6. Raadsvoorstel vergadermodel.docx

Raadsvoorstel

Onderwerp Vergadermodel Raad, Reglement van orde en Verordening raadscommissie Adviseur Programma Portefeuillehouder

: K.M. Schaap : 0, Bestuur en ondersteuning : Burgemeester

Datum Presidium : 23-11-2022 Datum Raad : 13-12-2022 Openbaar : Ja

Aan de Raad Aanleiding Voor de raadsvergaderingen werken wij in Rozendaal met een commissiemodel. Dat wil zeggen dat beeld- en oordeelsvorming in principe in de voorbereidende commissievergadering plaats vindt en besluitvorming in de raadsvergadering. Al enige tijd leefden er vragen over de effectiviteit van ons model en over de helderheid van onze afspraken (wat doen we waar). Op 17 oktober 2022 hebben wij hierover een gesprek gehad met een afvaardiging van uw raad. We bespraken dat het, onder andere vanuit de democratische legitimatie van de raad, verstandig lijkt om de beeldvorming in de commissie plaats te laten vinden, en de oordeels- en besluitvorming in de raad. Dit is dus anders dan hoe we het nu in de verordeningen hebben vastgelegd (en in de praktijk doen) maar het leidt niet tot een heel andere vergaderstructuur. Wel vraagt het om een aanpassing van het reglement van orde en van de commissieverordening. Dat reglement van orde is voor de laatste keer gewijzigd in 2013 en de commissieverordening is inmiddels ruim 8 jaar oud. Beiden behoeven tevens aanpassing aan onder meer aan de gewijzigde omstandigheden met betrekking tot de beeldopnames van de raadsvergaderingen, het vervangen van de raadsnotulen door een videoverslag en het digitaal verzenden en publiceren van de raadsagenda en de bijbehorende voorstellen.

Na het gesprek met de afvaardiging van de raad hebben de voorzitter van uw raad en de griffier een memo over een nieuw vergadermodel opgesteld dat via de fractievoorzitters aan de fracties is voorgelegd. Dat memo is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Uit die inventarisatie kwam de behoefte naar voren om de nieuwe rol van de commissie niet te beperken tot de hierboven genoemde beeldvorming maar om dit ook een opiniërende invulling te geven. Wij denken dat dit goed inpasbaar is en hebben daar bij het opstellen van het concept voor een nieuwe commissieverordening rekening mee gehouden. Gevraagde beslissing 1. In te stemmen met de in dit voorstel weeregeven aanpassing/verfijning van de vergaderstructuur 2. Vaststellen van bijgevoegd reglement van orde 2023 voor de raad onder intrekking van het huidige Reglement uit 2003 (laatstelijk gewijzigd in 2013); 3. Vaststellen van een bijgevoegde commissieverordening 2023, onder intrekking van de huidige verordening uit 2014.

Pagina 1 van 4

Raadsvoorstel

Argumenten 1. Bij sommige (majeure) onderwerpen is meer ruimte nodig voor de beeldvorming, voor de stap naar oordeels- en besluitvorming kan worden gemaakt. Commissie- en raadsvergadering vinden in Rozendaal al jaren op dezelfde avond plaats. Dat levert minder reguliere vergaderavonden op en leidt tot een vergadercyclus met korte doorlooptijd. Dat past bij de Rozendaalse pragmatische vergadercultuur maar biedt nauwelijks ruimte voor bezinning, waar dat soms wel noodzakelijk kan zijn. 2. Het voorkomen van dubbele oordeelsvorming: In de kern van het vigerende model vond de oordeelsvorming plaats in de commissievergadering, en niet in de raad. In de praktijk werd het oordeel in de commissie soms niet afgehecht, of was er in en tussen de fracties nog ruis over het oordeel. Dit leidde er soms toe dat een deel van de oordeelsvorming werd overgedaan in de raadsvergadering. 3. Het reglement van orde en de commissieverordening behoeven aanpassing aan de gewijzigde omstandigheden met betrekking tot de beeldopnames van de vergaderingen, het vervangen van de notulen door een videoverslag en het digitaal verzenden en publiceren van de agenda’s en de bijbehorende voorstellen. Kern van het aangepaste voorstel: Bij de aanpassing van de vergaderstructuur stellen we voor de volgende uitgangspunten te hanteren: 1.

Rol en taak commissie en raad: Commissie: - Beeldvorming en opiniëring vindt plaats in de commissie. - De raadscommissie bestaat uit maximaal drie personen per fractie. - De huidige indeling waarbij de commissievergadering is verdeeld in drie blokken, houden we in stand. - In de commissie kan een portefeuillehouder, ambtenaar of een extern deskundige ondersteunend zijn in het vervolmaken van het beeld over een onderwerp/voorstel. Dit kan op voorstel/uitnodiging van B&W, maar ook op verzoek van de raad. Raad: - Oordeel- en Besluitvorming vindt plaats in de raad. - Uitganspunt daarbij is: Op één avond als het kan, op twee avonden als het moet. - Als behandeling op meer dan één avond noodzakelijk is, wordt daar in beginsel de reservedatum voor gebruikt. 2. Agendering: Het presidium stelt de conceptagenda vast en kan de raad dus ook direct voorstellen om een onderwerp, waarvan we weten dat het onwenselijk is om commissie- en raadsbehandeling op dezelfde avond plaats te laten vinden, naar de reservedatum te verschuiven. Uiteindelijk beslist de raad (bij het vaststellen van de agenda) daar zelf over. Aan het einde van de commissievergadering verzoekt de commissievoorzitter aan de leden of de bespreking van het voorstel voldoende beeld heeft opgeleverd (i.p.v. de huidige formulering ‘het voorstel gaat met een positief advies/een verdeeld advies naar de raad’). Pagina 2 van 4

Raadsvoorstel

Tussen de sluiting van het laatste commissieblok en de start van de raadsvergadering komt standaard een overdenkingspauze (schorsing) van 30 minuten ten behoeve van fractie-overleg over de raadsagendering. Belangrijkste vraag: kunnen de voorstellen voor oordeels- en besluitvorming naar de raad op dezelfde avond, of moeten er voorstellen voor oordeels- en besluitvorming worden doorgeschoven naar de reservedatum? Bij de start van de raad, bij het vaststellen van de agenda, bespreekt de voorzitter met de raad hoe er verder gegaan wordt met de onderwerpen op de agenda. De raad bepaalt dan welke voorstellen er diezelfde avond worden behandeld en welke niet. 3. Moties en amendementen: Het aankondigen van moties (en uiteraard het indienen daarvan) gebeurt in de raad (en dus niet meer in de commissie). Uit een motie of amendement spreekt immers een politieke wens/oordeel (en dus hoort het in dit aangepaste model thuis in de raad). Theoretisch kan een motie/amendement op dezelfde avond ingediend worden, na de beeldvorming/opiniëring in de commissie, bijv. als de motie al was voorbereid en als daar tevoren al afstemming over is gezocht. De 30 minuten schorsing tussen commissie en raad kunnen dan worden gebruikt voor overleg over het al dan niet indienen van de motie en/of over de inhoud. 4.

Overige punten: Op de reservedatum, als daar gebruik van gemaakt wordt, vergadert alleen de raad (oordeels en besluitvorming) en niet de commissie. Tussentijdse informatieavonden blijven mogelijk, bij voorkeur voorafgaand aan fractieoverleg, of de week vóór het fractieoverleg op de dinsdag. Deze uitgangspunten en de hierboven genoemde noodzakelijke actualistie hebben wij verwerkt in een nieuw reglement van orde en een nieuwe commissieverordening. Hiervoor hebben wij het modelreglement en de modelverordening van de VNG als leidraad genomen. Wij stellen u voor beide vast te stellen onder intrekking van de oude regelingen. Voor een goed overzicht hebben wij twee tabellen als bijlage bij dit voorstel gevoegd, waarin kort wordt ingegaan op alle artikelen van het nieuwe reglement respectievelijk de nieuwe commissieverordening en de daarin opgenomen wijzigingen ten opzichte van de oude regelingen. Onderaan die overzichten is een opsomming gemaakt van de artikelen uit de oude regelingen die niet in de nieuwe terugkeren. Evaluatie Met de afvaardiging van de raad is besproken om het aangepaste vergadermodel op basis van de ervaringen in het eerste half jaar te evalueren.

Wat mag het kosten? Met de uitvoering van het gewijzigde model zijn geen extra kosten gemoeid.

Pagina 3 van 4

Raadsvoorstel

Namens het presidium, Klaas Schaap, Griffier

Ester Weststeijn, burgemeester

Bijlage(n) 1. Memo 20 oktober 2020 2. Reglement van orde 3. Commissieverordening 4. Tabel met wijzigingen RVO (artikelsgewijs) 5. Tabel met wijzigingen commissieverordening (artikelsgewijs) 6. Gewijzigd vergaderschema

Pagina 4 van 4