Memo Enquete tbv Evaluatie vergadermodel commissie raad Rozendaal

Memo Resultaten enquête evaluatie bijgestelde vergadermodel Versie 6 september 2023

Inleiding In de raadsvergadering van 13 december 2022 is een bijgesteld vergadermodel voor de raads- en commissievergaderingen vastgesteld, waarmee met ingang van 2023 wordt gewerkt. Bij de vaststelling van het bijgestelde model is afgesproken om het na een half jaar te evalueren. Ten behoeve van die evaluatie, hebben de voorzitter en de griffier een korte enquête uitgezet onder de raads- en commissieleden, de collegeleden en de beleidsmedewerkers van de organisatie, om inzicht te krijgen in de ervaringen met het nieuwe model in het afgelopen half jaar. De uitkomsten van die enquête staan in dit memo. Vervolg (Een eerdere versie van) deze memo is besproken in het Presidium op 5 september 2023. Het Presidium heeft besloten om deze memo ter kennis te brengen aan alle raadsleden (en commissieleden) via de lijst ingekomen stukken. De fractievoorzitters kunnen in hun eigen gelederen de uitkomsten nader duiden en bespreken. Het voorstel van het Presidium is om vooralsnog géén besluiten te nemen over het al dan niet wijzigen van het (bijgestelde) vergadermodel. We zien overall dat er te weinig ‘oefentijd’ is. Voorstel is om over een (ruim) half jaar wederom kort te evalueren en dan te bezien of en welke wijzigingen wenselijk zijn. Vraag (1) Wat is uw functie? Reactie is ontvangen van: A. 9 raadsleden en 3 commissieleden B. 2 collegeleden C.

8 medewerkers We hebben de uitkomsten op geaggregeerd niveau opgenomen en niet uitgesplitst naar groep (raadsleden-collegeorganisatie), om evt. herleidbaarheid van de antwoorden te voorkomen. Vraag (2) Hoe lang bent u raads- of commissielid?

4, 18%

0, 0%

10, 46% 6, 27% 2, 9%

< 2 jaar

2-4 jaar

4-8 jaar

> 8 jaar

n.v.t.

Vraag (3) Bent u tevreden over het huidige vergadermodel? 2

0

9

11

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Weet niet

Opmerkingen bij vraag 3: • Het krampachtig willen voorkomen van politieke positiebepaling komt niet altijd een efficiënte besluitvorming ten goede. • Met name tevreden over de samenstelling van de raadscommissie. • Model tot nu toe nog niet goed (genoeg) getest. • Idee en opzet duidelijk, model vraagt nog wel gewenning. • ‘Wat doen we waar?’ is nu duidelijker dan in vorige model. • Nieuwe structuur voegt niet veel toe. Eerder sprake van achteruitgang v.w.b. het overdoen in de raad van zaken die in de commissie besproken hadden kunnen worden. • Raads- en commissieleden beschroomd om dialoog met elkaar en college aan te gaan. Dialoog is geen uiting van tegenstelling maar kan bijdragen aan meer begrip en betere menings- en besluitvorming. • Voorkeur voor gescheiden beeldvorming/oordeelsvorming enerzijds en oordeelsvorming/besluitvorming anderzijds in een model zonder commissies, maar met gescheiden plenaire raadsvergaderingen. • Rol commissies te onduidelijk en draagt weinig bij aan kwaliteit besluitvorming. Raadscommissies bezetten met raadsleden. • Raadsinformatieavonden onvoldoende helder in structuur. Rol presidium daarbij onduidelijk. Vraag (4) in hoeverre is het onderscheid tussen de commissie- en de raadsvergadering voor u helder? 2

10

19 Helder

Neutraal

Onhelder

Weet niet

Opmerkingen bij Vraag 4: • Iets te gemaakte scheiding tussen commissie en raad waardoor discussie kunstmatig over commissie en raad verdeeld moeten worden. • Soms nog wat zoekend t.a.v. wat waar besproken wordt. Wel steeds betere duiding door de voorzitter.

