Accountantsverslag 2021 VGGM.pdf
Tekst van het document
Aan het algemeen bestuur -
-
Persoonlijk/ vertrouwelijk behandelen.
Geacht bestuur, 2021 is het 3e jaar dat we uw jaarrekening hebben gecontroleerd. De samenleving en in het bijzonder uw organisatie heeft sinds 2019 te maken met de
Betreft: Accountantsverslag 2021
wereldwijde corona uitbraak. Voor ons werk heeft dit ingehouden dat we het werk op afstand hebben uitgevoerd de afgelopen twee jaren en dat de contacten met uw medewerkers eveneens op afstand hebben plaatsgevonden. Ondanks deze omstandigheden is onze controle prettigverlopen. Wel zien wij dat als gevolg van de impact die corona heeft op uw organisatie de implementatie van verbeterpunten zoals voorgaande jaren gerapporteerd vertraging heeft opgelopen. Uiteraard is dat gezien de omstandigheden goed te begrijpen. Daarnaast was de kwaliteit van de oplevering niet zoals in voorgaande jaren en
hebben wij een deel van onze controleinformatie relatief laat in het controleproces ontvangen. Hierdoor is de controle niet optimaal verlopen. Aan het Algemeen Bestuur van de Veiligheids-en
Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2021. Dit verslag bevat onze belangrijkste bevindingen uit de
Gezondheidsregio
controle van de jaarrekening 2021.
Gelderland-Midden
Met dit verslag willen wij u zo goed mogelijk informeren. De onderwerpen, die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2021, tenzij dit specifiek is aangegeven. Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de concern controller. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de Veiligheids-en Gezondheidsregio Gelderland-Midden bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend,
RA12 Registeraccountants B.V. RA12 registeraccountants B.V. Traverse 1, 3905 NL, Veenendaal info@ra12.nl
drs. A.F.J. van der Velden RA
2
Inhoudsopgave 1. Accountantscontrole 2021 Uw contactpersonen bij RA12 Registeraccountants zijn: Partner drs. A.F.J. (David) van der Velden RA David@ra12.nl 06 – 23 27 69 43
Manager J. (Jim) van der Borg RA MSc Jim@ra12.nl 06 – 83 98 91 42
Leeswijzer In deze verticale balk wordt op elke pagina een samenvatting gegeven van de analyses en conclusies die rechts staan beschreven. Wij willen op deze wijze de leesbaarheid bevorderen.
2. Analyse van de financiële gegevens 3. Bevindingen naar aanleiding van de controle
4. Administratieve organisatie en interne beheersing
1. Accountantscontrole 2021 Controleaanpak, reikwijdte en diepgang
Hoofdpunten
Controleverklaring
SiSa
Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2021 van Veiligheids-en
Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke
Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) een goedkeurende
uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen
controleverklaring af te geven met betrekking tot de getrouwheid en
accountantscontrole 2021. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw
rechtmatigheid.
specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.
De jaarrekening geeft een getrouw beeld
Getrouwheidsoordeel Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat
Het Jaarverslag
de jaarrekening 2021 een getrouw beeld geeft van de grootte en de
Wij hebben als controlerend accountant getoetst of:
samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en
het jaarverslag voldoet aan de relevante wet- en regelgeving (onderdeel I);
passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit Begroting
het verenigbaar is met de jaarrekening (onderdeel II);
en Verantwoording (BBV) voor Provincies en Gemeenten.
geen materiele onjuistheden in het jaarverslag zijn gebleken in het licht van de tijdens de controle van de jaarrekening verkregen kennis en begrip
De jaarrekening is rechtmatig
Rechtmatigheidsoordeel
omtrent de veiligheidsregio en zijn omgeving (onderdeel III).
Een goedkeurende verklaring met betrekking tot rechtmatigheid betekent
Op basis van de door ons verrichte werkzaamheden hebben wij geen
dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de
bevindingen op deze aspecten m.b.t. het jaarverslag.
jaarrekening 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen en in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving. Voor een uiteenzetting inzake de verantwoordelijkheden van de directie en het bestuur van VGGM en van RA12, alsmede de aard en de reikwijdte van onze werkzaamheden in het kader van onze accountantscontrole, verwijzen wij naar de controleverklaring en de nadere toelichting in dit verslag.
5
1. Accountantscontrole 2021 Controleaanpak, reikwijdte en diepgang Materialiteit
Hoofdpunten Materialiteit € 1.732.000
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn
Als rapportagetolerantie hebben wij 5% van de materialiteit aangehouden
materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of
wat uitkomt op € 85.000. Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid
gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die
en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening.
gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit
Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die
beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en
veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze
de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.
Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door het
Rapportagetolerantie
bestuur vastgestelde toleranties gehanteerd. Het bestuur heeft ons daarbij
Onafhankelijkheid
€ 85.000
opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van
Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de
de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie.
onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van
Op basis van het Besluit Decentrale Overheden (BADO) en onze
mening dat door ons is voldaan aan deze eisen.
professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de Wij zijn onafhankelijk van VGGM
jaarrekening als geheel bepaald op
Wij bevestigen dat we geen giften >€ 100 hebben gegeven aan dan wel
€ 1.732.000. De materialiteit is gebaseerd op 1% van de totale lasten, inclusief
aangenomen van de VGGM of haar personeel. Wij hebben de overige
mutaties reserves. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke
dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de
afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening
hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type
om kwalitatieve redenen materieel zijn. De materialiteit voor de WNT is
dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden.
afwijkend, hiervoor worden de toleranties toegepast zoals deze zijn opgenomen in het controleprotocol.
6
1. Accountantscontrole 2021 Controleaanpak, reikwijdte en diepgang Fraude en non-compliance
die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening.
Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de
Bij die werkzaamheden hebben wij geen materiële non-compliance
planning en uitvoering van de werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole
geconstateerd.
houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude
Hoofdpunten Geen aanwijzingen voor fraude en non-compliance
en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen
Geautomatiseerde gegevensverwerking en beveiliging
bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van
persoonsgegevens
een risico omtrent corruptie.
De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en
Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de
continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze
mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende
jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de
Geautomatiseerde
niveaus binnen de VGGM. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en
jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken
gegevensverwerking in
de mogelijke fraudesituaties besproken met o.a. de Concern controller. Deze
omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde
besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen
gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan.
voldoende mate geborgd.
voor materiële fraude opgeleverd. Tijdens de interim-controle hebben wij de relevante processen met Bij de beoordeling van het risico omtrent corruptie hebben wij gekeken naar
betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst, waar
specifieke omstandigheden zoals de geografische plaats van de activiteiten,
nodig brengen wij verslag uit over tekortkomingen. Wij hebben de
hebben we gekeken naar de sectoren waar corruptie meer dan gemiddeld
automatiseringsorganisatie van de VGGM uitsluitend in het kader van de
voorkomt en hebben we beoordeeld in hoeverre buitenlandse wetgeving als
jaarrekeningcontrole beoordeeld. Uit hoofde van deze controle hebben wij
de UK Bribery Act en de US Foreign Corrupt Practices Act van invloed
geen issues geconstateerd die verstoringen in de geautomatiseerde
kunnen zijn.
gegevensverwerking kunnen veroorzaken.
Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voorzover wij
7
2. Analyse van de financiële gegevens Winst-en-verliesrekening Het resultaat van VGGM over het jaar 2021 ten opzichte van de begroting bedraagt € 1,7 miljoen voordelig en ten opzicht van voorgaand jaar € 1,4 miljoen nadelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven
Overzicht van baten en lasten
Aangepaste begroting 2020 ( x €1 .000) ( x €1 .000)
2021 ( x €1 .000)
Verschil t.o.v. begroting
In % t.o.v. begroting
Baten
1 74. 081
1 50. 749
1 1 7. 01 5
23. 332
1 5%
Lasten
1 73. 261
1 53. 599
1 1 3. 727
1 9. 662
1 3%
820
-2. 850
3. 288
3. 670
-1 29%
91 0
2. 850
-1 76
-1 . 940
1 00%
1 . 730
0
3. 1 1 2
1 . 730
1 00%
S aldo Baten en Lasten Mutatie reserves Resultaat
Op basis van de bovenstaande gegevens blijkt dat de begrote baten 15% en de begrote lasten 13% afwijken van de realisatie. Deze afwijkingen zijn het gevolg van een significante groei van de coronalasten en –baten welke op voorhand niet te voorspellen zijn. Ondanks deze significante afwijkingen hebben wij geen twijfel omtrent het begrotingsproces en dat deze wordt gemonitord en de (aangepaste) begroting een betrouwbaar kaderstellend document is waaraan het algemeen bestuur zekerheid kan ontlenen. Er is in 2021 sprake geweest van een onvoorspelbare en uitzonderlijke situatie waar met name de GGD te maken heeft gehad waardoor het sturen op de begroting gedurende dit bijzondere jaar erg lastig is geweest. Weerstandsvermogen De VGGM is een gemeenschappelijke regeling en moet op grond van regelgeving (BBV) een relatie leggen tussen de financiële risico’s waaraan de organisatie
blootstaat en de weerstandscapaciteit van de organisatie. VGGM heeft in paragraaf 4.1 van de programmabegroting 2021 de risicoparagraaf voor de hoogte van het weerstandsvermogen opgenomen en de risico’s voor zover mogelijk gekwantificeerd en benoemd. In de jaarrekening is dit eveneens toegelicht in paragraaf 2.1. Zowel in de begroting 2021 als het jaarverslag is opgenomen dat een niveau van € 1,4 miljoen voor het weerstandsvermogen afdoende is. In de jaarrekening wordt gerefereerd aan een vastgesteld niveau uit 2015. Zowel het economische klimaat als het politieke klimaat zijn sindsdien gewijzigd. Wat ons tevens opvalt zijn de genoemde risico’s en hierin met name het feit dat deze niet zijn gekwantificeerd. Alhoewel het niet verplicht is gesteld raden wij aan om de opgenomen risico’s te kwantificeren zodat het weerstandsvermogen kan worden afgezet tegen de risico-inschatting.
9
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Controlebevindingen Naar aanleiding van de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij enkele bevindingen geconstateerd. De meeste bevindingen zijn verwerkt in de jaarrekening. De verwerkte bevindingen hadden met name betrekking op de presentatie in de jaarrekening.
Geen bevindingen boven de rapporteringstolerantie
Onrechtmatigheid aanbestedingen Gedurende onze jaarrekening controle zijn wij geen onrechtmatigheden tegengekomen in de wijze van aanbesteden boven de rapporteringsgrens. Wel hebben we vastgesteld dat de spendanalyse wordt uitgevoerd over een periode van 1 jaar. Echter zien de drempelbedragen voor (EU) aanbesteden toe op bestedingen in de afgelopen 4 jaar. Door de spend-analyse te beperken tot bestedingen van het afgelopen jaar bestaat er een verhoogd risico op onrechtmatige bestedingen. Breid de spendanalyse uit naar een periode van de afgelopen 4 jaar en leg deze in iets meer detail vast. Het toevoegen van CPV codes, Kenmerk aanbesteding (tendernet/negometrix), datum aanbesteden en bedrag aanbesteding. Naast het uitvoeren van de spend-analyse constateren wij ook nog een (beperkt) aantal contracten die dateren van voor de aanbestedingswet en een oneindige stilzwijgende verlening kennen. Deze contracten vallen in een grijs gebied van de rechtmatigheid waardoor wij deze niet meewegen in ons oordeel echter adviseren wij wel om dergelijke contracten op termijn aan te besteden.
Begrotingsrechtmatigheid Voor de begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld of de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maximale budgetten weergegeven die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. De toe te passen normen voor de begrotingsrechtmatigheid zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet. Het algemeen bestuur geeft hier zelf nadere invulling aan door middel van de begroting en de financiële verordening. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid. Uit onze controle zijn geen overschrijdingen geconstateerd die meetellen in ons oordeel. PLB voorziening We hebben bij de controle vastgesteld dat de PLB voorziening niet is geactualiseerd t.o.v. 2020. U schat in dat de verplichting ten opzichte van 2020 beperkt is veranderd. Wij adviseren u dit in 2022 weer goed te onderbouwen in de registratie.
Betaalbevoegdheden ING Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er drie personen zijn met onbeperkte betaalbevoegdheden binnen de ING bank. Hierin schuilt een risico op onrechtmatige onttrekkingen vanuit de organisatie. Wij adviseren u te allen tijde een tweede autorisatie op de betalingen te hanteren.
11
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Controlebevindingen Uit de controle blijkt voor een partij dat de verhuur van verkeersmaterialen regelt geen contract is afgesloten. Wij begrijpen dat dit initieel is ontstaan door de Coronadrukte echter adviseren wij wel dergelijke constructies te monitoren en wanneer mogelijk met de betreffende partij wel in gesprek te gaan over een contract.
Geen bevindingen boven de rapporteringstolerantie
WNT Een gemeenschappelijke regeling valt onder de Wet Normering Topinkomens. De twee directeuren en de leden van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur worden aangemerkt als topfunctionarissen. Wij hebben de controle van de WNT uitgevoerd waarbij wij zijn nagegaan of de bedragen juist en volledig zijn opgenomen. De leden van het Algemeen en Dagelijks Bestuur ontvangen geen bezoldiging. Wij hebben vastgesteld dat de bedragen van de beiden directeuren aansluiten op de salarisadministratie. Uit de controle zijn dan ook geen aanpassingen gebleken.
