Agendabundel

Veldverkenning Kerklaan Vormgeving: • Tussen N785 en Genestetlaan breed wegprofiel, veel groen, weinig bebouwing. Voelt niet als 30 km straat; • Kruispunten zijn overzichtelijk; • Vormgevingselementen zoals asfaltverharding, fietsstroken en parkeren naast de rijbaan geven de weg een uitstraling van een 50 km weg; • Hoogteverschil werkt snelheid verhogend voor fietsverkeer.

Verkenning oplossingrichtingen Kerklaan 30 km/uur

Wat willen we bereiken op de Kerklaan? • Versterken verblijfskarakter van de Kerklaan als 30 km straat; • Verlagen snelheid autoverkeer Kerklaan tussen N785 en De Moestuin; • Verlagen snelheid fietsverkeer tijdens afdalingen en in de kern; • Voorkomen dat fietsers bochten afsnijden en aan verkeerde wegzijde gaan rijden tijdens afdaling; • Verbeteren oversteek tussen parkeerterrein en kasteel Rosendael.

Voorbeeld

Kansrijke maatregelen voor Kerklaan (1)

Kansrijke maatregelen voor Kerklaan (2) • Groene tweezijdige wegversmallingen voor remmen snelheid gemotoriseerd verkeer • Centrale ‘groene’ wegversmalling (in meer of mindere mate overrijdbaar) • Fietsers gaan bochten niet meer afsnijden • Auto’s kunnen fietsers minder comfortabel inhalen en blijven liefst achter de fietser rijden

• Realiseren nieuwe oversteek ter hoogte van inrit parkeerterrein met goed zicht tussen overstekende voetgangers en het overige verkeer op de Beekhuizenseweg • Verkleinen kruispuntvlak: • boogstraal zijweg verkleinen om snelheid oprijdend verkeer te verlagen • Groene ‘hap’ uit kruispuntvlak tegenover aansluiting (kruispunt wordt stervormig) • Weghalen opvangfietspad en middenberm ter hoogte van aansluiting rotonde

• Optische wegversmallingen met realiseren aanvullend groen langs rijloper en/of voormalige halteplaats bus. • Markering fietsstrook weghalen (in overeenstemming met richtlijn 30 km straat) of juist de fietsstrook verbreden naar 2 meter. • 30 km portaal ook op Kerklaan ter hoogte van rotonde.

• Aansluiting op rotonde wordt kleiner gemaakt voor zowel fietsers als voor het gemotoriseerd verkeer. Hiermee wordt de overgang versterkt naar het 30 km-gebied van de Kerklaan. Voor deze maatregel is de gemeente wel afhankelijk van medewerking van de provincie; • Na het verlaten van de rotonde rijdt het verkeer richting een centrale middengeleider waardoor de rijbaan voor het verkeer wordt versmald; • De bushaltes die buiten gebruik zijn kunnen voorzien worden van aantrekkelijk groen waardoor het verblijfskarakter van de Kerklaan versterkt wordt.

• Realiseren niet overrijdbare middengeleiders ter hoogte van kerk. Door de wegversmalling wordt het gemotoriseerd verkeer gedwongen om snelheid te minderen en (op dit deel) achter de fietsers te blijven rijden. • De aankleding van de middengeleider kan eveneens het verblijfskarakter van de Kerklaan versterken.

• Kruispunten worden stervormig gemaakt. Hierdoor verdwijnt de doorgaande rijbeweging en houden bestuurders meer rekening met elkaar bij het benaderen van het kruispunt. Ook zal de passeersnelheid verder verlaagd moeten worden; • Tussen beide kruispunten worden 2 overrijdbare middengeleiders aangebracht ter verlaging van de snelheid en het accentueren van de oversteek; • Realisatie van een nieuw verkeersplateau met oversteekvoorziening ter hoogte van inrit parkeerterrein. Het uit op overstekende voetgangers is op deze locatie goed en er ontstaat nu een logisch uitwisselpunt richting het kasteel.

• De wegversmalling nabij de komgrens en ingang The Hunting Lodge moeten zowel automobilisten als fietsers duidelijk maken dat de snelheid verlaagd moet worden. Er ontstaat nu een duidelijke overgang met het het buitengebied.

Kosten Maatregel Maatregel west: - Aanpassen (verkleinen) aansluiting Kerklaan op rotonde; - Visueel versmallen rijloper door vergroenen voormalige bushaltes. Maatregel midden-west: - Realiseren centrale wegversmalling ter hoogte van Kerklaan 15-17b (kerk). Maatregel midden-oost: - Aanpassing kruispunt Rosendaalselaan-Kerklaan; - Aanpassing kruispunt Kerklaan – toegangsweg kasteel Rosendael; - Realiseren centrale wegversmalling; - Realisatie oversteek op plateau ter hoogte van parkeerterrein. Maatregel oost: - Realisatie eenzijdige wegversmallingen ter hoogte van aansluiting The Hunting Lodge; - Realisatie eenzijdige wegversmalling ter hoogte van komgrens Beekhuizenseweg. Kosten algemeen: - verkeersmaatregelen, bereikbaarheid, algemene werkzaamheden, maatregelen nutsvoorzieningen, etc.

Kosten € 42.500,00

Totaal

€ 97.000,00

€ 6.500,00 € 29.000,00

€ 11.000,00

€ 8.000,00

Buro Hollema heeft een eerste kostenraming gemaakt op basis van de voorlopige ontwerpen. De kosten worden geraamd op € 97.000. Het aanpassen van de rotonde en bijbehorende fietsaansluitingen is relatief kostbaar gebleken. We weten dat deze maatregel alleen kan worden doorgevoerd met medewerking van de provincie.

7 Kennisnemen van het onderzoeksrapport De Del en de bestuurlijke reactie 1 Raadsvoorstel Onderzoek De Del.

Raadsvoorstel

Onderwerp Onderzoek De Del en bestuurlijke reactie Contactpersoon Programma Portefeuillehouder

: B. Boelens : 8 Volkshuisvesting : M. Albricht

Datum B&W Datum Raad Openbaar

: 19 januari 2021 : 9 februari 2021 : ja

Aan de Raad Aanleiding Bij de laatste herziening van de grondexploitatie (grex) in juli 2020 bleek de winst van het project De Del op € 4,4 miljoen uit te komen. Dit resultaat was € 0,6 miljoen lager dan verwacht. Naar aanleiding hiervan heeft het college toegezegd onderzoek te verrichten naar de oorzaken van deze bijstelling en naar de factoren waardoor dit als een verrassing kwam. Gevraagde beslissing 1. Kennisnemen van het onderzoeksrapport De Del en de bestuurlijke reactie; Wat willen we bereiken? Doelstelling van het onderzoek is om de bijstelling van het eindresultaat van De Del te verklaren en om lessen te trekken voor de toekomst. Argumenten 1. Het rapport beantwoordt de twee belangrijkste hoofdvragen. Het geeft ten eerste een verklaring van de bijstelling van € 0,6 miljoen en het beschrijft waarom dit nadeel pas bij de grex 2020 aan het licht kwam. Ten tweede geeft het rapport twee belangrijke lessen voor de toekomst, namelijk:  het professionaliseren van het opdrachtgeverschap;  het vastleggen van verantwoordingsafspraken en het aanspreken van elkaar daarop. 2. In de bestuurlijke reactie zijn deze lessen en de aanbevelingen vertaald in maatregelen langs drie lijnen:  het doorontwikkelen van de organisatie (incl. opdrachtgeverschap);  het verbeteren van de planning & control-cyclus;  het invoeren van een vorm van risicomanagement. Kanttekeningen 1.

Over de (project)organisatie van De Del zijn ongetwijfeld meer conclusies te trekken in een uitvoerig onderzoek. Het onderzoek is bescheiden van opzet geweest, maar komt tegemoet aan de belangrijkste doelen die de raad heeft geformuleerd (reconstructie van de bijstelling in de grex 2020 en lessen voor de toekomst).

