Bijlage 4. Concept notulen AB 17 april 2025

Notulen Algemeen Bestuur Datum

17-04-2025

Tijd

10:00 - 12:30

Locatie

Eusebiusbuitensingel 75 | Arnhem | 13e etage| Zaal 13.25 | Hoogte Tachtig

Voorzitter

Joa Maouche

1

10:00

OPENING EN MEDEDELINGEN Notulen:

De voorzitter opent de vergadering om 10:01 uur en heet alle aanwezigen welkom. De heer Blokland wordt een hartelijk welkom geheten als opvolger van de heer Warmerdam. Een voorstelrondje volgt. 2

10:05

VASTSTELLEN AGENDA EN NOTULEN D.D. 6 MAART 2025 Notulen:

Agenda: vastgesteld, met de opmerking begroting 2025 moet begroting 2026 zijn. De voorzitter stelt voor om tot 12 uur de fusiedocumenten door te nemen. Een ronde maken langs alle stukken, waarbij er direct vragen gesteld kunnen worden over zorgpunten en opmerkingen. Zorgen ervoor dat er zo min mogelijk duplicaties zijn. Notulen: vastgesteld. 3

LIJST VAN INGEKOMEN STUKKEN De lijst van ingekomen stukken wordt niet besproken, tenzij een deelnemer bij het vaststellen van de agenda aangeeft een ingekomen stuk te willen bespreken. Geen ingekomen stukken.

4

BESPREKING EN BESLUITVORMING VERKENNING FUSIE ODRA ODRN Notulen:

De heer Maouche geeft aan dat aanvankelijk deze vergadering bedoeld was voor besluitvorming. Op verzoek van onze partners zal de besluitvormende Algemene Vergadering op 6 mei plaatsvinden. Vandaag nemen we informeel besluiten, en formeel op 6 mei. De heer Vlaander geeft een korte introductie. Indien er kleine punten zijn, kan de stuurgroep worden verzocht deze te beantwoorden. De heer Vlaander heeft het tijdspad tot het huidige moment aan tafel doorlopen. De stukken na het DB zijn niet aangepast in de voorliggende documenten. Er

zijn drie producten:

1. Gemeenschappelijke Regeling 2. Bedrijfsplan 3. Due diligence rapport Due diligence: De problemen liggen in de beheersing en monitoring binnen de organisaties. Van belang is het verschillende tarief; het voorstel is dat deze voor de komende jaren bevroren worden. Ruben streeft ernaar een solide financieringssystematiek op te stellen. In het rapport is veel informatie te vinden, maar hieraan kunnen wij weinig aanpassen. Mitigerende maatregelen zijn wel te vinden. De heer Maouche biedt de leden van het Algemeen Bestuur de gelegenheid om hun opmerkingen en suggesties te geven over de voorliggende stukken met betrekking tot de mogelijke fusie tussen de ODRA en ODRN. Heer Hofman: In dit fusieproces dient het doel niet uit het oog verloren te worden: de kwaliteit moet gewaarborgd zijn en vervolgens moet de verbetering worden ingezet. De zienswijzeprocedure aan de raad zal tot discussie leiden. De due diligence risico's beslaan een periode van 2,5 jaar. Nijmegen kent grotere risico's dan wij. Wij willen voorkomen dat onze tarieven op korte termijn verhoogd worden, daarom richten wij het in Nijmegen beter in. Budgetneutraliteit is van essentieel belang. Bij de GR stemmen twee derde van de leden. Vereenvoudig de staffel door er drie staffels van te maken: de eerste tot 2 miljoen, de tweede tot 8 miljoen en de derde vanaf 8 miljoen en hoger. Dit voorkomt onnodige complexiteit.

