Bijlage 1 Managementletter 2020 Gemeente Rozendaal.pdf
Tekst van het document
Managementletter 2020 Gemeente Rozendaal
definitief 8 december 2020
Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Rozendaal Kerklaan 1 6891 CL Rozendaal
Bedankt voor uw vertrouwen
Doetinchem, 8 december 2020 324601/HdF/NK Geacht College, Als onderdeel van de controle van de jaarrekening over kalenderjaar 2020 van uw gemeente hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Naar aanleiding van deze controle rapporteren wij u over onze bevindingen en aanbevelingen. De bevindingen en aanbevelingen zijn bedoeld als constructieve input voor de college en management als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van uw organisatie.
Tot slot willen wij onze dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de prettige wijze van samenwerking.
Wij hebben de interimcontrole verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder andere dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college van Burgemeester en Wethouders. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging.
Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA
Met vriendelijke groet,
2
Inhoudsopgave
Waar bent u naar op zoek?
1. Kernpunten
2. Aandachtspunten Raad
3. Algemene beheersing
4. Beheersing processen
5. Follow-up aanbevelingen 2019
6. Aandachtspunten jaarrekening
7. Ontwikkelingen wetgeving
8. Afsluiting
3
Kernpunten
Onze kernpunten
Samenvatting
Corona Het jaar 2020 staat in het teken van de coronacrisis. Voor uw gemeente leidt dit tot extra lasten welke deels vergoedt worden door extra uitkeringen van het Rijk. Over de totale financiële impact wordt gerapporteerd in de volgende tussenrapportage.
Top 3 risico’s
Door de crisis is het digitaal werken op onderdelen versneld toegepast. De interne beheersing van de financiële handelingen is niet gewijzigd en daarmee stabiel gebleven.
De gemeente Rheden verstrekt de TOZO-uitkeringen voor de gemeente Rozendaal. De gemeente Rozendaal heeft geen zicht op de rechtmatigheid van de verstrekte TOZO-uitkeringen. Het proces van toekennen wordt volledig door de gemeente Rheden afgewikkeld. De uitbetaling wordt door Rozendaal uitgevoerd.
1. De rechtmatigheid van de TOZO-verstrekkingen
De genomen maatregelen om de crisis op te vangen (WMO/TOZO/subsidies) hebben mogelijk een effect op de rechtmatigheid.
2. De rechtmatigheid van de uitbestede werkzaamheden
Ons beeld van de algemene beheersing
Uw gemeente besteedt diverse taken uit aan de gemeente Rheden en aan de Connectie. Bij uitbesteding is het belangrijk 3 dingen goed te regelen: de daadwerkelijke dienstverlening, de verantwoordingsinformatie én de controleinformatie. In diverse gevallen ontbreekt voldoende controle-informatie.
De governance is ingericht. Integriteit heeft de aandacht. Enkele adviezen van voorgaande jaren uit de managementletter zijn in 2020 opgevolgd of onderhanden. Een deel ook nog niet.
3. De rechtmatigheid van de (Europese) aanbestedingen
Een systeem van risicomanagement is een aandachtspunt van de organisatie als geheel. Bijzondere aandacht vragen wij voor het verkrijgen van voldoende controle informatie op de uitbestede taken.
De signalering van de naleving van de Europese aanbestedingsregels is soms repressief. Als er wordt afgeweken van de regels kan dit niet meer rechtmatig worden gemaakt achteraf.
Met ingang van het jaar 2021 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Hier ligt een belangrijke uitdaging om dit in te richten en tijd voor vrij te maken.
5
Aandachtspunten Raad
Van de gemeenteraad hebben wij nog geen aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Wij voeren de jaarrekeningcontrole in opdracht van de Raad uit. Bij de start van onze werkzaamheden vragen wij of er zaken zijn waarvan de Raad c.q. de controlecommissie graag wil dat wij hier bij de controle specifiek aandacht voor hebben. Op deze wijze heeft de Raad, naast het vaststellen van het controleprotocol, invloed op ons controleprogramma. De definitieve aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2020 zullen wij in december 2020 ontvangen.
7
Algemene beheersing
Algemene beheersing
Meerdere aspecten van beheersing Tijdens onze interimcontrole controleren wij de interne beheersing van uw organisatie. In dit hoofdstuk gaan we in op de effecten van de Corona voor uw organisatie. Verder geven wij ons beeld van de algemene beheersing, geven de ontwikkelingen weer en rapporteren over de ontwikkelpunten. Daarnaast besteden wij aandacht aan de planning & control cyclus en aan de (verbijzonderde) interne controle. Dit met het oog de op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording over 2021.
