Agendabundel

Bundel - 1.3 Commissievergadering van 6 februari 2024 Agenda bijlagen 2024-02-06_1.3 Commissievergadering_Besluitenlijst 1 Opening BLOK ALGEMENE ZAKEN EN FINANCIEN en Spreekrecht Het betreft een openbare vergadering in de raadszaal van het gemeentehuis. De vergadering is live te volgen (en terug te zien) via de website van de gemeente: www.rozendaal.nl De eindtijd is een geschatte tijd. De raadsvergadering begint direct na afloop van de commissievergadering. Insprekers kunnen zich tot 24 uur vóór de vergadering melden bij de griffie: griffie@rozendaal.nl of via 026-3843666. Insprekersbijdragen zijn daarmee eveneens openbaar en terug te zien via de website van de gemeente. 2 Mededelingen 3 Bespreking agendapunten raadsvergadering 6 februari 2024: · Agendapunt 6: Overzicht van ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven (zie ook het overzicht op de website: www.rozendaal.nl); · Agendapunt 7: Overzicht van openstaande moties en openstaande toezeggingen (zie de overzichten op de website: www.rozendaal.nl); · Agendapunt 8: Normenkader 2023 en normenkader 2024; · Agendapunt 9: Uitvoering motie Begrotingsraad; 6. Overzicht Raadsinformatiebrieven raad 2024-02-06 6a1. Bijlage bij RIB Frauderiscoanalyse 2023 6a. Raadsinformatiebrief frauderisicoanalyse 2023 6b. Raadsinformatiebrief Kaderbrief en Informatiebrief VGGM 6b1.

Bijlage bij RIB Kaderbrief en Informatiebrief VGGN: Concept-brief aan VGGM 6b2 Bijlage bij RIB Kaderbrief VGGM: Aanbiedingsbrief Kaderbrief 2025 en informatiebrief bedrijfsvoeren 2024 (Raadsinformatiebrief zelf volgt op 6-2-24) 6b3 Bijlage bij Kaderbrief VGGM: Kaderbrief 2025 eindversie 24 januari 2024 (Raadsinformatiebrief zelf volgt op 6-2-24) 6b4 Bijlage bij RIB VGGM: Informatiebrief bestedingen SBB 2024 versie 24 januari 2024 (Raadsinformatiebrief zelf volgt op 6-2-24) 6c Raadsinformatiebrief: managementbrief 2023 6c1 Bijlage Bij RIB Managementbrief 2023 8. Raadsvoorstel Normenkader 2023_2024 8a. Concept-raadsbesluit Normenkader 2023-2024 8b Bijlage 1 Definitief normenkader 2023 8c Bijlage 2 Concept normenkader 2024 9. Raadsvoorstel afdoening Motie/Toezegging 'creëren extra begrotingsruimte' 9a. Concept Raadsbesluit 9b. Bijlage 1. Definitieve in stemming gebrachte motie 9c. Bijlage 2a. Memo betreffende motie en toezegging 50.000 bij begrotingsbehandeling 9d. Bijlage 2b.

Bijlage bij Memo motie en toezegging 50K 4 Rondvraag 5 Schorsing 6 Heropening BLOK SOCIAAL DOMEIN 7 Mededelingen 8 Bespreking agendapunten raadsvergadering 6 februari 2024: · Agendapunt 6: Overzicht van ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven (zie ook het overzicht op de website: www.rozendaal.nl); · Agendapunt 7: Overzicht van openstaande moties en openstaande toezeggingen (zie de overzichten op de website: www.rozendaal.nl); 6. Overzicht Raadsinformatiebrieven raad 2024-02-06 6a. Raadsinformatiebrief Toekomst Sociaal ontwikkelbedrijf 6b. Raadsinformatiebrief Eenmalige Specifieke uitkering (SPUK) Toekomstgerichte bibliotheken Rozendaal-Rheden 2023-2024 6c. Raadsinformatiebrief Tariefstijgingen en proces tarievenonderzoek jeugdhulp en Wmo 9 Rondvraag 10 Schorsing 11 Heropening BLOK RUIMTELIJK DOMEIN

12 13

14 15

Mededelingen Bespreking agendapunten raadsvergadering 6 februari 2024: · Agendapunt 6: Overzicht van ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven (zie ook het overzicht op de website: www.rozendaal.nl); · Agendapunt 7: Overzicht van openstaande moties en openstaande toezeggingen (zie de overzichten op de website: www.rozendaal.nl); . Agendapunt 10: Benoeming leden gemeentelijke adviescommissie. 6. Overzicht Raadsinformatiebrieven raad 2024-02-06 6a. Raadsinformatiebrief Masterplan Veluwezoom 6b. Raadsinformatiebrief Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht (LHSO) en Nota “Grenzen aan gedogen”. 10. Raadsvoorstel Benoeming leden van de Gemeentelijke adviescommissie Rozendaal 10a. Concept-raadsbesluit Benoeming leden van de Gemeentelijke adviescommissie Rozendaal 10b. Concept voordracht Cie. Omgevingskwaliteit Rozendaal Rondvraag Sluiting

Besluitenlijst 1.3 Commissievergadering Datum

06-02-2024

Tijd

19:00 - 20:00

Locatie

Raadszaal

Voorzitter

G.H.W. Diepenbroek (BGR), commissievoorzitter

Toelichting

Het betreft een openbare vergadering in de raadszaal van het gemeentehuis. De vergadering is live te volgen (en terug te zien) via de website van de gemeente: www.rozendaal.nl De eindtijd is een geschatte tijd. De raadsvergadering begint direct na afloop van de commissievergadering. Insprekers kunnen zich tot 24 uur vóór de vergadering melden bij de griffie: griffie@rozendaal.nl of via 026-3843666. Insprekersbijdragen zijn daarmee eveneens openbaar en terug te zien via de website van de gemeente.

1

Opening BLOK ALGEMENE ZAKEN EN FINANCIEN en Spreekrecht Het betreft een openbare vergadering in de raadszaal van het gemeentehuis. De vergadering is live te volgen (en terug te zien) via de website van de gemeente: www.rozendaal.nl De eindtijd is een geschatte tijd. De raadsvergadering begint direct na afloop van de commissievergadering. Insprekers kunnen zich tot 24 uur vóór de vergadering melden bij de griffie: griffie@rozendaal.nl of via 026-3843666. Insprekersbijdragen zijn daarmee eveneens openbaar en terug te zien via de website van de gemeente. Besluit:

Aanwezig: De heer Diepenbroek (voorzitter), Mevrouw Jansen en De heren De Jonge en Van Gorkum (R'74), de heren Jansen, Van den Akker en Breeuwsma (PAK), Mevrouw Hupkes en de heer Ruseler (BGR), mevrouw Weststeijn (burgemeester), mevrouw Van der Pas (wethouder) en de heer Schaap (griffier). De voorzitter opent de vergadering en verwelkomt de aanwezigen 2

Mededelingen Besluit:

Er zijn geen mededelingen. 3

Bespreking agendapunten raadsvergadering 6 februari 2024:

· Agendapunt 6: Overzicht van ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven (zie ook het overzicht op de website: www.rozendaal.nl); · Agendapunt 7: Overzicht van openstaande moties en openstaande toezeggingen (zie de overzichten op de website: www.rozendaal.nl); · Agendapunt 8: Normenkader 2023 en normenkader 2024; · Agendapunt 9: Uitvoering motie Begrotingsraad; Besluit:

Agendapunt 6: overzicht van ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven:

•

De heer De Jonge over De raadsinformatiebrief over de managementbrief.

•

De heer Van Gorkum, mevrouw Hupkes, de heer Van den Akker en de heer Jansen over de Raadsinformatiebrief over de kaderbrief van VGGM. Op een vraag van de heer Van Gorkum over de berekening van de verhouding tussen de benodigde personele uitbreiding in relatie tot de huidige formatie voor bedrijfsvoering, de zegt de Burgemeester toe nog eens goed te kijken naar de betreffende passage in de raadsinformatiebrief. Besproken is dat de pauze tussen de raad en het college zal worden gebruikt voor overleg over de vraag of kan worden ingestemd met de concept-brief van het college dan wel of er een extra raadsvergadering wordt uitgeschreven voor besluitvorming ten aanzien van het indienen van een brief aan VGGM met wensen en bedenkingen ten aanzien van de Kaderbrief.

•

Agendapunt 7: Openstaande moties en toezeggingen: Er zijn geen opmerkingen over de overzichten van openstaande moties en toezeggingen.