Gemeenteraad – 9 februari 2021 – kenmerk 210119BB

Pagina 1 van 2

Collegevoorstel

2. De voorgestelde maatregelen doen een beroep op de beperkte capaciteit van de organisatie. Dit is niet alleen door het stellen van andere prioriteiten op te lossen. Daarom wordt dit meegenomen in het organisatieontwikkeltraject. Wat gaan we daarvoor doen? De maatregelen maken deel uit van de lopende organisatieontwikkeling. Hierover zullen wij u binnenkort informeren. a) Planning Zie hierboven. b) Evaluatie Een evaluatie maakt integraal onderdeel uit van de voorgestelde maatregelen. c) Participatie en communicatie Niet van toepassing. d) Publicatie verplicht? Nee. Wat mag het kosten? Niet van toepassing.

Burgemeester en wethouders van Rozendaal,

Boele Boelens, Secretaris

Bijlage(n) 1. Bestuurlijke reactie Onderzoek De Del 2. Onderzoeksrapport De Del

Pagina 2 van 2

Ester Weststeijn, Burgemeester

1 Concept- raadsbesluit Onderzoek De Del.

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Rozendaal, gelezen het voorstel burgemeester en wethouders d.d. 19 januari 2021, met het nummer 210119BB Besluit: 1. Kennis te nemen van het onderzoeksrapport De Del en de bestuurlijke reactie; Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal d.d. 9 februari 2021.

Klaas Schaap, Griffier

Gemeenteraad – 210209

Ester Weststeijn, Burgemeester

Pagina 1 van 1

1 Bestuurlijke reactie Onderzoek De Del.

Memo Aan Van Betreft Datum

Gemeenteraad College van burgemeester en wethouders Bestuurlijke reactie onderzoek De Del 19 januari 2021

Inleiding Wij hebben kennis genomen van het onderzoek naar De Del en herkennen ons in grote lijnen in de bevindingen en belangrijkste conclusies. In deze memo geven wij onze reactie op het rapport en beschrijven wij de maatregelen die wij gaan nemen op basis van de aanbevelingen en de lessen voor de toekomst.

Reactie college In de eerste plaats stellen wij vast dat onze gemeente tevreden kan zijn met het eindresultaat van het project De Del. Niet alleen telt Rozendaal met De Del een waardevolle nieuwe woonwijk, ook is het financiële resultaat van het project positief, te weten van € 4,4 miljoen. Een actuele inschatting van het uiteindelijke financiële saldo wordt bij de grondexploitatie 2021 duidelijk. De verklaring die het rapport geeft voor de meerkosten (aanpassingen in riolering en wegprofiel plus het afvoeren van meer grond dan verwacht) en lagere opbrengsten (herberekeningen van het aantal m2 van de kavels), vinden wij als college inhoudelijk afdoende. In de tweede plaats constateren wij dat op verschillende momenten de raad noch het college in positie is geweest om bij te sturen op veranderingen in het bestek dan wel wijzigingen in de begroting. Afspraken over verantwoordelijkheden en bevoegdheden waren onvoldoende helder en werden niet altijd nagekomen. Besluiten over meerwerk met financiële consequenties werden praktisch afgedaan en bleven zo onder de radar voor het bestuur. De pragmatische aanpak van ogenschijnlijk noodzakelijke maatregelen past bij de slagvaardigheid van een kleine, informele organisatie. Dit koesteren wij ook, maar tegelijkertijd was er meer bestuurlijke sensitiviteit wenselijk geweest bij de (project)organisatie over besluiten met (financiële) impact.

In de derde plaats kunnen de raad en wij als college in de spiegel kijken. Het rapport legt bloot dat de verantwoordingsinformatie afweek van de afspraken. Over de voortgang van De Del werd formeel alleen bij de jaarlijkse vaststelling van de grex gerapporteerd aan college en raad, terwijl de afspraak was om dit per kwartaal te doen. Uit het rapport blijkt nergens dat het college of de raad actief gevraagd hebben naar voortgangsrapportages anders dan de jaarlijkse grex. Wij stellen vast dat het in sommige gevallen niet voldaan is aan de breng- en haalplicht over verantwoordingsinformatie: de brengplicht van de (project)organisatie én de haalplicht van het bestuur.

In de vierde plaats stellen wij vast dat het vanuit de gemeente aan professioneel opdrachtgeverschap ontbroken heeft in het project De Del. Gelet op de complexiteit en het voor Rozendaalse begrippen unieke karakter van een woningbouwproject met een dergelijke omvang is het logisch dat het project grotendeels is uitbesteed. Maar uitbesteding ontslaat de gemeente niet van haar verantwoordelijkheid voor de opdracht en het toezicht daarop (het opdrachtgeverschap). Na lezing van het rapport constateren wij dat onze organisatie (dit geldt voor medewerkers én bestuur) onvoldoende toegerust is geweest om het opdrachtgeverschap professioneel in te vullen, bijvoorbeeld door onderscheid te maken tussen een bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever.

Maatregelen In aansluiting op de conclusies, de aanbevelingen en de toekomstlessen in het rapport De Del nemen wij de volgende maatregelen (die deels al geëffectueerd zijn): 1. Doorontwikkeling organisatie (incl. opdrachtgeverschap) De twee belangrijkste lessen van het onderzoek (professionaliseren van het opdrachtgeverschap en creëren van een aanspreekcultuur) nemen een belangrijke plaats in bij de doorontwikkeling van de Rozendaalse organisatie. Deze organisatieontwikkeling heeft de laatste maanden een impuls gekregen met de komst van de nieuwe gemeentesecretaris en twee andere nieuwe collega’s. In het komende jaar willen wij werken aan een meer eigentijdse, professionele organisatie, waarin medewerkers gericht ondersteuning krijgen voor competenties zoals samenwerken, elkaar aanspreken op resultaten en bestuurlijke sensitiviteit. Specifiek zal aandacht besteed worden aan het opdrachtgeverschap van uitbestede taken. Voor de begeleiding van deze ontwikkeling van mens en organisatie vragen wij de ondersteuning van een bureau. De aanbevelingen bij B op p.5 van de bestuurlijke samenvatting (onderscheid tussen bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever, heldere verantwoordelijkheidsverdeling en een duidelijk projectplan) komen aan de orde bij het professionaliseren van het opdrachtgeverschap.

Concreet leidt dit tot de volgende maatregelen: - Het vormgeven van een professionele, eigentijdse organisatie door voorbeeldgedrag van de leiding en door ondersteuning van een adviesbureau. - Het definiëren van de opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie in dit organisatieontwikkelingstraject en het ondersteunen van medewerkers hierbij. - Het versterken van verschillende competenties, zoals samenwerken, elkaar aanspreken, bestuurlijke sensitiviteit, door medewerkers te trainen en te coachen. 2. Verbeteren planning & control-cyclus In het rapport hebben wij ook gelezen dat de budgetbewaking voor verbetering vatbaar is. Hoewel budgetbewaking onlosmakelijk deel uitmaakt van opdrachtgeverschap bij de doorontwikkeling van de organisatie, verdient budgetbewaking apart aandacht in het verbeteren van de planning & control-cyclus (p&c-cyclus). In deze cyclus moeten de vakinhoudelijke medewerkers meer eigenaarschap ontwikkelen op de verwachte resultaten in de begroting én op de bewaking van de budgetten. Met de komst van de adviseur bedrijfsvoering werken wij aan een betere samenwerking en ondersteuning om vakinhoudelijke medewerkers hun rol te laten pakken. De aanbevelingen onder C en D van de bestuurlijke samenvatting hebben onder meer betrekking op de verbetering van de planning & control-cyclus, zoals het verbeteren van de budgetbewaking en de verantwoordingsinformatie.

Dit leidt voor ons tot de volgende maatregelen: - Een frequenter en meer gestructureerd overleg tussen medewerkers financiën en bedrijfsvoering en de budgethouders. Sinds november is er een beleidsgroep gevormd met de betreffende

-

medewerkers die wekelijks bijeenkomen na de collegevergadering. In deze beleidsgroep vindt ook de samenwerking plaats over onder meer de budgetbewaking. In de p&c-cyclus (kadernota, begroting, tussenrapportage, jaarrekening) meer aandacht besteden aan de relatie tussen resultaten en middelen.

3. Risicomanagement Met de beperkte capaciteit in onze organisatie kunnen we niet op elk taakonderdeel een tien met een griffel halen. En dat moeten we ook niet willen. Dit gegeven vraagt wel om een inschatting van risico’s en kansen voor bepaalde opgaven en projecten. In onze organisatie is meer bewustzijn nodig op risicomanagement. Dit betekent dat we een inschatting van risico’s (politiek, financieel, communicatief, (informatie)veiligheid, privacy) maken, waarna we bewust kiezen voor meer of minder vergaande maatregelen. Het introduceren van een vorm van risicomanagement zal een investering vragen in de organisatie. Wij kijken naar een vorm die passend is bij onze organisatie, maar onze ambitie is dat wij op zijn minst het bewustzijn en de sensitiviteit op risico’s versterken. Wij willen daarvoor de volgende maatregelen nemen: - Meer aandacht besteden aan risicomanagement in de organisatie door medewerkers hierin te trainen. - Wij zullen in de beleidsvoorbereiding bij medewerkers nadrukkelijker vragen naar de risico’s. Dit zal expliciet zichtbaar zijn in college- en raadsvoorstellen onder het kopje ‘kanttekeningen’.

1 Onderzoeksrapport

Rapport onderzoeksvragen De Del

Ambtelijk opdrachtgever: Uitvoering:

B. Boelens P. Schier (extern) adviseur

Datum: januari 2021

1

Inhoud Inleiding...................................................................................................................................................3 Bestuurlijke samenvatting.......................................................................................................................5 Hoofdvragen: oorzaak ontstaan ‘tekort’ en lessen voor de toekomst....................................................8 1.

Is er een projectplan voor De Del opgesteld? ...............................................................................10

2. Zijn in het projectplan (of in andere documenten) de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd? En hoe werden deze in de praktijk ingevuld?...........................................10 B. Zijn er afspraken vastgelegd over de informatievoorziening c.q. over voortgangsrapportages en hoe is hier invulling aan gegeven? ........................................................................................................13 C. Op welke wijze kunnen de betreffende functionarissen hun bevoegdheden, zoals budgetbewaking, uitoefenen? ..............................................................................................................14 D. Hoe ziet de ontwikkeling van kosten en opbrengsten er vanaf de start van het project tot en met de laatste herziening uit? ......................................................................................................................14 E.

Welke procesafspraken gelden voor het goedkeuren van meer- en minderwerk? ......................15

F. Hoe is de berekening van de uitgeefbare m2 van start project tot en met laatste herziening GREX opgesteld? .............................................................................................................................................16 G.

Wat is de rol van de accountant bij de controle op de Grondexploitatie?....................................17

H. Naar aanleiding van actualiteit: hoe worden de afspraken met betrekking tot de Steenhoek bewaakt? ...............................................................................................................................................19

Bijlage 1 Oorspronkelijke opzet plan Bijlage 2 Projectplan De Del (alleen relevante passages) Bijlage 3 Verloop grexen 2013 – 2020 (vertrouwelijk) Bijlage 4 Lijst van ondervraagde functionarissen (vertrouwelijk) Bijlage 5 Overzicht taken en bevoegdheden (vertrouwelijk) Bijlage 6 Chronologisch overzicht besluitvorming

2

Inleiding Bij de laatste herziening van de grondexploitatie (grex) in juli 2020 bleek dat het uiteindelijke positieve resultaat van het project De Del ruim € 4,4 miljoen zou zijn. Dit was was € 0,6 miljoen lager dan verwacht. Hierbij was sprake van zowel lagere opbrengsten als hogere kosten. Deze uitkomst van de grex was een verrassing voor zowel college als raad. Naar aanleiding hiervan heeft het college toegezegd onderzoek te verrichten naar de oorzaken van het nadeel en naar de factoren waardoor dit als een verrassing kwam. Dit rapport bevat de uitkomsten van dit onderzoek en een aantal aanbevelingen. Het onderzoek richt zich op de interne organisatie van de gemeente en het gemeentelijke opdrachtgeverschap. Aanpak van het onderzoek Het onderzoek is op initiatief van wethouder mevrouw Albricht opgestart waarbij de heer Boelens als gemeentesecretaris de rol van ambtelijk opdrachtgever op zich heeft genomen. Omdat Boelens bij de laatste herziening van de grex nog niet in dienst was, kan hij deze rol ook met gepaste afstand invullen. Bovendien is hij vanuit de opdrachtgeversrol nauw betrokken bij de implementatie van de aanbevelingen die uit dit onderzoek naar voren komen. De heer Schier is uitvoerder van dit onderzoek. Hij is als extern adviseur verbonden geweest aan de gemeente.

Hierdoor kent Schier de wegen binnen de gemeente en tegelijkertijd heeft hij als extern adviseur enige afstand en onafhankelijkheid tot het onderzoek. Omdat de raad ook graag betrokken wilde zijn bij het onderzoek, heeft Schier voorafgaand aan het onderzoek met een afvaardiging van iedere fractie de onderzoeksvragen doorgesproken. De afvaardiging bestond uit de heren Jansen (PAK), Bisterbosch (BGR) en De Jonge (R’74). Op 16 november hebben Schier en Boelens de eerste voorlopige bevindingen gedeeld met de afvaardiging uit de raad. Tijdens dit overleg kwam ook naar voren dat de raad niet alleen geïnteresseerd is in de lessen voor de toekomst, maar ook in het uiteindelijke resultaat van De Del. Het eindresultaat is nu gedeeltelijk gebaseerd op geraamde en nog te maken kosten. Los van dit onderzoek beschikt het college eind januari 2021 over een geactualiseerde inschatting van de opbrengst van de Del. Deze inschatting vormt de basis voor de definitieve grondexploitatie die naar alle waarschijnlijkheid in april gereed zal zijn. Het concept van het definitieve rapport is voor ‘hoor en wederhoor’ aan betrokkenen voorgelegd. Feitelijke onjuistheden zijn hierop aangepast in het uiteindelijke rapport. Doel van onderzoek Het doel van dit onderzoek is in principe tweeledig en bestaat uit de volgende hoofdvragen: 1.

Hoe is de negatieve bijstelling van € 0,6 miljoen tot stand gekomen, maar belangrijker: 2. Welke lessen kunnen hieruit voor de toekomst getrokken worden? Onderzoeksvragen 1. Is er een projectplan voor De Del opgesteld? 2. Zijn in het projectplan (of in andere documenten) de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd? En hoe werden deze in de praktijk ingevuld? 3. Zijn er afspraken vastgelegd over de informatievoorziening c.q. over voortgangsrapportages en hoe is hier invulling aan gegeven? 4. Op welke wijze kunnen de betreffende functionarissen hun bevoegdheden, zoals budgetbewaking, uitoefenen? 5. Hoe ziet de ontwikkeling van kosten en opbrengsten er vanaf de start van het project tot en met de laatste herziening uit? 3

6. Welke procesafspraken gelden voor het goedkeuren van meer- en minderwerk? a. Hoe vindt de afwikkeling van meer- en minderwerk in de praktijk plaats? b. Wat was de oorspronkelijke aanneemsom en wat zijn de uiteindelijke meerkosten en waar bestaan deze uit? 7. Hoe is de berekening van de uitgeefbare m2 van start project tot en met laatste herziening GREX opgesteld? 8. Wat is de rol van de accountant bij de controle op de Grondexploitatie? 9. Naar aanleiding van actualiteit: hoe worden de afspraken met betrekking tot de Steenhoek bewaakt? Opbouw rapportage Aan het begin van de rapportage is een bestuurlijke samenvatting opgenomen over de hoofdconclusies en over de aanbevelingen. Daarnaast zijn vooraf verschillende (afzonderlijke) vragen gesteld die in het rapport ook afzonderlijk beantwoord worden, waarbij ook verwijzingen naar bijlagen zijn opgenomen. In de vertrouwelijke bijlagen 4 en 5 vindt u een overzicht van de betrokken functionarissen en de taken.