12
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle SiSa Bij de jaarrekening wordt als bijlage de SiSa-verantwoording toegevoegd. De VGGM heeft de rechtmatige totstandkoming van de SiSa-bijlage getoetst. Doel
Oordeel
Getrouwheid
Goedkeurend
Rechtmatigheid
Goedkeurend
Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 in het kader van SiSa worden verantwoord. Wij doen dit middels een tabel, die ook moet worden opgenomen als geen fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Per regeling wordt aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Deze tabel is hieronder weergegeven. Nr.
Specifieke uitkering of overig
Fout of onzekerheid
A2
Brede doeluitkering Rampenbestrijding (BDUR)
Geen
A12
Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen
Geen
H11
Corona Bonusregeling Zorg
Geen
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout / onzekerheid
Overlopende passiva Gedurende onze controle hebben wij geconstateerd dat VGGM een veelheid aan nog te besteden bedragen onder de overlopende passiva heeft staan. Middels deelwaarneming hebben wij de opgenomen bedragen gecontroleerd en hier geen directe aanleiding gevonden om (een aantal posten) vrij te laten vallen. Wij adviseren uw organisatie om de bedragen zoals momenteel zijn opgenomen in de komende periode te beoordelen en vast te stellen in welke mate er een daadwerkelijke bestedingsplicht dan wel een terugbetalingsverplichting is afgedwongen. Mocht u tot de conclusie komen dat er geen verplichting bestaat maar er wel een geoormerkt doel voor de gelden is, adviseren wij u om (afhankelijk van de situatie) deze gelden om te zetten naar een bestemmingsreserve dan wel een voorziening.
13
4. Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering
Controleproces
Rechtmatigheidsverantwoording
Benchmark
Zoals in onze inleiding opgenomen is het controleproces dit jaar minder soepel verlopen dan in voorgaande jaren. Een deel van onze informatie hebben wij laat in het controleproces ontvangen. Dit heeft het controleproces en de doorlooptijd van onze audit negatief beïnvloed. Wij hebben bij onze controle gemerkt dat informatie over relevante beheersprocessen binnen VGGM minder beschikbaar was bij de bedrijfsvoeringsafdeling en meer moest komen uit de lijnorganisatie. De impact van Corona op VGGM is hier waarschijnlijk mede oorzaak van. Werken vanuit huis in een organisatie die voor een zeer grote uitdaging stond en ook veel gevraagd heeft van de ondersteunende afdelingen zijn hier voorbeelden van. Wij zien dat de ambitie van de reorganisatie bij bedrijfsvoering van voor de Corona crisis nog niet is gerealiseerd. De kwaliteit van de bedrijfsvoering verbetert, maar niet in het tempo dat was bedacht. Naast intensivering van de activiteiten ter ondersteuning aan het programma Covid19 zien we dat de organisatie ook beperkt middelen heeft vrijgemaakt om de noodzakelijke verbeteringen door te voeren. Gevolg is dat de interne beheersing op onderdelen nog onvoldoende is en dit is al langere tijd het geval. Wij adviseren u te bekijken hoe een momentum kan worden gecreëerd om de gewenste impuls voor bedrijfsvoering van voor de Coronacrisis van nieuwe energie kan worden voorzien.
Mogelijk kunt u dit combineren met het plan van aanpak voor de rechtmatigheidsverklaring. Met ingang van 2022 dient VGGM zelf in haar jaarverslag een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. De accountant zal dat dan niet meer doen en zich weer net als voor de invoering van de rechtmatigheidsverklaring richten op het getrouwheidsoordeel. Wij hebben begrepen dat u bezig bent met een nulmeting voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren u de plannen voortvarend op te pakken en capaciteit vrij te maken om vorm en inhoud te geven aan deze verandering. Tenslotte willen we nog stilstaan bij het benchmark onderzoek dat door Berenschot is uitgevoerd. Uit dit rapport blijkt dat sprake is van een krappe invulling van de ondersteuning. Hierdoor is onvoldoende veranderkracht aanwezig. Dit lijkt in overeenstemming met het beeld van voorgaande constateringen. Wij adviseren u te bezien welke maatregelen cruciaal zijn om de noodzakelijk veranderkracht voor het op peil brengen van de interne beheersing te kunnen realiseren.
