Bijlage 2e. Gelders Archief Begroting 2024-2027.pdf
Tekst van het document
BEGROTING 2024
BEGROTING 2024 Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem
1
BEGROTING 2024
INHOUDSOPGAVE Beleidsbegroting I
Programmaplan 1. 2. 3. 4. 5.
II
Programma Gelders Archief Algemene dekkingsmiddelen Kosten van overhead Bedrag voor vennootschapsbelasting Bedrag voor onvoorzien
Paragrafen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Verslaglegging Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Rechtmatigheid Organisatiegegevens Openbaarheid
Financiële begroting III
Baten en lasten met toelichting
IV
Balans met toelichting
V
Meerjarenraming 2024-2027
2
BEGROTING 2024
I
PROGRAMMAPLAN
1. Programma Gelders Archief INLEIDING In het strategisch plan zijn missie, visie, doelstellingen en strategie van het Gelders Archief voor de jaren 2021 tot en met 2024 neergelegd. Dit programmaplan is daarvan een uitwerking en concretisering voor het laatste jaar van deze periode. Het Rijk zal zich per 1 januari 2025 terugtrekken uit onze gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat 2024 in het teken zal staan van de ontvlechting van de onderlinge relaties en van het gestalte geven aan de nieuwe relatie met het Rijk. Dat laatste is in het bijzonder van belang omdat het beheer van de analoge Rijksbestanden via mandatering bij het Gelders Archief blijft. De nieuwe gemeenschappelijke regeling die in 2023 is voorbereid, zal in 2024 formeel aan de partners worden voorgelegd. De huidige algemeen directeur gaat in 2024 met pensioen. De werving voor een nieuwe directeur zal tijdig beginnen, zodat de directieovergang zo vloeiend mogelijk kan verlopen. MISSIE
Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder met een sterk accent op digitale dienstverlening en duurzame toegankelijkheid. We leveren een actieve bijdrage aan het informatiebeheer van onze Gelderse partners en beheren de aan ons toevertrouwde informatie integer en professioneel. Door deze op een laagdrempelige manier beschikbaar te stellen, dragen wij maximaal bij aan een transparante overheid en zijn wij historisch informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem. VISIE
Wij zijn intermediair tussen onze collectie en het publiek (en onze partners), zo faciliteren we het (historisch) onderzoek. Wij leveren de ruwe data, zodat derden deze kunnen bewerken tot producten als boeken en tentoonstellingen. DOELEN Uit de missie en visie komen de volgende doelen voort:
Transparante overheid
Voor een goede relatie tussen burger en bestuur is transparantie levensvoorwaarde. Toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie draagt daar in het bijzonder aan bij. Nu ook het Gelders Archief steeds recenter gevormde archieven beheert, groeit onze bijdrage aan een transparante overheid. Met toezicht en advisering ondersteunt het Archief zijn partners bij een goed dynamisch informatiebeheer en denkt en helpt mee aan een open en transparante overheid.
Beschikbaar stellen van (historische) informatie
Voor het verspreiden van kennis over het verleden van Gelderland is onlinedienstverlening op hetzelfde niveau als dienstverlening in onze studiezaal noodzakelijk. Een optimale toegankelijkheid van de collectie vraagt om een zo groot mogelijke digitale beschikbaarheid van de collectie. De opname van digitale archiefbescheiden bevordert deze onlinedienstverlening, evenals het digitaliseren van bescheiden op verzoek. Onlineaanwezigheid op verschillende platforms en kanalen vergroot de zichtbaarheid van het Gelders Archief en heeft een positieve invloed op hoe burgers, partners en andere belanghebbenden het Gelders Archief beleven. 3
BEGROTING 2024
STRATEGIE Om deze doelen te bereiken staan wij de volgende strategie voor:
Wij zijn aanwezig in de gehele informatiebeheerketen, van creatie tot en met presentatie Concreet houdt dit voor 2024 onder meer in: -
Nadruk in de dienstverlening op onlinetoegankelijkheid, met als belangrijke schakel de website van het Gelders Archief. Bezoekers weten ons steeds beter te vinden, wat resulteert in een grote hoeveelheid websitebezoeken, inlichtingenverzoeken en chatgesprekken.
-
Op grote schaal betrekken van bezoekers bij het indexeren van de burgerlijke stand via het online platform Vele Handen. In korte tijd komt daarmee een grote hoeveelheid genealogische data beschikbaar, waardoor bezoekers zoveel mogelijk hun onderzoek online kunnen voortzetten. De tussenkomst van een medewerker is dan niet meer nodig voor dit onderzoek.
-
Uitbreiding van het aanbod van scannen-op-verzoek, waarbij we verwachten opnieuw meer dan 2 miljoen scans te maken op verzoek van ons publiek. Daarbij worden de te digitaliseren stukken gecontroleerd op de materiële staat, eventuele conserverende maatregelen worden genomen en na digitalisering worden de stukken op de website gepubliceerd. Zo kan iedereen gebruik maken van de afbeeldingen zonder ze opnieuw te hoeven aanvragen.
-
Specifieke dienstverlening gericht op het verzorgen van de inzage- en informatieverzoeken voor archiefbescheiden die niet gedigitaliseerd kunnen worden; daaronder zijn in toenemende mate verzoeken om inzage in beperkt openbare archiefbestanden. Deze vorm van dienstverlening blijft van groot belang voor degenen die hun recht zoeken.
-
Voortzetting van de inzet op vergroting van de naamsbekendheid van het Gelders Archief, zodat meer publiek kennis blijft maken met de collectie en ons weet te vinden voor hun onderzoeksvragen en als interessante werkgever. Hierin speelt aandacht voor diversiteit en inclusie in 2024 een grote rol.
-
Voortzetting van het digitaliseren en beschrijven van de audiovisuele collectie, binnen het project Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG).
-
Verdere professionalisering van onze interne werkwijze en -afspraken, m.n. op het gebied van planning en prioritering, waarbij de implementatie van een centrale planningstool in 2024 definitief wordt afgerond.
-
Voortdurende nadruk op de integrale bewerking van archieven en collecties die nog niet toegankelijk zijn voor het publiek, met prioritering op grond van de klantvraag, het (historische) belang van de toegang of collectie en de beschikbare capaciteit. Hierbij zal extra aandacht worden gegeven aan het bewerken van overheidsarchief.
-
Proactieve advisering van onze partners en toezicht op hun informatiehuishouding.
-
Beleidsvorming ten aanzien van diversiteit en inclusie binnen de collectie, met aandacht voor de wijze van toegankelijk maken en voor het acquisitieprofiel.
-
Doorontwikkeling van het digitale depot in al zijn facetten (van bestandsverwerving tot en met beschikbaarstelling) en bevordering van de deelname van onze partners daaraan. 4
BEGROTING 2024
2. Algemene dekkingsmiddelen Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief, artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Deze zijn vermeld in de Financiële Begroting (onderdeel III) als “lumpsum”. De aangekondigde juridische terugtrekking van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling heeft, volgens toezegging van de minister van OCW, geen financiële consequenties voor de huidige lumpsum. 3. Kosten van overhead De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 9 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces of bij derden. In 2023 bedragen deze kosten naar verwachting € 575.000,-, dat betekent een overhead van minder dan 20%. 4. Bedrag voor vennootschapsbelasting Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst.
In juni 2018 heeft de belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de begroting geen rekening mee gehouden. 5. Bedrag voor onvoorzien In de begroting van het Gelders Archief is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.
5
BEGROTING 2024
II
PARAGRAFEN
1. Verslaglegging In de Regeling Gelders Archief (RGA, art 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het Gelders Archief; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld. Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”.
Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt per 1 januari 2023 € 462.852. Dit betreft 9,5% van de deelnemersbijdragen in het GA. De mate waarin weerstandsvermogen wordt gevormd, wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:
Wijzigingen in de GR of de bijdrage deelnemers Wijzigingen in subsidies en zakelijke diensten CAO aanpassingen en WW-verplichtingen
Risico Laag Laag Laag
Opmerking 1) 2) 2)
1) In 2020 is in het bestuur de bijdrage per deelnemer vastgesteld en is afgesproken dat de deelnemers zich hieraan conformeren. In 2025 zal het Rijk uittreden als deelnemer in de GR, maar heeft schriftelijk bevestigd dat er geen wijziging zal komen in de bijdrage en prijscompensatie voor het analoge Rijks archiefmateriaal dat is opgeslagen bij het Gelders Archief. 2) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit voor subsidies en zakelijke diensten wordt in het personeelsbestand gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, zodat bij het ongepland wegvallen van inkomsten of extra personeelskosten dit binnen de bestaande begrotingen c.q. reserves kan worden opgevangen.
6
BEGROTING 2024
EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. In het onderstaande zijn de verwachtingen voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming opgenomen. Kengetal
2022
2023
EMU-saldo
755.755
507.000
Begroting
2024 507.000
2025
2026
2027
507.000
507.000
507.000
Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Begroting
Kengetal
2022
2023
Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
211 211
218 218
2024 202 202
2% 3,5% n.v.t. n.v.t.
2% 0% n.v.t. n.v.t.
2% 0% n.v.t. n.v.t.
2025
2026
2027
196 196
189 189
183 183
2% 0% n.v.t. n.v.t.
3% 0% n.v.t. n.v.t.
3% 0% n.v.t. n.v.t.
Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de huisvestingschuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten.
Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. 3. Onderhoud kapitaalgoederen Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld, welke in 2022 is geactualiseerd. Er is geen 7
BEGROTING 2024
sprake van achterstallig onderhoud. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening. 4. Financiering Door het Algemeen Bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2023 wordt een bedrag van € 5.875.336 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 250.000. De renterisiconorm is wettelijk vastgesteld op 20% van de begrotingsomvang. Van de langlopende schuld mag maximaal dat bedrag aan een renteherziening onderhevig zijn. Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000. De renterisiconorm is niet van toepassing voor het Gelders Archief. 5. Bedrijfsvoering Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het algemeen bestuur te benoemen algemeen directeur.
Het Gelders Archief kent drie afdelingen (Publiek, Collectie en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is geen budgetverdeling; enkele medewerkers kunnen bestellingen doen tot maximaal € 500,- en daarboven is vooraf toestemming vereist van de directeur bedrijfsvoering. 6. Rechtmatigheid In de Regeling Gelders Archief (RGA artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het algemeen bestuur heeft (conform RGA artikel 24) nadere regels vastgesteld met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, het kasbeheer en de boekhouding in een Financiële Verordening en met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer in een Controle Verordening. Met ingang van 2023 is de controle van de rechtmatigheid een verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur; hiervoor wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in het jaarverslag. Daarmee komt het rechtmatigheidsverklaring van de externe accountant te vervallen.
In 2023 worden de bestaande verordeningen gewijzigd en wordt een intern controleplan opgesteld op basis waarvan de rechtmatigheid wordt getoetst. De afspraken zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB), waarin de belangrijkste maatregelen zijn beschreven die gericht zijn op de informatieverstrekking voor de dagelijkse bedrijfsvoering, het kunnen beheersen van de organisatie en het hierover verantwoording af kunnen leggen. Er is vastgelegd hoe de processen verlopen, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate 8
BEGROTING 2024
waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Risico’s op fraude in de crediteurenadministratie en/of betalingen worden jaarlijks gecontroleerd. 7. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij. 8. Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsplaats Rechtsvorm Locaties
: Gelders Archief : Arnhem : Openbaar lichaam op basis van de wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) : Westervoortsedijk 67-D, 6827AT Arnhem
Doelstellingen Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie De directie wordt gevoerd door de heer dr. F.J.W. van Kan. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Bestuur (op 1 januari 2023) Naam A.M.C.J. Ponsioen E.G. Jansen vacature B.A.J. Roelofs M.G.M. van de Geijn A.M.J. Schaap
Namens Rijk Rijk Rijk Arnhem Arnhem RRR
AB vz lid lid lid lid lid
DB vz
lid lid
De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
9
BEGROTING 2024
9. Openbaarheid Conform artikel 3.5 van de Wet Open Overheid (WOO) worden het beleid en de uitvoering van de wetgeving verantwoord in het jaarverslag; hier is nog geen standaardmodel voor. Het Gelders Archief plaatst zoals voorgeschreven alle publicaties van het algemeen bestuur digitaal op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP), inclusief het jaarverslag en de begroting. Daarnaast wordt gepubliceerd op onze website (zie Organisatie).
10
BEGROTING 2024
III
BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING
Jaarrekening
Begroting
Begroting
2022
2023
2024
Opbrengsten Lumpsum Rijk
2.468.044
2.492.722
2.634.592
DVO prv Gelderland
615.782
615.783
650.828
Lumpsum Arnhem
1.123.333
1.134.566
1.199.139
Lumpsum Rheden
245.588
248.044
262.161
Lumpsum Renkum
179.054
180.845
191.137
Lumpsum Rozendaal
11.918
12.037
12.722
Prijscompensatie (2022 4,66%, rest 1 %)
209.791
46.840
49.020
4.853.510
4.730.837
4.999.599
271.726
165.000
172.000
175
1.500
1.000
Opbrengsten projecten
115.715
110.000
110.000
Opbrengsten diensten overheid
498.065
470.668
501.000
Opbrengsten diensten derden
157.278
102.000
106.000
5.896.469
5.580.005
5.889.599
Personeelskosten
3.211.072
3.308.005
3.568.599
Huisvestingskosten
1.641.251
1.565.000
1.600.000
ICT kosten
356.355
320.000
350.000
E-Depot kosten
178.313
50.000
50.000
Organisatiekosten
233.002
240.000
250.000
Projecten
65.826
70.000
70.000
0
25.000
0
Zakelijke diensten derden
2.113
1.000
0
Financiële baten & lasten
-272
1000
1000
Totaal kosten
5.687.660
5.580.005
5.889.599
Resultaat
208.809
0
0
Bijdragen lumpsum Bijdragen e-Depot Overige opbrengsten
Totaal opbrengsten Kosten
Zakelijke diensten overheid
De begroting 2024 sluit dekkend af. In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting. De vermelde bedragen zijn in € 1.000. 11
BEGROTING 2024
1) Bijdragen lumpsum De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de Regeling Gelders Archief (bijgesteld vanaf 2020 vanwege de wijziging in de lumpsumfinanciering), inclusief een begroting van de prijscompensatie van 1%. De prijscompensatie wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de andere deelnemers volgen in deze de minister. 2) Bijdragen e-Depot De ingangsdatum voor de lumpsum voor het e-Depot wordt individueel door de partners in de Regeling vastgesteld; de inspanning en kosten daarbij ook. Vooralsnog is hier de opdracht van de Provincie Gelderland opgenomen en de bijdrage van het Rijk. 3) Overige opbrengsten Dit betreft opbrengsten publiek, collecties en specifieke subsidies. Daarnaast worden hier de inkomsten opgenomen van de projecten, zakelijke diensten overheid en zakelijke diensten derden; de directe kosten hiervan worden apart zichtbaar opgenomen. 4) Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a) personele kosten van de medewerkers met een arbeidsovereenkomst bij het Gelders Archief. b) inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden. c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten. Hier zijn dus ook de personele kosten opgenomen van de projecten en zakelijke diensten.
5) Huisvestingskosten De huisvestingslasten betreffen de rente en afschrijvingskosten van het gebouw, alsmede de overige exploitatie en onderhoudskosten. 6) ICT-kosten Hieronder vallen alle licentiekosten, datacommunicatie, afschrijvingen en onderhoudskosten. 7) E-depot kosten De post e-Depot betreft de kosten ter voorbereiding en implementatie van de digitale opslag door het Gelders Archief. 8) Organisatiekosten De post organisatiekosten betreft contributies, abonnementen en kantoorkosten. 9) Projecten Deze kosten betreffen met name digitaliseringsprojecten en de kosten voor het project AVAG. 10) Zakelijke diensten overheid Dit betreft opdrachten voor overheidsorganisaties in de uitvoering van wettelijke taken. 11) Zakelijke diensten derden Dit betreft opdrachten bij bedrijfsarchieven, de detachering van personeel en de dienstverlening aan andere organisaties in het gebouw.
12
BEGROTING 2024
IV
BALANS MET TOELICHTING
Jaarrekening 31-12-2022 VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Overige transitoria die t.l.v. volgende jaren komen
Totaal activa VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Gerealiseerde resultaat lopend jaar Voorzieningen Voorziening groot onderhoud Voorziening e-depot Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Overlopende passiva
Totaal passiva
Prognose 31-12-2023
Prognose 31-12-2024
14.585.082 14.585.082
14.144.919 14.144.919
13.745.500 13.745.500
0
0
0
75 6.051.157
0 5.507.608
0 5.409.353
198.407 6.249.639
100.000 5.607.608
100.000 5.509.353
20.834.721
19.752.527
19.254.853
254.043 208.809 462.852
462.852 0 462.852
462.852 0 462.852
1.283.024 400.000 1.683.024
1.300.000 300.000 1.600.000
1.350.000 200.000 1.550.000
17.318.564 19.464.440
16.889.675 18.952.527
16.442.000 18.454.852
293.639 1.076.642 1.370.281
300.000 500.000 800.000
300.000 500.000 800.000
20.834.721
19.752.527
19.254.852
13
BEGROTING 2024
Materiële vaste activa Toelichting afschrijvingstermijnen: - Grond (0 jaar), Gebouw (annuïtair 30 jaar) - Inventaris (10 jaar), Apparatuur, ICT-server en Software (5 jaar) en ICT-Kantoor en ICT-Mobiel (3 jaar) Overige vorderingen Dit betreft het verwachte saldo debiteuren per 31 december. Liquide middelen Dit betreft het verwacht saldo van de liquide middelen per 31 december. Bij schatkistbankieren OCW is een drempelbedrag afgesproken van € 250.000. Behoudens perioden waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt het drempelbedrag niet overschreden. De hoge liquiditeit is ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale restituties. Bij het aflossen van de lening wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorzieningen. Overlopende activa Dit betreft de verwachte overlopende activa op basis van de ervaringen in het verleden.
Algemene reserve In de begroting wordt een resultaat nihil verwacht, waardoor geen wijzigingen optreden in het eigen vermogen. Voorzieningen De voorziening groot onderhoud zal naar verwachting de komende jaren toenemen voor de dekking van de vervangingsinvesteringen op termijn. De voorziening e-depot is opgenomen ter dekking van de verwachte kosten tijdens de ontwikkeling- en implementatiefase van het e-depot van het Gelders Archief. Vaste schulden met rentetypische looptijd > 1 jaar Er zijn twee leningen afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten te Den Haag. De totale hoofdsom van de lening BNG bedraagt 21.000.000. Van de resterende looptijd is € 15.486.968 langer dan vijf jaar. De gemiddelde rentevoet bedraagt 4,36%. Lening
Rente
Ingangsdatum
€ 5.000.000 (aflossingsvrij) € 16.000.000 (annuïtair)
4.35 4.38
01-10-2010 01-07-2011
Looptijd in jaren 40 30
Aflossing 2022 0 410.892
Aflossing 2023 0 428.889
Overige schulden Dit betreft de verwachte overige schulden op basis van de ervaringen in het verleden. Overlopende passiva Dit betreft de verwachte overlopende passiva op basis van de ervaringen in het verleden.
14
BEGROTING 2024
V
MEERJARENRAMING 2024-2027 Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2025
2026
2027
2.634.592
2.660.938
2.687.547
2.714.422
DVO prv Gelderland
650.828
657.337
663.910
670.549
Lumpsum Arnhem
1.199.139
1.211.130
1.223.241
1.235.474
Lumpsum Rheden
262.161
264.783
267.431
270.105
Lumpsum Renkum
191.137
193.048
194.979
196.928
Lumpsum Rozendaal
12.722
12.850
12.978
13.108
Prijscompensatie (2022 4,66%, rest 1 %)
49.020
50.001
50.501
51.006
Bijdragen lumpsum
4.999.599
5.050.086
5.100.587
5.151.593
Bijdragen e-Depot
172.000
173.000
174.000
125.000
Overige opbrengsten
1.000
1.000
1.000
1.000
Opbrengsten projecten
110.000
110.000
110.000
110.000
Opbrengsten diensten overheid
501.000
472.500
474.000
475.500
Opbrengsten diensten derden
106.000
108.500
111.000
113.500
5.889.599
5.915.086
5.970.587
5.976.593
Personeelskosten
3.568.599
3.579.086
3.619.587
3.610.593
Huisvestingskosten
1.600.000
1.605.000
1.610.000
1.615.000
ICT kosten
350.000
355.000
360.000
365.000
E-Depot kosten
50.000
50.000
50.000
50.000
Organisatiekosten
250.000
255.000
260.000
265.000
Projecten
70.000
70.000 0
70.000 0
Opbrengsten Lumpsum Rijk
Totaal opbrengsten Kosten
Zakelijke diensten overheid
0
70.000 0
Zakelijke diensten derden
0
0
0
0
Financiële baten & lasten
1000
1000
1000
1000
Totaal kosten
5.889.599
5.915.086
5.970.587
5.976.593
Resultaat
0
0
0
0
De meerjarenraming is een extrapolatie van de begroting 2024.
15
BEGROTING 2024
Geprognosticeerde begin – en eindbalans 2024-2027
Prognose 31-12-2024 VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Overige transitoria die t.l.v. volgende jaren komen
Totaal activa
Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken
Prognose 31-12-2027
13.631.213 13.631.213
13.201.409 13.201.409
12.755.408 12.755.408
0
0
0
0
0 5.409.353
0 5.006.356
0 4.898.411
0 4.885.299
100.000 5.509.353
100.000 5.106.356
100.000 4.998.411
100.000 4.985.299
19.254.853
18.737.569
18.199.820
17.740.707
462.852 0 462.852
462.852 0 462.852
462.852 0 462.852
462.852 0 462.852
1.350.000 200.000 1.550.000
1.400.000 100.000 1.500.000
1.450.000 0 1.450.000
1.500.000 0 1.500.000
16.442.000 18.454.852
15.974.717 17.937.569
15.486.968 17.399.820
14.977.854 16.940.706
300.000 500.000 800.000
300.000 500.000 800.000
300.000 500.000 800.000
300.000 500.000 800.000
19.254.852
18.737.569
18.199.820
17.740.706
VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Overlopende passiva
Totaal passiva
Prognose 31-12-2026
13.745.500 13.745.500
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Gerealiseerde resultaat lopend jaar Voorzieningen Voorziening groot onderhoud Voorziening e-depot
Prognose 31-12-2025
Geprognosticeerd overzicht van incidentele baten en lasten 2024-2027
Saldo baten en lasten Toevoegingen en ontrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten Structureel begrotingssaldo
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2025
2026
2027
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
Er zijn geen incidentele baten en lasten geprognosticeerd voor de betreffende periode. 16