• •

Onderscheid wellicht niet voor eenieder helder, gelet op de laatste raad waarin er na de commissie alleen nog maar gestemd werd en er geen posities werden geduid. Adviserende rol in besluitvorming niet altijd duidelijk. Voordeel van commissies is de bredere betrokkenheid van inwoners maar van een toegevoegde rol in het besluitvormingsproces is nauwelijks sprake.

Vraag (5) In hoeverre bent u tevreden over (de kwaliteit van) de beeld- en meningsvorming in de commissie? 3

0

10

9

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Weet niet

Opmerkingen bij vraag 5: • Onvolledige discussie in de commissie. • Deel oordeelsvorming (tussen raad en commissie) onttrekt zich aan de openbaarheid. • Model nog niet voldoende getoetst. • Commissieleden (voelen zich) beperkt in geven van mening. Wat mag er wel gevraagd worden en wat niet. • Beeld- en meningsvorming vindt nauwelijks plaats in de commissie. Wel eerder in de eigen fractievergadering. Door de bank genomen consensus waardoor geen noodzaak tot politiek aftasten. • Debat mag scherper. • Soms goed voorbereid, soms minder waardoor het gesprek weinig inhoud heeft. • Spitsere dialoog en elkaar bevragen zou de diepgang van de besluitvorming ten goede komen. • Enerzijds verbetering door het open gesprek tussen raadsleden, anderzijds ongemak over vragen in het kader van beeldvorming. Advies aan raad en griffie om te onderzoeken wat zou kunnen bijdragen aan een scherper debat voordat tot besluitvorming wordt overgegaan. • Goed dat er meer raadsinformatiebijeenkomsten worden gepland. Dat doet recht aan de complexiteit van de opgaven waar Rozendaal voor staat. Vraag (6) In hoeverre bent u tevreden over de kwaliteit van de oordeels- en besluitvorming in de raad?

4

0

10

8

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Weet niet

Opmerkingen bij vraag 6: • Behoefte aan meer focus op de redenen van het ingenomen standpunt: meer oordeelsvorming. • Deel oordeelsvorming (tussen raad en commissie) onttrekt zich aan de openbaarheid. • Nog niet echt getoetst. Zal pas gebeuren bij een onderwerp waarover géén consensus is. • De echte oordeelsvorming wordt wel eens overgeslagen. • Onvoldoende duidelijk hoe in de raad nog oordeelsvorming plaats vindt. Te vaak wordt er in de raad alleen nog maar vóór of tegen gestemd. • Kan niet zeggen of het beter of slechter is t.o.v. de oude situatie. • De inwoners hebben recht op expliciete menings- en oordeelsvorming. Die vond in de laatste raad in het geheel niet plaats. • Mijn beeld is dat het besluitvormingsproces wat ‘rommeliger’ is geworden, omdat de lijn is alles op één avond behandelen. Vraag (7a) Bent u tevreden over de huidige vergaderfrequentie? 1 3

18 Ja

Nee

Weet niet

Opmerkingen bij vraag 7a: • Wat opvalt is dat wij vaak achterlopen in besluitvorming tot andere gemeenten die maandelijks vergaderen. • Tevreden zolang er genoeg ruimte blijft om als het moet één of meer extra vergaderingen in te plannen. • Tevreden, mits deze vraag alleen de formele raads- en commissievergaderingen betreffen: er is wel een duidelijke functie voor specifieke themabijeenkomsten c.q. technische- en informatieavonden. • Voorkeur voor gescheiden beeldvorming/oordeelsvorming enerzijds en oordeelsvorming/besluitvorming anderzijds in een model zonder commissies maar met gescheiden plenaire raadsvergaderingen. In de Rozendaalse context zou per voorstel kunnen worden bezien of menings-oordeels- en besluitvorming op een avond kunnen plaatsvinden of dat gebruik gemaakt moet worden van de reservedatum als een en ander nadere overdenking behoeft. • Enerzijds verbetering flexibiliteit bij meer vergaderingen, anderzijds relatief weinig dossiers om die agenda’s dan te vullen. • In de maanden april, mei en juni zou een extra vergadering ingepland mogen worden gelet op de vele stukken in die periode. • Voorkeur voor terug naar het oude model met twee weken tussen de commissievergadering en de raadsvergadering. • Door de relatief geringe vergaderdata puilt de agenda soms uit. Ten aanzien van de zienswijze naar verbonden partijen knelt die frequentie soms.

