8b. Offerte Gemeente Rozendaal 2025-2028

Aan de gemeenteraad van Gemeente Rozendaal Kerklaan 1 6991 CL Rozendaal

Doetinchem, 10 september 2024

Geachte Raadsleden, Naar aanleiding van uw verzoek tot het opstellen van een offerte voor accountantscontrole voor de jaren 2025-2028 hebben wij dankbaar en met toewijding gewerkt aan een passende aanbieding. Hierbij treft u onze offerte aan. In de afgelopen jaren hebben wij de controle van de jaarstukken van de gemeente Rozendaal mogen uitvoeren. Wij hebben de gemeente zien groeien in haar professionalisering. De samenwerking met u hebben wij als bijzonder plezierig ervaren. Wij willen graag een kritische partner voor u blijven, zodat wij de organisatie constructief en duurzaam verder helpen om beter te worden. Onze dienstverlening is erop gericht helderheid te brengen in de betrouwbaarheid van de bedrijfsinformatie, zodat ook u controle en toezicht efficiënt en effectief kunt uitvoeren. Onderscheidend vermogen U mag van iedere accountant verwachten dat de accountantscontrole wordt uitgevoerd conform de wettelijke kwaliteitseisen. Ook bij Stolwijk Kelderman is deze kwaliteit zonder meer gewaarborgd. Wél onderscheidend is de wijze van samenwerken die wij voorstaan. Bij Stolwijk Kelderman werken gewone mensen met bijzondere kennis. Wij hebben veel aandacht voor individueel persoonlijk contact en houden van transparante communicatie en snelle interactie. One stop consultancy Stolwijk Kelderman maakt deel uit van het Stolwijk Kennisnetwerk.

Een one-stop-consultancy samenwerkingsverband tussen verschillende specialisten op het gebied van accountancy, fiscaliteit, HRM, IT, procesoptimalisatie, publiek advies, governance en herstructurering. Waarom samenwerken met Stolwijk Kelderman? · Passie voor de controle van en advisering aan gemeentelijke organisaties · Langdurige en brede ervaring in de dienstverlening van de teamleden aan gemeenten en gemeenschappelijke regelingen · Menselijke benadering, zijnde betrokken en doelgericht · (Maatschappelijk) betrokken regionale partner met een voor uw organisatie aantrekkelijke omvang · Gedreven accountants die, binnen hun rol, verantwoordelijkheid durven nemen · Heldere communicatie met korte lijnen afgestemd op de verschillende gremia in uw organisatie · Ervaring met het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties op het gebied van onder meer zorg, sport en welzijn en cultuur · Actuele kennis van de relevante wet- en regelgeving voor gemeenschappelijke regelingen · Duidelijkheid vooraf over (de kosten van) onze dienstverlening. Afspraak is afspraak Wij vertrouwen erop dat wij u met deze offerte een passende aanbieding doen en wachten uw reactie met belangstelling af. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten

t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl

Mevr. H.G.J. (Hester) de Feiter-Aalderink RA Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem

Mercurion 3 6903 PX Zevenaar

Keulenstraat 1 7418 ET Deventer

Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen

Postbus 595 7000 AN Doetinchem

kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153

Inschrijfbiljet Algemene gegevens inschrijver Naam onderneming Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten Vestigingsadres

Terborgseweg 25-B

Postcode en plaats

7001 GM

Correspondentieadres

Postbus 595

Postcode en plaats

7000 AN

Doetinchem

1e contactpersoon

2e contactpersoon

Naam contactpersoon

H.G.J. de Feiter-Aalderink RA

R.H. Gosselink-Wolbrink RA

Telefoonnummer

06 10 88 14 29

06 10 01 44 20

E-mailadres

h.d.feiter@stolwijkkelderman.nl

r.gosselink@stolwijkkelderman.nl

Doetinchem

Inschrijver verklaart door middel van ondertekening van dit inschrijfbiljet dat de navolgende voorwaarden en uitgangpunten zonder voorbehoud worden geaccepteerd: Inschrijver staat borg voor de juistheid en volledigheid van alle door haar aangeleverde gegevens en informatie in de offertefase en daarna. Inschrijver is er mee bekend dat, indien in een latere fase blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt, zij in volgende offertetrajecten kan worden uitgesloten van deelname, dan wel reeds gemaakte afspraken kunnen worden geannuleerd en de tot stand gekomen overeenkomst kan worden ontbonden, zonder enig rechtsgevolg voor de gemeente Rozendaal daaronder begrepen de verplichting tot het vergoeden van enige schade. Inschrijver gaat akkoord met de bepalingen, uitgangspunten en voorwaarden zoals opgenomen in dit document. Rechtsgeldige ondertekening inschrijver Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger

Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger

D. Aalderink RA (Kantoordirecteur)

1

INHOUDSOPGAVE

1.

Inleiding ...................................................................................................................................... 3 1.1

Een duurzame samenwerking ............................................................................................. 3

1.2

Wie zijn wij? ......................................................................................................................... 3

1.3

Ons controleteam ................................................................................................................ 4

2.

Onze controlefilosofie ............................................................................................................... 5

3.

Ons plan van aanpak................................................................................................................. 6 3.1

Voorbereiding ...................................................................................................................... 6

3.2

Interimcontrole ..................................................................................................................... 6

3.3

Jaarrekeningcontrole ........................................................................................................... 7

3.4

Evaluatie .............................................................................................................................. 8

4.

Onze natuurlijke adviesfunctie ................................................................................................ 8

5.

