Bijlage 2b.1. Jaarverslag 2023 ODRA - katern 1

In deze vergaderingen worden de vergaderingen voor het AB voorbereid met de regisseurs, zodat zij eigen bestuurders goed kunnen adviseren over de oordeelsvormende- en besluitvormende agendapunten van de AB-vergaderingen. In 2023 is het AB vijf keer fysiek bij elkaar geweest. Het DB komt zo vaak als nodig bijeen. In 2023 was dat vijf keer, waarvan vier keer fysiek en een keer schriftelijk. Na de Provinciale verkiezingen op 15 maart 2023 heeft de Provincie een nieuw lid van het Dagelijks en Algemeen bestuur aangewezen. Eveneens is er bij een deelnemer een wisseling geweest in het Algemeen Bestuur. In katern 2 (onderdeel WNT) is een overzicht opgenomen van alle bestuursleden en de wisseling na de provinciale verkiezingen. Organisatieontwikkeling In 2023 is veel aandacht besteed aan het samenspel tussen de teams: de teamleiders zijn begeleid in hun verdere doorgroei om onze producten en diensten, als onderdeel van een keten, uit te werken in randvoorwaarden voor vergunningverlening en toezicht (en handhaving). Door de groei van dienstverlening, en uitbreiding van de bezetting, was de maximale omvang van teams bereikt. Eind 2023 is een extra team samengesteld. Het organogram is opgenomen in de bijlagen van katern 2. In 2023 is de professionalisering van het team Programma’s, Projecten en Innovatie verder opgepakt.

Er ligt een visie op het team, de positie binnen ODRA en binnen haar omgeving. Er is duidelijkheid over de bemensing en de opgaven en er is gewerkt aan het borgen van de planning en control cyclus voor programma’s en projecten. Het belang van een goed werkend team PPI wordt steeds groter, mede dankzij grote subsidie projecten (SPUK IBP) en de innovatieve opgaven die omgevingsdiensten te wacht staat. Innovatie is een belangrijk thema in de robuustheidscriteria die vanuit het IBP-VTH zijn geformuleerd. Met betrekking tot die robuustheid: ODRA heeft in oktober de zelfevaluatie uitgevoerd, waaruit bleek dat we voldoen aan de belangrijkste criteria, zoals omvang van taken, innovatiekracht en kwaliteit op de primaire taken. Voor 1 april 2024 wordt het plan van aanpak ingediend, waarin is aangegeven hoe we op korte termijn ook op alle andere (kleinere) punten robuust worden. Managementteam & mandaten Aan het hoofd van de interne organisatie staat de directeur. Hij is bevoegd voor het nemen van operationele besluiten en deelt deze verantwoordelijkheid met twee managers, uitvoering en bedrijfsvoering. Zij hebben individueel mandaat voor aangaan van verplichtingen tot € 100.000, en gezamenlijk in MT verband een mandaat tot aan de Europese aanbestedingsgrens. Daarboven ligt het mandaat bij het Dagelijks Bestuur (DB).

Teamleiding heeft een ondermandaat voor het aangaan van verplichting voor inhuur van externe medewerkers van € 100.000, en voor materiele budgetten tot € 5.000.

PAGINA 30

H

SOCIAAL JAARVERSLAG

1. Sociaal beleid Het jaar 2023 heeft voor ODRA in het teken gestaan van professionalisering. Dat loopt uiteen van schonen van gegevens in diverse systemen, tot optimalisering van processen en ontwikkeling van methodiek voor begeleiding van (nieuwe) medewerkers (van inwerken tot carrière perspectieven). Deze methodiek wordt per januari 2024 geïmplementeerd; het doel is dat medewerkers de regie nemen over hun eigen loopbaan binnen onze organisatie. Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het begeleiden hiervan en zij vullen aan daar waar nodig. Het opleiden van onze medewerkers en de VTH-kwaliteitscriteria speelde ook in 2023 een grote rol. Hierbij richten wij ons steeds meer op de competenties die nodig zijn om een functie goed te kunnen bekleden. Daarbij is vanzelfsprekend aangesloten bij de robuustheidscriteria voor de VTH-uitvoering. Het is een continu proces van aanpassen aan de dynamiek op de arbeidsmarkt en de vraag van de partners naar expertises en kwaliteitsverbetering. Aan dit thema en de bekendheid van ODRA hebben wij het afgelopen jaar veel aandacht besteed. Vanuit de corporate story, de inzet van ODNL en de samenwerking tussen de afdelingen communicatie en HR, is er een plan van aanpak gerealiseerd. Samen met een heldere weergave van ons DNA, vormde dit plan de basis om mee naar buiten te treden.