Vraag (7b) Bent u bereid vaker te vergaderen (indien nodig voor het besluitvormingsproces)

7

14 1

Ja

Nee

Weet niet

Opmerkingen bij vraag 7b • Vooralsnog geen reden voor vaker te vergaderen met name m.b.t. verbetering besluitvorming. Sta open voor goede argumenten Vraag (8) Is de informatievoorziening van voldoende kwaliteit? 3 0

5 14

Voldoende

Neutraal

Onvoldoende

Weet niet

Opmerkingen bij vraag 8: • Een enkele keer komt het voor dat voorstel en bijlagen niet alle gewenste gezichtspunten in de dossiers bevat en dan zijn de antwoorden op de technische vragen te kort en te verdedigend ten aanzien van wat er al in het voorstel staat, waardoor het behouden van het voorstel meer centraal lijkt te staan dan de informatie ten aanzien van het gevraagde gezichtspunt. • De besluiten t.a.v. GMRAN betreffend standaard stukken zonder lokale toelichting. Dat is soms onvoldoende. • Voldoende, maar het is een paar keer (onnodig) voorgekomen dat informatie pas tot ons kwam na de fractievergadering, waardoor er telefonisch overleg moet plaatsvinden. • Is er meer ‘filtering’ mogelijk? • Heldere stukken, goed van opbouw en inhoud. • Ter beantwoording door raads- en commissieleden: kwaliteit voldoende tot goed. • In sommige gevallen, bij controversiële of complexe onderwerpen, kan het raadzaam zijn tevoren een raadsinformatiebijeenkomst te beleggen. • Bij gevoelige of technische dossiers wordt vaak (proactief) gekozen voor een aanvullende raadsinformatieavond. • Als ambtenaar belang bij een goede taakverdeling tussen de secretaris, die de vragen uitzet, en de griffier die de antwoorden met de raad deelt.

Vraag (10) Is het bijgestelde vergadermodel een verbetering? 2 2

6

11 Verbetering

Neutraal

Verslechtering

Weet niet

Opmerkingen bij vraag 10: • O.a. tijd tussen raad en commissie is verbetering, maar verschraling commissiediscussie is slechter en weegt zwaarder. Vraag 9 (Open vraag): Verbetersuggesties vergadermodel. Hoe ziet ideale model er uit? • Dit model continueren • Te gemaakte scheiding tussen commissie en raad, waardoor discussies kunstmatig over raad en commissie verdeeld moeten worden. Het is verschillende malen voorgekomen dat door de oordeelsvormende discussie en vragen in de raad nieuwe informatie naar boven komt. Discussie in de commissie is dan kennelijk onvoldoende geweest. • De oordeelsvorming onttrekt zich soms aan de openbaarheid/heeft wellicht wat meer aandacht nodig. • Vooralsnog laten zoals het is en testen of het zich bewijst bij zware beslispunten waarover geen consensus is. • Meer vrijheid voor de discussie in de commissie. Elkaar aanspreken om, indien nodig, de discussie te verplaatsen naar een volgende vergadering. Thans nog te onwennig en geforceerd. • Graag meer discussie in de raad, waar dat nu plaats vindt in de commissie. • Met beperkte ervaring moeilijk te beoordelen. • Is het altijd strikt noodzakelijk om een half uur aan te houden tussen commissie en raad. Suggestie: Om per keer voor te leggen hoeveel tijd er tussen commissie en raad nodig is. • Het oude vergadermodel was prima.

