Accountantsverslag 2020 Gem. Rozendaal.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag 2020 Gemeente Rozendaal
Definitief 15 juni 2021
Aan de Raad van de gemeente Rozendaal Kerklaan 1 6891 CL ROZENDAAL
Inleiding
Doetinchem, 15 juni 2021 324601/HdF/NK Geachte raad, Wij hebben de jaarrekening 2020 van uw gemeente gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van de uitkomsten vanuit onze controle onder uw aandacht. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het College van burgemeester en wethouders. Wij geven hierbij een controleverklaring. U heeft ons voor de controle van de jaarrekening 2020 een aantal aandachtspunten meegegeven. Hierover rapporteren wij in dit verslag. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening en de interne beheersing. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Wij bespreken deze rapportage graag tijdens de bijeenkomst met de controlecommissie op 22 juni 2021 en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman
dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA 2
Inhoudsopgave
Waar bent u naar op zoek?
1. Kernpunten
2. Onderbouwing oordeel
3. Corona en de jaarstukken
4. Aandachtspunten Raad
5. Jaarrekening
6. Interne beheersing
7. SiSa
8. Onze verantwoordelijkheid
9. Afsluiting
3
Wij hebben de jaarrekening 2020 van uw gemeente gecontroleerd. Wij informeren u in dit verslag over de bevindingen uit onze controle. De hoofdzaken hebben wij hier opgenomen. Goedkeurende oordelen Als u de jaarstukken ongewijzigd vaststelt, kunnen wij een goedkeurend oordeel geven voor de getrouwheid maar moeten wij een verklaring met beperking geven voor de rechtmatigheid. De geconstateerde fouten en onzekerheden blijven voor de getrouwheid binnen onze materialiteitsgrenzen. Voor de rechtmatigheid zijn wij genoodzaakt een oordeel met beperking te geven vanwege het overschrijden van de Europese aanbestedingsregels. Uit onze controle kwamen een aantal aanpassingen in de jaarstukken voort. Deze zijn in de voorliggende versie verwerkt. Covid-19
1. Kernpunten
Vanaf 2021 verandert de rechtmatigheidscontrole. Het College neemt dan een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De inrichting en uitvoering van verbijzonderde interne controle een belangrijk punt van ontwikkeling voor uw gemeente. Afwikkeling risico’s interim In de managementletter hebben wij een top 3 van risico’s voor de jaarrekening samengesteld. De specifiek door ons uitgevoerde maatregelen hebben ertoe geleid dat de Tozo juist en rechtmatig is verantwoord, dat de dienstverlening beter kan maar uiteindelijk met positieve uitkosten kon worden geëvalueerd, maar dat er voor de Europese aanbestedingen wel verbeterpunten zijn. Financiële positie
De Covid-19 crisis heeft ook veel effect op uw organisatie en medewerkers gehad. De gemeente heeft op diverse onderdelen ondersteuning verleend aan (kwetsbare) burgers en maatschappelijke organisaties. U bent hierover geïnformeerd.
De financiële positie van uw gemeente is goed. Het sluitend houden van de begroting blijft een uitdaging. Controleproces goed verlopen
Interne beheersing op orde
Wij hebben voldoende controle-informatie verkregen om een controleverklaring te verstrekken. Wij vonden de samenwerking transparant en plezierig.
Wij hebben tijdens de interimcontrole de interne beheersing beoordeeld. Wij concluderen dat een deel van de processen voldoen aan de daaraan te stellen eisen en een aantal niet.
Er zijn enkele verbeterpunten die we samen evalueren.
Wij hebben in de managementletter verbeterpunten aan het College geadviseerd.
4
Onderstaand hebben wij een overzicht opgenomen van de niet in de jaarrekening 2020 verwerkte controleverschillen en de resterende onzekerheden. Met u hebben wij een afspraak gemaakt welke afwijkingen wij in dit verslag vermelden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan de materialiteit aan u te rapporteren.
Getrouwheid Omschrijving
Fouten €
Oordeel
Rechtmatigheid
Onzekerheden €
(bedragen X € 1.000)
2. Onderbouwing oordeel
Fouten €
Onzekerheden €
Uitgaven zorgaanbieders WMO en Jeugd
34.800
34.800
WMO en jeugd continuïteitsbijdrage
6.000
6.000
Persoonsgebonden budget (SVB)
7.900
7.900
Europese aanbestedingen Totaal
146.000 0
48.700
Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)
56.400
Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)
169.100
146.000
Onze controleverklaring heeft twee oordelen: Getrouwheid Wij zijn voornemens voor de getrouwheid een goedkeurend oordeel te verstrekken. Rechtmatigheid De fout in de Europese aanbestedingen komt boven de goedkeuringstolerantie van 1% maar onder de grens van 3%, zodat het oordeel een oordeel met beperking is. SiSa en WNT
48.700
Bij de controle van de SiSa-bijlage en de WNT-verantwoording zijn geen afwijkingen geconstateerd die van invloed zijn op de strekking van ons oordeel. Jaarstukken Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening.
