijlagen; c. Het Beschrijvend document ‘Gezamenlijke Rekenkamer’ inclusief alle bijlagen, met kenmerk K010411 d.d. 4 maart 2024; d. De Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Zundert en Rucphen 2024; Overeenkomst Gezamenlijke Rekenkamer Paraaf Opdrachtgevers:

Paraaf Opdrachtnemer:

3

e. f.

Het programma van eisen; De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Rucphen 2018, inclusief Addendum; g. De inschrijving van de Opdrachtnemer d.d. 18 april 2024 inclusief bijlagen. Indien sprake is van strijdigheid tussen bovenstaande documenten, prevaleert het document dat het hoogste in rangorde staat. Alle hierboven genoemde documenten, inclusief bijlagen, maken onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten. Artikel 3 Inkoopvoorwaarden 3.1 Op deze Overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Rucphen 2018, inclusief Addendum van toepassing, zoals deze zijn bijgevoegd bij het beschrijvend document. Deze voorwaarden maken als bijlage 3 onderdeel uit van deze Overeenkomst. Bij de inschrijving op de aanbesteding heeft de Opdrachtnemer deze inkoopvoorwaarden aanvaard. 3.2 Verkoop- en/of leveringsvoorwaarden van de Opdrachtnemer of andersluidende voorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ongeacht het moment dat deze ter hand gesteld zijn. Artikel 4 Duur van de Overeenkomst / verlenging / opzegging 4.1 De ingangsdatum van de Overeenkomst is 19 juni 2024. De Overeenkomst heeft een vaste looptijd van twee (2) jaar. De vaste looptijd van de Overeenkomst eindigt van rechtswege op 18 juni 2026. 4.2 De Overeenkomst kan twee (2) keer worden verlengd voor de duur van twee (2) jaar.

4.3 Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging. Een eventuele verlenging dient schriftelijk te worden bevestigd. De Opdrachtgevers geven tenminste vier (4) maanden voor het aflopen van de Overeenkomst schriftelijk aan of de Overeenkomst wordt verlengd. Eventuele verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden. 4.4 Wijzigingen in de Overeenkomst, alsmede aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. Artikel 5 Prijzen 5.1 De raden van de Opdrachtgevers stellen jaarlijks een gezamenlijk budget beschikbaar aan de rekenkamer voor de uitvoering van haar taken. Deze is voor 2024 gesteld op €47.000,-. De verdeling tussen de twee (2) gemeenten wordt na definitieve gunning met de Opdrachtnemer afgestemd. 5.2 Dit bedrag staat vast en kan niet worden overschreden. Facturen die het vastgestelde budget overschrijden worden door de gemeente uitdrukkelijk niet geaccepteerd. 5.3 De prijzen welke in deze Overeenkomst worden gehanteerd betreffen de jaarlijks beschikbare budgetten. 5.4 De opgegeven tarieven zijn all-in tarieven, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reis- en transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten.

Artikel 6 Facturatie en betaling 6.1 De Opdrachtnemer factureert iedere gemeente apart voor het voor die gemeente betreffende bedrag. 6.2 Facturatie geschiedt maandelijks en na goedkeuring van de Opdrachtgevers. Facturering geschiedt ná afronding van na het opleveren van een deelproduct. 6.3 De voorkeur van de gemeente Rucphen gaat uit naar het ontvangen van facturen middels Efacturatie. De E-facturen kunnen worden aangeboden via PEPPOL, de E-factuur dient te voldoen aan de SI-UBL-norm. Via het zgn. PEPPOL-netwerk kunnen E-facturen veilig naar bedrijven en overheden door heel Europa worden gestuurd. Bedrijven en overheden kunnen elkaar door middel van een (gevalideerd) PEPPOL-ID automatisch identificeren. Dit PEPPOL-ID bestaat uit een uniek ID-nummer met o.a. KvK-nr.; BTW-nr.; IBAN-adres, en eventueel OIN-nummer (=Overheidsidentificatienummer). Hierdoor wordt het versturen of ontvangen van spookfacturen moeilijker.

