Frauderisicoanalyse Gemeente Rozendaal 2021 def.doc

Activiteit/proces BELASTINGEN 1. Afvalstoffenheffing

2. Belastingen algemeen

3. OZB

4. Rioolheffing

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

Getroffen maatregel

Te nemen maatregel

Het risico dat bij een belastingaanslag op basis van het aantal containers het aantal naar beneden wordt aangepast, waardoor de belasting-opbrengst te laag is.

Klein, registratie van mutaties in containers wordt via bonnen geregistreerd in het systeem.

Momenteel loopt een actie waarmee de administratie van de containers op orde wordt gebracht. De uitkomsten hiervan worden gecommuniceerd met DC tbv de aanslagoplegging.

Actie loopt

Het risico dat bij een belastingaanslag de grootte van het huis-houden niet juist is en de belastingopbrengst niet volledig is. Het risico dat belastingtarieven te laag in de belastingadministratie worden ingebracht en hierdoor de belastingopbrengst te laag is Het risico dat de WOZwaarde te laag in het systeem wordt geregistreerd en hierdoor de belastingopbrengst te laag is. Het risico dat de WOZwaarde te laag wordt vastgesteld en hierdoor de belastingopbrengst te laag is. Het risico dat een

Klein, de belastingaanslag is gekoppeld aan de gegevens uit de GBA. Klein

Geen actie

Klein

Er vindt interne controle plaats op de totaalopbrengst van de verschillende gemeentelijke belastingen. De verlangde interne controles worden geleverd door De Connectie (zoals de tarievencheck in het systeem). De afdeling waarderen bij De Connectie levert de nieuwe waardes aan waarna deze worden verwerkt in het nieuwe systeem. De interne controle hierop moet nog worden afgestemd met /de Connectie Daarnaast controleert de waarderingskamer de waardebepaling.

Klein

Deze interne controle dient nog te worden

Onderdeel van IC’s

Klein

Onderdeel van IC’s door DC

Activiteit/proces

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

huishouden geen aanslag rioolheffing krijgt opgelegd VERGUNNINGSVERLENING 5. - APV - Kapvergunning - Omgevingsvergunning

LEGES BURGERZAKEN 6. - Eigen verklaring - Huwelijk - Identiteitskaart - Inlichtingen GBA - Paspoort - Rijbewijs - Uittreksel GBA - Uittreksel/afschrift burgerlijke stand - Verklaring omtrent gedrag (VOG) - Enz 7. Waardedocumenten/informatie: - Identiteitskaart - Paspoort - Rijbewijs - Trouwboekje

Getroffen maatregel

Te nemen maatregel

afgestemd met De Connectie.

door DC

Het risico dat leges niet of te laag worden opgelegd.

Klein

Op de omgevingsvergunningen wordt een interne controle uitgevoerd.

Geen actie

Het risico dat leges niet op de rekening van de gemeente worden ontvangen maar op de rekening van een derde/ambtenaar.

Klein

Inning van de verschuldigde leges geschiedt door de Connectie volgens een via het systeem ingeregeld ritme. Regelmatig afstemming hierover.

Geen actie

Het risico dat verschuldigde leges niet of te laag wordt opgelegd/verantwoord

Klein

Er is een kasregister met voorgeprogrammeerde tarieven. Er vindt een interne controle plaats op verschillende leges (huwelijken/rijbewijzen/reisdocumenten, Eigen Verklaringen) en een controle op de gehanteerde tarieven. De opbrengst van huwelijken wordt via een interne controle 100% gecontroleerd. De opbrengst graven via een interne controle steekproef op de begraafplaats (volledigheid) zelf en op een selectie uit de opbrengsten.

Geen actie

Het risico dat waardedocumenten worden ontvreemd

Klein

Bij de receptie vindt uitreiking van waardedocumenten plaats. De daar aanwezige kluis wordt gebruikt voor de opslag. De ruimte waar de kluis zich bevind is beveiligd. Er vindt voorraad registratie/controle plaats op de afdeling

Geen actie

Activiteit/proces

8. Aankoop graven

9. Inlagen

OVERIGE INKOMSTEN 10. Algemene uitkering

11. Huuropbrengsten

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

Het risico dat ambtenaren vertrouwelijke/ beschermde informatie verstrekken aan onbevoegden. Het risico dat een ID-bewijs door een ander dan rechthebbende wordt aangevraagd op naam van rechthebbende Het risico dat aankoopsommen niet of te laag worden ontvangen/verantwoord.

Klein

Getroffen maatregel zelf. Valt eenvoudigweg niet te voorkomen. (ondanks een integriteitsverklaring van de ambtenaren)

Klein

Bij aanvraag wordt identiteit vastgesteld aan de hand van oude ID-bewijs. Dit wordt gecontroleerd in het burgerzaken pakket

Klein

Via een steekproef op de begraafplaats wordt hier op gecontroleerd. Interne controle vindt plaats op de gehanteerde tarieven aan de hand van brondocumenten.

Het risico dat inlagen niet of te laag worden gefactureerd/verantwoord.

Klein

Via een steekproef op de begraafplaats wordt hier op gecontroleerd (volledigheidscontrole). Interne controle vindt plaats op de gehanteerde tarieven aan de hand van brondocumenten.

Het risico dat indicatoren die de algemene uitkering bepalen worden beïnvloed.

Klein

Het risico dat huur-

Klein

De algemene uitkering is gebaseerd op gegevens van het CBS. Opgave aan het CBS vindt plaats via geautomatiseerde systemen door verschillende personen en instanties. Nagenoeg alle gegevens worden via basisregistraties (met hun eigen controlesystematiek) gecontroleerd. Daarnaast wordt elke aanpassing in de specificatie gecontroleerd op oorzaak Hier wordt jaarlijks een interne controle op

Te nemen maatregel Geen actie

iBegraafplaats wordt inmiddels gebruikt en kan worden ingezet voor verdere controle Geen actie

Geen actie

Geen actie

Activiteit/proces

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

opbrengsten niet of te laag worden ontvangen / verantwoord

12. Rentebaten

Het risico dat rentebaten niet of te laag wordt ontvangen/verantwoord

13. Personeel/salarisadministratie

Het risico dat personen in Klein de salarisadministratie zijn opgenomen die niet in dienst zijn. Het risico dat Klein personeelsleden een hogere beloning of emolumenten krijgen dan waar zij recht op hebben

14. Loonheffing/sociale lasten, OB, BCF

OVERIGE

Het risico dat aangiften niet juist, tijdig en/of volledig worden ingediend.

Klein

Klein

Getroffen maatregel gedaan door de adviseur bedrijfsvoering die geen bemoeienis heeft met de berekening en inning van de huren. In de begroting ligt bovendien vast welke huurinkomsten binnen moeten komen waardoor afwijkingen opvallen. Rozendaal ontvangt rente over een langdurige lening bij de Rabobank. Bij de schatkist wordt geen rente ontvangen. Jaarlijks wordt een interne controle op de rentebaten gedaan. Ook deze inkomsten liggen vast in de begroting. Er wordt een standenregister gehanteerd en bij de jaarrekeningcontrole kijkt de accountant naar alle mutaties in het personeelsbestand. Alle onderbouwde (door documenten) mutaties die worden aangeleverd aan de De Connectie worden voor het versturen en verwerken hiervan door de gemeentesecretaris geparafeerd. De Connectie doet een controle bij de verwerking van de gegevens a.d.h.v. brondocumenten en output. Aangifte loonheffing en sociale lasten gaat automatisch via het salarispakket. De omzetbelasting wordt door De Connectie aangegeven. Voor de deadlines is altijd contact over de aangifte. De aangifte Btwcompensatiefonds gebeurt door aansluiting te zoeken met het grootboek.

Te nemen maatregel

Geen actie

Geen actie

Geen actie

Geen actie

Activiteit/proces

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

Getroffen maatregel

Te nemen maatregel

15. Doeluitkeringen/subsidies

Het risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig worden gedeclareerd. Het risico dat niet gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd. Het risico dat nietgewerkte-tijd als werktijd wordt verantwoord.

Klein

Bij subsidieverlening/vaststelling wordt hierop getoetst. Ook vindt hier een interne controle op plaats.

Geen actie

Klein

Alle declaraties worden voor akkoord getekend door de leidinggevende. Noodzaak van het maken van de kosten wordt vooraf gecommuniceerd.

Geen actie

Klein

Geen actie

Het risico dat vergoedingen uitbetaald worden waarvoor geen prestatie is verricht Het risico dat de gunning van opdrachten niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Het risico dat facturen worden betaald waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties.

Klein

Tijd wordt niet meer volledig verantwoord via tijdschrijfformulieren. Er wordt meer gestuurd op outputgerichte verantwoording. Hierbij is de administratieve verantwoording beperkter geworden Aan de hand van presentielijsten die door de griffier worden opgesteld worden de vergoedingen uitbetaald.

Klein

Op basis van het landelijk aanbestedingbeleid worden offertes aangevraagd. Hierbij wordt (indien aan de kwaliteitseisen is voldaan) de financieel meest gunstige aanbieding gehonoreerd.

Aandacht voor vastlegging offerteaanvraag

Middel

Facturen worden getekend bij akkoord voor levering door de budgetbeheerders en voor betaling door desbetreffende budgetbehouder. Aanvullend vindt extra interne controle plaats op prestatieverklaring.

Geen actie, behalve aandacht voor facturen uitbestede diensten aan De Connectie en gemeente Rheden

16. Onkostenvergoedingen

17. Tijdverantwoording

18. Vergoeding commissieleden

19. Gunning

20. Ontvangst en controle

Geen actie

Activiteit/proces

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

Getroffen maatregel

Te nemen maatregel

21. Grondverkopen

Het risico dat grondverkopen niet onafhankelijk plaats vinden. Het risico dat kasontvangsten niet volledig en tijdig en kasuitgaven niet juist worden verantwoord.

Klein

Verkoop loopt via notaris. Onafhankelijke makelaar wordt ingeschakeld.

Geen actie

Klein

Geen actie

23. Betalingsverkeer

Het risico dat op onrechtmatige wijze gelden aan de bank-rekeningen worden onttrokken.

Klein

24. Beheer crediteuren

Het risico dat informatie in het crediteurenstambestand niet betrouwbaar en niet juist is.

Klein

De kasmutaties worden periodiek door de medewerker financiën gecontroleerd die niet belast is met het beheer van de kas (voorschotkas). De kasstroom is fors ingeperkt. - De legeskas wordt maandelijks gecontroleerd door de financieel beleidsmedewerker. De afdeling burgerzaken levert daartoe alle benodigde stukken aan en sluit zelf ook alles aan. Ook hier is de contante geldstroom ingeperkt, pin wordt gestimuleerd. Alle uitgezette gelden staan op de schatkistrekening en bij de Rabobank. Overboekingen zijn alleen mogelijk door twee daartoe geautoriseerde functionarissen. Voor De Connectie die de meeste betalingen uitvoert wordt een ISAE verklaring afgegeven. De crediteurenbetaallijsten worden gecontroleerd door de adviseur bedrijfsvoering van Rozendaal. Alle mutaties in het crediteurenstambestand worden ingevoerd en gecontroleerd door een medewerker die geen bevoegdheid heeft tot het muteren in dit bestand. Hiertoe wordt per 2022 een ISAE verklaring ontvangen door De Connectie. Tot die tijd vindt extra interne controle plaats

22. Kasontvangsten/uitgaven

Geen actie

Geen actie

Activiteit/proces

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

Getroffen maatregel

25. Memoriaalboekingen

Het risico dat memoriaalboekingen niet juist, tijdig en volledig zijn geautoriseerd en verwerkt, waardoor het identificeren van afwijkingen wordt bemoeilijkt. Het risico dat het netwerk/applicaties voor onbevoegden toegankelijk is en/of onbevoegden wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/of applicaties.

Klein

Het risico dat op onrechtmatige wijze bezittingen aan de gemeente worden onttrokken.

Klein

Alle memoboekingen worden opgesteld door de adviseur bedrijfsvoering en verwerkt door De Connectie. Regelmatig wordt het grootboek en de tussenrekeningen nagelopen (door Rozendaal en door De Connectie) op mogelijk benodigde memoriaalboekingen. Alle beveiligingsmaatregelen zijn genomen, zoals een firewall, anti-virus programmatuur en wachtwoord-beveiliging. Hierbij worden wij ondersteund door een extern ICT bedrijf. Ook worden wij ondersteund door de informatiebeveiligingsdienst (IBD) in informatievoorziening over risico’s die spelen. Middels ENSIA wordt jaarlijks verantwoording afgelegd over informatiebeveiliging (incl audits). De afspraken over ICT met De Connectie zijn nog niet rond. Kantoorartikelen worden beheerd op burgerzaken en door de bode. Het financiële fraudebelang wordt als gering ingeschat. De voorraad koffie/soep e.d. wordt op zolder in een afgesloten kast bewaard. Het frauderisico wordt als gering ingeschat. Het frauderisico bij gereedschappen wordt als gering ingeschat.

26. Beheer netwerk/automatisering

27. Bezittingen

28. Beheer gebouwen

Het risico dat personen zich

Groot

Klein

Apparatuur (ICT) heeft een aanzienlijke waarde. Het frauderisico wordt als gering ingeschat. Bij ontbreken van apparatuur kan iemand zijn werk direct niet meer uitvoeren. Het gemeentehuis is beveiligd met een

Te nemen maatregel

De afspraken over ICT met De Connectie moeten nog formeel geregeld worden. Daarbij is aandacht nodig voor alle privacy en beveiligingsaspecte n.

Geen actie

Geen actie

Activiteit/proces

29. Archivering

30. Nevenwerkzaamheden

31. Uitkeringen en voorzieningen sociaal domein

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

in (delen van) gemeentelijke gebouwen bevinden waartoe zij niet geautoriseerd zijn. Het risico dat stukken niet Klein gedurende de wettelijke bewaartermijnen worden bewaard.

Het risico dat als gevolg van nevenwerkzaamheden de werkzaamheden als bestuurder niet onafhankelijk plaats vinden. Het risico dat valse cliënten worden opgenomen in de uitkeringsadministratie en hierdoor te veel uitkeringen worden verstrekt. Het risico dat een te hoge norm wordt verstrekt aan cliënten. Het risico dat niet alle gegevens worden gecontroleerd en hierdoor te veel uitkeringen worden verstrekt.

Klein

Klein

Getroffen maatregel alarmsysteem. De afdeling burgerzaken is nog een keer apart beveiligd waartoe alleen de medewerkers burgerzaken en de bode toegang hebben. Jaarlijks krijgt iedereen een lijst met te vernietigen stukken waarbij iedereen kan aangeven of er dingen nog bewaard moeten blijven. Daarnaast hebben wij een gekwalificeerde archiefmedewerker van een kwalitatief goed bureau. Door de hybride werkwijze is er wel een risico op ondeugdelijke archivering. Hierin moet een DMS voorzien. Op de gemeentelijke website is een actuele lijst met nevenfuncties van de bestuurders gepubliceerd. De controller van de gemeente Rheden voert ieder half jaar een interne controle uit op alle verstrekte uitkeringen en vergoedingen. Het rapport hiervan wordt aan de gemeente Rozendaal toegezonden. De accountant van de gemeente Rheden doet hiertoe ook een steekproef. Gezien de schaalgrootte van Rozendaal is het risico hierop heel klein. Voor de Participatiewet, Wmo en jeugd wordt gesteund verbijzonderde interne controles die door de gemeente Rheden worden opgeleverd en de controleverklaringen van de zorgleveranciers.

Te nemen maatregel

Invoering DMS en attendering personeel op volledigheid archiefstukken bij hybride werkvormen. Nevenwerkzaamheden voor medewerkers zullen ook worden geregistreerd.

Activiteit/proces

Risicodefinitie fraude

Risico inschatting

Getroffen maatregel

32. Regelgeving

Het risico dat niet wordt voldaan aan het BBV en de financiële verordening.

Klein

Kennis wordt bijgehouden door cursussen, nieuwsbrieven en lidmaatschap van groepen op social media (Linkedin). Ook de accountant levert informatie aan d.m.v. bijeenkomsten en kennisoverdracht tijdens de controles. Bij de controle op de jaarrekening wordt door de accountant getoetst op alle van toepassing zijnde regelgeving.

Register: Datum Geen fraudegevallen geconstateerd

Omschrijving

Schade

Te nemen maatregel

Maatregelen