2020
2021
15
4. Bedrijfsvoering Proces
Onvoldoende
Voldoende
Uitstekend
Planning en control Inkopen
Uitleg
Aanbestedingen Betalingen
De plaats van de bollen geeft onze indruk van de
Personeel
interne beheersing in de processen weer. De genoemde processen zijn getoetst middels een
Automatisering
lijncontrole waarmee opzet en bestaan zijn vastgesteld.
De baten zijn buitenbeschouwing gebleven omdat deze hoofdzakelijk gegevensgericht gecontroleerd zullen worden.
Planning & Control De externe planning & control cyclus en producten van VGGM is ingericht op het wettelijk minimum. Binnen de interne planning & control cyclus en producten is de koppeling tussen beleid, activiteiten, geleverde diensten en opgeofferde middelen gefragmenteerd. Het risico bestaat dat management onvoldoende in staat is om op basis van data te sturen op de doelmatigheid van de activiteiten. Inkopen Het inkoopproces wordt ondersteund met een aantal systemen waarin procuratie en autorisaties zijn vastgelegd. Deze systemen zijn gefragmenteerd gekoppeld, leidend tot risico’s in het inkoopproces. Aanbestedingen Kennis en kunde op het gebied van aanbestedingen en aanbestedingsprocessen zijn op orde. Ondanks een tijdelijke uitbreiding van het team inkoop is de inkoopfunctie kwetsbaar in relatie tot de omvang van het aantal aanbestedingsprojecten.
2020
2021
16
4. Bedrijfsvoering Proces
Onvoldoende
Voldoende
Uitstekend
Planning en control Inkopen
Uitleg
Aanbestedingen Betalingen
De plaats van de bollen geeft onze indruk van de
Personeel
interne beheersing in de processen weer. De genoemde processen zijn getoetst middels een
Automatisering
lijncontrole waarmee opzet en bestaan zijn vastgesteld.
Betaling Afgelopen jaar zijn geautomatiseerde controles ingevoerd ter bewaking van een adequate betaling.
De baten zijn buitenbeschouwing gebleven
Personeel Het personeelssysteem kent veel maatwerktoepassingen, mede vanwege de toepassing van een 4-tal CAO’s. Door diverse wisselingen in het team HRM en een forse uitbreiding van dit team ten behoeve van het programma COVID19 is de kennis en kunde van de verschillende personeelsprocessen en controles op juiste verwerking onvoldoende geborgd.
omdat deze hoofdzakelijk gegevensgericht gecontroleerd zullen worden.
2020
2021
17
4. Bedrijfsvoering Overzicht van bevindingen uit de management letter
De administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) vormen een belangrijk aanknopingspunt voor onze controlewerkzaamheden. De wijze
Bevindingen
waarop binnen uw organisatie de werkzaamheden worden uitgevoerd en vastgelegd en de wijze hoe daarop toezicht wordt gehouden is bepalend voor de manier waarop wij onze controlewerkzaamheden uitvoeren.
2. Betalingen – Betaalrechten 3. Automatisering – Rechtenbeheer
Wanneer de AO/IB van voldoende hoog niveau is, dan kunnen wij daar op
4. Personeel – Personeelsdossier
steunen. Dit betekent dat wij ons grotendeels zullen concentreren op de
5. Planning en control – Begrotingswijzigingen
opzet, het bestaan en de werking van de AO/IB. Slechts een beperkt gedeelte
6. Planning en control – Memoriaalboekingen
van onze werkzaamheden behoeft dan gegevensgericht (arbeidsintensief) te
7. Personeel - Controle op personeelsmutaties
worden uitgevoerd.
Impact
1. Inkopen - Prestatielevering aantonen
8. Inkopen - Autorisatie inkoopfacturen 9. Automatisering – Rechtenbeheer (2)
Onze controle is niet gericht op het geven van een oordeel over de AO/IB.
10. Personeel – Autorisatie betaalvoorstel
Derhalve is de diepgang van de beoordeling niet van dien aard dat alle
11. Personeel – Autorisatie standenregister
verbeterpunten ten aanzien van de AO/IB door ons geconstateerd zijn. Onze belangrijkste conclusie is dat de administratieve organisatie en interne
Kans Risico met hoge mate van urgentie, directe opvolging noodzakelijk Risico met gemiddelde mate van urgentie, opvolging is op termijn
beheersing op een aantal punten dient te worden verscherpt. We hebben
gewenst
onze belangrijkste bevindingen in de matrix hiernaast weergegeven.
Risico met lage mate van urgentie, opvolging is te overwegen
Op de volgende pagina’s hebben wij een nadere toelichting per bevinding opgenomen.
18
Over RA12