Richting de rechtmatigheidsverant woording
Corona
Ons beeld van de algemene beheersing
Uw planning & Control Cyclus
Richting de rechtmatigheidsverantwoording
Rapporteren over duurzaam ondernemen
9
Corona (1/2)
Effecten voor uw organisatie
Corona : prognose juli 2020 (X €1.000)
Inleiding
Lasten
Sinds maart 2020 zijn we in de ban van het coronavirus. Na de eerste golf in het voorjaar liepen de besmettingen in het najaar op. Uw organisatie heeft veel acties ondernomen om de crisis op een goede manier op te vangen en de uitbreiding tegen te gaan. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de financiële effecten van de crisis, de wijze waarop de interne beheersing heeft gefunctioneerd c.q. welke risico’s hier zijn ontstaan en het effect van de diverse genomen maatregelen op het rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening.
TOZO
TOZO uitvoeringskosten Doelgroepenvervoer
Financiële effecten
Totaal:
Ook voor Rozendaal brengt de coronacrisis onzekerheid met zich mee, zij het een stuk minder manifest dan in gemeenten met meer economische activiteit en een minder sterke sociale structuur.
83.409
Saldo -
pm 8.000 -400
400
-12.000
12.000
pm
leges: huwelijken Handhaving Bedrijfsvoering
Compensatie
8.000
WMO en jeugd: eigen bijdrage
WMO en jeugd: doorbetaling zorgaanbieders
Baten
83.409
6.790 3.600 101.799
6.790 3.600 -12.400
83.409
30.790
De Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers wordt in principe volledig door het Rijk vergoed. Daarbij vergoedt het Rijk per verstrekte uitkering een uitvoeringsvergoeding. De werkelijke kosten die de gemeente Rheden maakt voor deze uitvoering zijn nog niet bekend.
Een beknopte toelichting van de gevolgen van corona zijn met de raad in de eerste tussenrapportage van juli 2020 gedeeld.
De vervoerders in de categorie doelgroepenvervoer zijn gedurende de intelligente lockdown voor 80% doorbetaald.
Een voorlopige prognose uit juli 2020 komt uit op extra kosten van € 30.790. In de tweede tussenrapportage, die in december in de raad zal worden besproken, zal een actuele toelichting op de extra lasten en vergoedingen vanuit het Rijk worden gegeven.
10
Corona (2/2)
Effecten voor uw organisatie
Wij adviseren u inzicht te verkrijgen van de gemeente Rheden in - de omvang van de niet-geleverde zorg; - de aanvullingen op de contracten; - de afspraken inzake het geaccepteerde meerwerk.
Bij de WMO en Jeugd is sprake van een beperkt lagere bijdrage. Daarnaast is aan een aantal zorgaanbieders een vergoeding betaald waar geen geleverde zorg tegenover stond. Deze kosten zijn begroot, immers normaal gesproken wordt in deze maanden de zorg aangeboden. De omvang van de niet-geleverde zorg is niet bekend.
Daarnaast adviseren wij u deze maatregelen met de raad te delen.
Voor de bedrijfsvoering was het als gevolg van het thuiswerken noodzakelijk om laptops aan te schaffen.
• Doelgroepenvervoer (DRAN) De vervoerders zijn gedurende de intelligente lockdown voor 80% doorbetaald. De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van deze doorbetalingen ligt bij de gemeenschappelijke regeling DRAN.
Interne beheersing Het verplichte thuiswerken heeft verder geen inbreuk gemaakt op de interne beheersing van de gemeente Rozendaal. Alle processen zijn doorgelopen, maar de noodzaak tot verdergaande digitalisering is wel naar voren gekomen.
• Subsidieverstrekkingen In de periode maart t/m mei is aan een aantal instellingen subsidie verstrekt zonder dat hier een prestatie tegenover heeft gestaan. Wij adviseren u kaders te stellen inzake de afrekening van deze subsidies.
Effect op rechtmatigheid Als gevolg van de intelligente lockdown van half maart tot en met juni zijn aan een aantal organisaties financiële middelen ter beschikking gesteld, zonder dat hier prestaties tegenover stonden. Het betreft de volgende diensten:
Kwijtschelding OZB en huur
• WMO en Jeugd
Er is één instelling met het verzoek tot vrijstelling van huur. Wij adviseren u hiervoor kaders te stellen.
De gemeente Rheden heeft aanvullingen op contracten met de zorgaanbieders opgesteld waarin een continuïteitsbijdrage wordt gerechtvaardigd. De gemeente Rheden is nog in gesprek met de zorgaanbieders inzake de te vergoeden meerkosten. 11
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing.
Het efficiencyvoordeel is in 2020 deels te zien door de verdergaande digitalisering. In 2021 zal het voordeel van deze uitbesteding nog verder tot zijn recht komen omdat er in 2020 nog aanloopwerkzaamheden voor de invoering waren.
