8b Bijlage Digitale Agenda 2022-2023.pptx

Digitale agenda 2022 – 2023 (versie 8 februari 2022)

Inleiding (1)

We willen voor onze inwoners een betrouwbare overheid zijn en blijven. Een gemeente met goede dienstverlening die de informatievoorziening veilig en transparant organiseert. De ontwikkelingen in informatisering en automatisering gaan razendsnel. Daarmee verandert ook in hoog tempo wat van een moderne gemeente verwacht wordt – vanuit inwoners en andere organisaties, én vanuit wet- en regelgeving: - Eisen aan een veilige informatievoorziening worden steeds strenger; - Standaarden voor informatie-uitwisseling veranderen; - Er gelden hogere eisen voor de digitale toegankelijkheid van de overheid. In deze Digitale Agenda 2022-2023 is vastgelegd hoe we hier als Rozendaal mee om willen gaan. Allereerst door uit te werken wat voor gemeente we willen zijn (missie) en door uit te werken waar we over twee jaar willen staan als Rozendaal. We gaan daarbij uit van een ontwikkelperspectief van twee jaren, omdat de ontwikkelingen in het i-domein dusdanig snel gaan dat we met het oog op de missie denken onze visie over twee jaren te moeten herijken. We richten ons op datgene wat écht moet, dat wat past bij onze Rozendaalse schaal en onze pragmatische aanpak.

Inleiding (2) Ondanks onze bescheiden ambitie zien we dat een forse investering noodzakelijk is op vier sporen: 1. Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden in het ‘informatiehuis’; 2. Herzien afspraken leveranciers en partners; 3. Voldoen aan wet- en regelgeving; 4. Voorbereiden op toekomst. In deze Agenda staan per spoor de onderwerpen die de komende periode aandacht nodig hebben. In de afzonderlijke sporen staat welke activiteiten we gaan oppakken, welke budgetten daarvoor nodig zijn en op welke termijn we dit gaan uitvoeren.

Ontwikkeling informatievoorziening Rozendaal 2022-2023: Missie

Wat voor gemeente willen we zijn? (missie)

Rozendaal is een kleine gemeente die in nauw contact met haar inwoners werkt aan de gemeenschappelijke opgaven. Goede dienstverlening vanuit persoonlijk contact en korte lijnen staat voorop. We richten ons daarbij primair op het uitvoeren van wettelijke taken (beheer). We zijn een goede partner én dienstverlener die voldoende kennis en kunde weet te organiseren om de kracht van klein gericht in te kunnen zetten. Onze informatievoorziening stelt ons in staat om als een slimme en wendbare organisatie te doen wat nodig is, wat de omgeving (burgers, bedrijven) van ons verlangt en wat we op basis van wet- en regelgeving worden geacht te doen. De aanpak voor de informatievoorziening richt zich daarom op transparante, veilige en duurzame oplossingen. We sturen op kosten en doen alleen daar een stap extra waar dit aantoonbare meerwaarde heeft voor de dienstverlening of een efficiëntere werkwijze. De Rozendaalse schaal kan daartoe kansen bieden, bijvoorbeeld als pilotgemeente.

Ontwikkeling informatievoorziening Rozendaal 2022-2023: Visie Waar willen we over 2 jaren staan? (visie) De gemeente Rozendaal wil over 2 jaar een gemeente zijn die: - Grip heeft en houdt op het i-domein om effectief te sturen op kosten en ontwikkeling van de digitale dienstverlening; - Voldoet aan geldende standaarden en regelgeving op het i-domein; - De organisatie passend heeft ingericht naar de (dienstverlenings-)eisen en wensen van burgers en organisaties; - Gegevens veilig en transparant gebruikt.

Activiteiten 2022 e.v. PORTFOLIOMANAGEMENT ROZENDAAL

Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden in het ‘informatiehuis’

Herzien afspraken leveranciers en partners

Informatie huis

Contract management

Voldoen aan wet- en regelgeving

Implementatietrajecten: Woo, Wep, Wmebv, DSO, Common ground

Voorbereiden op toekomst

Gegevensbeheer Kennis en kunde

Activiteiten 2022 e.v. Wat

Wanneer / hoe

Kostenraming

Inrichten benodigde rollen: - Strategisch adviseur, - i-adviseur (incl. contractmanagement), - Functioneel beheer divers - Ciso, Iso, - FG, PO, - ACIB, VCIB

Doorlopend / in overleg met regionale partners

2022: € 116.000 Deels gedekt uit krediet d.d. 14 december, zie financiële bijlage

Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden in het ‘informatiehuis’

Opdrachtgeverschap

Per direct / intern

Binnen bestaande capaciteit

Informatie huis

Actuele informatiearchitectuur

Afgerond binnen Q1 2022

Gedekt uit krediet d.d. 14 december, zie financiële bijlage

Structureel 2023 e.v.: nader te bepalen.

