Bestuurlijke reactie Onderzoek De Del.

Memo Aan Van Betreft Datum

Gemeenteraad College van burgemeester en wethouders Bestuurlijke reactie onderzoek De Del 19 januari 2021

Inleiding Wij hebben kennis genomen van het onderzoek naar De Del en herkennen ons in grote lijnen in de bevindingen en belangrijkste conclusies. In deze memo geven wij onze reactie op het rapport en beschrijven wij de maatregelen die wij gaan nemen op basis van de aanbevelingen en de lessen voor de toekomst.

Reactie college In de eerste plaats stellen wij vast dat onze gemeente tevreden kan zijn met het eindresultaat van het project De Del. Niet alleen telt Rozendaal met De Del een waardevolle nieuwe woonwijk, ook is het financiële resultaat van het project positief, te weten van € 4,4 miljoen. Een actuele inschatting van het uiteindelijke financiële saldo wordt bij de grondexploitatie 2021 duidelijk. De verklaring die het rapport geeft voor de meerkosten (aanpassingen in riolering en wegprofiel plus het afvoeren van meer grond dan verwacht) en lagere opbrengsten (herberekeningen van het aantal m2 van de kavels), vinden wij als college inhoudelijk afdoende. In de tweede plaats constateren wij dat op verschillende momenten de raad noch het college in positie is geweest om bij te sturen op veranderingen in het bestek dan wel wijzigingen in de begroting. Afspraken over verantwoordelijkheden en bevoegdheden waren onvoldoende helder en werden niet altijd nagekomen. Besluiten over meerwerk met financiële consequenties werden praktisch afgedaan en bleven zo onder de radar voor het bestuur. De pragmatische aanpak van ogenschijnlijk noodzakelijke maatregelen past bij de slagvaardigheid van een kleine, informele organisatie. Dit koesteren wij ook, maar tegelijkertijd was er meer bestuurlijke sensitiviteit wenselijk geweest bij de (project)organisatie over besluiten met (financiële) impact.

In de derde plaats kunnen de raad en wij als college in de spiegel kijken. Het rapport legt bloot dat de verantwoordingsinformatie afweek van de afspraken. Over de voortgang van De Del werd formeel alleen bij de jaarlijkse vaststelling van de grex gerapporteerd aan college en raad, terwijl de afspraak was om dit per kwartaal te doen. Uit het rapport blijkt nergens dat het college of de raad actief gevraagd hebben naar voortgangsrapportages anders dan de jaarlijkse grex. Wij stellen vast dat het in sommige gevallen niet voldaan is aan de breng- en haalplicht over verantwoordingsinformatie: de brengplicht van de (project)organisatie én de haalplicht van het bestuur.

In de vierde plaats stellen wij vast dat het vanuit de gemeente aan professioneel opdrachtgeverschap ontbroken heeft in het project De Del. Gelet op de complexiteit en het voor Rozendaalse begrippen unieke karakter van een woningbouwproject met een dergelijke omvang is het logisch dat het project grotendeels is uitbesteed. Maar uitbesteding ontslaat de gemeente niet van haar verantwoordelijkheid voor de opdracht en het toezicht daarop (het opdrachtgeverschap). Na lezing van het rapport constateren wij dat onze organisatie (dit geldt voor medewerkers én bestuur) onvoldoende toegerust is geweest om het opdrachtgeverschap professioneel in te vullen, bijvoorbeeld door onderscheid te maken tussen een bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever.

Maatregelen In aansluiting op de conclusies, de aanbevelingen en de toekomstlessen in het rapport De Del nemen wij de volgende maatregelen (die deels al geëffectueerd zijn): 1. Doorontwikkeling organisatie (incl. opdrachtgeverschap) De twee belangrijkste lessen van het onderzoek (professionaliseren van het opdrachtgeverschap en creëren van een aanspreekcultuur) nemen een belangrijke plaats in bij de doorontwikkeling van de Rozendaalse organisatie. Deze organisatieontwikkeling heeft de laatste maanden een impuls gekregen met de komst van de nieuwe gemeentesecretaris en twee andere nieuwe collega’s. In het komende jaar willen wij werken aan een meer eigentijdse, professionele organisatie, waarin medewerkers gericht ondersteuning krijgen voor competenties zoals samenwerken, elkaar aanspreken op resultaten en bestuurlijke sensitiviteit. Specifiek zal aandacht besteed worden aan het opdrachtgeverschap van uitbestede taken. Voor de begeleiding van deze ontwikkeling van mens en organisatie vragen wij de ondersteuning van een bureau. De aanbevelingen bij B op p.5 van de bestuurlijke samenvatting (onderscheid tussen bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever, heldere verantwoordelijkheidsverdeling en een duidelijk projectplan) komen aan de orde bij het professionaliseren van het opdrachtgeverschap.

Concreet leidt dit tot de volgende maatregelen: - Het vormgeven van een professionele, eigentijdse organisatie door voorbeeldgedrag van de leiding en door ondersteuning van een adviesbureau. - Het definiëren van de opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie in dit organisatieontwikkelingstraject en het ondersteunen van medewerkers hierbij. - Het versterken van verschillende competenties, zoals samenwerken, elkaar aanspreken, bestuurlijke sensitiviteit, door medewerkers te trainen en te coachen. 2. Verbeteren planning & control-cyclus In het rapport hebben wij ook gelezen dat de budgetbewaking voor verbetering vatbaar is. Hoewel budgetbewaking onlosmakelijk deel uitmaakt van opdrachtgeverschap bij de doorontwikkeling van de organisatie, verdient budgetbewaking apart aandacht in het verbeteren van de planning & control-cyclus (p&c-cyclus). In deze cyclus moeten de vakinhoudelijke medewerkers meer eigenaarschap ontwikkelen op de verwachte resultaten in de begroting én op de bewaking van de budgetten. Met de komst van de adviseur bedrijfsvoering werken wij aan een betere samenwerking en ondersteuning om vakinhoudelijke medewerkers hun rol te laten pakken. De aanbevelingen onder C en D van de bestuurlijke samenvatting hebben onder meer betrekking op de verbetering van de planning & control-cyclus, zoals het verbeteren van de budgetbewaking en de verantwoordingsinformatie.

Dit leidt voor ons tot de volgende maatregelen: - Een frequenter en meer gestructureerd overleg tussen medewerkers financiën en bedrijfsvoering en de budgethouders. Sinds november is er een beleidsgroep gevormd met de betreffende

-

medewerkers die wekelijks bijeenkomen na de collegevergadering. In deze beleidsgroep vindt ook de samenwerking plaats over onder meer de budgetbewaking. In de p&c-cyclus (kadernota, begroting, tussenrapportage, jaarrekening) meer aandacht besteden aan de relatie tussen resultaten en middelen.

3. Risicomanagement Met de beperkte capaciteit in onze organisatie kunnen we niet op elk taakonderdeel een tien met een griffel halen. En dat moeten we ook niet willen. Dit gegeven vraagt wel om een inschatting van risico’s en kansen voor bepaalde opgaven en projecten. In onze organisatie is meer bewustzijn nodig op risicomanagement. Dit betekent dat we een inschatting van risico’s (politiek, financieel, communicatief, (informatie)veiligheid, privacy) maken, waarna we bewust kiezen voor meer of minder vergaande maatregelen. Het introduceren van een vorm van risicomanagement zal een investering vragen in de organisatie. Wij kijken naar een vorm die passend is bij onze organisatie, maar onze ambitie is dat wij op zijn minst het bewustzijn en de sensitiviteit op risico’s versterken. Wij willen daarvoor de volgende maatregelen nemen: - Meer aandacht besteden aan risicomanagement in de organisatie door medewerkers hierin te trainen. - Wij zullen in de beleidsvoorbereiding bij medewerkers nadrukkelijker vragen naar de risico’s. Dit zal expliciet zichtbaar zijn in college- en raadsvoorstellen onder het kopje ‘kanttekeningen’.