Ons beeld van uw organisatie De gemeente Rozendaal heeft meerdere taken aan andere partijen uitbesteed. Daarmee is zij een regiegemeente. Een regiegemeente blijft zelf verantwoordelijk voor een correcte uitvoering. Bij uitbesteding van werkzaamheden is het van belang om eenduidige afspraken te maken over de inhoudelijke dienstverlening en de te ontvangen verantwoordings- en controle-informatie.
Eind 2020 zal de Connectie een ISAE3402 Type 1 verklaring verstrekken. Een waarmerk voor de juiste opzet en het bestaan van processen. Over het jaar 2021 zal de Connectie een ISAE3402 type 2 verklaring opleveren, waarin ook de waarborg voor de juiste werking wordt afgegeven.
Uw gemeente heeft een controlecommissie en deze vervult een actieve rol. De rekenkamercommissie heeft net als voorgaande jaren een slapende rol, volgend uit de beperkte omvang van de organisatie. Er zijn in 2020 ook geen collegeonderzoeken naar de doelmatigheid/doeltreffendheid uitgevoerd. Volgens de verordening bestaat hiertoe ook geen verplichting.
Wij adviseren u de interne controle op de werkzaamheden van de Connectie verder uit te breiden, zoals onder meer het aansluiten van de saldi van de bankafschriften met het grootboek. In oktober 2020 is ook het proces van het opleggen en innen van de lokale heffingen aan de Connectie overgedragen. Het contract hierover is in november 2019 getekend maar door migratie-perikelen is de overdracht vertraagd.
In 2020 zijn een nieuwe gemeentesecretaris en een adviseur bedrijfsvoering in dienst getreden. Bij deze nieuwe medewerkers is een VOG opgevraagd. De adviseur Bedrijfsvoering vervult een belangrijke rol om het overall beeld van de gemeente Rozendaal te behouden, de regierol te versterken en het volgen van nieuwe ontwikkelingen. Vanaf begin 2020 is de financiële administratie en de personeels- en salarisadministratie overgedragen aan de Connectie. De onderliggende dienstverleningsovereenkomst is op 6 januari 2020 ondertekend. De overdracht is goed verlopen. De kwetsbaarheid van de kleine organisatie is op dit punt gereduceerd. Gedurende 2020 is gewerkt aan een steeds verdergaande verbetering van de uitvoering van de werkzaamheden.
12
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing. Wij zien de volgende ontwikkelpunten
q Wet houdbare overheidsfinanciën
• Risicomanagement
q Europese aanbestedingsrichtlijnen
Risicomanagement heeft de aandacht. De financiële functionaris heeft een risicoanalyse opgesteld. Deze geeft een goed overzicht in de risico’s. Risicomanagement is geen expliciet onderwerp van gesprek in het MT of in het college. Strategische risico’s worden wel impliciet benoemd bij de bespreking van de diverse beleidsonderdelen.
q Wet op de loonbelasting 1964 q Wet normering topinkomens q Regeling Opvang Asielzoekers q Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO)
Wij adviseren u risicomanagement expliciet te maken, integraal met iedereen te delen en uit te wisselen, zodat risicobeheersing in de organisatie verder wordt opgepakt.
q Wet basisregistratie personen • AVG
Het normenkader 2020 is in maart 2020 ter kennisgeving aan de Raad gezonden. Wij adviseren u het normenkader alsnog compleet te maken met de volgende wetgeving:
Met betrekking tot de AVG is een aantal stappen onderhanden, maar dienen nog te worden afgerond, zoals: - Een risicoanalyse op de persoonsgegevens - Verwerkersovereenkomsten afsluiten met specifieke bijlagen - Procedure recht op inzage - Datalekkenprotocol - Het privacybeleid
q Financiële verhoudingswet q Wet op het BTW compensatiefonds q Wet op de omzetbelasting 1968
De gemeente Rheden verricht de uitvoering van de WMO, Jeugd en Participatiewet.
q Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) q Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden
Wij adviseren u voor deze uitvoering een verwerkersovereenkomst op te stellen en de dienstverleningsovereenkomst aan de verwerking persoonsgegevens aan te passen.
q Regeling schatkistbankieren decentrale overheden 13
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing. • Informatie budgethouders Door de faciliteiten van de Connectie hebben budgethouders rechtstreeks inzicht op de gerealiseerde lasten ten opzichte van de beschikbare budgetten. De werking van deze voorziening is in de organisatie nog onderhanden. Wij adviseren u de budgethouders uitleg te geven over de mogelijkheid tot het bewaken van budgetten om zo het budgetbeheer te verstevigen. Real-time inzicht door budgethouders vraagt om de noodzaak om de gerealiseerde lasten en de bijstellingen in de begroting zo spoedig mogelijk - na ontvangst en besluitvorming - te verwerken. Wij adviseren u zicht te houden op de actualiteit van de verwerkte informatie met betrekking tot het inboeken van facturen door de Connectie en de begrotingswijzigingen direct na besluitvorming in te voeren.