Agendapunt 8: Normenkader 2023 en voorlopig normenkader 2024: Er zijn geen opmerkingen over het Normenkader 2023 en het voorlopig Normenkader 2024. Agendapunt 9: Uitvoering motie/toezegging Begrotingsraad : Het voorstel is ter vergadering besproken. 4

Rondvraag Besluit:

•

De heer De Jonge over de brandtoren op het Rozendaalse veld.

Pagina 2

5

Schorsing Besluit:

De voorzitter sluit het blok algemene zaken en financien en schorst daarvoor kort de vergadering. 6

Heropening BLOK SOCIAAL DOMEIN Besluit:

Aanwezig: De heer Diepenbroek (voorzitter), Mevrouw Jansen en De heren De Jonge en Van Gorkum (R'74), de heer Jansen en mevrouw Jordans (PAK), Mevrouw Hupkes en de heer Ruseler (BGR), mevrouw Weststeijn (burgemeester), mevrouw Van der Pas (wethouder) en de heer Schaap (griffier). De voorzitter heropent de vergadering, met het Blok Sociaal Domein. 7

Mededelingen Besluit:

•

Wethouder Van der Pas over de samenwerking met de gemeente Rheden

•

Wethouder Van der Pas over Sportpark De Pinkenberg. Op vragen van de heren Jansen en De Jonge over het gebruik van milieuvervuilende korrels op het kunstgrasveld, geeft wethouder Van der Pas aan dat wethouder Warmerdam hierover met de gemeente Rheden in overleg is en dat de raad/de commissie daar in een volgende vergadering over wordt geïnformeerd dan wel dat daar een schriftelijke beantwoording over volgt.

•

8

Wethouder Van der Pas over het NK Wielrennen

Bespreking agendapunten raadsvergadering 6 februari 2024: · Agendapunt 6: Overzicht van ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven (zie ook het overzicht op de website: www.rozendaal.nl); · Agendapunt 7: Overzicht van openstaande moties en openstaande toezeggingen (zie de overzichten op de website: www.rozendaal.nl); Besluit:

Agendapunt 6: Overzicht van ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven

Pagina 3

•

De heer Jansen over de Raadsinformatiebrief over de SPUK-uitkeringen.

•

Mevrouw Hupkes over het tarievenonderzoek als bedoeld in de Raadsinformatiebrief over de Inkoop jeugd. Wethouder Van der Pas geeft aan dat de uitkomst van het onderzoek op 8 maart in het wethoudersoverleg zal worden besproken en dat de raad daarover zal worden geïnformeerd.

Agendapunt 7: Openstaande moties en toezeggingen Er zijn geen opmerkingen over de overzichten van openstaande moties en toezeggingen. 9

Rondvraag Besluit:

10

•

Mevrouw Jansen over Hospice Rozenheuvel.

•

De heer Ruseler over de wachtlijsten in de jeugdzorg

Schorsing Besluit:

De voorzitter sluit het Blok Sociaal Domein en schorst de commissievergadering. 11

Heropening BLOK RUIMTELIJK DOMEIN Besluit:

Aanwezig: De heer Diepenbroek (voorzitter), De heren De Jonge, Beije en Van Gorkum (R'74), de heren Jansen en Van Ooik (PAK), Mevrouw Hupkes en de heer Ruseler (BGR), mevrouw Weststeijn (burgemeester), mevrouw Van der Pas (wethouder) en de heer Schaap (griffier). De voorzitter heropent de vergadering met het Blok Ruimtelijk Domein. 12

Mededelingen Besluit:

•

De heer Beije over de verkeerssituatie aan de Kerklaan/Beekhuizenseweg;

•

De heer Beije over de respons van meldingen in Fixie.

Pagina 4

Ten aanzien van de vraag van de heer Beije over het naar voren halen van de evaluatie van de verkeersmaatregelen op de Kerklaan en zijn vraag over de gebrekkige respons op de meldingen in Fixie, zegt de burgemeester, bij afwezigheid van wethouder Warmerdam, toe dat het college hier zo spoedig mogelijk op terug komt. 13

Bespreking agendapunten raadsvergadering 6 februari 2024: · Agendapunt 6: Overzicht van ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven (zie ook het overzicht op de website: www.rozendaal.nl); · Agendapunt 7: Overzicht van openstaande moties en openstaande toezeggingen (zie de overzichten op de website: www.rozendaal.nl); . Agendapunt 10: Benoeming leden gemeentelijke adviescommissie. Besluit:

Agendapunt 6: ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven:

•

Raadsinformatiebrief Masterplan Veluwezoom: Op vragen de heer Ruseler over de vorm van de afsluiting van de Beekhuizenseweg, de heer Jansen over de planning van de afsluiting en de heer Van Ooik over de inzet van de extra middelen voor de reconstructie van de parkeerplaatsen aan de Beekhuizenseweg, zegt de burgemeester, bij afwezigheid van wethouder Warmerdam, toe dat het college hier zo spoedig mogelijk op terug zal komen.

Agendapunt 7: Openstaande moties en toezeggingen: Er zijn geen opmerkingen over de overzichten van openstaande moties en toezeggingen. Agendapunt 10: Benoemen leden gemeentelijke adviescommissie: Besluit:

Agendapunt 6: Ingekomen stukken en Raadsinformatiebrieven;

•

De heren Ruseler, Jansen en Van Ooik over de Raadsinformatiebrief Masterplan Veluwezoom

Agendapunt 7: Openstaande moties en openstaande toezeggingen; Er zijn geen opmerkingen over het overzicht van openstaande moties en het overzicht van openstaande toezeggingen. Pagina 5

Agendapunt 10: Benoeming leden gemeentelijke adviescommissie. Op vragen van mevrouw Hupkes welke mandaten van de raad aan het college er nog meer zijn en of de benoeming van de leden van deze adviescommissie eenzelfde construct is, als die voor Rheden, zegt de burgemeester, bij afwezigheid van wethouder Warmerdam toe dat het college hier op terug komt. 14

Rondvraag Besluit:

•

De heren Jansen en Ruseler over het ontwerp-bestemmingsplan Beekhuizenseweg 1a. Op vragen van de heer Ruseler over de gemeentelijke handhaving van de Erfgoedwet en de Wet natuurbescherming alsmede zijn vraag over contraexpertises van de bij het plan behorende externe rapporten, zegt de Burgemeester voor om deze vragen te beantwoorden conform de schriftelijke vragen van het PAK over hetzelfde onderwerp.

•

15

De heer van Gorkum en de heer Jansen over Het Rond.

Sluiting Besluit:

De voorzitter sluit de vergadering

Pagina 6

Overzicht Raadsinformatiebrieven ten behoeve van de Raadsvergadering van 6 februari 2024 Raadsinformatiebrief Masterplan Veluwezoom Toekomst Sociaal Ontwikkelbedrijf Frauderisicoanalyse Handhavingsstrategie Omgevingsrecht LHSO Specifieke uitkering (SPUK) Inkoop jeugd Kaderbrief en Informatiebrief VGGM (RIB VOLGT) Managementbrief 2023

B&W stellen voor Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen Voor kennisgeving aannemen

Frauderisicoanalyse 2023

Inleiding De gemeente Rozendaal hanteert sinds 2014 een frauderisicoanalyse. Vorig jaar is voor het eerst een nieuwe opzet gehanteerd. Dit is de eerste actualisatie van de frauderisicoanalyse in deze opzet. Deze frauderisicoanalyse kan worden gezien als onderdeel van het gemeentelijk M&O beleid (misbruik en oneigenlijk gebruik). Doel Het doel van deze analyse is het in beeld brengen van de risico’s die de gemeente Rozendaal loopt. Daarnaast wordt inzichtelijk gemaakt welke maatregelen genomen zijn om deze risico’s te beheersen en welke restrisico’s (netto-risico’s) er nog over zijn en welke maatregelen nog genomen kunnen worden om het risico nog verder in te perken. Hierbij moet de afweging worden gemaakt of dat maatregel in verhouding staat tot het risico dat wordt gelopen. Met deze analyse wordt een totaalbeeld van het frauderisico gegeven. Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het verslagjaar 2023 dient het college zelf de rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Voorheen deed de accountant dit. Het college verklaart hiermee dat zij wel of niet rechtmatig heeft gehandeld op alle onderdelen zoals benoemd in het normenkader. De accountant controleert of de conclusie die het college trekt juist is. Accountants zijn verplicht vanaf 2022 in hun controleverklaring te rapporteren over fraude.

