Bijlage 2 Jaarstukken Gelders Archief 2025 incl controleverklaring

JAARSTUKKEN 2025

JAARSTUKKEN 2025 Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem

JAARSTUKKEN 2025

INHOUDSOPGAVE Jaarverslag I

Programmaverantwoording 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

II

Inhoudelijk verslag Kengetallen Verslag archiefbeheer Algemene dekkingsmiddelen Kosten van overhead Bedrag voor vennootschapsbelasting Bedrag voor onvoorzien

Paragrafen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Verslaglegging Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Rechtmatigheid Organisatiegegevens Ondertekening

Jaarrekening III

Baten en lasten met toelichting

IV

Balans met toelichting

V

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 1. Algemeen 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 3. Grondslagen voor de resultaatbepaling

VI

Overige gegevens 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Controleplicht Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Voorstel Gebeurtenissen na balansdatum Personele bezetting Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Accountantsverklaring

1

JAARSTUKKEN 2025

I

PROGRAMMAVERANTWOORDING

1. Inleiding inhoudelijk verslag 2025 is het eerste jaar van uitvoering van het Strategisch Plan 2025–2028. In dit verslagjaar zijn op alle thema’s uit dit plan gedegen stappen gezet. Daarmee is een basis gelegd om in de komende jaren verder op voort te bouwen en de ambities uit het plan verder in te vullen. Op het gebied van dienstverlening is een belangrijke mijlpaal bereikt met de aansluiting van Arnhem op het digitaal depot. Gedurende het jaar zijn met Arnhem eveneens de voorbereidingen gestart voor een eerste digitale overbrenging. Ook met een aantal andere overheidspartners lopen verkennende gesprekken over deelname aan ons digitaal depot. Om de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van onze dienstverlening voor een breed publiek te verbeteren zijn onze online onderzoeksgidsen vernieuwd. Daarnaast is een project gestart waarin samen met partners wordt geëxperimenteerd om met innovatieve technieken (waaronder AI) de collectie op nieuwe manieren toegankelijk te maken. Ook hebben wij diverse groepen ontvangen, waarmee de verbinding met gebruikers en stakeholders is versterkt. Tot slot hebben wij het inzicht in onze collectie verdiept door een collectieprofiel op te laten stellen. Dit vormt het uitgangspunt voor een gerichter acquisitiebeleid en meer aandacht voor onderbelichte groepen. Binnen het thema organisatieontwikkeling is gewerkt aan zowel duurzaamheid als HR.

Er is organisatiebreed onderzoek gedaan naar onze ecologische voetafdruk, met als doel inzicht te vergroten in de huidige situatie en vervolgstappen te kunnen bepalen. Op HR-gebied is nieuw beleid vastgesteld, met een duidelijk accent op ontwikkeling en het bevorderen van een inclusieve, veilige en positieve organisatiecultuur. Dat we op de goede weg zijn, wordt ondersteund door een goede uitslag van een in 2025 onafhankelijk uitgevoerd medewerkerstevredenheidsonderzoek. Ten slotte heeft het verslagjaar in het teken gestaan van aanstaande bestuurlijke veranderingen vanwege de uittreding van het rijk per 2027. De gesprekken om te komen tot zorgvuldige en toekomstbestendige afspraken over de voortzetting van de dienstverlening aan het rijk in een andere vorm bevinden zich in de afrondende fase. STRATEGISCH PLAN 2025-2028 In het Strategisch plan 2025-2028 hebben we onze missie, visie, ambities en strategie voor de komende jaren vastgelegd. MISSIE

Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder. Wij borgen de duurzame toegankelijkheid van informatie en staan voor een sterke digitale dienstverlening. We ondersteunen onze Gelderse partners bij het beheer van hun informatie en we beheren de informatie die ons is toevertrouwd integer en professioneel. We stellen deze informatie op een laagdrempelige manier beschikbaar aan een breed publiek. Zo creëren we de voorwaarden voor een transparante overheid en zijn wij het informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem. Wij zijn het Gelders Archief. VISIE

Wij zien dat de archiefvormers en archiefbeheerders verder naar elkaar toegroeien, waarbij het archief op termijn kan uitgroeien tot het centrale loket voor het beheren en verdelen van (overheids)informatie. 2

JAARSTUKKEN 2025

Daarom zijn wij, als specialist op het gebied van informatiebeheer, aanwezig in de gehele informatieketen, van creatie tot en met presentatie. Wij zijn intermediair tussen onze collectie en het publiek en faciliteren het (historisch) onderzoek en (her)gebruik door derden. AMBITIES

1. We zijn een kenniscentrum voor onze partners. We willen het loket voor alle overheidsinformatie worden. 2. Onze collectie is waardevol voor de hele Gelderse samenleving. We hebben daarom aandacht voor onderbelichte archieven en doelgroepen. 3. We maken onze collectie voor een breed publiek toegankelijk via intuïtieve (digitale) dienstverlening. 4. We maken gebruik van nieuwe, innovatieve technologie om onze collectie te beheren en (her)gebruik te faciliteren. 5. We ontwikkelen ons tot een topwerkgever in het belang van bezoekers, de organisatie en de maatschappij. 6. We zijn een duurzame organisatie, waarbij we streven naar een kleinere ecologische voetafdruk. PLAN EN REALISATIE 2025 Onderstaand wordt weergegeven welke stappen wij in 2025 hebben gezet in het realiseren van deze ambities. Plan 2025 We ontwikkelen ons digitaal depot verder door. Het moet voor partners eenvoudig zijn om hun digitaal archief over te brengen en het moet voor alle burgers gemakkelijk zijn om deze archieven te raadplegen. Wij adviseren onze partners proactief over hun informatiehuishouding en positioneren ons als strategisch en tactische partner voor de aangesloten overheden.

Wij nodigen overheidsorganisaties in de regio uit om partner te worden van het Gelders Archief om zo schaalvoordelen te behalen en kennis te bundelen. Wij streven ernaar om de centrale plaats te worden waar burgers alle overheidsinformatie kunnen vinden om hun vragen te beantwoorden.

Realisatie 2025 Naast de Provincie Gelderland neemt de gemeente Arnhem sinds 2025 ook deel aan ons digitale depot. Momenteel wordt een eerste digitale overbrenging voorbereid. Daarnaast zijn in 2025 de (on)mogelijkheden omtrent het koppelen van analoge en digitale informatie verder geëxploreerd. De wens hierbij is dat dit in 2026 tot concrete verbeteringen in onze dienstverlening en raadpleegbaarheid van archieven zal leiden. Het team Advies & Toezicht is wederom uitgebreid met een adviseur, zodat er een verdere specialisatie binnen het team kan worden aangebracht om de dienstverlening aan onze overheidspartners beter en pro-actiever neer te zetten en te antiperen op de complexer wordende vragen die wij ontvangen. Met de Provincie Gelderland en het Waterschap Vallei en Veluwe zijn eerste verkennende gesprekken gevoerd, en ook door de Gemeente Overbetuwe wordt besproken of toetreding gewenst is. De gesprekken worden voortgezet zodra de afspraken met het rijk over de uittreding concreet zijn.

3

JAARSTUKKEN 2025

We onderzoeken welke groepen binnen onze huidige collectie onderbelicht zijn en passen, waar nodig, ons collectieprofiel en acquisitiebeleid aan. Hierbij richten we ons vervolgens op (particuliere) acquisitie om eventuele lacunes in onze collectie aan te vullen. Om een zo breed en divers mogelijk publiek te bereiken nemen we onze (digitale) dienstverlening onder de loep en herijken we waar nodig onze website en andere communicatiekanalen met betrekking tot taalgebruik, begrijpelijkheid en gebruiksvriendelijkheid.

We verbeteren de kwaliteit van onze data en de toegankelijkheid van onze collecties met projecten rondom veelgevraagde archieven zoals de Burgerlijke stand of de Doop-, Trouw- en Begraafboeken. Ook werken we aan een zo goed mogelijke raadpleging van archieven uit het digitaal depot via de website, zowel voor onze partners als onze bezoekers.

Met behulp van nieuw beschikbare technologie willen we niet alleen scans van onze archieven aanbieden, maar ook beginnen met het aanbieden van transcripties, bijvoorbeeld met behulp van transcriptiesoftware. Op die manier maken we onze collectie beter toegankelijk en bruikbaar. We herijking het HR-beleidsplan dat als basis zal dienen voor de doorontwikkeling van ons werkgeverschap in de jaren erna.

In 2025 is ons collectieprofiel opgeleverd, gericht op het verkrijgen van inzicht in onderbelichte groepen binnen de complete collectie van het Gelders Archief. Daarnaast is een afwegingskader opgesteld om de (toekomstige) keuzes omtrent acquisitie onderbouwd te kunnen nemen. In 2026 zullen deze stukken als voeding dienen voor het aanpassen van ons acquisitiebeleid. Team Dienstverlening (voorheen Publiek) is opnieuw vormgegeven en uitgebreid om beter te kunnen voldoen aan huidige en toekomstige uitdagingen binnen onze dienstverlening. Er is een strategisch communicatieplan opgesteld om communicatie meer centraal te positioneren in onze organisatie en onze processen. Er is actief samenwerking gezocht met externe partijen om toe te werken naar meer hybride dienstverlening waarbij digitaal en fysiek meer in balans is. Op die wijze bereiken we een groter publiek van gebruikers en geïnteresseerden. Er zijn in 2025 wederom grote stappen gezet in het verbeteren van de toegangen van de Burgerlijke Stand en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken, o.a. door de toegangen om te pakken en te restaureren. Daarnaast zijn onze online onderzoeksgidsen aangepast om de burger nog beter te ondersteunen en bedienen bij hun zoektocht naar Gelderse archiefstukken. Onze collega’s stonden in 2025 wederom dagelijks klaar om via chat, mail of telefoon eventuele vragen te beantwoorden.