Betreft tijdelijk vervullen van deze rollen, ondersteuning in lopende projecten, kwartier maken en inrichten structurele inrichting

Betreft het bewaken van deze investeringsagenda. Regulier, nog in te richten opdrachtgeverschap onderdeel van reguliere rolinvulling (iadviseur)

Betreft functionele architectuur (wie doet wát). Op technische architectuur (het hoe) wordt niet door de Rozendaalse kernorganisatie gestuurd

Activiteiten 2022 e.v. Wat

Werkplekken naar cloud (Microsoft Office 365) Migratie en datadistributie naar de cloud (basis- en kernregistraties) Herzien afspraken leveranciers en partners.

Servicelevel agreement hosting en beheer

Migratie hosting Contract en beheer management (oplevering marktonderzoek hosting)

Wanneer / hoe

Q1 en Q2 2022 / projectmatig, in samenhang met evaluatie hosting en beheer

Kostenraming

Incidenteel: € 5.500, Gedekt uit krediet d.d. 14 december zie financiële bijlage Structureel: binnen begroting

Q2 en 3 2022 / Projectmatig, in samenhang te bezien met evaluatie hosting en beheer, alsmede met implementatie DMS/RMA

Incidenteel: € 57.500 Deze raming is (t.o.v. raadsvoorstel 14 december 53.000) opgehoogd met 4.500 euro, vanwege het vervallen van een korting (4.500) door gelijktijdige opdrachtverlening met Rheden.

Q1 en 2 / projectmatig, in samenhang met evaluatie hosting en beheer

Binnen budgetvoorstel inrichten benodigde rollen

Voorheen voorzien Q4 2021, onverminderd urgent, in samenhang te bezien met evaluatie hosting en beheer

Incidenteel € 13.400 Gedekt uit krediet d.d. 14 december zie financiële bijlage

Structureel: binnen begroting

Structureel binnen begroting

Activiteiten 2022 e.v.

Voldoen aan wet – en regelgeving

Wat

Wanneer / hoe

Kostenraming

DSO Omgevingswet

Loopt / in lijn met bredere aanpak implementatie Ow / projectmatig

Gedekt in begroting

DMS/RMA

Loopt / implementatie beoogd afgerond Q3 2022

Gedekt uit krediet september 2021

(Restant) implementatie Wep

Per direct / project

Incidenteel: € 5.000

Website/DigID

Loopt, oplevering in de loop van 2022

Structureel gedekt in begroting

Structureel binnen begroting Incidenteel: € 4.000 Structureel gedekt in begroting

Implementatie Woo, Wep, Wmebv, DSO, Common ground

(restant) Wmebv

Q 2 2022 / project / in samenhang met project Website/DigID

Mogelijk aanvullend extern advies vereist (geschat € 5.000). Dekking verwacht binnen begroting

Activiteiten 2022 e.v.

Klaar voor de toekomst

Gegevensbeheer, Kennis en kunde

Wat

Wanneer / hoe

Kostenraming

Ontwikkelen digivaardigheid medewerkers

Al gestart, voortdurend

Binnen budgetvoorstel inrichten benodigde rollen

Evaluaties - Hosting en beheer, waarbij meegenomen kantoorautomatisering

Verwachte oplevering Q2 2022

Gedekt uit krediet d.d. 14 december, zie financiële bijlage

-

Nader te plannen in 2023

Binnen budgetvoorstel inrichten benodigde rollen, of in reguliere capaciteit

Gegevensbeheer

Financiële bijlage Kostenraming onderdeel

Projecten

Oud (Digitale Agenda 2021-2023 in raad 14 december 2021)

80.900

Nieuw (nu voorliggende Digitale Agenda 2022-2023)

85.400 Verklaring toename 4.500 hogere raming projectkosten datadistributie

Gedekt uit krediet d.d. 14 december (44.000)

Kredietaanvraag Digitale Agenda 20222023

18.900

66.500

Betreft: - Project Migratie hosting en beheer(GemICT) 13.400 - Project Migratie werkplekken 5.500

Inrichting rollen

116.600

116.600

25.000 Betreft: - i-advies/architect - Strategisch adv. - CISO (Gecombineerde opdracht met nadruk op ondersteuning in bovengenoemde projecten)

91.600

Totaal

197.500

202.000

43.900

158.100

Communicatie en Evaluatie Verantwoording

Wie en wat

Wanneer

Kaderstellend en controlerend

Raad stelt inhoudelijke en financiële kaders en controleert de uitvoering.

Binnen de P&C-cyclus wordt in Programma 0 verantwoord over de voortgang van de uitvoering van de Digitale Agenda. Waar nodig informeert het college de raad proactief ook buiten de P&C-momenten.

Uitvoerend

College is bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering; gemeentesecretaris is ambtelijk verantwoordelijk.

Nadere uitwerking en planning van deze Digitale Agenda volgt in een Uitvoeringsplan, waarover het College van B&W besluit. De verantwoordelijk portefeuillehouder krijgt regelmatig updates over voortgang op inhoud en financiën. College krijgt waar nodig uitvoeringsbesluiten voorgelegd. Uitvoering van projecten wordt deels in de lijn belegd (reguliere capaciteit), en op sommige projecten bij externe opdrachtnemers. De adviseur bedrijfsvoering houdt overzicht en bewaakt overall samenhang en voortgang.