Antwoorden vragen raadsvergadering 210921.docx

MEMO

Onderwerp Beantwoording schriftelijke vragen raadsvergadering d.d. 21 september 2021

1. Uitvoeringsagenda energietransitie (BGR) In de notitie Uitvoeringsagenda energietransitie wordt aangegeven dat B&W/de adviseur voorstelt de inzet van die adviseur gedurende 2022 te continueren. Bij inhuur is het gebruikelijk meerdere offertes op te vragen. Is dat nu ook gedaan? Door uw formulering ‘B&W/de adviseur’ lijkt het erop alsof de adviseur verantwoordelijk is voor het voorstel. Zoals u weet kan alleen het college van B&W uw raad voorstellen doen. In opdracht én onder verantwoordelijkheid van het college is het raadsvoorstel opgesteld. De opdracht voor betreffende partij is nog niet verstrekt. Bij de nog te verstrekken opdracht is het college wel voornemens om af te wijken van de interne beleidslijn om bij bedragen boven € 15.000 meervoudig uit te vragen. Het college is bevoegd om met een degelijke onderbouwing dergelijke afwijkingsbesluiten te nemen. De onderbouwing betreft in dit geval de expertise van adviseur en de tevredenheid met het werk tot nu toe, de wens voor continuïteit, de duur van de opdracht voor eenmalig één jaar en het feit dat de markt voor adviseurs op dit specifieke kennisgebied oververhit is. Een meervoudige uitvraag wordt dan ook niet doelmatig geacht.

De vraag of het college voldoet aan de regels voor aanbesteding is een regulier onderdeel van controle door de accountant en juist vanwege advisering van de accountant onderwerp van nadere aanscherping binnen de organisatie. Hierop en breder op de rechtmatigheid van de bestedingen vindt in opdracht van de raad de interimcontrole en de controle op de jaarrekening plaats door de accountant.

2. Invoering DMS (R’74) a. Waarom kopen we software terwijl het tegenwoordig gebruikelijk is dit via een abonnement (in de cloud) te contracteren? b. Zijn de benoemde (externe) implementatiekosten ook de ‘Rozendaalse’ maat? Oftewel kan er geen lering worden getrokken bij buurgemeentes om deze kosten te beperken? c. Gaan er in de toekomst van deze omvang nog meer (digitaliserings) aanvragen komen? a. De precieze contactvorm en -voorwaarden zijn afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding, die we, indien de raad instemt met het voorstel, gaan starten. Nadrukkelijk maakt ook een opensource toepassing met bewezen ervaring deel uit van de aanbesteding. Tegenwoordig is het inderdaad bijna standaard dat dergelijke applicaties via het web draaien en geen beslag leggen op lokale servers. b. Wij hebben een marktconsultatie uitgevoerd bij drie partijen die een pakket leveren voor een kleine organisatie en waarvan de applicatie voldoet aan de wettelijke richtlijnen. In deze selectie voor de ‘Rozendaalse maat’ zijn al diverse andere leveranciers afgevallen. Ook bijvoorbeeld De Connectie is afgevallen omdat het DMS/zaaksysteem van deze organisatie binnenkort vervangen gaat worden. Daarop wachten zou een forse vertraging betekenen voor de stappen die we in Pagina 1 van 2

MEMO

Rozendaal willen zetten en lopen we risico’s voor de invoering van de Wet open overheid (Woo). Bovendien kunnen we als ‘klant’ (niet mede-eigenaar) van De Connectie slechts beperkt onze stem laten gelden in het programma van eisen voor de aanbesteding die daar gaat lopen. De redenen voor de omvang van de implementatiekosten van een DMS in Rozendaal zijn: - Relatief hoge vaste kosten van eenmalige uitvoering; - Inrichting en afstemming op Rozendaalse werkprocessen en medewerkers is maatwerk; - Geen capaciteit in de eigen organisatie om hierbij te ondersteunen (in grotere organisaties is dat wel het geval). c. In de toekomst komen er nog meer kosten die samenhangen met de digitalisering op ons af. Hierover willen wij met u in gesprek gaan in een raadsbijeenkomst in oktober. De invoering van een DMS kan daarop niet wachten om redenen vermeld in het raadsvoorstel.

Pagina 2 van 2