8. Raadsvoorstel Krediet ERP systeem

Raadsvoorstel

Onderwerp Krediet Wijziging inrichting personele- en financiële administratie Adviseur Programma Portefeuillehouder

: D. Blagdan : 0. Bestuur en organisatie : A. Blokland

Datum B&W Datum Raad Openbaar

: 27 mei 2025 : 24 juni 2025 : Ja

Aan de Raad Aanleiding Voor het dagelijks beheer van de financiële administratie en personele administratie maken we gebruik van dienstverlening van De Connectie. We ondervinden diverse problemen in de communicatie en aansturing van De Connectie. We ervaren de dienstverlening als ondermaats en zien een onwenselijke druk op onze organisatie als gevolg van het onderpresteren van De Connectie. Dit alles speelt op het vlak van de financiële administratie, en vooral op het vlak van de salarisadministratie. Doordat De Connectie wordt overgenomen door Arnhem en doordat er op het vlak van de financiële administratie projecten worden opgestart die leiden tot gewijzigde inrichting (i.h.b. cloudmigratie) waar we significante kosten (vooral eenmalig) voor voorzien, is het een logisch moment om de overstap te maken naar een andere inrichting. Een inrichting die bijdraagt aan efficiënte en kwalitatief goede financiële – en personele administratie. En een inrichting die beter aansluit bij de Rozendaalse context: - Vanuit korte lijnen en op basis van een standaard, overzichtelijke inrichting; - Een organisatie die na diverse investeringen stevig in control is op de bedrijfsvoeringsvraagstukken financiën en HR en zodoende wil en kan sturen op kwaliteit en kosten.

In dit dossier vragen we u om het budget beschikbaar te stellen, zodat we de eenmalige kosten die dit met zich meebrengt kunnen dekken. Gevraagde beslissing 1. Kennisnemen van de overweging door het college van de dienstverlening van De Connectie door het college ten behoeve van een efficiënte financiële en personele administratie. 2. Krediet verlenen ter dekking voor de eenmalige kosten van een financiële en personele administratiesysteem ten bedrage van € 40.000. Wat willen we bereiken? De doelstellingen die wij willen bereiken met een goed werkend systeem voor de financiële en personele administratie zijn:

Pagina 1 van 4

Raadsvoorstel

• • • •

In control zijn en blijven op zowel de kwaliteit als kostenontwikkeling t.a.v. financiële als de personele administratie; Meer grip op de inrichting van de systemen, zodat deze aansluiten bij onze processen en behoefte; Betere ondersteuning voor de gebruikers (inzicht en overzicht, makkelijk toegankelijk); Het vergroten van het gebruikersgemak en het ondersteunen van de gebruikers bij het goedkeuren en beheren van hun facturen en personele aangelegenheden.

Argumenten 1. Het college overweegt in hoeverre de huidige inrichting van de financiële en personele administratie (en daarmee dienstverlening door De Connectie) wenselijk is en besluit over de te nemen vervolgstappen op 24 juni Er zijn verschillende redenen om de inrichting van de financiële administratie en personele administratie – en daarmee de dienstverlening door De Connectie, te heroverwegen. a. Overgang De Connectie naar Arnhem. Allereerst is er het logische momentum om te bezien of de dienstverlening van De Connctie past bij de wijze waarop wij nu en in de toekomst de daar belegde aspecten willen organiseren. Op dit moment verleent De Connectie nog diensten op het vlak van Belastingen (heffing- invordering gemeentelijke belastingen), Basisregistraties (uitvoering van de gemeentelijke basisregistraties BAG/BGT/WKPB), ICT (beheer van een beveiligde glasvezeverbinding), Financiële administratie en personele administratie. De Connectie gaat over naar een nieuwe hostingcontructie waarbij de gemeente Arnhem de hostende partij wordt. Uitgangspunt daarbij is dat de diensten en kosten ‘as is’ overgaan naar Arnhem. Echter er zal een ‘onbourdings’-project moeten worden doorlopen waarin in ieder geval (voor 1 januari 2026) de Rozendaalse contracten (DVO’s, SLA’s en DAB’s) moeten worden omgehangen naar Arnhems dienstverlening. b.

Overgang financiële administratie naar nieuw pakket. De Connectie (en straks dus Arnhem) maakt de overgang naar een nieuw financieel pakket, waartoe ook een cloudmigratie nodig is. Het is een omvangrijk project waarvoor ook projectmatige inzet wordt gevraagd van Rozendaalse medewerkers. Met de migratie ontstaat een meer gebruiksvriendelijk product, waar we vanuit Rozendaal ook behoefte aan hebben. We zullen qua inrichting echter Arnhemse standaarden moeten hanteren die niet goed aansluiten bij onze eenvoudigere behoeftes. Daarnaast leidt deze overgang tot hogere (nog niet voorziene) licentiekosten én tot een eenmalige investering waarvoor ook aan Rozendaal een bijdrage zal worden gevraagd. c. Fouten in de dagelijkse uitvoering bij met name de personele administratie. We ondervinden veel storingen in de dienstverlening van De Connectie. Vooral op het vlak van personele adminstratie. Er worden mutaties in de salarissen niet goed, of niet tijdig doorgevoerd. Contracten voor nieuwe medewerkers worden niet tijdig doorgevoerd. Simpele wijziginge, zoals het loslaten van fysieke loonstrookjes, worden moeizaam verwerkt. En er wordt veel tijd en inzet gevraagd in changeprojecten (zoals E-HRM) die uiteindelijk voor de Rozendaalse organisatie weinig opleveren. Bij zowel de Pagina 2 van 4

Raadsvoorstel

personeelsadministratie als de financiële adminstratie ondervinden we hinder van een bureaucratische samenwerking die door ons gewenste wijzigingen niet, of te weinig faciliteert.1 d. Wens om te anticiperen op concrete en voorziene kostenontwikkelingen. Om de ontwikkelingen in perspectief te plaatsen heeft het college een marktconsultatie laten doen en is een businesscase opgesteld (zie bijlage), mede ter onderbouwing van deze kredietvraag aan uw raad. Op basis daarvan zien we dat andere partijen tegen geblijkblijvende kosten kunnen voldoen aan de Rozendaalse behoeftes. Terwijl we zodoende wél verwachten op kortere termijn betere kwaliteit te kunnen leveren. We willen dit betrekken in een meerjarig beeld van kostenontwikkeling en daarbij betrekken in hoeverre we ook zelf invloed hebben op de kostenontwikkeling. We zien daarbij dat de kostenontwikkeling in de samenwerking met De Connectie de nodige onzekerheden met zich meebrengt. We willen daar gericht mee om gaan op in ieder geval de onderdelen financiële administratie en personele administratie2. Uiterlijk 24 juni zal het college de heroverweging afronden, vanwege contractstermijnen van De Connectie. Daarbij zullen ook andere argumenten worden betrokken, zoals de eventuele personele consequenties en de mate van kwetsbaarheid wanneer een andere inrichting wordt gehanteerd.

Kortweg bestaande uit 3 mogelijke scenario’s: o Zowel de financiële als personele administratie bij De Connectie (later Arnhem) houden o De personele administratie via marktpartij inrichten en financiële administratie bij De Connectie houden o Beide administraties onderbrengen bij 1, of meerdere martkpartijen. Het college zal op 24 juni een principebesluit nemen over de te nemen vervolgstappen. In alle gevallen zal het college om uitvoering te geven aan een ontwikkelrichting tegen eenmalige meerkosten oplopen die bijvoorkeur gedekt worden uit een beschikbaar richtinggevend budget. 2. Onafhankelijk van de keuze die het college maakt op 24 juni is er om de vervolstappen te zetten een eenmalig (maximaal) budget nodig van € 40.000 In de verschillende scenario’s heeft het college incidenteel budget nodig om gevolg te geven aan de te nemen stappen. In 2 van de 3 scenario’s (blijven bij De Connectie, of beide pakketten via een of meerdere marktpartijen inkopen) is een geschat raming van € 40.000 gemoeid. Het college zal danook verdere uitvoering geven aan de gewenste inrichtingswens.

1 Een voorbeeld bij de financiële adminstratie: vanwege de verschillende rollen die medewerkers in Rozendaal

hebben is het wenselijk om meer rolflexibiliteit in de budgetbevoegdheden toe te kennen. Dit kan nu niet worden gefaciliteerd. Vanuit de personeelsadministratie is het een lastig punt dat specifieke Rozendaalse wensen in de waardering van medewerkers, of inleenkrachten niet goed wordt ondersteund door de – veelal op Arnhemse leest geschoeide, systemen. 2 Ambtelijk zijn signalen afgegeven dat het huidige kostprijsmodel zoals gehanteerd voor klanten zoals Rozendaal na verloop van tijd herijkt zal moeten worden. Pagina 3 van 4

Raadsvoorstel

Kanttekeningen N.v.t. Wat gaan we daarvoor doen? a) Planning Na kredietverlening en inachtneming van het collegebesluit van 24 juni zal De Connectie geïnformeerd worden over de wijze waarop we al-dan-niet verder willen met de dienstverlening. Tevens zal gestart worden met de eventuele inkoopprocedure en interne organisatiewijziging die nodig is voor het geval we er voor kiezen om 1, of beide administraties anders in te richten. b) Evaluatie Over de kredietuitputting wordt in de reguliere P&C-cyclus geïformeerd. c) Participatie en communicatie De raad wordt mondeling in de raadsvergadering van 24 juni bijgepraat over de stand van besluitvorming in het college. Deze zal in ieder geval onder voorbehoud zijn van de kredietverlening van de raad. Wat mag het kosten? De eenmalige investering wordt geschat op € 40.000. Deze investering verwachten wij voor zowel continuering bij De Connectie als voor een alternatieve optie. Voor deze kosten vragen we krediet aan bij de raad. Waar mogelijk dekken we deze kosten deels uit bestaande budgetten. Het college van burgemeester en wethouders,

Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlage(n) 1. Businesscase systeem financiële en personele administratie

Pagina 4 van 4