Raadsvoorstel Kredietaanvraag Nieuw Meubilair.docx

Raadsvoorstel

Onderwerp Kredietaanvraag Nieuw Meubilair Adviseur Programma Portefeuillehouder

: C.A. de Haas : Bestuur & Ondersteuning : E. Westeijn

Datum B&W Datum Raad Openbaar

: 31-1-2023 : 14-2-2023 : Ja

Aan de Raad Aanleiding De huidige inrichting van het gemeentehuis is al lange tijd niet of nauwelijks gewijzigd. Daar waar nodig zijn kleine en noodzakelijke aanpassingen gedaan, maar het interieur voldoet inmiddels niet meer op het gebied van dienstverlening, veiligheid, Arbowetgeving, duurzaamheid en flexibilisering. De fysieke ontvangst van inwoners is gedateerd en afstandelijk vormgegeven, er is geen fysieke scheiding tussen ruimten voor bezoekers en personeel, de meeste werkplekken voldoen niet aan de Arbowetgeving, het gebouw voldoet niet aan de huidige eisen op het gebied van duurzaamheid, zoals isolatie, energiegebruik en binnenklimaat, en kent een inrichting die niet goed meer past bij de huidige flexibele en digitale wijze van (samen)werken. Bovendien is de inrichting (vloerbedekking, kleurgebruik, raambekleding) op veel plaatsen versleten, kapot of gedateerd. Het is, kortom, tijd om de inrichting van het gebouw weer bij de tijd te brengen om te voldoen aan de daarvoor geldende wetgeving, gewenste wijze van dienstverlening en een prettige werkomgeving. Plannen voor aanpassing van de inrichting van het gebouw worden gemaakt en zullen binnenkort aan u ter besluitvorming worden voorgelegd.

We gaan daarbij uit van efficiënte en pragmatische insteek: alleen doen wat echt nodig is om te kunnen voldoen aan een goede wijze van dienstverlening aan onze inwoners, een veilige inrichting en goede werkomgeving voor onze medewerkers, eisen ten aanzien van duurzaamheid en een bij de tijd en bij Rozendaal passende inrichting. We werken daarom aan een integraal voorstel voor structurele aanpassingen in het gebouw (zoals de dienstverlening op de begane grond), voor maatregelen ogv duurzaamheid (zoals dubbele beglazing, beperking van energiegebruik en klimaatbeheersing) en voor verbetering van de inrichting (bv. nieuw meubilair, raam- en vloerbekleding). Vooruitlopend op dit voorstel, dat over enkele weken gereed zal zijn, willen we nu alvast tot aanschaf van nieuw meubilair overgaan, omdat we enerzijds merken dat medewerkers fysiek last ondervinden van het huidige meubilair en we anderzijds op dit moment een mooi aanbod hebben gekregen voor 2e hands meubilair dat past zowel bij de huidige als de toekomstige inrichtingsplannen. We kiezen bewust voor 2e hands meubilair, omdat dit duurzaam is en de kosten beperkt. We kunnen een nieuwe set werkplekken (18 bureaus, 20 bureaustoelen en 2 tafels) aanschaffen voor een bedrag van ca. € 20.000, terwijl dit nieuw al gauw ongeveer € 10.000 duurder uitpakt (een besparing dus van ca. 33%).

Via dit raadsvoorstel vraagt het college de raad om hiervoor een krediet ter beschikking te stellen. Het gaat om een krediet dat zal worden geactiveerd en waarbij de afschrijvingslasten (ca. € 2.000 per jaar) pas vanaf volgend jaar op de begroting zullen drukken. We zullen dit dan ook meenemen in de komende kadernota.

Pagina 1 van 3

Raadsvoorstel

Gevraagde beslissing 1. In te stemmen met het ter beschikking stellen van een krediet van €20.000 ten behoeve van de aanschaf van nieuw (2e hands) meubilair ter vervanging van de huidige, verouderde en niet aan de huidige ARBO-eisen voldoende, werkplekken. 2. In te stemmen om dit mee te nemen in de kadernota/begroting voor 2024. Wat willen we bereiken? We willen met de aanschaf van nieuw (2e hands) meubilair op een duurzame wijze medewerkers de beschikking geven over werkplekken die voldoen aan de Arbowetgeving en die passen binnen toekomstige aanpassingen aan het interieur (qua stijl, vormgeving en kleur). Zo kunnen medewerkers op prettige en goed ondersteunde wijze hun werkzaamheden blijven uitvoeren. Argumenten 1. Een aantal medewerkers ondervindt fysieke hinder van de huidige werkplekken, doordat deze ofwel geen goede ondersteuning bieden ofwel niet goed instelbaar zijn waardoor fysieke klachten ontstaan. 2. De huidige werkplekken voldoen niet aan de Arbowetgeving en zijn sterk verouderd. 3. De aan te schaffen partij nieuwe werkplekken passen in toekomstige inrichtingsplannen voor het gemeentehuis. 4. Het nieuwe meubilair geeft weer een frisse en meer bij de tijd passende inrichting en zal het werkplezier vergroten. Kanttekening Wellicht levert de verkoop van de huidige werkplekken nog iets op waardoor de totale kosten nog wat kunnen worden gedrukt.

Wat gaan we daarvoor doen? Aanschaffen van 18 nieuwe (2e hands) werplekken, 20 bureaustoelen en 2 tafels. 4. Kennisnemen van: a) Planning Aanschaf en levering vindt binnen enkele weken plaats na een positief besluit. Een integraal plan voor de aanpassingen aan het gebouw op gebied van dienstverlening en veiligheid, te nemen duurzaamheidsmaatregelen en verdere aanpassingen aan interieur en aankleding wordt naar verwachting op 14 februari in het college behandeld en wordt, bij positieve besluitvorming, geagendeerd voor de raadsvergadering van 14 maart 2023. b) Evaluatie N.v.t. c) Participatie en communicatie N.v.t. d) Publicatie verplicht? N.v.t. Wat mag het kosten? Pagina 2 van 3

Raadsvoorstel

De totale kosten bedragen ca. € 20.000 leidend tot een afschrijvingslast vanaf 2023 van € 2.000 per jaar. Het college van burgemeester en wethouders,

Kees de Haas, Gemeentesecretaris a.i.

Ester Weststeijn, Burgemeester

Bijlage Raadsbesluit

Pagina 3 van 3