Memo overzichten raad

MEMO

Onderwerp Overzichten gemeenteraad Adviseur Aan

: Griffier : Raad en commissie

Datum Openbaar

: 5-9-23 : Ja

Aan: de leden van de raad en de raadscommissie, Aanleiding Ten behoeve van de gemeenteraad worden diverse overzichten gegenereerd: • Een overzicht van Moties en toezeggingen (MOT-lijst) • Een lijst van ingekomen stukken (gegenereerd uit de digitale leesmap voor de raad) • Voor iedere vergadering een overzicht van raadsvragen en de antwoorden daarop. • De lange termijnagenda (inclusief overzicht raadsinformatiebijeenkomsten). In ons digitale systeem voor het verzenden en bekijken van de raadsagenda en de bijbehorende stukken, is ook een module voor overzichten ingebouwd. Dat overzicht bestaat uit: • Raadsvragen • Amendementen • Moties • Toezeggingen • Ingekomen stukken • Uitnodigingen • Lange Termijnagenda. Die overzichten zijn inmiddels ingevuld vanaf het begin van de huidige raadsperiode tot heden. Met het presidium is besproken dat we daarmee overgaan naar een rechtstreeksere manier van werken. Per overzicht heb ik hieronder uitgewerkt hoe die werkwijze vorm gegeven wordt. Raadsvragen: In iBabs treft u een overzicht van alle raadsvragen (technische vragen) uit de huidige raadsperiiode aan.

Dat overzicht is ook in te zien op onze website: https://rozendaal.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports Voor raadsvragen hoeft er in feite weining aan de procedure te veranderen: • Vragen worden op de donderdag voor de raad vóór 12:00 uur bij de griffie aangeleverd via griffie@rozendaal.nl • De griffier zet de vragen via de secretaris uit in de organisatie en plaatst de antwoorden op de maandagmiddag vóór de raad in het overzicht raadsvragen in iBabs en daarmee op de website van de gemeente. • Er hoeft geen apart overzicht meer aan (de stukken voor) de agenda te worden toegevoegd.

Pagina 1 van 4

Collegevoorstel

Toezeggingen Tot op heden werkten wij aan de hand van een door de griffier op te stellen lijst van Moties en toezeggingen (MOT-lijst). Dit overzicht wordt bij iedere raadsvergadering opgevoerd en aan de stukken voor de vergadering toegevoegd. In Ibabs staat thans een apart overzicht van toezeggingen. De griffier genereert zo spoedig de toezeggingen uit de raads- en commissievergadering en vult dit overzicht in Ibabs. Het is daarmee direct (de laatste stand van zaken) in te zien voor alle raads- en commissieleden en voor een ieder op onze website: https://rozendaal.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports. Er kan geslecteerd worden op: • Datum (agendapunt) • Portefeuillehouder • Onderwerp (Titel) • Afgedaan/nietafgedaan Nieuwe werkwijze: De Huidige MOT-lijst wordt niet meer als apart stuk toegevoegd aan de vergadering. In plaats hiervan wordt een agendapunt -overzicht van openstaande moties en toezeggingen- opgevoerd, waarbij wordt verwezen naar de respectievelijke overzichten op onze website (in iBabs). Lange termijnagenda: De Lange Termijnagenda wordt bijgehouden door de griffier, aan de hand van de input die hij, namens het college, vanuit de organisatie ontvangt. Onderaan de LTA stond tot op heden een overzicht van bijeenkomsten voor de raad, waaronder de eigen raadsinformatiebijeenkomsten.

Die LTA werd tot op heden na iedere presidiumvergadering in de leesmap voor de raad geplaatst. In Ibabs staat thans een overzicht LTA, dat ook direct op onze website te vinden is: https://rozendaal.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports. Nieuwe werkwijzel: • De LTA wordt door de griffier permanent in iBabs bijgehouden en daarmee op onze website. Iedere wijziging is direct voor een ieder in te zien. De LTA wordt niet meer in de leesmap geplaatst. • Het separate overzicht van bijeenkomsten voor de raad verdwijnt van de LTA. Deze bijeenkomsten worden in plaats hiervan toegevoegd aan het separate overzicht van uitnodigingen in Ibabs. Ingekomen stukken: Ingekomen stukken voor de raad werden tot op heden door de griffier in de (digitale) leesmap voor de raad in iBabs geplaatst. Raadsleden konden in die leesmap of via de griffie aangegeven of zij een stuk op de lijst van ingekomen stukken wilden laten plaatsen, welke lijst een vast onderdeel was van de agenda voor de raadsvergadering. Ook voor ingekomen stukken is er thans een apart overzicht in iBabs gegeneerd. Deze stukken kunnen door/namens het college van een advies worden voorzien (hoeft niet). Na iedere raadsvergadering voorziet de griffier de stukken van de wijze van afdoening.

