07 RV RB Aanbesteding accountantsdiensten 2024-2027
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL Raadsvergadering 7 februari 2024
Agendanummer 07
Commissievergadering ABM 25 januari 2024
Agendanummer 07
Aanbesteding accountantsdiensten 2024-2027 Voorstel: 1. Het programma van eisen ten behoeve van de aanbesteding accountantsdiensten voor de jaren 2024-2027 vast te stellen en in te stemmen met de regionale aanbesteding van de accountantsdiensten. 2. De beoordelingscommissie, de Auditcommissie en het college van burgemeester en wethouders te mandateren alles te doen wat nodig is ter uitvoering van het programma van eisen en de aanbestedingsprocedure. 3. Ermee in te stemmen dat de uitkomsten van de aanbestedingsprocedure te zijner tijd door middel van een brief medegedeeld worden en dat vervolgens de formele aanwijzing van de accountant plaatsvindt door uw raad. 4. De door het college van burgemeester en wethouders opgelegde geheimhouding op alle bij de aanbesteding behorende stukken, op te heffen op het moment van de publicatie op TenderNed. Samenvatting: Het huidige contract met onze accountant stopt. Er dient voor het controlejaar 2024 een nieuwe aanbesteding plaats te vinden. Daarom is regionaal voor de accountantsdiensten vanaf het boekjaar 2024 tot 2027, samen met de gemeenten Halderberge, Tholen en Geertruidenberg een nieuwe Europese aanbesteding voorbereid. Dit voorstel legt de basis voor de verdere gezamenlijke Europese aanbesteding.
Uitgangspunten daarbij zijn dat er geen verdeling in percelen plaatsvindt en dat voor de gunning collectief wordt uitgegaan van de “beste prijs-kwaliteitverhouding". Motivering: In regionaal verband is door het Inkoopbureau West-Brabant (Karel) een inkooptraject opgestart om te komen tot een nieuw contract ten behoeve van de accountantsdiensten voor de jaren 20242027. De aanbestedende diensten zijn de gemeenten Halderberge, Tholen, Geertruidenberg en Rucphen. Ambtelijke vertegenwoordigers van deze partijen zijn bij het inkooptraject betrokken. Er is gezamenlijk gewerkt aan een Programma van Eisen (PvE), dat de basis is voor de Europese aanbesteding. Dit PvE is zodanig opgesteld dat het voor alle aanbestedende diensten van toepassing is. Het PvE omvat een groot aantal bepalingen en voorwaarden waaraan de inschrijvers (tenminste) moeten voldoen. Voor de opstelling van dit document heeft het vorige PvE als uitgangspunt gediend. Korte inhoud Programma van Eisen: Het PvE omvat de voorwaarden om te komen tot een (meerjarige) opdracht aan een accountant. Het is gericht op de controle van de jaarrekening overeenkomstig de wettelijke bepalingen en de bepalingen in de verordening art. 213 Gemeentewet. Nadrukkelijk wordt beschreven dat de onafhankelijkheid, onpartijdigheid en objectiviteit van de accountant van groot belang zijn.
Bij aanvullende opdrachten gedurende de looptijd van het contract, zal dan ook per opdracht getoetst worden of deze de onafhankelijkheid beïnvloedt.
2
In afzonderlijke hoofdstukken van het PvE wordt ingegaan op de vereiste uitvoering van de overeenkomst en de contractuele voorwaarden. Er worden vrij strenge eisen gesteld aan de inschrijvers. Hiermee wordt beoogd te voorkomen dat accountants die geen ervaring hebben met gemeentelijke overheden, of niet over voldoende gekwalificeerde medewerkers beschikken, toch in aanmerking zouden kunnen komen voor de opdracht. De beoordeling van de aanbiedingen geschiedt op basis van het gunningscriterium: “beste prijskwaliteitverhouding". Dit houdt in dat de inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs, de inschrijving met de “beste prijs-kwaliteitverhouding” heeft gedaan. Om tot de fictieve inschrijfprijs te komen wordt op de werkelijke inschrijfprijs een fictieve korting toegepast op grond van een viertal gunningscriteria, te weten: 1. Visie en aanpak op de jaarlijkse accountantscontrole voor opdrachtgever 2. Kennis en kunde 3. Communicatie 4. Presentatie Door deze werkwijze kan een inschrijver met een hogere werkelijke inschrijfprijs, door goed te scoren op de gunningscriteria, toch de laagste fictieve inschrijfprijs scoren en daardoor de “beste prijs-kwaliteit verhouding" hebben. De duur van de overeenkomst is vastgesteld op drie jaar, vanaf boekjaar 2024. De gewenste startdatum van de dienstverlening is 1 augustus 2024.