Vanaf werving & selectie tot aan het aansluiten bij banenmarkten op scholen tot aan en het deelnemen in nieuwe HR- gerelateerde netwerken. Ook in 2024 zullen wij pro activiteit verder gaan met dit thema. Medio 2023 hebben wij ons aangesloten bij een netwerk van diverse organisaties die zich richten op het thema ‘inclusie en diversiteit’. De bedoeling is om in 2024 verder te onderzoeken wat de huidige status is binnen ODRA en hoe wij hier nog meer vorm aan gaan geven. Samen met de diverse partijen werken wij naar een inclusieve werkomgeving toe. Het binden en boeien van onze medewerkers is een daarbij doorlopend thema wat ook dit jaar op de agenda heeft gestaan.

2. Bedrijfsgezondheid Sinds 2020 werken we samen met de arbodienst Care-to-work. In 2023 hebben we een grotere rol gepakt met betrekking tot de vitaliteit en gezondheid van onze medewerkers. Vanuit de professionaliseringsslag en de strategie naar een preventieve aanpak, hebben wij ons verzuimcijfer positief kunnen beïnvloeden. De samenwerking tussen de leidinggevenden, de medewerkers en HR ligt hieraan ten grondslag. Dit naast de inzet van specialistische diensten, de bedrijfsadviseur en de bedrijfsarts, welke zich hebben gericht op een voorspoedig herstel. Hierdoor is er een aanzienlijke daling gerealiseerd m.b.t. extra lang en lang verzuim. Een andere maatregel welke een positieve bijdrage heeft geleverd aan de duurzame inzetbaarheid en mobiliteit is de leasefietsregeling. Deze is vanaf medio 2023 voor de medewerkers gerealiseerd en inmiddels zijn er 33 medewerkers die hier gebruik van maken. In het laatste kwartaal van 2023 zijn de eerste stappen gezet met betrekking tot een RI&E-check. Onderdeel daarvan is een agressie en geweld training waar eind 2023 ook de eerste stappen in zijn gezet. Per januari en februari 2024 gaat dit traject van start. Hierbij is de verwachting dat dit een positief effect zal hebben op het zelfvertrouwen en welzijn van onze medewerkers.

PAGINA 32

Figuur 9: Sociale inzetbaarheid

Figuur 10: Verzuim

Verzuim Bij ODRA is het gemiddelde ziekteverzuimpercentage over alle teams in 2023 4,3%. Dat is een aanzienlijke daling ten opzichte van het voorgaande jaar, waarin het percentage 6,5% was. Van de 4,3% zien we dat het grootste deel voortkomt uit verzuim dat langer duurt dan 42 dagen, hoewel extra lang en langverzuim in totaal gedaald is t.o.v. 2022. De oorzaken van het verzuim zijn grotendeels te wijten aan fysieke klachten waarvan twee medewerkers nog last ervaren van long COVID. De combinatie tussen privé en werkbelasting is ook dit jaar aan de orde geweest, dit is met behulp van een passende oplossingen gereduceerd. De aandacht blijft uitgaan naar de balans tussen thuiswerken en op locatie. In de samenwerking met de leidinggevenden en HR is hier meer inzicht en overzicht in verkregen. We blijven hier alert op. De gemiddelde verzuimcijfers bij de overheidsorganisaties, van de afgelopen twee jaar waren 5,5% (in 2023) en 6,1% (in 2022). Alleen ziekmeldingen die (deels) binnen de contractperiode van de organisatie vallen tellen mee. Bepaalde verzuimoorzaken, bijv. ziekte t.g.v. zwangerschap of bevalling, orgaandonatie e.d. tellen niet mee. Zwangerschapsverlof telt niet mee. Inclusie Diversiteit is een realiteit, inclusie is een keuze en verbinden is een noodzaak. Bij ODRA doet iedereen mee. De maatschappij is onze klant én inspiratiebron.

Zo benaderen wij ook de arbeidsmarkt en de kanalen die wij hiervoor inzetten. Met als doel een personeelsbestand te vormen dat een afspiegeling van de samenleving is. Daarbij hechten wij waarde aan een prettige en open werksfeer voor onze medewerkers. Gesprekken (naar behoefte) over diversiteit en de onderliggende waarden, zijn daarbij vanzelfsprekend. We zijn trots op onze 128 mannen (63,4%) en 74 vrouwen (36,6%)! In totaal 202 collega’s, die een bijdrage leveren aan een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving. Het aantal vrouwen die bij ODRA werken is licht toegenomen. De gemiddelde leeftijd binnen ODRA blijft sinds drie jaar gelijk. De meeste mannen zijn in de leeftijd van 30-55 jaar en ouder. Vrouwelijke collega’s zijn in de leeftijd van 25 tot 34 jaar en in de leeftijd van 45 tot 54 jaar gelijk in aantal. Binnen de teams van Handhaving en Advies zijn vooral mannen werkzaam, hoewel hier steeds meer vrouwen bij komen. Vrouwen werken vooral binnen bedrijfsvoering en staf.