Hierin moet aandacht worden besteed aan de risico’s en de werkzaamheden die zij hiervoor heeft verricht. De frauderisicoanalyse is hierin een belangrijk document voor de accountant. Geëvalueerd zal worden wat de meest belangrijke frauderisico’s zijn en of er fraude-incidenten zijn geweest en de eventuele opvolging daarvan. Bruto risico De bruto-risico’s betreffen die risico’s die de gemeente Rozendaal loopt alsof er geen maatregelen zijn getroffen. In onderstaand overzicht zijn de geïnventariseerde risico’s ingedeeld naar impact en waarschijnlijkheid (kans). De omvang van het risico wordt in beeld gebracht door de variatie in grootte en plaats van de ballonnen.

Getroffen maatregelen Om deze bruto-risico’s in te perken zijn er maatregelen genomen. Hieronder zijn per proces de genomen maatregelen uitgewerkt. Proces Afvalstoffenheffing

OZB

Beheersmaatregel De uitvoering van de afvalstoffenheffing is bij De Connectie belegd. De Connectie hanteert strikte functiescheiding bij de verwerking van gegevens, opleggen aanslag en inning. Zij zijn bezig de ISAE type 2 verklaring te verkrijgen. Interne controles blijven noodzakelijk, totdat de ISAE verklaring kan worden overlegd. De uitvoering van de OZB is bij De Connectie belegd. De Connectie hanteert strikte functiescheiding bij de waardering, verwerking van gegevens, opleggen aanslag en inning. Zij zijn bezig de ISAE type 2 verklaring te verkrijgen. Controle op hun werkwijze geschiedt ook door de Waarderingskamer waarbij ze de hoogste

Risico H/G/L Laag, door strakke processen bij de uitvoering in voorbereiding op de ISAE verklaring. Laag, door strakke processen bij uitvoering in voorbereiding op de ISAE verklaring

Rioolheffing

Vergunningsverlening

Leges burgerzaken

Waardedocumenten

Grafrechten en -verkopen

Huuropbrengsten

Salarissen

score krijgen die mogelijk is. Interne controles blijven noodzakelijk tot de ISAE verklaring kan worden overlegd. De uitvoering van de rioolheffing is bij De Connectie belegd. De Connectie hanteert strikte functiescheiding bij de verwerking van gegevens, opleggen aanslag en inning. Zij zijn bezig de ISAE type 2 verklaring te verkrijgen. Interne controles blijven noodzakelijk, totdat de ISAE verklaring kan worden overlegd De aanvraag komt binnen bij de adviseur juridische zaken en integrale veiligheid of bij de adviseur ruimtelijk domein. De adviseur neemt de aanvraag in behandeling en stuurt een advies hierop ter verlening van een vergunning aan B&W (omgevingsvergunningen) of neemt hier in mandaat een besluit over (vergunningen openbare ruimte). Op omgevingsvergunningen vindt een interne controle plaats op tarieven, juistheid berekening en volledigheid. Veel vergunningen openbare ruimte zijn legesvrij. Burgerzaken wordt bemenst door 2 part-time medewerksters. Hierdoor is volledige functiescheiding niet mogelijk. Interne controle vindt plaats over reisdocumenten en rijbewijzen aan de hand van gegevens van RDW en Biza. Op huwelijksleges betreft vindt een 100% controle plaats. Maandelijks wordt verantwoord door de kassier aan controller. Steekproefcontrole vindt plaats. De aanvraag wordt beoordeeld door begraafplaatsbeheerder, deze zorgt voor facturatie, inning door De Connectie.

Interne controle vindt plaats door fysieke steekproefcontrole (volledigheid) op de begraafplaats en via interne controle op de opbrengsten via het grootboek (juistheid) De nieuwe ibegraafplaats software zal de controle gaan vereenvoudigen. Er is sprake van functiescheiding tussen de opsteller van een contract en de opsteller van de rekeningen. Jaarlijks vindt interne controle plaats op volledigheid en juistheid van de opbrengsten. Verhuurregister aanwezig. Door de ingebruikname van een E-HRM systeem worden indiensttredingen/uitdiensttredingen geautomatiseerd verwerkt op aangeven van de gemeentesecretaris. De verwerking van gegevens buiten deze workflow geschiedt door

Laag, door strakke processen bij uitvoering in voorbereiding op de ISAE verklaring Laag, door functiescheiding en interne controle

Gemiddeld, door onmogelijkheid volledige functiescheiding, deels opgevangen door interne controles Gemiddeld, volledige functiescheiding op burgerzaken is niet mogelijk. Gemiddeld, als iburgerzaken volledig in gebruik is, is controle beter mogelijk. Functiescheiding is hier niet volledig ingeregeld. Laag, strikte functiescheiding wordt toegepast. Gemiddeld, door invoering nieuwe EHRM systeem komen aanloopfouten naar boven. Als E-HRM

Subsidies

Declaraties

Bezittingen

Inkoop/aanbesteding

Nevenwerkzaamheden Grondverkopen

De Connectie op aangeven van de adviseur bedrijfsvoering. De daadwerkelijke run wordt door Visma Raet uitgevoerd. Controle op grotere mutaties wordt door adviseur bedrijfsvoering uitgevoerd. De betaling geschiedt door aparte functionarissen bij De Connectie. De ondertekening van de salarisbetaling wordt door gemeentesecretaris en twee medewerkers bij De Connectie gedaan. Aangifte van premies en loonheffing geschiedt automatisch via de gebruikte software. De beleidsmedewerkster sociaal domein beoordeeld de aanvraag. Deze stelt een advies op voor B&W. B&W besluit over toekenning. Betaling loopt via het inkoopproces met 4-ogen principe. Jaarlijkse interne controle op het proces en de juistheid. Nagenoeg alle declaraties worden geautomatiseerd verwerkt binnen het nieuwe EHRM systeem. Accordering declaraties geschiedt digitaal door de gemeentesecretaris. Verwerking conform salarissen. Er is geen voorraadadministratie aanwezig. Goederen worden deels achter slot opgeborgen. Het gaat hier bijvoorbeeld om kantoorartikelen en apparatuur Hiervoor wordt het landelijk inkoopbeleid gevolgd. Apart aandacht voor in B&W voorstellen. Toetsing hierop door interne controle via o.a. Spendanalyse. Publicatie van nevenwerkzaamheden van bestuurders geschiedt via de website. Grondverkopen betreffen enkel kleine stukken restgroen. Er loopt momenteel geen GREX. Verkopen lopen via een notaris.

Kas

Achter dubbel slot opgeborgen. Toegankelijk voor enkele medewerkers, regelmatige afsluiting kas. Niet materieel. Afnemende kasstroom door pinnen en op rekening inkopen.

Betalingsverkeer

Dit is belegd bij De Connectie. Registratie van facturen wordt door De Connectie gedaan. De codering door adviseur bedrijfsvoering. Aan de hand van de budgethoudersregeling gaat een factuur geautomatiseerd door naar budgetbeheerder en/of budgethouder. Na accordering van de factuur wordt deze betaalbaar gesteld via het proces bij De

volledig juist werkt wordt het risico verlaagd.

Laag, aanvraag, toekenning en betaling is strikt gescheiden. Laag, dit proces loopt goed binnen EHRM. Door digitale functiescheiding laag risico. Hoog, geen registratie, beveiliging beperkt, financiële impact is klein maar sociale aspect bij diefstal is groot Gemiddeld, financiële impact kan groot zijn, geen centrale inkoopfunctie. Gemiddeld Laag, volume van verkopen is vrijwel nihil na afsluiting laatste GREX. Gemiddeld, de financiële omvang is beperkt, de sociale impact bij diefstal is echter groot. Laag, door ISAE verklaring.

Beheer crediteuren

Beheer netwerk/ict

Uitkeringen/voorzieningen SD

Rentebaten

Memoriaalboekingen

Beheer gebouwen Archivering

Regelgeving

Connectie waarvoor een ISAE type 2 verklaring is afgegeven. Wijzigingen in stamgegevens crediteuren worden geverifieerd bij de crediteur. Functiescheiding wordt toegepast conform de processen bij De Connectie. Hiervoor is een ISAE type 2 verklaring afgegeven. Beheer van kantoorautomatisering ligt bij Xantion. Verder wordt gebruik gemaakt van diverse cloudoplossingen. Wijzigingen worden doorgevoerd na overleg met adviseur informatieveiligheid. Er zijn veiligheidsmaatregelen genomen (firewall, virusscanner, fysiek beveiliging, bewustwordingssessies). Deze taken zijn belegd bij de gemeente Rheden. Zij hanteren functiescheiding. Jaarlijks vindt controle plaats op basis van betaalregels. Interne controlerapporten worden aan Rozendaal overlegd. Bij de actualisatie van de afspraken worden hier aandacht aan gegeven. Jaarlijks wordt een interne controle op de rentebaten gedaan. Uitzettingen worden altijd door 2 functionarissen goedgekeurd. Het treasurystatuut wordt gehanteerd. Alle memoboekingen worden opgesteld door de adviseur bedrijfsvoering. Verwerking door De Connectie. Grootboek en tussenrekeningen worden nagelopen door beide partijen. Budgethouders hebben 24/7 inzicht in hun budgetten en de boekingen daarop. Het gemeentehuis is beveiligd met een inbraakalarm. Daarnaast is er op bepaalde afdelingen extra beveiliging aangebracht.

