Bijlage Digitale Agenda 2021-2023.pptx

Digitale agenda 2021 – 2023

Inleiding We willen voor onze inwoners een betrouwbare overheid zijn en blijven. Een gemeente die voor goede dienstverlening staat en daartoe de informatievoorziening veilig en transparant organiseert. De ontwikkelingen in informatisering en automatisering gaan razendsnel. Daarmee verandert ook snel wat van een moderne gemeente verwacht wordt – vanuit inwoners en bedrijven, én vanuit wet- en regelgeving. Eisen aan een veilige informatievoorziening worden steeds strenger. Standaarden voor informatieuitwisseling veranderen. En er worden hogere eisen gesteld aan de mate van digitale toegankelijkheid van de overheid. In deze Digitale Agenda 2021-2023 is vastgelegd hoe we hier als Rozendaal mee om willen gaan. Allereerst door uit te werken wat voor gemeente we willen zijn (missie) en door uit te werken waar we over 3 jaar willen staan als Rozendaal, met het oog op die visie. We richten ons uitdrukkelijk op datgene wat écht moet. Dat past bij ons als kleine gemeente en ons streven naar het zijn van een beheergemeente (2.0). We gaan daarbij uit van een ontwikkelperspectief tot 2023, omdat de ontwikkelingen in het i-domein dusdanig snel gaan dat we met het oog op de missie denken onze visie over 2 jaren te moeten herijken. We pakken 2021 als startmoment, omdat ook in 2021 al ontwikkelingen zijn gestart waar deze Agenda op voortbouwt.

Op basis van (met expertise) verkregen inzicht in de huidige Rozendaalse situatie én van de ontwikkelingen in de omgeving constateren we dat een investering noodzakelijk is op de volgende geïdentificeerde deelthema’s: 1. Op orde brengen Informatiehuis; Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden 2. Herzien afspraken leveranciers en partners 3. Voldoen aan wet – en regelgeving 4. Ontwikkelen van de lerende organisatie In deze Agenda wordt op deze 4 sporen uitgewerkt welke onderwerpen en thema’s de komende periode de aandacht behoeven, om te ontwikkelen naar de toekomstbestendige gemeente die we willen zijn. Op de afzonderlijke sporen wordt ook uitgewerkt welke concrete activiteiten we willen gaan oppakken en welke budgetten daar voorzienbaar voor nodig worden geacht en op welke termijn we dit willen oppakken.

Ontwikkeling informatievoorziening Rozendaal Meerjarenperspectief Rozendaal 2021 - 2023

Wat voor gemeente willen we zijn? (missie)

Waar willen we in 2023 staan? (visie)

Rozendaal is een kleine gemeente die in nauw contact met haar inwoners werkt aan de gemeenschappelijke opgaven. Goede dienstverlening vanuit persoonlijk contact en korte lijnen staat voorop. We richten ons daarbij primair op het uitvoeren van wettelijke taken (beheer). We zijn een goede partner én dienstverlener die voldoende kennis en kunde weet te organiseren, om de kracht van klein gericht in te kunnen zetten.

De gemeente Rozendaal wil in 2023 een gemeente zijn die: • Grip heeft en houdt op het dynamische en complexe idomein om effectief te sturen op kosten en ontwikkeling van de digitale dienstverlening • Voldoet aan geldende standaarden en regelgeving op het i-domein • De organisatie passend heeft ingericht naar de (dienstverlenings-) eisen en wensen van burgers en organisaties • Gegevens veilig en transparant gebruikt

De informatievoorziening stelt ons in staat om als een slimme en wendbare organisatie te doen wat nodig is, wat de omgeving (burgers, bedrijven en wettelijke kaders) van ons verlangt. De aanpak voor de informatievoorziening richt zich daarom op trans-parante, duurzame en veilige oplossingen. We sturen op kosten en doen alleen daar een stap extra waar dit aantoonbare meerwaarde heeft voor de dienstverlening of een efficiëntere werkwijze. De Rozendaalse schaal kan daartoe kansen bieden, bijvoorbeeld als pilotgemeente.

Portfolio Digitale Agenda 2021-2023 Deelthema’s

Op orde brengen Informatiehuis, Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden

Informatie huis

Herzien afspraken leveranciers en partners

Contract management

Voldoen aan wet – en regelgeving

Implementatietrajecten: Woo, Wep, Wmebv, DSO, Common ground

Ontwikkelen lerende organisatie

Gegevensbeheer Kennis en kunde

Binnen de organisatie wordt een portfoliomanager aangewezen die verantwoordelijk is voor sturing en voortgang op de projecten op de bovengenoemde deelthema’s

Portfolio Digitale Agenda 2021-2023 Nadere toelichting deelthema’s

Op orde brengen

Informatie huis

Informatiehuis; Rollen en verantwoordelijkheden

Contract management

Herzien afspraken leveranciers en partners.

Implementatie

GegevensBeheer, Kennis en kunde

Voldoen aan wet – en regelgeving

Ontwikkelen lerende organisatie

We hebben onvoldoende in beeld hoe het gegevensbeheer er uit ziet. Wie doet wat en hoe ziet het applicatielandschap er uit? Daarnaast zijn rollen onvoldoende geborgd met de daarvoor benodigde capaciteit om grip te ontwikkelen en te kunnen sturen op de Rozendaalse eisen en wensen. Contracten zijn onvoldoende passend bij de dienstverlening die we van aanbieders afnemen, of in lijn met de Rozendaalse aanpak voor ontzorging (beheer 2.0) willen afnemen. In dit spoor werken we aan de dienstverlening die past bij Rozendaal.

Diverse wetten vragen een extra investering. In dit spoor werken we aan de implementatie van die wetten. Dit vergt naast het aanpassen van interne processen ook investering in software en in het afsprakenkader met (nieuwe) aanbieders.

De impact van de digitalisering levert andere werkprocessen op. Medewerkers moeten in staat zijn om mee te ontwikkelen met de eisen van digitalisering. Dat geldt voor de Digitale Agenda als geheel (evaluatie eind 2023), maar zeker ook voor de aanpak van onderdelen uit die agenda.

Portfolio Digitale Agenda 2021-2023 Project

Resultaat

Kosten

Project: Inrichten benodigde rollen

Op een Rozendaalse schaal en in overleg met regionale partners inrichten van de volgende rollen: - Strategisch adviseur & informatie-adviseur, - Functioneel beheer - Chief information security officer (CISO/strategisch)& Information security officer (ISO, uitvoerend), - Functionaris gegevensbescherming (strategische en toezichthoudend) & privacy officer, uitvoerend), - Aanspreekpunt & Vertrouwenspersoon Informatiebeveiliging - Portfoliomanager

2022: € 116.000 2023 e.v.: n.t.b. Kadernota ‘23

Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden & informatiearchitectuur

Q1: beeld van inrichting en keuzes ten behoeve van Kadernota 2023 (e.v.) Q1 en Q2: inrichting rollen over 2022

Informatie huis

Project Informatiearchitectuur

Realisatie actuele informatiearchitectuur Q1 en Q2 2022

Onderdeel van budgetvoorstel Inrichten benodigde rollen

Portfolio Digitale Agenda 2021-2023 Wat

Resultaat

Kosten

Project Werkplekken naar cloud

Migratie lokale werkplekken naar de cloudomgeving van aanbieder (Xantion), opheffen lokale server.

Incidenteel: € 5.500, Structureel: binnen begroting

Q1 2022 Project Datadistributie naar de cloud (basis- en kernregistraties) Herzien afspraken leveranciers en partners.

Contract management

Migratie applicatie voor basis- en kernregistraties naar de cloudomgeving van aanbieder (PINKRoccade).

Incidenteel: € 53.000, Structureel: binnen begroting

Q1 2022 Project Servicelevel agreement hosting en beheer

SLA De Connectie over hosting en beheer 2022 (en verder)

Project Migratie naar GemICT

Migratie Rozendaalse ICT-onderdeel bij hostingpartij (De Connectie) naar gemeenschappelijke infrastructuur; GemICT

Binnen budgetvoorstel inrichten benodigde rollen

Q1 en 2

Q1 en Q2 2022

Incidenteel € 13.400 Structureel binnen begrote uitvoeringskosten DC

Portfolio Digitale Agenda 2021-2023 Wat

Wat

Kosten

Project Omgevingswet

Implementatie digitaal stelsel omgevingswet

Gedekt middels krediet

Loopt: deadline afhankelijk van inwerkingtreding wet. Verwacht Q2 Project DMS/RMA

Aanschaf en implementatie DMS/RMA

Gedekt middels krediet Structureel gedekt in begroting

Loopt: Oplevering Q 3 en 4 2022 Project implementatie Wet elektronische publicatie

In beeld en vervolgens publicatie van oude (beleids)regels.

Incidenteel: 5.000 Structureel binnen begroting

Voor 1 juli 2022 Voldoen aan wet – en regelgeving

Project Website/DigID

Aanschaf en implementatie nieuwe website en inrichting digitaal loket (e-formulieren en gebruik van DigID, alsmede van digital afsprakensysteem)

Incidentele meerkosten (t.o.v. eerdere uitvraag) 4.000. Structureel gedekt in begroting

Loopt, oplevering in de loop van 2022 (restant) implementatie Wmebv

Implementatie Woo, Wep, Wmebv, DSO, Common ground

Kenbaar maken van wijzen van (digitale) communicatie met Rozendaal Aanvullend aan/parallel aan project Website/DigID

Mogelijk aanvullend extern advies vereist (geschat op €5.000). Dekking alsdan uit budget extern advieskosten

Portfolio Digitale Agenda 2021-2023

Wat

Wanneer / hoe

Kosten

Ontwikkelen digivaardigheid medewerkers

Digivaardigheid van medewerkers verhogen

Binnen budgetvoorstel inrichten benodigde rollen

Al gestart Project evaluaties Ontwikkelen lerende organisatie

Uitvoeren van evaluaties van - Hosting en beheer - Kantoorautomatisering - Gegevensbeheer Oplevering Q2 2022

Gegevensbeheer, Kennis en kunde

Binnen budgetvoorstel inrichten benodigde rollen

Uitvoering en verantwoording Uitvoering: Het college van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze Digitale Agenda. Om tot uitvoering te komen zal een Uitvoeringsplan Digitale Agenda 2021-2023 door het college worden vastgesteld. En zullen uitvoeringsbesluiten door het college worden genomen. In dat uitvoeringsplan wordt uitgewerkt welke aansturing, evaluatie en verantwoording er op de afzonderlijke projecten en in het geheel van de agenda nodig is. Naast dit uitvoeringsplan zal per onderdeel een projectplan worden opgesteld volgens het ROTIK-model. Daarin zullen de volgende onderdelen worden uitgewerkt: Resultaat, Organisatie, Tijd, Informatie en Kosten. Verantwoording: De voortgang op deze agenda kent (in ieder geval) 3 niveau van verantwoording en daarvoor noodzakelijke communicatie en evaluatie. In onderstaande tabel wordt op hoofdlijnen aangegeven hoe daarmee wordt omgegaan. Nadere uitwerking en planning van onderstaande volgt in het Uitvoeringsplan.

Uitvoering en verantwoording Verantwoordingslaag

Wie en wat

Wanneer

Kaderstellend

Raad stelt inhoudelijke en financiële kaders en controleert de uitvoering.

Binnen de P&C-cyclus zal onder Programma 0 worden verantwoord over de in deze Agenda vastgestelde aanpak. Waar nodig kan het college tussentijds aanvullend informatie worden verstrekt.

Uitvoerend

College verantwoordt over uitvoering

Het college wordt in de persoon van verantwoordelijk portefeuillehouder 3-wekelijks geüpdatet over de voortgang op uitvoering, zowel op het vlak van resultaten als financiën. Bij collegevoorstellen voor uitvoeringsbesluiten zal waar nodig aandacht zijn voor algehele voortgang van deze Digitale Agenda.

Ambtelijk/gemandateerd uitvoerend

Ambtelijk opdrachtnemer Digitale Agenda 2021-2023: gemeentesecretaris

Verantwoording in de lijn van de portefeuillehouder wordt – namens opdrachtnemer – verricht door portfoliomanager in de 3 wekelijkse voortgangsoverleggen. Indien er op onderdelen onvoldoende voortgang, of anderszins knelpunten ontstaan agendeert portfoliomanager dit bij de Ambtelijk opdrachtnemer (secretaris). Deze blijft (eind)verantwoordelijk voor de beoogde resultaten en budgetten.

Verantwoordelijkheden in de lijn: - Portfoliomanager - Projectleiders - Rolhouders - Opdrachtnemers (extern)