Overeenkomst Gezamenlijke Rekenkamer Paraaf Opdrachtgevers:

Paraaf Opdrachtnemer:

4

De leverancier dient aangesloten te zijn bij een Access Point om E-facturen via het PEPPOL-netwerk te kunnen versturen. Deze Access Points verbinden de leveranciers met het PEPPOL-netwerk. Wanneer de leverancier een E-factuur heeft (volgens SI-UBL formaat), kan deze E-factuur via het PEPPOL-netwerk gestuurd worden naar het OIN-nummer (=Overheidsidentificatienummer) van de betreffende overheidsinstantie. Vervolgens kan deze de E-factuur automatisch verwerken. De hiervoor relevante gegevens van de gemeente Rucphen zijn: BTW-nummer is: NL001522668B01 KVK-nummer is: 20164997 OIN: 00000001001522668000 IBAN: NL37BNGH0285007319 Daarnaast kunnen facturen (in pdf formaat) per e-mail verzonden worden naar factuur@rucphen.nl Op deze factuur dient het volgende te worden vermeld: • NAW gegevens van de Opdrachtnemer; • Bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens; • BTW nummer; • KvK nummer; • Factuuradres contractant; • Naam van de opdracht: “Gezamenlijke rekenkamer’’; • Kenmerk K010411; • Totaalbedrag met specificatie kosten van de geleverde producten en gerelateerde diensten; • Factuurdatum. 6.4 Facturen voor Zundert dienen digitaal ingediend te worden via: facturen@zundert.nl.

Voor een snellere afhandeling van uw factuur, vragen wij u onderstaande informatie te vermelden: • NAW-gegevens van de Opdrachtnemer; • Projectnaam: Gezamenlijke rekenkamer; • Referentie: K010411; • Omschrijving uitgevoerde (deel)opdracht(en); • Periode uitgevoerde opdracht(en); • Totaal bedrag exclusief btw; • Btw bedrag; • Totaal bedrag inclusief btw; • Verplichtingsnummer. 6.5 Bij correcte facturering en na goedkeuring door de Opdrachtgevers vindt de betaling door de Opdrachtgevers plaats binnen 30 dagen na datum ontvangst factuur, op de door de Opdrachtnemer aangegeven bankrekening. Als datum van betaling wordt aangemerkt de datum waarop de verschuldigde bedragen bij de Opdrachtgevers zijn afgeschreven. Indien de factuur niet op de juiste wijze wordt ingediend, kan dit de betalingstermijn beïnvloeden. Artikel 7 Social Return of Investment 7.1 Gemeente Rucphen en de gemeente Zundert hebben vastgesteld dat SROI toegepast dient te worden op deze opdracht. De invulling bedraagt 1% van de opdrachtwaarde. 7.2 Voor de registratie van uw SROI inspanningen maken we gebruik van softwareprogramma Wizzr. Voor toegang tot dit programma en voor ondersteuning bij de invulling van SROI, vragen wij u binnen tien (10) dagen na gunning contact op te nemen met onze Coördinator SROI, Brenda Bom.

Brenda is te bereiken via e-mailadres brenda.bom@werkpleinhartvanwest-brabant.nl of telefonisch op 06-29572650. Artikel 8 Vertrouwelijkheid 8.1 De Opdrachtnemer houdt het bestaan, de aard en de inhoud van de Overeenkomst evenals de overige bedrijfsinformatie van de Opdrachtgevers die haar uit hoofde van de relatie met de Opdrachtgevers ter kennis zijn gekomen geheim en maakt niets daarvan openbaar zonder schriftelijke toestemming van de Opdrachtgevers. Een en ander is tevens van toepassing op personeel van de Opdrachtnemer of door haar ingeschakelde derden.

Overeenkomst Gezamenlijke Rekenkamer Paraaf Opdrachtgevers:

Paraaf Opdrachtnemer:

5

Artikel 9 Toepasselijk recht en geschillen 9.1 Op deze Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De uitvoering van de opdracht dient te geschieden conform alle van toepassing zijnde wettelijke richtlijnen en regelingen. 9.2 Alle geschillen (daaronder begrepen die welke slechts door één der Partijen als zodanig worden beschouwd) die naar aanleiding van deze Overeenkomst tussen Partijen mochten ontstaan, zullen worden beslecht bij de Rechtbank Zeeland – West-Brabant te Breda. Artikel 10 Aansprakelijkheid Opdrachtnemer 10.1 De Opdrachtnemer is jegens de Opdrachtgevers aansprakelijk voor de tijdige, juiste en volledige uitvoering van de opdracht als omschreven in de documenten behorende bij de aanbesteding volgens de rangorde zoals beschreven in artikel 1.1. 10.2 De Opdrachtnemer is jegens de Opdrachtgevers aansprakelijk voor alle schade, die laatstgenoemde lijdt en die een gevolg is van een handelen of nalaten van personen, die de Opdrachtnemer met de uitvoering van de Overeenkomst belast, ongeacht of deze personen wel of niet in loondienst bij de Opdrachtnemer zijn. Onder uitvoering wordt ook verstaan de uitvoering van een gedeelte van de Overeenkomst.

10.3 Indien de Opdrachtnemer aantoonbaar niet, of niet binnen de overeengekomen tijdsduur de afspraken met betrekking tot de uitvoering van de opdracht nakomt, dan zijn de Opdrachtgevers gerechtigd van de Opdrachtnemer te eisen dat deze voor eigen rekening en risico redelijke termijn zijn contractuele verplichtingen jegens de Opdrachtgevers nakomt. Indien de Opdrachtnemer hieraan niet binnen een redelijke termijn voldoet, zullen de Opdrachtgevers de gemaakte kosten voor de inzet van extra personeel en behandelkosten op de Opdrachtnemer verhalen. 10.4 De verzekering zoals omschreven in paragraaf 4.5.3. van het beschrijvend document, waarover de Opdrachtnemer nog niet beschikt, zal de Opdrachtnemer afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst. De Opdrachtnemer zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd zijn. 10.5 De Opdrachtnemer zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de gemeente wijzigen, tenzij de gemeente hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven. Artikel 11 Algemene bepalingen 11.1 Alle correspondentie in de ruimste zin des woords tussen de Opdrachtgevers en de Opdrachtnemer vindt plaats in de Nederlandse taal.

11.2 Verplichtingen die bedoeld zijn om te werken na afronding van de Overeenkomst blijven van kracht na beëindiging van de Overeenkomst. 11.3 Deze Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen bevatten alle tussen partijen gemaakte afspraken. Aanvullingen op en wijzigingen in deze Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn opgemaakt en door alle Partijen zijn ondertekend. 11.4 Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door Partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen diensten/werken/leveringen. Artikel 12 Wijzigingen en ontbinding 12.1 Wijzigingen in de Overeenkomst zijnde niet wezenlijke wijzigingen, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen. Mondelingen mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij schriftelijk bevestigd. 12.2 Het is Opdrachtnemer verboden om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgevers rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden.

12.3 De Opdrachtgevers zijn gerechtigd de Overeenkomst tussentijds - zonder voorafgaande opzegging, ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst - direct te (laten) beëindigen, indien blijkt dat de Opdrachtnemer niet aan de Overeenkomst voldoet, of indien de Opdrachtnemer wordt overgenomen door een andere marktpartij. Overeenkomst Gezamenlijke Rekenkamer Paraaf Opdrachtgevers:

Paraaf Opdrachtnemer:

6

12.4

De Opdrachtgevers zijn niet gehouden over te gaan tot uitbetaling van een schadevergoeding, aan de Opdrachtnemer in verband met mogelijk geleden schade door deze beëindiging.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te Rucphen op 19 juni 2024.

Voor akkoord, Gemeente Rucphen

Voor akkoord, Gemeente Zundert

Mr. M van der Meer Mohr burgemeester

J.G.P. Vermue burgemeester

Handtekening

Handtekening

………………………………………………

………………………………………………

Voor akkoord, Partners+Pröpper Noordwijk B.V., Dhr. Ing. P. Struik MBA Directeur Handtekening

………………………………………………

Bijlagen Bijlage 1: Het beschrijvend document Gezamenlijke rekenkamer met kenmerk K010411 Bijlage 2: Het programma van eisen Bijlage 3: De Nota van Inlichtingen Bijlage 4: De Gemeenschappelijke regeling rekenkamer Zundert en Rucphen 2024; Bijlage 5: De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Rucphen 2018, inclusief Addendum.

Overeenkomst Gezamenlijke Rekenkamer Paraaf Opdrachtgevers:

Paraaf Opdrachtnemer: