Document · PDF

Bijlage 4 Ontwerpbegroting Gelders Archief 2027

1.2 Raadsvergadering 26 mei 2026, gemeente RozendaalBij agendapunt: Zienswijze wijziging GR Gelders Archief6.181 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

BEGROTING 2027

BEGROTING 2027 Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief1 Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem

De deelnemers in de gemeenschappelijke regeling hebben in 2026 besluitvorming onderhanden ten behoeve van het aanpassen van de gemeenschappelijke regeling ‘Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief’ (2016). Onderdeel van deze besluitvorming is het voorstel tot aanpassing van de citeertitel in ‘Gelders Archief’. De aangepaste gemeenschappelijk regeling wordt verwacht van kracht te zijn per 1 januari 2027.

BEGROTING 2027

INHOUDSOPGAVE Beleidsbegroting I

Programmaplan 1. 2. 3. 4. 5.

Programma Gelders Archief Algemene dekkingsmiddelen Kosten van overhead Bedrag voor vennootschapsbelasting Bedrag voor onvoorzien

Paragrafen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Verslaglegging Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Rechtmatigheid Organisatiegegevens Openbaarheid

Financiële begroting III

Baten en lasten met toelichting

Balans met toelichting

Meerjarenraming 2027-2030

BEGROTING 2027

PROGRAMMAPLAN

1. Programma Gelders Archief INLEIDING In het Strategisch Plan 2025–2028 zijn de missie, visie, ambities en strategie van het Gelders Archief voor de komende jaren vastgesteld. Dit programmaplan als onderdeel van de begroting 2027 is daarvan een uitwerking en concretisering op hoofdlijnen voor het derde beleidsjaar. In 2027 versterkt het Gelders Archief zijn rol als kenniscentrum en dienstverlener door verdere ontwikkeling van digitaal informatiebeheer, uitbreiding van het digitaal depot, inzet van innovatieve technologie zoals AI en verbetering van toegankelijke dienstverlening voor een breed publiek. Tegelijk investeert het Gelders Archief in collectieverbreding, taal en inclusie, goed werkgeverschap en duurzaamheid, met als doel een toekomstbestendige, maatschappelijk betrokken en duurzame organisatie te zijn. Daarbij opereert de organisatie in een veranderende omgeving. Twee externe ontwikkelingen vragen in 2027 ook buiten dit programmaplan nadrukkelijk onze inzet. Ten eerste zal per 2027 de nieuwe Archiefwet van kracht worden. Vanaf dat moment treedt het rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling. Dit betekent dat 2027 in belangrijke mate zal worden benut voor het borgen, verbreden en verbeteren van relaties.

Daarbij gaat het zowel om de samenwerking met de GR- en DVO-partners als om de relaties met het Ministerie van OCW, het Nationaal Archief en de andere regionaal historische centra die, net als het Gelders Archief, dienstverlening voor het rijk blijven uitvoeren. Ten tweede krijgt in 2027 het thema weerbaarheid meer aandacht. De toenemende onrust in de wereld vraagt ook van onze organisatie om een gerichte benadering van risico’s en kwetsbaarheden. Dit vertaalt zich in het denken in scenario’s en waar nodig het uitvoeren van oefeningen die gericht zijn op fysieke en digitale risico’s. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de impact van langdurige uitval van voorzieningen zoals stroom en (landelijke) communicatievoorzieningen op de organisatie, de digitale weerbaarheid bij een mogelijke cyberaanval en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit. MISSIE Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder. Wij borgen de duurzame toegankelijkheid van informatie en staan voor een sterke digitale dienstverlening. We ondersteunen onze Gelderse partners bij het beheer van hun informatie en we beheren de informatie die ons is toevertrouwd integer en professioneel. We stellen deze informatie op een laagdrempelige manier beschikbaar aan een breed publiek.

Zo creëren we de voorwaarden voor een transparante overheid en zijn wij het informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem. Wij zijn het Gelders Archief.

VISIE Wij zien dat de archiefvormers en archiefbeheerders verder naar elkaar toegroeien, waarbij het archief op termijn kan uitgroeien tot een nutsvoorziening voor alle overheidsinformatie. Daarom zijn wij, als specialist op het gebied van informatiebeheer, aanwezig in de gehele informatieketen, van creatie tot en met presentatie. Wij zijn intermediair tussen onze collectie en het publiek en faciliteren zo het (historisch) onderzoek. Wij bieden actief ruwe data aan, zodat derden deze kunnen bewerken tot producten als boeken en tentoonstellingen.

BEGROTING 2027

AMBITIES en STRATEGIE We vertalen onze missie en onze visie in de volgende ambities, strategie en concrete invulling voor 2027:

We zijn een kenniscentrum voor onze partners. We willen het loket voor alle overheidsinformatie worden.

In 2027 blijft de focus liggen op het door ontwikkelen van de advisering en ondersteuning aan onze GR- en DVO partners op het gebied van digitaal informatiebeheer. De meeste aandacht zal hierbij uitgaan naar het overbrengen van statische digitale informatie. We merken dat hieraan in dit stadium meer behoefte is dan aan advisering op het gebied van dynamische digitale informatie. Na de afgeronde aanbesteding van ons digitaal depot in 2026 zal de dienstverlening hieromtrent verder worden uitgebreid, onder andere op het gebied van inzagemogelijkheden, het koppelen van informatie en verantwoord gebruik van AI-tools. Door de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet zal expliciet worden ingezet op interne kennisontwikkeling om de implementatie intern, maar zeker ook bij onze partners, zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het Gelders Archief blijft in gesprek met de DVO-partners over het toetreden tot onze Gemeenschappelijke Regeling (GR). Ook blijven gesprekken gevoerd worden over deelname aan het digitaal depot, zowel door de deelnemers in de GR als de DVO-partners.

Onze collectie is waardevol voor de hele Gelderse samenleving. We hebben daarom aandacht voor onderbelichte archieven en doelgroepen.

Het vastgestelde acquisitiebeleid wordt geïmplementeerd en vormt het kader voor de verwerving van nieuwe particuliere archieven. Daarnaast wordt actief naar buiten getreden om nieuwe doelgroepen te bereiken, met als doel het verbreden van de collectie passend bij de diversiteit van de Gelderse samenleving. Een tweede aandachtspunt is het thema ‘taal en toegang’, in het bijzonder de terminologie die wordt gebruikt in de archieftoegangen en mogelijk als kwetsend kan worden ervaren. In 2027 wordt een onderzoek uitgevoerd naar een strategie om deze terminologie te verbeteren. Daarbij wordt ook een risicoanalyse uitgevoerd, zodat terminologie met een hoog risico als eerste kan worden geïdentificeerd en ondervangen. Hiermee wordt beoogd de toegankelijkheid van de collectie te vergroten en een breder en inclusiever gebruik mogelijk te maken.

We maken onze collectie voor een breed publiek toegankelijk via intuïtieve (digitale) dienstverlening.

In 2027 implementeren we onze vernieuwde visie op dienstverlening in onze bedrijfsprocessen waarbij de klantvraag altijd centraal blijft staan. We werken toe naar een meer hybride vorm van dienstverlening waarbij we ons richten op een betere balans tussen fysieke en digitale dienstverlening. Door crowdsourcing in regionale samenwerkingsverbanden, actievere benadering van grotere gebruikers van historische data én de aanpassing van de fysieke inrichting van ons pand werken we drempelverlagend richting onze gebruikers en bevorderen we de inclusiviteit. Tevens sorteren we daarmee voor op de gebiedsontwikkeling die ons te wachten staat in het Arnhemse. Onze website wordt verbeterd en we blijven investeren in duurzaam behoud en beheer van archiefmateriaal, waardoor stukken die fysiek lang niet raadpleegbaar waren vanwege de slechte fysieke staat, weer toegankelijk zijn voor publiek.

We maken gebruik van nieuwe, innovatieve technologie om onze collectie te beheren en (her)gebruik te faciliteren.

In 2026 zijn de kwartiermakers AI in positie gebracht en hebben hun eerste producten afgeleverd. Het in 2026 vastgestelde AI-beleid vormt het uitgangspunt voor verdere doorontwikkeling en wordt in 2027 stapsgewijs geïmplementeerd. Binnen de organisatie wordt de technische kennis verbreed en vergroot, zodat nieuwe technologieën verantwoord en effectief kunnen worden ingezet. In 2027 vindt een evaluatie plaats van de eerste AI-pilots die zijn uitgevoerd met strategische partners zoals KVAN, de Radboud Universiteit en het Huygens Instituut. Bij de toepassing van nieuwe technologieën wordt bewust gestuurd op 4

BEGROTING 2027

een effectieve balans tussen efficiëntie en kwaliteit, waarbij de gewenste mate van betrouwbaarheid, correctheid en volledigheid gewogen worden in projecten, procesverbeteringen en toepassingen in de dienstverlening.

We ontwikkelen ons tot een topwerkgever in het belang van bezoekers, de organisatie en de maatschappij.

Het in 2025 vastgestelde HR-beleid vormt het leidende kader in onze ontwikkeling als werkgever. De uitwerking hiervan in deelplannen is gestart in 2026 en krijgt in 2027 verder vorm. In 2027 zijn de volgende resultaten voorzien: De methodiek voor strategische personeelsplanning is structureel verankerd in het personeelsbeleid. Daarnaast is een integraal opleidingsplan gereed en is duurzaamheid geïmplementeerd in de arbeidsvoorwaarden. Ook is beleid ontwikkeld voor stagiaires, traineeships en medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Tot slot is diversiteit en inclusie steeds meer onderdeel van de dagelijkse praktijk in de organisatie.

We zijn een duurzame organisatie, waarbij we streven naar een kleinere ecologische voetafdruk.

De uitkomsten van het in 2025 uitgevoerde duurzaamheidsonderzoek vormen het leidende kader voor de implementatie van onze duurzaamheidsambities in de huidige beleidsperiode. Het jaar 2027 geldt daarbij als het tweede implementatiejaar. Daarbij gaat het om drie zaken. Allereerst is er aandacht voor de zachte kant van verandering. Duurzaamheid wordt geïntegreerd in ons denken en handelen, met als doel dat het een vanzelfsprekend onderdeel wordt van ons organisatie-DNA. Dit krijgt vorm door het uitvoeren van activiteiten gericht op bewustwording, in het bijzonder in relatie tot werkgeverschap. Ten tweede zetten we in op de harde kant van verandering. Duurzaamheid wordt een fundamenteel onderdeel van onze inkoopprocessen. Ook worden maatregelen getroffen ten aanzien van duurzame opslag van digitale bestanden, duurzame werkplekken en energiebesparing. En tot slot vindt de eerste meting van de resultaten plaats. Hiermee wordt inzicht verkregen in de voortgang en de effecten van de ingezette maatregelen, als basis voor verdere ontwikkeling en bijsturing. 2. Algemene dekkingsmiddelen Conform de gemeenschappelijke regeling ‘Gelders Archief’ 2027, artikel 21, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Deze zijn vermeld in de Financiële Begroting (onderdeel III) als “lumpsum”.

2 Per 1 januari 2027 treedt het rijk uit de gemeenschappelijke regeling ‘Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief’. De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zal de taken en bevoegdheden voor (digitale kopieën van) analoge rijksarchieven in de provincie Gelderland via een delegatiebesluit aan het Gelders Archief overdragen. De financiële middelen die daarvoor beschikbaar zijn, worden door middel van een specifieke uitkering als lumpsum aan het Gelders Archief uitgekeerd. Die uitkering zal gebaseerd zijn op de ‘Regeling specifieke uitkering beheer rijksarchief’ en toegekend worden via een jaarlijkse en ambtshalve beschikking. De hoogte van deze uitkering wordt gebaseerd op de structurele bijdrage van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in het laatste jaar van deelname aan de gemeenschappelijke regeling.

De deelnemers in de gemeenschappelijke regeling hebben in 2026 besluitvorming onderhanden ten behoeve van het aanpassen van de gemeenschappelijke regeling ‘Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief' (2016). De aangepaste gemeenschappelijk regeling wordt verwacht van kracht te zijn per 1 januari 2027. Mocht deze besluitvorming geen doorgang vinden, dan zal worden teruggevallen op de gemeenschappelijke regeling uit 2016, artikel 16.

BEGROTING 2027

3. Kosten van overhead De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 9 fte, die deels ook worden ingezet in het primaire proces. In 2027 bedragen deze kosten naar verwachting € 745.000,-, dat betekent een overhead van minder dan 20%. 4. Bedrag voor vennootschapsbelasting Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de Belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de begroting geen rekening mee gehouden. 5. Bedrag voor onvoorzien In de begroting van het Gelders Archief is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.

BEGROTING 2027

PARAGRAFEN

1. Verslaglegging In de GR2027, art 16-23, zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling (GR) begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het Gelders Archief; de betreffende stukken zijn conform het BBV opgesteld. Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”.

Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt per 1 januari 2026 € 544.289. Dit betreft 7,4% van de deelnemersbijdragen in het Gelders Archief. De mate waarin weerstandsvermogen wordt gevormd, wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (GR2027, art 28, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:

Wijzigingen in de GR of de bijdrage deelnemers Wijzigingen in subsidies en zakelijke diensten CAO aanpassingen en WW-verplichtingen

Risico Laag Laag Laag

Opmerking 1) 2) 2)

1) In 2020 is in het bestuur de bijdrage per deelnemer vastgesteld en is afgesproken dat de deelnemers zich hieraan conformeren. Per 1 januari 2027 zal het Rijk uittreden als deelnemer in de GR, maar de Regeling specifieke uitkering beheer rijksarchief bevestigd dat er geen wijziging zal komen in de hoogte van de bijdrage en prijscompensatie voor het analoge rijks archiefmateriaal dat is opgeslagen bij het Gelders Archief. 2) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit voor subsidies en zakelijke diensten wordt in het personeelsbestand gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, zodat bij het ongepland wegvallen van inkomsten of extra personeelskosten dit binnen de bestaande begrotingen c.q. reserves kan worden opgevangen.

BEGROTING 2027

EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. In het onderstaande zijn de verwachtingen voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming opgenomen. Kengetal

2025

2026

Begroting

2028 2029 2030 2027 EMU-saldo 532.937 -11.913 -399.834 272.455 619.971 603.758 Het valt op dat het EMU-saldo in 2027 bijna € 400.000,- negatief zal zijn. Dit is het gevolg van grote investeringen die het Gelders Archief verwacht te gaan doen in dat jaar, op het gebied van ICT en duurzaamheid. Ook zal het zwaartepunt van uitnutting van de strategische reserve in dat jaar vallen. Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Begroting

Kengetal

2025

2026

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

154 154

153 153

2027 157 157

7,5% 1.8% n.v.t. n.v.t.

6,4% -1,5% n.v.t. n.v.t.

4,0% -1,5% n.v.t. n.v.t.

2028

2029

2030

152 152

145 145

138 138

3,5% 0,9% n.v.t. n.v.t.

3,6% -0,7% n.v.t. n.v.t.

3,4% -1,7% n.v.t. n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de huisvestingschuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. 3.

Onderhoud kapitaalgoederen Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld, welke in 2022 is geactualiseerd. Er is geen 8

BEGROTING 2027

sprake van achterstallig onderhoud. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening. 4. Financiering Door het Algemeen Bestuur (AB) is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2026 wordt een bedrag van € 6.411.602 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 1.000.000. De renterisiconorm is wettelijk vastgesteld op 20% van de begrotingsomvang. Van de langlopende schuld mag maximaal dat bedrag aan een renteherziening onderhevig zijn. Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000. De renterisiconorm is niet van toepassing voor het Gelders Archief. 5. Bedrijfsvoering Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het AB. De voorzitter en twee leden van het AB hebben zitting in het dagelijks bestuur (DB). De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het AB benoemde algemeen directeur.

Het Gelders Archief kent twee afdelingen (ICT-, Data-, & Collectiebeheer en Dienstverlening & Organisatie) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de Archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is geen budgetverdeling; enkele medewerkers kunnen bestellingen doen tot maximaal € 500,- en daarboven is vooraf toestemming vereist van de controller. 6. Rechtmatigheid In de GR2027 (artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Vanaf het boekjaar 2023 moet het DB van het Gelders Archief de rechtmatigheid verantwoorden in de jaarrekening. Ingevolge de (aanpassing van de) Gemeentewet, het BBV en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is een Interne Controle Procedure (ICP) vastgesteld voor de verantwoording van de financiële rechtmatigheid. In de ICP is vastgelegd welke controles uitgevoerd dienen te worden, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie.

Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Risico’s op fraude in de crediteurenadministratie en/of betalingen worden systematisch gecontroleerd. In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met vastgestelde kaders en relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

BEGROTING 2027

7. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij. 8. Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsplaats Rechtsvorm Locaties

: Gelders Archief : Arnhem : Openbaar lichaam op basis van de wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) : Westervoortsedijk 67-D, 6827AT Arnhem

Doelstellingen Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende

de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten bij de decentrale archiefdiensten dan wel onder het beheer van de decentrale archiefdiensten vallen in gezamenlijkheid te behartigen”.

Directie De directie wordt gevoerd door mevrouw P. Links. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Bestuur (op 1 januari 2026) Naam A.M.C.J. Ponsioen J.C. Gerritsen vacature B.A.J. Roelofs M.G.M. van de Geijn T.A.F.A. Klomberg

Namens Rijk Rijk Rijk Arnhem Arnhem RRR

AB vz lid lid lid lid lid

DB vz

lid lid

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. 9. Openbaarheid Conform artikel 3.5 van de Wet Open Overheid (WOO) worden het beleid en de uitvoering van de wetgeving verantwoord in het jaarverslag; hier is nog geen standaardmodel voor. Het Gelders Archief plaatst zoals voorgeschreven alle publicaties van het algemeen bestuur digitaal op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP), inclusief het jaarverslag en de begroting. Daarnaast wordt gepubliceerd op onze website (zie Organisatie).

BEGROTING 2027

III

BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING Jaarrekening

Begroting

2025*

2026*

2027

Opbrengsten Lumpsum Rijk

2.899.145

2.953.904

3.054.979

DVO prv Gelderland

771.402

786.855

798.658

Lumpsum Arnhem

1.318.112

1.337.884

Lumpsum Rheden

288.171

292.494

Lumpsum Renkum

210.100

213.252

Lumpsum Rozendaal

13.984

14.194

Prijscompensatie

141.038

56.111

85.672

5.641.951

5.627.237

5.797.132

247.005

307.326

326.978

3.862

950

925

Opbrengsten diensten overheid

613.773

586.635

575.151

Opbrengsten diensten derden

88.686

70.390

71.800

6.595.277

6.592.537

6.771.987

Personeelskosten

3.891.983

4.182.992

4.267.487

Huisvestingskosten

1.728.387

1.705.000

1.700.000

ICT kosten

412.841

440.000

500.000

Digitaal depot kosten

93.092

99.000

111.500

Organisatiekosten

342.889

290.000

120

2.525

3.000

Totaal kosten

6.471.837

6.719.992

6.871.987

Exploitatie Resultaat Financiële baten & lasten

123.440 151.496

-127.456 100.000

-100.000 100.000

Mutatie in reserves Resultaat

-150.000 124.936

27.456 0

0 0

Bijdragen lumpsum Bijdragen Digitaal depot Overige opbrengsten Opbrengsten projecten

Totaal opbrengsten Kosten

Projecten Zakelijke diensten overheid Zakelijke diensten derden

De begroting 2027 sluit dekkend af. In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting. De vermelde bedragen zijn in € 1.000. *In de vastgestelde begroting van 2025 zijn de financiële baten & lasten als kosten meegenomen. Nu er sprake is van substantiële baten is ervoor gekozen om de financiële baten en lasten uit het resultaat gevend deel te halen. De bovenstaande jaarrekening van 2025 wijkt daarom visueel af van de vastgestelde begroting 2025.

