Bijlage 2 Ambtelijke reactie ML.docx

MEMO

Onderwerp Ambtelijke reactie adviezen Managementletter interimcontrole 2020 Adviseur Portefeuillehouder

: Bedrijfsvoering/Bas Pelgrum : FIN/Simon Warmerdam

Datum Openbaar

: 9 maart 2021 : ja

Rood = hoog risico (voor getrouwheid of onrechtmatigheid jaarrekening, of anderszins, bijvoorbeeld t.a.v. fraude, of juridisch) Geel = middelhoog risico Groen = laag risico Advies/ontwikkelpunt

Ambtelijke reactie

Wij adviseren u inzicht te verkrijgen van de gemeente Rheden in - de omvang van de niet-geleverde zorg; - de aanvullingen op de contracten; - de afspraken inzake het geaccepteerde meerwerk. Daarnaast adviseren wij u deze maatregelen met de raad te delen.

Het betreft meer- en minderkosten door corona. Het blijkt moeilijk voor Rheden om de exacte indicatie van het risico te geven. Daarmee wordt dit voor Rozendaal een significant risico voor de accountantsbeoordeling van de jaarrekening. Op korte termijn (komende maand) zal duidelijkheid moeten komen over omvang van dit punt en de eventuele maatregelen die getroffen kunnen worden.

In de periode maart t/m mei is aan een aantal instellingen subsidie verstrekt zonder dat hier een prestatie tegenover heeft gestaan. Wij adviseren u kaders te stellen inzake de afrekening van deze subsidies.

Een overzicht van de gevallen die het betreft wordt nog ontwikkeld. Op basis van een eerste inventarisatie voorzien we vooralsnog geen impact op de accountantsbeoordeling, omdat met name de omvangrijke subsidies (bibliotheek en Incluzio) nog vastgesteld Pagina 1 van 10

Risico-indicatie en termijn Eind april

Eind april

Collegevoorstel

moeten worden. T.a.v. de groep ‘kleine’ subsidies is reeds besluitvorming geweest door het college, inhoudende dat waar mogelijk uitstel van de activiteiten wordt toegestaan. Er is één instelling met het verzoek tot vrijstelling van huur. Wij adviseren u hiervoor kaders te stellen.

Het gaat hier om een tegemoetkoming aan de kapel wegens achtergebleven inkomsten door corona. Die is om praktische redenen en met instemming van het college (20 oktober jl.) met de huur is verrekend (aldus zijn kaders gesteld).

Gereed

Wij adviseren u de interne controle op de werkzaamheden van de Connectie verder uit te breiden, zoals onder meer het aansluiten van de saldi van de bankafschriften met het grootboek.

Dit wordt/is opgepakt in het overleg met De Connectie. Risico wordt deels ondervangen per 2021 door ISAE verklaring

Eind april, deels klaar

Wij adviseren u risicomanagement expliciet te maken, integraal met iedereen te delen en uit te wisselen, zodat risicobeheersing in de organisatie verder wordt opgepakt.

Risicomanagement is al een onderdeel van de jaarcyclus, maar zal nader worden ingevuld met de ontwikkeling van een intern controleplan (ICP). Offertetraject met betreffende partij vergt nog opdrachtverstrekking. Is onderhanden, daarmee identificeren we dit als een laag risico.

Zomer 2021

Wij adviseren u het normenkader alsnog compleet te maken met de volgende wetgeving: q Financiële verhoudingswet q Wet op het BTW compensatiefonds q Wet op de omzetbelasting 1968 q Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo)

Over te nemen. Toetsingskader wordt aangepast m.i.a.v. opmerkingen van accountant

Begin april

Pagina 2 van 10

Collegevoorstel

q Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden q Regeling schatkistbankieren decentrale overheden q Wet houdbare overheidsfinanciën q Europese aanbestedingsrichtlijnen q Wet op de loonbelasting 1964 q Wet normering topinkomens q Regeling Opvang Asielzoekers q Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) q Wet basisregistratie personen De gemeente Rheden verricht de uitvoering van de WMO, Jeugd en Participatiewet. Wij adviseren u voor deze uitvoering een verwerkersovereenkomst op te stellen en de dienstverleningsovereenkomst aan de verwerking persoonsgegevens aan te passen.

De verwerkersovereenkomst is per 2019 geüpdatet en daarmee passend voor de nulopende uitvoering van Rheden voor Rozendaal.

Gereed

Wij adviseren u de budgethouders uitleg te geven over de mogelijkheid tot het bewaken van budgetten om zo het budgetbeheer te verstevigen.

Inmiddels hebben de betrokken medewerkers een cursus budgetbeheer gekregen in de nieuwe module van De Connectie.

Cursus gereed, maar voortdurend punt van aandachtspunt

Wel is het een aandachtspunt om medewerkers hun budgetverantwoordelijkheid goed te kunnen laten nemen, dat de kaders (budgethoudersregeling) passen bij de rollen en verantwoordelijkheden. Een voorstel hiervoor is in voorbereiding.

Pagina 3 van 10

Collegevoorstel

Wij adviseren u zicht te houden op de actualiteit van de verwerkte informatie met betrekking tot het inboeken van facturen door de Connectie en de begrotingswijzigingen direct na besluitvorming in te voeren.

Toezicht op actualiteit van de informatie wordt al opgepakt, begrotingswijzigingen zijn inmiddels bij en zullen sneller worden verwerkt komend jaar.

Gereed, voortdurend punt van aandacht

Wij adviseren u te starten met de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Om een gedegen proces voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 te bereiken zijn nog een aantal stappen nodig. Hieronder geven wij deze aan: • Het expliciet beleggen van de verantwoordelijkheid van de verbijzonderde interne controle; • Het opstellen van een intern controleplan waarin alle processen zijn opgenomen, gebaseerd op risico’s voortvloeiend uit de wetgeving in het normenkader en afstemming met het College; • De planning van de uitvoering van de verbijzonderde interne controle gespreid over het hele jaar; • Het bepalen van de omvang van de deelwaarnemingen op basis van het belang (omvang) van het proces en de risico-inschatting; • De uitvoering van de verbijzonderde interne controle op basis van eenduidige checklisten; • Het periodiek rapporteren over de bevindingen aan het management en het

Dit proces is opgestart:  (ambtelijke) verantwoordelijke aangewezene Adviseur bedrijfsvoering voor de ontwikkeling van een Intern Controleplan (ICP);  Offertetraject voor ICP 2021 (tevens raamwerk waar SK op doelt in de laatste bullit);  Bij de uitwerking van het ICP wordt expliciet aandacht besteed aan de door SK genoemde aspecten van heldere verantwoordelijkheidstoedeling horende bij de interne controles, risicobeheer, de planning van de uitvoering van de noodzakelijke interne controles, de omvang van de deelwaarnemingen, de wijze van uitvoeren met checklists en de wijze van rapporteren.

Proces loopt, zomer 2021

Pagina 4 van 10

We indiceren het als een laag risico, te meer omdat de wettelijke verplichting nog niet effectief is.

Collegevoorstel

college (en de Raad); • Het monitoren van de aanbevelingen. Gezien de huidige bezetting van het ambtelijk apparaat en de noodzakelijke werkzaamheden die hieruit voortvloeien adviseren wij u in overweging te nemen om hiervoor met incidentele inzet een raamwerk te maken zodanig dat dit daarna overgenomen kan worden door de huidige bezetting. Wij adviseren u de gemeente Rheden te verzoeken om interne controle uit te voeren op de verstrekte TOZOuitkeringen, specifiek voor de gemeente Rozendaal en de vastlegging van de interne controle uitkosten aan u beschikbaar te stellen.

Wegens gebrekkige capaciteit binnen de Rhedense organisatie wordt deze controle uitgevoerd met inzet van de accountant.

Controle vindt plaats op 13/14 april

ICT: wij adviseren u contractuele afspraken te maken met de Connectie over de dienstverlening ICT.

Dit is een lopend proces, waarin de aandacht nu vooral uitgaat naar de ontvlechting van de door Rheden voor Rozendaal uitgevoerde werkzaamheden en het gewenste dienstverlenings-niveau door De Connectie.

Termijn nog onduidelijk

Risico indiceren we als middel, omdat continuïteit van processen geborgd is. Tegelijkertijd is het zaak dat voor een effectieve aansturing en bekostigingsstructuur helderheid ontstaat over verantwoordelijkheden.

Pagina 5 van 10

Collegevoorstel

Lokale heffingen: wij adviseren u voor 2021 nadere afspraken te maken over de interne controle op de volledigheid van de opgelegde lokale heffingen.

Wordt meegenomen in het overleg.

Afspraken zijn gemaakt, controles worden geleverd aan alle gemeenten

Wij adviseren u een centraal archief aan te leggen voor de registratie van alle contracten en daarbij het contractenregister volledig te maken.

Contractenregister is aanwezig. Echter er is onvoldoende tijd en capaciteit om – buiten de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers – in te zetten op contractmanagement.

Register aanwezig, actueel houden is zaak van iedereen

Wij adviseren u tussentijds een analyse te maken op de gevolgde inkoopprocedures.

Inventarisatie van de inkoopprocedures is onderhanden. Spendanalyse vind meerjaarlijks plaats. In algemene zin is het beeld (blijkt ook uit controles) dat wordt voldaan aan de wettelijke eisen. Verbeterslag is echter wenselijk om daarover meer eenduidigheid te creëren.

Continu

Wij adviseren u de volledigheid van de publicaties op overheid.nl te toetsen. (Het treasurystatuut en de verordening op de rekenkamercommissie zijn niet gepubliceerd).

We doen geen standaard check op de volledigheid. De bedoelde volledigheid komt wel aan de orde in het licht van implementatie van de Wet elektronische publicaties.

Continu

Wij adviseren u verwachte bestedingen boven het budget vooraf te laten autoriseren door de raad.

Is staande praktijk. Daarom gereed gemeld met lage risico-indicatie. Wel zien we in enkele recente gevallen aanleiding om ambtelijk strakker te sturen op budgetbeheer. Dit doen we onder meer door proactief het gesprek tussen inhoudsverantwoordelijke en financiën te

Continu

Pagina 6 van 10

Collegevoorstel

organiseren over stand van zaken van budgetten. (Zie ook onderwerp budgetbeheer) Wij adviseren u afspraken te maken met de Connectie over de uitvoering van de periodieke telling (aanslagen WOZ).

Wordt meegenomen in het overleg met DC en accountant.

Onderhanden

Wij adviseren u een check in te stellen op de integriteit van aanvragers van subsidies en vergunningen.

We indiceren het risico op ondermijning tot dusver in Rozendaal als laag. We kennen danook geen gestandaardiseerde integriteitsaanpak bij subsidies of vergunningen.

2022

In lijn met een regionale aanpak voor ondermijning wordt een ondermijningscheck georganiseerd. Daarin zal aandacht worden besteed aan de kwetsbaarheid van Rozendaal voor ondermijning en zullen zodoende de aspecten van subsidieverlening en vergunningverlening nader tegen het licht worden gehouden. Wij adviseren u te onderzoeken welke bewaartermijnen bij welke documenten wettelijk zijn voorgeschreven en de digitalisering hierop in te richten.

De bewaartermijnen zijn uitgezocht, echter Gereed, digitaal archief door technische kaders is het niet altijd mogelijk wordt groeimodel om documenten te digitaliseren. Een deels papieren archief blijft derhalve voorlopig noodzakelijk.

Wij adviseren u de aanmeldingen bij de pensioenmaatschappij periodiek te beoordelen op basis van een opgave van die maatschappij.

Niet overgenomen: Er volgt een signaal van het ABP. Indien de afdracht afwijkt ten opzichte van de verwachting op basis van het salaris.

Pagina 7 van 10

Gereed

Collegevoorstel

Wij adviseren het College interne controle uit te voeren op de BTW-verwerking.

Onderhanden: In de inrichting van de financiële administratie bij de Connectie is het BTWregime gekoppeld aan de taakvelden. Dit reduceert de foutkans, maar vraagt nog wel individuele toetsing.

Eind 2021

Wij adviseren u contractuele afspraken met de Connectie te maken zonder tussenkomst van Rheden en bijgaande punten op te nemen in het nieuwe contract.

