Businesscase systeem financiële en personele administratie ERP Systeem

Businesscase systeem financiële en personele administratie

Inhoud 1. Aanleiding businesscase ......................................................................................................................3 1.1 Om welke processen gaat het?.....................................................................................................3 1.2 Hoe is het nu georganiseerd? (ist) ................................................................................................3 1.2.1. Personeels- en salarisadministratie .......................................................................................3 1.2.2. Financiële administratie ........................................................................................................4 2. Welke situaties zijn uitgewerkt? (soll) .................................................................................................5 2.1. Personeels- en salarisadministratie via AFAS ...............................................................................5 2.2 Financiële administratie ...............................................................................................................6 2.2.1 Capaciteit ................................................................................................................................7 2.2.2 Risico en functiescheiding ......................................................................................................7

2.2.3 Afas zelf afnemen en onderhouden ......................................................................................8 2.2.4 Lumen Civitas zelf afnemen en onderhouden ........................................................................8 3. Conclusie/advies ..............................................................................................................................9

2

1. Aanleiding businesscase

Sinds 2021 neemt de gemeente Rozendaal diensten af bij De Connectie. Het gaat hierbij om de belastingheffingen, financiële administratie, personeels- en salarisadministratie en een stukje ICT. Het gedeelte van de ICT is beperkt tot het gebruiken van de beveiligde glasvezelkabel en de aansluiting op Gemnet. Het ontlasten op het gebied van de belastingheffingen loopt naar alle tevredenheid. Echter bij de onderdelen van de financiële administratie en de personeels- en salarisadministratie is er twijfel bij het team Bedrijfsvoering of dit nog wel de juiste oplossing is voor onze gemeente. Daarnaast zijn er nieuwe ontwikkelingen rondom De Connectie; deze houdt op te bestaan per 1 januari 2026. Alle werkzaamheden worden ondergebracht bij de gemeente Arnhem. In dit document wordt de vraag verder uitgewerkt of doorgaan met de samenwerking met De Connectie/Gemeente Arnhem of een andere optie de juiste keus is. Het team bedrijfsvoering formuleert een conclusie met daaruit een advies aan in eerste instantie de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder.

1.1 Om welke processen gaat het?

Wij beperken ons tot de financiële en de personeels- en salarisadministratie. Alle processen die hierbij horen worden hierin meegenomen, van invoeren van declaraties tot het uitbetalen van facturen. Belastingen en het afnemen van de glasvezel blijven ondergebracht bij De Connectie.

1.2 Hoe is het nu georganiseerd? (ist) Dienstverleningsovereenkomst In de dienstverleningsovereenkomst(DVO) staat beschreven welke diensten wij afnemen. Dit zijn: Personeels- en salarisadministratie Financiële administratie Grootboekwerkzaamheden Functioneel applicatiebeheer Licentiekosten Ondersteuningsuren Gebruik financiële administratie De DVO geeft aan dat de looptijd van het contract een jaar (ingaande per 1 januari) is met stilzwijgende verlenging van telkens weer een jaar. Beëindiging van deze overeenkomst kan met een aangetekende brief en daarbij moet een opzegtermijn van zes maanden in acht genomen worden. Het opzeggen van het contract kan een vergoeding van schade als gevolg hebben. De totale kosten bedragen € 54.320 (prijspeil 2025) voor de personeels- en financiële administratie en het beheer. Project Unit 4 Financials Bij de implementatie van Unit 4 Financials zijn er prijsafspraken gemaakt over de kosten van dit project. De structurele kosten zijn berekend op een periode van 8 jaren. Dit zijn kosten die geactiveerd kunnen worden doordat ze toegerekend kunnen worden aan de oplevering van de dienst. Bij eerdere beëindigen dan 1-1-2028, factureert De Connectie een bedrag van € 62.500 minus hetgeen al betaald is door de gemeente Rozendaal aan structurele kosten. Per jaar wordt er € 10.444 betaalt (inbegrepen in de € 54.320).