Het laatste boekjaar is derhalve 2026 en de afloopdatum is dan 30 juli 2027, dus na afwikkeling van de controle van de jaarrekening 2026. De overeenkomst voorziet tevens in de mogelijkheid om met twee keer één jaar te verlengen. Overigens zijn er ook mogelijkheden om, in bijzondere situaties, de overeenkomst tussentijds te beëindigen. Middelen: In de programmabegroting 2024 is, gelet op aanbestedingsresultaten in de afgelopen jaren bij andere gemeenten, rekening gehouden met de kosten ten opzichte van het huidige contract. Vooralsnog gaan we er van uit dat het huidige budget voldoende is voor de jaarlijkse kosten die voortvloeien uit de nieuwe aanbesteding. Mocht dat niet het geval zijn dan zal verhoging van het budget onontkoombaar zijn. Indien het contract wordt gegund aan een andere accountant dan de huidige, dan zal dit naar verwachting een grotere ambtelijke inzet vragen dan nu en dat kan leiden tot knelpunten en/of meerwerk. Vervolg: Indien alle aanbestedende diensten hebben ingestemd, wordt de Europese aanbestedingsprocedure feitelijk gestart door publicatie. De uiterste datum waarop de inschrijving kan plaatsvinden is bepaald op 21 maart 2024, waarna beoordeling van de inschrijvingen plaatsvindt Dit gebeurt door de beoordelingscommissie, waarin het inkoopbureau West-Brabant en vertegenwoordigers van de aanbestedende diensten zitting hebben.
Overigens is het natuurlijk mogelijk dat naar aanleiding van beraadslaging in de raad van de deelnemende gemeenten nog aanpassing van het PvE plaats vinden. We gaan er van uit dat dit niet om substantiële wijzigingen zal gaan, maar we zullen uw raad in voorkomende gevallen op een passende wijze informeren. Het is gewenst dat uw raad, om de procedure vlot en geformaliseerd te laten verlopen, zowel de beoordelingscommissie als de Auditcommissie en ons college mandateert om alles te doen wat ter uitvoering van het programma van eisen en de aanbestedingsprocedure nodig is. Voor de gunning en aanwijzing is vervolgens een besluit van uw raad nodig, waarna de overeenkomst door de
3
griffier en de voorzitter (namens de raad) wordt ondertekend. Uw raad zal door middel van een brief de uitkomsten van de aanbestedingen ontvangen, waarna formele aanwijzing door uw raad nog dient plaats te vinden. Om het financieel en economisch belang van de gemeente te beschermen en te voorkomen dat de concurrentiepositie van de inschrijvende partijen beïnvloed kan worden, is het van belang dat het PvE niet openbaar wordt gemaakt tot het moment waarop feitelijk de Europese aanbesteding start. Conform art. 87 van de Gemeentewet en artikel 5.1 van de Wet open overheid is daarom door het college van burgemeester en wethouders geheimhouding opgelegd op alle stukken behorende bij de aanbesteding, tot het moment van de publicatie op TenderNed.
Rucphen, 7 februari 2024 Burgemeester en wethouders van Rucphen, de secretaris,
de burgemeester,
drs. E.A.C.M. Kolen.
mr. M. van der Meer Mohr.
Bijlage(n): a. Conceptbesluit b. Programma van Eisen Accountantsdiensten 2024-2027 (geheimhouding)
RAADSBESLUIT Aanbesteding accountantsdiensten 2024-2027 7 februari 2024
De raad van de gemeente Rucphen, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 januari 2024, overwegende dat het noodzakelijk is in 2024 te komen tot aanwijzing van een accountant voor de controle van de jaarrekening voor de jaren 2024-2027, gelet op artikelen 89, lid 4 en 213, lid 2 van de Gemeentewet, gehoord de commissie Algemeen Bestuur en Middelen op 25 januari 2024 en de Auditcommissie op 7 december 2023, besluit: 1. Het programma van eisen ten behoeve van de aanbesteding accountantsdiensten voor de jaren 2024-2027 vast te stellen en in te stemmen met de regionale aanbesteding van de accountantsdiensten. 2. De beoordelingscommissie, de Auditcommissie en het college van burgemeester en wethouders te mandateren alles te doen wat nodig is ter uitvoering van het programma van eisen en de aanbestedingsprocedure. 3. Ermee in te stemmen dat de uitkomsten van de aanbestedingsprocedure te zijner tijd door middel van een brief medegedeeld worden en dat vervolgens de formele aanwijzing van de accountant plaatsvindt door uw raad. 4. De door het college van burgemeester en wethouders opgelegde geheimhouding op alle bij de aanbesteding behorende stukken, op te heffen op het moment van de publicatie op TenderNed.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Rucphen in zijn openbare vergadering van 7 februari 2024, de griffier,
de voorzitter,
J.J.H. Lahaije.
mr. M. van der Meer Mohr.