Eind 2022 is het DMS (document management system) ingevoerd waarbij ook alle processen goed in beeld zijn gebracht en waardoor ook automatisch gearchiveerd wordt. Daarbij zijn afspraken gemaakt over de archivering. Door de metadata zijn stukken eenvoudiger en sneller terug te vinden. Via de VNG en andere instanties worden wij op de hoogte gehouden van aanpassingen in regelgeving. Dit is een continue punt van aandacht bij overleggen.

Laag, door ISAE verklaring

Hoog, dreigingen van hacks e.d. worden steeds frequenter en intenser, mede door de (nieuwe) conflicten in de wereld. Gemiddeld, door complexiteit en diversiteit aan regelingen. Laag, strikte functiescheiding. Laag, strikte functiescheiding.

Gemiddeld, inbraak blijft altijd mogelijk. Gemiddeld, controle wordt uitgevoerd door de adviseur informatiebeheer

Gemiddeld, door veelheid en complexiteit van nieuwe regelgeving.

Druk / Rationalisatie (soft-controls) Naast de ‘harde’ maatregel zoals procedures en fysieke maatregelen zijn er ook de zogenaamde softcontrols. Deze hebben ook invloed op de fraudebeperking. Cultuur * De Gemeente Rozendaal zit midden in een ontwikkeltraject waarbij ook veel aandacht is voor de cultuur. Mensen spraken elkaar vaak niet aan om de verhoudingen niet te verstoren. Door de kleine omvang kun je elkaar niet ontlopen. Samen moeten we het doen, anders heeft het mogelijk consequenties. Zeer loyaal.

Beheersmaatregel ** Sociale controle (14 personen) Leiding zichtbaar Voorbeeldgedrag Open cultuur Aanspreekbaarheid

Netto risico De netto risico’s betreffen die risico’s die de gemeente Rozendaal loopt nadat alle hiervoor beschreven maatregelen zijn getroffen (staande praktijk). In onderstaand overzicht zijn de risico’s ingedeeld naar impact en kans. De grootte van de ballonnen geeft een indicatie van de omvang van het risico weer. Ondanks dat een netto-risico als laag wordt ingeschat kan de kleur toch oranje zijn doordat de omvang van het risico in euro’s groot is.

Aanbevelingen restrisico’s Na het nemen van maatregelen om de risico’s in te perken blijven er nog restrisico’s over. Deze benoemen wij hier (bedragen o.b.v. jaarrekening 2022):

Inkoop/ aanbesteding

Aanvullende maatregelen: Bij grote werken wordt dit als punt meegenomen in het projectplan. Bij diensten wordt tevoren gekeken of de opdracht hiermee binnen de toegestane grenzen valt. Eigen inkoopbeleid moet nog worden opgesteld (planning Q4 van 2023) Geen wijzigingen tov voorgaande analyse. Omvang: € 4.173.000 Aanvullende maatregelen:

Grondverkopen

Betreft incidenteel werk voor Rozendaal. Expertise ontbreekt daardoor. Externe deskundigheid inschakelen. Verlaagd risico door afsluiting GREX. Omvang: sterk wisselend, neemt af naar zeer bescheiden niveau na afronding De Del.

OZB

Aanvullende maatregelen: Het risico op fraude is door de procesbeschrijvingen verminderd. De uitvoering door De Connectie wordt op termijn onderbouwd met een ISAE type 2 verklaring. Daarmee wordt de opzet, werking en het bestaan van de processen en gegevens geborgd. Geen wijzigingen tov voorgaande analyse. Omvang: € 452.000

Subsidies

Aanvullende maatregelen: Jaarlijkse interne controle verminderd het frauderisico. Belangenverstrengeling wordt beperkt door openbaarmaking van nevenfuncties. DMS helpt bij het bewaken van termijnen. Hierdoor is de waarschijnlijkheid iets verlaagd. Omvang: € 61.000

Afvalstoffenheffing/riool

Aanvullende maatregelen: Het risico op fraude is door de procesbeschrijvingen verminderd. De uitvoering door De Connectie wordt op termijn onderbouwd met een ISAE type 2 verklaring. Daarmee wordt de opzet, werking en het bestaan van de processen en gegevens geborgd. Geen wijzigingen tov voorgaande analyse. Omvang: € 182.000 ……

Vergunningsverlening

Aanvullende maatregelen: Er is geen register aanwezig van aangevraagde vergunningen. Volledigheid van de vergunningen kan via een steekproef worden getoetst. Geen wijzigingen tov voorgaande analyse. Omvang: € 49.000

Waardedocumenten

Aanvullende maatregelen: Maandelijks wordt verantwoord en gespecificeerd vastgelegd welke waardedocumenten aanwezig zijn. Geen wijzigingen tov voorgaande analyse. Omvang: € 20.000

Uitkeringen/vz Sociaal domein

Aanvullende maatregelen: Bij de nieuwe afspraken met de gemeente Rheden wordt gestuurd op betere en actuelere informatie om bijzonderheden eerder op te merken. De ballon groter gemaakt doordat er meer geld in omgaat. Omvang: € 838.000

Nevenwerkzaam -heden

Aanvullende maatregelen: Er valt niet uit te sluiten dat iemand een functie verzwijgt. In Rozendaal is die kans relatief gering door de sociale controle. Nevenfuncties van ambtenaren moeten nog worden gepubliceerd. Geen wijzigingen tov voorgaande analyse. Omvang: € n.v.t.

Regelgeving

Aanvullende maatregelen: Van vele kanten worden wij geïnformeerd over nieuwe regelgeving. Het valt niet uit te sluiten dat er nooit iets gemist wordt. Waarschijnlijkheid iets verhoogd. Regelgeving verandert steeds sneller en wordt steeds complexer. Omvang: € n.v.t. Aanvullende maatregelen: Intern controle op de baten. Door de stijgende rente is de impact van dit risico vergroot

Rentebaten

Omvang: € 77.000

Beheer netwerk/ICT

Aanvullende maatregelen: Op basis van ons informatieveiligheidsbeleid werken we aan de beveiliging van onze systemen en gegevens. Naast softwarematige en fysieke maatregelen worden er ook bewustwordingssessies gehouden onder het personeel. Daarbij worden wij ondersteund door gekwalificeerde partijen en de IBD (informatie beveiligingsdienst). Daarnaast heeft de digitale agenda en aanstelling van de Ciso gezorgd voor meer grip op beveiligingsrisico’s. Het valt niet uit te sluiten dat er ooit wat gebeurt. De impact en waarschijnlijkheid is verhoogd. Door de conflicten in de wereld wordt de dreiging van hacks en aanvallen steeds groter. Omvang: € p.m.

Borging Deze risico analyse wordt jaarlijks geactualiseerd. De medewerkers in de organisatie worden betrokken bij de inventarisatie van de risico’s die wij lopen.

Besluitvorming De frauderisicoanalyse wordt vastgesteld door het college en daarna ter kennisgeving naar de controlecommissie en raad gestuurd.

Monitoring en verantwoording Jaarlijks zal in de jaarstukken worden verantwoord wat er aan de beheersing van frauderisico’s is gedaan. De relevante uitkomsten hiervan zullen worden gemeld.

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Frauderisicoanalyse 2023 Adviseur Portefeuillehouder Datum

: A. van der Wiel : S. Warmerdam : 14 november 2023

Aan de Raad Inleiding Jaarlijks wordt een frauderisicoanalyse opgesteld en geactualiseerd. Nu de rechtmatigheidsverantwoording door het college moet worden afgegeven per 2023 is de aandacht hiervoor flink toegenomen. Ook moet de accountant in haar verslag rapporteren over fraude en maatregelen hieromtrent. In deze analyse is, zover mogelijk, een kwantificering aangegeven. De grootte van de ballonnetjes in de grafieken geeft een indicatie van de omvang van het risico. Het college stelt deze frauderisicoanalyse vast en stuurt deze ter kennisgeving naar de controlecommissie en de raad. Beoogd effect Doelstelling is om inzicht te geven in de maatregelen die genomen zijn en eventueel nog kunnen worden genomen om fraude te voorkomen. Kanttekeningen Fraude is nooit geheel te voorkomen. We beschrijven de risico’s, maatregelen die redelijkerwijs genomen zijn en de restrisico’s. Omdat alle processen aan verandering onderhevig zijn is een jaarlijkse actualisatie noodzakelijk. Advies Wij adviseren u deze frauderiscoanalyse ter kennisgeving aan te nemen.