1.2.1.Personeels- en salarisadministratie

Op dit moment nemen wij bij De Connectie een dienst af rondom de personeels- en salarisadministratie. Wij maken hierbij gebruik van de expertise op het gebied van salarisverwerking en registratie en wij maken gebruik van de door De Connectie gekozen systemen. Dit zijn Youforce (wordt gebruikt aan de voorkant) en Beaufort (is voor de verwerking aan de achterkant). 3

De laatste tijd zijn er twijfels of de salarisadministratie wel bij de juiste organisatie is belegd. Er worden aanmerkelijk meer fouten gemaakt bij de Connectie en het herstel hiervan verloopt vaak moeizaam. De oorzaak hiervan is velerlei. De inrichting van het E-HRM systeem vergt veel capaciteit en de werkprocessen sluiten niet/niet altijd aan bij onze werkprocessen. Daarnaast zijn kundige medewerkers bij de Connectie vertrokken of gepensioneerd. Het is erg lastig om aan vakbekwame medewerkers te komen en er is sprake van hoog ziekteverzuim. Dit alles zorgt voor veel extra werk. Voor die tijd liep alles wel naar tevredenheid maar De Connectie lijkt niet in staat de problemen vlot op te kunnen lossen. Als klant van de Connectie merken we dit vooral in de extra tijd die we kwijt zijn en fouten in onze administratie. Kosten De kosten die wij structureel betalen aan De Connectie voor de personeels- en salarisadministratie zijn € 13.433 (prijspeil 2025). Als we de bestaande situatie behouden zijn er geen eenmalige/ implementatie kosten, tenzij de verdere inrichting van Youforce dit vereist. Deze kosten betreffen zowel de financiële administratie als de salarisadministratie. Tijd Salarisadministratie Personeelsadministratie Overleg Connectie Oplossen van problemen Totaal

HR FIN HR

3 uur per maand 2 uur per maand 1 uur per maand 8 uur per maand 4 uur per maand 18 uur per maand

Ontwikkelingen Op dit moment is nog niet duidelijk wat de gevolgen voor Rozendaal zijn bij het ontbinden. Voor zover wij nu weten gaan we onder dezelfde voorwaarden over naar de gemeente Arnhem. Onze verwachting is echter dat het in de toekomst wel degelijk gevolgen zal hebben en dat de inrichting van het salarissysteem ingericht zal worden naar de wensen van de gemeente Arnhem, en daarmee complexer wordt. Dit is voor Rozendaal niet noodzakelijk. In de huidige situatie is dit ook al het geval. De implementatie loopt nog steeds en mogelijk volgen er nog aanvullende kosten als dit langer doorloopt.

1.2.2 Financiële administratie

Ook voor de financiële administratie nemen wij een dienst af. Wij worden hierbij volledig ontzorgt door De Connectie. Voor de financiële administratie verzorgen zij het registreren en betalen van de facturen. De codering ligt bij ons intern en het goedkeuren wordt ook gedaan door de budgethouders/budgetbeheerders van Rozendaal. De tool waarbinnen de administratie wordt uitgevoerd is Unit 4 Financials. De betalingen lopen via de BNG bank. Met de aankomende aanbesteding voor een nieuw financieel systeem en de voorgenomen overheveling van alle werkzaamheden van De Connectie naar de gemeente Arnhem zijn er twijfels gerezen of De Connectie nog de juiste samenwerkingspartner is voor de financiële administratie. Bij De Connectie is besloten dat ze overgaan naar de Saas-oplossing van het huidige systeem, Unit4. Op dit moment is er echter vanuit de Connectie nog geen businesscase of berekening gemaakt over de kosten die hiermee gepaard gaan, maar in het laatste gesprek (22-05-2025) is aangegeven dat de kosten aanzienlijk gaan toenemen. Daarnaast is de kans groot dat, wanneer Arnhem in de lead is, het

4

financiële systeem voor ons te uitgebreid en complex (dus ook duurder) wordt ingericht. Daarmee wordt het voor ons minder werkbaar. Kosten De kosten die wij structureel betalen aan De Connectie voor de financiële administratie zijn € 30.443 (prijspeil 2025) en daarbij tot 2028 € 10.444 voor de investering in de financiële administratie. De bestaande situatie kan niet behouden. Wij verwachten, op basis van de vorige implementatie en de recente uitspraken over de aanzienlijke toename van de kosten, dat wij met minimaal € 50.0000 aan eenmalige kosten worden geconfronteerd. Tijd De interne tijdsbesteding op dit moment is als volgt: Coderen FIN 8 uur per maand Goedkeuren facturen ALLEN 32 uur per maand (per budgetbeheerder 2 uur) Memo’s en correcties FIN 4 uur per maand Totaal 44 uur per maand Ontwikkelingen Ontbinding Connectie Op dit moment is nog niet duidelijk wat de gevolgen voor Rozendaal zijn bij het ontbinden. Voor zover wij nu weten gaan we onder dezelfde voorwaarden over naar de gemeente Arnhem. Onze verwachting is echter dat het in de toekomst wel degelijk gevolgen zal hebben. Wij verwachten dat de inrichting van het financiële systeem en het salarissysteem complexer wordt, en dat dit mogelijk ook gevolgen zal hebben voor de prijs. Dit is voor Rozendaal niet noodzakelijk.

