Memo vergadermodel raad en commissie 2023.docx

Memo

Onderwerp Vergadermodel gemeenteraad en raadscommissie Adviseur Portefeuillehouder

: Griffier : Burgemeester

Datum Openbaar

: 20-10-2022 : Ja

Geachte dames en heren, Voor de raadsvergaderingen werken wij in Rozendaal met een commissiemodel. Dat wil zeggen dat beeld- en oordeelsvorming in principe in de voorbereidende commissievergadering plaats vindt en besluitvorming in de raadsvergadering. Al enige tijd rijzen geregeld vragen over de effectiviteit van ons model en over de helderheid van onze afspraken (wat doen we waar). Afgesproken is om hierover het gesprek te starten met een delegatie van commissie- en raadsleden. Dit gesprek vond plaats op 17 oktober 2022. Deze memo geeft in hoofdlijnen de aanpassingen weer, zoals deze delegatie uit commissie en raad heeft besproken. Het leidt niet tot een nieuwe vergaderstructuur, wel tot aanpassingen/verfijning van de bestaande vergaderstructuur. A) Kern van het huidige commissiemodel Zoveel gemeenten, zoveel vergadermodellen. Het commissiemodel wordt dan ook in veel gemeenten nét even anders ingevuld. Dat is aan de raad zelf. De kern van het commissiemodel is in alle gevallen dat de raadscommissie de besluiten van de gemeenteraad voorbereid. De commissie adviseert de gemeenteraad hierover.

In principe eindigt de discussie in een commissie met een goede indicatie van het voorlopig standpunt per fractie: is het onderwerp rijp voor besluitvorming in de raad en hoe staat de fractie tegenover het voorliggende besluit (voor/tegen; aanpassing besluit via motie of amendement; stemverklaring)? Een commissie eindigt dus idealiter met helderheid over de voorlopige politieke standpunten. Een commissie richt zich op bepaalde onderwerpen en zijn er dus verschillende commissies (voor samenhangende onderwerpen). In Rozendaal zijn dat er (vrij vertaald) drie: 1) algemene zaken en financiën; 2) sociaal domein en 3) fysiek domein). Niet alle raadsleden en fractievertegenwoordigers zitten in zo’n commissie. In de commissie zitten alleen de raadsleden en fractievertegenwoordigers die voor hun partij woordvoerder zijn over die onderwerpen. Zij richten zich extra op die onderwerpen en overleggen met hun fractiegenoten (of bredere achterban) o.a. over hoe ze zullen stemmen in de raadsvergadering. B) Probleemanalyse Het gesprek met de betrokken commissie- en raadsleden op 17 oktober over (het al dan niet aanpassen van) ons vergadermodel startte met een probleemanalyse: welk probleem willen we oplossen met een evt. aanpassing van onze wijze van vergaderen? Drie knelpunten zijn vooraf ingebracht ter overdenking. Deze werden alle drie in meerdere of mindere mate herkend door de aanwezigen.

1. Bij sommige (majeure) onderwerpen is meer tijd nodig tussen oordeelsvorming (in de commissie) en de besluitvormende raad. Waar er vroeger nog enkele weken tijd zat tussen die oordeelsvormende commissie en de besluitvormende raad, vinden commissie- en raadsvergadering in Rozendaal al jaren op dezelfde avond plaats. Dat levert minder reguliere vergaderavonden op en leidt tot een vergadercyclus met korte doorlooptijd. Dat is prettig, past Pagina 1 van 4

Memo

bij de Rozendaalse pragmatische vergadercultuur en wordt gewaardeerd. Echter, het biedt nauwelijks ruimte voor bezinning tussen de oordeelsvorming en de besluitvorming. De afspraak is gemaakt dat er in alle gevallen een schorsing kan worden aangevraagd, om daar waar nodig tussentijds te overleggen of een onderwerp direct door kan van de commissie naar de raad (op dezelfde avond), of dat bedenktijd nodig is, bijvoorbeeld om tussen de fracties te overleggen, om met de achterban te overleggen of om evt. een motie of amendement voor te bereiden (en daar steun voor te vergaren). In de praktijk wordt hier relatief weinig gebruik van gemaakt – en het vraagt ook de nodige stevigheid en snel schakelen om een schorsing op het juiste moment in te zetten. Zeker voor nieuwe commissieleden kan dit lastig zijn. Overigens is het huidige model in de meeste gevallen niet problematisch: negen van de tien voorstellen kunnen prima in één avond behandeld worden. We constateerden dat we niet ‘willen organiseren op de uitzondering’. Standaard voor ieder voorstel een knip in de tijd maken tussen de behandeling van een voorstel in de commissie en de besluitvorming in de raad heeft derhalve niet de voorkeur. 2. Bij sommige (majeure) onderwerpen is meer ruimte nodig voor de beeldvorming, voor de stap naar oordeels- en besluitvorming kan worden gemaakt.

Naast oordeelsvorming en besluitvorming moeten commissie- en raadsleden zich ook een beeld van het onderwerp van besluit kunnen vormen. Over het algemeen voorziet het raadsvoorstel zelf in die rol, evt. aangevuld met (de antwoorden op) vooraf gestelde technische vragen van de raad. Het merendeel van de onderwerpen op de raadsagenda vraagt daarbij niets extra’s. De afgelopen jaren bleek het echter in een aantal gevallen (bij majeure onderwerpen) noodzakelijk om meer tijd te maken voor de beeldvorming, en om tijd in te ruimen tussen het vergaren van informatie en het completeren van het beeld en de (reguliere) oordeels- en besluitvorming. In 2021 was dat onder andere het geval bij de Digitale Agenda, en het Masterplan Veluwezoom. Voor die beeldvorming (bij majeure onderwerpen) is in 2021 10x een lokale raadsinformatie-avond georganiseerd. (Waarmee we deels de efficiëntie van het vergaderen op één avond weer teniet doen.) 3. Bij voorkeur geen ‘dubbele oordeelsvorming’. In de kern van het Rozendaalse model vindt de oordeelsvorming plaats in de commissievergadering, en niet in de raad, zo blijkt ook uit het huidige Reglement van Orde. In de praktijk wordt het oordeel in de commissie soms niet ‘afgemaakt’/’afgehecht’, of is er in de fractie nog ruis over het oordeel, of over het oordeel van andere fracties, al dan niet naar aanleiding van het verloop van de avond.

Dit leidt ertoe dat soms een deel van de oordeelsvorming wordt aangevuld in de raadsvergadering. Op zich is dit, daar waar het helpt om tot een weloverwogen besluit te komen, niet eens per definitie onwenselijk. Onwenselijk is wel dat oordeelsvorming wordt ‘overgedaan’, of dat een deel van de fracties het voorlopig oordeel uit in de commissie, en een ander deel zich daar onthoudt van een voorlopig oordeel, om dit in de raad een plek te geven. Feitelijk gaat het in de besluitvormende raad alleen nog om het geven van een toelichting op het besluit waar dat nodig is. Dat kan vormkrijgen in een korte woordvoering voor tot besluitvorming wordt overgedaan, het indienen van een motie of amendement, of het uitspreken van een stemverklaring. ‘Dubbele oordeelsvorming’ heeft voor een deel ook te maken met de bemensing van de commissies: de fractievertegenwoordiger (ook een niet-raadslid) moet de ruimte kunnen en willen nemen om het in de fractie voorbereide standpunt in te brengen en de standpunten van de ander te verkennen. Als er nieuwe gezichtspunten opdoemen in het debat, moet hij/zij moet de ruimte nemen om dit met de achterban (de fractieleden) te overleggen. Als dit niet gebeurt, gaan raadsleden automatisch ‘de leemte’ in de raad vullen. Pagina 2 van 4

Memo

C) Kern van het aangepaste vergadermodel We bespraken op 17 oktober dat het, onder andere vanuit de democratische legitimatie van de raad, verstandig lijkt om de beeldvorming in de commissie plaats te laten vinden, en de oordeels- en besluitvorming in de raad. Dit is dus anders dan hoe we het nu in de verordeningen hebben vastgelegd (en in de praktijk doen). We stellen voor de volgende uitgangspunten te hanteren, en deze vast te leggen in een nieuw RvO voor de raad en een nieuwe commissieverordening 1. Rol en taak commissie en raad Commissie: - Beeldvorming vind plaats in de commissie. - De raadscommissie bestaat uit maximaal drie personen per fractie. De eis dat één van die drie een raadslid moet zijn laten we vervallen. - De huidige indeling waarbij de commissievergadering is verdeeld in drie blokken, houden we in stand. - In de commissie kan een portefeuillehouder, ambtenaar of een extern deskundige ondersteunend zijn in het vervolmaken van het beeld over een onderwerp/voorstel. Dit kan op voorstel/uitnodiging van B&W, maar ook op verzoek van de raad. Raad: - Oordeel- en Besluitvorming vindt plaats in de raad. - Uitganspunt daarbij is: Op één avond als het kan, op twee avonden als het moet. - Als behandeling op meer dan één avond noodzakelijk is, wordt daar in beginsel de reservedatum voor gebruikt. 2.