Het college van burgemeester en wethouders,

Bas Pelgrum., gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlage: Frauderisicoanalyse 2023

Pagina 1 van 1

Raadsinformatiebrief

Onderwerp VGGM: Kaderbrief 2025 en Informatiebrief Bedrijfsvoering 2024 Adviseur Portefeuillehouder Datum

: K. Schaap/M. Jansma : E. Weststeijn/T. van der Pas : 6 februari 2024

Aan de Raad 1. Inleiding Op 24 januari 2024 ontvingen wij de Kaderbrief 2025 van de Veiligheids- en gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM). Deze kaderbrief schetst de ontwikkelingen die van invloed zijn op de beleidsmatige en budgettaire kaders van VGGM, op weg naar de begroting 2025 van de VGGM. Ook stuurde de VGGM ons een informatiebrief over het programma gericht op het versterken van de bedrijfsvoering en de inzet daarvoor in het lopend jaar. Met deze brief komt de VGGM tegemoet aan de wens van een aantal gemeenteraden, waaronder uw raad, om nader geïnformeerd te worden over de wijze waarop gelden ingezet worden ter versterking van de bedrijfsvoering. De stukken van de VGGM zijn bijgevoegd (bijlage 1 t/m 3). Deze raadsinformatiebrief neemt u op hoofdlijnen mee in de stukken van de VGGM en duidt de gevolgen voor (de begroting van) de gemeente Rozendaal. De VGGM vraagt u desgewenst te reageren op de stukken. We leggen u vanuit het college een concept-reactie richting het DB van de VGGM voor. Dat dit via een raadsinformatiebrief (en niet via een raadsvoorstel) gebeurt, is ongebruikelijk, maar gegeven de strakke tijdslijn noodzakelijk. We lichten dit in het vervolg van deze brief nader toe. 2.

Afwijkende procedure In de afgelopen jaren was het gebruikelijk dat het Dagelijks Bestuur VGGM uw raad informeerde over de verwachte algemene financiële en beleidsmatige kaders tegelijk met de ontwerpbegroting. De gemeenteraden werden op dat moment in de gelegenheid gesteld een zienswijze op de ontwerpbegroting uit te brengen.1 Vorig jaar is vanuit een aantal gemeente(rade)n aangegeven graag in een eerder stadium te kunnen reageren op de Kaderbrief, zodat VGGM daar rekening mee kan houden bij het opstellen van de ontwerpbegroting. Dit betekent een gescheiden traject, waarbij eerst de Kaderbrief wordt aangeboden (met de mogelijkheid voor de raden om wensen en bedenkingen aan te geven) en láter de ontwerpbegroting (zienswijzeprocedure). Dat gescheiden traject beleeft dit jaar zijn primeur en behoeft in de praktijk nog enige aanscherping. De deelnemende gemeenten ontvingen de brief op 24 januari en werden daarbij in de gelegenheid gesteld om vóór 23 februari 2024 te reageren, om besluitvorming door het Algemeen bestuur op 29 februari 2024 mogelijk te maken. Het door VGGM gekozen traject is voor de meeste gemeenten (veel) te kort om in te passen in de reguliere bestuurlijke besluitvormingstrajecten, waardoor ingrepen in de reguliere procedures noodzakelijk zijn.

Om die reden stellen wij, in dit specifieke geval voor onze gemeente voor om: 1 Zie de raadsinformatiebrief ‘Informatiebrief VGGM’, 28 maart 2023, bij de ingekomen stukken van de

gemeenteraadsvergaderingen 16 mei 2023. Zie tevens het raadsvoorstel ‘Ontwerpbegroting 2023 VGGM’, 21 juni 2023, behandelt in de raadsvergadering van 5 juli 2023.

Pagina 1 van 7

A. Wensen en bedenkingen ten aanzien van de Kaderbrief in te dienen overeenkomstig de door het college als bijlage bij deze Raadsinformatiebrief (bijlage 4) gevoegde concept. Of B. Aan de hand van een door het college te vervaardigen raadsvoorstel op 20 februari 2023 (de reservedatum van de raad) te besluiten over het indienen van eventuele wensen en bedenkingen. Variant A is ongebruikelijk (en mogelijk ongewenst) omdat we daarmee uw raad via een raadsinformatiebrief (en niet via een raadsbesluit) vragen in te stemmen met een reactie op de Kaderbrief die het college aan de VGGM verzendt. In variant B repareren we dat door wel een raadsvoorstel op te stellen, en daarover in een extra raadsvergadering te besluiten. Daarmee besluit u over een eventuele brief met wensen en bedenkingen die uw raad aan de VGGM verzendt. In de conceptbrief aan de VGGM zijn we vooralsnog uitgegaan van variant A. We nemen u in het vervolg van deze raadsinformatiebrief op hoofdlijnen mee in de stukken en de gevolgen voor onze gemeente. 3. Toelichting op de Kaderbrief 2025 VGGM De Kaderbrief 2025 bevat de inhoudelijke/beleidsmatige en financiële ontwikkelingen en kaders op weg naar de begroting 2025 van de VGGM.

De kaderbrief wordt aan de raden van de 15 VGGMgemeenten aangeboden met de mogelijkheid om wensen en bedenkingen mee te geven, die het DB van de VGGM mee kan wegen bij het opstellen van de ontwerpbegroting. De ontwerpbegroting krijgt u in april/mei aangeboden, met de gebruikelijke mogelijkheid om desgewenst een zienswijze in te dienen. De Kaderbrief is opgebouwd uit een aantal hoofdstukken, waaronder een uitwerking van een aantal deelterreinen/taken van de VGGM. Ten aanzien van de ontwikkelingen omtrent die deelterreinen hebben wij hieronder enige duiding gegeven. A. Crisisbeheersing (hoofdstuk 3) In de Kadernota is een verhoging van het regionale budget van € 500.000 opgenomen. Die verhoging wordt (vooralsnog ook meerjarig) geheel gedekt uit rijksmiddelen. Een winstwaarschuwing betreft eventuele toekomstige bezuinigingen door de Rijksoverheid, die dus ook de regionale budgetten zouden kunnen beïnvloeden. B. Brandweer (hoofdstuk 4) 1. Natuurbrandbeheersing De regionale kosten stijgen door het programma natuurbrandbeheersing met € 200.000. Hiervan wordt de helft (naar verwachting) bekostigd uit een provinciale bijdrage en de andere helft door interne prioritering binnen VGGM. 2.

Veilige energietransitie Hiervoor wordt een regionaal budget van € 300.000 ingetekend (risicobeeld, aansluiten bij planen besluitvorming, voorlichting en scholing medewerkers) om de extra inzet voor de bestrijding van brand die verband houdt met de reductie van energiegebruik en alternatieve energiebronnen (isolatie, zonnepanelen), op te kunnen vangen. 3. Inwerkingtreding Omgevingswet Voor de invoering van de omgevingswet zijn middelen aan het Gemeentefonds toegevoegd. VGGM doet ten behoeve van hun wettelijke adviestaak, op het gebied van milieubelastende activiteiten, een beroep op een deel van die middelen, vooralsnog door middel van een PM post. C. GGD (hoofdstuk 5) Pagina 2 van 7

Gemeenten hebben de laatste twee jaar intensief met de GGD samengewerkt aan een toekomstvisie voor de JGZ en de AGZ. In het regionaal bestuurlijk overleg (BOPG) van 30 november 2023 hebben de bestuurders besloten welke scenario’s uitgevoerd gaan worden. De uitkomsten van dit overleg zijn verwerkt in de kaderbrief. Het gaat om de keuze voor scenario 2 bij de AGZ (blz. 13-15): werken aan de gezondheid van inwoners met daarbij het accent op specifieke doelgroepen en kwetsbaren. Bij de Jeugdgezondheidszorg (blz. 15) gaat het ook om de keuze voor scenario 2: basiszorgaanbod JGZ met continuïteitsgarantie. De GGD biedt daarnaast een aantal modules aan als lokaal maatwerk, onder andere ‘Collectieve preventie’ en ‘Communicatie, vindbaarheid en zichtbaarheid’. Hierbij is van belang dat hoe meer gemeenten er voor kiezen een module af te nemen, des te lager de kosten per gemeente worden. Over de keuzes voor modules bestaat, zoals vermeld in de kaderbrief, nog geen consensus. Tot slot: de GGD gaat ervan uit dat gemeenten de bijdragen die zij voor bepaalde taken krijgen (zie blz. 16 en 17), bijvoorbeeld voor uitvoering van het wettelijk verplichte Rijksvaccinatieprogramma (RVP) één op één doorsluizen. Dit is een aanname die wij ondersteunen. De GGD speelt, als Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst, een belangrijke rol in preventie: bewaken, beschermen en bevorderen van gezondheid. D.

