Concept-raadsbesluit Verordening Vertrouwenscommissie 2024

Raadsbesluit

Onderwerp Instellen van een Vertrouwenscommissie en vaststellen Verordening Vertrouwenscommissie 2024

De raad van de gemeente Rozendaal; Gelezen het voorstel van de gezamenlijke fractievoorzitters van 27 februari 2024; Gelet op het bepaalde in de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikel 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995; Gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; Besluit: 1.

2.

In te stellen een Vertrouwenscommissie voor de voorbereiding van de aanbeveling inzake de (her)benoeming van de burgemeester, bestaande uit de volgende personen: - Mevrouw E.J.G. Hupkes - De heer R.J. de Jonge - De heer W.P. Jansen Onderstaande Verordening Vertrouwenscommissie 2024 vast te stellen;

Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; b. de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Gelderland; c. de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling inzake de (her)benoeming van de burgemeester; d. De Wet; De Gemeentewet. Artikel 2 – Taak De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden. Artikel 3 – Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit de voorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties. 2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden. 3. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon. 4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Pagina 1 van 4

Raadsbesluit

Artikel 4 - Ambtelijke ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning. 2. De gemeentesecretaris wordt ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd en is plaatsvervangend secretaris. 3. De in het eerste en tweede lid genoemde functionarissen zijn geen lid van en hebben geen stemrecht in de commissie. Artikel 5 – Vergaderingen en besluitvorming 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert niet als niet meer dan de helft van de leden aanwezig zijn; 2. De voorzitter bepaalt dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende leden schriftelijk tot de vergadering op: a. leden van de commissie; b. In het geval van benoeming: de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft; c. De burgemeester, voor zover met haar een gesprek plaats heeft; d. De adviseur(s), indien deze aan de commissie zijn toegevoegd; 3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 5 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van deze termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 8 uren voorafgaand aan de vergadering. 4.

De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen. Artikel 6 – Verslag van bevindingen 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding van een aanbeveling een schriftelijk verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. 2. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag van bevindingen bevat ten minste: a. Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. Een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; c. Eventuele minderheidsstandpunten indien daarom door een lid van de commissie gevraagd wordt. Artikel 7 – Geheimhouding 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. 3.

Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of bij de secretaris ter inzage gelegd. 4. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd. 5. Aan derden, die geen lid zijn van de commissie, wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. Pagina 2 van 4

Raadsbesluit

6. De commissie zorgt er voor dat de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 7. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet van kracht ook in het geval de commissie wordt ontbonden. 8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur. Artikel 8 – Archivering van stukken 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden, onverwijld in verzegelde enveloppen en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats. 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat van de in lid 1 bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1, sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. 3. De voorzitter en de secretaris van de commissie zorgen er voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. Artikel 9 - Adviseur 1.

De commissie kan een of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie; 2. Adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie; 3. Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie. Artikel 10 – De benoemingsprocedure: Informatie over en gesprekken met de kandidaten 1. De Gemeentewet bepaalt in artikel 61, lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling is uitgesloten. 2. De secretaris nodigt, namens de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de kandidaten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van het gesprek zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd. 3. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning. Artikel 11 - Bepalingen over de herbenoemingsprocedure 1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning; 2.

Basis voor de gesprekken zijn in elk geval de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester; 3. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag opgemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. 4. Concrete afspraken tussen de commissie en de burgemeester over de taakuitoefening worden expliciet in het verslag van bevindingen vermeld. 5. Het verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling over de herbenoeming van de burgemeester.

Pagina 3 van 4

Raadsbesluit

Artikel 12 – Ontbinding van de commissie 1. De commissie wordt geacht ontbonden te zijn met ingang van de dag volgend op die waarop: a. Bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien; b. Bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd; Artikel 13 – Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de voornoemde circulaire van de minister niet voorzien, beslist de commissie. Artikel 14 - Inwerkingtreding en vervaldatum 1. Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking. 2. Deze verordening vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister een besluit is genomen op de aanbeveling van de raad, behoudens het in deze verordening gestelde ten aanzien van de geheimhouding. Artikel 15 – Citeertitel De verordening wordt aangehaald als Verordening op de vertrouwenscommissie 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal 19 maart 2024.

Klaas Schaap, griffier

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 4 van 4