bijlage Voorstel voor besluitvorming door het Kwartiermakersoverleg08032021.pdf

Voorstel voor besluitvorming door het kwartiermakersoverleg regioagendacommissie Groene Metropoolregio in oprichting

1. Samenvatting Sinds 1 januari 2021 is de Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen van start gegaan. Deze gemeenschappelijke regeling gaat op basis van een door de 18 gemeenten vastgestelde visie werken aan vijf grote opgaven met als doel de regionale samenwerking te versterken. Gemeenteraden zijn intensief betrokken bij het proces van totstandkoming van de Groene Metropoolregio en bij de inrichting van de werkwijze in het samenwerkingsverband. Onderdeel van de samenwerking is de oprichting van een regioagendacommissie als commissie van advies aan het bestuur van de regio, ingesteld door het algemeen bestuur. Op 2 februari 2021 heeft een eerste kwartiermakersoverleg plaatsgevonden van de regioagendacommissie in oprichting. Daar is o.a. uitgesproken dat er een urgentie is om snel te starten, zodat de commissie aan de slag kan met de opgaven. Hier wordt daarom een voorstel gedaan voor taken, samenstelling en werkwijze van de regioagendacommissie voor het komende jaar. Dit vanuit het uitgangspunt van vertrouwen binnen de agendacommissie, tussen de commissie en het algemeen bestuur en tussen de samenwerkende gemeenteraden onderling. Begin 2022 wordt op basis van een evaluatie een definitief reglement van orde vastgesteld.

2.

Voorstel

Het kwartiermakersoverleg van 8 maart besluit het volgende: Samenvatting Besluitpunt 1 - Samenstelling regioagendacommissie: - Raadsleden - Vier leden vanuit Nijmegen en Arnhem, twee raadsleden uit andere gemeenten - Taken regioagendacommissie adviserend - Voorzitter uit het midden van de regioagendacommissie. 1. De samenwerking in de regioagendacommissie te starten op basis van bijgaand tijdelijk reglement van orde, waarin o.a. het volgende is geregeld: a) De omvang van de regioagendacommissie bestaat uit 4 raadsleden uit Arnhem, 4 raadsleden uit Nijmegen, 2 raadsleden uit de andere gemeenten; b) de raden benoemen raadsleden als afgevaardigden naar de regioagendacommissie; c) de taken van de regioagendacommissie zijn: 

de procesmatige voorbereiding en planning van de politieke besluitvorming ten behoeve van alle raden van de deelnemers aan de Groene Metropoolregio.



de procesmatige voorbereiding en planning van de politieke besluitvorming ten behoeve van alle raden van de deelnemers aan de Groene Metropoolregio met betrekking tot de opgaven en het scheppen van randvoorwaarden opdat de raden na aanbieding van de regionale agenda kunnen besluiten over deelname aan een opgave.



terugkoppeling aan de raden van de deelnemers aan de Groene Metropoolregio van hetgeen in elke raad is besloten ten aanzien van de voorstellen die de Groene Metropoolregio betreffen. Dit omvat ook de vastgestelde moties en amendementen.



het scheppen van en bijdragen aan randvoorwaarden opdat de raden de kaderstellende en controlerende taak rondom de Groene Metropoolregio en de voortgang op de regionale opgaven kunnen vervullen.



gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur van de Groene Metropoolregio over hetgeen in de voorgaande leden staat vermeld en over de kwaliteit van de informatievoorziening van en door de Groene Metropoolregio, waaronder het borgen van toegankelijkheid, transparantie en leesbaarheid van de stukken vanuit de Groene Metropoolregio. Dit omvat ook het doorgeven van signalen vanuit de raden aan het algemeen bestuur en het informeren van het algemeen bestuur over standpunten van de raden.

d) de voorzitter wordt voor de duur van één jaar benoemd door leden uit het midden van de regioagendacommissie.

Samenvatting Besluitpunt 2 - AB neemt kennis van het Reglement van orde van de regioagendacommissie. 2. Het reglement van orde van de regioagendacommissie ter kennisname voor te leggen aan het algemeen bestuur. Samenvatting Besluitpunt 3 - Het betreft een tijdelijk reglement dat na een jaar door de regioagendacommissie wordt geëvalueerd. 3. De regioagendacommissie evalueert haar reglement van orde, haar taken en haar werkwijze vóór 1 maart 2022 en legt de resultaten van de evaluatie voor aan het algemeen bestuur en aan de gemeenteraden. Samenvatting Besluitpunten 4 en 5 - Ondersteuning wordt verzorgd door een griffie uit één van de betrokken gemeenten. - De kosten worden gefinancierd door de Groene Metropoolregio. 4. Het secretariaat van de regioagendacommissie wordt belegd bij een griffie uit de griffierskringen Gelderland-midden en regio Rijk van Nijmegen. 5. De kosten van het secretariaat worden in 2021 eenmalig gefinancierd vanuit het jaarrekeningresultaat 2021 van de Groene Metropoolregio. Hierbij geldt als uitgangspunt ‘sober en doelmatig’. Het kwartiermakersoverleg verzoekt het

algemeen bestuur om de kosten vanaf 2022 structureel in de begroting op te nemen.

3.

Aanleiding

3.1

Algemeen

Op 2 februari 2021 heeft een eerste kwartiermakersoverleg plaatsgevonden. Vanuit het gesprek aan de hand van een uitgangspuntennotitie zijn de volgende zaken meegegeven ter voorbereiding op het tweede overleg op 8 maart: - het is belangrijk dat de regioagendacommissie zo snel mogelijk van start kan gaan, zodat deze tijdig aan de slag kan met de grote opgaven; - er wordt pragmatisch gestart, waarbij de regioagendacommissie na een jaar de taken, samenstelling en werkwijze evalueert; - in de volgende vergadering ligt er daarom een voorstel voor het conceptreglement van orde voor de werkzaamheden van de regioagendacommissie. Dit conceptreglement mag gemodelleerd worden naar het reglement van orde van de Agendacommissie van de Modulaire gemeenschappelijke regeling regio rijk van Nijmegen. 3.2 Totstandkoming van dit voorstel Een negental leden van het kwartiermakersoverleg hebben zich beschikbaar gesteld als voorbereidingsgroep voor de bijeenkomst van 8 maart. Ondersteuning is verder geboden door een werkgroep van vier griffiers, aangevuld met een jurist vanuit de Groene Metropoolregio.

Bij het opstellen van het conceptreglement van orde zijn de volgende documenten als leidraad gehanteerd: - de tekst van de Gemeenschappelijke regeling Regio Arnhem-Nijmegen; - de opzet van het reglement van orde van de agendacommissie MGR; - de uitkomsten van de vragenlijst onder de 40 afgevaardigden naar het kwartiermakersoverleg van 2 februari 2021. Deze vragenlijst had een respons van 77%. 4.

Argumenten bij het voorstel

Per beslispunt wordt gemotiveerd waarom tot deze keuze gekomen is. 1. De samenwerking in de regioagendacommissie te starten op basis van bijgaand tijdelijk reglement van orde, waarin o.a. het volgende is geregeld: a) De omvang van de regioagendacommissie bestaat uit 4 raadsleden uit Arnhem, 4 raadsleden uit Nijmegen, 2 raadsleden uit de andere gemeenten; De uitkomsten van de vragenlijst geven geen eenduidig beeld van de gewenste omvang en samenstelling: 32,3 % is voor 2 deelnemers per gemeente; 25,8 % is voor 4 deelnemers uit Arnhem en Nijmegen en 2 uit de overige gemeenten; 22,6 % is voor 1 deelnemer per gemeente; 16,1 % is voor 2 deelnemers uit Arnhem en Nijmegen en 1 uit de overige gemeenten. Daarom is hier aangesloten bij het voorstel van het algemeen bestuur. b) de raden benoemen raadsleden als afgevaardigden naar de regioagendacommissie;

Op basis van de uitkomsten van de vragenlijst is 80,6 % voorstander van een commissie die bestaat uit raadsleden. Dit is ook het voorstel van het algemeen bestuur. c) de taken van de regioagendacommissie zijn 

de procesmatige voorbereiding en planning van de politieke besluitvorming ten behoeve van alle raden van de deelnemers aan de Groene Metropoolregio.



de procesmatige voorbereiding en planning van de politieke besluitvorming ten behoeve van alle raden van de deelnemers aan de Groene Metropoolregio met betrekking tot de opgaven en het scheppen van randvoorwaarden opdat de raden na aanbieding van de regionale agenda kunnen besluiten over deelname aan een opgave.



terugkoppeling aan de raden van de deelnemers aan de Groene Metropoolregio van hetgeen in elke raad is besloten ten aanzien van de voorstellen die de Groene Metropoolregio betreffen. Dit omvat ook de vastgestelde moties en amendementen.



het scheppen van en bijdragen aan randvoorwaarden opdat de raden de kaderstellende en controlerende taak rondom de Groene Metropoolregio en de voortgang op de regionale opgaven kunnen vervullen.



gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur van de Groene Metropoolregio over hetgeen in de voorgaande leden staat vermeld en over de kwaliteit van de informatievoorziening van en door de Groene Metropoolregio, waaronder het borgen van toegankelijkheid, transparantie en leesbaarheid van de stukken vanuit de Groene Metropoolregio. Dit omvat ook het doorgeven van signalen vanuit de raden aan het algemeen bestuur en het informeren van het algemeen bestuur over standpunten van de raden.

Het overzicht van taken is gebaseerd op de taken van de regioagendacommissie MGR, de inbreng van de deelnemers aan het kwartiermakersoverleg van 2 februari jl., de omschrijving van het algemeen bestuur en de taken waarvoor in de respons op de vragenlijst een meerderheid bestond. De taken zijn algemeen geformuleerd, zodat zij ruimte bieden aan de regioagendacommissie om daar een eigen invulling aan te geven die past bij de gewenste samenwerking met het algemeen bestuur en met de diverse raden. Deze zal zich immers de komende tijd gaan ontwikkelen. d) de voorzitter wordt voor de duur van één jaar benoemd door leden uit het midden van de regioagendacommissie. Op basis van de uitkomsten van de vragenlijst is 54,8 % voorstander van een voorzitter gekozen uit het midden van de commissie. 2. Het conceptreglement van orde van de regioagendacommissie ter kennisname voor te leggen aan het algemeen bestuur De regioagendacommissie is een commissie van advies die is ingesteld door het algemeen bestuur van de regio. Op basis van artikel 15 lid 3 van de regeling regelt het algemeen bestuur de taken en samenstelling van de commissie. Het algemeen bestuur legt deze bevoegdheid neer bij de commissie zelf. Wel wil het algemeen bestuur op de hoogte zijn van de wijze waarop de commissie wordt vormgegeven. 3.

De regioagendacommissie evalueert haar reglement van orde, haar taken en haar werkwijze vóór 1 maart 2022 en legt de resultaten van de evaluatie voor aan het algemeen bestuur en aan de gemeenteraden.

Op 2 februari is de noodzaak om als regioagendacommissie snel van start te gaan, breed onderschreven. Dit wordt ook onderkend vanuit de voorbereidingsgroep, die op 24 februari bij elkaar gekomen is. De voorbereidingsgroep signaleert een dilemma met de zorgvuldigheid die nodig is voor een goede juridische en inhoudelijke basis voor de commissie. Om hieraan tegemoet te komen is het voorstel om dit reglement van orde na een jaar te evalueren, waarna bijstelling kan plaatsvinden. In het komende jaar kan pragmatisch worden gestart met als uitgangspunt vertrouwen binnen de agendacommissie, tussen de commissie en het algemeen bestuur en tussen de samenwerkende gemeenteraden onderling. Bij de evaluatie kunnen ook de voorgestelde wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen worden betrokken (mits deze dan is vastgesteld), zoals bijvoorbeeld de wetswijziging m.b.t. de uitvoering van rekenkameronderzoeken en de mogelijkheid om een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen. 4. Het secretariaat van de regioagendacommissie wordt belegd bij een griffier uit de griffierskringen Gelderland-midden en regio Rijk van Nijmegen. De uitkomsten van de vragenlijst geven het volgende beeld: 45,2 % is voorstander van ondersteuning door een griffier, 35,5 % is voor ondersteuning door het regiobureau en 19,4 % heeft geen voorkeur.

De nu voorgestelde wijze van organiseren van de ondersteuning sluit aan bij de manier waarop de agendacommissie MGR wordt ondersteund. Verder past deze ondersteuning bij een dualistische uitvoering van de governance van de gemeenschappelijke regeling.

4. Juridische aspecten Artikel 15 lid 3 van de regeling luidt: Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en samenstelling van de in dit artikel bedoelde commissies. Het concept-besluit tot instelling van de regioagendacommissie luidt: Het algemeen bestuur besluit: 1. een regioagendacommissie in te stellen; 2. de regioagendacommissie stelt zelf haar werkwijze vast in een Reglement van Orde; 3. het Reglement van orde wordt ter kennisname naar het algemeen bestuur verzonden. Dit betekent dat, nadat het instellingsbesluit door het AB is vastgesteld, de regioagendacommissie het reglement van orde kan vaststellen. Op 1 juli 2020 is een wetsvoorstel tot wijziging van de Wgr 1 ingediend bij de Tweede Kamer. Voorgenomen wijzigingen hebben onder andere betrekking op een zienswijze procedure bij de totstandkoming van een (wijziging van een) regeling of bepaalde besluiten, de instelling van een gemeenschappelijke adviescommissie en de evaluatie van een regeling. Het wetsvoorstel is op dit moment nog in behandeling bij de Tweede Kamer. In deze fase is er nog geen zekerheid over de uiteindelijke wijzigingen. De Groene Metropoolregio stelt dus al wel een regioagendacommissie in, hetgeen in het wetsvoorstel ook is opgenomen. Wat dit betreft lopen we al enigszins vooruit. Mogelijk moet de regeling na inwerkingtreding van de Wgr worden gewijzigd. De beoogde datum van inwerkingtreding

1

TK 2019-2020, 35 513.

is niet bekend. Gelet hierop stellen we voor om verder niet vooruit te lopen op de wijziging van de Wgr.

5. Financiën In de begroting van de Groene Metropoolregio is geen budget opgenomen voor de regioagendacommissie. Voorstel is om, vanuit de pragmatische insteek, dit voor 2021 eenmalig op realisatiebasis in de jaarrekening van de Groene Metropoolregio te verrekenen. Vanaf 2022 kan een bedrag in de begroting worden opgenomen. Daarbij geldt als uitgangspunt ‘sober en doelmatig’. Het kwartiermakersoverleg verzoekt het algemeen bestuur van de Groene Metropoolregio om dit in de begroting te verwerken en als zodanig aan de raden voor te leggen. 6. Vervolg Na vaststelling van het reglement van orde kunnen de leden die door de raden zijn benoemd, de regioagendacommissie vormen en kan de commissie vóór 1 april 2021 van start gaan. De regioagendacommissie bepaalt vervolgens zelf haar werkwijze vanuit de (ruime) taakomschrijving in het reglement van orde. Zo kan zij de opgaven van de GMR verdelen onder haar leden, zodat er subgroepen ontstaan die zich bezighouden met een bepaalde opgave. Ook kan zij een daarbij passende vergaderfrequentie kiezen. De regioagendacommissie kan in overleg met de Groene Metropoolregio afspraken maken over de informatievoorziening, het gebruik van een gezamenlijk vergadersysteem en de afstemming van een vergaderkalender.