Ambulancezorg (hoofdstuk 6) VGGM schetst een toename is van uitgaven. Echter, er worden enkel PM posten opgenomen, met als toelichting dat het de mutatie per boekjaar betreft ten opzichte van het begrotingskader 2023. Het zou klant-/lezersvriendelijker zijn om de bedragen uit dit begrotingsader 2023 ter informatie in deze tabel op te nemen. Wij zullen VGGM verzoeken dit alsnog te doen. E. Bedrijfsvoering (Hoofdstuk 7) Het hoofdstuk Bedrijfsvoering van de kaderbrief bestaat uit een drietal paragrafen. 1. Samen. Beter. Bedrijfsvoeren. Dit onderdeel schetst de noodzaak om de ondersteuning en samenwerking in de organisatie van VGGM te versterken en te verbeteren. Voor het eerste jaar (2024) zijn de activiteiten omschreven in de bijgevoegde informatiebrief 2024 (bijlage 3). Die informatiebrief behandelen wij hieronder separaat. 2. Reductie diversiteit arbeidsvoorwaarden Voor 2025 wordt de gezamenlijke gemeentelijke bijdrage hiervoor niet verhoogd. Wel is een forse verhoging voor de jaren 2026, 2027 en 2028 (€ 900.000) voorzien. Dit heeft te maken met de overdracht van taken JGZ van STMG en Icare aan VGGM en de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden die hiermee gemoeid is. De uitvoering van JGZ 0-4 jaar (op consultatiebureaus), eerder uitgevoerd door STMG (in regio Oost) en Icare (in regio West) is per 1 januari 2015 ondergebracht bij VGGM/GGD.

De werkzaamheden werden ondergebracht in een aparte organisatie onder de paraplu van de VGGM, omdat de CAO van de zorgorganisaties minder gunstig was dan de CAO van de GGD. De overgang is destijds onder grote tijdsdruk gerealiseerd en het was te verwachten dat de arbeidsvoorwaarden een keer geharmoniseerd moesten worden. 3. Harmonisatie afspraken huisvesting brandweer In 2020 is geconcludeerd dat de huisvestingslocaties (de brandweerkazernes/posten) onderdeel van de regionale bekostiging dienen te zijn en niet ten laste van de betreffende individuele gemeenten dienen te komen. Voor een project om de beheerafspraken en de bijbehorende bekostiging te harmoniseren (aanstellen projectleider, in beeld brengen huidige situatie en uitwerken alternatieven) is een verhoging van de gezamenlijke gemeentelijke bijdragen met € 200.000. nodig. Voor de uiteindelijke regionalisering van de huisvestingslasten zijn voor de jaren 2026 t/m 2028 PMposten opgenomen. Pagina 3 van 7

Pagina 4 van 7

4. Financiële consequenties voor Rozendaal Als de in de kaderbrief opgenomen verhoging van de gezamenlijke gemeentelijke bijdrage wordt verwerkt in de begroting van VGGM voor 2025, zou de bijdrage voor Rozendaal aan VGGM stijgen met ongeveer € 4.000, op het gebied van Publieke gezondheidszorg en Bevolkingszorg. Echter, de financiële consequenties pakken voor ons aan de uitgavenkant gunstiger uit dan waarmee wij in onze gemeentelijke meerjarenbegroting hebben gerekend. Dit komt niet door de cijfers en ontwikkelingen bij de VGGM zelf, maar door de ontwikkeling van het Gemeenteronds. Naar aanleiding van de u bekende herverdeling van het Gemeentefonds krijgen wij immers van het Rijk minder geld voor de brandweertaken. Omdat onze gemeentelijke bijdrage aan VGGM voor de brandweer op die uitkering gebaseerd is, gaat ook onze bijdrage aan de VGGM naar beneden. Dit terwijl wij in de meerjarenbegroting veiligheidshalve nog rekening gehouden hadden met een hogere bijdrage (ongeveer € 15.000 meer). Al met al zijn wij, voor zover we nu kunnen bezien op basis van de ontwikkelingen in de kaderbrief, in 2025 ongeveer € 11.000 voordeliger uit dan in de meerjarenbegroting ingeschat. We weten vanzelfsprekend feitelijk pas bij de ontwerpbegroting voor 2025 van de VGGM waar de exacte cijfers naartoe bewegen. Onderdeel

Begroting VGGM 2025

Veiligheid

Rozendaal 2025 186

201

Publieke gezondheidszorg

47

43

JGZ 0-4 jaar +

39

39

272

283

Bevolkingszorg +

RVP Totaal Bedragen X € 1.000

5. Toelichting op de informatiebrief ‘Samen. Beter. Bedrijfsvoeren. 2024’ VGGM Aanleiding Bij de behandeling van de ontwerpbegroting van VGGM voor 2024 is in juli 2023 reeds vastgesteld dat versterking van de bedrijfsvoering noodzakelijk is. Uit benchmark-onderzoek bleek dat de bedrijfsvoering van de VGGM krap is georganiseerd en de governance complex is. De bedrijfsvoering van de VGGM acteert in de huidige situatie ad hoc en de continuïteit van de reguliere dienstverlening komt daarmee in het geding. Van belang is dat reguliere taken minder onder druk komen te staan. Behoeften en middelen moeten in evenwicht gebracht worden, zodat de continuïteit van de reguliere dienstverlening geen risico meer loopt. Structureel extra investeren in bedrijfsvoering is daarom noodzakelijk. Er is bedrijfsvoering nodig die meer planmatig en beheersbaar werkt. Daarom is VGGM per 2024 het programma ’Beter Bedrijfsvoeren’ gestart. Een bestuurlijke commissie met daarin bestuurders uit vier deelnemende gemeenten begeleidt dit programma. In de begroting voor de komende jaren is structureel € 1 miljoen meer opgenomen om vorm te geven aan deze organisatieversterking. Programmatische inzet in 2024 De VGGM werkt in de informatiebrief de risico’s van de huidige situatie uit. Ondersteunende processen zijn niet voldoende beschreven. De interne systemen zijn niet robuust genoeg.

Daarnaast zijn verdeling van taken en verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk. Hierdoor bestaat het risico dat de organisatie niet meebeweegt met wettelijke of maatschappelijke ontwikkelingen en worden de opgedragen taken niet naar behoren uitgevoerd. De informatiebrief geeft een aantal concrete Pagina 5 van 7

voorbeelden. Om de risico’s en kwetsbaarheden te verminderen, wordt in 2024 onder meer gewerkt aan: - het opstellen van een visie op bedrijfsvoering en IT; - een transitie- en inrichtingsplan voor Bedrijfsvoering, Strategie & Control, IT en decentraal werken; - het ontwerpen en opstellen van diverse procesbeschrijvingen (onder meer voor Inkoop, Financiën en HR, mede voorwaardelijk voor de implementatie van een nieuw applicatieplatform); - het eerste deel van de implementatie van het applicatieplatform, ter vervanging van de bestaande applicatie bij de JGZ; - een transitie- en inrichtingsplan en de inrichting van een nieuwe Planning- en Controlcyclus. Het resultaat is dat op 1 januari 2025 de afdeling Jeugdgezondheidzorg en de afdeling Crisisbeheersing werken met het nieuwe applicatieplatform en deze applicatie door de hele organisatie wordt gebruikt voor de inkoop en financiële processen. Daarnaast zijn alle risico’s in deze processen in beeld gebracht en maatregelen genomen in de onderliggende processen, procedures, taken en verantwoordelijkheden om deze risico’s te beperken. De medewerkers zijn opgeleid en de processen gestandaardiseerd, zodat de afhankelijkheid van een enkele medewerker sterk is teruggebracht. Daarnaast zijn de risico’s op fraude verminderd.

