Agendabundel

-

In 2021 is de contentstrategie van het Gelders Archief opgeleverd, daarmee is de basis van onze onlinecommunicatie vastgesteld. Dit zorgt voor een consistente communicatie die de doelstellingen van de organisatie en de behoeften van onze gebruikers vooropstelt. Aan de hand van de contentstrategie zijn op social media verschillende campagnes gevoerd gericht op het vergroten van de 3

JAARSTUKKEN 2021

naamsbekendheid van het archief. Hierdoor weet het Gelders Archief een steeds groter publiek te bereiken. Bijna 1 miljoen keer is de website van het archief bezocht voor archiefonderzoek en ook op social media als Facebook, Instagram en Youtube is duidelijk dat het archief goed gevonden wordt. -

In 2021 is wederom gewerkt aan kwaliteitsverbetering van de website. Veel van onze bezoekers slaan links op van beschrijvingen, deze werken vaak na verloop van tijd niet meer, waardoor zij de gevonden informatie niet meer terug kunnen vinden. Daarom worden nu zogenaamde permalinks aangeboden, ook wel persistent identifiers (PID’s) genoemd; dat wil zeggen dat elke archiefbeschrijving is voorzien van een unieke, centraal geregistreerde code. Bij wijzigingen blijft een permalink werken. Dit betekent voor onze bezoekers dat het risico om informatie te verliezen aanzienlijk verkleind is. Er wordt door onze bezoekers veel gebruik gemaakt van deze permalinks.

-

Ook in 2021 werd door de aangesloten overheden archief overgebracht. Daarnaast werden particuliere archieven en collecties verworven, van belang voor het goed documenteren van maatschappelijke ontwikkelingen.

-

Verschillende (particuliere) archieven en collecties werden toegankelijk gemaakt, de vraag van het publiek was daarbij leidend.

-

Een eigen digitaal depot werd geïmplementeerd. Daarvan zal vooralsnog alleen gebruik gemaakt worden gemaakt door de provincie Gelderland. Voor de provincie werd de onderbrenging in dit depot van het Stateninformatiesysteem 2003-2012 voorbereid.

-

Via advisering en het wettelijke archieftoezicht werden de aangesloten overheden ondersteund bij het optimaliseren van hun informatiehuishouding, ter borging van duurzame toegankelijkheid van hun (digitale) archieven.

-

Met subsidie van de provincie Gelderland werd in het project Audio Visueel Archief Gelderland (AVAG) het ontsluiten van bewegend beeld (en geluid) voortgezet. Bovendien kon een aanzienlijk gedeelte van de omvangrijke collectie videobanden worden gedigitaliseerd, waardoor de betreffende beelden konden worden veiliggesteld.

-

In het kader van de professionalisering van onze medewerkers werd dienstbreed een cursus projectmatig werken gevolgd.

-

Ten behoeve van het eigen archiefbeheer is in het verslagjaar een informatiebeleidsplan 2021-2024 opgesteld. Op grond daarvan zijn een archiefverordening en een besluit informatiebeheer geformuleerd en vastgesteld.

Helaas zorgde de corona-epidemie ervoor dat enkele projecten ook in 2021 vertraging opliepen. De extra focus op digitalisering, de inzet voor (virtuele) bezoekers die anders hun onderzoeken niet konden voortzetten en de vele aanpassingen in communicatie verminderden de capaciteit voor geplande projecten.

4

JAARSTUKKEN 2021

2. Kengetallen ORGANISATIE EN FORMATIE Organisatie Westervoortsedijk 67-D, Arnhem

Totaal bruto oppervlak in vierkante meters Nuttig vloeroppervlak depot Nuttig vloeroppervlak publieksruimten Nuttig vloeroppervlak kantoren en werkruimten

Personeel (stand op 31 december planjaar) Aantal personen in dienst Aantal fte in dienst Aantal personen inhuur Aantal fte inhuur Aantal vrijwilligers Aantal stagiaires in gehele jaar Ziektepercentage Percentage improductief vanwege coronapreventie

9.200 5.217 882 1.900

Realisatie 2020

Realisatie 2021

50 42,52 4 3,17 6 1 3,99

49 41,44 3 2 5 0 2,98

0,88

0,35

5

JAARSTUKKEN 2021

DIENSTVERLENING

Klanten en doelgroepen Openingsuren studiezaal per jaar Aantal fysieke bezoeken Aantal aangevraagde stukken studiezaal Aantal aangevraagde stukken voor digitaliseren op verzoek Aantal verzoeken inlichtingen Klanttevredenheid Aantal unieke bezoekers Geldersarchief.nl Aantal bezoeken Geldersarchief.nl Aantal scans digitaliseren op verzoek Aantal chats Aantal reacties Mijn Studiezaal Bereik Facebook Bereik Twitter Bereik Instagram Bereik LinkedIn Bereik YouTube

