Bijlage 2b. ambtelijke reactie AV 2023

Ambtelijke reactie Accountantsverslag 2023

1.

2.

3. 4.

5.

6. 7. 8. 9.

Advies/ontwikkelpunt Sociaal Domein De accountant adviseert in beeld te brengen welke gevolgen de verhoging van de grens van gewaarmerkte productieverantwoording heeft voor de gemeente Rozendaal. En eventueel aanvullende navraag uit te voeren op de geleverde zorg over 2024 om zo een stijging in de onzekerheid te reduceren. De accountant adviseert om in 2024 de interne controles op de PGB’s uit te (laten) voeren teneinde de onzekerheid te reduceren. Oninbaarheid debiteuren De accountant adviseert actie te ondernemen op de inning van deze vorderingen. De accountant adviseert de financiële verordening aan te passen en toe te voegen dat een voorziening oninbaarheid wordt gevormd op basis van een beoordeling van de (on)inbaarheid van de individuele vorderingen. Rechtmatigheid De accountant adviseert de gemeente Rheden te verzoeken om een gewaarmerkte verantwoording over 2024 op te leveren inzake de lasten en baten van het sociaal domein Rozendaal, inclusief de bijbehorende SiSa informatie en een rechtmatigheidsverantwoording. De accountant adviseert het normenkader te beperken tot de regelgeving waarin financiële beheershandelingen worden vermeld. De accountant adviseert de verbijzonderde interne controle in 2024 op te zetten en uit te voeren.

De accountant adviseert voor 2024 de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle te recapituleren en te delen met betrokken medewerkers. De accountant adviseert de toetspunten door de gemeente Rheden

Voortgang De effecten van deze verhoging gaan wij in Q3 2024 onderzoeken.

Dit punt nemen wij op met Rheden.

Hierover is contact geweest met De Connectie. De inning van vorderingen is daar belegd. Wij zullen dit het komende jaar frequenter monitoren. Op dit moment zijn er nog geen zorgen over de inbaarheid. De financiële verordening geeft €35.000 aan. Dit bedrag is gebaseerd op 1% van de in het verleden gangbare lasten totaal. Wij zijn niet voornemens om de financiële verordening alleen op dit punt al weer aan te passen. Bij een volgende herziening nemen wij dit mee en verlagen wij dit bedrag. Hierover is al een overleg geweest. Rheden heeft dit ook al besproken met hun accountant. Wij zullen regelmatig om een status update vragen. In Q4 2024 bij het actualiseren van het Normenkader 2024 wordt dit punt meegenomen. In december 2023 zijn wij begonnen met de opzet van het eerste proces. Eind Q2 2024 verwachten wij de te gebruiken formats gereed te hebben. In Q3 en Q4 zullen de controles uitgevoerd worden. Dit advies nemen we over. Dit punt nemen wij op met Rheden.

10. 11.

12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

aan te laten vullen met onder meer ➢ de check op de identificatie; ➢ tijdigheid beschikking; ➢ ingangsdatum na aanvraag datum; ➢ tijdigheid stop zetten uitkering na overlijden; ➢ juistheid in rekening gebrachte tarieven zorgaanbieders De accountant adviseert de tijdigheid van de afwikkeling aanvraag te benadrukken bij de gemeente Rheden, voor verzending van de beschikking en voor de start van de zorg. De accountant adviseert afspraken op te nemen in de financiële verordening inzake ➢ Acceptabele begrotingsoverschrijdingen, zoals open einde regelingen en compensatie door baten; ➢ Het vermelden van afwijkingen in de baten en onderschrijdingen in de lasten worden tijdig aangemerkt bij het behandelen van de jaarstukken. De accountant adviseert om het misbruik & oneigenlijk gebruik toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. De accountant adviseert de gemeente Rheden te verzoeken na inzage de aard, het nummer van het ID-bewijs en de geldigheidsduur in het clientdossier vast te leggen. De accountant adviseert tussentijds een aansluiting te maken tussen de financiële administratie en de salarisadministratie. De accountant adviseert de autorisatie van de facturen door de daartoe bevoegde personen ten allen tijde te volgen. De accountant adviseert het verhuurregister te actualiseren om zo tot dienst te zijn voor de volledigheid van de verhuuropbrengsten.

De accountant adviseert de goede vastlegging van de onderbouwing van de prestaties in de organisatie nader onder de aandacht te brengen. De accountant adviseert te benadrukken bij de gemeente Rheden dat de informatievoorziening juist, volledig en betrouwbaar dient te zijn en onderling consistent.

Dit punt nemen wij op met Rheden. Dit is met de vaststelling van de financiële verordening en de controle verordening in de raad van februari 2024 gerealiseerd.

Dit advies volgen wij op. Dit punt nemen wij op met Rheden. Dit advies volgen wij op. Dit gebeurt in principe al. In 2023 is dit bij een paar facturen om een technische reden niet goed zichtbaar geweest. Het technische probleem is verholpen. Dit advies volgen wij op, door een te hoge werkdruk is hier onvoldoende aandacht voor geweest in afgelopen jaar. Dit advies volgen wij op. Dit punt nemen wij op met Rheden.

19. De accountant adviseert bij het doorgeven van de specifieke uitkeringen vooraf afspraken te maken over de inhoud van de af te leggen verantwoording, het moment waarop en de onderbouwing van de geleverde prestatie. 20. De accountant adviseert aan de voorkant de procedure van de verantwoording van de specifieke uitkeringen goed in te richten en de geleverde prestatie gedurende de besteding vast te leggen en te documenteren.

Dit punt nemen wij op met de vakinhoudelijke medewerkers binnen Rozendaal en met Rheden. Wij gaan kijken in hoeverre wij hier invulling aan kunnen gegeven en daar waar mogelijk volgen wij dit advies op.