14
Algemene beheersing
Uw planning & control cyclus De planning & control cyclus vormt de basis van uw beheersorganisatie en geeft u inzicht in wat uw organisatie wil bereiken en in welke mate u dat heeft bereikt. Hierbij maakt u gebruikt van diverse instrumenten. Enerzijds om de doelstellingen te bepalen en vast te leggen en anderzijds om de voortgang en realisatie te monitoren. De doelstelling is om tijdig bij te kunnen sturen, zodat de doelen gehaald worden.
Tussentijdse informatievoorziening De tussentijdse informatievoorziening bestaat in 2020 uit 2 tussenrapportages zoals besproken met de raad, in tegenstelling tot de voorschriften uit de financiële verordening waar 3 tussenrapportages in gemeld worden. Hierin worden financiële afwijkingen toegelicht. In de rapportages wordt geen informatie gegeven over eventuele risico’s die ontstaan door het anders of niet uitvoeren van beleid. U geeft aan dat er een actieve informatieverstrekking plaatsvindt aan het college en de raad waarin deze risico’s voldoende aan de orde komen. Een toelichting op de voortgang van het uitgevoerde beleid acht u in de tussenrapportages dan ook niet noodzakelijk.
Begroting en meerjarenperspectief De eerste begroting 2020 laat na mutaties in de reserves een positief resultaat zien van € 16.500. Gedurende 2020 toont de prognose een positief resultaat van € 15.000. Uit de begroting blijkt geen significant noodzakelijke onttrekking aan reserves om deze sluitend te krijgen. Ook het meerjarenperspectief laat een positief beeld zien.
In juli 2020 is ten behoeve van verkeersevaluatie van IKC de Dorpsschool een extra krediet aangevraagd.
Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting. In 2019 hebben wij u geadviseerd de ontbrekende delen over onderhoud, water en de rente toerekening op te nemen. Hiervan heeft u aangegeven dat dit niet relevant is voor de gemeente Rozendaal. In de begroting 2020 is de prognose van de balans voor de komende 4 jaar toegevoegd.
Jaarrekening Over de jaarrekening rapporteren wij in ons accountantsverslag.
Het proces van opstellen van de begroting 2021 zal meer ingestoken worden vanuit de beleidsmedewerkers onder begeleiding van de adviseur Bedrijfsvoering. Tot en met 2020 werd de input bij de beleidsmedewerkers opgehaald maar werd de begroting opgezet door de financiële medewerkers.
15
Algemene beheersing
Richting de rechtmatigheidsverantwoording
De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Een mogelijkheid is om te differentiëren tussen de verantwoordingsgrens en de uit te voeren werkzaamheden. De verantwoordingsgrens kan bijvoorbeeld gesteld worden op 3% om een te gedetailleerde verantwoording te voorkomen. De verbijzonderde interne controle kan op 1% controletolerantie worden uitgevoerd om zo aan te sluiten bij de grenzen van de accountantscontrole.
Over het jaar 2021 ligt de uitdaging voor het College in de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen voor de Raad. Het College geeft daarin aan dat zij heeft gehandeld binnen de wet- en regelgeving van de financiële rechtmatigheidsvereisten. Het doel van de rechtmatigheidsverantwoording is met name om een groeiproces in gang te zetten dat gericht is op verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing van de processen. Het uitvoeren van verbijzonderde interne controle helpt de organisatie in control te komen. Het oordeel van de accountant zal vanaf dat jaar alleen een getrouwheidsoordeel zijn, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de totale controle van de jaarstukken. Hoewel er nog onzekerheden zijn over de precieze invulling, vormt een goede interne controle de basis voor het kunnen verstrekken van de rechtmatigheidsverantwoording. Het voorstel voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van het wetsvoorstel ‘Versterking decentrale rekenkamers’. Of het invoeringsjaar van de rechtmatigheidsverantwoording daadwerkelijk het verslagjaar 2021 zal zijn, is afhankelijk van de parlementaire behandeling van het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers. Het streven is nog steeds om met ingang van 2021 de rechtmatigheidsverantwoording te laten gelden.
16
Algemene beheersing
Richting de rechtmatigheidsverantwoording Wij zien de volgende ontwikkelpunten Wij adviseren u te starten met de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording.
• De uitvoering van de verbijzonderde interne controle op basis van eenduidige checklisten;
Om een gedegen proces voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 te bereiken zijn nog een aantal stappen nodig. Hieronder geven wij deze aan:
• Het periodiek rapporteren over de bevindingen aan het management en het college (en de Raad);
• Het expliciet beleggen van de verantwoordelijkheid van de verbijzonderde interne controle;
• Het monitoren van de aanbevelingen. Gezien de huidige bezetting van het ambtelijk apparaat en de noodzakelijke werkzaamheden die hieruit voortvloeien adviseren wij u in overweging te nemen om hiervoor met incidentele inzet een raamwerk te maken zodanig dat dit daarna overgenomen kan worden door de huidige bezetting.
• Het opstellen van een intern controleplan waarin alle processen zijn opgenomen, gebaseerd op risico’s voortvloeiend uit de wetgeving in het normenkader en afstemming met het College; • De planning van de uitvoering van de verbijzonderde interne controle gespreid over het hele jaar; • Het bepalen van de omvang van de deelwaarnemingen op basis van het belang (omvang) van het proces en de risico-inschatting;
17
Beheersing processen
Inzicht in de ontwikkeling van de aanbevelingen In de komende pagina’s nemen wij u mee in de bevindingen in de processen, de risico’s en de aanbevelingen. In onze vorige rapportages hebben wij diverse aanbevelingen gedaan om de risico’s beter te beheersen. Bij onze controle hebben wij de opvolging van de aanbevelingen vastgesteld. Op de komende pagina’s geven wij per bevinding de voortgang van deze aanbevelingen weer. Het jaartal van ontstaan is per bevinding opgenomen. De kleuren geven de status van de opvolging weer: Legenda De organisatie heeft het advies opgevolgd en afgerond. De organisatie volgt het advies op. Het is onderhanden. Er is nog geen actie ondernomen. De organisatie gaat het advies niet opvolgen. Dit is een nieuwe aanbeveling
Aanbevelingen Voor de risico’s waar directe gevolgen zijn voor de jaarrekening wordt dit separaat vermeld en aangeduid met dit teken:
Processen
Risico’s in beeld
Hoog In bijgaande grafiek hebben wij de geconstateerde top 3 risico’s opgenomen. De omvang van het risico is afhankelijk van de kans dat het risico zich voordoet en de impact dat het risico heeft.
4
1
3
2. Beheersing uitbestede diensten 3. Europese aanbestedingen
Kans
1. TOZO-uitkeringen 2
3
2
1
Laag0 0
1
2 20
Impact
Hoog 3
4
5
Top-3 risico
1. Verstrekkingen TOZO Bevinding 2020
Gevolgen jaarrekeningcontrole
De gemeente Rheden verstrekt de TOZO-uitkeringen voor de gemeente Rozendaal. De verantwoording hiervan dient in de jaarrekening opgenomen te worden. De omvang van de TOZO-regeling is van materieel belang in de exploitatie van de gemeente Rozendaal.
Gezien de omvang van de TOZO-uitkeringen in de exploitatie van de gemeente Rozendaal kan het ontbreken van interne controle leiden tot een materiele onzekerheid in de rechtmatigheid en in de getrouwheid bij de jaarrekening.
De gemeente Rozendaal heeft geen zicht op de rechtmatigheid van de verstrekte TOZO-uitkeringen. Het proces van toekennen en uitbetalen wordt volledig door Rheden afgewikkeld. Risico Het risico bestaat dat de TOZO-uitkeringen niet rechtmatig zijn verstrekt. Voor TOZO 1 heeft het Rijk aangegeven de fundamentele fouten niet te vergoeden. Voor TOZO 2 en TOZO 3 worden alle fouten niet vergoed. Aanbeveling Wij adviseren u de gemeente Rheden te verzoeken om interne controle uit te voeren op de verstrekte TOZO-uitkeringen, specifiek voor de gemeente Rozendaal en de vastlegging van de interne controle uitkosten aan u beschikbaar te stellen.
21
Top 3 risico
2. Beheersing uitbestede diensten Bevinding 2018-2019-2020
Risico
De gemeente Rozendaal is een regiegemeente, waarbij zoveel mogelijk taken door andere partijen worden uitgevoerd. Dit vraagt om eenduidige contractuele afspraken waarin onder meer de verantwoordelijkheden zijn belegd, maar ook de informatieverstrekking en de controle. In de contracten met beide partijen is de interne controle te beperkt geregeld.
Door het ontbreken van controle op de uitgevoerde werkzaamheden ontstaat een risico op onjuiste en inefficiënte uitvoering.
Aanbeveling ICT: wij adviseren u contractuele afspraken te maken met de Connectie over de dienstverlening ICT.
De salarisadministratie is in 2019 aan de Connectie uitbesteed. De financiële administratie ende lokale heffingen zijn vanaf 2020 uitbesteed aan de Connectie.
TOZO: Wij adviseren u toe te zien op het alsnog opleveren van uitgevoerde interne controle informatie.
De ICT is formeel uitbesteed aan Rheden. Rheden heeft de ICT weer uitbesteed aan de Connectie.
Lokale heffingen: wij adviseren u voor 2021 nadere afspraken te maken over de interne controle op de volledigheid van de opgelegde lokale heffingen.