Prijs / kwaliteitverhouding ...................................................................................................... 10 5.1

Jaarrekening ...................................................................................................................... 10

5.2

Meer- en minderwerk......................................................................................................... 10

5.3

Overige (advies)werkzaamheden...................................................................................... 11

Tot slot .............................................................................................................................................. 11 BIJLAGE 1

VOORBEELD LETTER OF REPRESENTATION ................................................ 12

BIJLAGE 2

FINANCIELE GESCHIKTHEIDSEISEN............................................................... 16

BIJLAGE 3

REFERENTIE GEMEENTEN STOLWIJK KELDERMAN .................................... 17

BIJLAGE 4

INSCHRIJVING KVK ............................................................................................ 18

BIJLAGE 5

INSCHRIJVING BEROEPSREGISTER ................................................................ 20

2

1.

Inleiding

U heeft ons uitgenodigd om een offerte uit te brengen voor de accountantsdiensten met ingang van het begrotingsjaar 2025. In deze offerte beantwoorden wij graag uw vragen en geven wij u graag inzicht in de wijze waarop wij de opdracht kunnen uitvoeren. 1.1

Een duurzame samenwerking

Rozendaal staat, net als vele andere Nederlandse gemeenten, voor financiële uitdagingen door onzekerheden rond het gemeentefonds en inflatie. De trage kabinetsformatie maakt dit probleem groter. Waar vorig jaar nog een positief begrotingsresultaat voor 2025 werd verwacht, wordt nu een tekort voorzien door een eenmalige korting. Ondanks deze uitdagingen wil de gemeente blijven investeren in duurzaamheid, de energietransitie, en een toekomstbestendige organisatie. Door de stijgende kosten en beperkte bezuinigingsmogelijkheden zijn verdere inkomstenverhogingen, zoals via de OZB, onvermijdelijk. Wij hebben de gemeente Rozendaal leren kennen als een moedige gemeente die zich onderscheidt door kleinschaligheid en daadkracht. Ondanks de geringe omvang heeft de gemeente Rozendaal de afgelopen jaren een professionaliseringsslag doorgemaakt. Er zijn korte communicatielijnen en er is sprake van een snelle besluitvorming, waarbij efficiëntie en effectiviteit op een zakelijke en doelgerichte manier steeds meer worden gewaarborgd. U hecht veel waarde aan persoonlijke betrokkenheid van de inwoners, wat resulteert in een gemeenschap waarin maatwerk en individuele aandacht centraal staat. Wij helpen u met onze adviezen die passen binnen uw mogelijkheden. Wij helpen de Raad, de controlecommissie, het College en de organisatie een volgende stap te zetten waar het kan. 1.2

Wie zijn wij?

Stolwijk Kelderman is een accountantsorganisatie die goed thuis is in de dienstverlening voor uw organisatie. Ons kantoor kenmerkt zich door een cliëntgerichte opstelling, waarbij vakkennis en snelle bereikbaarheid door korte communicatielijnen, typerend zijn voor onze werkwijze. Onze missie en visie Als kennisorganisatie staat Stolwijk Kelderman voor de toegevoegde waarde die er aan bijdraagt om onze relaties duurzaam succesvol te laten zijn. Samen, proactief en transparant! Kernwoorden voor onze dienstverlening zijn: o Diepgang, we hebben kennis en zijn professioneel o Betrokkenheid, we zijn er voor onze cliënt o Ondernemerschap, we denken mee en zijn proactief o Kwetsbaarheid, lef om onze mening te geven Onze filosofie is dicht bij de klanten staan, flexibel reageren op vragen en zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar zijn. In onze optiek zijn de volgende aandachtsgebieden cruciaal voor organisaties die succesvol willen zijn: o Medewerkers (zij maken het verschil) o Processen (efficiënt en slim organiseren) o Informatievoorziening (hét stuurinstrumentarium voor een organisatie) o Financieel beheer (‘in control zijn’ van de organisatie) Vanuit deze filosofie is het Stolwijk Kennisnetwerk de laatste jaren uitgebouwd tot meer dan 225 medewerkers. Dit betekent dat Stolwijk Kelderman veel kennis in eigen huis heeft en daar waar nodig, terug kan vallen op gespecialiseerde partners.

Stolwijk Kelderman heeft de ambitie in de auditmarkt te groeien in het segment van maatschappelijk betrokken organisaties.

3

Ons kantoor kan uw organisatie op een breed terrein van professionele, specialistische diensten van advies voorzien. Binnen ons kantoor en met onze samenwerkingspartners is daartoe een 9-tal hoofddisciplines te onderscheiden, te weten: o accountancy o publieke (organisatie)advisering o belastingadvisering o HRM-advisering, onder de naam Vitacon Luteijn o IT-audit en procesmanagement o overname en advies o juridisch advies o fraude en integriteit o aanbestedingsrecht Wij beschikken over de vergunning verstrekt door het AFM voor het uitvoeren van wettelijke controles (registratienummer 13000458 www.afm.nl). In de controlepraktijk zijn 50 collega’s werkzaam, waarvan 16 (register)accountants. Wij zijn aangesloten bij het SRA, een samenwerkingsverband van accountants, waarbij 370 accountantskantoren zijn aangesloten. Het SRA biedt diverse diensten aan op het gebied van kwaliteitsbeheersing, opleidingen en er worden hulpmiddelen voor de controle ontwikkeld. Met betrekking tot deze opdracht onderkennen wij geen (mogelijke) belangenconflicten. Indien deze zich in de toekomst voordoen, zullen wij dit direct melden aan de Raad en eventuele noodzakelijke maatregelen bespreken. Om een goed beeld te krijgen van ons kantoor en onze dienstverlening verwijzen wij u graag naar onze website: www.stolwijkkennisnetwerk.nl. 1.3

Ons controleteam

Kernteam Het team werkt intensief samen en ze hebben zich verbonden aan de controle van gemeenten. Dat is hun passie. We bouwen samen - met de andere gemeentespecialisten - verder aan de gemeentepraktijk van onze organisatie. Hester de Feiter RA (54 jaar) zal als tekenend accountant en sparringpartner blijven fungeren. Zij is uw centrale aanspreekpunt voor de dienstverlening. Hester heeft veel ervaring in het controleren van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de regio (7 gemeenten en 4 gemeenschappelijke regelingen). Hester is tekenend accountant voor onder meer de gemeente Brummen (20.000 inwoners) en gemeenschappelijke regeling MGR. Daartoe is Hester ingeschreven in het NBA register als openbaar accountant voor wettelijke controles. Ze heeft ook ervaring aan de andere kant van de tafel vanuit haar werkzaamheden bij de gemeente Arnhem en kent de politieke omgeving.

Reinier Gosselink-Wolbrink RA (62 jaar) fungeert als adviseur en zal, waar nodig en gewenst, naast de tekenend accountant optreden.

4

Romy Pelgrim (26 jaar) stellen wij voor als controleleider. Ze heeft jarenlange kennis en ervaring bij de gemeente Rozendaal. Romy heeft 5 jaar ervaring bij Stolwijk Kelderman in de controlepraktijk. Ze heeft 4 lokale overheden in haar klantenportefeuille.

Romy en Hester stellen wij als vast voor gedurende de contractperiode. Daarnaast zullen we 1 of 2 assistenten met gemeente ervaring inzetten. In het voorjaar voegen we een SiSa specialist aan het controleteam toe. Het sociaal domein zal onder de hoede van Nina Weber (21 jaar) worden gecontroleerd. Jeffrey Kemperman wordt als fiscalist van ons kantoor ingezet bij het beoordelen van BTW en VPB kwesties. Voor de ondersteuning inzake de IT wordt Niek Visser RA (46 jaar) van ons kantoor ingezet. Hij is RA en IT auditor voor de informatieveiligheid en privacy controles. Continuïteit gemeentelijke dienstverlening en arbeidsmarkt De continuïteit in de dienstverlening is voor ons essentieel. Met 60 accountants en assistenten waarvan 25 gemeentespecialisten in het controleteam is dat voldoende. De gemeentemarkt is een belangrijke markt voor het Stolwijk Kennisnetwerk (SKN). Het is 1 van de 4 marktgebieden, waarop we vol in zullen blijven zetten. We controleren 26 gemeentelijke organisaties. Als kantoor willen we graag iets betekenen voor de maatschappij en doen dat vanuit passie en onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ons beleid is sociaal en maatschappelijk. We binden en boeien door optimale opleiding en training van onze mensen, zowel persoonlijk als vakinhoudelijk.

2.

Onze controlefilosofie

Onze controlefilosofie is gericht op het bieden van onafhankelijkheid, objectiviteit en zekerheid over de juistheid en volledigheid van financiële rapportages. Dit wordt bereikt door een risicogestuurde aanpak, waarbij wij ons richten op de gebieden met de grootste kans op fouten of afwijkingen. Hierbij wordt rekening gehouden met zowel interne als externe risicofactoren die de betrouwbaarheid van de financiële gegevens kunnen beïnvloeden. Voor de controle van de jaarrekening van uw gemeente maken wij gebruik een risicogerichte gemeentespecifieke benadering in de controleaanpak. Daarnaast wordt in onze controlefilosofie gebruik gemaakt van data-analyse technieken (DAAS) en DataSnipper. Hiermee wordt op efficiënte en moderne wijze de controle ingericht. Onze controleaanpak voldoet aan de vereisten van de controlestandaarden (COS), zoals deze zijn uitgevaardigd door onze beroepsorganisatie de Koninklijke NBA. De basis voor een effectieve en efficiënte controleaanpak is het hebben van een grondige kennis over uw organisatie, de omgeving en de stakeholders. Vanuit deze kennis wordt een risicoanalyse gemaakt en een klantgerichte controleaanpak ontwikkeld. In deze voorbereidingsfase van de controle gaan wij in gesprek met u om van gedachten te wisselen over de actuele ontwikkelingen, de (controle)risico’s en uw wensen ten aanzien van de controle.

Tijdens de interimcontrole richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen, waaronder de uitgevoerde interne controles op het gebied van de rechtmatigheid. Vanuit de evaluatie van de interimcontrole komen advies- en verbeterpunten die wij in de managementbrief opnemen. Daarnaast komen uit deze evaluatie risicogebieden naar voren die extra aandacht vragen bij de uitvoering van onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden (de jaarrekeningcontrole). Deze werkzaamheden bestaan met name uit een initiële cijferbeoordeling, detailwerkzaamheden en cijferanalyses.

5

In de afrondende fase van onze controle bij de jaarrekening evalueren wij de controlebevindingen en de verslaggevingsaspecten. Na eventuele aanpassingen van de jaarrekening, rapporteren wij over onze bevindingen in het accountantsverslag. Als laatste stap geven we onze controleverklaring bij de jaarrekening af. Wij kunnen voldoen aan alle kwaliteits- en tijdscriteria die u heeft aangegeven in het programma van eisen. Bij de controle van de getrouwheid van de jaarrekening hanteren wij de voorgeschreven richtlijnen van een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden, zoals deze op dit moment gelden.

3.

Ons plan van aanpak

De controle van de jaarrekening wordt gedurende het jaar gefaseerd uitgevoerd. De planning van onze werkzaamheden wordt vooraf afgestemd met de griffie, de wethouder financiën en de adviseur bedrijfsvoering, zodat we optimaal kunnen samenwerken. 3.1

Voorbereiding

In de voorbereidingsfase besteden we aandacht aan de jaarplanning, de risicoanalyse en onze aandachtspunten, interne en externe ontwikkelingen en uw wensen en aandachtspunten. Wij gaan graag in een vroeg stadium met u aan tafel. We willen gezamenlijk optrekken in de voorbereiding en zodoende op doelmatige en doeltreffende wijze onze controle kunnen uitvoeren. Zoals u van ons gewend bent, vragen we de controlecommissie welke speerpunten namens de Raad wij mee kunnen nemen in de controle. Hierover rapporteren wij in de managementbrief en het accountantsverslag. We starten daarom altijd met een gesprek met de burgemeester en de gemeentesecretaris over de ontwikkelingen binnen de gemeente en fraude en integriteitskwesties. Ook bespreken wij samen met de adviseur bedrijfsvoering het interne controleplan voor de rechtmatigheidsverantwoording en geven u adviezen voor een efficiënte en effectieve uitvoering, waarbij wij onze aanpak op die van jullie aansluiten. Ruim voor aanvang van de interimcontrole, respectievelijk de jaarrekeningcontrole zullen wij de planning met u afstemmen en u aangeven welke stukken wij graag zouden willen ontvangen. Wij kunnen voldoen aan de door u gevraagde controlemomenten. 3.2

Interimcontrole

Uitgangspunt voor onze controle is de risicoanalyse en de mate waarin uw organisatie ‘in control’ is. Wij kijken specifiek naar de risico’s voor uw gemeente en dus voor onze controle. Ons belang is uw belang: De risico’s van uw gemeente onder controle hebben. De administratieve organisatie en interne beheersing is zodanig ingericht dat de onderkende risico’s worden afgedekt. In dit verband denken wij aan de minimaal noodzakelijke functiescheidingen, taken/bevoegdheden, inrichting ITsystemen, rapportages, maar ook maken de door u uitgevoerde interne controles hier onderdeel vanuit. Hierbij houden wij rekening met de (beperkte) omvang van uw organisatie. Bij de interimcontrole in het najaar richten wij ons op de processen, waaronder het inkoopproces, en het personeelsproces. Wij toetsen het bestaan en de werking van de hierin opgenomen interne controle- en beheersingsmaatregelen.

6

Daarnaast besteden wij aandacht aan de opdrachtgeversrol van de uitbestede werkzaamheden zoals het sociaal domein (gemeente Rheden) en de lokale heffingen (de Connectie). Met de adviseur bedrijfsvoering en financieel adviseur bespreken wij hoe bovengenoemde zo efficiënt mogelijk ingericht kan worden en kan aansluiten op uw planning en control cyclus. Informatie, verkregen via data-analyse, zal hieraan bijdragen. Voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt nauw samengewerkt tussen ons en de gemeente Rozendaal doordat we gerichte begeleiding, advisering en ondersteuning bieden. De controleaanpak blijft consistent en onveranderd. Gedurende het jaar wordt het IC-plan gezamenlijk geëvalueerd om te waarborgen dat alle noodzakelijke controles zijn opgenomen en om te beoordelen of bepaalde controles kunnen vervallen. Deze evaluatie vindt plaats voorafgaand aan de start van de IC-werkzaamheden voor het betreffende jaar, zodat optimale afstemming is gewaarborgd. Voorafgaand aan de interimcontrole vragen we de informatie via het SKN aanleverportaal op. Deze uitvraag is specifiek gemaakt voor de gemeente Rozendaal. Wij bespreken met de adviseur bedrijfsvoering, de financieel medewerker en de gemeentesecretaris de verwonderpunten die naar voren zijn gekomen uit de interimcontrole. We luisteren naar hun reactie en gaan in gesprek over de acties en aanbevelingen.

We stellen kort na de bespreking de managementbrief op. Door de afstemming sluit de managementbrief naadloos aan op uw organisatie en uw verwachtingen. Het is een nadere uitwerking van het besprokene. U kent onze managementbrief waarin we zo helder mogelijk rapporteren over ontwikkelingen, eventuele risico’s en waarin we praktische adviezen geven. Onze managementbrief is volgens een vast stramien opgebouwd en wordt qua stijl regelmatig ververst. In de managementbrief gaan we in op de kwaliteit en aanbevelingen voor de algehele en interne beheersing. Zowel over soft als hard controls maar ook over mogelijke fraude risico’s en hoe de organisatie hiermee om gaat. Ook kijken we of alle regelgeving is verwerkt en welke nog verwerkt moeten worden. We vullen het verslag aan met toekomstige ontwikkelingen en aanpassingen in wet- en regelgeving, die voor de gemeente Rozendaal van toepassing zijn. Doel is u op de hoogte te houden van de kansen én sterke punten, maar ook over bedreigingen en risico’s en u hiervoor te behoeden. In de managementbrief geven we expliciet aan welke acties nog worden verwacht voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole. De managementbrief bespreken we met de wethouder financiën, de gemeentesecretaris en de adviseur bedrijfsvoering binnen een maand na afronding van de interimcontrole.

De definitieve managementbrief wordt desgewenst door ons toegelicht in de controlecommissie. 3.3

Jaarrekeningcontrole

Wij stemmen de planning van de werkzaamheden op en met u af, zodat de jaarrekening met controleverklaring op tijd beschikbaar is. Bij de jaarrekeningcontrole controleren wij of de balansposten, de balansmutaties en de lasten en baten en de rechtmatigheidsverantwoording getrouw zijn weergegeven. Tevens beoordelen wij of het jaarverslag (programma en paragrafen) aansluit bij de gepresenteerde cijfers. De benodigde informatie voor de jaarrekeningcontrole vragen we op via het SKN aanleverportaal. De gegevens hierin worden bewaard en kunnen ook daarna door u en door ons worden benaderd. Dit betekent dat terugkerende stukken niet jaarlijks opgevraagd hoeven te worden. Onze controleaanpak is systeem- en IT-gericht waar het kan. Data-analyse gebruiken we waar het efficiënter en effectiever is. Detailcontroles voeren we uit waar het moet om uw en onze risico’s te beheersen. Op ons kantoor maken we gebruik van een DAAS (Data-as-a-service) systeem. Dit systeem helpt ons uw data effectief te analyseren en te controleren. We gebruiken deze onder meer voor de controle van betalingen en de analyse van de boekingen.

7

Tijdens onze controle maken we gebruik van Datasnipper, een tool om documenten in Excel te koppelen. Daarmee bereiken we een versnelling in de controle-uitvoering. Hiermee krijgen we heel snel zekerheid over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en van andere documenten. Het accountantsverslag, gericht aan de Raad, met bevindingen en aanbevelingen vanuit de jaarrekeningcontrole wordt met de wethouder financiën, de gemeentesecretaris en de direct betrokkenen besproken. Deze rapportage is kort en bondig en bevat de belangrijkste bevindingen en adviezen. Hierin geven we aan wat we tegenkomen, wat we zien, wat ons opvalt en waar verbetermogelijkheden er zijn. In het accountantsverslag wordt een foutenevaluatie getoond met afwijkingen groter dan € 5.000 zoals u wenst. Het concept accountantsverslag leggen we binnen 3 weken na afronding van de jaarrekeningcontrole aan u voor. Het accountantsverslag lichten wij toe in de controlecommissie in juni, voorafgaand aan de Raadsbehandeling van de jaarstukken. Na de bespreking in de controlecommissie van het accountantsverslag en na de ondertekening van de Letter of Representation door de burgemeester (zie bijlage 1) wordt door ons een controleverklaring bij de jaarrekening afgegeven. In onze controleverklaring rapporteren wij over de mogelijke frauderisico’s en de werkzaamheden die wij hierop hebben gedaan.

Daarnaast gaan wij in op onze controle aanpak inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. Wij zijn gewend om samen met onze klanten een tijdschema te maken voor het gehele controleproces en deze vast te leggen. Samen met u stellen wij jaarlijks voorafgaand aan de controle een tijdschema vast met de controle- en bespreekmomenten. Hierin staan de stappen om te komen tot de uiteindelijke handtekening onder de controleverklaring en staat wanneer de besprekingen zijn (verwonderpunten en eindbespreking) en welk document (zoals de managementbrief, het accountantsverslag, LOR en controleverklaring) wanneer aangeleverd wordt. Dit schept duidelijkheid vooraf voor u en ons. Wij hebben korte lijnen met onze compliance officer op ons eigen kantoor. Bij eventuele vaktechnische dilemma’s schakelen we direct. Vanwege de omvang van onze organisatie hebben we zeer korte lijnen en directe contacten. We werken heel nauw samen. We beslissen samen binnen de tijdsafspraken. Wij hebben een systeem van mentoring (interne kwaliteitszorg) en OKB (externe kwaliteitsbeoordeling). Deze zijn zodanig georganiseerd dat wij binnen de afgesproken termijnen kunnen afwikkelen. Wij maken voor de digitale ondertekening van officiële documenten gebruik van ValidSign, een beveiligd geautomatiseerd handtekeningensysteem. 3.4

Evaluatie

Jaarlijks, na afloop van de controle, evalueren wij met u (en vooraf met de gemeentesecretaris en adviseur bedrijfsvoering) het verloop en de uitvoering van de accountantscontrole. Deze evaluatie is de basis voor de verdere optimalisatie van onze samenwerking.

4.

Onze natuurlijke adviesfunctie

Onze belangrijkste rol is het uitvoeren van de controle van de jaarrekening op getrouwheid, waarin de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. Hierbij zijn wij onafhankelijk en kritisch. Wij vinden het belangrijk om regelmatig contact te hebben met de Raad als onze opdrachtgever, de wethouder financiën en de gemeentesecretaris teneinde onze opdracht goed te kunnen uitvoeren. Hoe meer kennis er wederzijds is des te beter de kwaliteit van de controlewerkzaamheden en van de inrichting van de organisatie en de onderlinge afstemming.

8

Uw gemeente werkt aan een verdere professionalisering. Wij ondersteunen u hierbij, zoals we in het afgelopen jaar ook deden. Vanuit onze expertise zijn wij in staat om als sparringpartner op te treden voor de verschillende gremia binnen uw organisatie, dit alles binnen de (onafhankelijkheids)grenzen die hiervoor gelden. Wij helpen u graag bij het op een goede wijze inrichten van de interne organisatie: de processen en interne controle voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit om risico’s voor u af te dekken. Ook bij het inrichten van de jaarrekening en de financiële rapportages, zodat de Raad op een goede wijze wordt geïnformeerd. Specifiek gaan we jaarlijks in op het weerstandsvermogen en de risicoanalyse en risicobeheersing voor uw organisatie. Ook fraude- en integriteitsrisico’s zijn een belangrijk onderdeel van onze controle en advisering. Wij kijken specifiek naar de inrichting van de planning en control cyclus. Zowel naar de verbetering van de informatiewaarde van de begroting tussentijdse rapportages en de jaarstukken als naar de naleving van het BBV. We letten ook specifiek op de juiste toepassing van de btw en bcf regels en adviseren u hierover en ook naar de toekomst toe wat handig is om te doen en welke eisen er zijn. Periodiek nemen wij een fiscalist op in ons team om de naleving van wet- en regelgeving te toetsen.

Jaarlijks controleren wij de processen van een grote omvang, die materieel (van belang zijn) voor onze controle. Daarnaast selecteren we als controleteam jaarlijks een aantal attentiepunten, gericht op de actualiteit en/of de organisatie. Voor 2024 besteden wij bijvoorbeeld aanvullend aandacht aan: de omgevingsleges, het ‘ravijn’-jaar en de VPB. Over de bevindingen rapporteren wij in de managementbrief. Op deze wijze bespreken we jaarlijks nieuwe onderwerpen. Onze aanpak is dat wij zowel na de interimcontrole als na balanscontrole een verwonderpuntenlijst opstellen. Hierin staat wat wij zien en wat wij tegenkomen. Heel concreet en overzichtelijk. Wij bespreken deze en vragen hoe en waarom de dingen zijn gebeurd zoals we ze zien en zoeken met de gemeentesecretaris en adviseur bedrijfsvoering naar een mogelijke oplossing. Dat is onze unieke aanpak. Hiermee gaan we in gesprek en vragen we door en zoeken we voor u de beste oplossing. Inhoudelijk kijken wij naar (aankomende) nieuwe wet- en regelgeving, de processen, de inrichting van de planning en control cyclus, naar de risico’s en de risicoanalyse in relatie tot het weerstandsvermogen, ook naar de toekomst toe. Wij brengen u als Raad en College van B&W op de hoogte van de bespreekpunten en de (mogelijke) oplossingen.

Dit doen wij intensief, kort en bondig via: · besprekingen met u, de controlecommissie, de wethouder financiën, de gemeentesecretaris en de adviseur bedrijfsvoering en medewerkers · een managementbrief · het accountantsverslag Om u tijdig te informeren omtrent ontwikkelingen in de wet- en regelgeving, IT, rechtmatigheid, verslaggevingsregels (BBV), GR wet- en regelgeving en andere voor u van belang zijnde wetten en regels, brengen wij een aantal keren per jaar een nieuwsbrief uit. Tevens mailen wij u een extra nieuwsbrief ingeval van plotseling belangrijke ontwikkelingen. Jaarlijks kunt u deelnemen aan 3 Public Classes, waarin we met onze klanten over bijzondere actualiteiten praten. Elk jaar in januari is de Public Class Actualiteiten in de verslaggeving (BBV) en tevens 2 andere onderwerpen, liefst vanuit de praktijk. De afgelopen keren waren dat de rechtmatigheidsverantwoording, de hack in de gemeente Hof van Twente, SiSa actualiteiten, Regionale werkcentra. Graag delen wij de ervaringen met u zodat wij er allemaal van kunnen leren. Er is sprake van een extra adviesopdracht voor zover hier een afzonderlijke opdracht is.

9

5.

Prijs / kwaliteitverhouding

5.1

Jaarrekening

Wij bieden de controle van de jaarrekeningen 2025-2028 aan voor de prijs van € 48.500 exclusief BTW en exclusief jaarlijkse indexatie. Deze prijs is inclusief bijkomende kosten zoals reis- en verblijfkosten en secretariële ondersteuning en betreft prijspeil 2024. Deze prijs bevat geen opgave voor de werkzaamheden in het kader van SiSa. Voor het uitvoeren van een SiSa regeling rekenen wij gemiddeld € 550 tot € 750 per regeling, afhankelijk van de landelijke voorschriften hieromtrent. Bij de prijsbepaling hebben we de volgende uitgangspunten gehanteerd: · De jaarrekening en de onderliggende specificaties worden voorbereid door uw organisatie. · De overige voor onze werkzaamheden benodigde informatie wordt op een adequate wijze aangeleverd. · De door het College opgestelde jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen en wordt door ons voorzien van een controleverklaring. De door uw organisatie uitgevoerde interne controlewerkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording worden op adequate wijze uitgevoerd en gedocumenteerd. Bij significante wijzigingen in structuur of omvang van de activiteiten treden wij in overleg over het effect hiervan op de kosten, bij deze prijsopgave hebben wij de begroting 2024 als uitgangspunt gebruikt. · De prijs wordt jaarlijks geïndexeerd met de CBS index van 6920 Accountants en boekhouders.

Zowel voor de interimcontrole als voor de balanscontrole stellen we het aanleverportaal open voor de aan te leveren documenten. Deze lijst is een reële opsomming van stukken die voor u nodig zijn om een goede jaarrekening op te stellen en voor ons om een goede controle uit te kunnen voeren. De hiervoor vermelde prijs heeft als uitgangspunt dat deze documenten met de concept jaarrekening worden aangeleverd. Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften, waaronder de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA) en de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). Daarnaast zullen wij onze controle verrichten in overeenstemming met de geldende controleverordening van de gemeente Rozendaal, het normenkader van de gemeente Rozendaal en het besluit accountantscontrole decentrale overheden 5.2

Meer- en minderwerk

Onze prijs is gebaseerd op uw uitvraag, uw uitgangspunten en de situatie zoals u deze heeft beschreven en zoals wij die natuurlijk kennen. We evalueren jaarlijks het gehele traject van de samenwerking. Hierbij kijken we samen wat we wanneer hoe hebben gedaan. Dit bespreken we en samen ontwikkelen we ideeën voor het volgende jaar om nog efficiënter samen te werken. Na de interimcontrole en als de SiSa regelingen bekend zijn in het najaar of voorjaar, stellen we een voorlopige prijsbrief op. In deze prijsbrief, die we samen bespreken, zijn de prijsafspraken opgenomen volgens de offerte en eventuele werkzaamheden die extra nodig zijn en/of werkzaamheden die minder zijn dan tijdens de aanbesteding bekend waren. Tevens nemen we de afgesproken indexatie in deze brief op.