4

Bestuurlijke samenvatting De belangrijkste conclusies, bevindingen en aanbevelingen van het onderzoek naar de grondexploitatie van De Del zijn: A. De bijstelling van het resultaat van € 0,6 miljoen die aan het licht kwam bij de grex 2020, vindt zijn oorzaak in een lagere kavelopbrengst en hogere kosten (hoofdvraag 1). Het bijstelling van € 0,6 miljoen (grex 2020) is de afwijking ten opzichte van de grex 2019. Dit bedrag is het resultaat van lagere opbrengsten (€ 0,3 miljoen) en van hogere kosten (€ 0,3 miljoen). In de grondexploitatie van 2018 is een verantwoording opgenomen over de verkoop van de gemeentelijke kavels in 2017. In die rapportage is in de tekst van de grex de daadwerkelijke opbrengst van de verkoop van gemeentelijke kavels in dat jaar opgenomen (€ 1.337.899). Deze opbrengst is niet verwerkt in de financiële administratie, waar uitgegaan is van € 1.623.860 conform tabel. Het verschil tussen de grex en de cijfers in de administratie is pas bij het opstellen van de jaarrekening 2019 en de grex 2020 aan het licht gekomen. Naast deze lagere opbrengst zijn de nog te verwachte kosten voor bouw- en woonrijp maken te laag ingeschat. Dit betreft hogere kosten voor de aanpassing van de riolering (verwerkt bij grex 2016), voor aanpassingen in het wegprofiel en kavelniveau, en voor het afvoeren van grond (gronddepot).

Het meerwerk hiervan is niet direct verwerkt in de grondexploitatie, waardoor deze in een laat stadium bij raad en college bekend waren. Een nadere toelichting en onderbouwing van bovenstaande staat bij de beantwoording van de hoofdvragen. B. Hoewel er een projectplan voor De Del (2011) is opgesteld, is deze onvoldoende compleet in de beschrijving van rollen, taken en bevoegdheden en is in de praktijk onvoldoende invulling gegeven aan deze rollen (onderzoeksvragen 1 en 2). In het projectplan staat een organisatiestructuur met rollen, taken en bevoegdheden, maar een bestuurlijk én ambtelijk opdrachtgever ontbreekt, evenals een rolbeschrijving voor de projectleider. Raad, commissie, college en projectgroep fungeerden in overeenstemming met de afspraken. Er waren echter verschillende beelden over de taakverdeling en de rollen in de projectgroep en de ambtelijke organisatie. Hierdoor is de communicatie over meerwerk in relatie tot het budget onvoldoende gecontroleerd. Bij de jaarlijkse terugkoppeling aan college en raad in de grondexploitatie is dit onvoldoende en te laat naar voren gekomen. Wat ook niet geholpen heeft in het markeren van rollen, verantwoordelijkheden en afspraken, is dat het projectplan uit 2011 een hoog theoretisch gehalte heeft en weinig concreet is in de uitwerking.

Aanbevelingen: - Maak bij complexe en politieke gevoelige projecten een duidelijk onderscheid tussen bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever. - Beschrijf duidelijk de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende actoren en spreek elkaar hier ook op aan. - Zorg dat een projectplan of plan van aanpak compact en leesbaar is, zodat de afspraken hierin ook toegankelijk en helder zijn. C. De ontwikkeling van opbrengsten en kosten van De Del zijn goed traceerbaar; door onheldere rollen en onvoldoende vastlegging van besluitvorming is het proces van goedkeuring van meerwerkkosten of lagere opbrengsten onvoldoende te reconstrueren. Hierdoor is het bestuur (raad en college) niet in staat geweest bij te sturen (onderzoeksvragen (onderzoeksvragen 4 tot en met 7). 5

De opbrengsten van De Del zijn in 2020 per saldo positief, namelijk € 4,4 miljoen. Verder blijkt uit het onderzoek niet expliciet dat meerkosten of lagere opbrengsten te vermijden zijn geweest. Een belangrijke kanttekening is dat het bestuur onvoldoende in positie is gebracht om zich over de ontwikkeling van kosten en opbrengsten een oordeel te vellen en op basis daarvan eventueel bij te sturen. Bij conclusie C horen de volgende bevindingen: - De kosten van het project (stand 2020) zijn ten opzichte van de start (2013) bijna 40% hoger dan verwacht. Kostenoverschrijdingen doen zich voor op alle onderdelen van het project (civiele kosten, plankosten en overige kosten). - Door de jaren heen vinden kostenoverschrijdingen plaats door aanpassing van de riolering (verwerkt bij grex 2016), aanpassingen in het wegprofiel en kavelniveau en door het afvoeren van grond (kosten verwerkt in grex 2018, betreft deels kosten die in de jaren daarvoor zijn gemaakt). - Kostenoverschrijdingen op het project zijn alleen via de jaarlijkse grex ter kennisname gebracht aan stuurgroep, college en raad. Mede door de wijze van informatievoorziening (jaarlijks via de grexen) is er bestuurlijk onvoldoende bewustzijn geweest op de ontwikkeling van de kosten. - Er zijn duidelijke afspraken over het melden en accorderen van meerwerk, maar hiermee wordt in de praktijk wat te 'gemakkelijk' omgegaan.

Meerwerk is vanaf de start van de grex niet correct verwerkt. Gedeeltelijk kwam dit pas aan het licht bij het opstellen van de grex 2020 (zie p. 8). Aanbevelingen: - Zorg ervoor dat de informatievoorziening het bestuur in staat stelt om zijn verantwoordelijkheid te nemen. Dit vraagt aandacht voor bestuurlijke sensitiviteit in de organisatie. - Geef meer aandacht aan de budgetbewaking door vakinhoudelijke medewerkers hierop te ondersteunen door de afdeling financiën en eventueel door scholing en training. D. Er zijn te weinig (concrete) afspraken vastgelegd over de wijze van informatievoorziening en de frequentie, zowel ambtelijk als bestuurlijk (onderzoeksvraag 3). Er zijn geen afspraken teruggevonden over de frequentie, agenda, verslaglegging etc. van de stuurgroep. In algemene zin is er weinig gedocumenteerd. Dit heeft ook de reconstructie van de feiten in het onderzoek bemoeilijkt. Over de informatievoorziening zijn de volgende bevindingen te melden: - De informatievoorziening aan de raad vindt in de praktijk niet plaats conform de afspraken. Daarmee wordt de raad niet geholpen in de kaderstellende en controlerende rol. De rol van de raad is beperkt en concentreert zich rond het jaarlijks vaststellen van de grex.

- In het projectplan staat dat het projectplan een 'levend document' is, maar dit is veranderd in de afspraak dat de raad periodiek via een voortgangsdocument op de hoogte zou worden gehouden. - Voortgangsrapportages die per kwartaal zouden verschijnen, zijn er nooit gekomen. Onhelder is waarom niet. Wel is de raad geïnformeerd via verplichte documenten die ter besluitvorming aan de raad werden voorgelegd (stedenbouwkundig plan en bestemmingsplan in 2012 en 2013) en jaarlijks via de door de raad vast te stellen grex. - In het onderzoek is niet naar voren gekomen dat de raad of het college actief gevraagd heeft naar het nakomen van de afspraken over de periodieke informatievoorziening. Naast een brengplicht voor de (project)organisatie kunnen raad en college gebruik maken van hun haalplicht. Noch aan de haalplicht, noch aan de brengplicht is in voldoende mate invulling gegeven. - De verantwoordelijk portefeuillehouder heeft geregeld mondeling gerapporteerd over de voortgang in de commissie en raad. - Aan de afspraken over de informatievoorziening richting bestuur (stuurgroep) is te weinig actief en te weinig frequent invulling gegeven. Daarmee was gedurende de looptijd van het project 6

onvoldoende zicht op de ontwikkeling van kosten en opbrengsten. De communicatie over meerwerk in relatie tot de opdracht is onvoldoende gecontroleerd. Het college had daarmee onvoldoende grip op het project De Del. Aanbevelingen: - Maak bij complexe en politieke gevoelige projecten besluitenlijsten van vergaderingen en laat de verantwoordelijke opdrachtgever hier kennis van nemen. - Wees alert en kritisch op het nakomen van afspraken over verantwoording en spreek elkaar daarop aan (breng- en haalplicht). - Laat het college onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris per kwartaal een overzicht verstrekken van de voortgang op de belangrijkste opgaven en projecten.

7

Hoofdvragen: oorzaak ontstaan ‘tekort’ en lessen voor de toekomst De hoofdvragen van dit onderzoek waren tweeledig: 1. Hoe is de negatieve bijstelling van € 0,6 miljoen (grex 2020) tot stand gekomen? 2. Welke lessen kunnen hieruit voor de toekomst getrokken worden?

A. Totstandkoming tekort In de grex 202 is de verwachte winst op De Del bijgesteld van € 5,0 miljoen naar € 4,4 miljoen. Voor dit verschil zijn hogere lasten en lagere baten de oorzaak. Deze komen bij vraag 5 nader aan de orde. Opbrengsten Vanaf 2017 zijn de gemeentelijke kavels verkocht. De gegevens van de verkochte kavels en de nog te verkopen kavels zijn consequent in de grondexploitatie verantwoord. In de grondexploitatie van 2018 is een verantwoording opgenomen van de cijfers van 2017. In die rapportage is in de tekst van de grondexploitatie de opbrengst van de verkoop van gemeentelijke kavels in dat jaar opgenomen (€ 1.337.899). Deze opbrengst is niet verwerkt in de financiële administratie, waar uitgegaan is van een onjuiste, hogere opbrengst van € 1.623.860. Het bedrag dat abusievelijk niet was aangepast in de tabel. Het verschil tussen de grex en de cijfers in de administratie is pas bij het opstellen van de jaarrekening 2019 en de grex 2020 aan het licht gekomen. In 2020 is de grex over 2019 pas opgesteld na het opmaken van de jaarrekening 2019. Hierbij is er extra aandacht geschonken aan de aansluiting tussen deze twee documenten geschonken. De noodzaak was er ook gelet op de voortgang van het project en de opbrengsten van de gemeentelijke kavels. In voorgaande jaren was de grex al eerder gereed (op basis van de stand van zaken op dat moment).

Het kon dan voorkomen dat er in de jaarrekening andere cijfers waren opgenomen dan in de grex. De lagere opbrengst vindt ook zijn oorzaak in het feit dat het kadaster aan het begin van dit soort projecten met zeer globale m2 ‘rekent’. Het aantal m2 van een specifieke kavel is pas echt duidelijk bij nameting na overdracht. Overigens is de uiteindelijke opbrengst van de door de gemeente uitgegeven kavels 3% hoger dan waarmee bij de aanvang van het project is gerekend. Kosten Bij de grex van 2020 bleek dat het meerwerk vanaf de start van de uitvoering niet goed verwerkt is in de grondexploitatie. Hierdoor zijn de kosten voor bouw- en woonrijp maken te laag ingeschat. Deze kosten betreffen vooral aanpassingen in het wegprofiel van De Del en verschillende aanpassingen op kavelniveau om de hoogteverschillen in het terrein goed op te kunnen vangen. Daarnaast is bij het opstellen van de grondbalans verondersteld dat bewoners gebruik zouden maken van de afgegraven grond. Bewoners hebben er echter veelal voor gekozen zelf tuingrond aan te laten voeren. Hierdoor heeft het afvoeren van deze grond meer geld gekost dan geraamd. Tot slot heeft een prijsverhoging van de materialen geleid tot meerkosten. Per saldo komen de kosten voor het project ten opzichte van de voorlaatste grex daarmee ruim € 0,3 miljoen hoger uit.

B. Lessen voor de toekomst 1. Professionaliseren van het opdrachtgeverschap Het laten uitvoeren van een woningbouwproject zoals De Del is complex. De financiële omvang, de onvermijdelijke afwijkingen in het bestek tijdens de uitvoering, de vele verschillende belangen. Deze 8

factoren maken dat hier een professionele projectorganisatie voor moet worden ingericht. Met de inhuur van externe expertise is dit ook gebeurd. Uit dit onderzoek is niet gebleken dat er in de feitelijke uitvoering van De Del zaken zijn ‘mis’ gegaan. Wat uit dit onderzoek wel duidelijk is geworden, is dat het zijn van opdrachtgever van een dergelijk complex project bepaalde competenties vraagt. In de organisatie van Rozendaal is weinig relevante ervaring met het uitvoeren en managen van (complexe) projecten. Voor dergelijke projecten worden veelal externen ingehuurd, maar het opdrachtgeverschap blijft een verantwoordelijkheid van de gemeente. De belangrijkste les is dan ook dat een professionalisering van het opdrachtgeverschap nodig is. Dit betekent dat bij complexe of politiek gevoelige projecten een onderscheid moet worden gemaakt tussen een bestuurlijk en een ambtelijk opdrachtgever, en de projectleider. In Rozendaal zal een collegelid bestuurlijk opdrachtgever zijn en de gemeentesecretaris ambtelijk opdrachtgever. De projectleider kan intern of extern zijn. 2. Formaliseren van verantwoordingsafspraken en elkaar daarop aanspreken De kleine Rozendaalse organisatie kent een informele cultuur. Dit is een groot goed, want hierdoor zijn de lijnen kort en bestaat er niet de bureaucratische stroperigheid die grotere (overheids)organisaties vaak kenmerkt.

De keerzijde van een informele cultuur is echter in dit onderzoek ook naar voren gekomen. Zaken worden pragmatisch opgelost. En als dit afwijkt van bestaande afspraken, vindt hier niet altijd de juiste of voldoende verantwoording over plaats. In het onderzoek is gebleken dat er ambtelijk niet altijd voldoende bewustzijn was op het afleggen van verantwoording over afwijkingen van bestaande afspraken en van budgetten. Hierdoor is het bestuur (college en raad) onvoldoende in staat gesteld bij te sturen. De andere kant van de medaille is dat college en raad niet actief gevraagd hebben naar bestaande afspraken en naar verantwoordingsinformatie (de haalplicht). Zowel in de ambtelijke organisatie zelf als vanuit het bestuur zijn medewerkers onvoldoende aangesproken op hun rol en verantwoordelijkheid. Een belangrijke les voor Rozendaal is dan ook dat – met behoud van de informele cultuur – essentiële verantwoordingslijnen moeten worden vastgelegd en dat medewerkers en bestuur elkaar daar meer op mogen aanspreken.

9

1. Is er een projectplan voor De Del opgesteld? De gemeenteraad heeft op 5 juli 2011 het projectplan voor De Del vastgesteld.

2. Zijn in het projectplan (of in andere documenten) de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd? En hoe werden deze in de praktijk ingevuld? A. Formele rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Schematisch ziet de formele ‘organisatiestructuur’ in het projectplan er als volgt uit: Gemeenteraad

Commissie (blok RO)

Stuurgroep (college van B&W)

Projectleider De Del

Projectgroep De Del

Gemeenteraad De gemeenteraad stelt op voorstel van het college van B&W en na advies van de commissie van advies (blok RO) de kaders voor het project vast. Commissie (blok RO) Binnen het project vervult de commissie haar reguliere rol om de gemeenteraad te adviseren over de voorstellen aangaande het project. Verder is vastgelegd dat de commissie uitgenodigd kan worden voor een informele bijeenkomst. Dit gebeurt wanneer dit uit het procesverloop blijkt, het onderwerp daartoe aanleiding geeft of de projectwethouder behoefte heeft aan advies. Stuurgroep (college van B&W) Het college beoordeelt, in de rol van stuurgroep, de voorstellen van de projectgroep en stelt deze vast voor behandeling in de gemeenteraad en adviseert gevraagd en ongevraagd de projectgroep. Het college ontvangt periodiek (per kwartaal) van de projectgroep rapportages waarin de voortgang is beschreven en verantwoording wordt afgelegd van de verrichte werkzaamheden en gedane uitgaven. 10

Projectgroep De projectgroep heeft als taak alle werkzaamheden te verrichten om te komen tot besluitvorming in de stuurgroep of het college van burgemeester en wethouders. Om deze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren zal aan de projectgroep een budget ter beschikking worden gesteld, waarover regelmatig zal worden gerapporteerd (voortgangsrapportages) aan het college en de gemeenteraad. De projectgroep wordt als volgt samengesteld:  Projectwethouder in de hoedanigheid van voorzitter van de projectgroep en als contactpersoon tussen college en de projectgroep (linking-pin);  Gemeentelijk projectleider;  Clusterhoofd Openbare Werken;  Indien noodzakelijk zullen ad hoc deskundigen aanschuiven. Werkgroep Als daar aanleiding voor is, kan er een werkgroep worden geformeerd om de nader te benoemen specifieke onderwerpen uit te zoeken, waarbij naast de gemeente ook andere betrokken (direct) belanghebbenden zitting hebben. Wat opvalt in het projectplan is dat van de verschillende actoren uit het ‘organisatieschema’ is beschreven wat hun rol is maar dat die rolbeschrijving voor de projectleider ontbreekt. Evenmin is vastgelegd wie voor dit project de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever zijn. Opvallend is verder dat in het projectplan geen aandacht is voor het bouwteam. In de praktijk is het bouwteam een belangrijke factor in de uitvoering van het project De Del.

Daarom komt deze in de volgende paragraaf aan de orde.

B. Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de praktijk Het projectplan geeft een papieren werkelijkheid. Deze paragraaf gaat in op de vraag in hoeverre de beschrijving uit het projectplan in de praktijk werd nageleefd. Raad en commissie Getuige alle raadsvoorstellen (waaronder de Grexen) hebben commissie en raad hun rol vervuld zoals deze in het projectplan is vastgelegd. College Het college heeft als stuurgroep haar rol vervuld door alle raadsvoorstellen vast te stellen voor behandeling in commissie en raad. Gemeentesecretaris Hoewel in het oorspronkelijke projectplan geen specifieke rol aan de gemeentesecretaris is toebedeeld, is de secretaris wel eindverantwoordelijk voor alle werkzaamheden en projecten door de gemeentelijke organisatie. De secretaris heeft hier op hoofdlijnen een rol gehad via het zogenaamde ‘RoMa-overleg’. In dit ambtelijke overleg vond afstemming plaats tussen het cluster MA (middelen en automatisering) en het cluster RO (ruimtelijke ontwikkeling) over de ontwikkelingen rondom het project De Del. De secretaris heeft in dit overleg – of anderszins – geen expliciete signalen gehad dat er sprake was van overschrijdingen door meer- of minderwerk. Dit was ook de reden dat de secretaris geen specifieke rol weggelegd voor zichzelf zag, te meer daar alle taken al belegd waren bij verschillende personen (in- en extern) in de projectgroep.

Een ander argument hiervoor was dat verschillende wethouders al bij dit project betrokken zijn (geweest). Dit 11

laatste argument geeft aan dat de grens tussen bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheid vloeiend is geweest en daarmee niet helder. In een organisatie als die van Rozendaal is het ook logisch en aan de orde van de dag dat bestuurders soms fungeren als ‘meewerkend voorman’. Het gevaar hiervan is dat de rollen van bestuurder en ambtenaar vervagen, waardoor iedereen aanspreekbaar is en daarmee niemand. Waar het gaat om de budgetbewaking in het project De Del lijkt dit ook het geval te zijn geweest. Afdeling MA De afdeling MA (‘Financiën’) heeft geen actieve rol vervuld in het financiële toezicht op de Del. Intern heeft de financieel medewerker zorgen geuit over de budgetbewaking, maar afgezien van het instellen van het genoemde ‘RoMa-overleg’ heeft Financiën in dit project niet de rol van serieuze gesprekspartner gehad. Bij overleggen met de wethouders en de externe projectleider over financiën is de financieel medewerker niet betrokken geweest. Projectgroep De projectgroep heeft alle college- en raadsvoorstellen voorbereid voor zowel het bestemmingsplan als de achtereenvolgende grexen. De projectgroep was ook verantwoordelijk voor de budgetbewaking. Dit was vooral van belang bij het goedkeuren van meer- of minderwerk. Hier had het bouwteam ook een belangrijke rol in. Bouwteam Meer- en minderwerk werd en wordt in het bouwteam besproken.

Een bouwteam moet als een samenwerkingsverband tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden beschouwd. Bij het project De Del is het gehele civieltechnische werk uitbesteed in een contractvorm, waarbij de afspraak is dat het ‘bouwteam’ niet gedurende het hele project intensief bij elkaar komt. Als er sprake was van een bouwteamvergadering, dan was de samenstelling als volgt:  Opdrachtgever vanuit de gemeente (clusterhoofd OW);  Toezichthouder (ingehuurd door de gemeente);  Uitvoerder en projectleider van de aannemer (geselecteerd op basis van de aanbesteding);  Directievoerder (ingehuurd door de gemeente). Voor de beoordeling van meer- en minderwerk gold hierbij de volgende procedure:  Inbreng vanuit de uitvoerder bij directievoerder en toezichthouder;  Beoordeling op juistheid (check op bestek);  Wanneer gerechtvaardigd: check op eenheidsprijzen en hoeveelheden;  Bespreking (fysiek, per mail of telefonisch) aannemer en gemeentelijk opdrachtgever;  Na akkoord van gemeentelijk opdrachtgever kan aannemer opdracht (laten) uitvoeren. De gemeentelijk opdrachtgever (clusterhoofd OW) is hierbij ook verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de bestuurlijk opdrachtgever en de gemeentelijk projectleider. De laatste informeert op zijn beurt de (externe) planeconoom voor het opstellen van de jaarlijkse herziening van de grex.

Over het algemeen heeft het bouwteam gestructureerd gefunctioneerd. Er zijn echter ook momenten geweest waarbij er directe lijnen waren tussen de gemeentelijk opdrachtgever en de aannemer waarbij technische én financiële zaken werden afgestemd zonder medeweten van de directievoerder en de toezichthouder. Ook vond er soms afstemming plaats tussen de toezichthouder en de gemeentelijk opdrachtgever. Hierdoor was de directievoerder niet altijd in staat om het overzicht te bewaken over de uitvoering. De gemeentelijk opdrachtgever heeft in de ‘waan van de dag’ de gemeentelijk projectleider niet altijd volledig geïnformeerd. Hierdoor zijn de 12

kosten van meer- en minderwerk die buiten het bestek vielen, niet vooraf aan de stuurgroep voorgelegd (wanneer buiten bestek) en zijn deze te laat in de (bijgestelde) grex naar voren gekomen. In z’n algemeenheid kan gesteld worden dat de taakverdeling onvoldoende duidelijk is geweest en dat verschillende personen binnen het project een ander beeld hadden van de rol die zij vervulden. Hierdoor is de communicatie over extra werkzaamheden in relatie tot de opdracht onvoldoende gecontroleerd. Bij de jaarlijkse terugkoppeling aan college en raad in de grondexploitatie is dit onvoldoende en te laat naar voren gekomen.

B. Zijn er afspraken vastgelegd over de informatievoorziening c.q. over voortgangsrapportages en hoe is hier invulling aan gegeven? Afspraak in projectplan In het projectplan is aangegeven dat dit een levend document is, inherent aan de projectmatige werkwijze waarop de locatieontwikkeling wordt opgepakt. Om te voorkomen dat het projectplan telkens moet worden herzien is voorgesteld de gemeenteraad met een voortgangsdocument periodiek op de hoogte te houden van de voortgang en de laatste ontwikkelingen van het project. Invulling van de afspraak (richting raad)  Informatievoorziening aan de raad is gestart met het aanbieden van het projectplan welke is vastgesteld op 5 juli 2011;  Begin 2012 is het stedenbouwkundig plan en het bestemmingsplan door de raad vastgesteld;  Op 17 december 2013 is door de raad een aangepast stedenbouwkundig plan vastgesteld;  In mei 2013 is de eerste grex voor De Del door de raad vastgesteld;  Op 18 februari 2014 heeft de raad de tweede grex vastgesteld;  Op 28 oktober 2014 heeft de raad het herziene bestemmingsplan voor De Del vastgesteld (door de uitspraak Raad van State van 11 november 2015 vanaf dat moment onherroepelijk). In dat voorstel wordt verwezen naar de vastgestelde grex van 18 februari 2014, maar is niet aangegeven dat vaststelling van het bestemmingsplan consequenties heeft voor de grex.

Onderdeel van de herziening is evenwel een andere inrichting van de rondweg in het plan (waarschijnlijk was dit van invloed op het oorspronkelijke ontwerp qua kavelindeling);  Naast de grexen van 2013 en 2014 zijn ook de grexen van 2015 t/m 2020 jaarlijks door de raad vastgesteld. Daarnaast is de raad ook via de commissie (schriftelijk dan wel mondeling) op de hoogte gesteld van de ontwikkelingen rondom De Del, met name in het proces van vaststellen eerste en herziene bestemmingsplan. Informatievoorziening aan stuurgroep (college) De informatievoorziening aan de stuurgroep heeft voornamelijk plaatsgevonden via de grexen, waarin ook de afwijkingen ten opzichte van de voorafgaande grex was opgenomen. In het onderzoek is niet duidelijk geworden waardoor de stuurgroep (het college) niet conform het oorspronkelijke projectplan per kwartaal is geïnformeerd over de voortgang van het project. Vanaf het begin van het project is dit verschoven naar de jaarlijkse grex. Informatievoorziening ambtelijk Vanuit financiën zijn overzichten verstrekt van werkelijk geregistreerde kosten en opbrengsten aan de gemeentelijke projectleider voor het laten opstellen van de grex door BBN. Daarnaast vond er informatie-uitwisseling plaats in bouwteamvergaderingen tussen de gemeentelijke projectleider, de toezichthouder, de aannemer en de gemeentelijke opdrachtgever (clusterhoofd OW). In de 13

bouwvergadering werd de voortgang van het project besproken en werden afspraken vastgelegd in verslagen inclusief actielijst.

C. Op welke wijze kunnen de betreffende functionarissen hun bevoegdheden, zoals budgetbewaking, uitoefenen? Voor stuurgroep, commissie en gemeenteraad geldt dat deze volgens de gebruikelijke college- en raadsvoorstellen en vragen daarover, in ieder geval jaarlijks, in staat zijn gesteld om kennis te nemen van de ontwikkelingen binnen het project en al dan niet akkoord te gaan met de voorgestelde aanpassingen op het project. De bewaking van inhoud en budget is de verantwoordelijkheid van de projectleider en directievoerder. In de periodieke bouwvergadering vindt hierbij de afstemming met de relevante actoren plaats. In ieder geval jaarlijks maar ook ad hoc en op aanvraag worden vanuit financiën overzichten verstrekt om het budget te kunnen bewaken en de grexen te kunnen opstellen.

D. Hoe ziet de ontwikkeling van kosten en opbrengsten er vanaf de start van het project tot en met de laatste herziening uit? Uit de eerste vastgestelde grex van 2013 kan afgeleid worden dat het netto verwachte resultaat bij aanvang van het project (2012) afgerond € 5,06 miljoen bedroeg. De laatst herziene grex van 2020 laat een verwacht nettoresultaat zien van € 4,43 miljoen. Per saldo een lagere verwachte opbrengst over alle jaren van € 0,63 miljoen. Verloop in kosten Civiel Plankosten Overig Totaal

2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2.176.771 2.173.000 2.171.000 2.471.000 2.378.000 2.453.000 2.521.850 2.868.991 580.280 906.120 1.011.120 920.668 920.668 920.571 920.571 920.571 1.226.875 1.326.875 1.326.875 1.468.121 1.647.989 1.722.989 1.722.989 1.722.989 3.983.926 4.405.995 4.508.995 4.859.789 4.946.657 5.096.560 5.165.410 5.512.551

tov 2013 132% 159% 140% 138%

Ten opzichte van de oorspronkelijke exploitatieopzet (grex 2013) vallen de totale kosten zo’n € 1,5 miljoen (38%) hoger uit. De hogere civiele kosten (bouw- en woonrijp maken) zijn 32% hoger dan oorspronkelijk. De plankosten vanwege het opstellen van diverse rapportages en de afhandeling van procedures voor het bestemmingsplan vallen zo’n 60% hoger uit. Tot slot bedragen de overige kosten 40% meer, onder meer door opruiming explosieven. Verloop in opbrengsten Kavels gem Overig Totaal

2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 5.433.207 5.699.388 5.854.974 5.854.974 5.854.974 5.854.974 5.923.824 5.616.521 4.096.880 4.096.880 4.096.880 4.096.880 4.313.880 4.327.382 4.327.382 4.327.382 9.530.087 9.796.268 9.951.854 9.951.854 10.168.854 10.182.356 10.251.206 9.943.903

tov 2013 103% 106% 104%

Voor wat betreft de verkoop van de kavels heeft zich feitelijk alleen een verschil voorgedaan bij de opbrengsten van de uitgeefbare m2 door de gemeente. Bij aanvang van het project (grex 2013) was de verwachte opbrengst hiervoor € 5,43 miljoen (13.415 m2). Op basis van de laatste Grex (2020) bedraagt de verwachte opbrengst € 5,62 miljoen (13.868 m2). In de tussenliggende jaren zijn een 14

aantal proefverkavelingen opgesteld (o.a. naar aanleiding va een aangepast stedenbouwkundig plan). Op basis hiervan is het aantal uit te geven m2 ten opzichte van 2013 een aantal malen bijgesteld. Onder de overige opbrengsten is vanaf 2017 een bijdrage voor het opruimen van explosieven opgenomen. In bijlage 3 zijn de volgende (meer uitgebreide) tabellen opgenomen:  verloop van de verschillen de kosten- en opbrengstsoorten;  verloop van de uitgeefbare m2 door de gemeente;  op hoofdlijn een verklaring van de verschillen van jaar op jaar.

E. Welke procesafspraken gelden voor het goedkeuren van meer- en minderwerk? a. Hoe vindt de afwikkeling van meer- en minderwerk in de praktijk plaats? b. Wat was de oorspronkelijke aanneemsom en wat zijn de uiteindelijke meerkosten en waar bestaan deze uit? Afwikkeling van meer- en minderwerk Meer- en minderwerk werd aangedragen door aannemer en/of toezichthouder, dit werd aan het bouwteam voorgelegd. Het bouwteam besprak dit in de bouwvergadering qua uitvoering (voorbeeld: een trottoir dat iets verder door zou gaan lopen dan op tekening aangegeven). Als het bouwteam in kon stemmen met het meerwerk qua uitvoering, dan kreeg de aannemer opdracht om hier een financieel overzicht van te maken. Het besluit om in te stemmen met het meerwerk werd dan later mede op basis van de financiën gedaan. Dit kon zijn in de volgende bouwteamvergadering, maar ook schriftelijk tussendoor. Van belang was dat de projectleider van de aannemer de directievoerder aangaf of dit paste binnen het bestek en binnen de begroting. Op het moment dat duidelijk was dat werkzaamheden nodig waren die buiten het bestek vielen, is de raming hierop aangepast. Dit is bijvoorbeeld gebeurd bij het weghalen van de aangetroffen niet-gesprongen explosieven bij het bouwrijp maken. Nadien zijn er uit het bouwteam geen signalen meer gekomen dat er een overschrijding van het bestek zou ontstaan door meerwerk.

Om die reden zijn de ramingen in de grondexploitatie niet aangepast. Meer- en minderwerk werd en wordt in het bouwteam besproken. Overigens moet hier gesteld worden dat in gangbare termen een bouwteam als samenwerkingsverband tussen opdrachtgever en opdrachtnemer moet worden beschouwd. Bij het project De Del is het gehele civieltechnische werk uitbesteed in een RAW-contract waarvoor dan de ‘traditionele’ manier van werken geldt. Dat betekent ook dat het ‘bouwteam’ niet gedurende het hele project intensief bij elkaar is geweest. Uiteindelijke meerkosten ten opzichte van de oorspronkelijke bouwsom In de opstelling van de grex is de aanneemsom niet als zodanig 1 op 1 opgenomen. Voor de beantwoording van deze vraag baseren we ons op de post ‘subtotaal Civiel/ bouwrijp/ woonrijp’ zoals deze in bijlage 3 is opgenomen. In de eerste grex van 2013 was voor deze post een bedrag opgenomen van € 2,18 miljoen. In de laatste herziene grex van 2020 bedraagt deze post € 2,87 miljoen. Het verschil van € 0,69 miljoen kan op hoofdlijnen als volgt worden verklaard:  Aanpassing riool inclusief bijstelling onvoorzien (grex 2016) - € 300.000  Positieve bijstelling post onvoorzien (grex 17/19/20) € 75.000  Prijsstijging door vertraging (grex 2018) - € 75.000 15



Aanpassing wegprofiel, aanpassing kavelniveau, gronddepot, prijsstijgingen (grex 2020, betreft ook correctie op administratieve verwerking van eerder meer- en minderwerk) totaal

- € 390.000 - € 690.000

Voor de goede orde: het gaat hierbij om een vergelijking van de laatste grex (2020) ten opzichte van de ‘oorspronkelijke aanneemsom’ aan het begin van het project. Volgens een inschatting van de gemeentelijk opdrachtgever hadden er geen meerwerkkosten aan kaveleigenaren kunnen worden toegerekend.