5
Onderstaand geven wij een nadere toelichting op de geconstateerde fouten en onzekerheden
Europese aanbestedingen Wij hebben alle aanbestedingen voor leveranciers waaraan over de periode 2017-2020 meer dan € 214.000 is geleverd, onderzocht op het juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels. Onze controle-uitkomsten over 2020 geven aan dat er bij de inkopen van 2 leveranciers niet conform de Europese aanbestedingsregels is gehandeld. Dit geeft een fout van in totaal € 146.000. Een nadere onderbouwing van de leveranciers en de bijbehorende bedragen is intern beschikbaar. Op basis van de controle hebben we het College het volgende geadviseerd: - Bij het aangaan van een inkoopprocedure een inkoopdossier aan te leggen en daarin een bewuste overweging van de te volgen inkoopprocedure vast te leggen op basis van het geraamde inkoopbedrag, onderbouwd met CPV-codes; - Meerdere raamcontracten voor het inhuren van personeel af te sluiten middels een Europese aanbestedingsprocedure én bij twijfel of de omvang onder de Europese aanbestedingsgrens blijft, de raming van de opdracht in het inkoopdossier vast te leggen; - Het contractenregister volledig te maken; - Een aanbestedingskalender op te stellen op basis van het contractenregister om zo tijdig te kunnen signaleren dat contracten opnieuw afgesloten moeten worden; - Tussentijds een analyse op te stellen van de inkopen per leverancier en per CPV-code van de afgelopen 4 jaar om zo tijdig onrechtmatige inkopen te kunnen
voorkomen. 6
2. Toelichting oordeel
Onderstaand geven wij een nadere toelichting op de geconstateerde fouten en onzekerheden
2. Toelichting oordeel
Uitgaven zorgaanbieders WMO en jeugd
Persoonsgebonden budget (PGB)
Over de geleverde zorg in natura hebben we in 2020 voor een bedrag van € 161.000 aan WMO- en jeugduitgaven, controleverklaringen van zorgaanbieders ontvangen. Voor het resterende deel van de uitgaven aan zorgorganisaties, € 34.800, is geen controleverklaring ontvangen of zijn het kleinere zorgaanbieders, waarmee afspraken zijn gemaakt om geen controleverklaring aan te leveren.
Het totale bedrag van € 7.900 dat aan PGB’s voor de WMO en de Jeugdzorg is betaald moeten wij als onzeker aanmerken. Er is geen interne controle uitgevoerd op het toekenningsproces en er heeft geen interne controle op de levering van de zorg plaatsgevonden en tevens wordt tussentijds geen beoordeling uitgevoerd op de uitnutting van de PGB-budgetten.
Het bedrag van € 34.800 moeten wij in de controleverschillen als onzekerheid meenemen. Continuïteitsbijdrage WMO en jeugd In de periode van maart tot en met juni 2020 was - vanwege de lockdown – het leveren van zorg niet mogelijk. Het Rijk heeft voorgesteld de zorgaanbieders door te betalen om onnodige faillissementen te voorkomen. De zorgaanbieders hebben een zogenaamde continuïteitsbijdrage ontvangen ter compensatie over de periode. Voor uw gemeente gaat het om een bedrag van € 6.200. Tegenover deze bijdragen staan geen prestaties. Deze continuïteitsbijdragen zijn niet afgestemd met de zorgaanbieders. Niet middels finale kwijting (vaststellingsovereenkomsten) en/of een extra bijlage in het contract. Dit bedrag hebben wij daarom als onzekerheid in de controleverschillen mee moeten nemen.
7
Wij hebben het College geadviseerd om in 2021 de interne controles uit te voeren teneinde de onzekerheid te reduceren. Uw gemeente heeft van de Sociale Verzekeringsbank een brief ontvangen waaruit blijkt dat er fouten en onzekerheden zijn ontstaan bij de Sociale Verzekeringsbank. Deze tellen mee in het accountantsoordeel bij de jaarrekening van uw gemeente. Dit is 1,87% van de totale lasten voor de WMO-PGB en 2,68% voor de Jeugd-PGB. In totaal is er een getrouwheidsfout van € 157 en een rechtmatigheidsfout van € 587.
De Covid-19 crisis heeft grote impact, ook op uw organisatie. Het heeft effect op uw medewerkers, burgers en bedrijven. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de financiële effecten van de Corona-crisis.
Algemeen In de jaarstukken is een aparte paragraaf opgenomen over de gevolgen van Corona voor de gemeente. De inhoud is in overeenstemming met de landelijke aanbevelingen.
3. Corona en de jaarstukken
De kaders en de afhandeling van de meerkosten van de zorgaanbieders zijn opgemaakt in gezamenlijkheid met de gemeenten van regio Centraal Gelderland. Steunmaatregelen: Risico op staatssteun
Per programma is een nadere toelichting gegeven op de effecten van Corona op de te bereiken doelstellingen en maatregelen.
Rozendaal heeft in 2020 geen financiële steun - anders dan de hieronder genoemde subsidies - aan organisaties verleend.
Effect op rechtmatigheid
Staatssteun is een overheidsmaatregel en mag geen invloed hebben op de markt. Krijgt een bedrijf staatssteun, maar de concurrenten niet, dan kan dit leiden tot oneerlijke concurrentie. Daarom is staatssteun bijna altijd verboden.
Als gevolg van de intelligente lockdown van half maart tot en met juni zijn aan een aantal organisaties financiële middelen ter beschikking gesteld, zonder dat hier prestaties tegenover stonden of in strijd zijn met de eigen regels van de Raad. Daar waar geen prestaties zijn en/of er afwijkingen zijn van de regels van de Raad, is er een rechtmatigheidsrisico. Continuïteitsbijdrage WMO en jeugd
Subsidieverstrekkingen In de periode van maart tot en met mei 2020 zijn aan instellingen subsidies verstrekt zonder dat hier prestaties tegenover staan en of die mogelijk niet in de regels van de subsidieverordening passen. Wij hebben het College geadviseerd om kaders te stellen inzake de nietgeleverde prestaties bij verstrekte subsidies, alvorens in 2021 tot vaststelling over te gaan.
Hiervoor verwijzen wij u naar de toelichting op het oordeel (hoofdstuk 2). Meerkosten WMO en jeugd Een aantal zorgaanbieders hebben in 2020 als gevolg van de te nemen maatregelen meer kosten gemaakt, zoals bijvoorbeeld voor mondkapjes en voor huur van extra ruimte. In 2020 is een bedrag van € 49 besteed aan gedeclareerde meerkosten inzake de WMO en de jeugdzorg. 8
In 2020 is door het Rijk de steunmaatregel voor zelfstandigen, de Tozo, geïntroduceerd. Wij hebben de verstrekkingen van de Tozo gecontroleerd en rapporteren hierbij expliciet over de uitkomsten, zoals gevraagd in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole Sisa. Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Het Rijk vergoedt voor deze ondersteuningsmaatregel de uitkeringen die de gemeente verstrekt voor 100% en de uitvoeringskosten voor een vast bedrag per verstrekking. In totaal heeft de gemeente Rozendaal € 100.000 aan uitkeringen verstrekt voor Tozo 1,2 en 3 voor levensonderhoud. Er is geen bedrijfskapitaal verstrekt. De steunmaatregel Tozo is door de gemeente Rheden uitgevoerd.
3. Corona en de jaarstukken
Het plan van aanpak wordt nog nader besproken met de controlerend accountant van de gemeente Rheden. Wij hebben het College geadviseerd de opvolging van de inlichtingen door gemeente Rheden nauwlettend te volgen. Tevens adviseren wij specifiek beleid op te stellen voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Identificatieplicht De identificatie van de aanvragers is getoetst aan de hand van geldige identiteitsbewijzen. Dit is in overeenstemming met artikel 17 derde lid van de Participatiewet, die dat voorschrijft.
Misbruik en oneigenlijk gebruik Tozo Binnen de gemeente Rheden zijn in algemene zin procedures aanwezig om misbruik en oneigenlijk gebruik te detecteren. Voor de Tozo is in 2020 door de gemeente Rheden geen specifiek beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld.
Afgrenzing 2020 Er zijn geen aanvragen over 2020 behandeld in 2021.
Door de gemeente Rheden is geen interne controle uitgevoerd op de verstrekte Tozo uitkeringen. In totaal zijn er 80 Tozo-uitkeringen verstrekt. Hiervan zijn er 10 aan de hand van een detailcontrole door ons beoordeeld. Aan de signalen van het landelijke inlichtingenbureau is door de gemeente Rheden nog geen actieve opvolging gegeven. Er is een wel concept plan van aanpak opgesteld om vorm te geven aan de afwikkeling. Hierbij zullen in 2021 voor de grootste risico’s aanvullende werkzaamheden worden uitgevoerd op de verkregen signalen. Bij eventuele terugvorderingen uit hoofde van misbruik en oneigenlijk gebruik zal dit in de verantwoording 2021 worden betrokken. 9
Urencriterium Bij de aanvraag van een Tozo-uitkering is de zelfstandige verzocht te verklaren dat hij/zij voldoet aan het urencriterium zoals dat is gesteld in de wettelijke vereisten. Daarmee voldoet de gemeente Rheden en daarmee ook de gemeente Rozendaal aan de gestelde voorwaarden van het ministerie van SZW: De gemeente heeft juist gehandeld indien zij op basis van de verklaring van de zelfstandige heeft vastgesteld dat deze voldoet aan het urencriterium (Standpunt Ministerie van SZW).
4. Aandachtspunten Raad
Van de gemeenteraad hebben wij een aantal aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunt 1a: Samenwerking de Connectie en Rheden – kwaliteit geleverde diensten De gemeente Rozendaal voert een opdrachtgevende rol uit naar de gemeente Rheden en de Connectie. • Uitbesteding Rheden Aan de gemeente Rheden zijn de taken inzake het Sociaal domein uitbesteed. De basis voor de kwaliteit van de geleverde dienstverlening is gelegen in een dienstverleningsovereenkomst. Daarin zijn de afspraken inzake wat, wanneer en door wie op te leveren nader gespecificeerd. De huidige dienstverleningsovereenkomst is aan actualisatie toe. Dit wordt door het College in 2021 afgehandeld. Wij hebben het College geadviseerd in de actualisatie de afspraken omtrent de interne controle en aanlevering verantwoordingsinformatie op te nemen. Na de actualisatie van de dienstverleningsovereenkomst dient duidelijk te zijn wat over en weer wordt van elkaar wordt verwacht. Met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers constateren wij dat er uit de client-ervaringsonderzoeken geen klachten naar vorenzijn ge komen. Deze kunnen wij vanuit onze rol niet nader onderzoeken. Door de teruglopende kwaliteit inzake de opgeleverde verantwoordingsinformatie van de gemeente Rheden in de afgelopen jaren is een kwaliteitsimpuls bij de gemeente Rheden noodzakelijk. De oplevering heeft te wensen over gelaten als gevolg van wisselingen in het personeelsbestand in Rheden.
De daarbij behorende kosten zijn dan ook de afgelopen jaren niet in overeenstemming geweest met de geleverde dienstverlening. Het College van de gemeente Rozendaal onderkent de noodzaak van een impuls aan het verbeteren van het opdrachtgeverschap. Zij heeft daartoe een tijdelijke functie ingesteld om dit vorm te geven. Wij onderkennen de noodzaak van de impuls om de opdrachtgeversrol naar de gemeente Rheden te verstevigen. • Uitbesteding Connectie Het opdrachtgeverschap naar de Connectie toe is recent vormgegeven. De aard van de organisatie van de Connectie is dienstverlenend en wordt daar meer op ingespeeld. De kwaliteit van de uitbesteding inzake de financiën en belastingen is voldoende. De uitbesteding inzake de automatisering is aan verbetering toe. Wij hebben het College geadviseerd in 2021 de dienstverleningsovereenkomst met Rheden inzake de ICT om te zetten naar de Connectie en tegelijkertijd de afspraken hierover helder te formuleren. 10
4. Aandachtspunten Raad
Van de gemeenteraad hebben wij een aantal aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunt 1b: Samenwerking de Connectie – Logboek non conformities Het oplossen van issues en de bewaking van de voortgang van de oplossing wordt vorm gegeven door maandelijks overleg tussen beide partijen inzake financiën en personeelszaken. Daarnaast is met alle afnemende partijen een gebruikersoverleg inzake het financieel systeem. Daarin kunnen alle partijen hun wensen aangeven. Een specifiek logboek waarin voorkomende issues/problemen en de stand van zaken met betrekking tot de oplossing wordt gegeven, wordt niet bijgehouden door de gemeente Rozendaal of de Connectie. Met betrekking tot de dienstverlening ‘lokale heffingen’ dienen deze periodieke overleggen nader te worden ingericht. Wij hebben het College geadviseerd met betrekking tot de lokale heffingen het periodieke overleg vorm te geven en van de afspraken die tijdens de overleggen gemaakt worden actiepuntenlijsten op te stellen om zo op deze wijze de voortgang te kunnen bewaken.
Aandachtspunt 2: Uitvoering projectmatig werken Mede naar aanleiding van de evaluatie van de grondexploitatie de Del is een format voor een projectmatige aanpak ingesteld. Na identificatie van een project worden de elementen Resultaat, Organisatie, Tijd, Informatie en Kosten nader bepaald. In het projectvoorstel worden de rollen en verantwoordelijkheden nader toegelicht en de terugkoppeling aan de verschillende betrokkenen. Aan het College wordt het projectvoorstel voorgelegd en na besluitvorming uitgevoerd. Wij hebben het College geadviseerd deze werkwijze consistent toe te passen.
11
4. Aandachtspunten Raad
Van de gemeenteraad hebben wij een aantal aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunt 3a: Nieuwe dorpsschool: boeking fysieke aanpassingen / juridische kosten Het investeringskrediet voor de nieuwe dorpsschool is in 2020 afgesloten. Voor de aanpassingen op het buitenterrein/schoolplein zijn separaat investeringskredieten beschikbaar gesteld door de Raad. De juridische kosten worden ten laste van de exploitatie gebracht binnen het daartoe beschikbaar gestelde budget.
Aandachtspunt 3b: Nieuwe dorpsschool: planschade procedures De in te dienen verzoeken voor vergoeding van planschade zullen conform de procedureverordening planschade worden afgehandeld. In het investeringskrediet Dorpsschool was geen rekening gehouden met eventuele planschade. Indien zich kosten voordoen als gevolg van planschade zal hiervoor separate dekking moeten worden gezocht.
Aandachtspunt 4a: De Del projectontwikkeling: Afhandeling meer- en minderwerk bij inrichting wijk In maart 2021 is de actualisatie van de grondexploitatie de Del aan de Raad voorgelegd. In het bijbehorende raadsvoorstel is aangegeven dat de afwikkeling binnen de budgetten kan worden bereikt. Voorafgaand aan het opstellen van de actualisatie van deze grondexploitatie heeft expliciet overleg plaats gevonden tussen de projectleider, toezichthouder en directievoerder om zo een eenduidig en volledig beeld te krijgen. Alle betrokkenen hebben aangegeven de afwikkeling in 2021 van de Del binnen deze budgetten te kunnen voldoen. Dit overleg is een verbetering in de voorbereiding van de actualisatie ten opzichte van voorgaand jaar. Wij hebben het College geadviseerd van dit overleg een schriftelijke vastlegging op te stellen. De afronding van het totale project betreft het afronden van het woonrijp maken van het laatste deel van de wijk. De verwachting is dat eind 2021 de grondexploitatie de Del kan worden afgerond. 12
4. Aandachtspunten Raad
Van de gemeenteraad hebben wij een aantal aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunt 4b: De Del projectontwikkeling: verkoop/waardering laatste perceel grond De verkoopprijs is in overeenstemming met het oorspronkelijke plan van 2014. De verkoopprijzen zijn tussentijds niet aangepast, in overeenstemming met de besluiten van de Raad. In mei 2021 heeft een koper een optie op dit perceel. De verwachting is dat dit perceel in 2021 nog verkocht kan worden.
13
5. Jaarrekening
Nadere toelichting jaarstukken
Financiële positie
Kwaliteit jaarstukken
Begrotingsrechtmatigheid
Overige bevindingen
14
De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat 2020 en de financiële positie van uw gemeente op 31 december 2020. Saldo van baten en lasten Het saldo van de lasten en baten over het jaar 2020 bedraagt € 578.000 positief tegenover een resultaat van € 84.000 positief bij de definitieve begroting. Dit positieve resultaat is voornamelijk veroorzaakt door de tussentijdse winstneming op de Del van € 470.000.
5.1 Financiële positie
Schuldpositie en solvabiliteit Uw gemeente heeft per 31 december 2020 geen leningen opgenomen. De solvabiliteit is in 2020 met 79% ten opzichte van 2019 (82%) licht gedaald. Op basis van de normen van de Provincie Gelderland wordt dit aangemerkt als een zeer laag risico.
Gedurende 2020 is het resultaat bijgesteld in de tussenrapportages en individuele raadsvoorstellen. De analyse van de afwijking ten opzichte van de begroting is per programma toegelicht in de jaarstukken. Het resultaat wordt voor € 585.000 positief beïnvloed door incidentele baten en lasten. Dit betreft met name het resultaat op de grondexploitatie en de verkoop Torckschool. De incidentele baten en lasten zijn in de jaarrekening toereikend toegelicht. In de begroting zijn geen incidentele baten en lasten vermeld. Wij hebben het College geadviseerd in de begroting 2021 tenminste de Tozo baten en lasten als incidenteel aan te merken.
4.436
4.889 4.227
267
Financiële positie en weerstandsvermogen Het eigen vermogen van uw gemeente bedraagt per jaareinde € 10,2 miljoen, waarvan € 4,2 miljoen beschikbaar is in de algemene reserve. Uw gemeente beschikt volgens de door de organisatie gemaakte berekeningen en risicoinschattingen over voldoende weerstandsvermogen, zowel incidenteel als structureel.
WEERSTANDSVERMOGEN R2019
De financiële situatie per einde 2020 laat een voldoende beeld zien. Per saldo is het eigen vermogen in 2020 met € 474.000 gedaald. 15
267
RISICO'S B2020
R2020
304
Bij onze controle hebben wij de informatiewaarde, leesbaarheid en naleving van de wettelijke vereisten van de jaarstukken beoordeeld.
5.2 Kwaliteit jaarstukken
Kwaliteit van de jaarstukken 2020
Verloop van de controle
De jaarstukken bestaan uit 3 onderdelen: De programma’s, de paragrafen en de jaarrekening.
Het proces van het opstellen van de jaarrekening is over het boekjaar 2020 zodanig gepland om aan de controlecommissie de gecontroleerde jaarrekening half juni 2021 voor te kunnen leggen. De afwikkeling is op basis van de planning bereikt. De concept jaarstukken waren voorafgaand aan de accountantscontrole gereed.
Wij vinden de structuur van de jaarstukken duidelijk. Uw gemeente kent 8 programma’s. Per programma is in het jaarverslag een inhoudelijke analyse van de resultaten gegeven. Jaarverslag en paragrafen
Wij hebben het College geadviseerd het balansdossier en de concept jaarstukken voor komend jaar eerder te completeren en nader te specificeren.
Het jaarverslag en de paragrafen voldoen aan de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording.
Wij evalueren het controleproces nog gezamenlijk met de organisatie, zodat we samen kunnen blijven verbeteren.
In de paragrafen staat voor u belangrijke informatie, waarmee u inzicht krijgt in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico’s. Verder hebben wij geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen het jaarverslag en de jaarrekening 2020. Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen (belangrijke) afwijkingen vastgesteld.
16
Bij de controle van de rechtmatigheid gaan wij na of de lasten en baten en de balansmutaties juist, tijdig, volledig én met de geldende wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader in overeenstemming zijn geweest. Wij hebben de baten en lasten en de balansmutaties over 2020 gecontroleerd op rechtmatigheid.
5.3 Begrotingsrechtmatigheid
Begrotingscriterium De Raad heeft besloten met 8 programma’s en de algemene dekkingsmiddelen te werken. Dit geeft een overzichtelijk beeld van de resultaten. U heeft het College toestemming gegeven om binnen de budgetten van de deelprogramma’s te opereren. Het College legt verantwoording af over de besteding op de programma’s.
Programma (*€ 1.000)
Lasten Begroting
Lasten 2020
Overschrijding
2.037
2.135
O
1. Veiligheid
105
95
P
Wij hebben vastgesteld of de begrotingsregels door het College zijn nageleefd.
2. Verkeer en vervoer
210
205
P
Bevindingen:
3. Economie
4
2
P
Bij 4 programma’s is de begroting overschreden. De oorzaak van de overschrijding is toegelicht in de jaarrekening, waarbij is vastgesteld dat de toelichting voldoende is. De overschrijdingen worden gecompenseerd door hogere baten of zijn passend binnen het bestaande beleid. Daarmee heeft de overschrijding geen invloed op ons oordeel over de rechtmatigheid.
4. Onderwijs
511
484
P
5. Sport, cultuur en recreatie
146
156
O
6. Sociaal domein
609
1.136
O
Uit het overzicht lopende investeringen blijkt dat een aantal beschikbaar gestelde kredieten worden overschreden. Dit wordt voldoende toegelicht in de jaarrekening.
7. Volksgezondheid en milieu
748
655
P
8. VHROSV
337
673
O
0. Bestuur en ondersteuning
17
5.4 Overige bevindingen
Hier informeren wij u over de uitkomsten op het gebied van de getrouwheid
Schattingen Het opstellen van de jaarrekening vereist, dat de organisatie oordelen vormt en schattingen maakt, die van invloed zijn op de toepassing van de grondslagen en de gerapporteerde waarden van de activa en de verplichtingen en van de baten en lasten. De schattingen en de hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende andere factoren die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte schattingen. De grootste lichten wij hieronder kort toe: 1) Grondexploitatie
De totale winstverwachting van deze grondexploitatie bedraagt € 4,4 miljoen voor het gehele project. Zoals hiervoor aangegeven is de inschatting van de totale baten en lasten expliciet besproken met de projectleider, toezichthouder en directievoerder. De gerealiseerde baten en lasten die hier tegenover staan, sluiten aan op de financiële administratie. In 2020 is op basis van de voorgeschreven methode de genomen winst € 470.000. 2) Voorziening riolering Een voorziening riolering dient te worden gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan van maximaal 5 jaar oud. In 2018 is het Gemeentelijk Rioleringsplan herzien. De voorziening per 31.12.2020 is gebaseerd op het plan van 2018.