Figuur 11: verhouding

Figuur 12: Leeftijd

Figuur 13: Opbouw

3. Arbeidsmarkt De bekendheid van ODRA in combinatie met de krapte op de arbeidsmarkt speelt ook een rol als het om de invulling van de vacatures gaat. Met name met betrekking tot de specialistische functies. Er wordt een beroep gedaan op onze creativiteit en het zoeken van verbindingen t.b.v. werving en selectie. Wij hebben gewerkt aan de uitbreiding van de werving en selectiebureaus, we zijn bij drie nieuwe HR-netwerken aangesloten en we hebben deelgenomen aan diverse banenmarkten. Met onze corporate story en het weergeven van ons ODRA DNA, konden wij helder naar buiten treden. In samenwerking met ODNL is ook een bijdrage geleverd aan arbeidsmarktcommunicatie d.m.v. een campagne. Deze strategie zetten wij voort in 2024. Verder zijn de eerste stappen gezet ten behoeve van een strategisch personeelsbeleid, door in kaart te brengen wie er met pensioen gaan in de aankomende 5 tot 10 jaar. Dit jaar zijn er een aantal mannelijke collega’s met pensioen gegaan, hier hebben wij goed op geanticipeerd m.b.v. doorstroom en een tijdige werving en selectieprocedure. In 2024 bouwen wij dit verder op.

PAGINA 33

In-, door – en uitstroom Groeien in een dynamische omgeving, dat blijkt onder meer uit het feit dat 37 nieuwe collega’s zijn aangenomen in de loop van 2023. Er zijn er 24 uitgestroomd. Het verloop is circa 10%. Dit jaar hebben wij 27 medewerkers blij kunnen maken met een doorstroom naar een nieuwe uitdagende functie of niveau van werkzaamheden. Dit geeft energie voor alle betrokkenen en dit heeft een bijdrage geleverd aan het behouden van onze medewerkers, zoals de onderstaande cijfers en de grafiek ook aangeven. Om de continuïteit van onze organisatie en medewerkers te borgen, ontkwamen wij er niet aan om dit jaar met inhuurkrachten te werken. Ons doel is wel dit binnen de gestelde verhouding tot vast personeel te houden.

Figuur 14: In- uit- en doorstroom

Figuur 15: Doorstroom

4. VTH-kwaliteit De samenleving verwacht van ons professionele kwaliteit in de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Gemeenten en provincies hebben meer taken gekregen voor de fysieke leefomgeving. Zij zijn volop bezig met grote opgaven zoals de energietransitie, (woning)bouwopgave en de Omgevingswet, welke per 01 januari 2024 in is gegaan. Om al deze taken goed uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat de kwaliteit van onze organisatie op orde is. De VTHkwaliteitscriteria dragen hieraan bij en borgen de kwaliteit van de dienstverlening.

Eind 2023 is het gemeten beeld als volgt: Er zijn 29 onderdelen die vallen onder de generieke deskundigheidsgebieden. ODRA voldoet hier voor 79% aan. Gelijk aan 2022. Voor de 17% waaraan we niet voldoen ligt dat aan de frequentie (lees: we hebben de kennis en ervaring in huis, doch op papier kunnen we niet voldoende tijd besteden aan het deskundigheidsgebied). 3% van deze deskundigheidsgebieden hebben we elders belegd (namelijk forensisch ketentoezicht). Er zijn 33 onderdelen die vallen onder de specialistische deskundigheidsgebieden, hier voldoen we voor 70% aan. Dit is een hoger percentage t.o.v. vorig jaar met 58%. Daar waar we niet voldoen (9%), is dit wederom voornamelijk vanwege de frequentie. In een paar gevallen ook vanwege te weinig medewerkers die dit deskundigheidsgebied beheersen en 3% van de gevallen (complexe bouwfysica en indirecte afvalwaterlozingen) hebben we de kennis niet in huis en is dit elders belegd. 18% van de specialistische deskundigheidsgebieden is niet van toepassing (dit doen de gemeenten nog zelf). Voor 2024 staan er opleidingen gepland voor onze medewerkers, welke van positieve invloed zullen zijn op dit onderdeel.

PAGINA 34

Figuur 16: Generiek

Figuur 17: Specialistisch