9. Raadsvoorstel Digitale Agenda 2021-2023.docx

Raadsvoorstel

Onderwerp Digitale Agenda 2021 - 2023 Adviseur Programma Portefeuillehouder

: B. Pelgrum : Bestuur en ondersteuning : E. Weststeijn

Datum B&W Datum Raad Openbaar

: 30 november 2021 : 14 december 2021 : Ja

Aan de Raad Aanleiding We willen voor onze inwoners een betrouwbare overheid zijn en blijven. Een gemeente die voor goede dienstverlening staat en daartoe de informatievoorziening veilig en transparant organiseert. De ontwikkelingen in de informatievoorziening en automatisering gaan razendsnel. Daarmee verandert ook snel wat van een hedendaagse gemeente verwacht wordt – vanuit inwoners en bedrijven, én vanuit wet- en regelgeving. Eisen aan een veilige informatievoorziening worden steeds strenger. De risico’s van hacking steeds concreter. Standaarden voor informatieuitwisseling veranderen. En er worden hogere eisen gesteld aan de mate van digitale toegankelijkheid van de overheid. De aansturing van deze complexe opgave vergt bij gemeenten een coherent informatiebeleid vanuit overzicht en met oog voor keuzes die passen bij de ambities van de organisatie. We zien dat de huidige Rozendaalse organisatie niet voldoet aan wat daar met het oog op genoemde ontwikkeling van een moderne gemeente van gevraagd wordt: • Er is achterstallig onderhoud op zaken zoals opdrachtgeverschap en regie. Zaken die essentieel zijn voor een gezonde bedrijfsvoering van een kleine zelfstandige gemeente, waarbij zoveel mogelijk ontzorgd willen worden in de concrete (ICT-)uitvoering.

• Er is meer grip en inzet nodig om de de (wettelijke) ontwikkelingen bij te benen en daarin Rozendaalse keuzes te maken in de implementatie en de keuze van partners en leveranciers. Dit alles vraagt zogezegd om een planmatige verbouwing van het Rozendaalse informatiehuis. In de nu voorliggende Digitale Agenda 2021-2023 is op hoofdlijnen uiteengezet hoe dit college de opgaven op een planmatige wijze wil adresseren. We sluiten daarin aan op eerdere besluitvorming van uw raad, zoals de glasvezelverbinding en het DMS/RMA. En we werken verder aan voor Rozendaal passende keuzes. Voorop staat dat we als gemeente willen blijven voldoen aan wat inwoners en partners van ons mogen verwachten: een betrouwbare, veilige en transparante overheid, passend bij de ambities van een beheergemeente 2.0. Naast de planmatige uitwerking in deze Digitale Agenda legt het college ter besluitvorming de daarvoor benodigde financieringsvoorstellen voor. De financieringsvoorstellen betreffen ten eerste de projectmatige aanpak van enkele wettelijke trajecten en het wijzigen van afspraken met aanbieders (projectkosten). Daarnaast gaat het om een incidentele bijdrage voor het versterken van de organisatie (personeelslasten). Vanwege de verwachte omvang van die organisatieversterking, wordt dit tweede onderdeel, de personeelslasten nu niet structureel voorgelegd, maar wordt dit

Pagina 1 van 7

Raadsvoorstel

meegenomen in voorstellen voor de Kadernota 2023. Bovendien kunnen we in de verdere uitwerking ook een nauwkeuriger inschatting maken van de structurele lasten. Gevraagde beslissing 1. De Digitale Agenda 2021-2023 (Bijlage 1) vast te stellen. 2. Een krediet ter hoogte van € 80.900 ter beschikking te stellen ten behoeve van een aantal projecten uit te voeren in 2021-2022 (te weten de website, cloudoplossingen en implementatieprojecten t.b.v. wettelijke verplichtingen), te dekken uit het restant reserve digitalisering (44.000) en voor het overige deel uit de Algemene Reserve. 3. Een krediet ter hoogte van € 116.600 ter beschikking te stellen ten behoeve van de uitvoering van de taken in het I-domein, te dekken uit de Algemene Reserve. 4. Bij Kadernota 2023 de structurele personeelskosten voor uitvoering van taken in het I-domein af te wegen. Wat willen we bereiken? Het Rozendaalse ‘I-domein’ (informatiebeleid, informatievoorziening en automatisering) ontwikkelen om te komen tot 1) verbeterde grip, 2) te voldoen aan geldende en komende (wettelijke) kaders en 3) de dienstverlening aan onze inwoners te verbeteren. Argumenten 1.1 Met behulp van de Digitale Agenda 2021-2023 stellen we de noodzakelijke kaders voor een planmatige en duurzame aanpak Om de informatievoorziening voor Rozendaal passend in te richten is een overzichtelijke en gestructureerde aanpak nodig.

Het is een bijzonder breed veld – van automatisering tot informatiebeveiliging en privacy. Met sterke onderlinge samenhang. Zo heeft de accountant ook herhaaldelijk aangegeven dat het ontbreken van een coherent beleid voor informatievoorziening een risico is. Met deze Digitale Agenda wordt daarvoor een start gemaakt en worden de kaders voorgelegd (missie, visie en meerjarenprogramma) die bijdragen aan gedegen meerjarige sturing op de complexe opgaven in het brede ‘i-domein’ voor onze gemeente. 1.2 Met behulp van Digitale Agenda 2021-2023 komen we tot een organisatie die past bij de Rozendaalse schaal (beheergemeente 2.0) De Digitale Agenda geeft handvatten om in het I-domein de organisatie en formatie te ontwikkelen die nodig is om de ontwikkelingen in het brede I-domein voldoende te beheersen en om daar op een Rozendaalse schaal op te sturen. We zien op de volgende onderdelen dat de daarvoor benodigde organisatie ontwikkeld moet worden: • Opbouw informatiehuis Om grip te krijgen is het nodig om overzicht te hebben en houden op vraag: wie doet nu wat? Dat overzicht ontwikkelen we via een informatiearchitectuur. Daarnaast is het belangrijk dat we de rollen inrichten die op – deels op basis van landelijke standaarden – nodig zijn om de complexe opgaven in het I-domein met voldoende kennis en kunde aan te sturen. •

Afpraken met leveranciers en samenwerkingspartners Rozendaal besteedt zoals bekend veel taken uit, ook waar het het I-domein betreft. We richten ons vanwege onze kleine schaal op ontzorging. Dit is ook een landelijke trend, waarbij Pagina 2 van 7

Raadsvoorstel

steeds meer aanbieders ICT-diensten als cloudoplossing aanbieden. Oplossingen waarvan wij tot nu toe geen gebruik maken. We hebben zogezegd de wind mee, maar om in het complexe landschap van dienstverleners te sturen op de voor Rozendaal noodzakelijke aspecten als service en kosten, is beter service- en contractmanagement vereist. Met de digitale agenda geven we daar vorm en inhoud aan. •

Voldoen aan wet- en regelgeving Landelijke wetten en afspraken zijn er op gericht om overheden beter in staat te stellen hun informatievoorziening veilig te organiseren, dienstverlening aan burgers te verbeteren en om een transparante en betrouwbare overheid te zijn. Ook wij willen als Rozendaal een betrouwbare en transparante overheid zijn, die voor haar inwoners digitale dienstverlening op moderne standaarden organiseert, op een wijze die de fysieke dienstverlening aan de balie aanvult en ondersteunt. Naast een veelheid aan bestaande wetten en standaarden, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) betrekken we in deze Digitale Agenda de volgende ontwikkelingen:

Wat Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) Wet open overheid (Woo)

Wet elektronisch publicatie (Wep) Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)

Wet digitale overheid (Wdo)

•

Wat houdt het in Aanvragen en afhandeling van vergunningsprocedures en gewijzigde formats ruimtelijke plannen Vervanger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), met belangrijkste wijziging dat stukken actief en digitale publicatie documenten Actieve publicatie regels en besluiten (voor zover deze externe werking hebben) Wijziging van de Algemene wet bestuursrecht geeft de burger recht om elektronisch berichten aan een bestuursorgaan te zenden op een door het bestuursorgaan bepaalde wijze Wet waarin digitalisering en toegang van burgers en bedrijven wordt beschreven. Waaronder standaarden voor digitale toegankelijkheid

Wanneer In samenhang met Omgevingswet; huidige planning juli 2022 1 juni 2022

Wat doen we daar aan Onderdeel projectaanpak Omgevingswet

1 juni 2021

Project publicatie oude regels

1 januari 2023

Hernieuwde website met o.a. e-formulieren draagt bij aan implementatie

1 juli 2022

Implementatie in onderdeel van aanpak Website en inrichting toegang, waaronder DigID

Aanbesteding en implementatie DMS/RMA

Ontwikkelen van de lerende organisatie Naast de onderwerpen die hiervoor genoemd zijn, resteren er een aantal ontwikkelingen die moeten bijdragen aan een organisatie die kan blijven meebewegen. Daarbij gaat het ten Pagina 3 van 7

Raadsvoorstel

eerste om de ontwikkeling van de digivaardigheid van de medewerkers. Daarnaast is het in een lerende organisatie nodig om projecten en keuzes te evalueren en waar nodig bij te sturen. Concreet voorzien we evaluatiesop de volgende onderdelen/projecten: hosting- en beheer, kantoorautomatisering en gegevensbeheer. Op deze vier onderdelen wordt in de Digitale Agenda de aanpak voorgesteld over de periode tot 2023. We zien sterke samenhang en volgordelijkheid tussen de projecten. Er is beoordeeld in welke volgorde en op welke termijn zaken gerealiseerd moeten worden. Met het oog op het tempo van de wettelijke ontwikkelingen (zie tabel), zien we geen ruimte om de afzonderlijke onderdelen uit te stellen, meer dan we al doen en gedaan hebben. 1.3 We enten de Digitale Agenda op de bestaande aanpak en kiezen vanuit de Rozendaalse maat voor de meest slimme en slanke oplossingen We starten met deze Digitale Agenda niet op nul. Eerder heeft u al voorstellen voorgelegd gekregen, besluiten genomen en kredieten ter beschikking gesteld die noodzakelijk zijn om – of voorwaardelijk zijn voor – te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het ging onder meer om de glasvezelverbinding voor het gemeentehuis en het Document Management en Archief-Systeem (DMS/RMA).

Ook in de begroting zijn onderwerpen opgenomen die noodzakelijk zijn om ‘het been bij te trekken’ en die voortvloeien uit het Coalitie-akoord 2018-2022, zoals de vernieuwing van de website en (daarmee) het geven van een impuls aan de digitale dienstverlening, in aanvulling op (niet in plaats van) de dienstverlening aan de balie. Onderdeel van die aanpak was lange tijd een (in vergelijking met andere gemeenten) laag ambitieniveau voor de inzet van automatisering in onze werkprocessen. In het verleden gemaakte keuzes voor bijvoorbeeld het niet-digitaal werken (uitgangspunt ‘papier is leidend’), worden echter ingehaald door de realiteit van steeds meer thuiswerken en nieuwe kaders zoals de Woo. De keuzes uit het verleden volstaan niet meer en daarom moeten we nu investeren in de Digitale Agenda. Hoewel de investering voor Rozendaalse begrippen fors lijkt, hebben we vanzelfsprekend voor de meest slanke oplossing gekozen. Enkele voorbeelden: - We kiezen in het project DSO niet voor een (dure) vergunningapplicatie, omdat sprake is van relatief weinig (omgevings)vergunningaanvragen en deze veelal niet al te complex zijn.

- We hebben expliciet gekozen voor een DMS/RMA (een applicatie die het digitaal maken en opslaan van dossiers op duurzame en toegankelijke wijze regelt) en niet voor een duur en zwaar zaaksysteem (een veel uitgebreider systeem dat generiek digitale procesafhandeling ondersteunt en klantgericht statusinformatie geeft). - We zetten niet in op dure dataoplossingen ter ondersteuning van de beleidsvorming (datascience/datagedreven werken), omdat dit voor de Rozendaalse omvang niet lonend is. 1.4 Met deze agenda worden risico’s in de bedrijfscontinuïteit en informatiebeveiliging beperkt We constateren dat er de afgelopen periode onvoldoende grip is geweest op de dienstverlening van uitvoeringspartners. Dit heeft geleid tot concrete problemen in de bedrijfsvoering. Zo heeft de dienstverlening van Burgerzaken problemen gehad door verbindingsproblemen met De Connectie (inmiddels verholpen). Door belangrijke rollen en de aansturing van onze uitvoeringspartners expliciet(er) in te vullen (opdrachtgeverschap en contractmanagement), verkleinen we de risico’s op en impact van uitval van systemen of hacks.

Pagina 4 van 7

Raadsvoorstel

2.1 Door de gevraagde middelen beschikbaar te stellen stelt u het college in staat om de activiteiten in gang te zetten voor een verbeterde grip op de ontwikkeling van de informatievoorziening en automatisering (het ‘I-domein’) In de Digitale Agenda zijn die ontwikkelingen opgenomen die nodig zijn om in control te komen en blijven. Daarbij is cumulatief (en per onderdeel uitgesplitst in de Digitale Agenda) geraamd dat hiertoe een eenmalige investering nodig is van € 80.900. Dat lijkt én is naar Rozendaalse schaal een stevig bedrag. Van belang hierbij is dat in de aanpak nadrukkelijk is stilgestaan bij de vraag of onderdelen niet, minder, anders of later opgepakt konden worden. Bij de nu voorgestelde onderdelen is dat dit niet wenselijk en/of mogelijk. Overwegingen daarbij betreffen o.a. de (bedrijfs)continuïteit, volgordelijkheid en kostenbeheersing. Enkele voorbeelden: - Voor de realisatie van een DMS/RMA is het efficiënt om nu ook de kantoorautomatisering naar de cloud over te brengen (en niet na de implementatie). - Voor de migratie van het gegevensbeheer is het vanuit de kosten aantrekkelijk om gelijk op te lopen met de gemeente Rheden, die eenzelfde migratie gaat doorlopen. - De voorgestelde migratie naar GemICT kan om redenen van bedrijfscontinuïteit niet wachten.

3.1 en 4.1 Door de gevraagde middelen beschikbaar te stellen, stelt u het college in staat om de noodzakelijk geachte rollen voor verbeterde regie in te vullen. De structurele effecten worden hierbij nog niet ter besluitvorming voorgelegd. Een gedegen afweging over de structurele effecten kan door de nieuwe raad worden meegewogen bij Kadernota 2023 Ook de inrichting van de rollen vraagt een stevige investering: € 116.000. We hebben dit bedrag geraamd op basis van de huidige inzet, de verwachte uren van de nog in te richten rollen (op de Rozendaalse schaal) en de vraag of dit intern, met partners of extern ingericht moet worden. Het gaat daarbij om de inrichting van rollen die volgens landelijke standaarden expliciet belegd moeten zijn, maar op dit moment onvoldoende zijn ingevuld. Zoals die van Chief information security-officer (Ciso) of een Algemeen contactpersoon informatiebeveiliging (Acib). Maar ook om rollen die voor voor grip op dit inhoudelijke domein vitaal zijn, maar bij ons in het geheel niet zijn ingevuld, zoals een I-adviseur, of een Information security officer. We willen dit bedrag van € 116.000 (incidenteel) inzetten om gedurende 2022 die capaciteit in te richten die nodig is om grip te ontwikkelen en te houden.

We beraden ons daarbij op opties om dit samen met partners in de regio te doen, via externe inhuur en/of ten laste van/met verschuivingen in de bestaande interne capacitit. De gevraagde investering leidt ook tot zicht op verwachte structurele meerkosten als gevolg van deze rollen. En levert daarmee input op voor uw raad ter overweging bij de Kadernota 2023. De verwachting is overigens wel dat dat door het structureel anders inrichten van de rollen tevens kostenbesparingen gerealiseerd kunnen worden.

Pagina 5 van 7

Raadsvoorstel

Kanttekeningen 1. Het aanbieden van een digitale agenda met minimaal noodzakelijke acties geeft uw raad weinig keuzevrijheid Als college bieden wij deze Digitale Agenda met enig ongemak aan. Niet vanwege de kwaliteit of de noodzaak van deze agenda, maar vooral vanwege de voor Rozendaalse begrippen hoge structurele kosten die grote druk leggen op het meerjarig begrotingssaldo. Omdat wij op diverse onderdelen gestuurd hebben op minimaal noodzakelijke en onontkoombare oplossingen (zie argumenten 1.3 en 2.1), leggen wij geen alternatieve scenario’s voor, omdat: - Een ambitieuzere agenda nog duurder is en niet past bij de ambities van een beheergemeente; - Een minder ambitieuze agenda leidt tot blijvende risico’s in de (continuïteit van de) bedrijfsvoering van de zelfstandige gemeente Rozendaal. 2. Voor de invulling van de benodigde rollen in de organisatie zien we de zeer krappe arbeidsmarkt en de grote mate van afhankelijkheid van partners in de regio en marktpartijen als risico De krappe arbeidsmarkt vraagt om slimme keuzes in uitvraag bij partners in bijvoorbeeld combinatierollen. Maar ook om realisme op het vlak van de kosten. Het kan immers aan de orde zijn dat duurdere externe inhuur op een kleine rol opweegt tegen ‘goedkope’ dienstverlening door een buurgemeente, omwille van de continuïteit en kwaliteit. 3.

De versterking van de organisatie wordt nu voorgesteld als incidentele kostenpost over 2022, maar leidt ook tot nader te bepalen structurele meerkosten We schatten deze structurele kosten tussen de € 90.000 en € 100.000 jaarlijks. Dit betreft een dusdanig fors bedrag dat hiervoor een weging nodig is bij de Kadernota 2023. In de uitwerking van de keuzes kunnen wij een meer precieze schatting van de kosten geven. Wat gaan we daarvoor doen? Het uitvoeren van de Digitale agenda. Hiertoe wordt op verschillende onderdelen gewerkt vanuit projectplannen, of in ieder geval langs heldere resultaatafspraken op de genoemde onderdelen. Een nader uit te werken uitvoeringsprogramma van deze Digitale Agenda nodig om eenduidig te sturen op het geheel der dingen (het portfolio). a) Planning Per onderdeel is in de Digitale Agenda op hoofdlijnen beschreven welke resultaten en voortgang op welke termijnen wordt beoogd. Na instemming van uw raad wordt een uitvoeringsprogramma opgesteld met een werkplanning tot en met 2023. b) Evaluatie Uw raad wordt geïnformeerd over voortgang en uitgevoerde evaluaties. De aanpak voor informatiebeveiliging en privacy kan als onderdeel van deze Digitale Agenda worden gezien. Over de inhoudelijke voortgang op alle onderwerpen wordt tevens verantwoord in de begroting en jaarstukken.

c) Participatie en communicatie Deze agenda is het product van een zorgvuldig voorbereidingsproces. Daarbij zijn meerdere inhoudelijk experts betrokken geweest, die op verschillende onderdelen adviezen hebben uitgebracht. In de voorbereiding zijn waar nodig leveranciers en uitvoeringspartners betrokken. Ook

Pagina 6 van 7

Raadsvoorstel

is uw raad bij bespreking op 30 november jl. geïnformeerd over de inhoudelijke achtergrond, nut en noodzaak van dit voorstel. d) Publicatie verplicht? N.v.t. Wat mag het kosten? Dit financieringsvoorstel houdt ten eerste een voorstel in van € 80.900 voor gecumuleerde projectkosten. Deze kunnen deels gedekt uit het restant reserve digitalisering, waarin nog € 44.400 in zit. Het overige bedrag € 36.500 kan gedekt uit de algemene reserve. Voor de organisatiekosten geldt dat voor 2022 een bedrag van € 116.000 geraamd. Hierbij wordt voorgesteld om deze kosten voor 2022 incidenteel te dekken, eveneens uit de algemene reserve. In totaal houdt dit een onttrekking in uit de algemene reserve van € 152.500. Resterend deel van de algemene reserve, bedraagt dan € 3. 459.000. Reserve Digitalisering Algemeen Totaal

Onttrekking 44.400 152.500 196.900

Resterend na onttrekking 0 3.459.000 3.459.000

De kosten voor deze Digitale Agenda worden grotendeels gedekt uit de algemene reserve. Verder zal een gedeelte van de reeds begrote lasten ten laste komen van de post ICT (overhead). Deze post is reeds opgehoogd in de laatste begroting (onder meer vanwege de voorzienbare structurele effecten op basis van het voorstel DMS/RMA) en wordt ingezet voor bedrijfsbrede informatiseringsaspecten. De post ICT bedraagt € 173.000 in de begroting voor 2022. Waar mogelijk worden kosten toegerekend aan specifieke processen, zoals sociaal domein, vergunningverlening of burgerzaken. Het college van burgemeester en wethouders,

Boele Boelens, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlage(n) 1. Digitale Agenda 2021-2023 2. Concept-raadsbesluit

Pagina 7 van 7