In 2025 is een start gemaakt met transcriberen en met AI doorzoekbaar maken van onze collectie. De uitkomsten hiervan zijn geëvalueerd en hebben geleid tot het bijstellen van onze scope en richting. In 2026 zullen deze projecten worden gecontinueerd, met de verwachting dat hiermee de kwaliteit zal worden verbeterd. In 2025 zijn een Risico-inventarisatie en Evaluatie, een Preventief Medisch Onderzoek en een Medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De resultaten van deze onderzoeken zijn meegenomen in de vertaling van onze ambities op het gebied van topwerkgeverschap naar een HR-beleid voor de komende jaren. De volgende vijf strategische thema’s hebben hier een plaats in gekregen: 1. Persoonlijk leiderschap 2. Ontwikkelen en motiveren 4

JAARSTUKKEN 2025

Wij gaan ons energieverbruik zo veel mogelijk reduceren en waar mogelijk (groene) energie zelf opwekken. In het bijzonder de luchtbehandeling van onze depots en de koeling van ons datacenter vergen veel energie. Om hierin te verduurzamen brengen we in detail ons energieverbruik in beeld en onderzoeken we waar we op welke wijze kunnen besparen. We verdiepen ons in de mogelijkheden van duurzame energiebronnen en het zelf opwekken van (groene) energie. Dit zal leiden tot een totaalpakket aan maatregelen die zijn toegespitst op onze situatie.

3. Een inclusieve, veilige en positieve cultuur 4. Arbeidsvoorwaarden en duurzame inzetbaarheid 5. Positionering op de arbeidsmarkt Dit beleid zal de leidraad vormen voor alle HRactiviteiten de komende jaren. In 2025 is met hulp van een extern adviesbureau inzicht verkregen in de ecologische voetafdruk van het Gelders Archief. Op basis hiervan zijn een viertal ambities opgesteld op het gebied van klimaat, circulair materiaalgebruik, gezonde ketens en een gezonde werkomgeving. Deze ambities leiden tot tien deelprojecten die vanaf 2026 zullen worden geïmplementeerd (onder andere op het gebied van energieverbruik, bewustwording en inkoop), om onze impact op het klimaat te reduceren.

5

JAARSTUKKEN 2025

2. Kengetallen

ORGANISATIE EN FORMATIE Organisatie Westervoortsedijk 67-D, Arnhem

Totaal bruto oppervlak in vierkante meters Nuttig vloeroppervlak depot Nuttig vloeroppervlak publieksruimten Nuttig vloeroppervlak kantoren en werkruimten

Personeel (stand op 31 december planjaar) Aantal personen in dienst Aantal fte in dienst Aantal personen inhuur Aantal fte inhuur Aantal vrijwilligers Aantal stagiaires in gehele jaar Ziektepercentage

9.200 5.217 882 1.900

Realisatie 2024

Realisatie 2025

52 45,88 3 1,26 4 1 3,93

56 49,31 4 2,26 6 1 3,13

6

JAARSTUKKEN 2025

DIENSTVERLENING

Klanten en doelgroepen Openingsuren studiezaal per jaar Aantal fysieke bezoeken Aantal aangevraagde stukken studiezaal Aantal aangevraagde stukken voor digitaliseren op verzoek Aantal verzoeken inlichtingen Aantal unieke bezoekers Geldersarchief.nl Aantal bezoeken Geldersarchief.nl Aantal scans digitaliseren op verzoek2 Aantal chats Aantal reacties Mijn Studiezaal Bereik Facebook Bereik Instagram Bereik LinkedIn Bereik YouTube

Realisatie 2024

Realisatie 2025

691 878

644 794

4.910

4.658

8.225

6.531

3.072

3.016 Niet goed meetbaar Niet goed meetbaar1

314.916 781.131 1.233.290 1.082 15 745.928 247.110 130.589 55.722

1.497.048

1.035 2 763.091 178.234 59.921 39.494

Door een systeemomzetting aan de achterkant van de website is er in de zomer van 2025 geen data van de website verzameld. We kunnen dus niet vaststellen hoeveel unieke bezoekers onze website hebben bezocht én wat het totaal aantal bezoekers van onze website in 2025 is geweest. 2 Inclusief digitaliseringsplan 1

7

JAARSTUKKEN 2025

TOEGANKELIJKHEID, BEHEER EN BEHOUD Realisatie 2024

Realisatie 2025

Stand op 31 december planjaar Bruto capaciteit depots in m1 3 Benutting depots in m1 Omvang digitale bestanden in Tb

60.000 44.007 221

60.000 43.930 239

Groei in planjaar Aantal beschrijvingen archief en bibliotheek Aantal beschrijvingen AV-materiaal

21.891 126.474

36.831 139.338

12.1584

972

0

0

34 33,9 23 61,4 (en 183 stuks) 3.024 0 0 0 0 117 92

0 202,9 0 66,7 34 0 0 0 0 129 114

Gedigitaliseerd AV-materiaal Aantal gedigitaliseerde afbeeldingen van microfilm / microfiche / originelen5 Aantal beschrijvingen nadere toegangen Aantal meters acquisitie overheid Aantal GB’s acquisitie overheid Aantal meters acquisitie particulier Aantal stuks acquisitie AV-materiaal Aantal meters dequisitie overheid Aantal Gb dequisitie overheid Aantal meters dequisitie particulier Aantal stuks dequisitie AV-materiaal Aantal afgelegde inspectiebezoeken Aantal transacties uitleningen

3

Inclusief bijzondere berging

4 In 2024 een groot bestand extern laten digitaliseren 5 Exclusief digitaliseren op verzoek

8

JAARSTUKKEN 2025

3. Verslag van het beheer van de niet overgedragen archiefbescheiden Het Gelders Archief ontvangt, creëert en verzendt als overheidsorganisatie documenten. Het heeft de wettelijke verplichting om deze in goede geordende en toegankelijke staat te bewaren. Nadat in 2023 de eerste verbeterpunten zijn doorgevoerd, waaronder de implementatie van de eisen uit de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), zijn in 2024 de interne eisen en wensen omtrent (digitaal) archiefen informatiebeheer in kaart gebracht. Op basis van een exploratie van verschillende technische oplossingen kan begin 2025 een keuze kunnen worden gemaakt. Hierna volgt implementatie. Er zijn geen bescheiden naar de archiefbewaarplaats overgebracht.

4. Algemene dekkingsmiddelen Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief, artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

5. Kosten van overhead De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 11 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces. In 2025 bedroegen deze kosten € 706.021,-, dat betekent een overhead van 19,9%.

6. Bedrag voor vennootschapsbelasting Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de jaarrekening geen rekening mee gehouden.

7. Bedrag voor onvoorzien In de begroting van het Gelders Archief is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.

9

JAARSTUKKEN 2025

II

PARAGRAFEN

1. Verslaglegging In de Regeling Gelders Archief (RGA, art 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken opstellen conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit is ook van toepassing voor het Gelders Archief; dit document is conform de BBV opgesteld. Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”.

Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt ultimo 2025 € 544.289. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. In onderstaande tabel is het verloop van de algemene reserve weergegeven:

Stand per 1 januari Resultaat boekjaar Stand per 31 december Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen GR

2025 419.352 124.936 544.289 9,6%

2024 402.027 17.326 419.352 7,6%

Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:

Wijzigingen in de GR of de bijdrage deelnemers Wijzigingen in subsidies en zakelijke diensten CAO aanpassingen en WW-verplichtingen

Risico Laag Laag Laag

Opmerking 1) 2) 2)

1) In 2020 is in het bestuur de bijdrage per deelnemer vastgesteld en is afgesproken dat de deelnemers zich hieraan conformeren. Per 1 januari 2027 treedt het rijk uit als deelnemer in de GR. De bevoegdheden voor de fysieke rijksarchieven worden via een delegatiebesluit overgedragen aan het Gelders Archief. Op 26 januari 2026 is door het AB een Uittreedplan vastgesteld, waarin is opgenomen dat voor het uitvoeren van de delegatie financiële middelen worden uitgekeerd middels een Specifieke 10

JAARSTUKKEN 2025

Uitkering (SPUK), jaarlijks toegekend via een ambtshalve beschikking en ter hoogte van de lumpsum in het laatste jaar van deelname en prijscompensatie. 2) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit voor subsidies en zakelijke diensten wordt in het personeelsbestand gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, zodat bij het ongepland wegvallen van inkomsten of extra personeelskosten dit binnen de bestaande begrotingen c.q. reserves kan worden opgevangen. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Het EMU-saldo over 2025 bedraagt € 532.937 (in 2024 € 790.099). Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

2025 154% 154% 7,5% 1,8% n.v.t. n.v.t.

2024 166% 166% 6,8% 5,0% n.v.t. n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de schuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten.

Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

3. Onderhoud kapitaalgoederen Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. 11

JAARSTUKKEN 2025

Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening.

4. Financiering Door het Algemeen Bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2025 wordt een bedrag van € 6.411.602,aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg in 2025 € 250.000,-.

5. Bedrijfsvoering Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het algemeen bestuur te benoemen algemeen directeur. Het Gelders Archief kent twee afdelingen (ICT-, Data-, & Collectiebeheer en Dienstverlening & Organisatie) die tezamen één programma uitvoeren: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, welke direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is geen budgetverdeling; enkele medewerkers kunnen bestellingen doen tot maximaal € 500,- en daarboven is vooraf toestemming vereist van de controller.

6. Rechtmatigheid In de Regeling Gelders Archief (RGA artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Vanaf het boekjaar 2023 moet het dagelijks bestuur (DB) van het Gelders Archief de rechtmatigheid verantwoorden in de jaarrekening. Ingevolge de (aanpassing van de) Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is een intern controleplan (ICP) vastgesteld voor de verantwoording van de financiële rechtmatigheid. De afspraken zijn vastgelegd in de Interne Controle Procedure (ICP), waarin is vastgelegd welke controles uitgevoerd dienen te worden, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Risico’s op fraude in de crediteurenadministratie en/of betalingen worden systematisch gecontroleerd.

In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met vastgestelde kaders en relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. De verantwoording is opgenomen in bijlage 2.

12

JAARSTUKKEN 2025

7. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij.

8. Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsplaats Rechtsvorm Locaties

: Gelders Archief : Arnhem : Openbaar lichaam op basis van gemeenschappelijke regeling : Westervoortsedijk 67-D, 6827AT Arnhem

Doelstellingen Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie De directie werd gevoerd door mevrouw P. Links. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk IV van deze jaarrekening. De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Bestuur (op 31 december 2025) Naam A.M.C.J. Ponsioen J.C. Gerritsen B.A.J. Roelofs M.G.M. van de Geijn A.M.J. Schaap D. Klomberg

Namens Rijk Rijk Arnhem Arnhem RRR RRR

AB vz lid lid lid lid lid

DB vz lid lid lid

Periode 010125 -311225 010125 -311225 010125 -311225 010125 -311225 010125 -190525 200525 -311225

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk IV van deze jaarrekening. De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

13

JAARSTUKKEN 2025

9. Vaststelling jaarrekening De jaarrekening 2025 is gecontroleerd door RA12 Registeraccountants B.V. te Veenendaal. De door dit kantoor afgegeven accountantsverklaring is bij deze jaarrekening gevoegd als bijlage 2. Het algemeen bestuur van het Gelders Archief verklaart hierbij dat zij instemt met het voorstel zoals opgenomen in VI Overige gegevens, punt 3 en vervolgens de jaarrekening 2024 heeft vastgesteld. Arnhem, 8 juli 2026

Mw. Ing. A.M.C.J. Ponsioen Voorzitter algemeen bestuur

Naam: P. Links Directeur

14

JAARSTUKKEN 2025

III

BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING Jaarrekening

Begroting

Jaarrekening

2025

2025

2024

2.899.145

2.831.520

2.803.486

771.402

754.254

746.752

Lumpsum Arnhem

1.318.112

1.288.771

1.276.011

Lumpsum Rheden

288.171

281.757

278.976

Lumpsum Renkum

210.100

205.424

203.390

Lumpsum Rozendaal

13.984

13.673

13.538

141.038

35.858

175.601

5.641.951

5.411.257

5.497.754

247.005

181.572

189.380

3.862

1.000

50.291 42.224

Opbrengsten Lumpsum Rijk DVO prv Gelderland

Prijscompensatie Bijdragen lumpsum Opbrengsten e-Depot Overige opbrengsten

0

0

Opbrengsten diensten overheid

613.773

497.105

572.547

Opbrengsten diensten overig

88.686

73.500

68.119

6.595.277

6.164.434

6.420.317

Personeelskosten

3.891.983

3.791.934

3.758.643

Huisvestingskosten

1.728.387

1.695.000

1.689.629

412.841

400.000

384.039

E-depot kosten

93.092

87.500

-41.906

Organisatiekosten

342.889

290.000

288.178

120

0

4.112

0

0

0

2.525

0

2.343

Totaal kosten

6.471.837

6.264.434

6.085.038

Exploitatie Resultaat

123.440

335.279

Financiële baten & lasten

151.496

-100.000 100.0006

Mutatie in reserves

-150.000

0

-568.829

Resultaat

124.936

0

17.326

Opbrengsten projecten

Totaal opbrengsten Kosten

ICT kosten

Projecten Zakelijke diensten overheid Zakelijke diensten overig

250.875

6

In de begroting van 2025 zijn de financiële baten & lasten als kosten meegenomen. Nu er sprake is van baten in plaats van kosten geeft het onderbrengen van deze post binnen de kosten een vertekend beeld. Daarom is ervoor gekozen om de financiële baten en lasten uit het resultaat gevend deel van de rapportage te halen en te verwerken onder het exploitatieresultaat.

15

JAARSTUKKEN 2025

De resultatenrekening sluit af met een positief resultaat van € 124.936,-. In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de resultatenrekening en de afwijkingen ten opzichte van de begroting. De vermelde bedragen zijn in € 1.000. 1) Lumpsum De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de Regeling Gelders Archief. De prijscompensatie wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de andere deelnemers volgen in deze de minister. Dit jaar is dat 3,8 % (t.o.v. 1% begroot). Daarbij werkt ook de hogere prijscompensatie van 2024 nog door. Het totaal resulteert in €231 meer dan begroot. 2) Opbrengsten e-depot Voor de werkzaamheden e-depot ontvangt het Gelders Archief -tot en met 2026- tijdelijk programmagelden van het Rijk. Er is een DVO afgesloten met de provincie Gelderland en in 2025. Bij vaststelling van de begroting was nog niet bekend dat de gemeente Arnhem in 2025 aangesloten kon worden op het e-depot. Dit verklaart de hogere inkomsten. 3) Opbrengsten overig, projecten en zakelijke diensten Opbrengsten diensten zijn het resultaat van het inventariseren en opslaan van archieven voor overheid en andere partijen die niet behoren tot de Regeling Gelders Archief. De inkomsten zijn hoger dan begroot (+€130).

Dit is te verklaren door een hogere inflatiecorrectie dan beoogd bij het opstellen van de begroting (+€35), meer verhuur van werkplekken en depotruimte (+€75) en de afronding van een zakelijke inventarisatie opdracht (+€19). 4) Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a) personele kosten van de medewerkers met een aanstelling bij het Gelders Archief. b) inhuur tijdelijke krachten voor projecten en zakelijke diensten. c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten. De kosten zijn 2,6% (+€100) hoger dan begroot. Dit is te verklaren doordat de CISO en juridisch adviseur vast onderdeel zijn geworden van de formatie. Daarnaast is extra CISO ondersteuning ingekocht (+€40) Aan de andere kant waren diverse vacatures enkele maanden onvervuld, wat loonkosten scheelde, maar wervingskosten met zich meebracht. Het saldo WAZO en WW viel (+€45) gunstiger uit. Er is meer geïnvesteerd in opleiding en ontwikkeling van medewerkers. 5) Huisvestingskosten De huisvestingslasten betreffen de rente en afschrijvingskosten van het gebouw, alsmede de overige exploitatie en onderhoudskosten. De huisvestingskosten zijn 2% (+€33) hoger dan begroot, veroorzaakt door stijgende onderhoudskosten.

6) ICT-kosten Hieronder vallen alle licentiekosten, datacommunicatie, afschrijvingen en onderhoudskosten (+€13 hoger). Evenals vorige jaar is er een stijging in licentie-, onderhouds- en opslagkosten (+€48). Afschrijvingskosten vielen lager uit (-€34), doordat vervangingen zijn uitgesteld. Deze zullen in de komende jaren alsnog gedaan moeten worden. 7) E-depot kosten 16

JAARSTUKKEN 2025

De kosten voor het e-depot zijn iets hoger dan begroot. Hiermee is toegang voor partners tot de beheerkant van hun eigen e-depot gerealiseerd. 8) Organisatiekosten De organisatiekosten betreffen o.a. de contributies, abonnementen, kantoor- en drukwerk- en distributiekosten, autokosten, verzekeringen, accountant- en bestuurskosten. Deze komen hoger uit (+€52). Reguliere kosten zijn in balans met de begroting. Inventaris- en apparaatskosten waren lager (€42) dan begroot, doordat afgeschreven meubilair (nog) niet is vervangen. Dit werd in de loop van het jaar voorzien, waardoor – in bulk- onscanbaar archiefmateriaal extern is gerestaureerd. Dit materiaal kon daardoor alsnog gescand en versneld online beschikbaar gemaakt worden voor publiek. 9) Kosten projecten en zakelijke diensten Onder deze posten zijn uitsluitend de directe kosten van projecten en zakelijke diensten opgenomen; de indirecte kosten betreffen vooral personeel, huisvesting en ICT-kosten om de werkzaamheden uit te voeren. Deze kosten zijn opgenomen bij het betreffende onderdeel en worden conform de BBV niet nader verbijzonderd. De directe kosten van projecten en zakelijke diensten waren nihil. 10) Financiële baten en lasten Het saldo op Schatkistenbankieren heeft een bedrag van €151 opgeleverd. Dat is lager (-€100) dan in 2024. Dit verschil is het gevolg van een gedaalde rente.

De opbrengsten waren (+€51) meer dan voorzien in de begroting. Het exploitatieresultaat is positief (+€123). Van de rente op schatkistbankieren (+€151) wordt, in lijn met de intentie die op 3 december 2025 is uitgesproken door het AB, €150 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Strategisch Plan 2025-2028. De inzet van deze reserve is noodzakelijk voor het realiseren van strategische doelen van de komende beleidsperiode. Doelen op het gebied van D&I, werkgeverschap en het verbeteren van de toegankelijkheid met moderne technieken zijn niet alleen nodig om maatschappelijk bij en relevant te blijven, maar ook om onze wettelijke taak in de toekomst te kunnen blijven uitvoeren. Na toevoeging aan de reserve komt het resultaat uit op +€125.

17

JAARSTUKKEN 2025

IV

BALANS NA RESULTAATBESTEMMING MET TOELICHTING 2025

2024

13.475.020 13.475.020

13.830.603 13.830.603

0

0

24.529 6.525.839

30.725 6.428.699

313.349 6.863.717

326.867 6.786.290

20.338.737

20.616.893

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Reserve duurzaamheid Reserve strategisch plan 25-28

544.289 357.366 620.829

419.352 450.000 525.000

Voorzieningen Voorziening groot onderhoud Voorziening e-depot

1.398.966 400.000

1.365.841 400.000

15.974.717 19.296.168

16.442.000 19.602.194

399.201 643.368 1.042.569

359.967 654.732 1.014.699

20.338.737

20.616.893

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Overige transitoria die t.l.v. volgende jaren komen

Totaal activa

Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Overlopende passiva

Totaal passiva

18

JAARSTUKKEN 2025

Materiële vaste activa Boekwaarde per 1 januari Investering in boekjaar Afschrijvingen in boekjaar Herwaardering in boekjaar Boekwaarde per 31 december

Grond & gebouw 13.515.499 0 -354.286 0 13.161.213

Overige MVA 315.103 117.586 -134.980 16.098 313.807

Totaal MVA 13.830.603 117.586 -489.267 16.098 13.475.020

Toelichting afschrijvingstermijnen: - Grond (0 jaar), Gebouw (annuïtair 30 jaar) - Inventaris (10 jaar), Apparatuur, ICT-server en Software (5 jaar) en ICT-Kantoor en ICT-Mobiel (3 jaar) Overige vorderingen Dit betreft het saldo debiteuren per 31 december.

24.529

Liquide middelen Conform de saldi van de dagafschriften per 31 december. Kas Zakelijke rekeningen ING en BNG Schatkistbankieren OCW

2025 882 113.355 6.411.602 6.525.839

2024 1.087 177.745 6.249.866 6.428.699

Bij schatkistbankieren OCW is een drempelbedrag afgesproken van € 250.000. Behoudens perioden waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt het drempelbedrag niet overschreden. De hoge liquide middelen zijn ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale teruggaven. Bij het aflossen van de lening wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorzieningen groot onderhoud en e-depot. Overlopende activa Vooruitbetaald Nog te ontvangen Vraagposten Voorschotten Totaal

2025 234.753 74.263 0 4.333 313.349

2024 175.016 151.850 0 0 326.867

Algemene reserve Stand per 1 januari Bij: resultaat boekjaar Stand per 31 december

2025 419.352 124.936 544.289

2024 402.027 17.326 419.352

19

JAARSTUKKEN 2025

Bestemmingsreserve duurzaamheid Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : mutatie (voorziening opgeheven) Stand per 31 december

2025 450.000 0 -92.634 357.366

2024 450.000 43.829 -43.829 450.000

Bestemmingsreserve Strategisch plan ’25-‘28 Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : mutatie (voorziening opgeheven) Stand per 31 december

2025 525.000 150.000 -54.171 620.829

2024 0 525.000 0 525.000

Voorziening groot onderhoud Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : onderhoudskosten Stand per 31 december

2025 1.365.841 150.000 -116.875 1.398.966

2024 1.419.916 150.000 -204.074 1.365.842

2025 400.000 0 0 400.000

2024 400.000 0 0 400.000

Voorziening e-depot Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : mutatie (voorziening opgeheven) Stand per 31 december

Vaste schulden met rentetypische looptijd > 1 jaar Er zijn twee leningen afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten te Den Haag. De totale hoofdsom van de lening BNG bedraagt 21.000.000. Van de resterende looptijd is € 13.891.754 langer dan vijf jaar. De gemiddelde rentevoet bedraagt 4,36%. Lening € 5.000.000 (aflossingsvrij, 40 jaar, rente 4,35%) € 16.000.000 (annuïtair, 30 jaar, 4,38%)

Ingangsdatum Aflossing 2025 Aflossing 2026 1-10-2010 0 0 1-7-2011 467.283 487.750

De stand per 31 december is: Leningen Aflossing tot boekjaar Aflossing in boekjaar Restant lening looptijd > 1 jaar

2025 21.000.000 -4.558.000 -467.283 15.974.717

2024 21.000.000 -4.110.325 -447.675 16.442.000

2025 114.949 284.251 399.201

2024 125.424 234.543 359.967

De rentelast van de vaste schulden is : € 708.426 Overige schulden Crediteuren Salaris en belastingen

20

JAARSTUKKEN 2025

Overlopende passiva Nog te betalen Vooruit ontvangen

2025 643.368 0 643.368

2024 654.732 0 654.732

In de post 'Nog te betalen' zitten enkele voorschotrekeningen en aangegane verplichtingen, welke in 2024 (binnen begroting) verrekend worden. Niet uit de balans blijkende informatie Voor onderhoud van Electra en Werktuigbouw (E&W) en kopieermachines zijn meerjarige contracten afgesloten van respectievelijk 56.642 en € 7.604 per jaar.

V

GRONDSLAGEN VAN WAARDERING EN RESULTAATBEPALING

1. Algemeen Algemene waarderingsgrondslag De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Voorraden De voorraden worden gewaardeerd tegen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettingen en overlopende activa 21

JAARSTUKKEN 2025

De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Liquide middelen De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de organisatie. Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde.

Vaste schulden Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan één jaar. De schulden worden gewaardeerd op de geamortiseerde kostprijs. Netto vlottende schulden en overlopende passiva De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs en hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Langlopende niet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder "Niet uit de balans blijkende informatie".

3. Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. Pensioenpremies De organisatie heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. 22

JAARSTUKKEN 2025

De organisatie heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. De pensioenregeling is daarom verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.

23

JAARSTUKKEN 2025

Afschrijvingen De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende immateriële en materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd: Soort actief Grond Gebouw Inventaris Apparatuur ICT-Server en Software ICT-Kantoor en Mobiel

Afschrijvingstermijn geen afschrijving 30 jaar (annuïtair) 10 jaar 5 jaar 5 jaar 3 jaar

Financiële baten en lasten De financiële baten en lasten betreffen betaalde en ontvangen rente.

24

JAARSTUKKEN 2025

VI

OVERIGE GEGEVENS

1. Controleplicht Op basis van de GR, RGA, BBV en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten wordt accountantscontrole uitgevoerd. De accountant wordt gevraagd een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid. 2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Volgens RGA, artikel 22 kan het saldo worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van de reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerd aan de deelnemers. De reserve bedraagt niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. 3. Voorstel 1. 2. 3. 4.

In te stemmen met en het vaststellen van de jaarrekening 2025. In te stemmen met het voorstel het resultaat van € 124.936 toe te voegen aan de algemene reserve. In te stemmen met het voorstel om € 150.000,- toe te voegen aan de bestemmingsreserves. In te stemmen, in het kader van rechtmatigheid, met de (interne) begrotingsoverschrijdingen.

4. Gebeurtenissen na balansdatum Geen. 5. Personele bezetting Het gemiddeld aantal medewerkers is op 31 december 2025 : In (vaste/tijdelijke) dienst 56 (vorig jaar : 52) Inhuur 4 (vorig jaar : 3) 6. WNT-verantwoording De verantwoording is opgenomen in bijlage 1. 7. Rechtmatigheidsverantwoording De verantwoording is opgenomen in bijlage 2. 8. Accountantsverklaring De controleverklaring is bijgevoegd in bijlage 3 25

JAARSTUKKEN 2025

BIJLAGE 1 : WNT-VERANTWOORDING 2025 Per 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op het Gelders Archief, een Openbaar Lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Het voor het Gelders Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2025 € 246.000. WNT-tabel 1A: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling : bedragen x €1 Naam : Functiegegevens Aanvang-einde functie in 2025 Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldiging Het bedrag van de overschrijding etc. Toelichting op de vordering etc. Gegevens 2024 Aanvang-einde dienstverband Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Totale bezoldiging

F.J.W. van Kan Algemeen directeur n.v.t. n.v.t. Nee n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t n.v.t. n.v.t. 1/1 – 26/9 1 Ja 111.841 17.124 128.965 171.855 128.965

WNT-tabel 1A: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling : bedragen x €1 Functiegegevens Aanvang-einde functie in 2025 Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking? Bezoldiging

Naam :

P.Links Algemeen directeur 1/1 - 31/12 1,000 ja

JAARSTUKKEN 2025

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- onverschuldigd betaald bedrag Totale bezoldiging Het bedrag van de overschrijding etc. Toelichting op de vordering etc. Gegevens 2024 Aanvang-einde dienstverband Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum Totale bezoldiging

122.152 18.416 140.568 246.000 n.v.t. 140.568 n.v.t. n.v.t. 1/5 – 31/12 1,000 Ja 77.423 12.166 89.589 155.970 89.589

WNT-tabel 1C: Toezichthoudende topfunctionarissen: bedragen x €1 Naam : Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2025

A.M.C.J. Ponsioen Voorzitter DB en AB 1/1 - 31/12

Bezoldiging Bezoldiging

3.000

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

36.900

-/- onverschuldigd betaald bedrag bezoldiging

n.v.t. 3.000

Het bedrag van de overschrijding etc. Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2024

n.v.t. n.v.t.

Aanvang en einde functievervulling in 2024

1/1 – 31/12

Bezoldiging Bezoldiging

3.600

JAARSTUKKEN 2025

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

34.950

WNT-tabel 1D : Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 2.100,- of minder Naam Topfunctionaris J.C. Gerritsen A.M.J. Schaap D. Klomberg B.A.J. Roelofs M.G.M. van de Geijn

Functie Lid AB Lid AB en DB Lid AB en DB Lid AB en DB Lid AB

Periode 0101-3112 0101-1905 2005-3112 0101-3112 0101-3112

JAARSTUKKEN 2025

BIJLAGE 2 : RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 2025 De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is de door het algemeen bestuur van het Gelders Archief op 1 januari 2023 vastgestelde ‘regeling normenkader’ van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 129.437,-.

De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025. Bevinding: Het dagelijks bestuur stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 0,- bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 129.437,- Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 129.437,- acceptabel op basis van door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Arnhem, 25 maart 2026

Mw. Ing. A.M.C.J. Ponsioen Voorzitter dagelijks bestuur

JAARSTUKKEN 2025

BIJLAGE 3 : ACCOUNTSVERKLARING 2025

RA12 Veenendaal B.V. Traverse 1 3905 NL, Veenendaal

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het algemeen bestuur van Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2025 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2025 van Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief te Arnhem gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2025 en van het vermogen van Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief op 31 december 2025 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De jaarrekening bestaat uit: •

het overzicht van baten en lasten over 2025;

•

de balans per 31 december 2025;

•

de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2025;

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2025 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) , de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedragsen beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

RA12 is de merknaam van RA12 Veenendaal B.V. (KvK-nummer: 99352001)

RA12 Veenendaal B.V. Traverse 1 3905 NL, Veenendaal

Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op EUR 129.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 2% en voor onzekerheden 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado . Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2024 Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de EUR 6.450 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, of WNT-redenen relevant zijn. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2025 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6 sub a WNT en artikel 5 lid 1 sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.

Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie De jaarstukken omvatten andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie.

RA12 is de merknaam van RA12 Veenendaal B.V. (KvK-nummer: 99352001)

RA12 Veenendaal B.V. Traverse 1 3905 NL, Veenendaal

Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder de eigen verordeningen en voor het getrouw toelichten van de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder.

Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

RA12 is de merknaam van RA12 Veenendaal B.V. (KvK-nummer: 99352001)

RA12 Veenendaal B.V. Traverse 1 3905 NL, Veenendaal