In de regel betreft dit -voor kennisgeving aangenomen-, aangezien in ons RvO is opgenomen dat onbesproken stukken, geacht worden voor kennisgeving aangenomen te zijn. Pagina 2 van 4

Collegevoorstel

Nieuwe werkwijze: De Leesmap verdwijnt en de huidige lijst van ingekomen stukken wordt niet meer als apart stuk toegevoegd aan de vergadering. In plaats hiervan wordt een separaat agendapunt -ingekomen stukken- opgevoerd. Ieder raadslid kan in de raadsvergadering ieder (niet afgedaan stuk) stuk op de lijst aan de orde stellen. Na de raadsvergadering voorziet de griffier de stukken van de wijze van afdoening. In de regel betreft dit -voor kennisgeving aangenomen- tenzij in de vergadering anders is bepaald, al dan niet op advies van het college. Uitnodigingen Ook uitnodigingen voor de raad maakten tot op heden onderdeel uit van de (digitale) leesmap (in iBabs) voor de raad. Die leesmap werd iedere week bijgewerkt door de griffier. U kunt vanaf heden gebruik maken van een apart overzicht -Ingekomen stukken_ in ibabs. Dat overzicht is ook terug te vinden op onze website: https://rozendaal.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports Nieuwe werkwijze: De digitale leesmap in ibabs verdwijnt. In plaats daarvan maken we vanaf heden gebruik van het digitale overzicht van ingekomen stukken en het digitale overzicht van uitnodigingen in ibabs. Nota Bene: Het overzicht van uitnodigingen bevat ook de (eigen) raadsinformatiebijeenkomsten. Moties: Moties maakten tot op heden deel uit van de lijst van Moties en toezeggingen (zie hierboven onder toezeggingen).

In de huidige raadsperiode is er tot op heden slechts één keer een motie ingediend. Ten aanzien van deze motie is in de raadsvergadering van 27 september 2022 besloten om deze als afgedaan te beschouwen. U kunt vanaf heden gebruik maken van een apart overzicht -Moties- in iBabs. Dat overzicht is ook terug te vinden op onze website: https://rozendaal.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports. Nieuwe werkwijze: We maken vanaf heden gebruik van een separaat overzicht van moties in iBabs. Op de agenda komt een vast agendapunt: - Overzicht van openstaande moties en toezeggingen-. Amendementen. Tot op heden bestond er formeel geen overzicht van amendementen. Bij een amendement is sprake van voorstel tot wijziging van een ontwerp-besluit. Afschriften van amendementen worden dan ook als bijlage bij de stukken (en de besluitenlijst) van de betreffende raadsvergadering gevoegd. U kunt vanaf heden gebruik maken van een apart overzicht -Amendementen- in iBabs. Dat overzicht is ook terug te vinden op onze website: https://rozendaal.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports. Nieuwe werkwijze: We blijven amendementen toevoegen aan de stukken voor de raadsvergadering en gaan daarnaast gebruik maken van een separaat overzicht in ibabs van ingediende amendementen.

Pagina 3 van 4

Collegevoorstel

Nota Bene: Om rijp en groen te scheiden kan per overzicht op diverse manieren worden geslecteerd (gezocht). Bijvoorbeeld op: • Datum/Agendapunt • Onderwerp/Titel • Portefeuillehouder • Status/Stand van zaken • Afgedaan/niet afgedaan Samenvatting: We gaan vanaf heden uitsluitend gebruik maken van de overzichten in Ibabs. Op de raadsagenda komt een verwijzing naar onze website ten aanzien van de overzichten die vast onderdeel uitmaken van de raadsvergadering (Ingekomen stukken en openstaande moties en toezeggingen). De griffier geeft vóór de raadsvergadering dan wel vóór de commissievergadering een uitleg ten aanzien van het benaderen van de betreffende overzichten in ibabs dan wel op de website.

Pagina 4 van 4