De regionale indeling van de gemeenten leidt niet tot een gevoel van herkenning. Daarnaast is er grote ongelijkheid in het aantal inwoners van de regio. De gemeente Rheden voelt zich meer verbonden met de gemeenten rondom Arnhem. Heer Van den Dam: Erken het positieve en wenkende perspectief. Dit dient prominenter naar voren te komen in fase 2 om een positief verhaal te creëren. De staffel vormt een uitdaging; hoe waarborgt men de evenredigheid? Het is onduidelijk of drie staffels de juiste keuze zijn. De huidige staffel lijkt echter goed te functioneren in termen van evenredigheid. Met betrekking tot de beheersmaatregel due diligence: er is gesproken over het vaststellen voor 1 januari. Dit geeft aan dat tijd leidend is. Het is van belang om de directeur de ruimte en rust te geven om een logische financieringssystematiek te ontwikkelen. Het is raadzaam om af te wijken van de deadline en dit te betrekken bij het bedrijfsplan, zodat het ingroeipad daar kan landen. Wat betreft het aantal DB-leden in de GR: er is sprake van een disbalans. De omvang van de regio's, gebaseerd op omzet en inwoneraantal, hoeft in een DB niet problematisch te zijn. Het is belangrijk om stil te staan bij de voorstellen en te erkennen dat er geen alternatief is. Er is een disbalans zichtbaar. Heer Blokland: Kleine gemeenten ondersteunen de fusie.

Dit vormt een logische vervolgstap naar een robuust VTH-stelsel. Er is zorgvuldig nagedacht over Pagina 2

de staffel voor kleine gemeenten. Een zorgpunt betreft het besluitvormingsproces over de zienswijze vóór de zomer; het is wenselijk deze na de zomer te plannen. Heer Kagei: De kwaliteitsverbetering is van essentieel belang. Met betrekking tot de staffel kan ik voorstellen dat een vermindering van het aantal staffels meer duidelijkheid biedt. Het is cruciaal dat de nieuwe organisatie een solide financieringssystematiek ontwikkelt en de kosten bevriest. Indien wij op 6 mei een besluit nemen, zal dit niet vóór de zomer aan de raad worden voorgelegd. Mevrouw Van Esch: Arnhem ondersteunt de fusie, maar ziet wel risico's. Arnhem sluit zich aan bij de laatste opmerking van de heer Kagei: het is niet mogelijk om dit vóór de zomer af te ronden indien er op 6 mei een besluit wordt genomen. Wat betekent dit voor het vervolgproces? De staffelverdeling verandert het gewicht dat Arnhem inbrengt. Het is niet geheel duidelijk dat dit geen financiële gevolgen zal hebben. Het is van belang om op te nemen dat dit uitsluitend voor de stemverhoudingen geldt en niet voor het financiële plaatje. Dit dient duidelijk in het bedrijfsplan te worden beschreven. De samenstelling van het DB is adequaat, maar het is niet volledig evenwichtig verdeeld tussen de gemeenten ODRA en ODRN. Het bedrijfsplan mist doelstellingen, maatregelen en KPI's. Deze zullen in fase 2 worden opgenomen.

Het is raadzaam om te vermelden dat deze in het bedrijfsplan zullen worden opgenomen, met concrete doelstellingen en maatregelen. Wijzigingen vanuit het DB moeten nog worden verwerkt. De zin "de randvoorwaarde van de nieuwe organisatie mag niet duurder worden" dient te worden aangepast, aangezien er nu staat dat deze niet minder mag worden. Financiële medewerkers, melden dat de risico's van de dekking- en frictiekosten voor fase 2 en fase 3 nog niet in beeld zijn. Dit wordt als een risico gezien. Dit soort zaken maakt mensen zenuwachtig, omdat er risico's worden aangegaan waarvan men nog niet weet wat deze precies inhouden. Het DD-rapport vermeldt duidelijk dat de uurtarieven voor drie jaar worden vastgezet. Dit is van belang voor de raad. Nijmegen denkt hier anders over en hecht waarde aan wat uit het AB komt. Heer Vreugdenhil: Houd niet alleen rekening met de belangen van ODRA, maar ook met het Gelderse stelsel. Vanuit de provincie is de stap die wordt gezet bewonderenswaardig, en zorg ervoor dat niemand achterblijft. De collega's van het Gelderse stelsel hebben jullie steun nodig. GR: De stemverdeling biedt een methode om te waarborgen dat iedereen betrokken wordt. De oordeelvormende vergadering wordt op 25 juni geagendeerd, en de besluitvormende vergadering vindt plaats op 1-2 juli.

Is het noodzakelijk om de meerwaarde van het liquidatieplan voor te leggen? Indien dit niet noodzakelijk is, doe het dan niet. DD: Er wordt een discussie verwacht over de kostenbevriezing voor drie jaar. Hoe transformeer je de twee organisaties tot één entiteit? Houd rekening met de gevoelens die er heersen en betrek hierbij de bedrijfsvoering. Zorg voor continuïteit en voor de medewerkers die je hebt, dit is een belangrijk aandachtspunt. Indien daarbij ondersteuning nodig is, kan deze vanuit de heer Vreugdenhil worden verkregen. Pagina 3

Mevrouw Van Veldhuizen: Wij zetten ons volledig in om de stukken tijdig bij de raad aan te leveren. Er bestaan zorgen over fase 2, waarvoor momenteel geen duidelijkheid bestaat. Daarnaast is het van groot belang de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen en te voorkomen dat deze achteruitgaat. Zorg voor een goede bedrijfsvoering. Heer Schrijner: Voor de tariefstelling is het noodzakelijk voldoende tijd te nemen om deze goed in te regelen. Neem hiervoor de benodigde tijd. De staffel kan zich vinden in het voorstel, maar het is raadzaam om het nogmaals zorgvuldig te bekijken. Heer van den Bos: Er wordt veel gediscussieerd over kwaliteit, wat vaak ongrijpbaar is. Het is essentieel om bewust te zijn van wat kwaliteit inhoudt, aangezien dit voor de één in dienstverlening zit en voor de ander in iets anders. Besteed hier aandacht aan richting de raden. De staffel verlangt hierin consistentie. Degene met de meeste inbreng heeft ook het meeste zeggenschap. Er is sprake van inconsistentie in het liquidatieplan en de due diligence, wat hen eigen belasting oplevert. Bij de due diligence is het vasthouden aan het uurtarief in overeenstemming met de standpunten van de heer Vreugdenhil en de heer Van den Dam. Er is behoefte aan een nieuwe financieringssystematiek, waarbij het tarief dienstbaar en volgend is.

De oproep van de gedeputeerde wordt zeer gewaardeerd, evenals de opmerkingen over het Gelders stelsel. De nieuwe organisatie moet blijven bestaan. Hoewel twee fusies tegelijkertijd niet wenselijk zijn, moet men hiervoor open blijven staan. De heer Vruegdenhil benadrukt het belang van een producten- en dienstencatalogus. Heer Van den Bos is van mening dat men niet moet sturen op uurtarief, maar op kwaliteit. Indien de kwaliteit goed is door de nieuwe financieringssystematiek, mag dit tarief hoger zijn. Mevrouw Kaper: Westervoort kan zich vinden in de voorstellen. De zorgen met betrekking tot de due diligence en het bedrijfsplan zijn in het dagelijks bestuur uitgesproken. Westervoort kan zich tevens vinden in de standpunten van de heer Van den Bos met betrekking tot de financiering. Heer Maouche: Sluit zich aan bij de verhoudingen tussen het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. Met betrekking tot de financieringssystematiek: in feite zijn onze tarieven te laag, maar door de productie kunnen we dit compenseren. Ongeacht of we fuseren of niet, zal er een nieuwe financieringssystematiek moeten worden ingevoerd, evenals een productenen dienstencatalogus. De heer Vlaander concludeert, de reden voor deze aanpak is dat iedereen zich bewust is van de kwaliteit. In de communicatie moet hier meer aandacht aan worden besteed, met enkele zinnen hierover.

ODRA en ODRN hanteren een andere staffel, gebaseerd op nivellering en financieringsinbreng. Voorstel van de heer Vlaander is om de stuurgroep te Pagina 4

mandateren om hierover een afspraak te maken. Uurtarief en financieringssystematiek: Het is van belang dat deze goed op elkaar worden afgestemd. Bevries het uurtarief voor twee jaar, zodat we kunnen onderzoeken hoe de organisatie moet worden ingericht met de nieuwe financieringssystematiek. Er is tijd nodig voor de ontwikkeling van de financieringssystematiek en tarieven. De Vlaander geeft aan dat we in het bedrijfsplan een verwijzing naar kunnen maken. Fase 2 is specifiek bedoeld voor de inhoud. Denk niet alleen aan de harde aspecten, maar ook aan de zachte aspecten. Er zal hierover een passage worden opgenomen. Samenstelling van het dagelijks bestuur (DB): Mandateer de stuurgroep om een besluit te nemen. Advies de heer Vlaander: zorg voor een oneven aantal en kijk naar een logische indeling. Zorgen over dekking en fusiekosten: Vraag dekking pas aan wanneer er een besluit is om te fuseren. De heer Vlaander acht dit haalbaar en mogelijk. Liquidatieplan: Het is ongebruikelijk om dit vast te stellen voordat de fusie plaatsvindt. Er zijn vragen over wat hierin moet worden opgenomen. Het liquidatieplan betreft niet langer de printers etc. De twee gemeenschappelijke regelingen zullen worden geliquideerd. Hiervoor is tijd nodig en dit is momenteel nog niet bekend. Omdat Nijmegen de bouwtaken heeft teruggetrokken voor 2,4 miljoen, bedoelen we met risico's dat het geld niet vrijkomt.

De heer Maouche stelt als voorzitter de controlevraag: Zijn er nog vragen die onvoldoende zijn beantwoord? Heer Van den Dam geeft aan dat het vaststellen van het tarief voor een periode van twee jaar akkoord is, maar dit kan pas worden vastgesteld zodra de organisatorische rompslomp binnen de twee organisaties is opgelost. Anders zal dit ten koste gaan van de kwaliteit of het tarief. Dit dient te worden opgenomen in het liquidatieplan. De heer Vreugdenhil geeft aan dat het liquidatieplan voor te leggen volgens de wet niet noodzakelijk is. Er wordt voorgesteld om dit niet voor te leggen. De heer Vlaander wil dit voorleggen aan de stuurgroep, mits het algemeen bestuur hiermee instemt. Mevrouw Van Esch merkt op dat hoe meer stukken we ter zienswijze neerleggen, hoe ingewikkelder het wordt om een besluit te nemen. De hher Vreugdenhil is van mening dat de wet gevolgd moet worden, maar beschouwt dit niet als een cruciaal punt in het proces. Het is raadzaam om hierin een consistente lijn te kiezen. Er is een reflex om de raden en staten te voorzien van informatie, terwijl de bevoegdheid bij de colleges ligt. Heer Maouche argumenteert dat het wel gedaan moet worden, met de mededeling dat uiteindelijk de colleges besluiten. Heer Vreugdenhil benadrukt dat het niet bevorderlijk is als de rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn.

Mevrouw Van Esch wil graag zien welke aanvullende elementen aan het bedrijfsplan worden toegevoegd. De heer Maouche reageert ; de punten van Nijmegen en onze punten worden naast elkaar neergelegd, zodat op 6 mei de juiste stukken voorliggen. Daarnaast wordt er een 'was-wordt'-lijst opgesteld. Vervolgens worden de stukken afgesloten en verwerkt.

Pagina 5

4.1 10:10

Ontwerptekst Gemeenschappelijke Regeling nieuwe Omgevingsdienst Voorstel aan het Algemeen Bestuur: 1) Kennis te nemen van het ontwerp Gemeenschappelijke Regeling nieuwe Omgevingsdienst en bijbehorende toelichting op de ontwerp GR tekst en leeswijzer (bijlage 1, 2 en 3); 2) In te stemmen met de voorgestelde adviezen bij het ontwerp Gemeenschappelijke Regeling nieuwe Omgevingsdienst; 2a. Statutaire vestigingsplaats. Arnhem in de ontwerp GR op te nemen als statutaire vestigingsplaats. 2b. Stemverdeling. De staffelverdeling over te nemen conform advies en besluiten dat besluiten worden genomen met minimaal de helft van de stemmen plus 1, uitgebracht door minimaal 8 leden van het Algemeen Bestuur, tenzij de wet of de regeling anders bepalen. 2c. Samenstelling DB.Voor de nieuw te vormen regeling stellen wij een Dagelijks Bestuur voor van 7 leden. De opbouw van de leden kan territoriaal geschieden, bijvoorbeeld: • Arnhem • Nijmegen • Provincie Gelderland • Arnhem Oost ( Duiven, Doesburg, Rheden, Westervoort, Zevenaar) • Arnhem West en Zuid (Renkum, Rozendaal, Lingewaard, Overbetuwe) • Nijmegen West (Beuningen, Druten, Wijchen) • Nijmegen Oost (Heumen en Berg en Dal) 2d. Zienswijzeprocedure. In de GR een bepaling opnemen dat voor besluiten van groot financieel en politiek belang een zienswijze gevraagd wordt. 2e. Weerstandsratio.

Een weerstandsratio van 0.8 als minimum te hanteren en geen maximumvermogen te hanteren. 2e. Liquidatieplan. Het liquidatieplan voor 1-1-2026 voor ODRA deelnemers ook voor zienswijze aan te bieden, zodat besluitvorming over het plan voor 1-1-2026 in beide AB’en kan plaatsvinden. 3) Het fusie MT het mandaat te geven om na de beraadslaging de ontwerptekst Gemeenschappelijke Regeling nieuwe Omgevingsdienst aan te passen conform bespreking in AB’en d.d. 17 april.

4.2 10:45

Ontwerp bedrijfsplan nieuwe omgevingsdienst Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd: 1. Kennisnemen van het ontwerp-bedrijfsplan voor de nieuwe organisatie; 2. Positief oordeel over het ontwerp- bedrijfsplan. 3. Na positief advies van het AB het DB het ontwerp bedrijfsplan aan te bieden voor zienswijze aan de raden en Staten.

4.3 11:20

DD-rapport Pagina 6

Het AB wordt gevraagd: 1. Kennis te nemen van de uitkomsten van het DD-onderzoek. 2. In te stemmen met bijbehorende beheersmaatregelen die voortvloeien uit het DD-onderzoek. 5

ONDERWERPEN VOOR BESPREKING EN BESLUITVORMING

5.1 11:55

Jaarverslag en jaarrekening 2024 Voorstel aan de deelnemers: 1) Vaststellen van het Jaarverslag en de Jaarrekening 2024 en kennis te nemen van het accountantsverslag, en in te stemmen met de volgende onttrekkingen aan de bestemmingsreserves € 13.000 aan BR Bodemtaken en € 42.000 aan BR Bureau milieumetingen zoals opgenomen in de jaarrekening 2024 2) In te stemmen met de rechtmatigheidsverklaring van het dagelijks bestuur 3) In te stemmen om het batig saldo 2024 ad €67.300 te storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve bovenwettelijk verlof Notulen:

De heer Vlaander geeft aan dat het volgende beslispunt belangrijk is; In te stemmen om het batig saldo 2024 ad €67.300 te storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve bovenwettelijk verlof. Er bestaat een risico indien de medewerkers hun vakantiedagen opnemen. Mevrouw Roeting geeft aan dat er verder geen bijzonderheden zjn. De heer Kagei geeft aan dat het gemeentelijk beleid binnen Zevenaar is dat er geen reserves worden gevormd. Een zienswijze zal volgen. Mevrouw Van Esch wenst de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen terug te zien, met betrekking tot het eerste jaar. Het AB gaat akkoord met het voorstel: 1) Vaststellen van het Jaarverslag en de Jaarrekening 2024 en kennis te nemen van het accountantsverslag, en in te stemmen met de volgende onttrekkingen aan de bestemmingsreserves € 13.000 aan BR Bodemtaken en € 42.000 aan BR Bureau milieumetingen zoals opgenomen in de jaarrekening 2024 2) In te stemmen met de rechtmatigheidsverklaring van het dagelijks bestuur 3) In te stemmen om het batig saldo 2024 ad €67.300 te storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve bovenwettelijk verlof 5.2 12:05

Begroting 2025 Voorstel aan de deelnemers: 1) Kennis te nemen van de begroting 2026; 2) In te stemmen met de kaders die zijn opgenomen in de begroting; De begroting voor zienswijzen voor te leggen aan Raden en Staten; Notulen:

De heer Vlaander geeft de volgende bijzonderheden aan: Het uurtarief is verhoogd van 104 naar 107 als gevolg van inflatie en cao-aanpassingen. Pagina 7

Het opleidingsbudget van Van Aartsen is hierin verwerkt. De totale omvang bedraagt 28 miljoen euro. Verder zijn er geen bijzonderheden te melden. Mevrouw Van Esch heeft een opmerking over het percentage flexibele inhuur: In hoeverre wordt onderzocht hoe de fusie kan bijdragen aan het behalen van het streefcijfer van 15%? Hoe wordt dit aangestuurd en meegenomen in de planning? De heer Vlaander merkt op dat het huidige inhuurpercentage een uitdaging vormt door de huidige arbeidsmarkt. De fusie biedt financieel gezien een grote kans, aangezien daar een hoog percentage inhuur is. Dit zegt iets over de uitvoering. Aan de kant van ODRN kunnen we de inhuur reduceren, maar bij ODRA is dit complexer. Heer Van den Dam geeft aan dat de adviesnota voor de voorjaarsbegroting is besproken. Heer Van den Dam wil het Dagelijks Bestuur extra aandacht vragen voor het lage kengetal, aangezien dit het risico verhoogt. Het AB gaat akkoord met het voorstel: 1) Kennis te nemen van de begroting 2026; 2) In te stemmen met de kaders die zijn opgenomen in de begroting; 3) De begroting voor zienswijzen voor te leggen aan Raden en Staten 5.3 12:15

Businesscase meetdienst Voorstel aan de deelnemers: 1. Bijgevoegde businesscase, versie 2025_1.3 vast te stellen; 2. In te stemmen met een gedifferentieerd uurtarief voor de Meetdienst met ingang van de begroting 2027. Notulen:

De vraag naar meetdiensten neemt toe, maar de huidige huisvesting is onvoldoende. Er is noodzaak tot elektrificatie. De provincie heeft de afgelopen jaren de materiële kosten gedragen en streeft naar een evenredige verdeling van deze kosten. Het huidige voorstel introduceert een gedifferentieerd tarief. De vraag naar meetdiensten blijft stijgen. In het kader van de omgevingsdienst onderzoeken we een groter verzorgingsgebied en zoeken we actief naar samenwerkingen in Gelderland en Overijssel. Het AB gaat akkoord met het voorstel: 1. Bijgevoegde businesscase, versie 2025_1.3 vast te stellen; 2. In te stemmen met een gedifferentieerd uurtarief voor de Meetdienst met ingang van de begroting 2027. 6

12:25

RONDVRAAG EN SLUITING Notulen:

Heer Van den Bos: Opdrachtgeversbord Tijdens de bespreking met het opdrachtgeversbord is naar voren gekomen dat er te veel diensten in Gelderland zijn en één dienst te weinig. Er zijn afspraken gemaakt over de provinciale taken, zodat de onderlinge omgevingsdiensten niet meer hoeven te concurreren over deze taken. Mevrouw Van Esch: Rekenkameronderzoek In de komende weken verschijnt er een nieuw rekenkamerrapport Arnhem, versie 2.0. Dit rapport zal onderzoek doen naar de diensten van ODRA en Pagina 8

begin mei verschijnen. Het is goed om dit te delen. De heer Maouche geeft aan dat het belangrijk is, om goed af te stemmen hoe we mevrouw Van Esch kunnen ondersteunen zonder in een conflictsituatie te komen.

Pagina 9