Contracten met De Connectie zijn zonder tussenkomst van Rheden afgesloten.

Gereed

Er vindt geen interne controle plaats op de rollen en rechten die in de systemen worden gegeven. Hierdoor ontstaat het risico dat er sprake is van ongewenste toegang.

Nog niet overgenomen. Is onderwerp van aandacht in de nieuw in te regelen afspraken omtrent ICT-beheer. En nader uitwerking t.a.v. bijvoorbeeld de belastingafspraken. We huren daarop advies in van BMC (informatieveiligheid) en Daadkracht (privacy).

Continu

Wij adviseren u een IT beleid met een continuïteitsplan op te stellen.

Nie overgenomen: we formuleren geen ITbeleid, wel werken we vanuit een informatiebeveiligingsbeleid (op basis van de BIO), reeds vastgesteld door uw college eind 2020.

Eind 2021

Samen met BMC en De Connectie wordt gewerkt aan een bedrijfscontinuïteitsplan. De aandacht gaat al geruime tijd uit naar het vormgeven van de uitwijk. Dit roept vraagtekens op over de wijze van (aansturing) van zowel De Connectie op dit thema, als BMC.

Pagina 8 van 10

Collegevoorstel

Tussen management en college dient afgestemd te worden hoe hier strakker op te sturen. Heldere afspraken over taakafbakening is in voorbereiding. Een standaard portefeuillehoudersoverleg informatievoorziening is noodzakelijk. Wij adviseren u de mogelijkheden tot het koppelen van bewijsstukken van prestatielevering aan de factuur te onderzoeken in overleg met de Connectie.

Nog geen actie. Dit punt helpt zien we niet als Continu randvoorwaardelijk voor de controle op de prestaties. Daarom identificeren we dit als laag risico. We hebben echter wel deze wens, maar stellen ons afwachtend op t.o.v. ontwikkeling bij De Connectie. De andere deelnemers en klanten hebben dit ook op de prioriteringslijst opgenomen. (Het afdwingen van een prestatieverklaring ‘aan de voorkant’ wordt mogelijk onderwerp van een te vormen inkoopkader.)

Tevens adviseren wij u een interne controle uit te voeren op de prestatielevering.

Op te nemen in het ICP. Insteek is om vaker de controle uit te voeren en daardoor de werklast te verspreiden.

Steekproef per kwartaal organiseren Termijn: zomer 2021

We identificeren als middelhoog risico, omdat dit in praktijk niet altijd eenvoudig te achterhalen blijkt in de controles. Wij adviseren u een data-analyse uit te voeren op de bankmutaties en hierbij te selecteren op wijzigingen in cediteurenstamgegevens, ronde bedragen, betalingen in het weekend enzovoorts.

Pagina 9 van 10

Dit geldt enkel voor 2020. Vanaf eind 2020 kan worden gesteund op de ISAE verklaring.

Wordt besproken in demand overleg

Collegevoorstel

Wij adviseren u het saldo van het bankafschrift periodiek aan te sluiten met het saldo van de kolommenbalans.

Dit wordt opgepakt

Gereed, saldi 31-12 sluiten aan

Wij adviseren u de mogelijkheid te onderzoeken efficiency in het proces aan te brengen door subsidieverstrekkingen met een beperkte omvang te bundelen en periodiek te laten verstrekken en vaststellen.

Onderhanden, deels al geïmplementeerd. Overigens identificeren we hier een laag (geen) risico en is het maar zeer de vraag of een dergelijke aanpak aan de kwaliteit van de susbidieverlening bijdraagt.

Eind 2021

Daarnaast adviseren wij u de mogelijkheid te onderzoeken naar digitalisering van het proces.

Onderhanden. Het niet digitaal werken, zeker in tijden van corona identificeren we als een risico in het niet-voldoen aan archiefrechtelijke verplichtingen. Derhalve risico middel. Beoogde resultaten nog dit jaar (DMS en toenemende rol IBABS). Overgenomen

Voortdurend aandacht voor

Wij adviseren u de tijdigheid van het indienen en het vaststellen van de subsidies te bewaken.

Pagina 10 van 10

Gereed, via formulier in dossier