6a, Raadsinformatiebrief Digitale Agenda

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Voortgang Digitale Agenda 2022-2023 Adviseur Portefeuillehouder Datum

: D. Blagdan : E. Weststeijn : 26 maart 2024

Aan de Raad

1. Inleiding Eind 2021/begin 2022 is met de besluitvorming over de Digitale Agenda de basis gelegd voor een omvangrijke digitaliseringsopgave. In totaal stelde uw raad een krediet van € 334.1001 ter beschikking om met een reeks van meerjarige ontwikkelingen aan de hand van een planmatige en integrale aanpak het informatiehuis van Rozendaal op orde te brengen en toekomstbestendig te maken. Over de vorderingen hebben we u geïnformeerd via een raadsinformatiebrief in oktober 20222 en via de reguliere P&C-documenten. In deze raadsbrief geven we een stand van zaken over de uitvoering van de Digitale Agenda en de daarbij tot nu toe ingezette middelen. Er is de afgelopen twee jaar veel werk verzet. Op alle onderdelen van de Digitale Agenda is (grote) voortgang geboekt. Op sommige onderdelen hebben we meer tijd nodig en werken we door in 2024. Daarom zullen we u bij de vaststelling van de Jaarrekening over 2023 in juli 2024 voorstellen om de inzet van het (resterende) krediet met één jaar te verlengen. Deze raadsinformatiebrief geeft de inhoudelijke onderbouwing van dit voornemen. Daarmee verlengen we de Digitale Agenda 2022-2023 met één jaar. We verwachten deze eind 2024 alsnog (binnen budget) af te sluiten.

2. Doel Digitale Agenda In de Digitale Agenda agendeerden we de belangrijkste opgaven en projecten die we in 2022-2023 uit wilden voeren om: voor onze inwoners een betrouwbare overheid te zijn en blijven; burgers en bedrijven en de interne organisatie doelmatig en kostenbewust te bedienen; (digitale) informatievoorziening veilig en transparant te organiseren en daarmee te voldoen aan wettelijke voorschriften. We constateerden dat we daarvoor verstevigde grip en aansturing in het zg. ‘i-domein’3 nodig hadden. We hebben ons in de aanpak gericht op datgene wat écht moet en wat past bij onze schaal, in

1 Via vier raadsbesluiten heeft de raad ingestemd met de financiering van de uitvoering van de digitaliseringsopgave:

21 september 2021: € 96.000 t.b.v. aanschaf en implementatie van een document management systeem (DMS/RMA); 14 december 2021: € 44.000 krediet deel 1 t.b.v. uitvoering eerste gedeelte van de Digitale Agenda; 22 februari 2022: € 158.100 krediet deel 2 t.b.v. uitvoering overige gedeelte van de Digitale Agenda; 5 juli 2022 : € 36.000 Woo-gelden vanuit het Gemeentefonds, bij de jaarrekening toegevoegd t.b.v. de uitvoering van de Woo-aanpak als onderdeel van de Digitale Agenda. 2 Raadsinformatiebrief Tussenrapportage Digitale Agenda 2022-2023, 12 oktober 2022. 3 Onder het i-domein verstaan we grofweg alle beleid en (aansturing van de) uitvoering van het informatiebeleid, informatievoorziening, archieffunctie, informatieveiligheid en privacy, digitalisering en ICT-voorzieningen. -

Pagina 1 van 7

lijn met de opmerkingen die uw raad daarover heeft gemaakt bij de behandeling van de kredietvoorstellen (resp. december 2021 en februari 2022) en passend bij de ‘second opinion’ die op verzoek van de raad tússen deze twee investeringsbeslissingen is uitgevoerd.4 De investeringen zijn, zeker op onze schaal, fors. Tegelijkertijd zijn het noodzakelijke stappen om volwaardige en betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners te kunnen leveren. Met de projecten in de Digitale Agenda – uitgevoerd op ‘pragmatisch ambitieniveau’, gericht op wat echt moet en passend bij onze schaal – hebben we een stevige injectie gegeven aan onze digitalisering, zodat we vervolgens meerjarig (structureel) ‘de boel op orde’ hebben en het reguliere werk ordentelijk uit kunnen voeren. Om dit te bereiken beschreven we vier kernambities: 1. het vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden in het ‘informatiehuis’; 2. herzien van afspraken met leveranciers en partners (contractmanagement); 3. voldoen aan wet- en regelgeving (implementatietrajecten specifieke wetten); 4. voorbereiden op toekomst (opleiding en ontwikkeling m.b.t. gegevensbeheer).

3. Resultaten op hoofdlijnen Op alle vier de sporen is veel werk verzet. Veel van dit werk is ‘onder de motorkap’: de inwoner merkt er niet direct iets van, maar het is wel randvoorwaardelijk om voor onze inwoners een betrouwbare, transparante en doelmatige overheid te zijn en blijven. Gedurende de afgelopen twee jaar gold de Digitale Agenda als een leidraad voor alle werkzaamheden die gedaan moesten worden. Niet alle ingezette projecten zijn afgerond in 2023. Verder in deze raadsinformatiebrief informeren wij over u specifiek over de onderdelen waaraan nog gewerkt wordt. Samenvattend zijn belangrijke resultaten: Het nieuwe Document Management Systeem met archieffunctie (DMS/RMA) is op 14 november 2022 in gebruik genomen. Daarmee zetten we een cruciale stap op weg naar digitaal werken en een basisvoorwaarde om te voldoen aan wettelijke eisen rond digitale dienstverlening en digitale toegankelijkheid en openbaarheid. Ons papieren archief dragen we over aan het Gelders Archief. De nieuwe gemeentelijke website die sinds 1 oktober 2022 in de lucht is, is een randvoorwaarde voor digitale dienstverlening aan onze inwoners. De website is nodig om te voldoen aan het wettelijk kader en normen rondom (digitale) toegankelijkheid en openbaarheid.

4 Bij de behandeling van het eerste voorstel Digitale Agenda 2022-2023 op 14 december 2021 stelde uw raad kritische vra-

gen over nut en noodzaak van de projecten en de daarvoor benodigde investeringen. Uw raad stemde op dat moment niet in met het voorliggende (krediet)voorstel. U stelde wel een krediet ter beschikking om de meest urgente projecten uit te voeren (een gedeelte van het door het college voorgestelde bedrag). Op uw verzoek is vervolgens een ‘second opinion’ uitgevoerd op de opbouw, scope, het ambitieniveau en de financiële onderbouwing van de projectenportfolio Digitale Agenda. Een gesprek hierover vond plaats met uw raad op 11 januari 2022. Vervolgens heeft uw raad op 22 februari 2022 ingestemd met het tweede deel van het (krediet)voorstel. Pagina 2 van 7

Informatiehuis op orde: we hebben in beeld wie wat voor Rozendaal doet in het i-domein en op basis van welke afspraken. We hebben noodzakelijke rollen ingericht en/of geëxpliciteerd en daarmee de aansturing van het complexe en specialistische i-domein op orde gebracht.

3. Uitwerking van de resultaten per spoor

We lopen de vier sporen langs en benoemen de inspanningen en resultaten in 2023 en 2023 en wat ons nog te doen staat in 2024.

Wat hebben we gedaan in 2022 en 2023? Rollen en taken: halverwege 2023 zijn alle rollen (CISO, ISO, FG, PO, adviseur informatiebeheer, adviseur informatievoorziening etc.5) ingevuld. Door de invulling van de rollen krijgen wij steeds beter zicht op risico’s en verbeterpunten die er zijn op de diverse aandachtsgebieden. Deze verbeteringen kunnen vanuit de regulier, structurele inzet uitgevoerd worden. Al deze functies zijn 5 Wellicht ten overvloede benoemen we de belangrijkste rollen en hun taken.

-

-

-

CISO: Chief Information Security Officer, verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van het informatiebeveiligingsbeleid en het toezicht daarop, het coördineren en afhandelen van beveiligingsincidenten, adviseren en begeleiden bij risicoanalyses, toezien op naleving eisen informatiebeveiliging etc. ISO: Information Security Officier, ondersteunt en adviseert de CISO en proceseigenaren in de organisatie in de uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid, opzetten en uitvoeren bewustwordingsactiviteiten etc. FG: Functionaris Gegevens bescherming, ook wel Data Protection Officer, externe toezichthouder die zicht houdt op toepassing en naleving van privacywetgeving, verplichte rol voor gemeenten. PO: Privacy Officer (juridisch) adviseur op privacy gebied, verantwoordelijk voor ontwikkelen en uitvoeren privacy beleid en -jaarplan incl. bewustwordingsactiviteiten, aanspreekpunt voor privacyvraagstukken in de organisatie. Adviseur informatiebeheer: adviseert over de inrichting van de digitale informatiehuishouding en over informatiewetgeving zoals de archiefwet en de Woo. Verantwoordelijk voor inrichting en onderhoud van een kwaliteitssysteem informatiebeheer. Voert projecten uit en adviseert o.a. over applicatielandschap.

Adviseur informatiebeleid: is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het informatiebeleid en informatiesystemen en de uitvoering daarvan via proces- en risicogerichte aanpak. Pagina 3 van 7

in onze organisatie noodzakelijke, maar (kleine) parttime functies die deels via externe inhuur ingevuld worden. De functionele architectuurplaat , het overzicht van alle I(C)T systemen en applicaties die wij gebruiken en waar we op aangesloten zijn is in 2023 aanzienlijk vereenvoudigd. Er zijn directe koppelingen gerealiseerd waarmee de storingsgevoeligheid is beperkt. Ook heeft dit ervoor gezorgd dat wij locatieonafhankelijk de werkzaamheden kunnen uitvoeren (m.u.v. sommige taken bij Burgerzaken waar nog een aparte standalone computer nodig is). De ontwikkelingen staan niet stil. De architectuurplaat moet actueel gehouden worden. Dit voeren we uit binnen de reguliere inzet. Wat staat ons nog te doen in 2024? De eerste stappen voor een meer beleidsmatige wijze werken aan het op orde brengen en houden van het informatiehuis zijn gezet. Dit pakken we in de (reguliere) lijn verder op.6

Wat hebben we gedaan in 2022 en 2023 Alle bestaande contracten (voor systemen, applicaties en ondersteuning daarbij) zijn geanalyseerd op actualiteit, compleetheid en samenhang. Er zijn nieuwe contracten afgesloten met bestaande leveranciers. Daarbij is het belangrijkste resultaat dat we in staat zijn gebleken om de meeste zaken ‘cloudbased’ in te richten. Vanwege marktontwikkeling en het steeds kwetsbaarder worden van de technische ondersteuning van hosting in eigen beheer, zowel op de Kerklaan als belegd bij De Connectie is het zaak dat Rozendaal producten waar mogelijk ‘in de cloud’ afneemt. De hosting van servers door De Connectie wordt vanuit technische noodzaak omgezet naar clouddienstverlening. We zijn inmiddels vergevorderd in de migratietrajecten voor datadistributie en de werkplekken. Dit vermindert kwetsbaarheden, leidt tot verbeterd servicemanagement en verbeterde kostenbeheersing. Bij de nieuwe leveranciersrelaties (denk aan de nieuwe website en het DMS/RMA) gaan we in principe ook uit van een clouddienst. Wat staat ons nog te doen in 2024? Er is een verbeterslag nodig op contractbeheer en om grip te krijgen op de informatieveiligheid bij onze leveranciers. Ook voor uitbestede taken blijven wij als gemeente verantwoordelijk voor de informatieveiligheid. In 2024 heeft dit onderwerp prioriteit. Wij verwachten hier geen projectmatige kosten voor.

Op dit onderwerp kan de digitale agenda worden afgesloten.

Wat hebben we gedaan in 2022 en 2023? Het organiseren van ons ‘informatiehuis’ vraagt ook goede systeemondersteuning daarvoor. Sinds eind 2022 werken we daarom met een Document Management Systeem (DMS/RMA). Een DMS is een softwareoplossing die is ontworpen om het creëren, opslaan, organiseren, beheren, delen en traceren van elektronische documenten binnen een organisatie te vergemakkelijken. Het is een digitaal alternatief voor het handmatige papieren documentbeheer. Ons systeem voorziet ook in een digitale archieffunctie (RMA: record management). Gedurende 2023 zijn er

6 Informatiebeleid voeren we aan de hand van een Plan Do Check Act-karakter.

Pagina 4 van 7

diverse aanpassingen geweest binnen het systeem om het aan te laten sluiten bij de behoefte die de organisatie heeft. In de Digitale Agenda kwam de implementatie van een reeks aan grotendeels nieuwe wetten en regels aan de orde. We richtten ons met de Digitale Agenda op randvoorwaarden van de belangrijkste aspecten: veiligheid (BIO/NIS-2), duurzame toegankelijkheid (Archiefwet) en transparantie (Wet open overheid en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer). Met de aanschaf en inrichting DMS/RMA en de implementatie van de nieuwe gemeentelijke website hebben we in 2022 geïnvesteerd in de randvoorwaarden om te voldoen aan die kernwetten. De implementatietrajecten voor specifieke wetten worden in 2024 afgerond. Wat staat ons nog te doen in 2024? Voor 2024 wordt het DMS/RMA – als systeem dat de basis vormt onder ons ‘informatiehuis’ – uitgebreid met de module ‘bestuurlijke besluitvorming’. Dit betekent dat in de toekomst het proces van stukken en voorstellen die leiden tot besluiten van college en raad ook geheel via het DMS loopt en dat deze stukken automatisch correct gedocumenteerd en gearchiveerd worden. ‘Natte handtekeningen’ zijn nauwelijks meer nodig, aanvullende handelingen om documenten correct te verwerken en archiveren nemen hiermee vergaand af. De kosten hiervan kunnen worden opgevangen binnen het bestaande krediet.

Met de invoering van het DMS komt er een einde aan het analoge (papieren) archief in de gemeente. Nu nog liggen documenten op verschillende plaatsen in het gemeentehuis (paternosterkast Burgerzaken, zolder, kelder, deels in kasten van medewerkers), die niet in alle gevallen aan de normen en wettelijke eisen voldoen. Als onderdeel van de Digitale Agenda gaan we de archivering van het papieren archief tot aan de start van het DMS (dus de periode tot november 2022) versneld realiseren. Met het Gelders Archief is overeengekomen dat wij een vervroegde overdracht mogen doen van het archief dat conform de wet blijvend bewaard moet blijven. De kosten hiervan kunnen worden opgevangen binnen het bestaande krediet. De Wmebv (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) geeft inwoners het recht om digitaal zaken te doen met de gemeente. Inwoners krijgen hiermee de keuze tussen de papieren en de digitale weg als zij contact met de gemeente hebben. De invoering van deze wet is vertraagd. De wet treedt nu per 1 januari 2025 in werking (eerder was sprake van juli 2023). De implementatie van de Wembv is nog niet voltooid. We werken hier dit jaar verder aan op basis van een plan van aanpak. Praktisch moeten we bijvoorbeeld nog onderzoeken welke (eenvoudige) oplossingen er voor ons geval zijn voor ‘beveiligd mailen’, een van de verplichtingen uit de wet.

De Woo (Wet open overheid) regelt welke overheidsinformatie openbaar is en hoe iemand die kan aanvragen. Het uitgangspunt is dat overheidsinformatie openbaar is, behalve als er een reden is waarom dat niet kan. Dit betekent dat we, stapsgewijs, in moeten zetten op verplichte ‘actieve openbaarmaking’ van een aantal categorieën overheidsinformatie. Hiervoor is een implementatieplan Woo opgesteld. We proberen dit zo veel mogelijk via iBabs dan wel de gemeentelijke website te realiseren. Daarnaast zal de implementatie van de Woo conform plan tot 2026 doorlopen. Via het Gemeentefonds hebben we in 2023 middelen gekregen voor de implementatie van de Woo. Via een bestemming bij de jaarrekening hebben we deze middelen toegevoegd aan de kredieten voor de Digitale Agenda (omdat wij immers de implementatie Woo als project binnen de Digitale Agenda zien). Daarmee kunnen de kosten opgevangen worden binnen het bestaande krediet.

Wat hebben we gedaan in 2022 en 2023? Ontwikkelen digivaardigheid medewerkers: medewerkers zijn getraind in digitale (basis)vaardigheden om beter te werken met de huidige producten. Medewerkers hebben opleidingstrajecten Pagina 5 van 7

op maat gekregen, in het bijzonder voor het gebruik van het DMS/RMA en de nieuwe werkplekomgeving. Dit vergt een grote (tijds-)investering en inzet van onze mensen. Evaluaties: om klaar voor de toekomst te zijn beogen we om meer langs de Plan Do Check Act-lijn het informatiedomein aan te sturen. Dit betekent in ieder geval tijdige evaluaties met leveranciers en vergt ook een verbeterd contractbeheer in de lijn. Wat staat ons nog te doen in 2024? Waar nodig en op maat blijven we investeren in de kennis en kunde van onze medewerkers. Dit doen we vanuit reguliere budgetten. Via de PDCA-cyclus zijn we in staat om te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen, binnen de reguliere organisatie en functies die we nu op orde hebben in het i-domein.

4. Financiële stand van zaken Voor de Digitale Agenda heeft uw raad in meerdere stappen (op 14 december 2021 en op 22 februari 2022) een krediet van € 202.100 beschikbaar gesteld voor de uitvoering van de vier sporen en alle projecten daarin. Al eerder, op 21 september 2021, gaf uw raad een krediet van € 96.000 om een Document management systeem met archieffunctionaliteit (DMS/RMA) aan te schaffen en te implementeren. Op 5 juli 2022 is bij het vaststellen van de jaarrekening 2021 ingestemd me teen resultaatbestemming van € 36.000 voor de implementatie van de Woo. In totaal stelde u daarmee € 334.100 eenmalig ter beschikking om het informatiehuis van Rozendaal op orde te brengen en toekomstbestendig te maken. Gedurende de afgelopen jaren is, in lijn met de bespreking van de voorstellen in de raad en de ‘second opinion’ uit januari 2022, consequent en intensief gestuurd op de uitvoering van de onderdelen van de Digitale Agenda gericht op ‘wat echt moet’, passend bij onze schaal en binnen de (budgettaire) randvoorwaarden. Uit onderstaande tabel blijkt dat we op dit moment 77% van het ter beschikking gestelde budget besteed hebben. Diverse onderdelen moeten we nog werkzaamheden uitvoeren. Omdat diverse activiteiten en projecten nog niet zijn afgerond, stellen we u zoals gezegd bij de behandeling van de Jaarrekening 2023 voor om het krediet met een jaar te verlengen.

Met de uitvoering van de werkzaamheden in 2024 voorzien we dat we uiteindelijk ca. 95% van het krediet uitputten. Mocht na afronding van de Digitale Agenda (eind 2024) inderdaad een bedrag onbenut blijven, dan vloeit dit zoals gebruikelijk via een besluit van uw raad bij de Jaarrekening 2024 terug naar de algemene reserve, of naar de reserve digitalisering (afhankelijk van de besluitvorming van uw raad op dat moment). Krediet Totaal

€ 96.000

Uitgegeven t/m eind 2023 € 257.638 € 95.943

Nog te verwachten uitgaven 2024 € 68.015 €0

€ 238.100

€ 161.695

€ 68.015

€ 334.100 Waarvan t.b.v. DMS Waarvan t.b.v. Digitale Agenda

Restant krediet € 8.447 € 57 € 8.390

Hieronder vind u een overzicht van de verdeling van het krediet per onderdeel met daarbij de daarbij behaalde resultaten.

Pagina 6 van 7

Begroot

Besteed

Nog te besteden

Restant

Informatiehuis Inrichting en uitvoering rollen Functionele architectuurplaat

€ 57.435 € 25.000

€ 54.360 € 19.200

-

€ 3.075 € 5.800

Contractmanagement Werkplekken (cloudbased inrichting, Office 365 etc.) Datadistributie basis- en kernregistraties naar cloud (PINKroccade)

€ 18.900

€ 21.120

-

- € 2.220

€ 52.750

€ 52.750

-

€0

Voldoen aan wet en regelgeving Implementatie DMS/RMA (inkoop, implementatie, ondersteuning functioneel beheer) Implementatie Woo/Wembv Diverse kleine onderdelen Aanschaf en implementatie module bestuurlijke besluitvorming (Corsa Bestuur) ‘Van papier af’ (archivering)

€ 96.000

€ 95.943

-

€ 57

€ 12.560 € 17.000 € 8.000

€ 14.265 -

€ 12.000 € 8.000

€ 560 € 2.735 €0

€ 48.015

-

€ 48.015

€0

-

-

-

Gegevensbeheer, kennis en kunde Ontwikkelen digivaardigheden Evaluaties

Binnen budget Informatiehuis/inrichting rollen

5. Tot slot In paragraaf 3 heeft u kunnen lezen wat wij dit jaar nog uitvoeren en afronden. Wij verwachten dat eind 2024 alle activiteiten gereed zijn, met uitzondering van de (geplande) fasegewijze implementatie van de Woo. Kosten die we daarvoor nog nodig hebben passen vanaf 2025 binnen de reguliere budgetten. Wij zullen u bij de raadsvergadering op 2 juli 2024 bij de behandeling van de Jaarstukken 2023 formeel verzoeken de reeds verstrekte krediet nog een jaar langer open te laten staan.

Het college van burgemeester en wethouders,

Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Pagina 7 van 7