10

Dit schept wederzijdse duidelijkheid tijdens de controle. In geval dat de documentatie voor de interim/jaareinde controle niet tijdig gereed is, horen we dit graag tijdig. Zo kunnen we gezamenlijk afstemmen hoe we hiermee omgaan. Als u ons vraagt hiervoor werkzaamheden te doen dan doen wij dat graag. We maken hierover dan een afzonderlijke afspraak. We houden van een goede wederzijdse afstemming van verwachtingen. Samen komen we daar altijd uit. Meer- en minderwerk is er wat ons betreft alleen als we hierover samen een afspraak hebben gemaakt. 5.3

Overige (advies)werkzaamheden

Indien er, naast de reguliere werkzaamheden omtrent de jaarrekening, specifieke (advies)werkzaamheden worden verricht voor bijvoorbeeld subsidie afrekeningen, dan berekenen wij deze werkzaamheden op basis van de door ons bestede uren en geldende uurtarieven. De inschatting van de te besteden uren zal in voorkomende situaties vooraf met u worden afgestemd. Wij hanteren de volgende uurtarieven (exclusief BTW, prijspeil 2024): - Tekenend accountant

€ 190,00

- Controleleider

€ 155,00

- Gevorderd assistent

€ 115,00

- Beginnend assistent

€ 90,00

Tot slot Wij vertrouwen erop u een duidelijk beeld te hebben gegeven van (de kosten van) onze dienstverlening en zijn graag bereid onze offerte nader toe te lichten en uw eventuele vragen te beantwoorden.

11

BIJLAGE 1 VOORBEELD LETTER OF REPRESENTATION Geachte mevrouw de Feiter-Aalderink, Deze bevestiging bij de jaarrekening wordt afgegeven in samenhang met uw controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Rozendaal die gericht is op het geven van een oordeel over het getrouwe beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen per 31 december 2023 en van het resultaat over 2023 in overeenstemming met: - het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); - de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT); - het rechtmatigheidsbegrip zoals dat is opgenomen in de financiële verordening. Wij hebben, voor zover wij dat noodzakelijk en relevant achten om ons adequaat te informeren, navraag gedaan bij leidinggevenden en medewerkers van onze gemeente met relevante kennis en ervaring. Dienovereenkomstig, bevestigen wij naar ons beste weten en overtuiging het volgende: Jaarrekening 1. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor het opmaken van de jaarrekening waaronder de rechtmatigheidsverantwoording, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in het BBV en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).

Wij zijn onze verantwoordelijkheden voor het opmaken van de jaarrekening 2023 nagekomen met inbegrip van de getrouwe weergave van deze jaarrekening, zoals omschreven in de voorwaarden van de controleopdracht (zie de opdrachtbevestiging d.d. 24 oktober 2023). 2. Alle transacties zijn geboekt in de financiële administratie en zijn weergegeven in de jaarrekening. 3. Wij zijn van mening dat de significante veronderstellingen die zijn gehanteerd bij het maken van schattingen ten aanzien van de materiële vaste activa, financiële vaste activa, voorraad onderhanden werk, overige vorderingen en voorzieningen redelijk zijn. 4. Alle gebeurtenissen, die zich hebben voorgedaan na de datum van de jaarrekening en waarvoor op grond van in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en met de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in het BBV en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) een aanpassing of toelichting vereist, zijn aangepast of toegelicht. 5. Wij zijn van mening dat de invloeden van niet-gecorrigeerde afwijkingen en onzekerheden, afzonderlijk of geaggregeerd, niet van materieel belang zijn voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van de niet-gecorrigeerde afwijkingen en onzekerheden is als bijlage bij deze brief opgenomen.

12

Aan u verstrekte informatie 6. Wij hebben u: · Alle informatie verschaft die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening waaronder inzage gegeven in de gehele administratie, de daaraan ten grondslag liggende gegevens en alle notulen van de vergaderingen van het Raad en het College van Burgemeester en Wethouders voor zover van toepassing een samenvatting van acties en besluiten van vergaderingen gehouden na het einde van de periode van welke de notulen nog niet zijn opgemaakt. · Alle informatie verschaft die relevant is voor het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording waaronder inzage gegeven in de uitgevoerde verbijzonderde interne controle en de uitkomsten daarvan. · Op uw verzoek, aanvullende informatie verstrekt, voor uw controlewerkzaamheden; · Onbeperkte toegang verschaft tot personen van onze organisatie die relevant zijn voor uw controle van onze jaarrekening. Fraude en het voldoen aan wet- en regelgeving 7. Onder de term fraude wordt verstaan een opzettelijke handeling door één of meer personen uit de kring van de leiding, de organen belast met governance, het personeel of derden, waarbij misleiding wordt gebruikt om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Ook afwijkingen die voortkomen uit het onrechtmatig onttrekken en doen toevloeien van waarden aan de gemeente, waaronder het ongeautoriseerd bezwaren van activa, vallen hieronder.

Frauduleuze financiële verslaggeving omvat opzettelijke afwijkingen of het weglaten van bedragen of toelichtingen in de jaarrekening om gebruikers te misleiden. 8. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de maatregelen van interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude. 9. Wij hebben de resultaten gemeld van onze inschatting van het risico dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude. 10. Wij hebben onze kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de gemeente van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: · Het management · Werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van de interne beheersing · Of anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de jaarrekening 11. Wij hebben u op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de jaarrekening van de gemeente van invloed zijn en waarvan wij kennis hebben verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen. 12. Daarnaast bevestigen wij onze verantwoordelijkheid voor het naleven van wettelijke en andere voorschriften.

Daarbij hebben wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht genomen die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, alsmede de uitgangspunten en standpunten zoals opgenomen in de meest actuele versie van de kadernota rechtmatigheid en de overige notities van de Commissie BBV en het Controleprotocol WNT van de Beleidsregels toepassing WNT. Wij hebben de wet- en regelgeving die geldt als norm voor de rechtmatigheidscontrole vastgelegd in het normenkader, welke is vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders.

13

De vertaalslag van het normenkader naar beheersmaatregelen heeft direct in de beheersorganisatie plaatsgevonden. Hierbij gaat het om maatregelen van interne controle, procesbeschrijvingen, dossiervorming, etc. Uit deze kaderstellende documenten blijken de controlepunten en reikwijdte voor de rechtmatigheidscontrole. Kern hiervan is dat duidelijk is aangegeven aan welke bepalingen uit de regelgeving in het normenkader al dan niet financiële consequenties worden verbonden. De beheersorganisatie is zodanig ingericht dat de naleving van wet- en regelgeving (= het normenkader) met de voor de gemeente financiële consequenties zichtbaar en toetsbaar is vastgelegd. Dit kader is aan u beschikbaar gesteld. 13. Wij hebben u inlichtingen verstrekt omtrent alle bekende gevallen of vermoedens van het niet-naleven van wet- en regelgeving, waarmee bij het opstellen van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. Verbonden partijen 14. Wij hebben de bij ons bekende informatie met betrekking tot de identificatie van verbonden partijen en aangaande transacties met deze partijen volledig aan u verstrekt. 15. De relaties en transacties met verbonden partijen zijn op passende wijze in de jaarrekening verwerkt en toegelicht in overeenstemming met het BBV. Verplichtingen en claims 16.

Wij hebben alle bekende actuele of mogelijke rechtszaken en claims waarvan de effecten moeten worden overwogen bij het opmaken van de jaarrekening aan u bekendgemaakt, alsmede verwerkt en toegelicht in de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Aanvullende bevestigingen 17. Wij hebben geen voornemens die een invloed van materieel belang zouden kunnen hebben op de huidige boekwaarde van de activa en passiva zoals opgenomen in de jaarrekening, dan wel op de rubricering daarvan. 18. Wij zijn van mening dat er geen bijzondere waardeverminderingen dienen te worden doorgevoerd met betrekking tot vaste activa die in de balans zijn opgenomen. 19. Informatie aangaande het financiële risicoprofiel, alsmede onze doelstellingen en ons beleid met betrekking tot het financiële risicobeheer, zijn adequaat opgenomen in de jaarrekening. 20. Het economisch eigendom van de activa berust bij de gemeente. Er zijn geen pand- of hypotheekrechten gevestigd op de activa van de gemeente. 21. Wij hebben de rechten en verplichtingen ten aanzien van de financiële positie op een juiste wijze in de jaarrekening verwerkt of toegelicht. 22. Wij hebben de juridische adviseurs die diensten voor ons verrichten verzocht u alle gewenste inlichtingen te verstrekken en hebben hen daarbij verzocht jegens u volledige openheid te betrachten. 23.

Wij hebben de vastgestelde beleidslijnen en procedures ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik nauwgezet nageleefd.

14

Overzicht van niet-gecorrigeerde afwijkingen en onzekerheden in de jaarrekening 2023 Tijdens de uitvoering van de controlewerkzaamheden van Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten zijn bevindingen verzameld op onze jaarrekening die niet zijn gecorrigeerd. Hierbij bevestigen wij akkoord te gaan met het niet corrigeren van onderstaande verschillen. FOUTEN EVALUATIE TER BEVESTIGING Niet gecorrigeerde fouten/onderzekerheden

GETROUWHEID Fouten

Afronding BCF Onzekerheid burgerzaken Levering zorg WMO en jeugd Persoonsgebonden budget (SVB) Oninbaarheid debiteuren Totaal niet gecorrigeerde correcties

Naam: drs. E. Weststeijn Functie: Burgemeester Datum:

Onzekerheden 3.812 € 3.450 € 16.998 € 33.247 € 16.474 3.812

70.169

Naam: B. Pelgrum Functie: gemeentesecretaris Datum:

15

BIJLAGE 2 FINANCIELE GESCHIKTHEIDSEISEN Nummer 1.

Eis Inschrijver beschikt over een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven

2.

Inschrijver beschikt over een verzekering beroepsrisico’s

Bewijs Door een daartoe bevoegd persoon ondertekende Eigen verklaring “Financiële geschiktheidseisen” Door een daartoe beoogd persoon ondertekende Eigen Verklaring “financiële geschiktheidseisen”.

Naam onderneming:

Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten

Rechtsgeldige vertegenwoordiger:

D. Aalderink RA (kantoordirecteur)

Datum:

10-09-2024 _______________________

Plaats:

Doetinchem

Handtekening:

_______________________

16

BIJLAGE 3 REFERENTIE GEMEENTEN STOLWIJK KELDERMAN Gemeente Westervoort

15.151 inwoners

Gemeente Doesburg

11.079 inwoners

Gemeente Renswoude

5.753 inwoners

17

BIJLAGE 4 INSCHRIJVING KVK

18

19

BIJLAGE 5 INSCHRIJVING BEROEPSREGISTER

20