Agendering - Het presidium stelt de conceptagenda vast en kan de raad dus ook direct voorstellen om een onderwerp, waarvan we weten dat het onwenselijk is om commissie- en raadsbehandeling op dezelfde avond plaats te laten vinden, naar de reservedatum te verschuiven. Uiteindelijk beslist de raad (bij het vaststellen van de agenda) daar zelf over. - Aan het einde van de commissievergadering verzoekt de commissievoorzitter aan de leden of de bespreking van het voorstel voldoende beeld heeft opgeleverd (i.p.v. de huidige formulering ‘het voorstel gaat met een positief advies/een verdeeld advies naar de raad’). - Tussen de sluiting van het laatste commissieblok en de start van de raadsvergadering komt standaard een overdenkingspauze (schorsing) van 30 minuten ten behoeve van fractie-overleg over de raadsagendering. Belangrijkste vraag: kunnen de voorstellen voor oordeels- en besluitvorming naar de raad op dezelfde avond, of moeten er voorstellen voor oordeels- en besluitvorming worden doorgeschoven naar de reservedatum?) - Bij de start van de raad, bij het vaststellen van de agenda, bespreekt de voorzitter met de raad hoe er verder gegaan wordt met de onderwerpen op de agenda. De raad bepaalt dan welke voorstellen er diezelfde avond worden behandeld en welke niet. 3.

Omgaan met moties en amendementen - Het aankondigen van moties (en uiteraard het indienen daarvan) gebeurt in de raad (en dus niet meer in de commissie). Uit een motie of amendement spreekt immers een politieke wens/oordeel (en dus hoort het in dit aangepaste model thuis in de raad). - Theoretisch kan een motie/amendement op dezelfde avond ingediend worden, na de beeldvorming in de commissie, bijv. als de motie al was voorbereid en als daar tevoren al afstemming over is gezocht. De 30 minuten schorsing tussen commissie en raad kunnen dan worden gebruikt voor overleg over het al dan niet indienen van de motie en/of over de inhoud. - Het kan ook zijn dat een fractie zich na de beeldvorming in de commissie gaat beraden op nut en noodzaak van en steun voor een motie/amendement, en dat de reservedatum wordt benut om (al dan niet) een motie/het amendement in te brengen. Pagina 3 van 4

Memo

4. Overige punten - Op de reservedatum, als daar gebruik van gemaakt wordt, vergadert alleen de raad (oordeels en besluitvorming) en niet de commissie. - Tussentijdse informatieavonden blijven mogelijk, bij voorkeur voorafgaand aan fractieoverleg, of de week vóór het fractieoverleg op de dinsdag. - Afgesproken is om een evaluatiemoment in te plannen, bijv. na het zomerreces, op basis van de ervaringen in het eerste half jaar. D) Samenvatting Samengevat betreft het een voorstel voor een nieuw vergadermodel voor raad en commissie waarbij: - in de commissie de beeldvorming plaats vindt en oordeels- en besluitvorming in de raad; - het vergadermodel wordt ingedeeld op basis van een cyclus van zes weken, waarbinnen één avond met een commissievergadering met daaropvolgend een raadsvergadering is gepland en één reservedatum voor een extra raadsvergadering in deze cyclus als de raad dat noodzakelijk acht. Wij vragen u om: - dit memo in uw fracties te bespreken; - ons zo spoedig mogelijk (uiterlijk in de eerste week van november) in kennis te stellen van de reacties daarop, per e-mail naar griffie@rozendaal.nl. Uw griffier werkt dan een raadsvoorstel inclusief een nieuw Reglement van Orde en een aangepast vergaderschema uit. In het Reglement van Orde worden ook een aantal andere zaken van meer technische aard aangepast (o.a. in aansluiting op de modelverordening van de VNG).

Over dit voorstel beslist uw raad in de vergadering van 13 december 2022. In de eerste vergadering van 2023 starten we dan met het aangepaste model. We delen de ervaringen met het aangepaste model na het zomerreces van 2023 en bepalen dan of vervolgacties nodig zijn. Vriendelijke groeten, De Griffier Klaas Schaap

De Voorzitter Ester Weststeijn

Pagina 4 van 4