Financiële en personele gevolgen In de VGGM-begroting voor 2024 is de gezamenlijke gemeentelijke bijdrage opgehoogd met € 1.000.000. Voor 2025, 2026 en 2027 voorziet de VGGM voor ieder jaar een verhoging met €1.000.000 . Het bedrag is in 2024 nodig voor inhuur (€ 700.000) ten behoeve van de hiervoor genoemde en in de informatiebrief uitgewerkte steppen. Het resterende deel van het bedrag is nodig voor de structurele versterking (€ 300.000) van de bedrijfsvoeringsorganisatie (menskracht): het aantrekken van een communicatiemedewerker en een financial controller. Gedurende de looptijd van het programma wil de VGGM de personele capaciteit op het gebied van bedrijfsvoering uitbreiden met tussen de 37 en 60 fte. VGGM geeft aan dat uit het benchmark onderzoek (2021) is gebleken dat zij de ondersteunende processen met 37 fte minder dan andere veiligheidsregio’s uit moet voeren en met 60 fte minder dan andere gemeenschappelijke regelingen. Anders gezegd: de afdeling bedrijfsvoering van de VGGM bedraagt 9,4% van het totaal, waar vergelijkbare Veiligheidsregio’s zitten op 13,1% en vergelijkbare GGD-en op 16%. Al met al is het aantrekken van tot aan 60 nieuwe fte’s fors. We hebben hierover in de brief een passage opgenomen, die met name oproept tot slimmere, efficiëntere processen – met andere woorden een inverdieneffect van de uitbreiding met nieuw personeel. 6.

Vervolg VGGM heeft bij schrijven van 24 januari 2024 de raden in de gelegenheid gesteld om vóór 23 februari 2024 wensen en bedenkingen in te dienen ten aanzien van de kaderbrief. Vanwege deze termijn wijken we af van de normale procedure (zie paragraaf 2 van deze RIB), zodat we tijdig richting het DB van de VGGM kunnen reageren en zij onze reactie in de ontwerpbegroting kunnen betrekken. Op 3 april 2024 neemt het AB van de VGGM een besluit over de ontwerpbegroting 2025 (inclusief gewijzigde Begroting 2024 en afwikkeling van het resultaat van de Jaarrekening 2023). Deze ontwerpbegroting 2025 wordt via de colleges door het DB aangeboden aan de raden ter zienswijze. De zienswijzetermijn bedraagt 12 weken. Het AB stelt in september de definitieve begroting vast.

Pagina 6 van 7

Het college van burgemeester en wethouders,

Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlagen: 1. Aanbiedingsbrief VGGM 2. Kadernota VGGM 2025 3. Informatiebrief VGGM ‘Samen. Beter. Bedrijfsvoeren. 2024’ 4. Conceptbrief aan VGGM met wensen en bedenkingen

Pagina 7 van 7

Dagelijks Bestuur VGGM t.a.v. dhr. Bril, directeur Postbus 5364 6802 EJ Arnhem

Datum : 6-2-24 Uw kenmerk : 240123-110 Ons kenmerk : 2401 KS

Behandeld door : Dhr. K. Schaap Telefoon : 026-3843661 E-mail : gemeente@rozendaal.nl

Onderwerp: Kaderbrief 2025 Geacht bestuur, Hartelijk dank voor de toezending van de Kaderbrief 2025 en de informatiebrief over de uitvoering van het programma ‘Samen. Beter. Bedrijfsvoeren.’ in 2024. We hebben beide stukken incl. de aanbeidingsbrief doorgeleid naar onze gemeenteraad. Proces In uw begeleidend schrijven dat wij op 24 januari 2024 ontvingen verzoekt u de raden om eventuele wensen en bedenkingen ten aanzien van de kaderbrief vóór 24 februari 2024 toe te zenden. Die reactietermijn is zeer kort voor een zorgvuldig bestuurlijk besluitvormingstraject en een goede behandeling van het voorstel door onze gemeenteraad. We kunnen ons voorstellen dat dit ook voor andere gemeenten geldt. Wij begrijpen dat het gescheiden voorleggen van de Kaderbrief en de ontwerp-begroting een primeur betreft en ondersteunen de wenselijkheid van deze opgeknipte processtappen. Desalniettemin zouden we het op prijs stellen als u ons bij een volgende gelegenheid wat langer de tijd geeft om (de effecten van) de kaderbrief te duiden, zodat we u een gedegen en gedragen reactie kunnen toezenden. Deze brief, als reactie op de kaderbrief en informatiebrief bedrijfsvoering, is opgesteld en vastgesteld door het college van B&W van Rozendaal op 6 februari 2024. Dezelfde dag is deze ter informatie aan de gemeenteraad van Rozendaal gestuurd.

In de raadsvergadering van 6 februari 2024 heeft de raad mondeling de inhoud van de brief expliciet onderschreven. De leden van de raad zagen geen aanleiding om hier formeel een raadsbesluit over te nemen. Kaderbrief Wij herkennen dat een veelheid van externe en maatschappelijke ontwikkelingen van invloed zijn op veiligheids- en gezondheids-vraagstukken in de regio. We zien aan de kant van de Brandweerorganisatie dat u gericht (maatschappelijke en/of fysieke) risico’s een plaats geeft in uw werk, bijvoorbeeld natuurbrand(bestrijding) en de veiligheid van de energietransitie. We zien aan de kant van de GGD dat u – samen met de portefeuillehouders publieke gezondheid – bewust op basis van een toekomstscenario werkt aan een stevige algemene- en jeugdgezondheidszorg. De dagelijke praktijk, waarin uw professionals voor onze inwoners werken aan een veilige en gezonde 1 Kerklaan 1, 6891 CL Rozendaal – Postbus 9106, 6880 HH Velp

samenleving in onze regio, vraagt een robuuste bedrijfsvoeringsorganisatie. We begrijpen en ondersteunen de noodzaak om de bedrijfsvoering te versterken. We zien dat er extra middelen nodig zijn om de in de kaderbrief beschreven ontwikkelingen op te vangen in de uit te werken (ontwerp)begroting voor 2025 en kunnen dat inhoudelijk duiden. Echter, gemeentelijke financiën staan echter meer nog dan voorheen onder druk en er komen nog financiëel onzekere jaren aan. Daarom blijven wij benadrukken het van belang te vinden dat de VGGM: - kritisch naar de uitgaven blijft kijken en zichtbaar en merkbaar oog blijft houden voor besparingsopties en slimmer (samen) werken; - ervoor kiest om noodzakelijke ontwikkelingen zo summier mogelijk (op het niveau van een basisambitie) door te voeren, om daarmee kostenstijgingen te minimaliseren (‘minder meerkosten’); - bij kostenstijgingen waar mogelijk naar oplossingen in de eigen organisatie kijkt, c.q. uitvoering zo veel mogelijk binnen het bestaande budgetten te realiseren, zodat een effect op de gemeentelijke bijdrage zo veel mogelijk voorkomen wordt. We sluiten daarmee ook aan bij het signaal dat de wethouders Financiën in december 2023 per brief naar een aantal Gemeenschappelijke Regelingen, waaronder de VGGM, hebben gegeven.

Naar aanleiding van de financiële vooruitzichten bij gemeenten zelf, roepen zij u op om aan te geven welke inhoudelijke keuzes er te maken zijn in uw dienstverlening, en welke u daarvan niet of in mindere mate uit te voeren zijn vanaf 2025. Wat ons betreft is dit een discussie die we met elkaar aan moeten (blijven) voeren. Specifiek ten aanzien van hoofdstuk 6 van de kaderbrief, Ambulancezorg, willen wij u attent maken op het volgende: Waar u schetst dat er een toename is van de uitgaven, heeft u enkel ‘PM’ posten opgenomen, met als toelichting dat het een mutatie per boekjaar betreft ten opzichte van het begrotingskader 2023. Wij zouden het op prijs stellen als u de bedragen uit dit begrotingskader 2023 ter informatie in de betreffende tabel op zou willen nemen. Informatiebrief ‘Samen. Beter. Bedrijfsvoeren. 2024’ Al eerder hebben wij, met u, erkend dat investeringen in de bedrijfsvoering verdedigbaar en deels ook onontkoombaar zijn, onder andere op basis van de uitkomsten van de in 2021 uitgevoerde benchmark. Onze gemeenteraad gaf in de zienswijze bij de ontwerpbegroting 2023 (brief juli 2022) al aan dat we waarde hechten aan een degelijke onderbouwing van de uitgaven om de bedrijfsvoering te versterken per jaar vóóraf en verantwoording over (tussentijdse) resultaten achteraf.

