Bijlage 7 Gelders Archief 2020 Jaarstukken.pdf

JAARSTUKKEN 2020

JAARSTUKKEN 2020

Adrianus Fransiscus Johannes van der Velden

Digitaal ondertekend door Adrianus Fransiscus Johannes van der Velden Datum: 2021.03.25 14:53:59 +01'00'

Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem

JAARSTUKKEN 2020

INHOUDSOPGAVE Jaarverslag I

Programmaverantwoording 1. 2. 3. 4. 5. 6.

II

Inhoudelijk verslag Kengetallen Algemene dekkingsmiddelen Kosten van overhead Bedrag voor vennootschapsbelasting Bedrag voor onvoorzien

Paragrafen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Verslaglegging Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Rechtmatigheid Organisatiegegevens Ondertekening

Jaarrekening III

Baten en lasten met toelichting

IV

Balans met toelichting

V

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 1. Algemeen 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 3. Grondslagen voor de resultaatbepaling

VI

Overige gegevens 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Controleplicht Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Voorstel Gebeurtenissen na balansdatum Personele bezetting Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Accountantsverklaring

1

JAARSTUKKEN 2020

I

PROGRAMMAVERANTWOORDING

1. Inhoudelijk verslag Ook voor het Gelders Archief was, als gevolg van de verspreiding van het COVID-19-virus, 2020 een bijzonder jaar. Was in 2019 de publieksvraag al verder opgeschoven van fysieke naar onlinedienstverlening, in 2020 was de dienstverlening ten gevolge van de virusbestrijding voornamelijk virtueel. Met de service digitaliseren op verzoek kon goed op de klantvraag worden ingespeeld; opnieuw werd een productie van rond de twee miljoen scans gehaald. Dat het Gelders Archief zijn dienstverlening ook in tijden van corona goed op peil wist te houden, werd bijzonder gewaardeerd door het publiek. Conform de richtlijnen van de Rijksoverheid werd voor zover mogelijk thuis gewerkt; in het archiefgebouw werden maatregelen getroffen die resulteerden in een veilige werkomgeving. Aan de verdere ontwikkeling van het e-Depot werd deelgenomen, evenals in voorgaande jaren. In het najaar van 2020 werd duidelijk dat het ministerie van OCW afkoerst op het beëindigen van de deelname van de Regionaalhistorische Centra aan het e-Depot van het Rijk. Dat heeft ook voor het Gelders Archief ingrijpende gevolgen. Een e-Depot los van het Rijk zal gebouwd moeten worden.

MISSIE

VISIE

DOELEN Uit de missie en visie komen de volgende doelen voort:

Voor een goede relatie tussen burger en bestuur is transparantie levensvoorwaarde. Toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie draagt daar in het bijzonder aan bij. Nu ook het Gelders Archief steeds recenter gevormde archieven beheert, groeit onze bijdrage aan een transparante overheid. Met toezicht en advisering ondersteunt het Archief zijn partners bij een goed dynamisch informatiebeheer en denkt en helpt mee aan een open en transparante overheid. 2

JAARSTUKKEN 2020

Voor het verspreiden van kennis over het verleden van Gelderland is onlinedienstverlening op hetzelfde niveau als dienstverlening in onze studiezaal noodzakelijk. Een optimale toegankelijkheid van de collectie vraagt om een zo groot mogelijke digitale beschikbaarheid van de collectie. De opname van digitale archiefbescheiden bevordert deze onlinedienstverlening, evenals het digitaliseren van bescheiden op verzoek. Onlineaanwezigheid op verschillende platforms en kanalen vergroot de zichtbaarheid van het Gelders Archief en heeft een positieve invloed op hoe burgers, partners en andere belanghebbenden het Gelders Archief beleven. INSTRUMENTEN Om de doelen te realiseren zijn de volgende instrumenten ingezet:

In 2020 heeft het Gelders Archief stevig ingezet op de verdere ontwikkeling van het e-Depot. Dit werd ook daadwerkelijk gebruikt: Voor de provincie is de fotocollectie overgebracht naar in het e-Depot; deze is nu online beschikbaar voor het publiek. Digitale duurzaamheid en toegankelijkheid stonden centraal bij het aanbieden van expertise en advies aan onze partners. Zo werd de verschuiving gemaakt naar de voorkant van de informatieketen en aangesloten op de wensen en behoeften van onze partners. De ontwikkelde producten- en dienstencatalogus was daarbij heel bruikbaar. Ondanks de coronacrisis kon in 2020 toch een aanzienlijk aantal particuliere archieven en collecties worden geacquireerd. In het kader van duurzaam behoud is gestart met een project voor het duurzaam beheer van videobanden. Dit betekent concreet het laten digitaliseren van ca. 3000 videobanden, zodat het materiaal beschikbaar blijft.

In verband met maatregelen ter bestrijding van COVID-19 is de fysieke studiezaal van het Gelders Archief slechts voor een gering aantal bezoekers en gedurende een beperkte periode geopend geweest. Dankzij digitaliseren op verzoek kon een groot deel van de bezoekers van het archief zijn onderzoek voortzetten. Waar digitalisering niet mogelijk was, werd aangepast in de vraag voorzien. In de onlinecijfers is terug te zien dat het websitebezoek en de vraag naar digitaliseren op verzoek enorm is gestegen. Om beter in de scanverzoeken te kunnen voorzien zijn actief inbewaringgevers van particuliere archieven benaderd voor toestemming om ook deze archieven open te kunnen stellen voor digitalisering. Hierdoor is het scanaanbod aanzienlijk vergroot. Daarnaast zijn aangevraagde archiefstukken die in slechte materiële staat verkeerden geconserveerd en gedigitaliseerd, zodat deze voor iedereen in te zien zijn op de website. Mede in het kader van de regeling Digitale Toegankelijkheid is in 2020 verder ingezet op kwaliteitsverbetering van de website en is deze voorzien van een geldige toegankelijkheidsverklaring. Ook zijn grote aanpassingen doorgevoerd in de database van de Burgerlijke stand en van de bouwdossiers, bestanden die tot de meest geraadpleegde behoren van het Gelders Archief.

Bovendien zijn ruim 130.000 huwelijksakten over de periode 1923-1933 online geïndexeerd door vrijwilligers en gepubliceerd op de website. Deze informatie is direct beschikbaar gekomen als open data. In 2020 zijn de sociale media van het archief extra ingezet om de eigen naamsbekendheid te vergroten en ondanks de sluiting van de studiezaal onderzoek op de website van het archief te bevorderen. 3

JAARSTUKKEN 2020

Een groot aantal archieven en collecties werd in 2020 toegankelijk gemaakt, daaronder het archief van de graven en hertogen van Gelre, dat van de familie Van Verschuur en de (digitale) fotocollectie van de provincie. Ook werd binnen het project Audio Visueel Archief Gelderland (AVAG) met subsidie van de provincie bewegend beeld en geluid gedigitaliseerd en ontsloten, zowel ten behoeve van het Gelders Archief als voor andere archiefdiensten in de provincie. Helaas zorgde de corona-epidemie er ook voor dat voorgenomen projecten vertraging op hebben gelopen en daardoor een langere doorloop kennen dan verwacht. De extra focus op digitalisering, het aanbieden van de extra hulp aan bezoekers die anders hun onderzoeken niet konden voortzetten en de vele aanpassingen in communicatie zorgde ervoor dat de capaciteit voor de andere projecten beperkt werd. Daarbij was het vele thuiswerken ook een beperking die er voor zorgde dat projecten waarbij originele archiefstukken nodig waren nog niet konden worden afgerond.

het afgelopen jaar de belangrijkste samenwerkingspartner voor het Gelders Archief. Leidraad daarbij vormde de toekomstvisie van de gezamenlijke RHC s van 2019, die een antwoord geeft op de uitdagingen die de digitalisering van de samenleving en van de werkprocessen van de overheid bieden. Deze toekomstvisie is tevens een reactie op de heroverweging van de deelname van het , die de minister in 2018 aankondigde. De samenwerking stond in 2020 voornamelijk in het teken van de implementatie van een gezamenlijke e-Depotvoorziening. Als gevolg van de coronacrisis vond in internationaal kader veel minder uitwisseling en samenwerking plaats dan in andere jaren.

4

JAARSTUKKEN 2020

2. Kengetallen ORGANISATIE EN FORMATIE Organisatie Westervoortsedijk 67-D, Arnhem

Totaal bruto oppervlak in vierkante meters Nuttig vloeroppervlak depot Nuttig vloeroppervlak publieksruimten Nuttig vloeroppervlak kantoren en werkruimten

Personeel (stand op 31 december planjaar) Aantal personen in dienst Aantal fte in dienst Aantal personen inhuur Aantal fte inhuur Aantal vrijwilligers Aantal stagiaires in gehele jaar Gemiddelde leeftijd personeel Ziektepercentage Percentage improductief vanwege coronapreventie

9.200 5.217 882 1.900

Realisatie 2019

Realisatie 2020

44 38,1 10 8,74 8 0 47 4,08

50 42,52 4 3,17 6 1 45 3,99 0,88

5

JAARSTUKKEN 2020

DIENSTVERLENING

Klanten en doelgroepen Openingsuren studiezaal per jaar Aantal fysieke bezoeken Aantal aangevraagde stukken (exclusief digitaliseren op verzoek) Aantal aangevraagde stukken voor digitaliseren op verzoek Aantal verzoeken inlichtingen Klanttevredenheid Aantal unieke bezoekers Geldersarchief.nl Aantal bezoeken Geldersarchief.nl Aantal scans digitaliseren op verzoek Aantal chats Aantal reacties Mijn Studiezaal Bereik Facebook Bereik Twitter Bereik Instagram Bereik LinkedIn Bereik YouTube

Realisatie 2019

Realisatie 2020

820 1.734

5581 7832

12.768

8.353

6.701 3.705 8,1

8.846 5.239 geen meting

285.169 855.000 2.204.497 1.049 143 1.417.506 407.588 181.522 94.975 geen meting

339.792 1.022.916 1.796.496 1.470 48 858.597 416.213 193.263 88.947 40.521

Langdurige sluiting vanwege COVID-19 2 Forse daling vanwege beperkingen door COVID-19

6

JAARSTUKKEN 2020

TOEGANKELIJKHEID, BEHEER EN BEHOUD

Stand op 31 december planjaar Bruto capaciteit depots in m1 3 Benutting depots in m1 Omvang digitale bestanden in Tb Groei in planjaar Aantal beschrijvingen archief

Realisatie 2019

Realisatie 2020

60.000 40.830 86

60.000 43.110 95

151.607

1.097.819

Aantal beschrijvingen AV-materiaal Gedigitaliseerd AV-materiaal Aantal gedigitaliseerde afbeeldingen van microfilm / microfiche / originelen4 Aantal beschrijvingen nadere toegangen Aantal meters acquisitie overheid

142.250 2.621

108.079 34.813

131.164

156.957

7.525 229

Aantal meters acquisitie particulier Aantal stuks acquisitie AV-materiaal Aantal meters dequisitie overheid Aantal meters dequisitie particulier Aantal stuks dequisitie AV-materiaal Aantal afgelegde inspectiebezoeken Aantal transacties uitleningen

6,39 245.251 0 0 0 62 114

138.2345 394,15 42,6 45,02 9.320 42 0 0 150 137

Inclusief bijzondere berging 4 Exclusief digitaliseren op verzoek 5 Grotendeels Burgerlijke stand

7

JAARSTUKKEN 2020

3. Algemene dekkingsmiddelen Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief, artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. 4. Kosten van overhead De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 9 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces. In 2020 bedroegen deze kosten 30.000,-, dat betekent een overhead van 20%. 5. Bedrag voor vennootschapsbelasting Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de jaarrekening geen rekening mee gehouden. 6. Bedrag voor onvoorzien In de begroting van het Gelders Archief is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.

8

JAARSTUKKEN 2020

II

PARAGRAFEN

1. Verslaglegging In de Regeling Gelders Archief (RGA, art 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken opstellen conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit is ook van toepassing voor het Gelders Archief; dit document is conform de BBV opgesteld.

2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt ultimo 2020 368.453. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. In onderstaande tabel is het verloop van de algemene reserve weergegeven:

Stand per 1 januari Resultaat boekjaar Stand per 31 december Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen GR

2020 215.850 152.603 368.453 8%

2019 209.570 6.280 215.850 5%

Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; CAO aanpassingen en WW verplichtingen. weerstandscapaciteit betreft het (maximale) eigen vermogen, toekomstige bezuinigingen of bijdragen door de deelnemers. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Het EMU-saldo over 2020 332.443 (in 2019 - 451.450). 9

JAARSTUKKEN 2020

Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

2020 355% 355% 2% 2,9% n.v.t. n.v.t.

2019 367% 367% 1% 0,1% n.v.t. n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de schuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten.

Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. 3. Onderhoud kapitaalgoederen Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening. 4. Financiering Door het Algemeen Bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2020 671.632 10

JAARSTUKKEN 2020

aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg in 2020 5. Bedrijfsvoering Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het algemeen bestuur te benoemen algemeen directeur. Het Gelders Archief kent drie afdelingen (Publiek, Collectie en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma uitvoeren: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, welke direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. - en daarboven is vooraf toestemming vereist van de directeur bedrijfsvoering. 6. Rechtmatigheid In de Regeling Gelders Archief (RGA artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het algemeen bestuur heeft (conform RGA artikel 24) nadere regels vastgesteld met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, het kasbeheer en de boekhouding in een Financiële Verordening en met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer in een Controle Verordening.

Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving. De afspraken zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB), waarin de belangrijkste maatregelen zijn beschreven die gericht zijn op de informatieverstrekking voor de dagelijkse bedrijfsvoering, het kunnen beheersen van de organisatie en het hierover verantwoording af kunnen leggen. Er is vastgelegd hoe de processen lopen, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. worden jaarlijks gecontroleerd. 7.

Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij. De directeur en medewerkers van het Gelders Archief zijn verbonden aan andere organisaties en met enkele daarvan vinden ook transacties plaats met het Gelders Archief. Deze worden altijd verricht op basis van contracten en vooraf afgesproken tarieven. 11

JAARSTUKKEN 2020

8. Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsplaats Rechtsvorm Locaties

: Gelders Archief : Arnhem : Openbaar lichaam op basis van gemeenschappelijke regeling : Westervoortsedijk 67-D, 6827AT Arnhem

Doelstellingen n van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid Directie De directie wordt gevoerd door de heer dr. F.J.W. van Kan. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk IV van deze jaarrekening. De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Bestuur (op 31 december 2020) Naam A.M.C.J. Ponsioen E.G. Jansen M. Engelhard H.E. de Vroome J. van Dellen A.M.J. Schaap

Namens Rijk Rijk Rijk Arnhem Arnhem RRR

AB vz lid lid lid lid lid

DB vz

lid lid

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk IV van deze jaarrekening. De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. 9. Vaststelling jaarrekening De jaarrekening 2020 is gecontroleerd door RA12 te Veenendaal. De door dit kantoor afgegeven accountantsverklaring is bij deze jaarrekening gevoegd als bijlage 2. Het algemeen bestuur van het Gelders Archief verklaart hierbij dat zij instemt met het voorstel zoals opgenomen in VI Overige gegevens, punt 3 en vervolgens de jaarrekening 2020 heeft vastgesteld. Arnhem, 7 juli 2020

Mw. Ing. A.M.C.J. Ponsioen Voorzitter algemeen bestuur

Dr. F.J.W. van Kan Algemeen directeur 12

JAARSTUKKEN 2020

III

BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING

Jaarrekening

Begroting

Jaarrekening

2020

2020

2019

Opbrengsten Lumpsum Rijk

2.356.773,00

2.316.842,00

2.293.903

DVO prv Gelderland

517.355,37

572.334,00

502.165

Lumpsum Arnhem

1.072.681,00

1.054.514,00

1.090.970

Lumpsum Rheden

234.515,00

230.543,00

211.665

Lumpsum Renkum

170.980,00

168.084,00

164.583

Lumpsum Rozendaal

11.381,00

11.188,00

4.375

Prijscompensatie 2019 (2,74%)

95.595,00

43.535,00

116.750

4.459.280

4.397.040

4.384.411

Opbrengsten e-Depot

273.390

268.555

266.190

Overige opbrengsten

164

5.000

1.801

Opbrengsten projecten

59.613

100.000

112.562

Opbrengsten diensten overheid

392.151

322.000

301.152

Opbrengsten diensten derden

98.455

96.600

125.253

5.283.053

5.189.195

5.191.370

Personeelskosten

2.993.694

2.950.695

2.847.242

Huisvestingskosten

1.564.981

1.565.000

1.645.123

ICT kosten

266.542

240.000

239.010

E-depot kosten

19.114

25.000

11.061

Organisatiekosten

248.940

280.000

252.638

Projecten

30.260

100.000

176.080

Zakelijke diensten overheid

5.830

25.000

11.224

Zakelijke diensten derden

1.018

3.000

2.701

Financiële baten & lasten

72

500

13

Totaal kosten

5.130.450

5.189.195

5.185.090

Resultaat

152.603

0

6.280

Bijdragen lumpsum

Totaal opbrengsten Kosten

13

JAARSTUKKEN 2020

De resultatenrekening sluit af met een positief resultaat van 152.603. In het onderstaande wordt een toelichting gegevens van de posten in de resultatenrekening en de 1) Lumpsum De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de Regeling Gelders Archief. De prijscompensatie wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de andere deelnemers volgen in deze de minister. Dit jaar is dat 2,49%. Bij het DVO provincie Gelderland wordt de prijscompensatie door de provincie vastgesteld. Het totaal r 62 meer dan begroot. 2) Opbrengsten e-depot Voor de werkzaamheden e-depot ontvangt het Gelders Archief tijdelijk programmagelden van het Rijk en is in 2020 een DVO afgesloten met de provincie Gelderland. 3) Overige opbrengsten De overige opbrengsten betreft opbrengsten publiek, collecties en specifieke subsidies voor personeel, welke dalende zijn ten opzichte van voorgaande jaren. 4) Opbrengsten projecten en zakelijke diensten Dit betreft de opbrengsten bij gesubsidieerde projecten en het inventariseren en opslaan van archieven voor overheid en derden die niet behoren tot de Regeling Gelders Archief. Deze opbrengsten en kosten worden eerst genomen bij aanvang van de werkzaamheden 32 meer). 5) Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a) personele kosten van de medewerkers met een aanstelling bij het Gelders Archief.

b) inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden. c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten. 43 hoger dan begroot. 6) Huisvestingskosten De huisvestingslasten betreffen de rente en afschrijvingskosten van het gebouw, alsmede de overige exploitatie en onderhoudskosten. De huisvestingskosten zijn conform begroting. 7) ICT-kosten 27 meer). Hierbij is in 2020 extra uitgegeven vanwege complete vervanging van de ICT-omgeving waardoor de afschrijvingskosten weer opliepen en de advieskosten voor specifieke onderdelen. 8) E-depot kosten In 2020 is advies en ondersteuning gevraagd van BDO Cyber Security voor het inrichten en voldoen aan verklaring afgegeven. 9) Organisatiekosten De organisatiekosten betreffen o.a. de contributies, abonnementen, kantoor- en drukwerk- en distributiekosten, autokosten, verzekeringen, accountant31 minder)

14

JAARSTUKKEN 2020

10) Kosten projecten en zakelijke diensten Onder deze posten zijn uitsluitend de directe kosten van projecten en zakelijke diensten opgenomen; de indirecte kosten betreffen vooral personeel, huisvesting en ICT-kosten om de werkzaamheden uit te voeren. Deze kosten zijn opgenomen bij het betreffende onderdeel en worden conform de BBV niet nader verbijzonderd. a) Bij de projecten wordt m.n. het project AVAG uitgevoerd voor de provincie Gelderland. Vanwege openstaande vacatures is dit in 2020 totaal 70 minder dan begroot. b) De zakelijke dienstverlening overheid betreft opdrachten voor overheidsorganisaties en betreffen ondersteuning in de uitvoering van wettelijke taken voor o.a. de gemeente Overbetuwe, het waterschap Vallei en Veluwe, de ODRA en VGGM. Daarnaast is er materiaal in bewaarneming genomen voor o.a. het OM en de Rechtbank alvorens het formeel wordt overgedragen. Tevens is er tijdelijk depotruimte gehuurd door o.a. het Utrechts Archief en de gemeente Voorst vanwege ruimtegebrek en interne verbouwingen. Onder deze post worden ook kosten voor het e-Depot opgenomen, indien niet direct gerelateerd aan de Rijksbijdrage 9 minder kosten dan begroot. c) De zakelijke dienstverlening derden betreft de inventarisatie van bedrijfsarchieven, de detachering van personeel en de dienstverlening aan andere organisaties in het gebouw. Dit loopt conform begroting. 152).

De lumpsum is dekkend voor de huidige opdracht. De extra inspanningen in projecten en zakelijke diensten worden gebruikt om digitalisering- en vernieuwingsprojecten te bekostigen.

15

JAARSTUKKEN 2020

IV

BALANS NA RESULTAATBESTEMMING MET TOELICHTING

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Overige transitoria die t.l.v. volgende jaren komen

Totaal activa VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Voorzieningen Voorziening groot onderhoud Voorziening vakantiedagen Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Overlopende passiva

Totaal passiva

2020

2019

15.453.712 15.453.712

15.530.670 15.530.670

0

0

3.148 4.950.485

4.229 4.810.848

102.068 5.055.701

126.885 4.941.962

20.509.413

20.472.631

368.453

215.850

983.024 0

877.515 62.280

18.123.107 19.474.584

18.123.107 19.278.753

318.099 716.730 1.034.829

602.882 590.996 1.193.879

20.509.413

20.472.631

16

JAARSTUKKEN 2020

Materiële vaste activa Boekwaarde per 1 januari Investering in boekjaar Afschrijvingen in boekjaar Herwaardering in boekjaar Boekwaarde per 31 december

Grond & gebouw 15.060.343 15.680 -285.935 0 14.790.087

Overige MVA

Totaal MVA

470.327 363.649 -167.724 -2.628 663.624

15.530.670 379.329 -453.660 -2.628 15.453.712

Toelichting afschrijvingstermijnen: - Grond (0 jaar), Gebouw (annuïtair 30 jaar) - Inventaris (10 jaar), Apparatuur, ICT-server en Software (5 jaar) en ICT-Kantoor en ICT-Mobiel (3 jaar) Overige vorderingen Dit betreft het saldo debiteuren per 31 december. Liquide middelen Conform de saldi van de dagafschriften per 31 december. Kas Zakelijke rekeningen ING en BNG Schatkistbankieren OCW

2020 693 278.160 4.671.632 4.950.485

2019 1.264 119.951 4.689.632 4.810.848

waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt het drempelbedrag niet overschreden. De hoge liquiditeit is ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale restituties. Bij het aflossen van de lening wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorziening groot onderhoud. Overlopende activa Vooruitbetaald Nog te ontvangen Vraagposten Voorschotten Totaal

2020 32.329 69.139 0 600 102.068

2019 49.289 76.996 0 600 126.885

Algemene reserve Stand per 1 januari Bij: resultaat boekjaar Stand per 31 december

2020 215.850 152.603 368.453

2019 209.570 6.280 215.850

17

JAARSTUKKEN 2020

Voorziening groot onderhoud Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : onderhoudskosten Stand per 31 december

2020 877.516 150.000 -44.491 983.024

2019 738.997 150.000 -11.481 877.516

Voorziening vakantiedagen Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : mutatie (voorziening opgeheven) Stand per 31 december

2020 62.280 0 -62.280 0

2019 54.690 7.590 0 62.280

Vaste schulden met rentetypische looptijd > 1 jaar Er zijn twee leningen afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten te Den Haag. De totale hoofdsom van De gemiddelde rentevoet bedraagt 4,36%. Lening

Ingangsdatum Aflossing 2020 Aflossing 2021 1-10-2010 0 0 1-7-2011 377.132 393.650

De stand per 31 december is: Leningen Aflossing tot boekjaar Aflossing in boekjaar Aflossing komend boekjaar Restant lening looptijd > 1 jaar

2020 21.000.000 -2.499.761 -377.132 0 18.123.107

2019 21.000.000 -2.138.454 -361.307 -377.132 18.123.107

De rentelast van de vaste schulden is : 800.551 Vanaf 2020 wordt de aflossing komend boekjaar niet meer apart geboekt. Overige schulden Lening aflosverpl. komend jaar Crediteuren Salaris en belastingen

2020 0 62.590 255.509 318.099

2019 377.132 49.605 176.145 602.882

Overlopende passiva Nog te betalen Vooruitontvangen

2020 682.618 34.112 716.730

2019 556.242 34.755 590.996

Niet uit de balans blijkende informatie Voor onderhoud van Electra en Werktuigbouw (E&W) en kopieermachines zijn meerjarige contracten

18

JAARSTUKKEN 2020

V

GRONDSLAGEN VAN WAARDERING EN RESULTAATBEPALING

1. Algemeen Algemene waarderingsgrondslag De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven.

De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Voorraden De voorraden worden gewaardeerd tegen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettingen en overlopende activa De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Liquide middelen De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de organisatie. Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven.

Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn 19

JAARSTUKKEN 2020

met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde. Vaste schulden Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan één jaar. De schulden worden gewaardeerd op de geamortiseerde kostprijs. Netto vlottende schulden en overlopende passiva De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs en hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Langlopende niet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder "Niet uit de balans blijkende informatie". 3. Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen kosten.

De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. Pensioenpremies De organisatie heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. De organisatie heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. De pensioenregeling is daarom verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.

20

JAARSTUKKEN 2020

Afschrijvingen De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende immateriële en materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd: Soort actief Grond Gebouw Inventaris Apparatuur ICT-Server en Software ICT-Kantoor en Mobiel

Afschrijvingstermijn geen afschrijving 30 jaar (annuïtair) 10 jaar 5 jaar 5 jaar 3 jaar

Financiële baten en lasten De financiële baten en lasten betreffen betaalde en ontvangen rente.

21

JAARSTUKKEN 2020

VI

OVERIGE GEGEVENS

1. Controleplicht Op basis van de GR, RGA, BBV en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten wordt accountantscontrole uitgevoerd. De accountant wordt gevraagd een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid. 2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Volgens RGA, artikel 22 kan het saldo worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van de reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerd aan de deelnemers. De reserve bedraagt niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. 3. Voorstel 1. 2. 3.

In te stemmen met en het vaststellen van de jaarrekening 2020. 152.603 te boeken bij de algemene reserve. In te stemmen, in het kader van rechtmatigheid, met de (interne) begrotingsoverschrijdingen.

4. Gebeurtenissen na balansdatum Geen. 5. Personele bezetting Het gemiddeld aantal medewerkers is op 31 december 2020 : In (vaste/tijdelijke) dienst 50 (vorig jaar : 44) Inhuur 4 (vorig jaar : 10) 6. WNT-verantwoording De verantwoording is opgenomen in bijlage 1. 7. Accountantsverklaring De controleverklaring is bijgevoegd in bijlage 2

22

JAARSTUKKEN 2020

BIJLAGE 1 : WNT-VERANTWOORDING 2020 Per 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op het Gelders Archief, een Openbaar Lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Het voor het Gelders Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 201.000. - of minder (leden bestuur) : Naam Topfunctionaris A.M.C.J. Ponsioen E.G. Jansen M. Engelhard A.M.J. Schaap H.E. de Vroome J. van Dellen

Functie Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid

Periode 0101-3112 0101-3112 0101-3112 0101-3112 0101-3112 0101-3112

Topfunctionarissen met/zonder dienstbetrekking (algemeen directeur en voorzitter) : Naam : Functiegegevens Aanvang-einde functie in 2020 Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldiging Het bedrag van de overschrijding etc. Toelichting op de vordering etc. Gegevens 2019 Aanvang-einde dienstverband Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Totale bezoldiging

F.J.W. van Kan Algemeen directeur 1/1 - 31/12 1 ja 120.221 20.718 140.939 201.000 n.v.t. 140.939 n.v.t. n.v.t. 1/1

31/12 1 Ja

115.799 20.030 135.829 194.000 135.829

1

JAARSTUKKEN 2020

BIJLAGE 2 : ACCOUNTSVERKLARING 2020