Realisatie 2020

Realisatie 2021

5581 7833

4412 4824

8.353

5.011

8.846 5.239 geen meting

10.281 5.282 geen meting

339.792 1.022.916 1.796.496 1.470 48 858.597 416.213 193.263 88.947 40.521

405.532 966.534 2.380.617 1.331 41 811.973 271.076 228.990 98.372 36.587

1

Langdurige sluiting vanwege COVID-19 Langdurige sluiting vanwege COVID-19 3 Forse daling t.o.v. 2019 vanwege beperkingen door COVID-19 4 Forse daling t.o.v. 2019 vanwege beperkingen door COVID-19 2

6

JAARSTUKKEN 2021

TOEGANKELIJKHEID, BEHEER EN BEHOUD

Stand op 31 december planjaar Bruto capaciteit depots in m1 5 Benutting depots in m1 Omvang digitale bestanden in Tb Groei in planjaar Aantal beschrijvingen archief en bibliotheek Aantal beschrijvingen AV-materiaal Gedigitaliseerd AV-materiaal Aantal gedigitaliseerde afbeeldingen van microfilm / microfiche / originelen7 Aantal beschrijvingen nadere toegangen Aantal meters acquisitie overheid Aantal GB’s acquisitie overheid Aantal meters acquisitie particulier Aantal stuks acquisitie AV-materiaal Aantal meters dequisitie overheid Aantal meters dequisitie particulier Aantal stuks dequisitie AV-materiaal Aantal afgelegde inspectiebezoeken Aantal transacties uitleningen

5

Realisatie 2020

Realisatie 2021

60.000 43.110 95

60.000 42.432 115

1.097.819 108.079

5.2586 23.079

34.813

22.610

156.957

0

138.2348 394,15 42,6 45,02 9.320 42 0 0 150 137

24.0259 93,38 0 22,5 278 0,1 0 0 78 158

Inclusief bijzondere berging

6 In 2020 uitzonderlijk veel vanwege afzonderlijke akten 7 Exclusief digitaliseren op verzoek 8 Grotendeels Burgerlijke stand 9

Bouwtekeningen Arnhem

7

JAARSTUKKEN 2021

3. Algemene dekkingsmiddelen Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief, artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. 4. Kosten van overhead De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 9 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces. In 2021 bedroegen deze kosten € 549.000,-, dat betekent een overhead van 18,5 %. 5. Bedrag voor vennootschapsbelasting Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de jaarrekening geen rekening mee gehouden. 6.

Bedrag voor onvoorzien In de begroting van het Gelders Archief is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.

8

JAARSTUKKEN 2021

II

PARAGRAFEN

1. Verslaglegging In de Regeling Gelders Archief (RGA, art 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken opstellen conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit is ook van toepassing voor het Gelders Archief; dit document is conform de BBV opgesteld. Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”.

Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt ultimo 2021 € 254.043. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. In onderstaande tabel is het verloop van de algemene reserve weergegeven:

Stand per 1 januari Resultaat boekjaar Stand per 31 december Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen GR

2021 368.453 -114.410 254.043 6%

2020 215.850 152.603 368.453 8%

Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:

Wijzigingen in de GR of de bijdrage deelnemers Wijzigingen in subsidies en zakelijke diensten CAO aanpassingen en WW-verplichtingen

Risico Laag Laag Laag

Opmerking 1) 2) 2)

1) In 2020 is in het bestuur de bijdrage per deelnemer vastgesteld en is afgesproken dat de deelnemers zich hieraan conformeren. In 2024 zal het Rijk uittreden als deelnemer in de GR, maar heeft schriftelijk bevestigd dat er geen wijziging zal komen in de bijdrage en prijscompensatie voor het analoge Rijks archiefmateriaal dat is opgeslagen bij het Gelders Archief. 9

JAARSTUKKEN 2021

2) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit voor subsidies en zakelijke diensten wordt in het personeelsbestand gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, zodat bij het ongepland wegvallen van inkomsten of extra personeelskosten dit binnen de bestaande begrotingen c.q. reserves kan worden opgevangen. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Het EMU-saldo over 2021 bedraagt € 907.272 (in 2020 € 332.443). Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

2021 236% 236% 1% -2,0% n.v.t. n.v.t.

2020 267% 267% 2% 2,9% n.v.t. n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de schuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten.

Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. 3. Onderhoud kapitaalgoederen Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening. 10