We spreken dan ook, mede namens ons gemeentraad, onze waardering uit over de informatiebrief over de plannen om de bedrijfsvoering te versterken in 2024. We rekenen erop dat we (op weg naar) 2025 en verder informatie op een soortgelijk niveau ontvangen en stellen dit op prijs. Hoewel bedrijfsvoering feitelijk een aangelegenheid van uw eigen organistie is, menen we ons wel een opmerking te moeten permitteren over de beoogde formatieontwikkeling (op bedrijfsvoeringsonderdelen) gedurende de komende jaren, als onderdeel van de versterking van de bedrijfsvoering. Gedurende de looptijd van het programma wilt u de formatie op het gebied van bedrijfsvoeringsonderdelen uitbreiden met tussen de 37 en 60 fte. U heeft aangegeven dat uit het benchmark onderzoek (2021) is gebleken dat u de ondersteunende processen met ca. 37 fte minder dan andere veiligheidsregio’s uit moet voeren en met 60 fte minder dan andere gemeenschappelijke regelingen. Anders gezegd: de afdeling bedrijfsvoering van uw organisatie bedraagt 9,4% van het totaal, waar dit voor vergelijkbare Veiligheidsregio’s 13,1% is, en voor vergelijkbare GGD-en 16%. Hoewel het noodzakelijk is dichter naar het benchmarkgemiddelde toe te groeien, lijkt de 2

aangegeven maximale uitbreiding met 60 fte fors. Feitelijk betreft het bijna een verdubbeling van het aantal personeelsleden in uw bedrijfsvoeringsorganisatie. Wij verwachten dat een dergelijke uitbreiding gepaard gaat met slimmere, efficiëntere processen en bijvoorbeeld ook met een geringere kans op ‘fouten’ en ‘herstelwerk’. Er zou met andere woorden een inverdieneffect mogelijk en merkbaar moeten zijn de formatieuitbreiding, hetzij in PIOFACH-onderdelen, hetzij in het primaire proces. We zullen de komende jaren de verdere plannen vanuit Beter. Samen. Bedrijfsvoeren. met een constructief-kritische houding blijven volgen. Met vriendelijke groet,

Het college van burgemeester en wethouders,

Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

3

www.vggm.nl

Kaderbrief 2025 Voor colleges en raden

januari 2024

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Een schets van de maatschappelijke context

5

3.

Crisisbeheersing

7

3.1

7

4.

5.

Versterking crisisbeheersing

Brandweer

9

4.1

Gebiedsgerichte aanpak natuurbrandbeheersing

9

4.2

Veilige Energietransitie

10

4.3

Inwerkingtreding Omgevingswet

11

GGD

13

5.1

Toekomstbestendige GGD

13

5.2

Versterking infectieziektebestrijding en pandemische paraatheid

16

5.3

Decentralisatie rijksvaccinatieprogramma

17

6.

Ambulancezorg

18

7.

Bedrijfsvoering

19

7.1

Samen. Beter. Bedrijfsvoeren.

19

7.2

Duurzame bedrijfsvoering

21

7.3

Reductie van diversiteit arbeidsvoorwaarden

22

7.4

Harmoniseren afspraken huisvesting brandweer

23

8.

Financiële uitgangspunten

24

8.1

Verdeling gemeentelijke bijdrage veiligheid

24

8.2

Verdeling gemeentelijke bijdrage gezondheidszorg

24

8.3

Indexering gemeentelijke bijdragen

26

Bijlage 1: Mutaties gemeentelijke bijdragen vanaf 2025

28

Bijlage 2: Toelichtende tabellen verdeling gemeentefonds

31

Bijlage 3: Bijdragen per gemeente

32

Versie: januari 2024

Pagina

2

1. Inleiding Deze kaderbrief schetst de ontwikkelingen die komende periode invloed hebben op onze maatschappelijke bijdrage en gevolgen hebben op de beleidsmatige en budgettaire kaders. Aan de hand van deze kaderbrief kan iedere bestuurder de ontwikkelingen met zijn of haar gemeente bespreken en zijn of haar ambitie betrekken in de besluitvorming voor de regionale ambitie. De vastgestelde kaderbrief is vervolgens een belangrijke bouwsteen voor de ontwerp-begroting 2025. Deze ontwerp-begroting 2025 wordt begin april ter consultatie aangeboden aan de Colleges en Raden. Meer zuiverheid In voorgaande jaren werden beleidsontwikkelingen bekostigd uit het financiële resultaat van het vorige boekjaar door het vormen van bestemmingsreserves. Het bestuur heeft verzocht meer zuiverheid aan te brengen in de wijze waarop beleidsontwikkelingen worden bekostigd. Daarom doen we het nu anders. We hanteren het uitgangspunt dat beleidsontwikkeling en (incidentele) budgettaire kaders nadrukkelijker invloed hebben op de gemeentelijke bijdragen. Zowel voor de ontwerp-begroting 2025 als met een begrotingswijziging voor 2024. Hiermee ontstaat meer dynamiek in de financiën van VGGM. Voor alle voorstellen in deze kaderbrief geldt dat naast de kosten voor de directe capaciteit eveneens een opslag voor de ondersteunende processen is meegenomen.

Ontwikkelingen, risico’s, impact en financiële spanning Deze kaderbrief start met een schets van de ontwikkelingen die invloed hebben op veiligheid en gezondheidsvraagstukken in de regio. Vervolgens duiden we per programma deze ontwikkelingen, bijbehorende risico’s en impact op de beleidsmatige en budgettaire kaders in een meerjarenperspectief. Een van de ontwikkelingen betreft de versterkingsopgave van de organisatie. In de informatiebrief Samen. Beter. Bedrijfsvoeren wordt hier voor het jaar 2024 nader op ingegaan. Het advies is om deze kaderbrief in samenhang met deze informatiebrief te beschouwen. Deze ontwikkelingen die op de samenleving af komen vragen om een verandering van onze taken, terwijl de verandercapaciteit binnen de organisatie op dit moment minimaal is. We beseffen ons terdege dat de gevraagde verandercapaciteit leidt tot spanning met de gemeentelijke financiën, welke momenteel stevig onder druk staan. Het zogenaamde ravijnjaar 2026 nadert, maar ook worden de gemeenten geraakt door loon- en prijsstijgingen en opgaven op andere terreinen als gevolg van de maatschappelijke ontwikkelingen. Een aantal wethouders financiën van onze regio vragen naar mogelijkheden om keuzes te maken die leiden tot een beperking van de bijdrage van hun gemeenten aan de VGGM.

Aan de hand van deze kaderbrief verwachten we de Colleges van B&W en de gemeenteraden in staat te stellen om belangrijke afwegingen te maken ten aanzien van alle ontwikkelingen die op hun afkomen. Op gemeentelijk niveau In de bijlage is vervolgens op gemeentelijk niveau de impact op de financiële bijdrage zichtbaar. Hierbij is het huidige dienstverleningsniveau voor brandweerzorg en ambulancezorg het uitgangspunt, alsmede de inzet op publieke gezondheidszorg, waarop de huidige formatie, middelen en begroting zijn gebaseerd.

Versie: januari 2024

Pagina

3

Versie: januari 2024

Pagina

4

2. Een schets van de maatschappelijke context We leven in een realiteit van maatschappelijke spanningen en hybride dreigingen. Vanwege de onderlinge verbondenheid en verwevenheid kunnen zij in toenemende mate onze samenleving ontwrichten. Partijen als VGGM werken steeds vaker en langer in opgeschaalde modus aan acute crises. Dit vraagt veel van onze taak crisisbeheersing in termen van ad-hoc inzet, flexibiliteit, capaciteit en financiën. Er is sprake van krapte op de arbeidsmarkt. Met een verdere toename van het aantal openstaande vacatures en opnieuw een daling van het aantal werklozen, loopt de spanning op de arbeidsmarkt verder op. Hierdoor is het lastig om aan nieuw personeel te komen met de juiste expertise. Voor VGGM weegt dit vraagstuk extra zwaar omdat de noodzakelijke specifieke expertise op de arbeidsmarkt zeer beperkt voor handen is. Dit betekent dat VGGM genoodzaakt is om haar medewerkers hierin zelf te scholen. Terecht vraagt de maatschappij van ons dat we midden in de samenleving staan, en dat onze collega’s een afspiegeling zijn van de omgeving waarin wij opereren. We willen meer divers worden en inclusief zijn. Zo kunnen we effectiever ons werk doen. Dit vraagt van ons meer aandacht te hebben voor het zijn van een diverse en inclusieve organisatie.