De politieke discussie past weliswaar beter in de raadsvergadering, op voorwaarde dat de raadsleden inhoudelijk goed op de hoogte zijn. • Meer voorbereiding door de raad, meer discussie in de commissie, meer discipline in de raadszaal, adopteren gemeenschappelijke regelingen. • Half uur schorsing voor betere menings- en besluitvorming komt onvoldoende tot zijn recht. Dat pleit voor gescheiden raads- en commissieavonden maar dat lijkt niet haalbaar in de Rozendaalse context. • Geen raadscommissies meer. Alleen plenaire vergaderingen, indien nodig (met gebruik van de reservedatum), in twee fases: Enerzijds beeld- en oordeelsvormend en anderzijds oordeels- en besluitvormend. • Volledig aansluiten op de BOB-structuur hoeft niet, hoewel dat onderscheid wel helpt in de kwalitatieve besluitvorming. Minder lange avonden en gericht en scherp vergaderen helpt daarbij. • Om het dualisme beter vorm te geven zou het goed zijn om commissie en raadsvergaderingen niet op dezelfde avond te laten plaatsvinden, zodat er na beeld en meningsvorming een langere periode is voordat de raad tot oordeel en besluit komt. • Bij een volle agenda, bijvoorbeeld bij jaarrekening en kadernota, zou overwogen kunnen worden om eerder op de dag (overdag) te starten met vergaderen. • Voorkeur voor terug naar het oude model met twee weken tussen de commissievergadering en de raadsvergadering.

Dan is er tussentijds de mogelijkheid om te reflecteren, en zo nodig de achterban te

raadplegen. Veel gemeenten hebben een (BOB)cyclus van drie avonden (Beeld, Oordeel en besluit). Dat lijkt teveel voor Rozendaal. Algemene opmerking: • Voorkeur voor een plenaire evaluatie boven een schriftelijk uitvraag. Voorlopige bevindingen, zoals besproken in het Presidium op 5 september • Verdeeld beeld ten aanzien van het nieuwe model. • Onderscheid tussen raad en commissie voor de meesten helder. • Beeld- en meningsvorming vindt (nog) niet tot ieders tevredenheid in voldoende mate in de commissie plaats. • Deel oordeelsvorming onttrekt zich tussen commissie en raad (deels) aan de openbaarheid. • De echte oordeelsvorming wordt nog wel eens overgeslagen. • Is het model wel voldoende getest (met name ten aanzien van controversiële voorstellen)? • Tevreden over de vergaderfrequentie, (in meerderheid) bereid om vaker te vergaderen indien nodig. • Ruime meerderheid acht de informatievoorziening van voldoende kwaliteit. • Geen eenduidig oordeel of het nieuwe vergadermodel een verbetering is. • Een aantal interessante verbetersuggesties. Sommige de structuur en andere de cultuur betreffend. Mogelijk goed om deze voorlopige bevindingen en de verbetersuggesties plenair te bespreken (aansluitend bij de algemene opmerking zoals hierboven genoemd). Het Presidium heeft besloten om deze memo ter kennis te brengen aan alle raadsleden (en commissieleden) via de lijst ingekomen stukken.

De fractievoorzitters kunnen in hun eigen gelederen de uitkomsten nader duiden en bespreken. Het voorstel van het Presidium is om vooralsnog géén besluiten te nemen over het al dan niet wijzigen van het (bijgestelde) vergadermodel. We zien overall dat er te weinig ‘oefentijd’ is geweest tot nu toe i.c.m. weinig dossiers die ‘hete hangijzers’ zijn. Voorstel is om over een (ruim) half jaar wederom kort te evalueren en dan te bezien of en welke wijzigingen wenselijk zijn.