F. Hoe is de berekening van de uitgeefbare m2 van start project tot en met laatste herziening GREX opgesteld? De basis hiervoor is gelegd in de samenwerkingsovereenkomst die op 26 oktober 2011 tussen de gemeente en Credo is gesloten. Op grond van deze overeenkomst is op 5 september 2012 en 28 oktober 2014 een heronderhandelingsovereenkomst gesloten. In de bijlage van deze overeenkomst is een kaart opgenomen (zie bijlage 1) waarin op basis van het stedenbouwkundig plan een onderverdeling is gemaakt in openbare ruimte en uitgeefbare ruimte. Deze basisinformatie is hierna steeds verder verfijnd waarbij het eerste civieltechnisch ontwerp (bouw- en woonrijp maken) als basis diende. Om de kadastrale kosten te minimaliseren is voor de vaste kavels gebruik gemaakt van de Splitsapplicatie van het kadaster om de voorlopige kadastrale grenzen te bepalen. Omdat de uitgeefbare oppervlaktes op dat moment afweken, is er een controlemeeting uitgevoerd om na te gaan of het civieltechnisch ontwerp overeenkwam met de situatie buiten. Uit deze controle bleek dat deze twee overeenkwamen en daarmee een voldoende basis boden voor het project en de overeenkomst. Uit bijlage 1 (oorspronkelijke overzichtskaart) kan de volgende vertaling in m2 worden afgeleid:

Kamer 1 Kamer 2 Kamer 3 Openbaar (o.a. groen/ wegen)

aantal m2 8.951 12.410 8.899 13.649 totaal 43.909

in % 20% 28% 20% 31% 100%

Uit de eerste grex (2013) kan de volgende verdeling van de kavels worden afgeleid:

Kamer 1 Kamer 2 Kamer 3 totaal

16

Credo Gemeente 22 3 21 22 44 24

Totaal 25 21 22 68

Verder kan van de m2-prijs in de grex 2013 (€ 405 excl. btw) worden afgeleid dat het totaal aantal door de gemeente uit te geven m2 op dat moment 13.415 bedroeg1. In de bijlage bij die grex wordt voor kamer 1 uitgegaan van 2.049 m2 en voor kamer 2 van 11.842 m2 waarvan 160 m2 voor achterpaden is bestemd. Per saldo komt het aantal uit geven m2 volgens deze bijlage uit op 13.731, in de grex is echter nog uitgegaan 13.415 m2. In de volgende grex van 2014 dit aantal is bijgesteld naar 14.073 m2. Op basis van de opeenvolgden grexen (opbrengst uitgifte gemeentelijke kavels/ € 405 excl. btw) ziet het aantal uit te geven m2 er als volgt uit: aantal m2 verschil 2013 13.415 2014 14.073 657 2015 14.457 384 2016 14.457 0 2017 14.457 0 2018 14.457 0 2019 14.627 170 2020 13.868 -759 In zowel de grex van 2014 als 2015 is het aantal m2 naar boven bijgesteld. Aanleiding hiervoor zijn opgestelde proefverkavelingen op basis van het aangepaste stedenbouwkundig plan. In 2019 is nogmaals een nameting gedaan, waaruit bleek dat er 170 m2 uitgeefbaar terrein voor de gemeente beschikbaar was. Bij de laatste herziening van de grex in 2020 was er nog 1 kavel uit te geven. Het aantal m2 daarvan bleek niet overeen te stemmen met de verwachte opbrengst van de cijfermatige opstelling. Dit leidt tot een nadeel van afgerond € 0,3 miljoen.

Uit nadere bestudering van de voorgaande grexen blijkt in de grex van 2018 (op basis van cijfers van 2017) een discrepantie tussen de cijfermatige tabel en de tekstuele toelichting die niet is opgemerkt. Voor de opeenvolgende grexen is evenwel van die cijfermatige opstelling uitgegaan waardoor de lagere te verwachte opbrengst pas aan het einde van het project in beeld kwam. Over het geheel van het project genomen wijkt het aantal uit te geven m2 niet veel af van het oorspronkelijke schetsplan (3,4% meer).

G. Wat is de rol van de accountant bij de controle op de Grondexploitatie? De controle van de accountant op de grondexploitatie projecten bestaat uit de volgende 3 onderdelen: a. een beoordeling van de inrichting van de organisatie rondom de grondexploitatie; b. een detailcontrole op de gerealiseerde baten en lasten; c. een beoordeling van de verwachte baten en lasten. A beoordeling organisatie De rollen in het proces grondexploitatie zijn als volgt verdeeld:

1 In de grexen wordt geen verslag gedaan van het aantal uitgegeven m2. In dit rapport zijn de genoemde m2

daarom afgeleid van de geraamde opbrengst/m2-prijs (deze is tijdens het project niet aangepast).

17

 

een planeconoom2 die de prognoses opstelt; de projectleider die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project.

De planeconoom stelt jaarlijks de prognose op voor de toekomstige baten en lasten van het project, rekening houdend met de gerealiseerde baten en lasten en rekening houdend met de toekomstige ontwikkelingen van prijzen. De gehanteerde indexering wordt voor akkoord voorgelegd aan het college. De projectleider autoriseert het geactualiseerde totaalbeeld (financieel). Bij dit project heeft BBN (het extern bureau dat jaarlijks de grex opstelt) feitelijk de rol van planeconoom en binnen het cluster OW is de rol van projectleider belegd. Met het voorstel om de grex vast te stellen gaf de projectleider feitelijk akkoord voor de juistheid en de volledigheid van de te verwachten baten en laste van De Del B detailcontrole op de gerealiseerde baten en lasten Vanaf boekjaar 2016 toetst de huidige accountant jaarlijks de werkelijk gerealiseerde baten en lasten in de jaarrekening die betrekking hebben op de grex aan de hand van de ontvangen inkoop- en verkoopfacturen en de onderliggende documenten (notariële akten en bewijs van geleverde goederen/diensten). De belangrijke vraag daarbij is: heeft dit terecht betrekking op het project? Hierin heeft de accountant in de afgelopen jaren geen fouten ontdekt.

C beoordeling verwachte baten en lasten De beoordeling van de verwachte baten en lasten is uitgevoerd door een beoordeling te maken van de totale lasten en baten van enig jaar ten opzichte van het voorafgaande jaar, afgezet tegen de gemaakte kosten en opbrengsten. De vraag is of hier vreemde afwijkingen in zitten en of deze te verklaren zijn. Voor deze grex stelt BBN de verwachte baten en lasten op. BBN doet dit op basis van de informatie die zij ontvangen vanuit de gemeentelijke organisatie. Door de accountant is niet getoetst welke informatie precies is verstrekt. Deze onderlinge informatie-uitwisseling valt in principe ook buiten het controlebereik omdat deze geen deel uitmaakt van de controle op de baten en lasten in de jaarrekening. In het geval van Rozendaal en deze grex beoordeelt de accountant wel de deskundigheid van BBN (als planeconoom) door de volgende vragen te stellen: Is BBN een gerenommeerd bureau? Is BBN voldoende deskundig? Op basis van de informatie op de website van BBH heeft de accountant beoordeeld dat BBN voldoende deskundigheid heeft om een deugdelijke grex op te stellen. Bevestiging bij de jaarrekening Bij de afsluiting van de totale controle van de jaarrekening vraagt de accountant een bevestiging van het college en de gemeentesecretaris op.