6a. Raadsinformatiebrief aanpak beheer openbare ruimte

Raadsinformatiebrief

Onderwerp: Aanpak van het beheer van de openbare ruimte Adviseur Portefeuillehouder Datum

: B. Pelgrum : S. Warmerdam : 17 september 2024

Aan de Raad In deze brief informeren we u over de (brede) aanpak van het beheer van de openbare ruimte (BOR). Aanleiding De afgelopen periode is er herhaaldelijk en op verschillende niveaus (raad-college, college-organisatie en ambtelijke) het gesprek gevoerd over de wijze van beheren van de openbare ruimte in Rozendaal en de communicatie daarover. Raadsleden ventileerden zorg over de aanpak van onderdelen van het beheer, zoals onkruidbestrijding, tijdig dichten van gaten in het wegdek en tijdig uitvoeren van aanplantwerkzaamheden. Deze en andere vragen geven aanleiding om stil te staan bij de huidige aanpak van het beheer van de openbare ruimte en om de raad te informeren over verbeteracties. In deze brief informeren we u over de aanpak van het beheer openbare ruimte door ten eerste een schets te geven van onze organisatie, om vervolgens stil te staan bij de verschillende typen beheertaken, planmatig beheer, toezichtstaken en de informatie- en communicatie voor en met inwoners. Het college staat ten slotte onder algemene bevindingen stil bij de vraag in hoeverre ruimte of noodzaak is om tot verbeteracties te komen. Organisatie BOR Het beheer van de openbare ruimte beslaat een breed terrein aan taken. Deze zorgen in samenhang voor een prettige, schone en veilige leefomgeving in Rozendaal.

Daaronder valt het waarborgen van een goede en veilige infrastructuur zoals wegen, fietspaden en straatverlichting. Het gaat bijvoorbeeld ook om de ‘aankleding’ van de openbare ruimte met straatmeubilair zoals bankjes, prullenbakken en speeltoestellen. Ook betreft het het onderhoud van het openbaar groen in de gemeente, het beheer van de begraafplaats en snoeiwerkzaamheden aan bomen en hagen. Verder vallen taken zoals bewegwijzering binnen dit terrein, en zaken als ongediertebestrijding of het verwijderen van gedumpt afval. In de Rozendaalse kernorganisatie werkt 1 FTE dagelijks aan deze grote diversiteit van taken. Het gaat daarbij om een mix van uitvoering ‘buiten’, bestaande uit fysieke beheeractiviteiten en de aansturing van de buitendienst. En de ‘binnentaken’ zoals de meer coördinerende en administratieve bureau-taken. Denk aan het opdrachtgeverschap naar uitvoerende partijen en het aansturen van BOA’s of het bijhouden van meldingen, het bijhouden van de basisregistraties, verstrekken van APV-vergunningen voor kap of gebruik openbare weg, etc. Daarnaast zetten we 0,86 FTE in het ruimtelijk domein in op regietaken in milieubeheer (grondstoffenbeleid e.d.), accounthouderschap voor regionale partijen zoals ODRA en gemeente Rheden, mobiliteitsvraagstukken, economie en toerisme. Denk ook aan de uitvoering van het Masterplan Veluwezoom.

Deze formatie valt buiten de BOR-taken (maar binnen het fysiek domein).

Pagina 1 van 6

Beheer vanuit verschillende verantwoordelijkheden Vaak staan we vanuit publiekrechtelijke verplichtingen aan de lat om de openbare ruimte goed te beheren. Het gaat dan vooral om normen voor veilige en toegankelijke wegen (en fietspaden) vanuit de Wegenverkeerswet en de Wegenwet, maar ook de Algemene plaatselijke verordening (APV) en parkeerregelgeving kunnen aanleiding zijn voor beheer- of toezicht activiteiten. Voor een deel van de publieke ruimte, met name binnen de bebouwde kom is de gemeente eigenaar en (vaak in combinatie met de publiekrechtelijke lijn) privaatrechtelijk aan zet om te beheren. Een groter deel van het openbaar toegankelijke grondgebied van onze gemeente is niet in eigendom van Rozendaal, maar van partijen zoals Natuurmonumenten, Staatsbosbeheer, Geldersch landschap en Kasteelen en de gemeente Rheden. Zij voeren veelal zelf het beheer uit van de gronden. De gemeente Rozendaal blijft ook daar voor het publiek toegankelijke deel altijd verantwoordelijk voor toezien op veilige en toegankelijke wegen.1 Daar waar wij verantwoordelijk zijn voor de beheerstaken, geven we deze voor het overgrote deel uit handen aan zakelijke dienstverleners. Dit geldt voor onder meer uitvoering van beheer, onderhoud en eventuele vervangingswerkzaamheden aan wegen, fietspaden, straatmeubilair, openbare verlichting en kolken.

Hieronder valt ook de onkruidbestrijding op wegen en trottoirs. Een aantal zaken voeren we echter ook zelf uit, met ondersteuning van twee medewerkers van Scalabor: - beheer van de begraafplaats (onderhoud van paden, bomen kleine reparaties)2; - onderhoud openbaar groen (werkzaamheden zoals gazons maaien en heggen snoeien). Ten behoeve van deze taken beheren we ook een eigen opslag aan machines en materialen op de gemeentewerf. De diversiteit in perspectieven van waaruit wordt beheerd – van toezicht op beheeractiviteiten van andere eigenaren tot aansturing van marktpartijen en taken in eigen beheer – vraagt voortdurend scherpte van de interne organisatie in rolneming en de eigen verantwoordelijkheid. Planmatig beheer Om overzicht te houden op de werkzaamheden en om investeringsplanningen te maken stellen we (veelal met externe ondersteuning) op verschillende onderdelen beleidsdocumenten, onderhoudsadviezen en meerjarenonderhoudsplannen op. Denk aan de Groenvisie, de Meerjarenonderhoudsplannen wegen en fietspaden of een Visual Tree Assesment. Waar mogelijk wordt ook komende jaren ingezet op beleidsmatige aanpak van beheerthema’s. Het meest concreet speelt het bomenplan dat volgend jaar wordt uitgewerkt.3 Voor gedegen planmatig beheer is het noodzakelijk dat de basisinformatie als onderlegger dient voor beheerwerkzaamheden op orde is.

Er is in de kernorganisatie de afgelopen jaren te weinig tijd en ruimte geweest voor kloppende uitgangspunten, cijfermatig inzicht in de beheeropgave en onderliggend kaartmateriaal. Dit heeft bijvoorbeeld bijgedragen aan een onvoldragen bestek voor aanbesteding van beklinkering van de Steenhoek.

1 Vaak wordt hier vanuit de kernorganisatie geen beheer gevraagd, maar optreden vanuit de toezichtslijn. Over de band van

de Omgevingswet is de gemeente ook kaderstellend verantwoordelijk voor de ruimtelijke kwaliteit. 2 Dit alles als onderdeel van het bredere werkpakket die bij het beheer van de begraafplaats komt kijken, zoals het bijhouden van de begraafplaatsadministratie en doen naleven van verplichtingen op het vlak van Wet op de lijkbezorging en monumentenzorg. 3 Zoals bij dit plan zal ook bij andere beleidsvorming telkens beoordeeld worden in hoeverre externe ondersteuning noodzakelijk is.

Pagina 2 van 6

Toezicht We geven vorm en inhoud aan verschillende typen toezicht. Het is (ook hier) goed om het onderscheid te maken tussen publiekrechtelijk toezicht enerzijds en ‘toezicht’ op de nakoming van prestatieafspraken door zakelijke dienstverleners anderzijds. In het dagelijks spraakgebruik lopen deze twee vaak door elkaar heen, maar voor de aanpak van de Rozendaalse organisatie is dit een wezenlijk onderscheid. Het eerste geval (publiekrechtelijk toezicht) betreft bijvoorbeeld de vraag in hoeverre inwoners de APV naleven. Denk hierbij aan het tijdig weghalen van overhangende takken of heggen die teruggesnoeid moeten worden ten behoeve van de (verkeers)veiligheid. Deze toezichtswerkzaamheden worden niet door de Rozendaalse kernorganisatie uitgevoerd, maar worden door de BOA’s. Daarbij hebben we rekening te houden met de bredere prioriteitsstelling van de BOA-taken, onder aansturing van de gemeente Rheden, bij wie die BOA’s in dienst zijn.4 Op basis van de afspraken tussen de gemeenten kan Rozendaal bij Rheden verzoeken indienen om hetzij casusgericht, hetzij thematisch (bijvoorbeeld parkeren) toezicht uit te oefenen.5 In de ambtelijke contacten is door Rheden de wens uitgesproken om de sterk verouderde afspraken tegen het licht te houden.

Dit gaat over de inzet van BOA’s breed, dus ook over de toezicht en handhaving op aspecten anders dan de openbare orde en veiligheid (denk aan naleving van de Drank- en Horecawet). Ook wij achten het verstandig om die afspraken te herijken, omdat het gewenste inzicht in de uitvoering door de BOA’s niet altijd voldoet. De tweede vorm van toezicht gaat over het toezien op de uitvoering van opdrachten door dienstverlenende partijen. Hierin treedt de gemeente (privaatrechtelijk) op als opdrachtgever. Dienstverlening, informatie en communicatie Een belangrijke aanleiding om naar de kwaliteit van het beheer van de openbare ruimte te kijken is dat er herhaaldelijk zorgen zijn geuit over de wijze waarop follow-up wordt gegeven aan meldingen in de Fixi-app of de wijze waarop hierop wordt gereageerd. Zoals blijkt uit het hiervoor benoemde is de focus van de kernorganisatie gericht op realiseren (uitvoering). De kwaliteit van de interactie met inwoners is daarmee als thema minder op het netvlies in de dagelijkse praktijk. In de Visie op dienstverlening (2022) zijn onder meer daarom de volgende doelen gesteld: - we willen (beter) inspelen op (digitaal) gebruiksgemak en de ontwikkelingen in digitale dienstverlening; - we willen ons personeel doelmatig inzetten. Het gebruik van de meldingen-applicatie Fixi sinds januari 2023 is bedoeld om bij te dragen aan deze doelen.

We beogen daarmee het doen en afhandelen van meldingen voor zowel inwoners als de organisatie meer stroomlijnen en vergemakkelijken. In beide doelstellingen voorziet Fixi in een behoefte. Er wordt goed gebruik gemaakt van de app. We zagen in het eerste jaar bijvoorbeeld 260 meldingen via de app binnen komen. Tegelijkertijd zagen we ook de andere kanalen (mail/mondeling/telefonisch) gestaag afnemen. We zien dat Fixi bijdraagt aan (de transparantie) over de opvolging en afhandeling naar meldingen, zowel naar onze inwoners als intern. Een melding die ‘tussen wal en schip valt’, komt aanmerkelijk minder voor. Dat heeft wel tot gevolg dat de administratieve lasten toenemen. Meer dan voorheen moet procesmatig en eenduidig gereageerd worden op de meldingen.6 Dat is een wenselijke ontwikkeling, maar wegens ziekteverzuim kennen we al geruime tijd onderbezetting in het team Dienstverlening. Dat werkt door in het beheer van de Fixi-app. Hierdoor hebben we met name in 2023 onvoldoende aandacht kunnen besteden aan adequate follow-up van de Fixi-meldingen. Inmiddels zijn er werkafspraken gewijzigd en verscherpt en hebben we weer 4 De BOA’s doen dit in mandaat en daarmee wel onder het gezag van het Rozendaalse college. 5 Dezelfde afspraak geldt voor Bouw- en woningtoezicht en voor toezicht op basis van Drank- en Horecawet, of veiligheids-

vraagstukken. 6 Voorheen kwamen meldingen vaker mondeling (bijvoorbeeld in de buitendienst) of telefonisch binnen, waarbij geen eenduidige administratie werd gevoerd. Fixi dwingt ons hier anders mee om te gaan. Pagina 3 van 6

grip op het beheer van de meldingen. Van daaruit wordt ook gewerkt aan beter verwachtingsmanagement naar de melder bij afhandeling de meldingen. Algemene bevindingen Vanuit de bovenstaande schets van onze organisatie en de wijze waarop het beheer van de openbare ruimte is ingericht, komen we tot de volgende algemene bevindingen die we graag delen met uw raad. 1. Kwaliteit openbare ruimte is grofweg op orde, kwaliteitsimpulsen zijn kostbaar Het college is van mening dat in grote lijnen de kwaliteit van de openbare ruimte op orde is. We baseren deze bevinding onder andere op het lage aantal klachten en de over het algemeen positieve waardering van bewoners over de kwaliteit van de openbare ruimte bij bijvoorbeeld Buurt aan Tafelbijeenkomsten. Het college constateert daarnaast dat er in algemene zin op het vlak van veiligheid, kwaliteit of toezicht binnen de nu gestelde financiële kaders weinig ruimte is voor aanvullende wensen en eisen. Dit is bijvoorbeeld terug te zien in de beeldkwaliteit die we vragen bij onkruidbestrijding. Daarbij zou, zo is de voorzichtige inschatting, een (zichtbare) verbetering in de beheerkwaliteit, leiden tot een disproportionele kostentoename. 2.

We werken aan procesmatig doorontwikkelen en verbeteren van de aansturing op beheertaken Onze verbeteringen gaan dan ook niet zozeer over nieuwe (hogere) kwaliteitsafspraken, maar vooral over de wijze waarop het beheer aansturen en (laten) uitvoeren. Het past ons om het gros van de grote beheerwerkzaamheden uit te besteden aan marktpartijen. Binnen onze kleine organisatie is beperkt ruimte om zelf beheertaken uit te voeren. Dit vraagt wel onverminderd aandacht voor goed (strategisch) opdrachtgeverschap en regie op de uitvoering, om goede onderliggende plannen (planmatig werken) en om voldoende ruimte en tijd voor administratieve beheertaken. Nu blijven we wat hangen tussen zoveel mogelijk uitbesteden en werkzaamheden in eigen beheer houden. We werken aan doorontwikkeling op al deze aspecten. Dit vraagt tijd en ontwikkelruimte. 3. We handelen voornamelijk reactief Waar er meer direct gehandeld moet worden, bijvoorbeeld bij losliggende stoeptegels, afgebroken takken of opschietend onkruid, is het beeld dat we hierin eerst en vooral reactief handelen. Dus in reactie op meldingen van buitenaf. Een proactieve aanpak zou wellicht wenselijker zijn, maar we zien op dit moment weinig ruimte (financieel en organisatorisch) om tot een andere, meer proactieve aanpak te komen.

Een meer proactieve toetsing van de kwaliteit van de openbare ruimte verhoudt zich lastig tot de manier waarop we het beheer nu hebben vorm gegeven. Daarbij levert de pragmatische en veelal reactieve aanpak op dat we het beheer weten te organiseren tegen relatief lage organisatiekosten. Het is echter juist déze lijn die in het oog springt als het gaat om de opvolging. Hier herkent het college de spanning die ontstaat tussen verwachtingen van inwoners (en raad) en beperkingen die inherent zijn aan onze kleine organisatie. Het kan zeker lonen als we nadrukkelijker communiceren hoe we dit soort signalen opvangen. Zo worden bijvoorbeeld signalen over gaten in het asfalt en losliggende tegels verzameld en wanneer voldoende volume is, samengevoegd uitgezet bij uitvoerder. Verbeteracties Het op orde brengen van de informatie- en communicatie hierover draagt bij aan verwachtingsmanagement. We zijn ons ervan bewust dat we daarmee niet iedere vorm van ongenoegen voorkomen over de wijze waarop we beheren of ingrijpen, de snelheid waarmee we dat doen of de wijze waarop we daarover communiceren. Het college werkt in 2024 en 2025 aan de kwaliteit van de informatievoorziening, breed via de website en smal in reactie op meldingen (zie bijlage). Tegelijkertijd ziet het college dat er in de Rozendaalse gemeenschap veel betrokkenheid is bij de kwaliteit van de openbare

Pagina 4 van 6

ruimte. Dit zelf organiserend vermogen willen we verder stimuleren, bijvoorbeeld door buurtinitiatieven te ondersteunen. In de bijlage geven we een opsomming van verbeteracties die we binnen de organisatie uitzetten binnen de beschikbare capaciteit en financiële kaders. Daarnaast komen in de dagelijkse praktijk ook thema’s op tafel die een verdiept gesprek tussen raad en college wenselijk maken over de wensen voor de toekomst waar het gaat om het beheer van de openbare ruimte. Daarbij valt te denken aan de vraag in hoeverre verdere uitbesteding van taken wenselijk is, en op welke wijze de raad beheertaken intern wenst vorm te geven in samenhang met een zekere mate van regie die in de interne organisatie nodig zal blijven. Dit wordt in lijn met de bredere organisatieontwikkeling opgepakt en ter bespreking ingebracht bij de raad. Conclusie De organisatie is zich bewust van de signalen, we handelen naar vermogen. We zetten incrementeel kleine stappen naar verbetering. Substantiële stappen op korte termijn zijn alleen mogelijk tegen aanmerkelijk hogere kosten voor betere kwaliteit bij de uitvoerders en versterking van de regierol binnen de eigen organisatie. Dit hangt samen met de doorontwikkeling van de organisatie waar we binnenkort met de raad over in gesprek gaan. Het college van burgemeester en wethouders, Bas Pelgrum, gemeentesecretaris

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlage 1: Ter informatie interne verbeteracties

Pagina 5 van 6

Bijlage 1: interne verbeteracties binnen bestaande capaciteit en financiële kaders Beheer; verbeterd opdrachtgeverschap en planmatig werken - We verbeteren de interne aansturing door structureel wekelijks danwel tweewekelijks teamoverleg fysiek domein, om gerichter en efficiënter te sturen op de kwaliteit van opdrachtverstrekkingen en om waar mogelijk meer tijd en ruimte vrij te spelen voor administratieve taken. We geven in de onderlinge samenwerking daarmee meer tijd voor good practices en leren van elkaar. - We werken verder aan competenties (individuele en collectieve opleiding) die bijdragen aan goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Hierdoor ontstaat er een meer zakelijke dynamiek met uitvoerders. En meer scherpte en betere objectivering van te leveren prestaties door uitvoerende partijen. Waar nodig hanteren we onafhankelijke schouwers. - We werken verder langs het hernieuwde inkoopbeleid, dat ons beter helpt om ‘aan de voorkant’ tot scherpte te komen in inkoopprocessen. - We stellen een Bomenplan en een herrekening van het meerjarenonderhoudsplan voor klinkers en asfalt op als basis voor meerjarige en planmatige beheerwerkzaamheden. Hiertoe gebruikmakend van deskundige externe ondersteuning. Waar we ruimte zien binnen capaciteit werken we ook andere thema’s, zoals straatmeubilair of speeltoestellen in een meerjarige planmatige aanpak uit.

- We bekijken welke stappen en werkafspraken we kunnen maken intern en in samenwerking met de gemeente Rheden om de basisadministratie beter op orde te krijgen (waar nodig zal hier een opleiding aan te pas komen). Toezicht - We spreken eind september ambtelijk met Rheden om beter inzicht in de inzet van toezichthouders (m.n. BOA’s). Hierbij is ook aandacht voor de vraag in hoeverre de huidige afspraken met Rheden op het vlak van de inzet van de BOA’s aan een herijking onderworpen moeten worden. - We werken uit welke rollen en verantwoordelijkheden we hebben t.a.v. toezicht- en beheertaken op en om de Pinkenberg (openluchttheater, sportvelden e.o.) en in hoeverre de afspraken hierover met Rheden passend of noodzakelijk zijn. Informatie en communicatie - We hebben intern gewijzigde werkafspraken gemaakt over het bijhouden van de meldingen. Ook wordt gewerkt aan een meer eenduidige communicatie naar aanleiding van de meldingen. Het streven is om hierin helderder aan te geven op welke wijze follow-up wordt gegeven aan meldingen om verwachtingen zo veel als mogelijk af te stemmen. Waar nodig kunnen mensen ook buiten Fixi om meldingen blijven doen. Deze meldingen registreren we ook in Fixi, om de interne registratie volledig en actueel te houden. - We bekijken in 2025 in hoeverre de vastgestelde Servicenormen (2022) passen bij de wijze waarop we communiceren over beheer-aspecten.

Pagina 6 van 6