Nieuw financieel systeem Bij De Connectie is besloten dat ze overgaan naar de Saas-oplossing van Unit4. Op dit moment is er echter vanuit de Connectie nog geen businesscase of berekening gemaakt over de kosten die hiermee gepaard gaan. Doordat Arnhem in de lead is hierin is het mogelijk dat de inrichting gebaseerd zal worden op de administratie van de gemeente Arnhem en daarmee veel te uitgebreid en complex is om voor ons werkzaam te zijn. De inrichting van het nieuwe systeem zal extra inspanningen vergen.

2. Welke situaties zijn uitgewerkt? (soll) We hebben contact gezocht met diverse aanbieders van verschillende systemen. Youforce/Visma heeft niet gereageerd op ons verzoek om informatie, IJK (Driessen) heeft na een eerste kennismaking geen informatie meer verschaft. Beiden zijn hieronder niet verder uitgewerkt. We zijn met 2 partijen in gesprek gegaan; Lumen Civitas voor het financiële deel en AFAS voor personeels- en salarisadministratie apart en in combinatie met het financiële deel.

2.1. Personeels- en salarisadministratie via AFAS *Alleen PSA, in combi met Lumen Civitas

Kosten De maandelijkse licentiekosten zijn € 825 per maand o.b.v. 50 medewerkers. Dat is jaarlijks een bedrag van ongeveer € 10.000. De implementatiekosten worden geschat op € 18.700 ervan uitgaande dat er 15 dagen een consultant nodig is. De benodigde opleiding is beperkt, en 5

opleidingskosten zijn inbegrepen in de licentiekosten. De conversie van de personeelsdossiers zal handmatig door ons gedaan worden, dit bespaart tijd en geld.

Tijd (Per medewerker en beheerder) Salarisadministratie

Personeelsadministratie Functioneel Beheer Totaal

HR 2 uur per maand FIN 1,5 uur per maand CONTR 2 uur per maand HR 4 uur per maand 2 uur per maand 11,5 uur per maand

Voordelen AFAS biedt meer flexibiliteit. We kunnen zelf de inrichting bepalen, en wanneer iemand opgeleid is ook de inrichting zelf bouwen. AFAS levert standaard workflows, welke gekoppeld kunnen worden aan de eigen inrichting en indien nodig aangepast. Hierdoor kunnen we de noodzakelijke items inrichten, passend bij onze eigen processen en regelingen, zonder verdere belasting (Kever volstaat, Cadillac is niet nodig). Het systeem is te benaderen via de PC maar ook via de app. Verlof registreren, verzuim melden of declaraties indien kan dus op een makkelijke manier. Net als de goedkeuring van bepaalde items, waardoor er een snellere afhandeling is. De babsen en de bestuurders kunnen zelf hun declaraties indienen via de app. Er is geen uitgebreid tijdrovende overleg structuur, en zoveel mogelijk processen worden geautomatiseerd. Dit geeft een besparing op interne uren. Nadelen Specifieke kennis van het systeem en de salarisadministratie is nu niet aanwezig. AFAS levert onder de naam ‘een leven lang leren’ de mogelijkheid om gratis alle inhoudelijke opleidingen te volgen. Ook is er een groot klantportaal waar informatie te vinden is over inrichting en knelpunten, met uitleg hoe dit op te lossen is in het systeem. Daarnaast kunnen we kennis inhuren bij specifieke vragen.