Er is sprake van 1 bouwgrond in exploitatie, de Del. Voor de berekening van de verwachte resultaten in deze actieve grondexploitatie heeft uw college uitgangspunten geformuleerd en deze zijn in maart 2021 bevestigd door de Raad. Wij vinden deze uitgangspunten acceptabel en consistent aan voorgaande jaren. - Een verwachte stijging van de verkoopprijzen van grond van 0% - Een verwachte kostenstijging van 2% - Geen rekenrente, geen disconteringsvoet
3) Voorzieningen pensioenen wethouders
De gehanteerde uitgangspunten als basis voor deze winstverwachting zijn naar onze mening acceptabel.
Voor de debiteuren is geen voorziening oninbaarheid opgenomen. Dit is in overeenstemming met artikel 12 van de financiële verordening waarin wordt gesteld dat slechts een voorziening opgenomen dient te worden indien het risico op oninbaarheid groter is dan € 35.000. 18
De voorzieningen voor pensioenen van wethouders zijn gebaseerd op wettelijke regelingen. Hieraan liggen berekeningen ten grondslag, waarbij rekening wordt gehouden met verschillende parameters. Wij hebben de berekeningen en uitgangspunten getoetst en kunnen hiermee instemmen. 4) Voorziening dubieuze debiteuren
Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Over de bevindingen en aanbevelingen hebben wij in de managementletter gerapporteerd.
6. Interne beheersing
Samenvatting Managementletter
1. De rechtmatigheid van de TOZO-verstrekkingen
Bij de interimcontrole hebben wij de wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding van de interimcontrole hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in de managementletter van 8 december 2020 aan het College gerapporteerd.
Wij hebben - op basis van een steekproef - vastgesteld dat de verstrekte Tozouitkeringen rechtmatig zijn. Daarbij dient opgemerkt te worden dat de gemeente Rheden nog geen opvolging heeft gegeven aan de ontvangen inlichtingen.
Planning & control cyclus
Wij hebben op basis van onze werkzaamheden per balansdatum vastgesteld dat de opgeleverde informatie toereikend is. Met betrekking tot het proces inzake de aanlevering verwijzen wij u naar hoofdstuk 4 Aandachtspunten van de Raad.
De planning en control cyclus is ingericht. Het proces van opstellen van de begroting 2021 is meer ingestoken vanuit de beleidsmedewerkers onder begeleiding van de adviseur Bedrijfsvoering. Tot en met 2020 werd de input bij de beleidsmedewerkers opgehaald maar werd de begroting opgezet door de financiële medewerkers. Risico’s interne beheersing In de managementletter hebben wij per proces aangegeven welke risico’s niet (geheel) worden afgedekt door interne beheersingsmaatregelen. Om voldoende controlezekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening - als gevolg van het ontbreken van (voldoende) maatregelen – getrouw en rechtmatig is, hebben wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden moeten verrichten om dit risico te verlagen. Hieronder geven wij kort weer wat de uitkomsten van deze werkzaamheden waren.
19
2. De rechtmatigheid van de uitbestede werkzaamheden
3. Het onterecht niet Europees aanbesteden Wij hebben op basis van een spendanalyse over 2017-2020 de inkopen groter dan € 214.000 integraal gecontroleerd op de juiste inkoopprocedure voor wat betreft de Europese aanbestedingsregels. Hieruit bleken 2 onrechtmatigheden. Voor een inhoudelijke toelichting verwijzen wij naar hoofdstuk 1.
6. Interne beheersing
Richting de rechtmatigheidsverantwoording
Wij zien de volgende ontwikkelpunten
Over het jaar 2021 ligt er de uitdaging dat het College in de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording opstelt voor de Raad. Het College geeft daarin aan dat zij heeft gehandeld binnen de wet- en regelgeving van de financiële rechtmatigheidsvereisten. Het oordeel van de accountant zal vanaf dat jaar alleen een getrouwheidsoordeel zijn, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de totale controle van de jaarstukken. Hoewel er nog onzekerheden zijn over de precieze invulling, vormt een goede interne controle de basis voor het kunnen verstrekken van de rechtmatigheidsverantwoording. Het is aan het College om dit adequaat in te richten. Hiertoe moeten nog een aantal stappen worden gezet.
Om een gedegen proces voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 te bereiken zijn nog een aantal stappen nodig. Hieronder geven wij deze aan: • Het expliciet beleggen van de verantwoordelijkheid van de verbijzonderde interne controle; • Het opstellen van een intern controleplan waarin alle processen zijn opgenomen, gebaseerd op risico’s voortvloeiend uit de wetgeving in het normenkader en afstemming met het College; • De planning van de uitvoering van de verbijzonderde interne controle gespreid over het hele jaar; • Het bepalen van de omvang van de deelwaarnemingen op basis van het belang (omvang) van het proces en de risico-inschatting; • De uitvoering van de verbijzonderde interne controle op basis van eenduidige checklisten; • Het periodiek rapporteren over de bevindingen aan het management en het college (en de Raad); • Het monitoren van de aanbevelingen.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording worden de verantwoordelijkheden rondom de rechtmatigheid helderder belegd. De Raad stelt de kaders vast, het College voert uit en legt hierover verantwoording af aan de raad en de accountant controleert deze verantwoording. De diepgang van de rechtmatigheidscontrole is momenteel geregeld in de Bado/ kadernota rechtmatigheid. Met de wijziging is het aan de raad om deze (binnen de bandbreedte) te bepalen. Wij adviseren u met het College afspraken te maken over de verantwoording en u op de hoogte te laten houden over de stand van zaken van de invoering en uitvoering van de interne controle.
20
Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Over de bevindingen en aanbevelingen hebben wij in de managementletter gerapporteerd.
6. Interne beheersing
Geautomatiseerde gegevensverwerking
IT omgeving
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Wij hebben de automatiseringsorganisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole gecontroleerd.
Vanuit onze rol als accountant besteden we aandacht aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde omgeving. Dit onderzoek is niet primair gericht op cybersecurity. Uit onderzoek en uit de praktijk blijkt echter dat veel bedrijven nog niet ‘cybersecure’ zijn. De risico’s worden onderschat, wat vervolgens leidt tot onvoldoende beveiligingsmaatregelen. Informatiebeveiliging is namelijk geen eenmalige exercitie, maar een continu proces. Aanvallers zitten immers niet stil en er komen steeds nieuwe bedreigingen onze kant op. Dit betekent dat zelfs organisaties die op het eerste oog goed beveiligd zijn zich toch moeten blijven wapenen tegen de gevaren van een cyberaanval. In de blog “Hoe Cybersecure is jouw organisatie?” staan enkele voorbeelden hoe u dit als organisatie kan beoordelen, zie hiervoor: https://stolwijkkennisnetwerk.nl/blog-hoe-cybersecure-is-jouw-organisatie/
De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor onze controle steunen we in een beperkte mate op de automatiseringsomgeving van uw organisatie.
21
Wij hebben als onderdeel van onze controle de SiSa bijlagen gecontroleerd. De controle is uitgevoerd zoals is opgenomen in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2020 d.d. 8 april 2021.
7. SiSa
In de onderstaande (voorgeschreven) tabel rapporteren we onze bevindingen. Financiële Toelichting omvang in euro's fout/onzekerheid
Nr.
Specifieke uitkering of overig
D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)
Geen
n.v.t.
n.v.t
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2020
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeentedeel 2020
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)
Geen
n.v.t.
n.v.t.
Fout of onzekerheid
Deze tabellen dient u samen met de overige verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 15 juli 2021 bij het CBS aan te leveren.
22
Strekking controleverklaring rechtmatigheid
Met beperking
Strekking controleverklaring getrouwheid
Goedkeurend
Wij hebben als onderdeel van onze controle de SiSa bijlagen gecontroleerd. De controle is uitgevoerd zoals is opgenomen in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2020 d.d. 8 april 2021.
7. SiSa
In de onderstaande (voorgeschreven) tabel rapporteren we onze bevindingen. Financiële Toelichting omvang in euro's fout/onzekerheid
Nr.
Specifieke uitkering of overig
G4
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet
Geen
n.v.t.
n.v.t
G4
Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten
Geen
n.v.t.
n.v.t
Geen
n.v.t.
n.v.t
Fout of onzekerheid
op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)
H8
Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden (Regeling Sportakkoord)
Deze tabellen dient u samen met de overige verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 15 juli 2021 bij het CBS aan te leveren. 23
Strekking controleverklaring rechtmatigheid
Met beperking
Strekking controleverklaring getrouwheid
Goedkeurend
Wij hebben onze controle overeenkomstig de opdracht uitgevoerd en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.
8. Onze verantwoordelijkheid
Onze opdracht
Fraude
De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd.
De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het college. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.
Onderdeel van de jaarrekening is de SiSa bijlage. Met deze bijlage legt het college verantwoording over de besteding van Rijksbijdragen af aan het Rijk. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor de accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 56.400 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 169.200 (3% van de lasten). Voor SiSa en voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd. Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De voor uw organisatie in 2020 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
24
Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Inzicht urenbesteding Vanuit het programma ‘In het publiek belang’ van de NBA dienen wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u te rapporteren. Voor uw inzicht verstrekken wij onderstaand een opgave van de tijdsbesteding (inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole). Tekenend accountant
20
Controleteam
400
Dank u voor de samenwerking
Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door de raad, op de website van uw gemeente, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman
dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
9. Afsluiting
Toegevoegde waarde
die bijdraagt aan uw duurzame succes
Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.
Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl