Raadsvoorstel Digitale Agenda 2022-2023.docx

Raadsvoorstel

Onderwerp Digitale agenda 2022 – 2023 Adviseur Programma Portefeuillehouder

: B. Pelgrum : Bestuur en ondersteuning : E. Weststeijn

Datum B&W Datum Raad Openbaar

: 8 februari 2022 : 22 februari 2022 : Ja

Aan de Raad Aanleiding We willen voor onze inwoners een betrouwbare overheid zijn en blijven. Een gemeente met goede dienstverlening die de informatievoorziening veilig en transparant organiseert. De ontwikkelingen in informatisering en automatisering gaan razendsnel. Daarmee verandert ook in hoog tempo wat van een moderne gemeente verwacht wordt – vanuit inwoners en andere organisaties, én vanuit wet- en regelgeving: - Eisen aan een veilige informatievoorziening worden steeds strenger; - Standaarden voor informatie-uitwisseling veranderen; - Er gelden hogere eisen voor de digitale toegankelijkheid van de overheid. We richten ons op datgene wat écht moet, dat wat past bij onze schaal en onze pragmatische aanpak. Dit vraagt voor onze Rozendaalse schaal een stevige investering, in zowel de aanpak als de daarvoor noodzakelijke financiering. We voelen daarbij met u het dilemma dat de investeringen fors zijn en tegelijkertijd noodzakelijk om volwaardige en betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners te kunnen leveren. Op 14 december 2021 deden we u daarom een voorstel ter vaststelling van de Digitale Agenda 20212023. Voor de meest urgente zaken verleende u krediet ter hoogte van het restant van de bestemmingsreserve digitalisering; € 44.000.

Daarmee hebben we een begin kunnen maken op de meest urgente zaken: de ontwikkeling van verbeterde hosting en beheer-afspraken met De Connectie en de daarmee samenhangende evaluatie van de kantoorautomatisering en het werkplekbeheer. Dit en de noodzakelijke architectuurplaat worden onder meer gerealiseerd door schaarse ICT-expertise voor het eerste kwartaal aan ons te binden. Dit heeft ook spoed, omdat hiermee de belangrijkste risico’s worden weggewerkt die we op het vlak van hosting en beheer zien, maar ook omdat hiermee randvoorwaarden worden geschapen voor de andere in de agenda genoemde onderdelen. Er heeft op verschillende momenten overleg plaatsgevonden met uw raad om gezamenlijk aan te scherpen welke opdracht we zien en of de voorgestelde aanpak de juiste is. We leggen uw raad hiermee alsnog de gewijzigde, geactualiseerde Digitale Agenda 2022-2023 voor. Gevraagde beslissing 1. De Digitale Agenda 2022-2023 (Bijlage 1) vast te stellen 2. Een krediet ter hoogte van € 66.500 ter beschikking te stellen voor projecten uit te voeren in 2022-2023, te dekken uit de Algemene Reserve 3. Een krediet ter hoogte van € 91.600 ter beschikking te stellen ten behoeve van de uitvoering van de rollen en taken in het i-domein, te dekken uit de Algemene Reserve

Pagina 1 van 5

Raadsvoorstel

Wat willen we bereiken? Het doel is om burgers en bedrijven en de interne organisatie doelmatig en kostenbewust te bedienen. Om dat te bereiken is verstevigde grip en aansturing in het i-domein vereist. Daartoe zijn kaders en randvoorwaarden nodig als leidraad voor de ontwikkeling van (de organisatie en inrichting van) het Rozendaalse ‘i-domein’ (informatiebeleid, informatievoorziening en automatisering). De voorgestelde inrichting van het i-domein is een belangrijke bouwsteen voor de brede organisatiestrategie die we samen met raad, college en organisatie in 2022 gaan opstellen. Argumenten 1.1 Met deze agenda worden risico’s in de bedrijfscontinuïteit en informatiebeveiliging beperkt We constateren dat er de afgelopen periode onvoldoende grip is geweest op de dienstverlening van partners voor Rozendaal. Dit heeft geleid tot enkele evidente problemen in de bedrijfsvoering. Door belangrijke rollen in te vullen en de aansturing van onze uitvoeringspartners op het vlak van rollen en verantwoordelijkheden, maar zeker ook op inhoudelijke kennis beter te verzorgen, verkleinen we de risico’s op uitval van systemen of bijvoorbeeld hacking.

1.2 Met het programma van de Digitale Agenda 2022-2023 komen we tot een organisatie die past bij de Rozendaalse ambitie (beheergemeente 2.0) De Digitale Agenda geeft handvatten om in het i-domein de organisatie en formatie te ontwikkelen die de kennis en kunde heeft, of weet te organiseren, om de ontwikkelingen in het brede i-domein voldoende te beheersen en om daar op een Rozendaalse schaal op te sturen. We zien op de volgende onderdelen dat de daarvoor benodigde organisatie er op dit moment onvoldoende is: - opbouw informatiehuis, van belang om te voldoen aan eisen vanuit burgers, bedrijven en wet- en regelgeving - afspraken met leveranciers en samenwerkingspartners; - voldoen aan huidige en aanstaande wet- en regelgeving. Op de genoemde onderdelen is een investering nodig, die is uitgewerkt per spoor in een reeks projecten en activiteiten die we vanuit de missie en visie noodzakelijk achten. 1.3 We sluiten met deze Digitale Agenda verder aan op de staande aanpak, die in eerste instantie gericht is op voldoen aan (komende) wet- en regelgeving We starten met deze Digitale Agenda niet op nul. We sluiten hiermee aan op de door uw raad al ingezette koers naar digitalisering van de informatievoorziening, met besluiten over de glasvezelverbinding voor het gemeentehuis en het voorstel voor een Document Management en Archief-Systeem (DMS/RMA).

Ook in de begroting (voortvloeiend uit het coalitieakkoord 2018-2022) zijn onderwerpen opgenomen die de digitaliseringsbeweging ondersteunen, zoals de vernieuwing van de website. 1.4 Met behulp van de Digitale Agenda sturen we op gedegen service- en contractmanagement en daarmee ook op kosten Rozendaal besteedt veel taken in het i-domein uit. Zeker waar het technisch hoogwaardige en daarmee kwetsbare inzet betreft (zoals hosting en beheer). We willen meer sturen op de functionaliteit (het wat) en steeds minder op de technische inhoud (het hoe). We richten ons op ontzorging. Dat betekent wel dat ook de interne organisatie een minimaal niveau van kennis en kunde in huis moet zijn om te kunnen sturen op de voor Rozendaal kritische componenten als service en kosten. Daartoe is verbeterd service- en contractmanagement vereist. Zo verwachten we Pagina 2 van 5

Raadsvoorstel

vermoedelijke inverdieneffecten op beheer van ‘hardware’, die vanwege de beweging naar de cloud tot minder kosten zal leiden. 2.1 Door de gevraagde middelen beschikbaar te stellen stelt u het college in staat om meer grip te krijgen op de ontwikkeling van de informatisering en automatisering (het ‘i-domein’) In de Digitale Agenda zijn die ontwikkelingen opgenomen die in samenhang bijdragen om de gewenste beweging naar meer grip te realiseren. Daarbij is geraamd dat een eenmalige investering nodig is van € 66.500. In de Digitale Agenda is met een aanvullende financiële bijlage (incl. het ingezette krediet van 14 december 2021) aangegeven hoe deze kostenraming tot stand is gekomen. Bij de nu voorgestelde onderdelen stelt het college dat uitstel en/of fasering en/of schrappen van onderdelen niet wenselijk en op onderdelen niet mogelijk is. De onderdelen hangen namelijk in grote mate samen. Alle activiteiten dragen bij aan de beweging naar een eenvoudiger en overzichtelijker idomein, dat past binnen de (komende) wettelijke kaders. Daartoe zijn aspecten als (bedrijfs)continuïteit, volgordelijkheid en kostenbeheersing afgewogen. 3.1 Door de gevraagde middelen beschikbaar te stellen stelt u het college in staat om de noodzakelijk geachte rollen voor verbeterde regie in te vullen Ook hier ramen we een fors bedrag, dat is geactualiseerd als gevolg van het verstrekte krediet d.d.

14 december 2021. Het betreft € 91.600 incidenteel in te zetten in de loop van 2022 voor de benodigde rollen bij projecten, als ook voor het borgen van de reguliere taakinvulling (op basis van kwartier maken). Het gaat daarbij ten eerste om rollen die volgens landelijke standaarden belegd moeten zijn binnen een gemeentelijke organisatie. Zoals die van Chief information security-officer (Ciso) of een Algemeen contactpersoon informatiebeveiliging (Acib). Maar ook om rollen die voor grip op dit inhoudelijke domein vitaal zijn, zoals een i-adviseur, of een Information security officer (iso). We zoeken daarbij expliciet naar slimme verbanden met partners in de omgeving (bijvoorbeeld de gemeenten Arnhem en Rheden). De gevraagde investering zal leiden tot meer zicht op de functies en rollen, die vervolgens een bouwsteen zijn voor de brede organisatiestrategie. Kanttekeningen 1. De Digitale Agenda vraagt een eenmalige investering met nog onbekende structurele financiële consequenties zonder dat een bredere organisatiestrategie bekend is Nadat we u op 8 februari 2022 hebben voorgesteld de Rozendaalse organisatie van het sociaal domein structureel te versterken, vragen we nu om een incidentele investering in een ander onmisbaar organisatieonderdeel: het i-domein.

Deze twee organisatieonderdelen vroegen en vragen nu om een oplossing en zijn belangrijke bouwstenen voor de bredere organisatiestrategie waarmee we de komende periode aan de slag gaan. Hoewel we op dit moment nog niet kunnen voorspellen hoe de toekomstbestendige organisatie er in Rozendaal uit komt te zien (incl. de functies en rollen in het i-domein), is de incidentele investering in de Digitale Agenda nodig, omdat: - we zelfstandige gemeente nu én morgen aan allerlei (wettelijke) eisen willen voldoen (dat doen we niet zonder deze investering); - we in kaart brengen welke functies en rollen in het i-domein nodig zijn, die vervolgens ingepast worden in het hele organisatieplaatje. 2. De Digitale Agenda is opgesteld op basis van kennis en inzichten ten tijde van het aanbieden. Het college heeft met behulp van experts een inschatting gemaakt welke kosten (integraal) verwacht worden voor de aanpak. En dus welk budgettair kader van uw raad gevraagd wordt. Dat laat onverlet Pagina 3 van 5

Raadsvoorstel

dat in de aanpak, bijvoorbeeld als gevolg van voortschrijdend inzicht in gesprekken met leveranciers nieuwe, veranderde, onvoorziene kostenposten in beeld kunnen komen. Uiteraard sturen we op het beschikbare budget. We zijn bij alle projectonderdelen uitgegaan van een minimale, maar realistische kostenraming. 3. Voor de invulling van de benodigde rollen in de organisatie zien we de zeer krappe arbeidsmarkt en de grote mate van afhankelijkheid van partners in de regio en marktpartijen als risico De krappe arbeidsmark speelt een rol in relatie tot de beperkte omvang van Rozendaal. Daardoor kunnen rollen en taken (waar specifieke kennis en kunde is vereist) immers niet altijd intern, of in een ‘goedkope’ detacheringsconstructie worden georganiseerd. Dit kan leiden tot meer dan financieel wenselijk externe inhuur. Bij de beoordeling van de vraag óf en welke capaciteit we inhuren, kijken we ook naar risico’s in de continuïteit. 4. De inrichting van de benodigde rollen en taken wordt nu als de incidentele kostenpost geraamd voor 2022 Met deze investering werken we toe naar een structureel goed georganiseerd i-domein. De kosten die we nu schatten voor de benodigde rollen en taken hebben als incidentele kostenpost betrekking op (vooral) 2022. Maar het inrichten van deze rollen zal ook een substantieel structureel effect hebben.

Op weg naar de kadernota informeren wij u over het proces en de samenhang met de integrale organisatiestrategie. Het kwartier maken van het i-domein is hier een belangrijke bouwsteen voor. Ook wordt voor de inrichting van de rollen gekeken naar een slimme inzet van de al aanwezige capaciteit. Wat gaan we daarvoor doen? Het uitvoeren van de Digitale Agenda. Hiertoe zal op verschillende onderdelen gewerkt worden vanuit projectplannen en langs heldere resultaatafspraken op de genoemde onderdelen. a) Planning Per onderdeel is in de Digitale Agenda op hoofdlijnen beschreven welke resultaten en voortgang op welke termijnen wordt beoogd. Na instemming van uw raad zal een uitvoeringsprogramma worden opgesteld met een werkplanning over de periode tot en met 2023. b) Evaluatie Uw raad wordt geïnformeerd over voortgang en evaluatie. De aanpak voor informatiebeveiliging en privacy is onderdeel van deze Digitale Agenda, maar over inhoudelijke voortgang op deze twee thema’s wordt (net als voorgaande jaren) afzonderlijk verantwoord in de begroting en jaarstukken. c) Participatie en communicatie In de voorbereiding van de Digitale Agenda zijn waar nodig leveranciers en uitvoeringspartners betrokken. Ook is uw raad bij de bespreking op 30 november 2021 geïnformeerd over de inhoudelijke achtergrond, nut en noodzaak van dit voorstel.

Na besluitvorming op 14 december heeft op 11 januari 2022 nog een nader informerend gesprek (‘second opinion’) met uw raad plaats gehad. d) Publicatie verplicht? N.v.t.

Pagina 4 van 5

Raadsvoorstel

Wat mag het kosten? De financiële gevolgen zijn per onderdeel onderbouwd in de Digitale Agenda 2022-2023. Daarbij is aangegeven op welke wijze de nu ingezette middelen vanuit het verleende krediet d.d. 14 december 2021 doorwerken in de bekostiging. Het investeringsbedrag is opgehoogd met € 4.500 euro in vergelijking met het vorige voorstel. De reden hiervoor is dat wij in 2021 door het aangepaste krediet onvoldoende budget hadden om opdracht te geven voor de datadistributie naar de cloud, waardoor we een korting van € 4.500 zijn misgelopen. Hiermee komt het totaalbedrag dat we ramen voor de projectkosten uit op € 66.500. Het incidenteel budget t.b.v. inrichting van rollen en taken bedraagt in dit gewijzigde voorstel € 91.600. Voor deze investeringsagenda wordt dekking gevonden in de Algemene Reserve.

Totaalbedrag oorspronkelijke Digitale Agenda 14-12-21 Meerkosten mislopen korting Totale investering Reeds toegekend krediet Benodigd investeringskrediet

Bedrag 198.000 4.500 + 202.500 44.400 158.100

Het college van burgemeester en wethouders,

Boele Boelens, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlage(n) 1. Digitale Agenda 2022-2023 2. Concept-raadsbesluit

Pagina 5 van 5