Ook de WMO, Jeugd, Participatiewet en leerlingenvervoer zijn uitbesteed aan de gemeente Rheden. De facturen hiervoor worden op basis van vertrouwen in de procedure bij de gemeente Rheden betaalbaar gesteld.
Gevolgen jaarrekeningcontrole
Follow-up 2020
Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij nadere aansluitingen maken inzake de salariskosten op basis van de salarisadministratie met de boekhouding.
Jaarlijks voert de gemeente Rheden interne controle uit op de Participatiewet voor de Rozendaalse klanten. Voor 2019 is dit voor de Participatiewet over het 1e half jaar uitgevoerd.
Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij de uitgevoerde interne controle op de uitvoering van de Participatiewet en TOZO nader beoordelen.
Voor de TOZO-verstrekkingen heeft de gemeente Rheden nog geen interne controle uitgevoerd. De interne controle op de WMO en Jeugd over 2020 zal door de gemeente Rozendaal zelf worden uitgevoerd. 22
Top-3 risico
3. Naleving Europese aanbestedingsregels Bevinding 2018
Aanbeveling
Het proces van aanbesteden is bij de budgethouder belegd. In 2018 is een contractenregister als een signaleringsmiddel ingericht. Er zijn verder geen preventieve controlemaatregelen ingericht om het risico dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan te voorkomen.
Wij adviseren u een centraal archief aan te leggen voor de registratie van alle contracten en daarbij het contractenregister volledig te maken.
Follow-up 2020
Gevolgen jaarrekeningcontrole
In het contractenregister zijn de grootste contracten opgenomen, maar deze blijkt nog niet volledig. Een aantal contracten zijn (digitaal) niet beschikbaar. Het compleet maken van het register heeft op dit moment geen prioriteit.
De naleving van de aanbestedingsregels dient aanvullend achteraf te worden vastgesteld. Wij zullen deze aanvullende controles beoordelen.
Wij adviseren u tussentijds een analyse te maken op de gevolgde inkoopprocedures.
In 2020 is de budgethoudersregeling herzien, waarin voorgeschreven is dat alle bestellingen > € 15.000 voorgelegd dienen te worden aan het college.
Risico Door het ontbreken van een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en is sprake van een onrechtmatigheid.
23
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2020
Algemeen Overheid.nl (ML 2018)
Het treasurystatuut en de verordening op de rekenkamercommissie zijn niet gepubliceerd op overheid.nl.
Wij adviseren u de volledigheid van de publicaties op overheid.nl te toetsen.
Nog geen actie
P&C cyclus Begrotingswijziging (ML 2019)
Het budget van de Steenhoek wordt overschreden. Deze overschrijding is achteraf ter goedkeuring voorgelegd aan de raad. Hierdoor ontstaat het risico dat de raad deze overschrijding niet goedkeurt en daarmee de overschrijding als onrechtmatig wordt aangemerkt.
Wij adviseren u verwachte bestedingen boven het budget vooraf te laten autoriseren door de raad.
Gereed
Lokale heffingen Telling aantal objecten (2020)
De oplegging en inning van de lokale heffingen is uitbesteed aan de Connectie. Rozendaal heeft in de voorgaande jaren periodiek het aantal objecten laten tellen om zo zeker te zijn van het volledig aantal opgelegde aanslagen.
Wij adviseren u afspraken te maken met de Connectie over de uitvoering van de periodieke telling.
Nieuwe bevinding
24
Waar mogelijk worden begrotingswijzigingen zoveel mogelijk vooraf voorgelegd aan de raad.
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2020
Integriteit Wet Bibob (ML 2019)
De Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (verder Wet BIBOB genoemd) verruimt de mogelijkheden van gemeenten om zich te beschermen tegen het risico dat ze criminele activiteiten faciliteren. De Wet BIBOB is in het leven geroepen om dit incidentele misbruik van overheidsbeslissingen en de nadelige gevolgen hiervan voor bonafide ondernemers te voorkomen. Op grond van de Wet BIBOB is het mogelijk diepgaand onderzoek te doen naar de achtergrond van de persoon of onderneming middels het vragen van een advies aan het Landelijk Bureau BIBOB. Wanneer na onderzoek blijkt dat de vergunning mogelijk gebruikt gaat worden voor criminele activiteiten, kan de gemeente de vergunning weigeren. Ook kan een reeds verstrekte vergunning om dezelfde reden tussentijds worden ingetrokken.
Wij adviseren u een check in te stellen op de integriteit van aanvragers van subsidies en vergunningen.
Niet overgenomen De relaties met de subsidie aanvragers is een jarenlange relatie en derhalve bekend. Bij vergunning aanvragen worden de relaties ook niet getoetst.
Personeel Digitalisering Dossiers (ML2019)
In 2020 worden de papieren personeelsdossiers naar een digitale omgeving overgezet om zo ook de werkwijze met de Connectie efficiënt in te richten.
