Memo werkwijze op basis nieuw vergadermodel.docx

MEMO

Onderwerp Werkwijze op basis nieuw vergadermodel Adviseur Portefeuillehouder

: K. Schaap : Burgemeester

Datum Openbaar

: 23 januari 2023 : Nee

Geachte dames en heren, In de raadsvergadering van 13 december 2022 is een nieuw vergadermodel voor de vergaderingen van de raad en de commissie ter voorbereiding van besluitvorming door de raad vastgesteld. Omdat dit tot een nieuwe werkwijze leidt, heb ik de voornaamste vranderingen hieronder nog even ter herinnering op een rijtje gezet. 1. Rol en taak commissie en raad: Commissie: • Beeldvorming en opiniëring vindt plaats in de commissie. • De raadscommissie bestaat uit maximaal drie personen per fractie. • De huidige indeling waarbij de commissievergadering is verdeeld in drie blokken, houden we in stand. • In de commissie kan een portefeuillehouder, ambtenaar of een extern deskundige ondersteunend zijn in het vervolmaken van het beeld over een onderwerp/voorstel. Dit kan op voorstel/uitnodiging van B&W, maar ook op verzoek van de raad. Raad: • Oordeel- en Besluitvorming vindt plaats in de raad. • Uitganspunt daarbij is: Op één avond als het kan, op twee avonden als het moet. • Als behandeling op meer dan één avond noodzakelijk is, wordt daar in beginsel de reservedatum voor gebruikt. 2. Agendering: • Het presidium stelt de conceptagenda vast en kan de raad dus ook direct voorstellen om een onderwerp, waarvan we weten dat het onwenselijk is om commissie- en raadsbehandeling op dezelfde avond plaats te laten vinden, naar de reservedatum te verschuiven.

Uiteindelijk beslist de raad (bij het vaststellen van de agenda) daar zelf over. • Aan het einde van de commissievergadering verzoekt de commissievoorzitter aan de leden of de bespreking van het voorstel voldoende beeld heeft opgeleverd (i.p.v. de huidige formulering ‘het voorstel gaat met een positief advies/een verdeeld advies naar de raad’).

Pagina 1 van 2

Collegevoorstel

•

•

Tussen de sluiting van het laatste commissieblok en de start van de raadsvergadering komt standaard een overdenkingspauze (schorsing) van 30 minuten ten behoeve van fractieoverleg over de raadsagendering. Belangrijkste vraag: kunnen de voorstellen voor oordeelsen besluitvorming naar de raad op dezelfde avond, of moeten er voorstellen voor oordeelsen besluitvorming worden doorgeschoven naar de reservedatum? Bij de start van de raad, bij het vaststellen van de agenda, bespreekt de voorzitter met de raad hoe er verder gegaan wordt met de onderwerpen op de agenda. De raad bepaalt dan welke voorstellen er diezelfde avond worden behandeld en welke niet.

3. Moties en amendementen: Het aankondigen van moties (en uiteraard het indienen daarvan) gebeurt in de raad (en dus niet meer in de commissie). Uit een motie of amendement spreekt immers een politieke wens/oordeel (en dus hoort het in dit aangepaste model thuis in de raad). Theoretisch kan een motie/amendement op dezelfde avond ingediend worden, na de beeldvorming/opiniëring in de commissie, bijv. als de motie al was voorbereid en als daar tevoren al afstemming over is gezocht. De 30 minuten schorsing tussen commissie en raad kunnen dan worden gebruikt voor overleg over het al dan niet indienen van de motie en/of over de inhoud. 4. Overige punten: Op de reservedatum, als daar gebruik van gemaakt wordt, vergadert alleen de raad (oordeels en besluitvorming) en niet de commissie. Tussentijdse informatieavonden blijven mogelijk, bij voorkeur voorafgaand aan fractieoverleg, of de week vóór het fractieoverleg op de dinsdag. 5. Evaluatie Ten Slotte is afgesproken om het nieuwe vergadermodel na ½ jaar te evalueren. K. Schaap Griffier

Pagina 2 van 2