BEGROTING 2027

1) Bijdragen lumpsum De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de GR2027 (bijgesteld vanaf 2020 vanwege de wijziging in de lumpsumfinanciering) en de “Regeling specifieke uitkering beheer rijksarchief”, inclusief een begroting van de prijscompensatie van 1,5%. De prijscompensatie wordt jaarlijks respectievelijk vastgesteld door de deelnemers en het rijk. 2) Bijdragen digitaal depot De ingangsdatum voor de lumpsum voor het digitaal depot wordt individueel door de partners in de Regeling vastgesteld; de inspanning en kosten daarbij ook. De Provincie Gelderland en de gemeente Arnhem zijn aangesloten. Vanaf 2027 is de kennisbijdrage van het Rijk vervallen. 3) Overige opbrengsten Dit betreft opbrengsten publiek, collecties en specifieke subsidies. Daarnaast worden hier de inkomsten opgenomen van de projecten, zakelijke diensten overheid en zakelijke diensten derden; de directe kosten hiervan worden apart zichtbaar opgenomen. In 2027 worden geen project-inkomsten verwacht. 4) Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a) personele kosten van de medewerkers met een arbeidsovereenkomst bij het Gelders Archief. b) inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden. c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten.

Hier zijn dus ook de personele kosten opgenomen voor werkzaamheden voor 1) zakelijke diensten en 2) die nodig zijn voor het behalen van de strategische doelen. 5) Huisvestingskosten De huisvestingslasten betreffen de rente en afschrijvingskosten van het gebouw, alsmede de overige exploitatie en onderhoudskosten. 6) ICT-kosten Hieronder vallen alle licentiekosten, datacommunicatie, data-opslag, afschrijvingen en onderhoudskosten. 7) Digitaal depot kosten De post digitaal depot betreft de licentie en opslagkosten ten behoeve van opslag en beheer van digitaal archief. 8) Organisatiekosten De post organisatiekosten betreft contributies, abonnementen en kantoorkosten -zoals meubilair, verzekeringen, accountant- en representatiekosten- , alsook materiaal ten behoeven van behoud van de collectie. 9) Projecten Er is op dit moment geen zicht op extern gefinancierde projecten. 10) Zakelijke diensten overheid Dit betreft opdrachten voor overheidsorganisaties in de uitvoering van wettelijke taken. 11) Zakelijke diensten derden Dit betreft opdrachten bij bedrijfsarchieven, de detachering van personeel en de dienstverlening aan andere organisaties in het gebouw. 12

BEGROTING 2027

BALANS MET TOELICHTING Jaarrekening 31-12-2025

Prognose 31-12-2026

Prognose 31-12-2027

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Grond Gebouw

2.580.485 10.580728

2.580.485 10.210.924

2.580.485 9.824.923

Inventaris

77.019

158.358

260.029

Apparatuur Ict server

50.636 57.544

29.062 39.028

31.898 59.539

Ict-inventaris netwerk Ict-backup en server Ict-vaste PC

56.082 28.989 4.706

31.771 37.588 14.167

44.432 255.186 28.334

Ict kantoor Ict mobiel

2.632 36.198

1.667 12.159

3.334 17.529

13.475.020

13.115.208

13.105.689

13.475.020

13.115.208

13.105.689

Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Overige transitoria die t.l.v. volgende jaren komen

24.529

14.231

6.525.839

6.153.744

5.084.150

313.349

230.000

6.863.717

6.397.975

5.328.381

20.338.737

19.513.183

18.434.070

Algemene reserve

419.353

544.289

516.833

Gerealiseerd resultaat lopend jaar Reserve strategisch plan 25-28

124.936 620.829

-27.456 508.050

0 188.050

Reserve duurzaamheid

357.366

227.366

27.366

1.522.484

1.252.249

732.249

Voorziening groot onderhoud

1.398.966

1.448.966

1.498.966

Voorziening digitaal depot

400.000

325.000

225.000

1.798.966

1.773.966

1.723.996

15.974.717

15.486.968

14.977.854

19.296.168

18.513.183

17.434.070

399.201 643.368

300.000 700.000

1.042.569

1.000.000

20.338.737

19.513.183

18.434.070

Totaal activa VASTE PASSIVA Eigen vermogen

Voorzieningen

Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Overlopende passiva

Totaal passiva

BEGROTING 2027

Materiële vaste activa Toelichting afschrijvingstermijnen: - Grond (0 jaar), Gebouw (annuïtair 30 jaar) - Inventaris (10 jaar), Apparatuur, ICT-server en Software (5 jaar) en ICT-Kantoor en ICT-Mobiel (3 jaar) Overige vorderingen Dit betreft het verwachte saldo debiteuren per 31 december. Liquide middelen Dit betreft het verwacht saldo van de liquide middelen per 31 december. Bij schatkistbankieren OCW is een drempelbedrag vastgesteld van € 1.000.000. Het Gelders Archief houdt een drempelbedrag van € 250.000 aan. Behoudens perioden waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt dat drempelbedrag niet overschreden. De hoge liquiditeit is ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale restituties. Bij het aflossen van de lening wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorzieningen. Overlopende activa Dit betreft de verwachte overlopende activa op basis van de ervaringen in het verleden.

Algemene reserve In de begroting wordt een resultaat nihil verwacht, waardoor geen wijzigingen optreden in de algemene reserve. Reserve Strategisch Plan 2025 – 2028 In 2024 is het Strategisch Plan 2025-2028 vastgesteld. Incidentele kosten voor uitvoering van dit plan worden aan de Reserve Strategisch Plan 2025-2028 onttrokken. We investeren in het meer waardevol maken van de collectie voor de hele Gelderse samenleving (€ 75). Dit doen we door het uitvoeren van een onderzoek naar een werkwijze om terminologie die als kwetsbaar wordt ervaren in ons archieftoegangen aan te passen. Ook wordt de gebruiksvriendelijkheid van de website verbeterd. Tot slot wordt een aangepast acquisitiebeleid in gebruik genomen, waarbij meer aandacht is voor doelgroepen die tot nu toe ondervertegenwoordigd zijn in onze collectie. De toegankelijkheid van de collectie wordt verbeterd (€ 150) door het in bulk transcriberen van (notariële) archieven en het versneld restaureren en digitaal beschikbaar maken van archiefmateriaal. De implementatie van het HR-beleid is vooral gericht op extra opleiding van medewerkers (€ 45), om de stap naar strategische personeelsplanning te kunnen maken. Voor het verbeteren van hybride werken is modernisatie van de kantoorautomatisering nodig (€ 50).

Reserve Duurzaamheid Eind 2023 is een reserve aangelegd om maatregelen ten bate van de energietransitie (zoals zonnepanelen) te kunnen bekostigen. Het is de ambitie om te investeren (€ 200) in stroom opwekking en/of opslag. Dit in afstemming met de gebiedsontwikkeling van Rijnpark. Voorzieningen De voorziening groot onderhoud is aangelegd voor de dekking van de vervangingsinvesteringen op termijn. Nu het pand ruim 10 jaar in gebruik is zullen er meer en meer vervangingen nodig zijn. De voorziening digitaal depot is opgenomen ter dekking van de verwachte kosten tijdens de ontwikkeling- en 14

BEGROTING 2027

implementatiefase van het digitaal depot van het Gelders Archief. Investeringen (€100) zijn vooral gericht op ontsluiting richting de burger en de koppeling tussen databases van het digitale en fysieke archief. Vaste schulden met rentetypische looptijd > 1 jaar Er zijn twee leningen afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten te Den Haag. De totale hoofdsom van de lening BNG bedraagt 21.000.000. Van de resterende looptijd is € 13.312.770 langer dan vijf jaar. De gemiddelde rentevoet bedraagt 4,36%. Lening

Rente

Ingangsdatum

€ 5.000.000 (aflossingsvrij) € 16.000.000 (annuïtair)

4.35 4.38

01-10-2010 01-07-2011

Looptijd in jaren 40 30

Aflossing 2025 0 467.283

Aflossing 2026 0 487.750

Overige schulden Dit betreft de verwachte overige schulden op basis van de ervaringen in het verleden. Overlopende passiva Dit betreft de verwachte overlopende passiva op basis van de ervaringen in het verleden.

BEGROTING 2027

MEERJARENRAMING 2027-2030 Begroting

Begroting

2027

2028

2029

2030

3.054.979

3.100.804

3.147.316

3.194.526

DVO prv Gelderland

798.658

810.638

822.797

835.139

Lumpsum Arnhem

1.337.844

1.357.952

1.378.321

1.398.996

Lumpsum Rheden

292.494

296.881

301.334

305.854

Lumpsum Renkum

213.252

216.450

219.697

222.992

Lumpsum Rozendaal

14.194

14.407

14.623

14.842

85.672 5.797.132

86.957

88.261

89.585

5.884.089

5.972.350

6.061.935

Opbrengsten Lumpsum Rijk

Prijscompensatie Bijdragen lumpsum Bijdragen e-Depot

326.978

391.059

396.925

402.879

Overige opbrengsten

925

900

Opbrengsten projecten

Opbrengsten diensten overheid

575.151

598.029

559.671

551.828

Opbrengsten diensten derden

71.800

73.225

74.663

76.115

6.771.987

6.947.326

7.004.509

7.093.656

Personeelskosten

4.267.487

4.254.326

4.391.509

4.520.656

Huisvestingskosten

Totaal opbrengsten Kosten

1.700.000

ICT kosten

500.000

520.000

545.000

570.000

E-Depot kosten

111.500

115.000

120.000

Organisatiekosten

290.000

295.000

300.000

0 0 3.000

0 0

3.000

Totaal kosten

6.871.987

6.887.326

7.054.509

7.213.656

Exploitatie resultaat Financiële baten & lasten

-100.000 100.000

60.000 50.000

-50.000 50.000

-120.000 50.000

Mutaties in reserves

Resultaat

110.000

-70.000

Projecten Zakelijke diensten overheid Zakelijke diensten derden

De meerjarenraming is een extrapolatie van de begroting 2027, met uitzondering van opbrengsten diensten overheid. Over de periode van 4 jaar is het resultaat nihil (+40). Het resultaat schommelt licht. Deels veroorzaakt door mutaties in opbrengsten diensten overheid. Er is sprake van een structureel exploitatietekort van 0,75%. Dit tekort wordt opgevangen met de verwachte rente-inkomsten op de liquide middelen. Door deze inkomsten mee te begroten kan optimaal gebruik gemaakt worden van de beschikbare middelen. 16

BEGROTING 2027

Geprognosticeerde begin – en eindbalans 2027-2030 Prognose 31-12-2027

Prognose 31-12-2028

Prognose 31-12-2029

Prognose 31-12-2030

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Grond

2.580.485

Gebouw

9.824.923

9.422.015

9.001.459

8.562.483

Inventaris

260.029

364.422

387.816

411.209

Apparatuur

31.898

34.298

36.698

52.698

Ict server

59.539

75.247

84.715

96.423

Ict-inventaris netwerk

44.432

80.416

82.401

84.385

Ict-backup en server

255.186

250.985

275.583

272.182

Ict vaste PC

28.334

34.167

31.667

30.834

Ict kantoor

3.334

5.001

6.668

8.335

Ict mobiel

17.529

22.862

36.195

41.528

13.105.689

12.869.898

12.523.687

12.140.562

13.105.689

12.869.898

12.523.687

12.140.562

14.231

14.230

5.084.150

4.635.431

4.476.955

4.261.096

230.000

5.328.381

4.879.662

4.721.185

4.505.326

18.434.070

17.749.560

17.244.872

16.645.888

516.833

626.833

110.000

-70.000

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Gerealiseerd resultaat lopend jaar Reserve strategisch plan 25-28

188.050

-47

Reserve duurzaamheid

225.000

2.366

732.249

629.152

559.152

Voorziening groot onderhoud

1.498.966

1.548.966

1.598.966

1.648.966

Voorziening digitaal depot

225.000

125.000

1.723.966

1.673.966

1.723.966

1.773.966

14.977.854

14.446.442

13.891.754

13.312.770

17.434.070

16.749.560

16.244.872

15.645.888

Overige schulden

300.000

Overlopende passiva

700.000

1.000.000

18.434.070

17.749.560

17.244.872

16.645.888

Voorzieningen

Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar

Totaal passiva

BEGROTING 2027

Geprognosticeerd overzicht van incidentele baten en lasten 2027-2030 Begroting 2027

Resultaat Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan Incidentele baten en lasten Structureel begrotingssaldo

Begroting 2028

Begroting 2029

Begroting 2030

0 0 0

110.000 110.000 0

0 0 0

-70.000 -70.000 0

0 0 0

110.000 0 110.000

0 0 0

-70.000 0 -70.000

Er zijn geen incidentele baten en lasten geprognosticeerd voor de betreffende periode.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Rozendaal&id=05c226ea-aa09-450a-bc8f-aa445696baff