Wij adviseren u te onderzoeken welke bewaartermijnen bij welke documenten wettelijk zijn voorgeschreven en de digitalisering hierop in te richten.
Niet overgenomen De bewaartermijnen zijn uitgezocht en door technische kaders is het niet mogelijk alle documenten te digitaliseren.
25
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2020
Personeel Aanmelding pensioen (ML 2019)
De aan- en afmelding van medewerkers bij het ABP vindt geautomatiseerd plaats. Hierdoor kan het risico ontstaan dat medewerkers niet tijdig aan- of afgemeld worden. Dit risico is - gezien het beperkte aantal mutaties - in het personeelsbestand beperkt.
Wij adviseren u de aanmeldingen bij de pensioenmaatschappij periodiek te beoordelen op basis van een opgave van die maatschappij.
Niet overgenomen
BTW Juistheid regime
Bij de verwerking van een inkoopfactuur wordt de BTW code handmatig gekoppeld. De BTW wordt na koppeling automatisch verwerkt. Bij een detailcontrole is gebleken dat ondanks de koppeling, de BTW niet juist is geboekt.
Wij adviseren het College interne controle uit te voeren op de BTW verwerking.
Onderhanden
(ML 2019)
Er volgt een signaal van het ABP indien de afdracht afwijkt ten opzichte van de verwachting op basis van het salaris.
In de inrichting van de financiële administratie bij de Connectie is het BTW-regime gekoppeld aan de taakvelden. Dit reduceert de foutkans, maar vraagt nog wel individuele toetsing.
Hierdoor ontstaat het risico dat de BTW op inkoopfacturen niet juist wordt verwerkt. ICT Rollen en rechten (ML 2019)
Er vindt geen interne controle plaats op de rollen en rechten die in de systemen worden gegeven. Hierdoor ontstaat het risico dat er sprake is van ongewenste toegang.
Wij adviseren u contractuele afspraken met de Connectie te maken zonder tussenkomst van Rheden en bijgaande punten op te nemen in het nieuwe contract.
Niet overgenomen
ICT IT Beleid (2020)
Er is geen IT-beleid voor de gemeente Rozendaal aanwezig. Hierdoor ontstaat het risico dat bijvoorbeeld de recovery en back-up onvoldoende is gewaarborgd.
Wij adviseren u een IT beleid met een continuïteitsplan op te stellen.
Nieuwe bevinding
26
Iedereen heeft de juiste (met name niet teveel) rechten.
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2020
Inkopen Geleverde prestaties (ML 2019)
De rechtmatigheid van de facturen wordt onderbouwd door de levering van het goed of de dienst of de prestatie ten goede is gekomen aan de gemeente Rozendaal. Op de facturen wordt in de blokstempel geparafeerd voor levering door degene die de goederen besteld heeft. De achterliggende documentatie wordt niet bij de factuur gevoegd. Er vindt geen interne controle plaats op prestatieleveringen.
Wij adviseren u de mogelijkheden tot het koppelen van bewijsstukken van prestatielevering aan de factuur te onderzoeken in overleg met de Connectie.
Nog geen actie.
Door het ontbreken van functiescheiding tussen het bestellen van de goederen en het accorderen van de geleverde prestaties wordt het risico gelopen dat er geld uit te gemeente gaat zonder dat daar een rechtmatige prestatie tegenover staat.
Tevens adviseren wij u een interne controle uit te voeren op de prestatielevering.
Onderhanden
De wens is op de gebruikerslijst bij de Connectie opgenomen. De implementatie is afhankelijk van de ontwikkeling bij Unit4.
Op basis van een steekproef zijn de onderbouwingen onderzocht. Dit heeft nog geleid tot een aantal vraagstukken en een aantal ontbrekende documenten.
Door de hoge mate van soft controls en de intern korte lijnen is het risico beperkt.
27
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2020
Inkopen Crediteuren stamgegevens En betalingen
De Connectie is bevoegd tot het muteren van de crediteurenstamgegevens en het autoriseren van de betaallijst.
Wij adviseren u een data analyse uit te voeren op de bankmutaties en hierbij te selecteren op wijzigingen in cediteurenstamgegevens, ronde bedragen, betalingen in het weekend enzovoorts.
Nieuwe bevinding
Wij adviseren u het saldo van het bankafschrift periodiek aan te sluiten met het saldo van de kolommenbalans.
Nieuwe bevinding
(2020)
Inkopen Betalingen (2020)
Hierdoor ontstaat het risico dat er onterecht geld uit de gemeente Rozendaal verdwijnt. Dit risico wordt beperkt door de periodieke toetsing van alle individuele boekingen en de beoordeling van de betaallijsten op bijzonderheden. De Connectie is bevoegd tot het verrichten van eenmalige betalingen buiten de workflow om. Hierdoor ontstaat het risico dat er onterecht geld uit de gemeente Rozendaal verdwijnt.
