Bijlage 2 Bestuurlijke reactie.docx

MEMO

Onderwerp Bestuurlijke reactie Bestuursbrief interimcontrole 2021 Adviseur Portefeuillehouder

: Bas Pelgrum : S. Warmerdam

Datum Openbaar

: 1-12-2021 : Ja

Geachte raadsleden, Hierbij zenden wij een reactie op de tussentijdse bevindingen van de accountant Stolwijk Kelderman, zoals geschetst in de Bestuursbrief d.d. 11 november 2021. Wij zullen hierin allereerst ingaan op de globale inzichten die dit rapport ons verschaft en vervolgens op hoofdlijnen ingaan op de belangrijkste aandachtspunten die de accountant meegeeft. In de jaarstukken zal nader worden ingegaan op de ontwikkelingen van de interne beheersing. 1. Beeld van algemene beheersing De accountant geeft een schets van de algemene beheersing waarbij we als organisatie stappen zetten om nog beter in staat te zijn om te sturen op resultaten en risicobeheersing. Voorbeelden zijn de voortgaande ontwikkeling in de P&C-cyclus en de inzet op het vlak van aangescherpt opdrachtgeverschap naar de uitvoeringspartners. Wel zijn er stappen nodig om te komen tot een interne controlestructuur die past bij de komende wettelijke verplichting voor de rechtmatigheidsverklaring. We herkennen als college het beeld dat de accountant schetst. Wij maken goede vooruitgang maar zijn er nog niet. We zien dan ook als belangrijkste opgave voor het komende jaar om onverminderd aandacht te besteden aan verbeterde regie en aangescherpt opdrachtgeverschap richting de partners. Daarin leggen we de focus op het onderdeel informatievoorziening en het sociaal domein.

1.1 Aanscherpen opdrachtgeverschap/regie We investeren als college veel in het op peil brengen van de afspraken met onze belangrijkste uitvoeringspartners. In het bijzonder wordt er veel aandacht en tijd besteed aan het verzakelijken van de relatie met Rheden en De Connectie. Bij die nadere afspraken wordt expliciet stilgestaan bij de 3 aspecten die de accountant aangeeft: informatievoorziening over de kwaliteit van de inhoudelijke dienstverlening, verantwoordingsinformatie en controle-informatie. We merken dat het nader uitwerken van de afspraken veel vraagt van onze partners. Ook zien we, zoals ook eerder geagendeerd bij uw raad, dat de huidige interne organisatie nog forse stappen moet zetten om voldoende toegerust te zijn op professioneel opdrachtgeverschap dat hoort bij het uitbesteden van de vele taken die we als gemeente hebben. Dit vraagt een herbezinning op de interne organisatie (functies, rollen en competenties), die we in beeld brengen voor met name het sociaal domein en het i-domein.

Pagina 1 van 2

MEMO

1.2 Versterken interne controle Een belangrijk aspect om te komen tot verbeterde interne controle is de beweging richting de rechtmatigheidsverantwoording. Hiertoe is met externe advisering en afstemming met de accountant een verfijning van de controleaanpak noodzakelijk. In een nader uitgewerkt plan van aanpak zal aan de controlecommissie van de raad worden geschetst hoe we hier mee om willen gaan. Daarin zal expliciet stil moeten worden gestaan bij de vraag hoe we dit op een voor Rozendaal passende wijze kunnen inrichten, meer in het bijzonder: in hoeverre de aanpak past binnen de staande capaciteit. Bovendien vraagt dit ook iets van onze uitvoeringspartners Rheden en De Connectie. Want hoewel wij als zelfstandige gemeente zelf eindverantwoordelijk blijven voor de uitbestede taken, willen wij de interne controle hierop zo veel mogelijk neerleggen bij onze uitvoeringspartners

2. Aandachtspunten De accountant schetst een top 3 risico’s: 2.1 Juistheid en volledigheid lokale heffingen We onderkennen dit punt van risico en staan daarin niet alleen. We trekken samen met de andere partners van De Connectie op om de noodzakelijke controle-informatie te verkrijgen. Ter nunancering van dit onderdeel verdient het vermelding dat er geen indicaties zijn dat er daadwerkelijk fouten worden gemaakt door De Connectie op het vlak van heffen en invorderen. Sterker nog: we zien dat (niet alleen voor Rozendaal) de aanpak van De Connectie leidt tot een betere uitvoering van de wettelijke taken op het vlak van belastingen. Meer coherent en minder bevattelijk voor kwetbaarheden in de uitvoering. 2.2 Beheersing uitbestede diensten Hierop is al ingegaan onder 1.1 aanscherpen opdrachtgeverschap / regie. 2.3 Risico’s op niet-Europese aanbesteding Het voldoen aan de wettelijke eisen bij inkoop en aanbesteding heeft onverminderd onze aandacht. Bij alle gemeenten is dit een thema, maar vanwege de relatieve grote impact van een eventuele fout door het niet-aanbesteden heeft dit voor Rozendaal ook direct invloed op een eventuele goedkeurende verklaring van de accountant. Wij zien echter een toegenomen alertheid binnen de organisatie op dit punt bij het aangaan van verplichtingen.

Wij zien dan ook dat het risico voor Rozendaal om te voldoen aan de Europese aanbestedingsnormen relatief goed beheerst wordt. Simpelweg omdat dergelijke grote opdrachten maar zelden worden verstrekt door onze organisatie. Mocht daar sprake van zijn, hebben we die doorgaans – door onze kleine schaal – snel in beeld. Wel zien we dat bij lopende opdrachten en/of verlengingen (contractmanagement) de risicobeheersing nog verbeterd kan worden. Om die reden is al ingezet op een extra tussentijdse (halfjaarlijkse) interne controle op grotere opdrachten. Daarnaast is het aspect van contractmanagement en het optimaliseren van de administratie van inkoopafwegingen een aandachtspunt waarop we de staande inkoop en aanbestedingsbeleid herijken.

Pagina 2 van 2