Kwetsbaarheid; Door de administratie zelf te gaan doen, met name de salarisadministratie, ontstaat er kwetsbaarheid. Dit is op te lossen door het systeem zo veel mogelijk te automatiseren en achtervang te regelen. Dit kan intern, maar in een uitzonderlijke situatie ook door extern in te huren. We moeten zelf betalingen regelen aan personeel, belastingdienst en pensioenfonds. Dit is ingericht in het systeem, maar vraagt wel accordering met 2 handtekeningen, waarbij we rekening moeten houden met onafhankelijkheid van het proces. Dit vraagt planning. Eindgebruiker Voor de eindgebruiker verandert er niet zo heel veel. De eindgebruiker krijgt bij invoering te maken met een andere app en een andere portal, maar dezelfde functionaliteiten blijven beschikbaar.

2.2 Financiële administratie

Met een nieuw financieel systeem/Saas-oplossing en de voorgenomen overheveling van de Connectie naar Arnhem, zien wij toenemende complexiteit en kosten op ons af komen. We hebben via marktconsultatie twee partijen uitgevraagd; Lumen Civitas en AFAS.

6

2.2.1 Capaciteit

Als wij ervoor kiezen de financiële administratie weer zelf uit te gaan voeren heeft dat gevolgen voor de capaciteit die wij binnen Rozendaal beschikbaar hebben. Voor het boeken, betalen, beheren en controleren moeten wij rekening houden met minimale extra capaciteit van 16 uur in de week. De verwachting is (vooruitlopend op HR21) dat deze taken passen bij schaal 7. Dit betekent een ophoging van het personele budget van ongeveer € 32.000. Als wij weer de administratie zelf gaan doen heeft dat gevolgen voor de benodigde uren. Wij voorzien de onderstaande tijdsbesteding. Ondersteuner (medewerker financiën) per maand: Scannen facturen 6 uur Coderen 16 uur* Loonjournaalpost 1 uur Grootboekbeheer 4 uur Functioneel Beheer 8 uur Facturatie 12 uur Debiteurenbeheer 4 uur Crediteurenbeheer 4 uur Interne controle 4 uur 59 uur Budgetbeheerders: Goedkeuren facturen Financieel Adviseur: Betalingen Correcties Totaal

24 uur 2 uur 2 uur 4 uur 87 uur

*Wij verwachten dat dit op termijn omlaag gaan door de steeds verdergaande automatisering van de facturen stroom. Het opvoeden van leveranciers en het instrueren van collega’s is hierbij van belang. Eindgebruiker Voor de eindgebruiker komt er een app waarmee de goedkeuring gedaan kan worden. Binnen de portal zijn er dashboards beschikbaar die helpen bij het budgetbeheer. De grootste winst is het niet meer hoeven inloggen via De Connectie waar je al snel een kwartier mee bezig bent.

2.2.2 Risico en functiescheiding

Bij de connectie is de continuïteit en de functiescheiding goed geborgd. Bij het uitvoeren van de administratie door onszelf zorgt dit gezien het beperkte aantal medewerkers voor een uitdaging. De functiescheiding is niet eenvoudig te borgen op het gebied van: mutaties in stamgegevens, boekingen, betalingen klaarzetten en verwerken en het tekenen van betalingen. Voor de betalingen zijn er per definitie twee handtekeningen nodig. Binnen onze organisatie kan dit in de vakantieperiode tot problemen/vertraging leiden. Verder willen we ook niet eenieder machtigen om een betaling te kunnen ondertekenen. Daarnaast zullen er meer interne controles moeten worden uitgevoerd waarbij wij nu nog kunnen steunen op de ISAE verklaring die De Connectie afgeeft.

7

2.2.3 Afas zelf afnemen en onderhouden

Kosten (Licentiekosten/structureel en implementatie/eenmalig) De structurele kosten bedragen ongeveer € 11.700 per jaar tot een maximum van 50 gebruikers voor de licentiekosten. De implementatiekosten worden geschat € 22.000. De benodigde opleiding is beperkt en valt onder de implementatiekosten. Voordelen De inrichting kunnen we naar eigen smaak inregelen; We kunnen efficiënter werken door het ontbreken van tussenpersonen; Er zijn korte lijnen m.b.t. wijzigingen/boekingen; Er is een integrale koppeling met HR-component; I.c.m. HR is er een app voor de medewerkers om alles vanuit te kunnen regelen. Nadelen Wij moeten zelf het beheer van de applicatie uitvoeren; Wij moeten meer interne controle werkzaamheden uitvoeren; De functiescheiding is lastiger te realiseren door het beperkt aantal medewerkers.

2.2.4 Lumen Civitas zelf afnemen en onderhouden

Kosten (Licentiekosten/structureel en implementatie/eenmalig) De structurele kosten bedragen ongeveer € 19.700 per jaar voor de licentiekosten. De implementatiekosten worden geschat € 60.000. De benodigde opleiding is beperkt en valt onder de implementatiekosten. De conversie wordt vanuit Unit 4 Financials grotendeels geautomatiseerd overgenomen. Voordelen De inrichting kunnen we naar eigen smaak inregelen; Zeer flexibele inrichting mogelijk (maatwerk). We kunnen efficiënter werken door het ontbreken van tussenpersonen; Er zijn korte lijnen m.b.t. wijzigingen/boekingen; Sluit aan op Microsoft 365 en Power BI. Nadelen Wij moeten zelf het beheer van de applicatie uitvoeren; Wij moeten meer interne controle werkzaamheden uitvoeren; De functiescheiding is lastiger te realiseren door het beperkt aantal medewerkers.

8

3. Conclusie/advies

De hieronder genoemde kosten zijn op basis van een globale prijsberekening die wij hebben ontvangen naar aanleiding van de marktconsultatie. De uiteindelijke offerte n.a.v. de formele inkoop uitvraag kan hierop afwijken.

Licentie- en Afbetaling eerdere capaciteitskosten investering Eenmalige kosten Totaal Systemen bij de Connectie € 53.000 € 17.000 € 50.000 € 120.000 Fin en PSA in twee systemen € 62.000 € 17.000 € 79.000 € 158.000 Fin en PSA in één systeem € 54.000 € 17.000 € 40.000 € 111.000

* In bovenstaande tabel is een aanname gedaan over de investeringskosten (eenmalige kosten) in de huidige samenwerking met de Connectie. Deze aanname is gelijk aan het bedrag van de huidige implementatie. De licentie- en capaciteitskosten zijn de huidige kosten, deze zullen in de nieuwe situatie aanzienlijk toenemen. In de huidige situatie zijn we zo’n 40 uur per maand kwijt aan de financiële administratie. De verwachting is dat dit in de nieuwe situatie 83 uur per maand gaat zijn. Daarom verzoeken wij ook op de kosten die wij aan De Connectie betalen te gebruiken als uren uitbreiding voor het aannemen van een financieel medewerker in schaal 7 voor 16 uur in de week. De kosten voor deze uren zijn opgenomen in het bedrag onder ‘licentie- en capaciteitskosten’. Advies Wij adviseren om te kiezen voor het zelf weer gaan uitvoeren van de administratie. Per saldo zijn wij financieel gezien ongeveer evenveel kwijt. Wij verwachten echter dat het gebruikersgemak (niet meer inloggen, direct toegang tot budget informatie) verhoogd wordt door de overstap. Ook de beheersing van de inrichting sluit volledig aan op de Rozendaalse situatie. Ondanks dat wij wat risico’s zien en een toename in het interne controle werk denken wij deze risico’s voldoende af te kunnen dekken en op de kunnen lossen met de aanvraag van capaciteitsuitbreiding.

De eenmalige kosten achten wij acceptabel, omdat wij ook vanuit De Connectie nog een eenmalige investering verwachten. Daarnaast wordt er ook gekeken of er in de huidige budgetten ruimte is om deze kosten deels te dekken. Vervolg Mochten de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder het advies uit de businesscase willen opvolgen, dan zien wij het vervolg van het proces als volgt: Instemming vragen aan het college om deze stap te zetten en in te stemmen met het raadsvoorstel voor het benodigde budget (eenmalige investering) Instemming van de raad voor de eenmalige investeringskosten Uitzetten van het inkoopproces waarbij wij de volgende processtappen zien: - verzoek aan het college voor afwijking van het inkoopbeleid voor een enkelvoudige uitvraag voor de HR tool. - het opstellen van plan van eisen en wensen waarbij intern wordt afgestemd met Informatiebeheer, Informatievoorziening, ISO/PO, FG, CISO en Xantion. - de uitvraag voor het financiële pakket - demo van de pakketten voor diverse interne medewerkers (hun voorkeur is onderdeel van de gunning) - de beoordeling van het financiële pakket - de gunning 9

Opzegging en afstemming met De Connectie (voor 1 juli, volgens de in het contract opgenomen bepaling) Implementatiefase in Q3 en Q4 2025 Schaduw draaien in Q4 In gebruik name per 1 januari 2026

10