28
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2020
Subsidie verstrekking Efficiency in proces (2020)
Alle subsidies worden jaarlijks vastgesteld middels individuele collegevoorstellen. Door een bundeling in tijd en omvang kan efficiency ontstaan.
Wij adviseren u de mogelijkheid te onderzoeken efficiency in het proces aan te brengen door subsidieverstrekkingen met een beperkte omvang te bundelen en periodiek te laten verstrekken en vaststellen.
Nieuwe bevinding
Daarnaast adviseren wij u de mogelijkheid ter onderzoeken naar digitalisering van het proces.
Nieuwe bevinding
Wij adviseren u de tijdigheid van het indienen en het vaststellen van de subsidies te bewaken.
Onderhanden Dit heeft de aandacht
Subsidie Verstrekking Tijdigheid (ML 2018)
Bij onze detailcontrole hebben wij geconstateerd dat het verzoek tot indienen van een subsidie bij 1 van de 4 geselecteerde subsidies te laat was. Hierdoor ontstaat het risico dat niet wordt voldaan aan de formele rechtmatigheid.
29
Aandachtspunten jaarrekening
Jaarrekening
Aandachtspunten opstellen jaarrekening Op basis van de beoordeling van de interne processen en controles stellen wij aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole op. De werkzaamheden wij hiervoor verrichten worden afgestemd met uw organisatie.
In het kader van de jaarrekeningcontrole vragen wij uw specifieke aandacht voor: 1. De op te leveren documenten voor de jaarrekeningcontrole vragen wij op via het SKN-aanleverportaal. Begin januari krijgt u hiervoor toegang; 2. Het uitvoeren van een check op de volledigheid en juistheid van de oplevering; 3. De interne controle op de TOZO-regeling door de gemeente Rheden te laten uitvoeren en de uitgevoerde werkzaamheden met rapportage op te laten leveren; 4. De interne controle op de jeugd en WMO door de gemeente Rozendaal; 5. De tijdigheid en volledigheid van de oplevering van de controle- en productieverklaringen van de zorgaanbieders WMO en jeugd; 6. Juistheid verwerking van SISA in de jaarrekening, inclusief TOZO; 7. De juiste en volledige verwerking in het overzicht WNT van de wisselingen in de functie van de gemeentesecretaris en de voorziening voor de uitbetaling in 2020; 8. De Ensia controle uit te voeren en te rapporteren; 9. De verkoop van de Torckschool juist te verwerken.
Planning De jaarrekeningcontrole is gepland in week 19 en 20.
31
Ontwikkelingen in de wetgeving
Ontwikkelingen
Wijzigingen wet- en regelgeving
Het is, net zoals bij andere vorderingen, van belang dat u het risico inschat dat een debiteur niet volledig aan zijn verplichting voldoet. Als u inschat dat een vordering (deels) dubieus is, dient u hiervoor een voorziening dubieuze debiteuren op te nemen
Uw organisatie heeft continu te maken met veranderende wet- en regelgeving. De komen periode zijn er veel wijzigingen die een groot effect hebben op uw organisatie. Wij brengen de volgende wijzigingen specifiek onder uw aandacht:
Besluit begroting en verantwoording (BBV)
Wij vragen aandacht voor de effecten hiervan op de verwerking in de jaarrekening.
In september heeft de commissie BBV de notitie “Meerjarig Financieel inzicht voor de raad” uitgebracht. Deze notitie is opgesteld om de gebruiker (met name de raadsleden) uitleg te geven hoe de diverse onderdelen uit de begroting en jaarrekening in samenhang gezien kunnen worden om een oordeel te vormen over de financiële positie van de gemeente en/of de gevolgen te overzien van bepaalde beleidskeuzes voor de ontwikkeling van die financiële positie. Er zijn er tot op heden geen wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften bekend.
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen (Bbz 2004) Met ingang van 1 januari 2020 wijzigt het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (Bbz 2004). Deze wijziging heeft alleen betrekking op de nieuwe aanvragen, voor de oudere kredieten blijft het oude regime van kracht. Door deze wijziging loopt uw gemeente een hoger financieel risico. Uw gemeente moet per 1 januari 2020 altijd 75% van het verstrekte krediet aan het Rijk voldoen, ongeacht welk deel van de lening de debiteur terugbetaalt. Het terugbetaalritme is 20%, 20%, 15%, 10%, 10%. Als uw gemeente meer of minder terugkrijgt, is dit een resultaat voor uw gemeente. 33
Afsluiting
Afsluiting
Wij hebben de concept managementletter besproken Afstemming Deze managementletter is tot stand gekomen in overleg met en na afstemming met de betrokken ambtenaren en het college.
Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA
35
Toegevoegde waarde
die bijdraagt aan uw duurzame succes
Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.
Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl